Minkä tahansa alan työntekijä joutuu ennemmin tai myöhemmin kohtaamaan liikekirjeen kirjoittamisen ongelman. Pääkysymys on, kuinka aloittaa ja miten lopettaa? Monet sivustot tarjoavat perussääntöjä ja esimerkkejä, mutta asiakirjojen viimeiseen osaan ei kiinnitetä juurikaan huomiota.

Kirjeen tulee olla täydellinen kaikin puolin. Pieninkin sääntöjen noudattamatta jättäminen voi vahingoittaa uskottavuuttasi tai yrityksen arvovaltaa.

Lyhyesti sanottuna suosittelemme, että tutustut liikekirjeiden pääsääntöihin ja käsittelet tarkemmin virallisen kirjeen loppuosaa.

Tarvitset:

Liikekirjeitä koskevat yleiset säännöt

1. Kun kirjoitat kirjettä, muista, että et ilmaise omaa mielipidettäsi, vaan puhut oikeushenkilön (laitoksen, organisaation tai yrityksen) puolesta.
2. Sinun vastuullasi on esittää selkeästi tulokset, jotka haluat saavuttaa tällä kirjeellä ja käyttää kaikkia tekstin mahdollisuuksia tehokkaasti.
3. Määrittele esityssuunnitelma selkeästi korostaen johdannon, tekstin tai lopun tiedot.
4. Johdannossa, vetoomuksen jälkeen, valmistelemme vastaanottajaa havainnointiin. Tämä voi olla yhteenveto tapahtumista, jotka johtivat asiakirjan luomiseen. Pääosa sisältää selvityksen ongelman olemuksesta tarvittavin perusteluin (selitys, numeeriset laskelmat, viittaukset säädöksiin).

Tehokkaampi ja helpommin ymmärrettävä teksti, jossa ensin esitetään ehdotus, pyyntö tai vaatimus, sitten perustelu, eikä johdanto-osaa ole ollenkaan.

Osa loppua - sovellukset

Tietyissä asiakirjoissa on liitteitä, jotka täydentävät, selventävät tai täsmentävät tiettyjä asioita. Ne merkitään välttämättä kirjeen loppuun perääntyen viimeisestä kappaleesta muutamalla rivillä.

Sovelluksen suunnittelumenetelmät:

1) Hakemukset, jotka on mainittu tekstissä, tähän tehdään merkintä seuraavasti:

Liite: 5 sivulla, 3 kappaletta.

2) Hakemukset, joita ei ole mainittu tekstissä, tulee listata, muista mainita kunkin hakemuksen otsikko, sivumäärä ja kopioiden määrä.

Liite: "Käynnissä olevan rakentamisen kustannusarvio", 2 sivulla, 3 kappaletta.

3) Joskus sovelluksia on useita. Sitten ne on listattu nimellä ja numeroitu. Suurella määrällä hakemuksia heidän luettelonsa kootaan erikseen, ja tekstin jälkeisessä kirjeessä he huomauttavat:

Liite: luettelossa … s.

Liitä kopiot asiakirjoista kirjeeseen siinä järjestyksessä, jossa ne on numeroitu liitteenä.

Hakemuksen allekirjoittavat pääsääntöisesti rakenneosastojen päälliköt. Jos liitteet on sidottu, sivumäärää ei tarvitse ilmoittaa.

Kohteliaisuus ja oikeellisuus ovat lopun perusta

Lopun rakentamiseen on useita vaihtoehtoja. Se riippuu siitä, mitä kirjeessä sanotaan.

Eniten käytetyt viimeistelyesimerkit:

1) Toista alussa annettu kiitos tai vain kiitos avusta:

Kiitos jälleen...

Kiitän vielä kerran...

Haluamme vielä kerran ilmaista vilpittömät kiitoksemme...

Kiitos avusta …

2) Ilmaise toiveita:

Toivomme, että sopimus hyödyttää molempia...

Toivomme, että tarjouksemme kiinnostaa sinua…

Odotamme tiivistä ja molempia osapuolia hyödyttävää yhteistyötä...

Toivottavasti voin tavata sinut pian henkilökohtaisesti...

Toivottavasti saat vastauksesi pian...

3) Vastaanottajan vakuuttaminen (yleensä sillä on psykologisesti positiivinen vaikutus vastaanottajaan):

Vakuutamme, että voit luottaa tukeemme...

Odotamme kanssasi työskentelemistä...

Teen mielelläni yhteistyötä kanssasi ja odotan vastaustasi...

4) Pyyntö:

Lue huolellisesti ja vastaa...

Kerro meille pikaisesti...

Ole hyvä ja ryhdy välittömästi toimiin tilanteen parantamiseksi...

Soita minulle milloin tahansa sinulle sopivana ajankohtana...

5) Jo ilmaistun anteeksipyynnön toistaminen häiriöstä:

Pahoittelen vielä kerran aiheutunutta vaivaa...

Pahoittelemme tätä tahatonta maksun viivästystä...

Jakaus

1) Virallisessa kirjeenvaihdossa voit sanoa hyvästit eri tavoilla:

Ystävällisin terveisin…

Terveisin ja terveisin…

Vilpittömästi sinun…

Toivotamme sinulle menestystä.

2) Jos tunnet vastaanottajan hyvin tai teet menestyksekkäästi yhteistyötä hänen kanssaan, voit lopettaa kirjeen ystävällisillä lauseilla (ei cronyismilla):

Vilpittömästi sinun…

Toivottaen…

Kiitollisin mielin ja onnentoivotuksella.

Voit viimeistellä asiakirjan ilman näitä rakenteita!

Englanninkielisen kirjeen täydennysominaisuudet

1. Yleensä he lopettavat virallisen kirjeen näin: Vilpittömästi (Ystävällisin terveisin) tai yksinkertaisesti Sinun(Sinun) ja allekirjoitus, jossa on nimesi ja asemasi.
2. Jotta et aseta kumppaniasi vaikeaan asemaan etkä tekisi olettamuksia sukupuolstasi, vaivaudu kirjoittamaan nimesi kokonaan, eli ei P.R.Dovzhenko, vaan Pavel Dovzhenko.

Allekirjoitus

Virkamiehet allekirjoittavat asiakirjoja toimivaltansa puitteissa.

Vaadittava "allekirjoitus" koostuu asiakirjan allekirjoittaneen henkilön viran nimestä, nimikirjaimista ja sukunimestä.

Mramorin tehtaan johtaja (allekirjoitus) A.B. Koval

Johtamisen yhtenäisyyden periaatteella toimivissa laitoksissa tehdyt asiakirjat allekirjoittaa yksi virkamies (päällikkö, sijainen tai työntekijä, jolle tämä on uskottu).

Kollegioiden asiakirjat (pöytäkirjat, päätökset) allekirjoitetaan kahdella allekirjoituksella (johtaja ja sihteeri). Tilauksen allekirjoittaa johtaja.

Kaksi tai useampi allekirjoitus laitetaan asiakirjoihin, joiden sisällöstä useat henkilöt ovat vastuussa:

• Raha- ja talousasiakirjat allekirjoittavat laitoksen johtaja ja pääkirjanpitäjä;
• Sopimukset allekirjoittavat sopimuspuolten edustajat.

Asiakirjoissa olevien useiden henkilöiden allekirjoitukset sijoitetaan palveluhierarkiaa vastaavassa järjestyksessä vierekkäin.

Ohjaaja (allekirjoitus) S.P.Antonyuk

Pääkirjanpitäjä (allekirjoitus) V.T.Dudko

Jos asiakirjan ovat allekirjoittaneet useat samassa asemassa olevat henkilöt, heidän allekirjoituksensa on sijoitettava samalle tasolle.

Tehtaan johtaja "Luch" Tehtaan "Svet" johtaja

(allekirjoitus) V.R. Sakhno (allekirjoitus) L.P. Kotov

Allekirjoitus alkaa nimikirjaimilla (sijoitetaan ennen sukunimeä), sitten sukunimi. Suluissa olevan allekirjoituksen purkaminen ei ole välttämätöntä!

Tiiviste

Joissakin asiakirjoissa on laillisen voiman vahvistamiseksi leimattu leima: sopimukset, asetukset, johtopäätökset jne. Jäljessä on oltava osa työn nimestä ja henkilökohtainen allekirjoitus.

päivämäärä

Päiväys on merkitty allekirjoituksen alle vasemmalle.

Virallinen kirje on päivätty sinä päivänä, jona laitoksen johtaja allekirjoittaa tai hyväksyy sen.

On olemassa yleisesti hyväksytty treffijärjestys:

1. Päivämääräelementit kirjoitetaan yhdelle riville kolmella arabialaisella numeroparilla järjestyksessä: päivä, kuukausi, vuosi;
2. jos päivän tai kuukauden järjestysnumero on ensimmäisen kymmenen numero (1 - 9), sen eteen laitetaan nolla: 03.01.15 .
3. Sana vuosi, vähentäminen G. Älä laita.

• Tarkista lopuksi kirje kielioppivirheiden varalta ja katso, onko siinä jotain ylimääräistä.
• Pyydä kollegaa tai, jos mahdollista, esimiestä lukemaan kirje. Ulkopuolinen katse auttaa tunnistamaan puutteet, joita ei ehkä huomaa.
• Muista lisätä puhelinnumerosi/sähköpostiosoitteesi. Tämä on usein tarpeen kirjeessä mainitun ongelman nopeaan ratkaisemiseen.
• Yleisten yleisten vaatimusten ja suunnittelusääntöjen lisäksi on pidettävä mielessä, että jokaisella asiakirjatyypillä on omat suunnittelupiirteensä.

Muista, että kaikissa asiakirjoissa ei ole täydellistä luetteloa yllä luetelluista tiedoista, vaan vain tietyistä tiedoista, jotka varmistavat tämän asiakirjatyypin laillisen voiman ja täydellisyyden.

Onnea kauppoihin ja toivottuihin vastauksiin!

Usein Kysytyt Kysymykset

Mitä on mukavaa kirjoittaa yritysehdotuksen loppuun?

Älä käytä loppuvaiheessa sanoja ja lauseita, joita voidaan pitää manipuloinnina ("toivomme molempia osapuolia hyödyttävää yhteistyötä", "kiitos etukäteen vastauksestasi", "odotamme vastauskirjettäsi" jne.).

Mitä kirjoittaa kirjeen loppuun "terveisin toivein" tai "kunnioittavasti"?

Ehdottomasti, "kunnioituksella", sinun on noudatettava liiketoiminnallista viestintätyyliä.

Mitä he yleensä kirjoittavat kirjeen loppuun, jos he pyytävät nopeaa vastausta?

Mitään tällaista ei kirjoiteta liikekirjeessä.

Pitäisikö minun kirjoittaa sähköpostin allekirjoitukseen: "kunnioittavasti" vai "terveisin"?

"Ystävällisin terveisin".

Kuinka korvata allekirjoitus "kunnioituksella"?

"Kaikella kunnioituksella", "Kaikella kunnioituksella."

Kuinka lopettaa esittelykirje?

Kiitos huomiostasi.

Mikä on toinen tapa kirjoittaa "haluaisi ilmoittaa"?

"Haluan ilmoittaa", "ilmoittaa", "ilmoittaa", "ilmoittaa", "tuoda ilmoitukseen".

Lause: "Lopetan raporttini sanoilla", eikö?

Etikettikaavat vaaditaan liikekirjeen suunnittelussa. Ne määräytyvät viestin genren mukaan (kutsukirjeet, onnittelukirjeet, surunvalittelukirjeet) ja ovat suurelta osin ehdollisia, rituaalisia. Lisää A.S. Pushkin totesi Matkalla Moskovasta Pietariin: "Joka päivä allekirjoitamme nöyrimmät palvelijamme, ja näyttää siltä, ​​​​että mikään tästä ei ole vielä päättänyt, että meidän pitäisi pyytää pysäköintipalveluja."

Liiketoiminnan kutsu- ja onnittelukirjeet sisältävät monia etikettilausekkeita. Etikettikehyksen (tervehdys- ja jäähyväiset) sijaan liikekirjeissä käytetään seuraavia vetoomuksia: Rakas Nikolai Ivanovitš! Arvoisa herra Bobylev! AT Kirjeen loppuun, ennen allekirjoitusta, asetetaan lopullinen kohteliaisuuskaava: Vilpittömästi sinun!;Ystävällisin terveisin;Vilpittömästi kunnioittaen!;Toivottaen!;Kiitos jo etukäteen vastauksestasi…;Toivomme, että pyyntömme ei ole sinulle vaikea.…;Odotamme yhteistyön onnistunutta jatkoa…;Odotamme kiinnostuksestasi laajentumiseen liitännät... jne.

Näitä kohteliaisuuden loppulauseita seuraa oma nimi asiakirjan allekirjoittava virkamies ja hänen allekirjoitus. Itsenimeäminen sisältää ilmoituksen tehtävistä ja organisaation nimestä, jos kirjettä ei lähetetä oppilaitoksen kirjelomakkeella, muuten vain viran:

Jos kirje lähetetään tieteellisen laitoksen akateemisen neuvoston puolesta, oma nimi on osoitus roolista, jota tämä tai toinen henkilö suorittaa tässä elimessä:

Performatiivisilla verbeillä ilmaisemat etikettirituaalit sisältyvät pääsääntöisesti joukkoilmaisuihin, kuten muutkin puheetiketin kaavat: Ilomielin) kutsua Voit osallistua...; Kiitokset Sinä osallistumisesta...; Ystävällisin terveisin Kiitos Sinä varten...; Sydämellisesti Kiitos Sinä varten...; pyydän Sinut ohjataan osoitteeseemme...; Vakuutan Sinä, että teemme parhaamme...; toive Onnea sinulle ja odotamme innolla tulevaa molempia osapuolia hyödyttävää yhteistyötä...; Kiitosten kera vahvistaa saa sinulta...;

Liikekirjeissä käytettyjä etikettirituaaleja ovat mm

- erilaisia kehua : Osoitit sydämellistä huomiota orvoille ja ilman huoltajuutta jääneille lapsille...(suora kiitosta); Ottaen huomioon suuren panoksesi teollisuuden teknologisen kehityksen kehittämiseen...(epäsuora ylistys); Koska yrityksesi on johtava tietokonelaitteiden toimittaja...(epäsuora ylistys)

toivon ilmaus, luottamus, kiitollisuus kirjeen lopussa : ilmaisen toivon…;Toivon hyviä ja molempia osapuolia hyödyttäviä suhteita jatkossakin…; Toivomme nopeaa päätöstä ... Toivomme, että neuvottelujen tuloksena on pitkäaikainen ja hedelmällinen yhteistyö yrityksiemme välillä…; Odotamme hedelmällistä yhteistyötä jatkossakin…; Toivotamme sinulle menestystä ja odotamme tulevaa molempia osapuolia hyödyttävää yhteistyötä…;Toivomme, että pyyntömme käsitellään mahdollisimman pian.…;Toivomme nopeaa vastausta (ongelmamme ratkaisu) ...;Olimme iloisia saadessamme kirjeesi.…;Paljon kiitoksia 4.6.2010 päivätystä faksista…; Kiitämme kirjeenne vastaanottamisesta…;Kiitokset per...;

onnittelut, anteeksipyynnöt, toiveet: Onnittelut ...; Toivotamme sinulle menestystä…;Pyydämme anteeksi… noin…jne.

Kohtelias muoto vastaanottajan nimeäminen liikekirjeenvaihdossa käytetään pronominit "Sinä", "Sinun" isolla kirjaimella: Mukaan sinun lähetämme pyynnön Sinulle uusimmat luettelot tuotteistamme; Tämän kuun lopussa käytämme mielellämme sinun palvelut.

On mahdotonta olla ottamatta huomioon etikettikaavojen tehokkuutta, jonka arsenaali venäjän puheetiketissä on erittäin suuri. Asian onnistuminen riippuu pitkälti kirjeen sävystä.

Etikettikeinojen yleismaailmallinen periaate on kohteliaisuuden periaate, joka ilmaistaan ​​yhdessä vanhassa venäläisessä kirjekirjassa lukijoille annetuissa suosituksissa, jotka eivät ole menettäneet merkitystään tähän päivään asti: "Kirjoittajan ensimmäinen velvollisuus on muistaa hänen oman asennon, tietää sen henkilön aseman, jolle kirjoitamme, ja kuvitella jälkimmäistä on yhtä selvää kuin seisoisimme hänen edessään ja puhuisimme. Tämä on erityisen tärkeää nykyään, kun virallinen kirjeenvaihto on tulossa henkilökohtaisemmaksi ja dynaamisemmaksi. Nykyään bisneskirjoituksen genre vaatii kääntäjältä paitsi kielen välineiden standardointia myös oman yksilöllisyytensä ilmentämistä.

Melkein jokainen jollain tavalla Internetiin yhteydessä oleva henkilö tietää, mitä sähköposti on. Vanhat ystävät, kollegat, sukulaiset pitävät mielellään yhteyttä postin kanssa, koska tämä on todella kätevä palvelu. Totta, jotkut pitävät edelleen vanhoista hyvistä käsinkirjoitetuista viesteistä. Mutta suurin osa ihmisistä maan päällä kommunikoi tavalla tai toisella.

On tärkeää tietää, että kirje voi olla liike-, onnittelu- tai henkilökohtainen. Riippuen tekstin tyylistä ja kenelle se on tarkoitettu, itse tekstiä ollaan jo koottu.

Kuinka lopettaa kirje ystävälle

Ennen kuin mietit viestin loppua, tarkista jo kirjoitettu teksti. On tärkeää korjata kaikki virheet, niin kieliopilliset kuin tyylillisetkin. Mieti sen jälkeen kirjeesi valmistumista. Kirjeen kirjoittaminen sähköisessä muodossa on paljon helpompaa, koska voit aina poistaa tai lisätä uuden tekstin missä tahansa viestissä. Käsin kirjoitetulla kirjeellä kaikki on paljon monimutkaisempaa, koska se on kirjoitettava ilman yhtä virhettä.

Sinun tulee heti päättää, mitä odotat vastaanottajalta. Jos haluat vastauksen kirjeeseen nopeasti, lisää erityisiä huomautuksia tai kirjoita se suoraan kirjeeseen. Jos sinulla on vähän aikaa odottaa vastausta, jätä se sellaisenaan.

Kirjeen tulee päättyä loogisesti, pääidea on välitettävä kokonaan. Muussa tapauksessa vastaanottaja arvaa, mitä halusit sanoa tällä tai toisella sanalla. Kirjoita selkeästi ja selkeästi, jotta ei jää epäselviä kysymyksiä.

Joten miten lopetat kirjeen ystävälle? Jos ainutlaatuisia ideoita ei tule mieleesi, voit käyttää hakkeroituja ilmaisuja:

• Ystäväsi "Nimi"
• Haluan nähdä sinut
• Nähdään!
• Vastausta odotellen
• Odota vierailua!
• Suudelma, "nimi"
• Tulevat pian
• Ole iloinen!
• Onnea!
• Kaikkea hyvää, ystäväsi "Nimi"

Kuinka lopettaa liikekirje

Kun kirjoitat liikeviestiä, sinun on suoritettava syvempi ja perusteellisempi tarkistus, muuten kumppanisi ei, kun hän on löytänyt virheitä, halua tehdä kauppaa kanssasi. Teksti on kirjoitettava pelkällä tekstillä, ei tarvitse tehdä suuria lauseita eri käänteillä, pärjää peruskuvauksilla.

Tarkkaile puhettasi, älä käytä yleisiä sanoja ja ilmaisuja: "Che", "Kyllä, ei ongelmaa" jne. Kohtele keskustelukumppania kunnioittavasti, älä loukkaa häntä millään tavalla, muuten et voi lähettää viestejä ollenkaan.

Kirjeen lopun tulee olla kiehtova, kiinnostaa keskustelukumppaniasi, lisätä hieman kipinää. Tekstin alusta lähtien sinun on saatava lukija asian ytimeen ja avata kortit kokonaan vasta lopussa. Tosiasia on, että tekstin loppu muistetaan parhaiten, mikä tarkoittaa, että henkilö kiinnittää siihen enemmän huomiota.

Ennen kuin lopetat viestin, kirjoita muistiin täydellinen luettelo tärkeimmistä asiakirjoista, jos sellaisia ​​on. Muista numeroida jokainen asiakirja kronologisessa järjestyksessä.

• Odotan innolla jatkoyhteistyötä.
• Kiitos huomiostasi.
• Ystävällisin terveisin Nimi.
• Kunnioittavasti Nimi.

Kuinka viimeistellä kirje englanniksi

Kirjeenvaihdossa ystävien tai läheisten kanssa sinun ei tarvitse noudattaa selkeää tekstirakennetta. Täällä puhe voi olla yksinkertaisempaa, koska tärkeintä on välittää tunteita, tunteita, puhua siitä, mitä tapahtuu. Voit käyttää vitsejä, yleisiä ilmaisuja jne.

Tällä hetkellä nuorempi sukupolvi kommunikoi täysin eri kielellä. Monet aikuiset eivät aina ymmärrä, mistä on kyse. Usein käytetään lainattuja sanoja, tuodaan uusia käsitteitä, minkä vuoksi puheemme muuttuu täysin erilaiseksi.

Englanninkielisen kirjeen täyttämiseksi on myös suoritettava alustava valmistelu. Tarkista koko teksti virheiden varalta, lisää tarvittavat huomautukset ja jatka sitten loppuun.

• Onnea - Onnea!
• Rakkaudella - rakkaudella!
• Tsemppiä - hyvä mieli!
• Nähdään pian - nähdään pian!
• Puhumme myöhemmin - puhumme myöhemmin.
• Todella sinun - kunnioituksella!

Nyt tiedät kuinka lopettaa kirje. Käytä näitä vinkkejä näyttääksesi lukutaitoiselta.