Как прошивать документы. Как правильно сшивать и нумеровать документы в делопроизводстве: способы, правила гост. как правильно прошить, прошнуровать и пронумеровать документ для налоговой, архива, журнал, тетрадь учета, договор, папку с документами: образ

Правильная прошивка документов;
Оформление нитки, используемой для прошивки, в узел;
Нанесение поверх узла наклейки из бумаги с надписью «прошито, пронумеровано и скреплено печатью»;
Внесение на поля бланка наклейки информации о количестве листов и заверение печатью учреждения.

Скрепление и прошивка документов является не только удобным методом хранения бумажных носителей информации, но и, в некоторых случаях, необходимым действием, регламентируемым российским законодательством. Прошивка документов необходима в тех случаях, когда дело касается бумаг, которые нельзя скреплять степлером, например, финансовые отчеты.

Прошито, пронумеровано и скреплено печатью образец word, excel

При оформлении исполнительной документации приходится нумеровать листы, прошивать общий и специальные журналы, тома с исполнительной и другие документы. Бывает что при окончательной приемке Заказчик требует чтобы каждая папка имела реестр, была прошита и скреплена печатью чтобы её содержимое невозможно было частично изъять, заменить или потерять.

Перед тем как сшивать документы пронумеруйте листы. Согласно правил делопроизводства нумерация должна быть в правом верхнем углу. Хотя я нумеровал и с права внизу. Когда прошиваете журнал не затягивайте нитку так чтобы она мешала журналу открываться. Завязываем. Затем на узел нитки наклеиваем бумажку «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью». Когда клей подсохнет пишем количество листов, ставим подпись и печать так чтобы часть отпечатка выходила за пределы наклейки. Хвостики нитки должны торчать из под наклейки. Ниже можно скачать образец наклейки «Прошито, пронумеровано и скреплено печатью» в форматах word и excel. Рекомендую настрич сразу несколько таких наклеек. Бывает что в командировке нет ни времени на их изготовление, ни принтера.

Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец

Важно защитить собранные в папке документы от изъятия или утери. Поэтому используют наклейку «Прошито и пронумеровано». На обратную поверхность листа наносят клей. Затем бумагу фиксируют таким образом, чтобы центр прямоугольника приходился прямо на узел. Часть нитей скроется под наклейкой. Концы при этом должны свободно свисать.

При работе с деловыми документами нередко приходится подшивать листы в единые журналы. Если папка организована таким образом и заверена печатью, это защищает входящие в нее бланки от замены или утери. Систематизация документов осуществляется по правилам делопроизводства. Они предписывают порядок нумерации листов и их подшивки в журнал. Для фиксации шва должна быть приклеена специальная бирка. В конце статьи можно загрузить «Прошито и пронумеровано» образцы word.

Где используется надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью»

Подобный вариант оформления был введен еще на основании ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело», а также Приказа Росархива № 76 от 23 декабря 2009 года. В этих нормативных актах подробно изложены требования, предъявляемые к обрабатываемым документам, а также методика и рекомендации по их прошивке. Обязательным элементом при этом является заверительный листок, на котором написано «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Журнал регистрации обязательно должен иметь достаточно твердую обложку для защиты от естественного износа. Помимо этого, все листы, находящиеся внутри него, в обязательном порядке должны быть пронумерованы и прошиты прочной нитью. Концы шнуровки при этом должны оставаться с внутренней стороны обложки и заклеены чистыми листом бумаги, на котором обычно делается стандартная заверительная надпись.

Как правильно прошивать документы

Вместе с тем в некоторых случаях, например регистрация ЧП или юридических лиц в государственных органах, подача заявки на участие в тендере, сдача, предусмотренных законодательно, материалов в архив, – порядок подшивки документов предусмотрен определенными инструкциями, предусмотренными федеральными органами.

Документы складываются согласно датам или нумерации, в правильном порядке и правильной стороной.
Все скрепки и скобы, имеющиеся на документах, удаляются, чтобы не мешали.
Теперь нужно ровно сложить пачку документов, если их немного – это не сложно. В случае большого объема применяется специальное приспособление.
Следующий шаг – это проделывание дырок . После сшивание документа он должен читаться. Для этого дырочки проделываются на расстоянии до 1,5 см от края. Их должно быть не меньше 3-х штук, если документы важные – 5.

Прошито и пронумеровано: технология сшивания документов и образец заверительной наклейки

Стандартные . Размер - 22,9х32,4 см. В папках с такими обложками хранятся листы стандартного размера А4.
Нестандартные . Размер и пропорции нестандартных обложек зависят от формата подшиваемых деловых бумаг.
Обложки для длительного хранения бумаг . Главная особенность таких обложек - материал, из которого они сделаны. Это твердый картон, предназначенный для хранения более 25 лет. Размер и пропорции обложек для длительного хранения зависят от формата подшиваемых бумаг.

Единой стандартной инструкции по сшиванию деловых бумаг законодательством не предусмотрено. Однако есть методические рекомендации по делопроизводству, утвержденные приказом Росархива от 23.12.2009 года и ГОСТ 51141, который регламентирует правила архивного хранения документов.

Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе - заверителе дела. В ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном деле, отмечаются особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и др.) и физического состояния документов (помарки, неразборчивый текст, порванные листы и др.).

Сколько лет идет спор о судьбе книг, газет, бумажных документов? Меньше не становится, ни первых, ни вторых, ни третьих. Может, лишь, темпы роста сокращаются. Иногда возникает необходимость скрепить документы на нескольких листах. Степлером это делать нельзя, склеивать - тоже. А как быть? Нужно сшивать документы. Да, именно сшивать! То есть с ниткам, иголкой нужно взять у и скрепить все документы.

05 Авг 2018 420

Нормы закона

Далеко не все люди знают, для чего вообще прошивать документы. А ведь оказывается, что есть немало мест, куда можно сдать только правильно прошитые бумаги. Например, в архив или при подаче документов на тендер, да и процедура государственной регистрации физических лиц в качестве индивидуальных предпринимателей или юридических лиц требует подачи правильно сшитых документов.

Надо сказать, что единой инструкции по прошивке документов на сегодняшний день нет. Но при этом существует ряд нормативных актов, которые регулируют порядок ведения различной документации, в том числе и сшивание дел.

К таким нормативным актам относятся не только Методические рекомендации Росархива, но и Приказ Министерства культуры России № 536 2005 года, который утверждает типовую инструкцию по делопроизводству, Инструкция ЦБ России, определяющая основные положения ведения делопроизводства в Центральном банке, а также Методические разъяснения по порядку заполнения отдельных форм документов, которые утверждены Приказом Министерства по налогам и сборам от 18.04.2003, и, конечно, ГОСТ Р 51141.

Стоит отметить, что прошивать нужно все документы, объем которых больше одного листа.

Это относится и к копиям уставных документов юридических лиц (разница между прошитыми оригиналами и копиями состоит в том, что на копии не ставится печать). Кроме того, при подшивании документов, все страницы нумеруются. Это делается арабскими цифрами, которые проставляются в правом верхнем углу каждого листа. Для прошивки используются специальные нитки (или шпагат), прошивочная игла и шило. А на обороте последней страницы обязательно клеится заверительная наклейка с указанием количества прошитых страниц, печатью организации и подписью руководителя (или уполномоченного лица).

Обложки

Подшивая документы, стоит позаботиться о правильной картонной обложке для каждого дела. Обложки могут быть:

стандартными
нестандартными
длительного хранения

Стандартные обложки обычно имеют размер 229х324 миллиметра и используются при сшивании документов, которые исполнены на стандартных листах. Что же касается нестандартных обложек, то они необходимы в том случае, если нужно подшить листы больше стандартного размера. Тогда обложка изготавливается по размеру подшиваемых листов.

Обложки из твердого картона используют в тех случаях, когда нужно сшить документы, предназначенные для длительного хранения (от двадцати пяти лет). А для сдачи документов в государственные архивы применяют обложки из бескислотного картона.

Опись – всему голова

Каждый отдельно прошитый комплект документов обязательно снабжается описью, которая должна содержать определенную информацию, а именно:

наименование документа;
дату составления описи;
заголовок и аннотацию (в ней поясняется, для каких целей нужен данный комплект документации);
перечисление всех имеющихся в подшивке документов (для каждого указывается количество листов);
фамилию, должность и подпись ответственного лица – составителя описи.

Опись не подлежит нумерации и может иметь следующий вид:

Закрытое акционерное общество

«Восток»

Санкт-Петербург 00.00.0000

Опись документов

Итого ______________________________________________ документов.

(цифрами и прописью)

Делопроизводитель ____________________ Петрова А.И.

Как пронумеровать листы?

При нумерации листов следует помнить несколько правил:

нумеруются именно листы, а не страницы;
опись нумерации не подлежит;
при наличии в пачке документов писем, сначала нумеруется сам конверт, а потом поочередно все вложенные листы;
номера следует проставлять в правом верхнем углу каждого листа, не касаясь текста документов;
нумерация выполняется по возрастанию арабскими цифрами;
если дело состоит из нескольких томов, то нумерация выполняется отдельно по каждому тому, а приложения к делам, которые оформлены в виде самостоятельных томов, тоже нумеруются отдельно;
если в деле подшиты документы из нескольких листов, имеющие собственную нумерацию (в том числе и печатные издания), их все равно следует нумеровать в общем порядке;

листы больших форматов – А2, А3 – обязательно нужно развернуть и пронумеровать в правом верхнем углу, а потом подшить за один край;
лист с наглухо приклеенными фрагментами (чеками, товарными накладными, газетными вырезками, выписками, фотографиями) нумеруется как один лист, но на его обороте или внизу (если там есть место) необходимо от руки составить опись приклеенных документов, при этом в общей описи дела в графе «Примечание» или в заверительной надписи нужно обязательно указать, что на листе № 00 наклеены такие-то документы или фотографии в количестве 00 штук согласно описи на обороте листа;
если же фотографии, чеки, справки приклеены к листу только с одного края, они нумеруются как отдельные документы по порядку нумерации дела;
если в деле имеются диаграммы, чертежи или фотографии, а также прочие специфические вложения, которые являются самостоятельным листом, то их нужно нумеровать в левом верхнем углу на обороте;
склеенные из нескольких листов карты или схемы нумеруются как один лист, а в общей описи в графе «Примечание» и на обороте карты следует указать количество листов в склейке.

Ошибки в нумерации

Если в нумерации дела допущены незначительные ошибки (пропущенные листы), то по согласованию с архивными сотрудниками допускается использование литерной нумерации. Это значит, что все нумерованные листы остаются с прежними номерами, а на пропущенные листы ставится номер впереди идущего листа с добавлением литеры (буквы). Например, 5, 6, 6а, 7…

Но если в нумерации дела допущены более грубые ошибки, например, не пронумерованы приклеенные одной стороной мелкие документы, то нумерацию придется сделать заново. Это значит, что старые номера нужно будет аккуратно зачеркнуть одной наклонной чертой, а рядом проставить правильный номер. Если нумерация была сделана заново, следует также сделать и новую заверительную надпись. При этом старая надпись не изымается из дела, а просто перечеркивается.

Как сшивать документы?

Прошивать документы должны только уполномоченные сотрудники с использованием специальных ниток (банковского шпагата, ниток ЛШ-210) и игл. Для того чтобы сшить документы (это надо сделать так, чтобы можно было при необходимости прочитать дело), на левом поле (примерно в 1,5 сантиметрах от текста) шилом делается три отверстия одно над другим: центральное должно находиться строго посередине, а расстояние между центральным и верхним (нижним) проколами должно быть три сантиметра. Если дело многостраничное, то проколы удобнее выполнять шилом, а для более тонких дел можно воспользоваться дыроколом. Чтобы предотвратить механическую порчу первого и последнего листов дела, лучше подклеить в месте прошивания тонкие полоски картона, через которые будет пропущена нить. Для сшивания документов понадобиться нитка, длиной примерно семьдесят сантиметров.

Для удобства объяснения условно пронумеруем проколы: №1 – верхний, №2 – центральный, №3 – нижний. Начинать нужно с того, что продеть иглу в отверстие №2, оставив один конец нити с обратной стороны прошивки. После этого пропускаем иглу с лицевой стороны в отверстие №1. Как только конец нити и игла оказались на обороте дела, нужно вывести иглу на лицевую сторону через отверстие №3, а потом снова на оборотную сторону через отверстие №2. Дело прошито через все три прокола, и теперь можно завязать узел на обороте. Узел завязывается очень туго, как можно ближе к последнему листу и фиксируется клеем и заверительной наклейкой. При этом концы нити должны быть свободны и видны.

Заверительная надпись

После того, как дело сшито и пронумеровано, необходимо сделать заверительную надпись. Она выполняется на отдельном листе и располагается на обороте последнего листа дела. В этой надписи обязательно указывается количество прошнурованных и пронумерованных листов в деле (цифрами и прописью), а также при необходимости особенности имеющихся документов и их состояние (фотографии, рисунки, чертежи, наличие помарок, порванных или испорченных листов). Подписывает заверительную надпись руководитель или уполномоченный составитель, который указывает также свою должность и расшифровку подписи. Заверительная надпись выполняется на наклейке размером 5 на 6 сантиметров. Она должна быть приклеена на качественный клей, который выдержит долгое хранение, фиксировать узел и части нити (оставляя концы свободными), которыми прошито дело, и скрепляться печатью. При этом печать должна быть проставлена так, чтобы оттиск частично находился на наклейке, а частично – на листе дела.

Прошивка документов - несложный процесс, не требующий от исполнителя особых навыков: всё, что нужно иметь под рукой, - нитка (шнур, шпагат), иголка и дырокол, а при наличии современного оборудования все эти предметы могут быть заменены специальным станком. Прошнуровать и проклеить документ - такая же неотъемлемая обязанность специалиста отдела кадров, как и ведение или личных дел сотрудников: без этой процедуры хранение большого объёма документов было бы чрезмерно затруднено.

За указанными операциями следует ещё одна - оформление, заверение подписью и прикрепление наклейки. Как правильно прошить и проклеить документ, а также где скачать электронный бланк и образец наклейки в формате Word - смотрите далее.

Когда требуется прошивать документы?

Согласно общей практике, подтверждённой Приказом Росархива №76 от 23 декабря 2009 года, Приказами Министерства культуры и Министерства по налогам и сборам, а также ГОСТом Р 51141, прошивать (или проклеивать) следует любой документ, в состав которого входит больше одного листа. Делается это по двум основным причинам: во-первых, в «собранном» виде значительно легче хранить личные дела и подшивки; во-вторых, если сшить листы и разместить сверху наклейку с указанием их точного количества и печатью организации, изъять или подменить какую-либо часть документа станет значительно труднее.

Важно : вопрос, стоит ли сшивать сдвоенные листы, остаётся до конца не выясненным. Исходя из практических соображений, можно порекомендовать оставить их в исходном состоянии (потому что фактически это один лист), но поместить в твёрдую папку или под обложку с другими бумагами. Если же это неотъемлемая часть массива (например, ), тогда, несмотря на сдвоенность, листы необходимо прошить (прошнуровать), а при необходимости - и дополнительно проклеить вместе с остальными.

Обычно ответственный сотрудник сам решает, каким способом сшить документ, если только в его организации не существует специального регламента, которого необходимо придерживаться. На законодательном уровне эта обязанность, разумеется, не закреплена, однако отходить от принятых норм не рекомендуется: ближайшая проверка выявит все огрехи специалиста, и ему в лучшем случае будет грозить дисциплинарное взыскание.

Кроме того, следуя единому заведённому порядку, работник сэкономит немало времени, которое можно использовать для более значимых с рациональной точки зрения занятий - например, для оформления или внесения информации в электронные базы данных.

Совет : перед сдачей документов в отдел Федеральной налоговой службы есть смысл поинтересоваться у представителя инспекции, нужно ли сшивать листы. Сотрудникам ФНС приходится часто и неоднократно сканировать присылаемые им бумаги, поэтому для них (и для отправляющей стороны) может оказаться более удобным использование канцелярского скоросшивателя.

Как выполняется прошивка документов? (+ видео)

Перед тем как приступить к прошивке (шнуровке) документа, специалист должен подготовить все необходимые инструменты: иначе впоследствии придётся скреплять листы ниткой, параллельно пытаясь отыскать клей, ножницы или печать - а это не совсем удобно.

К предметам, используемым, чтобы прошить (прошнуровать) и проклеить документ, относятся:

Инструменты для прокалывания бумаги:
1. шило;
2. толстая иголка;
3. дырокол;
4. дрель.
Расходные материалы:
- нитки (рекомендуется использовать марку ЛШ-21, но можно и любые другие, достаточно плотные и нескользящие);
- шпагат;
- шнуры (не особо толстые);
- клей (ПВА или, что хуже, канцелярский).
Ножницы.
Обложка для хранения дел в архиве (формат 230×325) и заготовка-наклейка, на которой впоследствии будет проставлена печать.

Важно : использование стандартной обложки указанных размеров крайне желательно, поскольку гарантирует комфортную работу с документами в будущем, но не обязательно: если листы невозможно без порчи поместить в канцелярский «короб», специалисту следует заказать или (при наличии материала) самостоятельно изготовить обложку, подходящую под исходные параметры.

Прошить (прошнуровать) и проклеить любой документ можно по следующей схеме:

Подготовить листы, сложив их в правильной последовательности (хронологической или алфавитной). Бумаги должны также лежать правильной стороной вверх или вниз - иначе велика вероятность сшить их задом наперёд и впоследствии перешивать заново.
В процессе подготовки или сразу по окончании удалить все имеющиеся на листах скрепки, скобы и другие излишние элементы, стараясь при этом сохранить целостность бумаги. В данном случае приоритетна именно сохранность документа: если изъять чужеродный предмет без порчи не представляется возможным, его следует оставить в деле, а не отрывать вместе с частью листа.
Сложить листы, выровняв их по двум краям (прямому углу). Сделать это можно как вручную, если объём документа не слишком велик, так и при помощи вспомогательного инструмента - угольника.
Проделать в бумаге (на расстоянии около 15 мм от левой вертикальной стороны) отверстия - три или пять, в зависимости от важности документа, указаний в ведомственной инструкции и наличия у исполнителя свободного времени.

Процедура проделывания отверстий осуществляется в несколько шагов:

сначала необходимо наметить будущие отверстия, проставив карандашом или ручкой точки по центру каждого из них;

первое отверстие должно располагаться приблизительно посередине листа; крайние - не меньше чем в трёх сантиметрах от него;

если планируется проделать в бумаге всего три отверстия, рекомендуется разнести крайние подальше, хотя бы на шесть сантиметров от центра;

если листов не слишком много (от одного до пяти), для прокалывания логичнее всего использовать иглу с уже продетой ниткой или дырокол; если до десяти-пятнадцати - канцелярское шило; если больше указанного количества, вплоть до 250 штук, - электрическую дрель или станок для сшивания.

Пропустить в полученные отверстия толстую нескользящую (иначе будет невозможно завязать узел) нить или почтовый (банковский) шпагат. Поскольку оба материала могут порваться, их предварительно складывают вдвое, что несколько усложняет следующий этап.

Завязать концы продетой во все отверстия нити, шнура или шпагата в узел - как можно крепче и ближе к последнему листу.

Наклеить на получившийся узел (для большего удобства его можно «раскатать» подручным предметом) лист-заверитель, электронный образец которого можно скачать по приведённой далее ссылке, оставляя концы нити свободными. После этого, предварительно подписав наклейку и проставив при необходимости на ней печать, заверитель полностью заливают клеем, чтобы исключить возможность дальнейшего переформирования дела.

Совет : хотя положения, приведённые в пункте №7, принимаются специалистами отделов кадров как обязательные к исполнению, зачастую (особенно если это касается старых документов, не внесённых в электронную базу) лучшим решением было бы использовать для сшивания листов обычный узел, который при необходимости отсканировать документ можно будет развязать, а затем снова завязать. Разумеется, наклейка-заверитель в таком случае или вовсе не используется, или прикрепляется на тыльную сторону обложки, теряя своё прямое предназначение.

Если этого не было сделано ранее, пронумеровать подшитые в документ листы, следуя общим правилам:
расположенная спереди опись не включается в общую нумерацию (можно использовать римские цифры);

нумерация начинается со второго листа (цифра «1» не ставится);

номера ставятся в верхнем правом углу каждого листа;

для включения в нумерацию пропущенного листа на нём ставится номер предыдущего и литера (на первом пропущенном - «а», на втором - «б» и так далее, исключая букву «з»);

номер сначала проставляется на конверте, а затем на находящихся в нём документах;

ранее пронумерованные листы нумеруются заново (для более комфортного восприятия старые цифры следует стереть);

на графических документах номера ставятся с оборотной стороны.

При необходимости листы можно не только прошнуровать (прошить), но и проклеить по корешку. В современном делопроизводстве такой подход не практикуется, однако и противоречия действующим законам в нём нет.

Важно : максимальное число листов в одном томе - 250. Это значение может быть немного изменено в большую сторону, однако не стоит увлекаться: при толщине корешка, превышающей четыре сантиметра, становится весьма затруднительно работать с делом.

Как правильно оформить и прикрепить наклейку?

Заверяющая наклейка - непременный атрибут полностью оформленного дела; она так же важна для сотрудника отдела кадров, как должным образом заверенная для посредника.

Требования к оформлению наклейки:

Размеры заготовки - около 40×60 мм.

Она должна полностью закрывать узел, оставляя свободными концы нитей.

Ещё до наклеивания или после просыхания в соответствующих полях заверителя необходимо проставить общее количество листов, подпись и расшифровку подписи (фамилию с инициалами) ответственного сотрудника и печать организации.

По окончании процедуры оформленный заверитель следует залить клеем вместе с выступающими нитями.

Совет : последний пункт не является обязательным, и по приведённым выше соображениям его лучше пропустить, проклеив лишь узел и нити.

Прошито и пронумеровано — образец Word

Скачать образец наклейки с текстом «Прошито и пронумеровано» можно по ссылке выше. Электронный документ в формате DOC открывается в любом текстовом редакторе, включая «родной» Microsoft Word, и легко может быть отредактирован и дополнен в соответствии с требованиями конкретной организации.

Подводим итоги

Чтобы прошить или прошнуровать документ, нужно иметь под рукой иглу, нить или шпагат, дырокол и ножницы; чтобы завершить формирование тома - клей, наклейку с указанием количества листов и подписью ответственного лица и печать. Заверитель клеится прямо на затянутый после скрепления листов узел — так, чтобы концы нити, шнура или шпагата оставались свободными.

Наклейка «Прошито и пронумеровано» может быть самостоятельно свёрстана ответственным работником, но значительно легче использовать готовый образец, приведённый по ссылке выше. Главное - перед тем, как залить наклейку, не забыть внести в её поля необходимые сведения и проставить оттиск печати или штампа организации.

Среди текущих и архивных бумаг часто встречаются документы, на обратной стороне которых имеется надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью». Когда и для каких целей используется подобный способ оформления? С этим стоит разобраться более подробно.

Необходимость прошивки документов

В процессе ведения делопроизводства специалистам порой приходится сталкиваться с многостраничными документами. Если это обычная корреспонденция или бумага для ежедневного использования, то листы в ней принято соединять с помощью канцелярских скрепок или степлера. Подобный способ дает возможность в любой момент разделить документ на части или поменять листы местами. Однако в некоторых случаях это категорически недопустимо. Сохранить целостность документа необходимо:

при передаче его в архив;
для заверки отдельных копий;
для сдачи отчетности в налоговую инспекцию и другие фонды;
при подаче пакета документов на регистрацию.

В этом случае многостраничные деловые бумаги принято прошивать, а в заключение размещать на их тыльной стороне заверительную надпись типа «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью».

Правила прошивки

Для того чтобы отдельные странички соединить в единый многолистовой документ, понадобятся:

плотные нитки;
игла с широким ушком;
шило;
ножницы;
лист белой бумаги.

Самый простой вариант сшивания производится на три отверстия. Вся работа проходит в несколько этапов:

Сначала на левой боковой стороне стопки документов необходимо проделать с помощью шила 3 отверстия, расположенные на одинаковом расстоянии друг от друга.
Нитку вдеть в иголку и пропустить ее, начиная с тыльной стороны, в месте среднего прокола. При этом в запасе должно остаться не менее 7 сантиметров нити.
С лицевой стороны продеть иглу в отверстие, расположенное слева. Должен получиться один стежок.
С тыльной стороны пропустить иглу с ниткой в оставшееся свободное отверстие, расположенное справа.
Нить пропустить посередине (в месте начала прошивки).
Два остатка нити с оборотной стороны связать узлом так, чтобы стежок оказался внутри.
От целого листа бумаги ножницами отрезать прямоугольный кусок размером 2 х 8 сантиметров, а затем наклеить его на узел и концы ниток.
На приклеенном листе сделать надпись «пронумеровано, прошнуровано и скреплено печатью», указав при этом количество соединенных листов (цифрами и прописью). Чуть ниже размещается подпись и ее расшифровка.

Сшитый таким образом документ можно смело отправлять по назначению.

Прошивка журналов

По правилам ведения делопроизводства в прошивке также нуждаются и многие книги учета, в которых ответственные работники ведут регистрацию поступающих документов. Это необходимо для защиты, содержащейся в них информации и удобства поиска. Конечно, ведь легче в нужное время перелистать несколько страниц, чем пересмотреть стопку документов, которые, например, не должны быть доступны третьим лицам. Для таких целей на многих предприятиях заводится Это книга со в которой ведется постоянный учет документов определенного типа (трудовых книжек, выданных доверенностей, приказов, вводного инструктажа по ОТ и других).

Заверительный лист

После прошивки документы обязательно должны быть заверены подписью руководителя компании и печатью предприятия. Это необходимая мера, которая используется для того, чтобы некоторые недобросовестные сотрудники не смогли совершить подлог и заменить часть регистрационных записей. В качестве заверительного листа, как правило, используется кусок чистой бумаги прямоугольной формы. Его нужно наклеить так, чтобы максимально перекрыть элементы прошивки (соединительный узел и остатки ниток). Сверху ответственный работник должен сделать надпись определенного образца. На некоторых предприятиях для этого используется специальный бланк «прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью».

Текст его можно набрать на компьютере, а затем распечатать готовые образцы в нужном количестве. Под основной надписью, как правило, указывается должность ответственного работника (руководителя), а также его подпись с подробной расшифровкой. Заканчивается такой заверительный лист датой прошивки данного документа.

Объем заверяемых документов

Перед тем как заняться прошивкой, необходимо пронумеровать все листы, входящие в состав данного документа. Для этого существуют определенные правила:

Нумеруются не страницы, а именно листы.
Номера обычно ставятся в верхнем правом углу в порядке возрастания.
Записи производятся арабскими цифрами (в редких случаях разрешено использовать римские).
Лист, содержащий отдельные фрагменты, нумеруется в общем порядке. Кроме этого, отдельно составляется его опись.
При наличии склеек цельному листу присваивается один очередной номер.
Если документ содержит внутренние приложения, то их также следует нумеровать отдельно.
Иногда при архивации в деле имеются письма. В этом случае сначала нумеруется конверт, а уж потом - то, что в нем находится.

Общее количество листов указывается в тексте заверительной надписи дважды. Первым делом отмечается цифровое значение, а затем в скобках - прописью.

С 2013 года в России в силу вступили новые требования по оформлению бумаг, передаваемых в другие организации. Но, несмотря на то что там ничего не говорится об обязательной прошивке, многие предприятия продолжают по старинке использовать этот способ подготовки документов.

Где используется форма «Прошито и пронумеровано»? Такая форма необходима для оформления документов на какой-либо конкурс или на запрос предложений. Такая форма используется для заверки документов в том случае, если документы состоят из нескольких или большого количества листов.

Прошито и пронумеровано образец Word

В каком порядке используется такая форма? Для начала нужно прошить документ с помощью бечевки. Далее бечевка завязывается в узел. Это нужно сделать на внешней стороне последнего листа. На полученный узел далее потребуется прикрепить стикер с названием «прошито и пронумеровано». После этих действий переходим к заполнению листов, а на угол стикера ставим подпись или печать.

Многие люди задаются вопросом, для чего необходимо прошивать документы? Кроме того люди постоянно спорят о том, как все-таки правильно необходимо их прошивать? Споры о судьбе бумажных документов длятся на протяжении уже долгих лет. Документы порой необходимо скрепить не на одном листе. Клеить - не вариант, степлер также не разрешается использовать для подобных целей.

В такой ситуации выход лишь один - документы необходимо сшить. Вопрос, как правильно сшивать документы является очень популярным и этому есть весомое объяснение. Органы, которые требуют, чтобы документы прошивались и были пронумерованы, не дают точных инструкций. Также эти органы не помогут добыть каких-либо образцов или ознакомить с правилами. Такая форма оформления бумаг необходима для того, чтобы сохранять документ, состоящий из большого количества страниц. Корректное сшивание документов защищает и от подделывания, так как осуществить это максимально трудно. Четких правил или строгих инструкций, касающихся прошивания документов не существует. Различные инстанции предъявляют лишь общие требования, которые выделяются и некоторыми субъективными особенностями.

Скачать образец word Прошито и пронумеровано

Умение сшить документы корректным образом может пригодиться в жизни не раз. Документы необходимо сшивать для сдачи в налоговый орган. Также эта необходимость возникает при сдаче отчетности в ПФР. Таких примеров можно привести еще большое количество. Для того чтобы не допустить каких-либо ошибок можно скачать образец «прошито и пронумеровано» word. Если документы требуется сдать на хранение, также потребуется бумаги нумеровать и прошивать. Постоянно сшиваются и бухгалтерские или кассовые документы.

Современные бухгалтера работают с компьютерными программами, и, казалось бы, такая форма оформления документов должна терять свою актуальность. Если сравнить бумажные документы с электронными, то чаще всего юридическим значением обладают как раз первые. Электронный документ будет наделен юридической силой только в том случае, если на нем будет поставлена электронная подпись.

Несмотря на разнообразие бухгалтерских программ, бухгалтерии долгое время еще будут иметь дело с бумажными документами. Необходимость сшивать документы имеет и некоторые сложности. Документы могут иметь разнообразные значения, также они могут отличаться формой листов. Рекомендации и правила оформления документов в такой ситуации также могут несколько отличаться. Объекты сшивания можно разделить на несколько основных категорий. В первую категорию попадают листы в таком формате как А4. Во вторую категорию будут включены все кассовые, а также бухгалтерские документы. Если судить по внешним отличиям, то первые документы будут сшиты сами по себе. Обычно требуется сшивать отдельно каждый лист. Кассовые бумаги нередко нужно сшивать в дела. Количество документов для каждого дела может заметно отличаться.

Оформление устава

Многие предприниматели нередко сталкиваются с необходимостью прошивания документов. Перед тем как приступить к прошивке необходимо подготовить все бумаги. Документы обычно прошиваются в три дырки. Многие не знают, как это делается, но сложностей здесь не существует. После прошивки потребуется пронумеровать листы. По традиции для прошивки используются более суровые нитки. Документы можно прошить два раза и тогда в прочности можно будет не сомневаться. Заверка документов это еще один важный момент. Актуальным этот феномен становится в том случае, если документы прошиваются для налогового органа. Существует необходимость подтвердить, кем были прошиты документы и когда это произошло. Если предприниматель знаком с такой процедурой как прошивка документов, то он сможет избежать многих проблем и сохранит свои нервы в порядке.

Порой возникает необходимость прошить устав. Если он готов то его потребуется прошить, а также пронумеровать. Образец word «прошито и пронумеровано» для устава поможет разобраться со всеми нюансами и правилами. Нумеровать первый лист устава не требуется. Необходимо, однако, учесть, что нумерация должна быть учтена в дальнейшем. В месте сшивки устава, то есть на его обратной стороне нужно наклеить пломбу, то есть листок, в котором содержится следующая надпись «прошито и пронумеровано». Также в надписи должна содержаться информация о количестве листов, которые содержаться в уставе. Тут же ставиться печать директора фирмы и его подпись.

Многие предприниматели задаются вопросом, как оформляется ксерокопия устава? В таком случае используется аналогичный метод прошивки. Ксерокопию устава нужно сделать для всех листов, в том числе и для титульного. Ксерокопию также нужно прошить и наклеить на документ пломбирующий листок. Разница заключается лишь в том, что для копии не потребуется ставить какие-либо штампы и подписи на пломбирующий листок. На этом листе также не нужно оставлять каких-либо записей. Документы об уплате гос. пошлин также нужно сшивать корректно. Квитанция об уплате закрепляется степлером к форме заявления, а пошлина за устав закрепляется к запросу на его выдачу.