Zaposlenik bilo kojeg područja prije ili kasnije susreće se s problemom pisanja poslovnog pisma. Glavno pitanje je kako započeti i kako završiti? Mnoge stranice nude osnovna pravila i primjere, s malo pozornosti na završni dio dokumenata.

Pismo mora biti savršeno u svakom pogledu. Čak i najmanje nepoštivanje pravila može naštetiti vašem kredibilitetu ili prestižu tvrtke.

U kratkom obliku predlažemo da se upoznate s glavnim pravilima poslovnih pisama i detaljnije se osvrnete na završni dio službenog pisma.

Trebat će vam:

Opća pravila za poslovna pisma

1. Kada pišete pismo, imajte na umu da ne izražavate vlastito mišljenje, već govorite u ime pravne osobe (ustanove, organizacije ili poduzeća).
2. Vaša je odgovornost jasno predstaviti rezultate koje želite postići ovim pismom i učinkovito iskoristiti sve mogućnosti teksta.
3. Jasno definirajte plan prezentacije, ističući informacije za uvod, tijelo ili kraj.
4. U uvodu, nakon apela, pripremamo adresata za percepciju. Ovo može biti sažetak događaja koji su doveli do stvaranja dokumenta. Glavni dio sadrži prikaz suštine problema s potrebnim argumentima (obrazloženje, numerički izračuni, reference na zakonodavne akte).

Efektniji i razumljiviji tekst u kojem se prvo iznosi prijedlog, zahtjev ili zahtjev, zatim argumentacija, a uvodnog dijela uopće nema.

Dio završetka - aplikacije

Određeni dokumenti imaju dodatke koji dopunjuju, pojašnjavaju ili detaljiziraju određena pitanja. Oni su nužno navedeni na kraju pisma, povlačeći se od posljednjeg odlomka nekoliko redaka.

Metode dizajna aplikacije:

1) Prijave koje se spominju u tekstu, onda se o tome sastavlja oznaka na sljedeći način:

Dodatak: na 5 stranica, u 3 primjerka.

2) Prijave koje nisu navedene u tekstu potrebno je navesti, obavezno navesti naslov, broj stranica svake prijave i broj primjeraka.

Prilog: „Akt o procjeni troškova građenja u tijeku“, na 2 stranice, u 3 primjerka.

3) Ponekad postoji nekoliko aplikacija. Zatim se navode poimenično i numeriraju. Kod većeg broja prijava njihov popis sastavljaju posebno, au dopisu iza teksta napominju:

Dodatak: kako je navedeno na … str.

Dopisu priložiti kopije dokumenata redoslijedom kojim su numerirani u prilogu.

Zahtjev, u pravilu, potpisuju voditelji strukturnih odjela. U slučaju da su prilozi uvezani, nije potrebno navoditi broj stranica.

Uljudnost i korektnost temelj su završetka

Postoje različite mogućnosti za izradu završetka. Ovisi o tome što je rečeno u pismu.

Najčešće korišteni primjeri završetka:

1) Ponovite zahvalu na početku ili samo zahvalite na pomoći:

Hvala vam opet...

Dopustite da vam se još jednom zahvalim...

Još jednom želimo izraziti našu iskrenu zahvalnost...

Hvala na pomoći …

2) Izrazite nade:

Nadamo se da će sporazum biti na obostranu korist...

Nadamo se da će vas naša ponuda zainteresirati…

Radujemo se bliskoj i obostrano korisnoj suradnji...

Nadam se da ću vas uskoro moći osobno upoznati...

Nadamo se da ćemo uskoro dobiti vaš odgovor...

3) Uvjeravanje primatelja (obično ima psihološki pozitivan učinak na primatelja):

Uvjeravamo vas da možete računati na našu podršku...

Radujemo se suradnji s vama...

Bilo bi mi drago surađivati ​​s vama i čekam vaš odgovor...

4) Zahtjev:

Pažljivo pročitajte i odgovorite...

Molimo vas da nam hitno javite...

Molimo poduzmite hitnu akciju poboljšati stanje...

Nazovite me u bilo koje vrijeme koje vam odgovara...

5) Ponavljanje već izražene isprike za neugodnosti:

Još jednom se ispričavam zbog nastalih neugodnosti...

Iskreno se ispričavamo zbog ovog nenamjernog kašnjenja plaćanja...

Rastanak

1) U službenoj korespondenciji možete se oprostiti na različite načine:

Iskreno…

Uz pozdrav i najbolje želje…

Srdačno…

Želimo vam uspjeh.

2) Ako ste dobro upoznati s primateljem ili uspješno surađujete s njim, tada možete završiti pismo prijateljskim frazama (ne kronizmom):

S poštovanjem…

Najbolje želje…

Uz zahvalnost i najbolje želje.

Možete završiti dokument bez korištenja ovih konstrukcija!

Značajke dovršetka engleskog slova

1. Obično formalno pismo završavaju ovako: S poštovanjem (S poštovanjem) ili jednostavno Vaš(Vaš) i potpis, navodeći pod njim svoje ime i položaj.
2. Kako ne biste doveli svog partnera u težak položaj i kako vas ne bi natjerali na pretpostavke o svom spolu, potrudite se napisati svoje ime u cijelosti, to jest, ne P.R.Dovženko, već Pavel Dovženko.

Potpis

Službene osobe potpisuju akte iz svoje nadležnosti.

Potrebni "potpis" sastoji se od naziva radnog mjesta, inicijala i prezimena osobe koja je potpisala dokument.

Direktor tvornice Mramor (potpis) A. B. Koval

Isprave koje se sklapaju u ustanovama koje djeluju po načelu jedinstva upravljanja potpisuje jedna službena osoba (čelnik, zamjenik ili namještenik kojemu je to povjereno).

Dokumenti kolegijskih tijela (zapisnici, odluke) potpisuju se s dva potpisa (predstojnik i tajnik). Nalog potpisuje voditelj.

Dva ili više potpisa stavljaju se na dokumente za čiji sadržaj odgovara više osoba:

• Novčane i financijske isprave potpisuju čelnik ustanove i šef računovodstva;
• Ugovore potpisuju predstavnici ugovornih strana.

Potpisi više osoba na dokumentima postavljaju se jedan ispod drugog u nizu koji odgovara hijerarhiji službe.

Direktor (potpis) S.P.Antonyuk

Glavni računovođa (potpis) V.T.Dudko

Ako dokument potpisuje više osoba na istom položaju, njihovi potpisi moraju biti na istoj razini.

Direktor tvornice "Luch" Direktor tvornice "Svet"

(potpis) V.R. Sakhno (potpis) L.P. Kotov

Potpis počinje inicijalima (ispred prezimena), zatim prezimenom. Dešifriranje potpisa u zagradama nije potrebno!

Pečat

Na neke dokumente, radi učvršćivanja pravne snage, stavljaju otisak pečata: ugovore, uredbe, zaključke itd. Otisak mora obuhvatiti dio naziva radnog mjesta i osobni potpis.

Datum

Datum se stavlja ispod signature s lijeve strane.

Službeni dopis je datiran danom potpisivanja ili odobrenja od strane čelnika ustanove.

Postoji općeprihvaćen redoslijed datiranja:

1. Elementi datuma pišu se u jednom redu s tri para arapskih brojeva redom: dan, mjesec, godina;
2. ako je redni broj dana ili mjeseca broj prve desetice (od 1 do 9), ispred njega se stavlja nula: 03.01.15 .
3. Riječ godina, smanjenje G. ne stavljajte.

• Na kraju provjerite ima li u slovu gramatičkih pogrešaka i ima li nešto suvišno.
• Neka kolega ili, ako je moguće, nadređeni pročita pismo. Pogled izvana pomoći će prepoznati nedostatke koji se možda neće primijetiti.
• Ne zaboravite navesti svoj telefon/adresu e-pošte. To je često potrebno za brzo rješavanje problema navedenog u pismu.
• Uz opće univerzalne zahtjeve i pravila dizajna, mora se imati na umu da svaka vrsta dokumenta ima svoje značajke dizajna.

Imajte na umu da nemaju svi dokumenti potpuni popis gore navedenih pojedinosti, već samo određeni skup onih koji osiguravaju pravnu snagu i potpunost ove određene vrste dokumenta.

Sretno s transakcijama i željenim odgovorima!

Često postavljana pitanja

Što je lijepo napisati na kraju poslovne ponude?

U završnoj fazi nemojte koristiti riječi i fraze koje se mogu smatrati manipulacijom („nadamo se obostrano korisnoj suradnji“, „unaprijed zahvaljujemo na odgovoru“, „čekaćemo vaš odgovor“ itd.).

Što napisati na kraju pisma "s najboljim željama" ili "s poštovanjem"?

Svakako, "s poštovanjem", morate se pridržavati poslovnog stila komunikacije.

Što obično napišu na kraju pisma ako traže brz odgovor?

Ništa slično nije napisano u poslovnom pismu.

Trebam li u potpisu e-maila napisati: "s poštovanjem" ili "srdačan pozdrav"?

"Iskreno".

Kako zamijeniti potpis "s poštovanjem"?

"S dužnim poštovanjem", "S poštovanjem."

Kako završiti prezentacijsko pismo?

Hvala vam na pažnji.

Koji je drugi način za pisanje "želio bih obavijestiti"?

"Želim obavijestiti", "obavijestiti", "obavijestiti", "objaviti", "staviti na znanje".

Izraz: "Završit ću svoje izvješće riječima", točno?

Formule bontona potrebne su u dizajnu poslovnog pisma. Određeni su žanrom poruke (pozivna pisma, čestitke, pisma sućuti) i uglavnom su uvjetni, ritualne naravi. Više A.S. Puškin je u Putovanju iz Moskve u Sankt Peterburg zabilježio: "Svaki dan potpisujemo naše najskromnije sluge, a čini se da ništa od toga još nije zaključilo da bismo trebali tražiti sobare."

Poslovna pozivna pisma i čestitke uključuju mnoge fraze bontona. Umjesto okvira etikete (riječi pozdrava i oproštaja), poslovna pisma koriste sljedeće apele: Dragi Nikolaj Ivanoviču! Poštovani gospodine Bobylev! NA Na kraju pisma, prije potpisa, stavlja se završna formula učtivosti: S poštovanjem!;Iskreno;S iskrenim postovanjem!;Najbolje želje!;Unaprijed hvala na odgovoru…;Nadamo se da Vam naš zahtjev neće teško pasti.…;Radujemo se uspješnom nastavku suradnje…;Radujemo se vašem interesu za proširenje veze… itd.

Slijede ove završne riječi ljubaznosti samonaziv službeno potpisivanje dokumenta i njegov potpis. Samoimenovanje uključuje naznaku radnog mjesta i naziv organizacije, ako pismo nije poslano na memorandumu institucije, inače - samo radno mjesto:

Ako se pismo šalje u ime Znanstveno-naučnog vijeća znanstvene ustanove, samoime je pokazatelj uloge koju ta ili ona osoba obnaša u tom tijelu:

Bontonski rituali izraženi performativnim glagolima uključeni su, po pravilu, u postavljene izraze, kao i ostale govorne bontonske formule: Sa zadovoljstvom) pozvati Da sudjelujete u...; Zahvaljujući Vama za sudjelovanje...; Iskreno Hvala vam ti za...; Srdačno Hvala vam ti za...; preklinjem Bit ćete upućeni na našu adresu...; uvjeravam Vi da ćemo dati sve od sebe...; želja Sretno vam i nadamo se budućoj obostrano korisnoj suradnji...; Sa zahvalom potvrditi primanje od tebe...;

Obredi bontona koji se koriste u poslovnim pismima uključuju

- različite vrste hvaliti : Srčanu pažnju iskazivali ste prema djeci bez roditelja i bez roditeljskog staranja...(izravna pohvala); S obzirom na vaš veliki doprinos razvoju tehnološkog napretka u industriji...(neizravna pohvala); Budući da je vaša tvrtka vodeći dobavljač računalne opreme...(indirektna pohvala)

izraz nade, povjerenje, zahvalnost na kraju pisma : izražavam nadu za…;Nadam se daljnjim dobrim i obostrano korisnim odnosima…; Nadamo se brzoj odluci ... Nadamo se da će rezultat pregovora biti dugoročna i plodna suradnja naših poduzeća…; Radujemo se daljnjoj plodonosnoj suradnji…; Želimo vam uspjeh i radujemo se budućoj obostrano korisnoj suradnji…;Nadamo se da će naš zahtjev biti razmotren u najkraćem mogućem roku.…;Nadamo se brzom odgovoru (rješenju našeg problema)...;Bilo nam je drago primiti vaše pismo.…;Hvala puno na faxu od 04.06.2010…; Sa zahvalnošću potvrđujemo primitak vašeg pisma…;Zahvaljujući po...;

izražavanje čestitki, isprika, želja: Čestitamo ...; Želimo vam uspjeh u…;Ispričavamo se za… oko…itd.

Pristojan oblik imenovanje adresata u poslovnoj korespondenciji uključuje korištenje zamjenica "Vi", "Vaš" s velikim slovom: Prema tvoje zahtjev šaljemo Tebi najnoviji katalozi naših proizvoda; Krajem ovog mjeseca rado ćemo ga koristiti tvoje usluge.

Nemoguće je ne uzeti u obzir učinkovitost formula etikete, čiji je arsenal u ruskom govornom etiketu vrlo velik. Uspjeh slučaja uvelike ovisi o tonu pisma.

Univerzalno načelo korištenja bontonskih sredstava je načelo uljudnosti, koje je izraženo u preporukama danim čitateljima u jednom starom ruskom pismu, a koje ni danas nisu izgubile na važnosti: „Prva je dužnost pisca da pamti svoje vlastiti položaj, znati položaj osobe kojoj pišemo, a zamisliti je jasno kao da stojimo pred njom i razgovaramo. To je osobito važno danas, kada službena korespondencija postaje osobnija i dinamičnija. Danas žanr poslovnog pisma zahtijeva od sastavljača ne samo standardizaciju jezičnih sredstava, već i očitovanje vlastite individualnosti.

Gotovo svaka osoba koja je na neki način povezana s internetom zna što je e-mail. Stari prijatelji, kolege, rođaci vole biti u kontaktu putem pošte, jer je ovo stvarno zgodna usluga. Istina, neki još uvijek više vole stare dobre poruke pisane rukom. Ali većina ljudi na Zemlji komunicira na ovaj ili onaj način.

Važno je znati da pismo može biti poslovno, čestitka ili osobno. Ovisno o stilu teksta i kome je namijenjen, sam tekst se već sastavlja.

Kako završiti pismo prijatelju

Prije nego razmislite o kraju poruke, provjerite već napisani tekst. Važno je ispraviti sve pogreške, gramatičke i stilske. Nakon toga razmislite o završetku svog pisma. Pisanje pisma u elektroničkom obliku puno je lakše jer uvijek možete izbrisati ili dodati novi dio teksta bilo gdje u poruci. S rukom pisanim pismom sve je mnogo kompliciranije, jer mora biti napisano bez ijedne greške.

Trebali biste odmah odlučiti što očekujete od primatelja. Ako želite da odgovor na pismo bude brz, dodajte posebne bilješke ili ga napišite izravno u pismu. Ako imate malo vremena čekati odgovor, ostavite ga kako jest.

Pismo bi trebalo završiti logično, glavna ideja bi trebala biti u potpunosti prenesena. Inače će primatelj pogađati što ste htjeli reći ovom ili onom riječi. Pišite jasno i jasno kako ne bi bilo dvosmislenih pitanja.

Dakle, kako završiti pismo prijatelju? Ako vam jedinstvene ideje ne padaju na pamet, možete koristiti otrcane izraze:

• Tvoj prijatelj, "Ime"
• želim te vidjeti
• Vidimo se!
• Čekati odgovor
• Čekajte posjetu!
• Poljubac, "Ime"
• Dođi uskoro
• Budi sretan!
• Sretno!
• Sve najbolje tvoj prijatelj "Ime"

Kako završiti poslovno pismo

Prilikom pisanja poslovne poruke potrebno je izvršiti dublju i temeljitiju provjeru, inače vaš partner, nakon što nađe greške, neće htjeti poslovati s vama. Tekst bi trebao biti napisan čistim tekstom, nema potrebe praviti velike rečenice s različitim okretima, snađite se s osnovnim opisima.

Pazite na svoj govor, nemojte koristiti uobičajene riječi i izraze: "Che", "Da, nema problema", itd. Tretirajte sugovornika s poštovanjem, nemojte ga vrijeđati ni na koji način, inače uopće ne možete slati poruke.

Kraj pisma treba biti intrigantan, zainteresirati sugovornika, dodati malo iskre. Od početka teksta čitatelja trebate dovesti do suštine problema i tek na kraju do kraja otvoriti svoje karte. Činjenica je da se kraj teksta najbolje pamti, što znači da će čovjek na njega obratiti više pažnje.

Prije nego što završite poruku, zapišite potpuni popis glavnih dokumenata, ako postoje. Obavezno označite svaki dokument kronološkim redom.

• Veselim se daljnjoj suradnji.
• Hvala vam na pažnji.
• S poštovanjem, Ime.
• S poštovanjem, Ime.

Kako završiti pismo na engleskom

U dopisivanju s prijateljima ili voljenima ne morate slijediti jasnu strukturu teksta. Ovdje govor može biti jednostavniji, jer najvažnije je prenijeti emocije, osjećaje, govoriti o onome što se događa. Možete koristiti šale, uobičajene izraze itd.

U ovom trenutku, mlađa generacija komunicira na potpuno drugom jeziku. Mnogi odrasli ne razumiju uvijek što je u pitanju. Često se koriste posuđenice, uvode se novi pojmovi, zbog čega naš govor postaje potpuno drugačiji.

Da biste ispunili pismo na engleskom jeziku, također je potrebno izvršiti prethodnu pripremu. Provjerite ima li pogrešaka u cijelom tekstu, dodajte potrebne bilješke, a zatim prijeđite na kraj.

• Sretno - sretno!
• S ljubavlju - s ljubavlju!
• Dobro raspoloženje - dobro raspoloženje!
• Vidimo se uskoro - vidimo se uskoro!
• Čujemo se kasnije - razgovarat ćemo poslije.
• Iskreno Vaš - ​​s poštovanjem!

Sada znate kako završiti pismo. Poslužite se ovim savjetima kako biste djelovali pismeno.