Laiko valdymas arba gtd technologija. GTD metodas arba kaip užbaigti tai, ką pradėjote. Kaip gauti daugiau naudos iš GTD

Pradedama Davido Alleno knygos „Getting Things in Order: The Art of Stress-Free Productivity“ rusiško leidimo pratarmė: šiuolaikinis žmogus katastrofiškai trūksta laiko, ir visi skundžiasi savo netvarkingumu - arba pamirštate svarbų susitikimą, arba vėluojate, arba neskambinate laiku. Dėl to pablogėja santykiai su kolegomis ir draugais, žlunga darbo planai, pablogėja savijauta. Kuo žmogus labiau organizuotas, tuo lengviau jam sekasi tvarkyti darbus, buities darbus ir gyvenimą apskritai, tuo geresni jo santykiai su aplinkiniais.

Tokios situacijos daugeliui žinomos. O knygos autoriaus pažadas padėti tapti organizuotesniam daugeliu atžvilgių paaiškina jos sėkmę. Tai liudija ne tik nuo 2001 m. vien Amerikoje parduota virš 600 tūkstančių kopijų, bet ir daugelio autorių tolesnis Alleno koncepcijos vystymas, specialios programinės įrangos, įskaitant mobiliąsias programas, kūrimas, paremtas Getting Things Done ( GTD) metodas. Atskiri Allen metodai (pavyzdžiui, „43 aplankai“) dabar yra skirti visiems internetiniams ištekliams. Tai aiškiai parodo, kad autoriaus įvykiai padarė didelę įtaką tokiai sričiai kaip asmeninis. Todėl šiame straipsnyje kalbėsime apie GTD sampratą, jos veikimo principus, taip pat kai kuriuos praktinius aspektus, kuriuos kiekvienas gali pritaikyti savo veikloje.

Kaip susitvarkyti reikalus

Pabaigti darbus- asmeninio efektyvumo didinimo technika, sukurta ir aprašyta Davido Alleno to paties pavadinimo knygoje. Santrumpa GTD yra labiau paplitusi. Vikipedija sako, kad frazės vertime iš anglų kalbos rusų kalboje klaidingai vartojama formuluotė „sutvarkyti daiktus“ (tokiu pavadinimu išleista knyga rusiškame vertime), o reikia „sutvarkyti daiktus“. Įdomus faktas ir tai, kad rusų ir anglų kalbų Vikipedijos skirtingai interpretuoja patį GTD metodikos supratimą: pirmoji vadina ją nepriklausoma ir ribotai siejama su laiko valdymu, o antroji teigia, kad GTD yra metodas. laiko valdymo rėmuose.

Daugelis ekspertų atkreipia dėmesį į specifinį Allenui būdingą pateikimo stilių. Jo idėjos, skirtingai nei Stepheno Covey pateiktos „“, neįkvepia, o suteikia griežtų ir Išsamus aprašymas algoritmas. Skirtingai nei Covey, kuriam netrūksta filosofinių apmąstymų ir kuriam reikia aiškios misijos, apimančios pagrindinį gyvenimo tikslą, Allenas, priešingai, kuria „iš apačios į viršų“ sistemą. Jis įsitikinęs, kad norint pakeisti savo gyvenimą, reikia pradėti ne nuo globalių užduočių, o nuo tvarkos suvedimo pačiose nereikšmingiausiose aplinkinėse smulkmenose.

„Rekomenduoju veikti remiantis principu „iš karto“, – taip autorius apibūdina savo paties metodo taikymą. Anot Alleno, reikia ne tik skaityti ir įsidėmėti, bet ir tikrai pradėti juo naudotis, nes tam nereikia ypatingų įgūdžių, o rezultatas neprivers laukti.

Taigi, apsiginklavę autoriaus patarimais, priėjome prie svarbiausio dalyko – klausimo apie daiktų užbaigimo metodo esmę. Daugelis kritikuoja GTD koncepciją dėl jos sudėtingumo ir nesuprantamumo, o tai tuo pat metu netrukdo kiekvienam kurti savo sistemą, priimant tik kai kuriuos postulatus. Žemiau pateikiamos tik tokios rekomendacijos iš knygos „Getting Things Done“:

Kosmoso organizavimas

Viena pirmųjų rekomendacijų knygoje. Anot Alleno, darbo vieta artimas patikros punktas nuo kurios kiekviena diena prasideda kelionė. Esmė čia labai abstrakti – esmė ne tiek tame, kad darbo vieta nebūtų nukrauta popieriais ir išsibarsčiusiais biuro įrankiais (tai dažnas reikalavimas kiekvienam, kuris griebiasi laiko planavimo), o tame, kad reikia ją organizuoti tiek, kiek galima „sau“.“ pagal savo veiklos rūšį ir poreikius. Yra ypatumų: GTD technika reiškia, kad be stalo, žinoma, yra ir šių atributų:

• popieriaus padėklai (ne mažiau kaip trys gabalėliai);
• A5 formato popieriaus pakuotė;
• rašiklis ar pieštukas;
• lipnūs lapai (~ 8 x 8 cm);
• savaržėlės;
• Skalbinių segtukai dideliems popieriaus rutuliams;
• segiklis;
• škotas;
• trintukas;
• ženklinimo mašina;
• Aplankai popieriams;
• dienoraštis;
• Šiukšliadėžė.

Nuorodų informacijos saugojimo sistema

Kiekvienam reikia tokios sistemos. Spintelė korespondencijai saugoti, daug aplankų, etikečių klijavimo mašina – žodžiu, viskas, kas padeda susisteminti bet kokią gaunamą informaciją, kad vėliau būtų lengviau ją pasiekti. Autorius įsitikinęs, kad laiško ar dokumento įdėjimo į tokią sistemą procesas turėtų trukti ne ilgiau kaip 60 sekundžių. Todėl geriau sutvarkyti kažką panašaus į abėcėlinį katalogą, kuris leis greitai ir patogiai pasiekti informaciją.

Sąrašai

Be kalendoriaus planavimo priemonės, kiekvienas turi turėti 4 sąrašus:

1. „Kiti veiksmai“. Šiame sąraše užsirašykite dalykus, kuriuos turite padaryti per trumpą laiką. Nesvarbu, kokia tai forma – popierinis sąsiuvinis ar tekstinis dokumentas asmeninio kompiuterio darbalaukyje, svarbu, kad jis visada būtų su jumis. Taigi turėsite nuolatinį priminimą apie dalykus, kuriuos dar turite padaryti. Tokį sąrašą reikia redaguoti, kasdien jame daryti naujus įrašus.

2. Projektai. Pagal šį pavadinimą Allenas supranta įmones, kurios yra keletas susijusių poveiksmių, todėl jų įgyvendinimui reikia daugiau nei vieno veiksmo. Projektus reikia stebėti, kad būtų galima spręsti apie jų įgyvendinimo eigą (kas savaitę).

3. Atidėtas. Šiame sąraše saugomi projektai, kurių vykdymas yra kam nors deleguotas arba reikalauja įtakos išoriniai veiksniai. Taip pat juos reikia sistemingai tikrinti (bent kartą per savaitę).

4. Kada nors/gal. Iš sąrašo pavadinimo aišku, kad tai neaiškių ateities dalykų, tokių kaip maratono bėgimas ar tinklaraščio kūrimas, sąrašas.

Šių sąrašų tvarkymas glaudžiai susijęs su pagrindiniais principus GTD: rinkimas, apdorojimas, organizavimas, peržiūra ir veiksmas.

Kolekcija. Davidas Allenas vartoja terminą „krepšelis“, kalbėdamas apie informacijos fiksavimą bet kurioje laikmenoje, siekiant išlaisvinti protą. Tai gali būti organizatorius, dienoraštis, nešiojamas kompiuteris. Turite viską išmesti iš galvos (šiuo atveju perkelti) ir pereiti prie kito žingsnio.

Gydymas. Apdorojant informaciją, ji turėtų būti suskirstyta į du tipus: tuos, kuriems reikia imtis veiksmų, ir tuos, kuriems nereikia. Dirbdami su pirmuoju tipu, tai darome patys, arba deleguojame, arba atidedame. Dirbdami su antruoju, įdedame į informacinę informaciją, atsikratome, įtraukiame į „kada nors“ sąrašą.

Dviejų minučių taisyklė - jei darbas užtrunka mažiau nei 2-5 minutes, jį reikia atlikti nedelsiant.

Apžvalga užduočių sąrašą reikia atlikti kasdien arba kuo dažniau. GTD reikalauja, kad bent kartą per savaitę būtų peržiūrima visa veikla, projektai ir „atidėti“ elementai.

Veiksmas. Fizinis vykdymas užduotys.

Be to, kas jau buvo pasakyta, norime atkreipti jūsų dėmesį į tai, kad GTD nėra unikali priemonė, o technikų rinkinys. Galite juos remtis, koreguoti, keisti pagal savo veiklos tipą ir poreikius.

Pasiekimų kontrolė

Kad smulkmenos, į kurias išskirstėme savo didelius, judėtų link užbaigimo, svarbu suprasti, kokio tikslo siekiame, kokių rezultatų norime pasiekti. Kaip jau minėta, pagal tai planuojama eilė nuoseklių veiksmų ir priminimų, sujungtų į vieną susistemintą sistemą. Kuo sudėtingesnė užduotis, tuo į mažesnes „plytas“ ji turėtų būti suskirstyta ir kuo detalesnė ši sistema turėtų būti plėtojama. Apsvarstykite detalūs žingsniai pasiekimai:

• Atsakymas į klausimą yra tai, ko mes norime pasiekti. Turime aiškiai suprasti, kodėl atliekame tam tikrus veiksmus. Tai tarsi lankininkas, besitaikantis į taikinio akiratį. Jis gali atlikti daugybę veiksmų nuo styginių iki šaudymo, tačiau rezultatas vis tiek bus patikrintas rodyklės, pataikiusios į taikinio centrą. Neatsakęs į klausimą, jis gali pasiųsti strėlę ir į publiką.
• Atsakymas – kaip norime pasiekti. Čia daugumai žmonių pradeda aktyviai dirbti idėjų generatorius, išduodantis ir tinkamas, ir atvirai beprotiškas. Iš pradžių viską sutvarkius be kritikos, o paskui atrinkus tinkamiausius, tikslą pasiekti lengviau.
• Pasirinkus geriausią trajektoriją ir tiesiogiai ją sekti. Taigi, atsakę į klausimus, galime susidaryti aiškų planą, kuriuo vadovaudamiesi galime pasiekti savo tikslą.

Jūsų gyvenimas susideda iš užsibrėžtų tikslų, jūsų veiksmų serijos ir pasiektų rezultatų. Kuo geriau galėsite struktūrizuoti informaciją įvairiais lygiais, kurti veiksmų grandines ir jomis vadovautis, tuo geriau galėsite susitvarkyti savo reikalus.

Šiek tiek apie autorių

Pabaigai šiek tiek apie patį autorių. David Allen (g. 1945 m. gruodžio 28 d., Shreveport, JAV) – ekspertas, konsultantas laiko valdymo ir asmeninio produktyvumo klausimais. AT paauglystė buvo pamėgtas, laimėjo Luizianos valstijos debatų čempionatą. Universitete jis specializuojasi Amerikos istorijos studijose. Baigęs koledžą D. Allenas gana ilgai ieškojo savo vietos gyvenime. Jo paties patikinimu, iki 35 metų jis pakeitė mažiausiai 35 profesijas. Jo užimamų pareigų sąrašas išties įspūdingas, o kartais net egzotiškas. Būsimasis treneris dirbo padavėju, virėja restorane, karatė mokytoja, magas, tekintoju, vitaminų ir mopedų pardavėja, kelionių agente, turizmo vadybininke, kraštovaizdžio dizainere. Devintajame dešimtmetyje jis pradėjo rengti mokymo programas „Lockheed Corporation“ vadovams ir vadovams.

Šiandien D. Allenas vadovauja savo įmonei, užsiimančia koučingu efektyvaus valdymo ir produktyvumo srityje. Pats Allenas labai retai veda viešus seminarus. Jis taip pat yra vienas iš Actioneer Inc – įmonės, kuri specializuojasi biuro reikmenų gamyboje, įkūrėjų.

Allenas parašė tris knygas – dabar pripažintą „Getting Things Done: The Art of Productivity Be streso and Ready for All: 52 Productive Principles for Work and Life“ (52 produktyvumo principai darbui ir gyvenimui), taip pat „Paversti viską veikti: pergalė“ žaidimas darbas ir gyvenimo verslas“.

4brain vartotojams nuolaida

Pats Allenas labai retai veda viešus seminarus, tai daro jo sertifikuoti studentai. Taigi Rusijoje, Baltarusijoje ir Kazachstane jos sertifikuotas partneris yra „Everconsult“, vedantis mokymus apie GTD.

„Everconsult“ susisiekė su mumis ir pasiūlė visiems mūsų svetainės vartotojams 15% nuolaidą jų renginiams (tiems, kurie domisi). . Norint gauti nuolaidą, tereikia registruojantis įvesti reklamos kredito kodą.

„Išvalykite savo mintis. Tai sveikiau nei ištuštinti skrandį“.
~ Michelis de Montelis

Šiandien kalbėsiu apie traškučius GTD technologija kuri leis galite padaryti daugiau, mažiau pavargti, padidinti savo darbo efektyvumą sumažinti stresą ir padidinti pasitenkinimą gyvenimu.

Ar žinote, kad jūsų sąmonė jums nuolat primins tuos poelgius ir užduotis, kurias galvojate atlikti, bet palikote be priežiūros?

Tikrai tavo smegenyse jau kabo tūkstančiai neatliktų užduočių, neperdirbtų procesų, kurie eikvoja tavo vidinius resursus, jėgas, energiją, o tu to net nesuvoki. Visa tai sukelia stresą ir atima jėgas. Blogiau atliekate naujas užduotis, nes jūsų galva pilna senų.

Apie tai, kaip pagaliau išvalyti galvą nuo visos šios informacijos, pagerinti savo darbą ir gyvenimą, kalbu šiame straipsnyje.

Greičiausiai esate girdėję santrumpą „GTD“, kuri reiškia „Getting-Things-Done“ („Bringing things to completion“, „How to put things order“). Ši filosofija ar technologija tapo labai populiari ir dėl žiniasklaidos nušvietimo. Laikraščio „Guardian“ žurnalistas Davidą Alleną, GTD filosofijos autorių, pavadino žmogumi, kuris raginamas įvesti tvarką visatoje.

GTD yra daugiau nei tik laiko valdymo sistema užimtiems aukščiausio lygio vadovams be privatumo. Tai sistema, skirta optimizuoti ir organizuoti ne tik darbą, bet ir mąstymą, sąmonę, duoti nurodymus, kaip „išvalyti“ protą nuo nereikalingos psichinės naštos, atverti erdvę kūrybai, naujoms idėjoms ir sukurti psichologines prielaidas patogiam ir organizuotam darbui. . Ši sistema skirta verslininkui, turinčiam milijoną projektų, ir namų šeimininkei, kuriai reikia prižiūrėti vaikus, paliekant laiko skaitymui. grožinė literatūra, ir studentui, kuris ruošiasi stoti į institutą.

Nepaisant to, kad šis reiškinys yra gerai žinomas, ne visi žino, kas tai yra ir kaip jis gali padėti jums asmeniškai. Todėl šiandien tiesiogine prasme jums pasakysiu, kas tai yra. Perskaitę šį straipsnį galėsite įvesti tvarką į savo gyvenimą ir mąstymą šiandien ir beveik iš karto pamatysite teigiamą šių gyvenimo naujovių rezultatą.

Kas paskatino mane pradėti tvarkyti savo reikalus?

Nerimo ir kaltės jausmas kyla ne dėl per didelio darbo. Jis atsiranda automatiškai, kai pažeidžiate susitarimus su savimi.
~ Davidas Allenas

Ne taip seniai susidūriau su būtinybe susitvarkyti savo darbo grafiką, kuriame radau daug kliūčių. Maždaug prieš 10 metų dėl susikaupimo problemų man apskritai buvo be galo sunku ilgą laiką dirbti bet kokį darbą. Laikui bėgant aš pradėjau tobulinti savo dėmesį ir discipliną. Pradėjau mokytis atsipalaiduoti ir. Tai davė vaisių.

Galėjau sukurti savo projektą, jį reklamuoti, mesti darbą ir pradėti dirbti sau, kaip svajojau. Jaučiau pažangą dirbant su savimi, o tai sustiprino ryškus kontrastas tarp mano dabarties ir praeities. Prieš kurį laiką negalėjau susidoroti su savo studijomis institute ir paprastu samdomu darbu, o dabar dirbau disciplinuotai savo projekto ir žmonių, kuriems jis naudingas, labui, dirbdamas diena iš dienos, savarankiškai ir ne „slegiamas“.

Tik vėliau pastebėjau, kad tai dar ne riba. Sėkmės jausmas nuo manęs laikinai paslėpė problemas, kurios buvo kilusios organizuojant darbą.

Turiu įvairiausių darbų: laiškai paštu, straipsniai svetainėje, komentarai, darbas su kurso „BE PANIKOS“ studentais ir kt. ir tt Visa tai reikalauja gero organizavimo. Apie jos nebuvimą supratau iš to, kad laiške susikaupė daug neskaitytų laiškų, tačiau pažymėtų „svarbu“. „Word“ failai su „2015 m. planai“, „2016 m. vasario mėnesio užduotys“ buvo išmėtyti visame kietajame diske. Stalčiuose buvo užrašų knygelės, užpildytos užrašais, idėjomis ir vėlgi užduotimis, kurias turėjau atlikti. Nereikia nė sakyti, kad labai retai atidariau šiuos failus ir peržiūrėjau šiuos sąrašus. Ir tai atsitiko ne tiek dėl mano nedrausmingumo, kiek dėl to, kad visa tai atrodė kažkokia nepatogi, sukeldama vidinį visų šių planavimo pratimų beprasmiškumo jausmą.

Supratau, kad vis dar neturiu daug laiko, nors galėčiau padaryti daugiau.

Apskritai bandymai sudaryti organizuotą užduočių sąrašą ir, svarbiausia, jo laikytis, kartas nuo karto žlugo.

Žinoma, atlikdavau neatidėliotinus kasdienius darbus, bet tuo pat metu pajutau, kiek daug „užduočių“ ir „idėjų“ buvo nežinioje. Visa tai lėmė tai, kad pradėjau jausti mažesnį pasitenkinimą darbu. Būdavo dienų, kai leisdavau sau anksti baigti. Išėjau, sėdau ant dviračio, bet užuot mėgavęsis laisvalaikiu, kurio neturėčiau, jei dirbčiau biure, persekiojo jausmas, kad kažko nepadariau, kažkas nepavyko. Mano mintyse pradėjo gimti perfekcionistinės nuostatos: „Aš turėčiau daryti daugiau“, „Aš nedirbu pakankamai sunkiai“. Bet supratau, kad problema ne darbo kiekyje, o jo organizavime.

Taigi nusprendžiau pradėti organizuoti visą savo darbo vietą. Pasiėmiau puikią Davido Alleno knygą „Kaip sutvarkyti reikalus“. Apie GTD sistemą girdėjau jau seniai, bet tik dabar nusprendžiau su ja susipažinti iš arčiau.

Kas yra GTD?

„Nebaigtas reikalas iš tikrųjų lieka nebaigtas dviejose vietose: realybėje ir tavo galvoje. Nebaigtas reikalas jūsų galvoje eikvoja jūsų dėmesio energiją, nes tai persekioja jūsų sąžinę.
~ Brahma Kumaris

Kai pirmą kartą gavau šią knygą, tikėjausi joje perskaityti keletą banalių laiko planavimo patarimų, kuriuos sutikau kituose šaltiniuose, pvz. „suskirstyti dalykus į svarbius ir nesvarbius“, „perduoti tai, ką galima deleguoti“.

„Tarkime, prieš dešimt metų žadėjai sau išsivalyti spintą, bet iki šios dienos to nepadarei... galime sakyti, kad šiuo atveju tu spintą tvarkei 24 valandas per parą pastaruosius 10 metų. !”

Tačiau apie tokį standartinį „Laiko valdymo“ požiūrį autorius kalba kaip apie ribotą ir daugeliu atžvilgių neveiksmingą. Man patiko, kad Davidas Allenas nebesikreipia į svarstymus "efektyvus darbas", ir žmogaus sąmonės galimybes ir apribojimus. Sutvarkyti savo reikalus taip, kad jie neprieštarautų mūsų mąstymo ypatumams. GTD metodas yra visiškai pagrįstas išvadomis apie tai, kaip veikia mūsų smegenys, kaip jos kaupia informaciją, kaip apdoroja neišspręstas problemas.

Pagrindinė šios filosofijos psichologinė prielaida yra ta, kad bet kokias gyvenimo užduotis, nesvarbu, ar tai būtų svarbaus projekto užbaigimas, ar kelionė į vienuolyną meditacijos kursui, mūsų smegenys suvokia kaip neišspręstas, išsaugo atmintį, sukeldamos psichinę įtampą, jei šių užduočių neįforminsime konkrečių tolesnių veiksmų forma išorinės informacijos saugojimo sistemos rėmuose.

Nebijokite ir neskaitykite iš naujo šios pastraipos! Dabar paaiškinsiu, ką visa tai reiškia. Geras pavyzdys rasti pačioje knygoje „Tvarkos sutvarkymas“. Tarkime, prieš dešimt metų pažadėjote sau susitvarkyti spintą, bet iki šiol to nepadarėte. Kaip jūsų smegenys saugojo ir apdoroja informaciją apie šią užduotį visus šiuos dešimt metų?

Faktas yra tas, kad psichologai yra įsitikinę, kad mūsų sąmonė, nustatydama tikslus, neturi idėjų apie praeitį ir ateitį. Šios reprezentacijos egzistuoja tik konceptualiai, tačiau jos nėra pačiuose informacijos apdorojimo sąmonėje algoritmuose.

Jei pažadate sau nuvežti automobilį į servisą kitą savaitę ir tuo pačiu bandant išlaikyti šią prievolę atmintyje, tada jūsų sąmonė prisiims, kad jūs turėtų tai padaryti dabar, šiandien nuolat tai primena. Ir rytoj taip pat bus skaičiuojama.

Užduotis bus būsena „Reikalingas skubus sprendimas“ kiekvieną dieną, kol pateksite į servisą.

Grįžtant prie spintos netvarkos pavyzdžio, šiuo atveju jūs valėte spintą 24 valandas per parą pastaruosius 10 metų! Jūsų protas šią užduotį vertino kaip nebaigtą, palikdamas jai vietą jūsų atminties erdvėje, sukeldamas įtampą ir nepasitenkinimą dėl neatliktų darbų.

O norint išlaisvinti atmintį ir išlaisvinti mintis nuo neužbaigtų procesų, kurių priminimai suryja jūsų protinius resursus (kaip ir foniniai procesai kompiuteryje sunaudoja procesoriaus ir atminties resursus, todėl mašina lėtėja), reikia atlikti du pagrindinius veiksmus.

1. Perkelkite užduotį iš vidinės atminties (smegenų) į išorinę atmintį (kompiuterį, nešiojamąjį kompiuterį, planšetinį kompiuterį, telefoną)
2. Nuspręskite, koks bus kitas konkretus veiksmas, susijęs su atliekama užduotimi. Pavyzdžiui, visuotinę užduotį „sutvarkyti automobilį“ gali sudaryti daugybė paprastų veiksmų. Pats pirmasis veiksmas gali būti: „Internete suraskite tinkamas atsargines dalis“.

Tokiu atveju jūsų protas išsilaisvins vidinė atmintis ir nustokite nuolat priminti jums apie tai, ko dar nepadarėte. Juk visas šias užduotis perkėlėte į išorinę sistemą.

Tai iš esmės yra pagrindiniai GTD technologijos taškai, nuo kurių viskas priklauso. Jei suprantate šį principą, tada jau turite bendrą supratimą apie tai, kas yra GTD. Tai efektyvaus atvejo valdymo, idėjų kūrimo sistema, kuri remiasi tiek išoriniu užduočių organizavimu užrašų, kalendorių, priminimo sistemos rėmuose, tiek vidiniu sąmonės darbo optimizavimu.

Be to, šie du lygiai yra tarpusavyje susiję. Išorinė tvarka yra būtina sąlyga ir įrankis organizuotai ir „grynai“ sąmonės kūrimui. O aiškus protas leidžia dirbti efektyviau* ir mažiau pavargti.

(*Nors vartoju žodį „darbas“, jis nereiškia vien tik profesinės veiklos. Šiame kontekste darbas yra apie bet ką. Atostogų planavimas taip pat yra darbas. Kaip ir mąstymas apie santykių su savo antrąja puse problemą ).

1 funkcija – nuspręskite, koks bus kitas veiksmas

„Kai planuojate savo veiklą (vykdymo ketinimą) ir nusprendžiate, kokius veiksmus kokiame kontekste atliksite, beveik automatiškai nusiteikite norimam elgesiui, užuot surinkę visą savo valią į kumštį ir verčiate ką nors daryti.
~D. Allenas

Jei skaitote knygą „Kaip atlikti reikalus“ tada jūs suprasite, kad tai tik labiausiai Auksinė taisyklė. Autorius prie to vis grįžta. Be to, jis yra apsėstas minties išmokyti visą pasaulį galvoti apie kitą veiksmą!

Taip, taisyklė svarbi, tačiau reikia laiko ir disciplinos, kad ji taptų įpročiu.

Faktas yra tas, kad mes, kaip taisyklė, apie užduotis kalbame bendrai ir abstrakčiai. „Turime pasirūpinti, kad vaikas geriau mokytųsi“, „Aš turiu tapti ramesnis, kad mažiau dalyvaučiau konfliktuose“. Žinoma, reikia turėti omenyje bendrą vaizdą, tačiau norint viską užbaigti, reikia pereiti į kitą planavimo lygį, ty galvoti apie kitą veiksmą.

Mūsų pavyzdžiuose tai gali būti:

• „Internete raskite straipsnių apie valios ugdymą, discipliną ir kovą su tinginimu. Arba knygyne susiraskite knygą šia tema.
• "Perskaitykite apie tai, kas yra atsipalaidavimo būdai."
• „Suplanuokite laiką pasikalbėti su sūnumi apie jo mokymosi problemas“.

Kitas veiksmas neturi būti fizinis veiksmas. „Pagalvokite, ar man apskritai reikia eiti į koledžą“ taip pat yra veiksmas. Galite tiesiog galvoti apie užduotį, nebūtina pradėti. Tačiau paskyrę tik šį žingsnį jau atlaisvinsite dalį savo smegenų.

Negalime išspręsti visų savo gyvenimo problemų. Todėl svarbu suprasti, kad sprendimas „nieko nedaryti“ yra ir sprendimas.

Šis renginys leidžia ne tik iškrauti sąmonę, bet ir pasikrauti motyvacijos. Daugelis užduočių, kai jas įsivaizduojame mintyse, atrodo neįmanomos arba labai sunkios. „Dieve mano, aš turėsiu išardyti visą savo vasarnamį, tai darbas be galo! Bet mums bus daug lengviau tai pradėti, jei sudarysime planą tokiais veiksmais: "Rasti tinkami įrankiai internete". Jau lengviau, ar ne? Ir kai tai padarysime, jausimės patenkinti, kad esame vienu žingsniu arčiau galutinio tikslo.

2 funkcija – perkėlimas į išorinę sistemą

Kaip galite prisiminti iš šio straipsnio, pasikliauti atmintimi yra ne tik nepatikima, bet ir neefektyvu naudoti smegenų išteklius. Todėl David Allen primygtinai rekomenduoja perkelti visas užduotis į išorinę sistemą, kad būtų atlaisvinta atmintis.

Išorinė sistema gali būti planšetė, telefonas, bloknotas, kompiuteris, užrašų knygelė. Bet kokia patogi laikmena, su kuria galite dirbti.

Beje, taip atrodo mano darbų sąrašas po išankstinio apdorojimo. Iš ten pašalinau daug nereikalingų dalykų, dalykų, kuriuos jau buvau padaręs arba nusprendžiau visai nedaryti. Tai yra, pačiame pirmajame etape ir prieš taikant „dviejų minučių taisyklę“ (apie ją toliau), ji buvo daug didesnė.

Nebūtų nereikalinga sakyti, kad užduočių sąrašas turi būti sutvarkytas, patogus, pasiekiamas iš bet kur ir bet kada. To reikia nuolat atnaujinti ir patobulinti pagal poreikį. Reikia su juo susisiekti pasiteirauti su juo apie jūsų projektų eigą.

(Tai yra, ne taip, kaip buvo pas mane (o gal ir jūs): krūvos lapų ir sąsiuvinių skirtingos vietos mano darbo vieta, į kurią niekada nebuvau prisijungęs.)

Ir žinoma!!! Kiekviena užduotis turi būti parašyta kaip toks veiksmas!

3 funkcija – tvarkykite užduotis pagal kontekstą

„Kažką padaryti nereikia daug pastangų. Norint nuspręsti, ką daryti, reikia įdėti daug daugiau pastangų.
~ Davidas Allenas

Nepastebėjau, kad knygoje būtų tiesioginiai patarimai, kaip nustatyti užduočių prioritetus. Davidas Allenas įsitikinęs, kad įvairių užduočių svarba mūsų sąmonei nėra tokia kritiška, nes tiek dideli, tiek maži rūpesčiai užima vietą mūsų sąmonėje ir mes turime juos visus atlikti (arba nuspręsti to nedaryti). Smulkmena, nepadaryta, informacija apie kurią saugoma mintyse, gali atitraukti jus nuo „svarbesnių“ reikalų. Tačiau tai yra puikus būdas organizuoti užduotis pagal kontekstą ar energijos lygį.

Anksčiau ir pati prie šio metodo atėjau kiek intuityviai, bet paskui jį pamiršau, nes neįforminau ir netapau įpročiu. Pavyzdžiui, yra didelis užduočių sąrašas. Kai kurios užduotys reikalauja daug energijos.

Man tai yra „Atsakymai į pastabas ir palaikymas studentams“, „Straipsniai“.

Kai kuriems neužtenka, pavyzdžiui, „apmokėjimo už prieglobą“, „darbo su elektroninėmis sąskaitomis“. Tai galiu lengvai padaryti, kai neturiu laiko straipsniams.

Sprendimai apie "Ka as tureciau daryti dabar" atėmė iš manęs, pirma, daug energijos, antra, turėjo neigiamos įtakos motyvacijai. Negalėjau pasirinkti savo energijos lygiui optimalios veiklos ir dėl to išėjau iš darbo, darbo dieną baigdamas patarlėjaus jausmu, kad kažko nepadariau. Dabar, jei turiu mažai jėgų ir daug laiko, galiu tiesiog atlikti darbus, kuriems nereikia daug energijos. Galiu tik pažiūrėti sąrašą su pavadinimu "mažai energijos" ir ką nors iš to padaryti. Viskas išradinga yra paprasta!

Taip pat galite tvarkyti užduočių sąrašą pagal kontekstą, pvz., "prie kompiuterio", "parduotuvėje" ir tt Knygoje pateikiama daug kitų organizavimo būdų.

4 funkcija – „Dviejų minučių taisyklė“

Gana paprasta, bet labai veiksminga taisyklė. Jei savo darbų informaciją suskirstysime į priminimų sąrašą, galime pasibaisėti sąrašo dydžiu. Laimei, yra geras ir paprastas būdas kruopščiai jį išvalyti.

Nereikia užsirašyti: „atsakyk į draugo laišką, kai turėsi laisvo laiko“ jei šis atsakymas užtruks mažiau nei 2 minutes!

Tiesiog atsakykite dabar ir išlaisvinkite savo galvą bei darbų sąrašą nuo šio atvejo. Kai perskaičiusi D. Alleno knygą ėmiau tvarkyti pašto dėžutę, ten radau daug neatsakytų laiškų. Žinoma, kažkada aš juos pažymėjau varnelėmis, pvz svarbias užduotis bet paskui juos pamiršo.

Galų gale, atlikęs apžvalgą, atsakiau į daug senų laiškų, ir tai neužėmė daug laiko. Kai kurie mano skaitytojai po metų gavo iš manęs atsakymą! Neįsižeiskite, prašau, man tai yra perpildytos pašto dėžutės ir prasto reikalų organizavimo rezultatas. Dabar bandau atsakyti iš karto, jei suprantu, kad laiško skaitymo ir apdorojimo procesas užtruks mažiausiai 5 minutes. 2 minutės nėra griežtos, tegul kiekvienas pats nustato maksimalų laiko tarpą.

Apskritai „dviejų minučių taisyklė“ suformuluota taip. Jei tvarkydami užduočių sąrašą rasite užduotį, kuriai atlikti prireiks mažiau nei 2 minučių, tiesiog atlikite ją.

5 funkcija – užsirašykite idėjas

Jūs tikriausiai tai pastebėjote labiausiai geriausios idėjos apie savo darbą kreipkitės į jus, kai nedirbate! Todėl D. Allenas pataria visada po ranka turėti ką nors, kas padės išsaugoti idėjas: užrašų knygelę, elektroninę planšetę ir pan. Esmė čia ne tik ta, kad tai padės nepamiršti vertingų idėjų ir išlaisvins atmintį nuo informacijos. Taip, tai irgi svarbu.

Allenas įsitikinęs, kad „forma lemia principus“. Anot jo, žmogus „Gali būti pasąmoningas nenoras apie ką nors galvoti, nes neturi kur užrašyti kylančių idėjų.

Pats išbandžiau. Keliaudama po Indiją visada su savimi nešiodavausi arba užrašų knygelę, arba telefoną, kur galėdavau užsirašyti savo mintis ir idėjas. Ir mano protas tiesiog tryško su jais. Rašiau mintis kratydamas ant indiškų traukinių sėdynių, vaizdingų kalvų viršūnėse, senovinių šventyklų griuvėsiuose, gulėdamas po Saule ar po ventiliatoriumi viešbučio kambaryje.

Buvau rami, visų pirma dėl to, kad turėjau kur pataisyti kilusias idėjas, antra, dėl to, kad nereikėjo iš visų jėgų laikyti idėjų atmintyje, žinojau, kad visada galiu sugrįžti. jiems.

Žinoma, svarbu ne tik susiformuoti įprotį užsirašyti savo idėjas, bet ir reguliariai peržiūrėti šį sąrašą.

Citatas, vertingas kitų žmonių taisykles, beje, dabar taip pat užsirašau ir nesistengiu išlaikyti atmintyje.

6 lustas – neatskirkite gyvenimo ir darbo

„Nesurinkti atviro tipo klausimai suvienodinami atsižvelgiant į jų keliamą įtampą ir reikalaujamą dėmesį“.
~ Davidas Allenas

Kaip jau rašiau, mūsų smegenims nėra daug skirtumų tarp užduočių: „užbaikite projektą darbe“, „aptarkite problemą su žmona“. Abi užduotys užima mūsų atmintį ir eikvoja protinius išteklius, kad ir kur būtume – biure, namuose ar atostogaujant.

Ir praktinė išvada iš šio principo man buvo didelis atradimas. Galvojimą apie asmenines ir gyvenimo problemas atidėliodavau vėliau, kai pradėjau dirbti. „Galų gale, dabar aš dirbu! Aš užsiėmęs!" As maniau.

Bet iš tikrųjų tai, kad šios užduotys „kabo“ mano galvoje, gali trukdyti susikaupti ir efektyviai dirbti (čia turiu omenyje darbą įprasta prasme, kaip profesinę veiklą). Ir blogiausia, ką galime padaryti, tai palikti juos kaboti. Todėl kartais prasminga prieš sėdant į darbą išspręsti kai kuriuos neatidėliotinus šeimos reikalus, įprastus darbus, net pagalvoti apie jus labai kankinančius „filosofinius klausimus“.

Akivaizdu, kad čia yra problemų. Galite taip ilgai pasinerti į šį mąstymą, kad niekada nevažiuosite į darbą. Todėl būtina atidžiai ir sąmoningai laikytis šio principo. Kitas geras sprendimas būtų įtraukti į savo darbų sąrašą: „Galvok apie gyvenimo prasmę“ ir išlaisvink galvą nuo priminimų apie tai.

7 lustas – psichoterapijos nauda

„Nevaisingas ir nesibaigiantis minties slinkimas galvoje sumažina gebėjimą analizuoti ir veikti“.
~ Davidas Allenas

Negalėjau negalvoti apie šios technologijos pritaikymą psichologijos ir psichoterapijos sričiai, neurozių, obsesinių-kompulsinių būsenų, destruktyvių nuostatų prevenciją.

Yra įvairių būdų, kaip atsikratyti įkyrių, neigiamų minčių. Kai kurie psichologai rekomenduoja tokias mintis atidžiai išanalizuoti. Kiti naudoja raminančius ir realistiškus teiginius.

Tačiau, nors šiuos metodus naudoju savo praktikoje, padedant žmonėms, kenčiantiems nuo panikos priepuolių, suprantu, kad mūsų logikos galimybės nerimo ir panikos būsenoje yra labai ribotos, ir visada yra tikimybė, kad tokia analizė bus priešinga. tas, kuris juo naudojasi. Tad iš esmės rekomenduoju tiesiog kantriai nereaguoti į įkyrias mintis.

Bet aš taip pat manau, kad „pasižymėk kitą veiksmą“ ir „susikoncentruok į tikslą“ principus galima labai gerai panaudoti esant įkyrioms mintims ir neigiamam požiūriui.

Tarkime, jūs kenčiate nuo hipochondrijos.

Tu manai: – Aš sergu baisia ​​ir mirtina liga.
Gerai, dabar pagalvok: "Koks tolesnis veiksmas?"
„Gal turėčiau eiti patikrinti. Bet šią savaitę jau buvau pas gydytojus, tyrimai nieko baisaus nerodė!
Viskas stojo į savo vietas, tiesa?

O gal turite socialinio nerimo?

„Žmonės manęs nepriima, aš esu nieko vertas“

Koks tolesnis veiksmas?

„Aš stengsiuosi pagerinti savo socialines savybes ir pradėsiu nuo...“ arba/ir „išmoksiu priimti save tokią, kokia esu, ir pradėsiu nuo...“. Dažniausiai tiek pirmasis, tiek antrasis įgūdžiai reikalingi kartu, norint išspręsti nepasitikėjimo savimi, socialinės fobijos ir kt. Kito veiksmo suformulavimas ne tik padės pasiekti tikslą, bet ir parodys, kad tikslą pasiekti įmanoma!

Ir net jei tai neįmanoma, kitas veiksmas bus: „Aš nieko nedarysiu dėl šios problemos. Nes jo negalima pataisyti. Jei taip, kam apie tai galvoti?

Šis požiūris padės galvoti ne apie problemą, o apie jos sprendimą! Nerimastingi, įtarūs, neramūs žmonės dažnai yra labai susikaupę ties problemomis. „Aš turiu mažai draugų“, „baimė manęs nepalieka“, „visi apie mane blogai galvoja“ ir kt. Jie užduoda daugiau klausimų „kodėl“, nei „ką su tuo daryti“, o tai tik sukelia naują nerimą ir bejėgiškumo jausmą.

Bet klausimas toks: "Koks tolesnis veiksmas?" iš karto nukreipia jus į problemos sprendimo kelią (arba apsisprendimą nieko nedaryti), o tai gali išlaisvinti jūsų galvą nuo daugybės neigiamų, beprasmių minčių apie problemą. Apskritai, pabandykite!

Ką galima pasiekti naudojant GTD?

„Problema yra ne kūrybiškumo trūkumas, o kliūčių natūraliam kūrybinės energijos srautui pašalinimas.
~ Davidas Allenas

GTD metodikos taikymas yra kur kas didesnis nei darbo efektyvumo didinimas. Todėl praktiškai įgyvendinę bent kai kuriuos šio požiūrio aspektus pajusite ne tik produktyvumo padidėjimą, bet ir didesnį sąmonės aiškumą. Šios sistemos tikslas – ne tik priversti jus dirbti geriau, bet išlaisvinti galvą nuo nereikalingų minčių apie darbą, neatliktų darbų. Kad galėtumėte lengvai paleisti mintis apie tai, ko negalite pakeisti, arba turėti paruoštą sprendimą tam, kam reikia jūsų veiksmų.

Sveiki! Igoris Zuevich susisiekia ir šiandien kalbėsime su jumis apie tai, kaip valdyti savo laiką. Sužinosite, kad yra sistema, kurią naudodami galite lengvai išspręsti laiko valdymo problemas.

Iškraukime smegenis pagal Davido Alleno sistemą. Kas nepagavo savęs galvojant, kad būtų puiku dieną pailginti valanda ar net dviem? Taigi, kad būtų laiko padaryti viską, kas buvo suplanuota.

Šiuolaikinis gyvenimo tempas, kasdien didėjantis informacijos srautas, poreikis spręsti nuolat iškylančias problemas – visa tai lemia, kad žmonės visą laiką jaučia laiko stygių. Kur ir kaip rasti papildomo laiko viskam padaryti?

Gebėjimas valdyti savo laiką yra vienas naudingiausių įgūdžių žmogaus gyvenime.

Davidas Allenas siūlo verslo tvarkos sistemą

David Allen sugalvojo tokias sistemas. Jo sistema vadinama „Getting Things Done“, o tai reiškia „Sutvarkyk dalykus“.

Prieš rašydamas apie tai, kaip susitvarkyti reikalus ir išmokti racionaliai bei produktyviai panaudoti laiką, naudodamas šią nuostabią ir lengvai skaitomą knygą, Davidas Allenas, vadovaudamasis sistemos principais, savo teoriją išbandė ant savęs, savo draugų ir pažįstamų, su kuriais konsultavosi. .

GTD sistemos pagrindai yra labai aiškūs ir paprasti. Žmogaus smegenys primena kompiuterį, kuriame yra daug failų, aplankų, programų.

Kasdien informacijos kiekis didėja, sukuriama vis daugiau naujų aplankų. RAM užsikimšęs, daugiau laiko praleidžiama paieškoms reikalingi dokumentai ir darbas kompiuteriu darosi vis sunkesnis.

Tas pats vyksta ir žmogaus galvoje. Smegenys nepajėgia sėkmingai susidoroti su kasdieniu naujų užduočių antplūdžiu ir didėjančiu informacijos kiekiu.

Vadovaujantis GTD sistema, būtina iš sąmonės iškrauti visus atvejus, projektus, rūpesčius, mintis, visą informaciją perkeliant į popierių arba tam panaudojant elektroninę versiją.

Kaip sutvarkyti reikalus

Norint sutvarkyti reikalus, visą turimą informaciją būtina sąlygiškai suskirstyti į 4 aplankus.

1. Pirmajame aplanke bus atvejai, kuriuos reikės išspręsti artimiausiu metu (kiti veiksmai).
2. Antrasis aplankas skirtas dabartiniams projektams.
3. Nebaigtos bylos ir projektai yra trečiajame aplanke.
4. Ketvirtasis aplankas tegul būna svajonių aplankas (viskas, ko labai nori, bet dar neatėjo laikas įgyvendinti).

Atrodo, kad jei analizuojate informaciją, brangus laikas švaistomas. Tai netiesa. Informacijos sisteminimas užtruks daug mažiau laiko, nei nuolat gilintis į informacijos šiukšlių užkimštą galvą ir nuolat grįžti prie tų pačių klausimų.

Kai galva išlaisvinama nuo daugybės užduočių ir dalykų, kuriuos reikia atlikti, atsiranda aiškus ir aiškus supratimas, kokių veiksmų reikia imtis norint pasiekti tikslus.

Nuo šiukšlių laisvoje galvoje gali gimti idėjos, kurios nepasiklys minčių sraute, atsiranda gebėjimas kurti ir kurti kažką naujo.

Svarbu atsiminti, kad neįmanoma greitai valdyti kelių dalykų vienu metu. Bet koks darbas reikalauja dėmesio ir tam tikrų pastangų.

Daug lengviau susikaupti ir nukreipti pastangas pirmiausia atlikti vieną darbą, o tada imtis kito. Turite visam laikui pamiršti kelių užduočių atlikimą.

Tolesni veiksmai ir nuoseklus suplanuotų užduočių įgyvendinimas leidžia greičiau ir užtikrinčiau judėti užsibrėžto tikslo link be per didelio šurmulio, o taip pat leidžia rasti papildomo laiko, kurį galima skirti poilsiui ir pramogoms.

Kaip išvengti problemų valdant savo laiką

Allenas pagrindinę visų problemų priežastį apibrėžia kaip žmogiškųjų susitarimų – tiek vidinių, tiek išorinių – pažeidimą. Susitarimai, sudaryti su kitais žmonėmis, yra išoriniai, o susitarimai su savimi – vidiniai. Visų susitarimų pažeidimas ir nesugebėjimas vykdyti pažadų sukelia neigiamų pasekmių ir menkina pasitikėjimą savimi.

Autorius mano, kad geriausias šios problemos sprendimas yra pasinaudoti galimybe peržiūrėti sutartį, tai yra ją koreguoti. Jei pažado įvykdyti neįmanoma, jį reikia peržiūrėti ir rasti laiko bei išteklių sėkmingai problemai išspręsti.

David Allen sistema

GTD sistema visame pasaulyje sėkmingai naudojasi daugiau nei vienas milijonas žmonių. Tai padeda dar labiau padidinti asmeninį produktyvumą aukštas lygis, o tai atneša didelę naudą verslo žmonėms, todėl jie tampa sėkmingesni.

Be to, išvengiama didelis skaičius streso, kuris yra šiuolaikinio pasaulio problema. Davido Alleno sistema yra gana paprasta, tačiau norint ją pritaikyti Kasdienybė ir gauti rezultatą, reikia tam tikros savidisciplinos ir organizuotumo.

Norint išmokti valdyti savo laiką ir jaustis laimingam bei sėkmingam, tereikia šios sistemos principus paversti asmeniniu įpročiu (kaip valytis dantis ir nusiplauti veidą).

Galite tiesiog perskaityti knygą apie GTD sistemą arba pamažu įgyvendinti autoriaus išsakytas rekomendacijas savo gyvenime. Remdamiesi knyga taip pat galite sukurti savo asmeninę sistemą.

Kiekvienas pasirenka.

Turėdamas didelis noras ir užsispyrimo, gyvenime gali viską pakeisti ir viską spėti. Kiekvienas gali tapti savo laiko šeimininku.

Kaip matote, jei vis tiek norite naudoti David Allen sistemą, geriausia pasinaudoti šio straipsnio patarimais. Kaip visada, svarbiausia elgtis teisingai ir jums pasiseks. Geriau veikti kartu ir kartu su tais žmonėmis, kurie jau turi patirties ir rezultatų. Ateikite į mūsų programas tuo pačiu metu ir uždirbkite daugiau!

Su tavimi,
- Igoris Zuevičius.

Patiko? spustelėkite " Man patinka"
Žemiau palikite komentarą apie šį straipsnį

Atskleisiu keletą efektyvumo paslapčių gyvenime ir versle...

Mažas cheat lapas, kaip susitvarkyti reikalus ir pradėti gyventi efektyviai!

Davidas Allenas asmeniškai kviečia į mokymus Maskvoje. Turiu pasakyti, kad jo knygų parduota daugiau nei 2 milijonai egzempliorių!
Ir jo sistema tikrai veikia!

Jūsų gyvenimas niekada nebebus toks, kaip buvo, kai susipažinsite su GTD sistema!
Prisimenu, kad mane labai sužavėjo Davido Alleno pasirodymas!

Griebiame tūkstantį dalykų, pakeliui stengdamiesi nepamiršti buitinių smulkmenų, dažnai pamirštame tikslą, tačiau prisimename neišvengiamai artėjančius terminus.

Kartais užduočių lavinos baimė tiesiogine to žodžio prasme paralyžiuoja smegenis ir apima apatija, vilkinimas ir depresija. Darbas tokiais momentais juda lėtai, atrodo, kad net pelės žymeklis vos ropoja per monitorių.

Ši situacija tuo pavojingesnė, kuo daugiau žmogus dirba komandoje, ypač kai kalbama apie kūrimo komandą.

Idėja pakviesti į mūsų konferencijąDavidas Allenas buvo netikėtas, bet neatsitiktinis. Asmeninė, iš pirmo žvilgsnio, GTD koncepcija suteikia geras rekomendacijas kiekvienam kūrėjui atskirai ir visam kūrimo procesui. Žinoma, GTD metodas nėra toks „užaštrintas“ programinės įrangos kūrimo procesui kaip judrus, tačiau nepaisant to, jis gali jį papildyti arba tapti pirmuoju žingsniu komandos perėjimo prie judrios kūrimo metodikos link. Kas tai yra, GTD programuotojui?

GTD principų taikymą kuriant padalinkime į du blokus: asmeninį, kai kalbama apie asmenį, ir komandinį, kai kalbama apie įmonę ar kūrėjų grupę. Apskritai principai tie patys, tačiau komandoje juos įgyvendinti daug sunkiau, nes bus garantuotas sabotažas ir darbuotojų ar komandos vadovo pasipriešinimas.

Joks žmogus nėra sala

Vienas iš GTD metodo pagrindų – užduočių perkėlimo iš žmogaus atminties į išorinį šaltinį principas. Taigi žmogaus smegenys nustoja rūpintis visų planų, nuo nereikšmingų iki globalių, laikymasis galvoje ir pradeda koncentruotis ties tikrai svarbiais. Šis momentas uždavinius ir jų įgyvendinimą. Kažkas sako, kad GTD metodas gali būti veiksmingai naudojamas norint atlaisvinti asmeninę erdvę ir rasti pusiausvyrą tarp darbo ir, pavyzdžiui, pomėgių ar šeimos. Tačiau žvelgiant iš praktiško kūrėjo pozicijų, GTD pirmiausia reikalingas tam, kad būtų išlaikytas balansas tarp darbo ir... darbo.

Programuotojai, sistemų architektai ir projektų vadovai nuolat dirba su keliais prioritetais, užduotimis ar projektais. Dažnai aplinkybės neleidžia išlaikyti vienos užduoties, todėl reikia sugebėti greitai persitvarkyti. Toks mėtymasis iš projekto į projektą dažnai generuoja stresą, bet ne tą, kuris kyla iš nemylimo darbo, o stresą kaip fiziologinį ir emocinį reiškinį. Kuo didesnis nerimo lygis, tuo sunkiau susidoroti su užduotimis. Čia atsiranda GTD.

Filtrų nustatymas darbų sąraše

Visų pirma, jūs turite nustatyti ribas, pasirenkant pagrindinę iš visų užduočių. Palikdami pagrindinį dalyką, jūs išlaisvinate laiką ir energiją bei sukuriate impulsą veiksmams su daug mažesnėmis pastangomis nei tada, kai laikote visas smulkmenas savo galvoje. Yra rutina, yra svarbūs projektai, yra ateities planai. Tuo pačiu metu visose šiose kategorijose yra svarbus dalykas. Norėdami jį pasirinkti, turite atlikti kelis veiksmus:

• pasirinkti pradėtas, bet nebaigtas užduotis;


• pasirinkti atvejus, kurie kelia didžiausią nerimą;


• pasirinkti dalykus, kurių nenorite daryti ir kurie nuolat atidedami;


• pasirinkti įprastus reikalus, įskaitant buitinius.

Paprastai pagrindinė yra pirmosiose trijose grupėse. Atitinkamai, pirmenybė turėtų būti teikiama nerimą keliantiems ir nebaigtiems darbams – ne veltui sakoma, kad tikslus „Getting Things Done“ vertimas yra „užbaigti reikalus“.

Supaprastiname bendravimą

Nesvarbu, laisvai samdomas darbuotojas ar programuotojas dirba nuotoliniu būdu ar komandoje, jis nuolat yra komunikacijos srityje: klientų skambučiai, vadovų klausimai, vartotojų ir kolegų užklausos, informaciniai pranešimai iš SDK pardavėjų ir pan. vadinami nereikšmingais, bet jie turi mokėti juos teisingai tvarkyti .

• Nustokite tikrinti savo el. paštą kas 5 minutes – nustatykite iššokančius įspėjimus, į kuriuos galėsite pažvelgti akies krašteliu. Įdėkite laiškus į aplankus ir skaitykite, kai jie atnaujinami tam tikru momentu.


• Atskirkite visus ryšius pagal kontekstą: „Skype“, mobiliųjų skambučių, fiksuotojo ryšio telefonas, bendravimas paštu ir tt... Imk tam tikras laikas bendravimui kiekviename kanale.


• Patikrinkite darbo ir asmeninius pokalbius. Galbūt, jei naujas darbuotojas jums be galo rašo arba senas kolega užduoda tuos pačius darbo klausimus, turėtumėte paprašyti jų paruošti klausimus, skirti laiko pabendrauti ir išsiaiškinti visus sudėtingus dalykus.


• Stebėkite savo interneto naršyklę. Kūrėjai dažnai žiūri į specializuotas temas forumuose ar specializuotose svetainėse. Ten jų laukia įdomios temos ir diskusijos, kurios neturi nieko bendra su dabartine užduotimi. Tikrai įdomios temos skaitymą geriau atidėti naudojant žymes naršyklėje arba specialias nuorodų saugojimo priemones (pavyzdžiui, „Pocket“ priedą, kurį taip pat galima įdiegti kaip programą mobilusis įrenginys ir sinchronizuoti žymes).


• Gaukite sąsiuvinį ir (arba) programą, kurioje surašysite visas užduotis su skubos ir svarbos etiketėmis. GTD atvejo vadybai supažindina su laiko, konteksto (vietos), veiksmo sąvokomis. Norėdami tinkamai nustatyti užduočių prioritetus, įsivaizduokite paprastą filtrą, pavyzdžiui, „Excel“. Kiekvienai užduočiai priskirkite laiko parametrą (pagal laikrodį arba paros laiką), vietą (namai, darbas, gatvė, sporto salė, parduotuvė ir kt.). Ir tada padalinkite užduotis taip: "prašyti komentarų dėl TK - darbas - 14:00" arba "skambinti į padangų parduotuvę - gatvė - vakaras". Tokiems įrašams yra daugybė programų: pradedant užduočių planuokliu sistemoje „Windows“, kurią galite naudoti savo reikmėms, iki „Evernote“, „Rainlendar“ ir kruopščiai parašytų priminimų išmaniajame telefone.

Pasitikėjimas, kad turite tokį sąrašą, neabejotinai sumažins nerimo lygį ir padės sutelkti dėmesį į kiekvienos užduoties sprendimą.

Yra globalesnė problema, kuri taip pat turi įtakos bet kokio tipo užimtumo kūrėjams. Šiandien beveik kiekvieną savaitę išleidžiami nauji įrankiai, vadovai, kūrėjų paslaugų programos, retkarčiais pasirodo pranešimai apie naujas karkasų versijas, naujas bibliotekas ir net naujas programavimo kalbas. Visa ši informacija itin domina profesionalus, o kartais net sužavi ir priverčia išbandyti kažką naujo (sukurkite paprastą mobilioji programėlė, parašykite "Sveikas, pasauli!" „Brainfuck“ arba sukurkite naują atvirojo kodo projektą). Yra tik viena išeitis: paskirstyti interesus pagal jų svarbą esamų projektų, trumpalaikių ir ilgalaikių tikslų atžvilgiu. Susitelkimas į vieną užduotį leidžia padidinti asmeninį produktyvumą, atlaisvinti laiko ir pradėti mokytis naujos informacijos.

5 optimizavimo žingsniai

GTD metodas išskiria penkis darbo su darbų sąrašu etapus.

Informacijos rinkimas.Reikia surinkti visas užduotis – tiesiog imk ir surašyk rašikliu arba į tekstinį failą visus savo įprastinius, neužbaigtus, pasaulinius reikalus. Tuo pat metu svarbu atsiminti, kad, pavyzdžiui, už užduoties „Parašyti ataskaitą greitoje ataskaitoje LLC Snegovik“ yra keletas svarbių ir dėmesio reikalaujančių papildomų užduočių: surinkti kliento reikalavimus, parengti ir patvirtinti TOR, paprašykite duomenų masyvo ataskaitos testavimui ir tt... Būtina surašyti absoliučiai visas užduotis – kiek vėliau jas sugrupuosite.
Atkreipkite dėmesį ne tik į tuos projektus, kurie yra atmintyje, bet ir į tuos, kurie yra kompiuteryje – dažnai chaoso ne mažiau nei mintyse. Failus verta suskirstyti į aplankus, atitinkančius kiekvieną projektą, atskirti asmens dokumentus nuo darbinių.

apdorojimo procesas.Apdorokite informaciją pagal GTD pasiūlytą schemą: jei kažkas jau veikia, reikia tęsti darbą iki galo, jei galite tai padaryti greičiau nei per dvi minutes, darykite tai iš karto.

Klasikinis GTD apdorojimo algoritmas

Kalbant apie jums svarbų projektą, svarbu atsižvelgti į keletą niuansų.

• Atidėkite neskubias užduotis, pavyzdžiui, nepagrindinių medžiagų, kurios neturi nieko bendra su dabartiniu darbu, studijas.


• Jei įmanoma, deleguokite užduotis, pavyzdžiui, kolegoms ar laisvai samdomiems darbuotojams. Jei esate greitas ir efektyvus programuotojas, bet nelabai mokate kurti svetainę, reklamuoti ar kurti, kvieskite profesionalus. Net jei tai jūsų pačių projektas, investicijos į kokybišką kažkieno darbą greitai atsipirks.


• Išmokite pasakyti „ne“. Tai turbūt vienas iš sunkiausių įgūdžių: visada bus dešimtys draugų, kurie prarado „Windows“, į kodą įsivėlė klaida, reikia android programinė įranga ir maldaudamas „iPhone“ jailbreak. Šios nedidelės užduotys atima daug laiko. Jei nenorite gadinti santykių, internete suraskite keletą galimų vadovų ir nusiųskite nuorodas tiems, kurie kenčia.

Sąrašo organizavimas.Įveikus pirmuosius du ir sunkiausius etapus, reikia organizuoti darbą su užduotimis. Čia galite naudoti paprastą taisyklę: padalinkite laiką savaitėmis, savaitės pabaigoje peržiūrėkite sąrašą ir sukurkite naują. Visos užduotys turėtų būti suskirstytos pagal terminus ir prioritetus. Norėdami tvarkyti užduotis, galite naudoti bet kurias jums patinkančias programas: tai mobiliosios „OneNote“ ir „Evernote“, „Asana“, „Redmine“, „Google“ kalendorius ir pan.

Šiame etape svarbiausia daug dėmesio skirti darbui su dabartiniais ar keliais projektais. Norėdami tai padaryti, galite naudoti asociatyvinius žemėlapius (mindmap), kurie atspindės visus darbo etapus vaizdinės struktūros-žemėlapio pavidalu, pagal kurį jūs judėsite į priekį su projektu. Norint sukurti minčių žemėlapį, yra daug mokamų ir nemokamų programų su įdomiomis funkcijomis. Mums patinka patogus, nemokamas ir rusifikuotas , kuriame sukūrėme apytikslį nebaigto žemėlapio vaizdą, kuris nepretenduoja į teisingumą:

1 dalis

2 dalis

Nereikėtų skirstyti užduočių į paprastas ir sudėtingas, viską reikia daryti tvarkingai, tada laikas bus paskirstytas racionaliai.

Peržiūra atlikta.Šiame etape būtina pasižymėti, kas buvo padaryta, išanalizuoti gedimų priežastis, susidaryti kito etapo (pavyzdžiui, savaitės) planą.

Tikras veiksmas.Užduotys turėtų būti atliekamos atsižvelgiant į turimus išteklius: pajėgas, laiką, vykdymo vietą, taip pat nustatytą prioritetą. Jei jums trūksta išteklių, kurie pasirodys vėliau, kad greitai išspręstumėte problemą, pabandykite perkelti užduotį į tą momentą, kai pasirodys įrankis, skirtas geriau ją atlikti. Pavyzdžiui, jei baigiate kurti darbalaukio programą ir norint atlikti kai kuriuos pakeitimus, jums reikia atnaujinto ir jūsų įmonės dar neįsigito, bet artimiausiu metu planuojamo įsigyti SDK, atlikite tuos pakeitimus, kuriuos galite atlikti dabartinėje versijoje, ir pridėkite likusių pakeitimų užduotį į aplanką arba failą su ateities užduotimis. Žinoma, problemos sprendimo būdų ieškojimas turimomis priemonėmis atskleidžia jus kaip profesionalą, tačiau tam reikia didelių ir ne visada pagrįstų jūsų laiko ir pastangų investicijų.

Štai keletas patarimų, kaip naudotis GTD principais, jei esate kūrėjas komandoje arba dirbate savarankiškai.

• Planuokite savo projektą iš pradžių, o ne darbo eigoje, suskirstykite jį į valdomas papildomas užduotis.


• Pabrėžkite atskirus projekto darbo etapus ir pažymėkite darbo svarbą ir skubumą.


• Užbaikite kiekvieną užduotį nepalikdami jos vėlesniam laikui. Net jei žinote tik ilgą problemos sprendimo būdą, išspręskite ją. Tolimesnio pertvarkymo metu bus galima atsikratyti neoptimalaus sprendimo.


• Periodiškai peržiūrėkite užduočių sąrašus, kad peržiūrėtumėte tai, kas buvo padaryta, ir pakeistumėte planus.


• Vienu momentu susikoncentruokite ties viena užduotimi – taip sutaupysite laiko ir pastangų.


• Kiekvienam etapui skirkite laiko ir skirkite jam maksimalų dėmesį: reikalavimų rinkimui, kūrimui, vienetų testavimui ir pan.

GTD neįgyvendinama per vieną dieną – iš pradžių atsiranda kažkokie atskiri elementai, vėliau formuojasi taisyklės, galiausiai atsiranda įprotis ir apčiuopiamas rezultatas. Svarbiausia nesustoti. Beje, nėra blogai, jei kai kuriuos GTD įgūdžius galite perkelti į komandą, su kuria dirbate – tai gali gerokai optimizuoti darbą įmonės viduje.

Yra saugumas skaičiais

Nepaisant to, kad GTD, kaip taisyklė, yra orientuotas į individą, jis taikomas ir komandai, kurioje svarbu gebėti nustatyti projekto viziją, tikslus, paskirti projektus ir paskirstyti atsakomybės sritis. Be to, daugelis organizacijų jau egzistuoja ir sėkmingai naudoja, ko gero, artimiausią GTD logikai – Ganto diagramą. Ganto diagrama labai tiksliai atspindi projekto išteklių, užduočių ir papildomų užduočių poreikį, apytikslį kiekvienos užduoties atlikimo laiką, darbo su užduotimi pradžios ir pabaigos datas, projekto etapus, kurie gali prasidėti tik pasibaigus darbui. ankstesnį etapą ir reikalingų išteklių atleidimą.

Tačiau dažnai visos pastangos sudaryti išteklių ir užimtumo schemą yra bergždžios. Susiejant GTD su programinės įrangos kūrimu, Ganto diagramą puikiai parašė Robertas Pickas, GTD evangelistas ir CTO. konsultacinė įmonė Davidas Allenas, vadovavęs techniniams projektams ir temą suprantantis vargu ar prasčiau nei pats generalinis direktorius:

„Mačiau, kad tiek daug laiko, energijos ir pinigų skiriama sudėtingoms Ganto diagramoms, kurios sunaikinamos vos spustelėjus vadovo pirštus. Bet kuri įmonė, kuri pasikliauja ABC prioritetiniais kodais ir griežtomis vadelėmis, kad programuotojai liktų programinės įrangos kūrimo priešakyje, laukia kartaus nusivylimo.

Taip pat atskleidžiama koncepcijos esmė. Faktas yra tas, kad jis skirtas ne tiek planavimui, kiek gebėjimui grįžti į nesėkmės tašką. Paaiškinkime išsamiau. Bet kurio žmogaus ir bet kurios komandos gyvenime pasitaiko momentų, kai nukrypstama nuo užsibrėžtų tikslų ir visa veikla panyra į chaosą. Tai gali atsitikti kaip išorinių priežasčių, ir dėl priežasčių, susijusių su individualiais vidiniais poveikiais: laikinas projekto eigos pasikeitimas, naujo investuotojo su nauja vizija atsiradimas, pertrauka dirbti viršvalandžius (pavyzdžiui, pasiruošimas parodai). GTD užduotis komandoje – lengvai grįžti į tą tašką, kuriame reikėjo nukrypti nuo darbo plano ir toliau veikti kaip anksčiau.

„GTD proto šlavimo dalis yra pakankamai paprasta, todėl Davidas (Allenas) dažnai ją vadina savotišku „psichinės RAM“ atminties išmetimu. Tai panašu į tai, kad jūs periodiškai tikrinate savo smegenis, kad pamatytumėte, kas patraukia jūsų dėmesį, ištraukite jį ir pažiūrėkite į tai. Atrodo, kad jūs sudarote šiuos galimybių (projektų ir kitų veiklų) sąrašus, kurie yra jūsų apsaugos tinklas, kad įsitikintumėte, jog viskas, ką darote, yra padaryta teisingai ir derinama su dviejų minučių taisykle (jei galite ką nors padaryti greičiau nei per 2 minutes atlikite tai – apytiksliai per.) ir mąstymas sutelktas į kitą veiksmą, suteikia jums statišką darbinės būsenos momentinę nuotrauką, kurią naudodami galite lengvai grįžti į tašką, kuriame pertraukėte.

Kūrimo komandoje yra keturios pagrindinės veiklos, kurios pačios veikia kaip komandos GTD elementai.

1. Regresinis testavimas – testuojamos jau fiksuotos atkarpos pirminis kodas, taip pat su pakeistu kodu susijusios funkcijos funkcionalumą. Kaip ekstremalaus programavimo dalis, jis iliustruoja GTD pakartojamumo, peržiūros ir veiksmų nedviprasmiškumo požiūriu.


2. Darbas su dokumentacija – dokumentacijos kūrimas ir testavimas leidžia tiesiog perkelti svarbias žinias ir užduotis ant popieriaus. Nei naudotojams, nei testuotojams, nei kūrėjams jų nepamiršti – jei reikia, galite pasiskaityti dokumentaciją ir patikslinti neaiškų dalyką arba rasti atsakymą į klausimą apie programos veikimą.


3. Kodo pakeitimas yra kodo tobulinimo procesas nekeičiant funkcionalumo. Ekstremalaus programavimo šalininkai atlieka periodinį pertvarkymą, kad pagerintų programos veikimą, jos supratimą ir kodo skaitomumą. Yra įmonių ir komandų, kurios vengia pertvarkyti. Daugeliu atvejų taip yra dėl baimės, kad kodo pakeitimai sukels sistemos gedimą. Paprastai toks požiūris lemia programos standumą ir senėjimą.


4. Protų šturmas. Procesas, kuris viena ar kita forma vyksta bet kurioje komandoje. Tai tik informacijos ir idėjų rinkinys. Asociatyvūs minčių žemėlapiai taip pat gali būti sukurti minčių šturmo metu ir po jo.

Daugeliu atvejų programuotojas darbe atlieka daug daugiau užduočių, nei tik rašo kodą. Be to, kuo daugiau patirties ir kvalifikacijos jis turi, tuo įvairesnės užduotys jam skiriamos. Tam tikru momentu ištinka krizė, kai pareigos ir įsipareigojimai pradeda apkrauti darbuotoją ir gerokai sumažinti jo produktyvumą. Akivaizdu, kad su tuo galima ir reikia kovoti, ir ne direktyviniais metodais bei represinėmis priemonėmis, o GTD pagalba, kuria siekiama evoliuciškai pakeisti požiūrį į darbą. Daugybė tų, kurie išbandė šį metodą, apžvalgos pasakoja apie didelius sunkumus pradžioje ir ne mažiau reikšmingą sėkmę proceso pabaigoje. Juk sakoma, kad įpročiui susiformuoti reikia 21 dienos. Kodėl nepabandžius?

P.S.: Konferencijos metu galite nemokamai klausytis GTD metodo autoriaus Davido Alleno pasisakymo internete ir užduoti jam klausimųLapkričio 17 d. (antradienį) 19:15 Maskvos laiku. Jis kalbės apie GTD požiūrį į informacijos perteklių ir pasidalins naujausiais žmogaus produktyvumo tyrimais.

GTD® pasirodė esąs veiksmingas tiek asmeniniam naudojimui, tiek labiausiai veikiančioms organizacijoms skirtingų sričių. Ją sėkmingai naudoja tiek aukščiausia vadovybė, tiek nauji įmonių, įtrauktų į TOP-50 Fortune sąrašą, darbuotojai.

"Ar kada nors susimąstėte, kur dingo pastarieji 5 metai?"
Viktoras Pelevinas

Labai dažnai kiekvieno žmogaus gyvenime pasitaiko tokių akimirkų, kai tiesiog neįmanoma susitvarkyti su susikaupusių bylų apimtimi. O šiuo metu dirbant prie kitos jų užduoties įgyvendinimo, mano galvoje nuolat sukasi visa virtinė neišspręstų problemų. Nuolatinės mintys, kad neturite laiko nuveikti ką nors svarbaus, neleidžia susikoncentruoti ties esama užduotimi. O kai neišspręstų bylų skaičius pradeda augti kaip sniego gniūžtė, tai jau įgauna katastrofos mastą.

Tačiau iš tikrųjų problema nėra tokia sudėtinga, kaip gali pasirodyti iš pirmo žvilgsnio.

Kaip susitvarkyti reikalus. Laiko valdymo pagrindai

Tokioms problemoms spręsti yra racionalaus laiko organizavimo, kitaip tariant, laiko valdymo metodas. Laikas modernus pasaulis yra net vertingesnis už pinigus, nes, skirtingai nei pinigai, laiko negalima grąžinti ar sukaupti. Darbo laiko planavimo įgūdžiai padės žmogui kur kas greičiau pasiekti užsibrėžtus tikslus ir uždavinius bei tuo pačiu rasti pakankamai laisvų minučių bendravimui su draugais bei savo dvasiniam tobulėjimui.

Tai suprasti padės GTD metodas, kuris yra viena iš laiko valdymo krypčių.

„Getting Things Done“ (GTD) išleistas 2001 m. ir išverstas į 23 kalbas.

Klasikinis laiko valdymo modelis turi tam tikras griežtas ribas, reiškia aiškų savo reikalų planavimą, rekomenduoja skaičiuoti žingsnius ir nusistatyti prioritetus. Naujas metodas patarė ekspertas Davidas Allenas valdyti laiką daug daugiau lankstumo ir pasirinkti dalykus savarankiškai, o ne būti pririštam prie griežto dienos grafiko, o tai labai palengvina užduotį ir skatina greičiau įgyvendinti savo tikslus. Šis būdas gali tikti ne tik stambiems verslininkams, kuriems rūpi kuo greičiau įgyvendinti savo planus, bet ir eilinėms šeimininkėms, planuojančioms laiką namų tvarkymui.

Ši sistema pagrįsta Davido Alleno pasiūlymu, kad laisvas mąstymas yra būtinas. Kitaip tariant, reikia išlaisvinti savo mintis nuo visų pašalinių minčių, kurios sukasi tavo galvoje. Ir tada dabartinis darbas padaryti daug greičiau ir efektyviau. Šiuo balu GTD sistema pateikia aiškias instrukcijas, kuriomis vadovaudamiesi galite ne tik nustatyti problemą, bet ir greitai ją išspręsti. Paprastai žmonės daug laiko praleidžia beprasmiams samprotavimams, kurie lėtina užduočių atlikimo procesą. Aiškiai laikantis metodo siūlomų rekomendacijų, jūsų protas visada išliks aiškus, o darbo efektyvumas bus 100%.

Sudarome užduočių, užduočių, problemų sąrašą

Pirmiausia, pasak idėjos autoriaus, visą savo nerimą ir mintis, kurios šiuo metu kamuoja, perkelti į popierių. Užsirašykite viską, kas šiuo metu sukasi jūsų galvoje – visus didelius dalykus, mažus dalykus, svarbius ir nelabai svarbius, apskritai, viską apskritai. Išlaisvinkite mintis šiuo metu iškeltos užduoties įgyvendinimui. Įrašai gali būti daromi chaotiškai, tiesiog užrašant viską, kas ateina į galvą. Nebūtina iš karto klasifikuoti atvejų pagal svarbą. Jei praleisite arba neįtrauksite užduoties į sąrašą, ji nuolat suksis jūsų galvoje, todėl bus sunku susikaupti.

Dabar darbų sąrašas sudarytas, ką daryti su šiuo sąrašu?

Teisingų klausimų uždavimas

Antruoju žingsniu galima pavadinti jūsų surašyto sąrašo analizę.

Protiškai užduokite klausimą kiekvienam sąrašo elementui: "Kas tai?".
Šis klausimas leidžia klasifikuoti atvejus pagal jų svarbą.

Antrasis klausimas skamba taip: "Ar dėl to reikia imtis veiksmų?"

Jei atsakymas yra neigiamas, reikia atlikti šiuos veiksmus:
- sprendimo priėmimą atidėti geresniems laikams;
Kol kas pamiršk apie bylą, kuri neverta tavo dėmesio;
- trumpam įdėti į archyvą.

Su teigiamu atsakymu į užduotas klausimas būtina pereiti tiesiai prie vykdymo ir apibūdinti praktinį problemos sprendimą. Ištirkite problemą, jei jai reikia išlaidų tam tikras kiekis laiko, jis automatiškai patenka į projektų kategoriją. Šį įrašą galima padaryti atskiras lapas. Ir jei svarstant dabartinį atvejį iškart pasiūlo būdas jį išspręsti, tuomet prasminga tuoj pat užsiimti šiuo verslu, kad nesusikauptų krūva neišspręstų problemų.

Kai tikslui pasiekti neužtenka vieno žingsnio, iškyla kelios galimybės išeiti iš esamos padėties:

- surašyti bylą į dienoraštį nepasibaigus jos įvykdymo terminui,
Įrašykite jį į savo darbų sąrašą, kad galėtumėte tai atlikti jums tinkamu laiku.

Iš eilės įveikę visus šios teorijos siūlomus žingsnius, galite išmokti teisingai nustatyti prioritetus ir sukurti aiškią vertybių sistemą. Ir visa tai galite padaryti patys, net neturėdami ypatingų talentų. Ir klausimas" Kaip susitvarkyti savo reikalus daugiau nestovės priešais tave.