Організаційний план проведення заходу. План підготовки та проведення заходу. Класифікація масових заходів та їх складові

Ви скажіть для чого складати плани – заходів?

— щоб діяльність організації була більш конкретною і видимою;

— для того, щоб ви могли завжди під час перевірки будь-якого інспектора пред'явити йому ваші дії, завдання виконання вимог Законодавства та виконання самих планів заходів;

— для планування робіт з охорони праці все ведеться та здійснюється з метою забезпечення безпечних та здорових умов праці, зниження рівня виробничого травматизму та зменшення профзахворювань в організації.

План є складовою частиною, забезпечує здійснення та виконання у строки

Відповідно до ГОСТу Р 12.0.006-2002 «Загальні вимоги до управління охороною праці в організації» розробляти профілактичні та коригувальні заходи на основі результатів моніторингу умов праці.

Планів-заходів за формою і змістом безліч ми на прикладах розглянемо кілька. Щоб довести поняття теми і щоб ви могли самостійно після прочитання цієї статті скласти план для своєї організації.

Ще взяти більшу переконливість, що ви на правильному шляху Законодавчі документи. Постанови уряду РФ, Трудовий кодекс Стаття 226.

Ефективність заходів залежить від встановлених термінів їх проведення, від визначення порядку та обліку виконаної роботи, запобіжних чи коригувальних дій. Необхідно детально обґрунтувати технічне оснащення наміченого заходу, його фінансове та кадрове забезпечення.

План - заходів з охорони праці організації розробляється під керівництвом служби охорони праці на поточний рік (до початку планованого року) з розбивкою по кварталах і повинен включати основні напрямки роботи з охорони праці виробничих відділів і служб організації.

За потреби плани — заходи погоджуються з представниками відповідного профспілкового органу та затверджуються керівником організації.

На основі річного плану служба охорони праці організації складає щоквартальні плани з охорони праці з місячним розбивкою заходів, із зазначенням відповідальних виконавців та датою виконання.

В організації планування з охорони праці здійснюється з метою забезпечення безпечних та здорових умов праці, зниження рівня виробничого травматизму та зменшення профзахворювань та має передбачати такі види робіт:

— контроль за своєчасним виконанням умов дії ліцензій на види діяльності та роботи, що становлять особливу та підвищену небезпеку;

- Контроль за своєчасним виконанням заходів, передбачених цільовими програмами та угодою з охорони праці;

- Своєчасне виконання встановленої звітності з охорони праці. Підготовка звітів та аналітичних записок про стан умов праці в цехах, на дільницях та робочих місцях;

— контроль за своєчасним забезпеченням усіх підрозділів організації нормативними документами, довідковими та навчально-агітаційними посібниками (ГОСТ, СНиП, правилами, нормами та інструкціями, навчально-методичними посібниками, плакатами, кіно та діафільмами, діапозитивами, аудіо, відео та цифровими записами та ін.). ).

— контроль за своєчасним та якісним навчанням (у т.ч. у навчально-курсовому комбінаті, в організації при прийомі на роботу та в процесі роботи, при підвищенні кваліфікації працівників тощо), проведенням перевірок знань та попередніх (при прийомі та роботу) та періодичних медичних оглядів працівників;

— організацію та проведення заходів щодо пропаганди охорони праці в кабінеті та куточках охорони праці, в т.ч. лекцій, семінарів, бесід тощо;

— проведення нарад з охорони праці зі звітами керівників та спеціалістів організації про стан охорони праці, а також про виконання запланованих на цей період заходів;

- організація роботи постійно діючої комісії з охорони праці та планування строків проведення адміністративно-виробничого контролю з охорони праці, проведення перевірок виконання у підрозділах приписів органів державного нагляду, державної інспекції праці, комісій адміністративно-виробничого та громадського контролю, наказів та розпоряджень з організації та вищої організації;

- Проведення перевірок стану охорони праці та атестації робочих місць. Організація роботи з обліку, аналізу та оцінки стану охорони праці на об'єкті (робочому місці, ділянці, в цеху, (в організації);

— контроль за виконанням заходів щодо запобігання аваріям та нещасним випадкам;

- участь у страхуванні працівників від нещасних випадків та контролю за організацією призначення відшкодування збитків у зв'язку з трудовим каліцтвом;

— контроль за станом огляду та випробування обладнання організації;

- Проведення перевірок дотримання правил виконання робіт підвищеної небезпеки (наявність наряду-допуску, дозволу);

- Відрядження з обміну досвідом роботи з охорони праці. Планування робіт із запровадження передового досвіду з охорони праці;

- Складання статистичних звітів з охорони праці. Упорядкування зведеного річного звіту про результати роботи з охорони праці;

- Організація перевірки знань з охорони праці у голови та членів екзаменаційної комісії, а також у працівників апарату організації;

— контроль своєчасності надходження та правильністю видачі ЗІЗ та оформлення видачі за відповідною формою.

Відповідно до статті 226 Трудового кодексу Російської Федерації та з вимогами наказу Мінздоровсоцрозвитку Росії від 22 грудня 2011 р. «Про затвердження Типового переліку заходів, що щорічно реалізуються, роботодавцем щодо поліпшення умов і охорони праці та зниження рівнів професійних ризиків» складається щорічний план заходів за нижченаведеною таблицею :

План заходів щодо охорони праці на 20___ р.

На підставі вимог та відповідно до затвердженого штатного розкладу роботодавці. А точніше, фахівці з охорони праці розробляють заходи на рік, на квартал, на місяць. Заходи фінансуються. Заносяться до розділу колективного договору та у кошторис витрат організації, а щодо виконання цих заходів оформляється статистичний звіт щокварталу та після закінчення року.

Увага!

Існує думка, що час, відведений на реалізацію проекту, – фіксована величина. Різниця в тому, скільки часу ви витрачаєте на підготовку та планування. Спробуємо уявити це графічно.

Питання: який варіант кращий?

Очевидно, що друге: він обходиться дешевше, і помилок у цьому випадку буде менше. Намагайтеся приділити достатньо часу плануванню та підготовці.

Особливий фокус у тому, що потрібно приділяти особливу увагу акуратності виконання плану – інакше навіщо його становити? Якщо ви підготували його, потрібно обов'язково його здійснити.

Основні елементи планування:

– цілі та завдання заходу;

- Концепція заходу;

– час та місце проведення;

– час та темп виконання;

– шляхи досягнення цілей;

– необхідні ресурси та розподіл робіт:

а) персоналу;

б) техніки та обладнання;

в) бюджету;

- Робота з постачальниками та субпідрядниками.

Під час підготовки плану продумайте, як звучатимуть цілі заходу його учасників. Вони мають бути зрозумілими, повинні відповідати інтересам обраної аудиторії, вирішувати їхні проблеми чи робити життя кращим, зручнішим.

Сформульована мета має бути в міру благородною, правдивою, реалістичною та реалізованою. Можливо, вам буде легше сформулювати мету, якщо у вас є якийсь привід. Приводом для проведення заходу можуть стати:

- Громадські або релігійні свята;

- Річні цикли (наприклад, завершення фінансового року, початок літнього сезону);

– річниці, ювілеї, пам'ятні дати;

- важливі події, новини;

- Традиції;

- Запуск нового продукту.

Подбайте, щоб усі члени команди могли чітко і приблизно однаково відповісти на питання про цілі заходу. Це важливо як для вас самих, так і для Клієнтів, оскільки на заходи не повинні прийти люди з різними очікуваннями, які отримали різну інформацію від організаторів.

Якщо ваш захід хоч трохи складніший за внутрішньофірмову планерку, вам варто написати його концепцію. Це має бути документ, який описує ваше бачення заходу: яким воно буде коли відбудеться. Можливо, реальний захід відрізнятиметься від вашого попереднього очікування. Поставтеся до цього спокійно. Це своєрідна пропозиція ринку. Навіть якщо у підсумку все пройде не так, як ви запланували, – все одно вам варто мати попередню виставу.

"Якщо тобі все одно, куди ти хочеш потрапити, дівчинко, тобі не важливо, куди йти", - говорив Алісі усміхнений Чеширський Кіт.

Концепція допоможе зрозуміти, куди ви хочете потрапити. Включіть у проект концепції те, що ви могли б розповісти за чашкою чаю потенційному учаснику заходу. Це не обов'язково має бути вся інформація про захід, включаючи бюджет та задіяні ресурси. Це все-таки внутрішні дані. Увімкніть у концепцію те, що ви могли б і хотіли розповісти учасникам.

У концепції можуть бути описані цілі та завдання заходу, його цільова аудиторія. Наведіть аргументи: навіщо необхідно брати участь у заході. Включіть туди технічну інформацію: дату та місце проведення, відомості про організаторів та підтримуючих організацій, партнерів та спонсорів, вкажіть вартість продукції, контактні дані тощо.

Концепція надалі може використовуватися як основа для створення сайту заходу, інформаційних брошур і т.д.

У ході підготовки заходу вам знадобиться кілька тимчасових планів різного масштабу.

Для зручності планування ви можете використовувати часові відрізки: місяць, тиждень, день. Чим більше часу до заходу, тим більшими часовими відрізками ви можете оперувати.

У типовому випадку, якщо підготовка заходу починається за кілька місяців, вам знадобляться три плани:

– загальний план робіт – понеділковий чи помісячний;

– план заключного етапу: останні кілька днів перед заходом, коли підходять усі дед-лайни (від англ. deadline– остаточні, крайні терміни), з'єднання всіх тимчасових компонентів має бути філігранним;

- Сценарій самого заходу. Буде цілком правильно, якщо він буде щохвилини.

Якщо слуга думатиме лише про те, що йому належить зробити протягом дня, він зможе зробити все. Прийматися потрібно лише через те, що можна закінчити протягом одного дня. Завтра теж буде лише один день.

Ямамото Цунетомо, «Хагакуре (Приховане в листі)», XVIII століття

Як скласти план?

Найкраще, якщо у вас вже є план попереднього заходу, який пройшов винятково успішно, і вам потрібно лише внести корективи. Навіть якщо захід не був надто вдалим, все одно добре, якщо план зберігся. Це означає, що ви зможете використовувати його, оскільки знаєте, де і що потрібно виправити.

Якщо ж такого плану немає, доведеться скласти його вперше.

Ось кілька порад.

– Складіть загальний список усіх робіт, які потрібно зробити перед заходом. Просто напишіть їх у стовпчик на папері. Постарайтеся зробити це надзвичайно скрупульозно.

– Маючи список робіт, розставте їх логічно у зворотному порядку, починаючи від дня майбутнього заходу і до цього моменту.

– Розпишіть ключові дати. Це своєрідні чекпойнти - контрольні точки, в яких перевіряється, наскільки успішно виконується план. У ці ключові дати повинні відбутися основні події з підготовки заходу: відправка запрошень, бронювання зали, оплата авіаквитків запрошеного доповідача тощо. необхідним для друку буклету), і з якимись календарними датами (свята, дні конкуруючих заходів, виставок тощо. буд.).

– Перевірте, як дати узгоджуються з календарем, врахуйте свята, вихідні та ін. Подивіться, як дати співвідносяться з планами робіт компанії в цілому: чи не перетинаються заплановані дії з відпусткою керівництва, участю компанії у виставках, участю у великих проектах всього доступного колективу фірми …

– Покажіть ваш план колегам, підрядникам (всю чи ту частину, яка їх стосується) та внесіть вказані ними корективи.

План готовий, приступайте до його реалізації.

Більшість таких робіт може бути виконана в пакеті Microsoft Project.

Як має виконуватися план?

Ви можете одночасно вибрати необхідний темп і слідувати наміченому або працювати з іншою швидкістю.

Графік ілюструє найкоротшу відстань між вихідною точкою та результатом. Тобто виконання робіт за цим графіком передбачає мінімальні трудовитрати та оптимальне завантаження.

Якщо ви працюєте повільніше, то щоб досягти запланованого результату, потрібно буде або працювати помітно інтенсивніше (тобто з перевантаженнями) на завершальному етапі, або змиритися з тим, що результати будуть набагато скромнішими.

Якщо ви почали виконувати план швидше за намічене, то це могло статися з наступних причин.

– Ви поставили собі надто прості завдання і тому їх легко виконуєте. Це погано, оскільки це означає, що або ви помилилися із завданнями, тоді як могли діяти більш амбітно, або просто не хочете брати на себе відповідальність при плануванні.

– Ви з ентузіазмом взялися до справи, отримали перші результати, вони вас окрилили, і вам здається, що все буде гаразд. Є небезпека, що незабаром через самозаспокоєність або просто втративши пекучий інтерес до проекту, ви можете послабити інтенсивність роботи, і результати будуть набагато скромнішими, ніж здавалося в середині проекту.

Зведення компонентів плану одне ціле

Також важливо, щоб компоненти з'єднувалися між собою. Одна частина команди не має обганяти іншу. У деяких випадках ви залучені до підготовки лише одного заходу, у деяких – відповідаєте за кілька заходів, що знаходяться на різних стадіях підготовки. Якщо людина не знає, що від її дій залежать інші дії, то вона може не усвідомлювати важливість роботи, заходи своєї відповідальності і щось пропустити або, навпаки, забігти вперед.

Наприклад, ви спілкуєтеся з дизайнером і кажете йому у вівторок, 1-го числа, що необхідно зробити макет для буклету, скажімо, у четвер, 3-го. Дизайнер каже: «O"кей». Для буклету є всі вихідні матеріали, і часу для виконання завдання начебто достатньо. го.

Ви домовляєтеся з друкарнею, що вранці в п'ятницю, 4-го, у вас буде макет і ви готові здати його до друку. Друкарня готується, планує час завантаження друкарської машини, час у репроцентрі для кольороподілу і т. д. Якщо час пропустити, воно буде віддано іншому замовнику і вам доведеться вставати в чергу.

Друкарня обіцяє, що надрукує буклети за чотири робочі дні, тобто увечері у п'ятницю, 11-го, у вас буде буклет. Це нормально, тому що у понеділок, 14-го, у вас відкривається виставка, де ви купили стенд і заплатили за це $5000, домовилися зустрітися з кількома дуже важливими замовниками, найняли промо-персонал для роздачі буклетів.

Всі ці гроші даремно викинуті, якщо дизайнер не виконав роботу вчасно. Але він не знає, наскільки важливий цей день... Усвідомлюючи те, що йому потрібно зробити цей макет і від його швидкості залежить робота десяти осіб і бюджет у десятки разів вищий за вартість його роботи, виконавець відповідальнішою ставиться до роботи, він розуміє мотивацію і розуміє, чому від нього вимагають здати його саме сьогодні, а не в інший день.

Сподіваюся, що такої ситуації у вас ніколи не буде.

Якісь частини заходу (наприклад, церемонії відкриття та закриття) доведеться продумати та прописати посекундно, вказавши, які дії йдуть одночасно, які є сигналом для інших дій тощо.

Також при складанні такого плану необхідно звернути увагу на те, щоб ваш план був зрозумілий іншим людям. Перевірте, наскільки зрозуміло ви все пояснюєте. Наприклад, розповівши свій план, попросіть команду написати сценарій. І порівняйте його потім із власною версією.

Час – єдиний цілком непоправний ресурс із усього, що ми маємо. Не обмежуйтесь просто прочитанням цього розділу. Дізнайтесь більше, як складати подібні плани, як керувати своїм часом. Я можу порадити прочитати «Тайм-драйв» Гліба Архангельського – одного з найкращих на сьогодні фахівців у Росії з тайм-менеджменту. Можливо, це допоможе вам у складанні планів для реалізації особистих та професійних цілей. Що, власне, нам і потрібне.

Ведіть облік ваших ресурсів. Обов'язково. Те, що ви не вважаєте своїм ресурсом, залишиться поза увагою і згодом буде втрачено. Зробіть внутрішню інвентаризацію та оцініть наявні ресурси.

Ресурси бувають дуже різноманітними. Безперечно, можна назвати наступні.

– Час.Як ви можете розпорядитися часом та які альтернативи? Чи достатньо часу на планування, підготовку та реалізацію проекту?

Чи дотримуєтеся термінів? Які є шляхи для економії часу?

Розвиток ресурсу:ви можете заощаджувати час завдяки плануванню, плануванню, плануванню. Делегуйте вирішення завдань та повноваження, максимально використовуйте комп'ютер, Інтернет, інші технічні засоби (їх створюють саме для цього).

Пам'ятайте, що час – один із найцінніших ресурсів. Причому він, як і нафта, невідновлюваний.

– Знання.Теж ключовий ресурс. Яка у вас освіта? Наскільки ви ерудовані? Якими специфічними та унікальними знаннями ви маєте? Як багато книг ви прочитали? Скільки зараз читаєте? Які газети та журнали ви читаєте? Скільки мовами розмовляєте? Як підвищуєте свої знання? Чи ділитеся своїми знаннями з оточуючими? Як ви передаєте ці знання? Чи не сидите на них, як Скупий лицар?

Розвиток ресурсу:читайте книги, журнали, сайти, відвідуйте освітні програми та семінари, беріть участь у галузевих конференціях, використовуйте спілкування з колегами з цією метою. Будда вчився навіть у жебрака перевізника біля гірської річки.

– Фінанси.Які фінансові можливості має ваша компанія? Наскільки серйозні проекти ви можете реалізувати? Які обмеження у використанні цього ресурсу? Яка його вартість для компанії?

Розвиток ресурсу:джерелом фінансових ресурсів можуть бути кредити, кошти інвесторів та деяких з ваших постачальників, які дають відстрочку платежів, спонсорські внески та, звичайно, платоспроможні та вдячні Клієнти.

– Персонал.Чи достатньо у вас персоналу, щоб упоратися з цим проектом? Чи достатньо його кваліфікації, навичок та здібностей? Наскільки він навчений та поділяє цінності компанії? Наскільки ваш персонал лояльний до компанії та Клієнтів (!). Наскільки згуртована та зіграна у вас команда, наскільки вона горить роботою? Які зірки, унікальні таланти є у вашому колективі?

Розвиток ресурсу:ваш персонал може постійно професійно розвиватися, ви можете залучати талановитих та компетентних фахівців за допомогою спеціалізованих агенцій (headhunters). Однак ви можете також залучати тимчасовий персонал – студентів, добровольців, фахівців із компаній ваших постачальників та партнерів.

– Технічна база.Які власні технічні засоби ви можете задіяти у рамках поточного проекту? Що потрібно придбати надалі? Які завдання дозволяє вирішувати ваша технічна база та в якому стані вона знаходиться?

Розвиток ресурсу:стежте за новинками. Ваші технічні засоби, програмне забезпечення постійно потребують обслуговування та модернізації. Швидкість технічного розвитку вражає. Ідіть у ногу з прогресом!

Це найбільш очевидні ресурси, які використовуються під час підготовки заходу. Однак не обмежуйтесь ними. У галузі event-менеджменту є ще специфічні та цінні ресурси.

– Ваш досвід.Ви робили подібні заходи і вже знаєте всі вузькі місця, у вас є статистичні дані та розуміння всього процесу загалом.

– Ваші зв'язки.У вас є чудові порадники на кожний випадок? Вас можуть рекомендувати? Ви можете легко та швидко знайти будь-якого потрібного вам фахівця?

– Бази даних.У нашій області значення цього ресурсу важко переоцінити. Це той город, який треба дбайливо прополювати та вирощувати. Іноді роками. Він дуже важливий, адже там зберігається інформація про Клієнтів.

– Ваші продукти.Наскільки вони добрі? Вони найкращі? Вони унікальні? Вони корисні? Вони масштабуються?

– Ваш підхід до роботи.Наскільки детально продумана та опрацьована ваша діяльність? Навіщо ви це робите, для кого?

– Ваша популярність.Коли ви знамениті, вам багато речей вдаються набагато простіше, ніж менш уславленим колегам. Ви більш вільні та цінніші. Звичайно, я не маю на увазі тих, про кого говорять: «сумно відомий пан N».

Бути відомим дуже зручно. Ви можете говорити з трибуни нудно і нудно, однак аудиторія в залі вирішить, що їм не вистачає освіти, щоб зрозуміти вас.

(Г. Кісінджер)

Ідентифікуйте ваші ресурси та подумайте, чи правильно ви використовуєте їх у своїй роботі. Ресурсів може бути багато, більше, ніж здається здавалося б. Вашим ресурсом може стати номер телефону або адреса сайту, що запам'ятовується. Це може бути вражаюча бібліотека ділової або профільної літератури, корисне для справи хобі співробітника, вдале становище офісу, унікальна Клієнтська база з гіперлояльністю та ін. Список практично нескінченний.

Як ми вибрали друкарню, яка друкує нам брошури? Ми не шукали кращого співвідношення ціна-якість. Просто вони знаходяться на поверх нижче за нас у тому ж бізнес-центрі. Ми переконали їх, що ми постійний і акуратний Клієнт, домоглися зниження цін, що влаштовує нас, і задоволені якістю. Ресурсом став офіс у бізнес-центрі. У нашій компанії є колекція буклетів, присвячених заходам, що проводяться іншими організаторами, – буклети конференцій з Англії, США, Німеччини, Швейцарії, Франції… Це джерело постійного натхнення для пошуку тем, оформлення буклетів та ін. Влаштуйте колекцію матеріалів за подібними заходами.

Ідентифікувавши свої ресурси, намагайтеся знайти шляхи їх розвитку.

Для того щоб захід пройшов чудово, вам потрібно в цей день правильно керувати співробітниками, залученими до процесу, диригувати всіма частинами вашого event-оркестру. Для цього буде потрібний внутрішній сценарій, розписаний щохвилини. Ніхто з учасників навіть не підозрюватиме про існування такого документа, але організатори орієнтуватимуться саме на нього. Тут має бути прописано, хто, коли і де має знаходитися, що робити та за що відповідати. При написанні цього документа та розподілі робіт та сфер відповідальності у вас буде два шляхи, на що орієнтуватися:

– підхід 1 – що є;

- Підхід 2 - Що потрібно.

Наприклад, ви можете спочатку виписати до стовпчика прізвища наявних у розпорядженні людей і розподіляти всі роботи тільки між ними. У цьому випадку ваші співробітники можуть виявитися перевантаженими, але ви не вийдете за рамки бюджету – будуть використані тільки ті ресурси (в даному випадку – людські), що є в наявності. Це перший підхід відштовхуватися від того, що є.

Навпаки, при написанні сценарію заходу ви можете описати ідеальну модель його проведення, розставивши ролі виходячи з того, чого необхідно домогтися, і давши кожному одне завдання (одна людина займається тільки координацією робіт підрядників, інша - виключно транспортом з 15.30 до 19.00 і т. д.). В цьому випадку можна максимально ефективно реалізувати задуманий хід заходу, але може виявитися, що для виконання цього плану доведеться залучати додаткових працівників. Це другий підхід - відштовхуватися від того, що потрібно.

При написанні сценарію подумайте про те, як будуть пов'язані між собою різні частини вашої команди, як між ними здійснюватиметься комунікація. При організації масштабного заходу добрим рішенням може стати включення до плану оперативного штабу. Це дозволить підрядникам, Клієнтам та вашим співробітникам використовувати при роботі принцип «одного вікна» – тобто для вирішення проблеми не доведеться шукати, хто конкретно займається даним питанням, де знаходиться ця людина і хто її може замінити, – досить просто повідомити оперативний штаб про наявність проблеми, та її співробітник сам зв'яжеться з потрібною людиною, віддасть необхідні розпорядження. Проте оперативний штаб не займається сам розв'язанням проблеми і тому не втрачає часу ні на що зайвий. Його завдання – тримати руку на пульсі заходу, бути в курсі того, що відбувається, максимально прискорювати обмін інформацією та стежити за тим, щоб сценарій заходу виконувався.

Причому під оперативний штаб не обов'язково задіяти офіс із сотнею телефонних ліній, що входять. Це може бути просто співробітник, який звільнений з інших обов'язків і якому дзвонять у разі нештатних ситуацій. Він, як шахіст, пам'ятає поточний стан заходу.

Під час підготовки заходу використовуйте попереднє інвестування у проект. Інвестування у сенсі. Необхідні ресурси би мало бути виділено ще за погодженні проекту, а чи не ставати предметом торгу під час його реализации. На жаль, таке теж трапляється досить часто.

Якщо замовник (або керівництво) доручає вам проект, то обмовте, скільки часу ви можете витратити на його реалізацію. І домовтеся, що цим часом ви можете розпоряджатися і воно не буде урізане.

Якщо вам дали щось додатково в навантаження, весь проект може опинитися під загрозою. Просто тому, що вам не вистачить часу. Краще, правильніше і далекоглядніше в цьому випадку сказати «ні».

Те саме стосується часу вашої команди. Наприклад, ви спланували всі роботи і бачите, що вам потрібна команда із трьох осіб на повну зайнятість на два місяці. Згідно з попереднім планом, їх час уже розписано на цей період. Досягніть того, щоб завантаженість вашої групи сприймалася максимально серйозно і вашим співробітникам не давали додаткової роботи.

Якщо вам виділено певний бюджет, постарайтеся домогтися того, щоб вам не потрібно було витрачати сили на вибивання чергового траншу фінансування.

Час має вартість. Повторне обговорення та узгодження бюджету забере у вас цей час. Те саме, яке ви запланували для інших дій і яке зобов'язані витратити на потрібні речі, щоб організувати проект.

Розуміти цінність чужого часу мають насамперед замовники заходу (або керівники компанії, якщо захід внутрішній). Намагайтеся зробити їх своїми однодумцями, постарайтеся донести до них думку, що попереднє інвестування – правильний підхід і є обґрунтування. Скажіть, що ви всі в одному човні і всі однаково зацікавлені в успіху заходу (я маю на увазі, вам дійсно слід вимовити фразу «Все в одному човні»).

Про те, як планувати завантаженість персоналу та грошові потоки, ми поговоримо в інших розділах.

Нині ж розглянемо приклади планів заходів, розроблених різними компаніями.

Документ 1. Приклад календарного плану робіт

Продовження док. 1

Продовження док. 2

Продовження док. 2

Продовження док. 2

Документ 3.

Приклад внутрішнього сценарію конференції (фрагмент).

Це бачать лише організатори.

Загальні правила

– Місце збору – стіл реєстрації, зал 1, 4-й поверх. Якщо ваша робота за сценарієм закінчилася або утворилася пауза, всі повертаються до столу реєстрації.

– За столом реєстрації має бути ідеальний порядок. Завжди.

– Екстрені питання, всі організаційні зміни та доповнення повідомляються Ганні (8-ххх-ххх-хх-хх).

– Якщо учасник конференції ставить вам питання, на яке ви не можете відповісти, скажіть, що ви за хвилину все з'ясуйте, і дайте відповідь рівно за хвилину, як і обіцяли.

– Покажіть усім, що ви професіонал, здатний упоратися зі своєю роботою. Причому ідеально.

– Усі задіяні особи – організатори конференції повинні знати, де і яка зала знаходиться, що в ній відбудеться і о котрій годині. Ця інформація міститься у програмі.

Продовження розкладу

Закінчення розкладу

У цьому плані докладно описано, які працівники та за що відповідають. Особливо це важливо, якщо один співробітник відповідає за реалізацію різних етапів проведення заходу. Щоб нічого не проґавити, він повинен мати перед очима документ, де буде зазначено, де він повинен перебувати в конкретний момент часу.

Для того щоб провести яскраве свято, що запам'ятовується, важливо заздалегідь скласти план заходів. Проаналізуємо ті аспекти, які потрібно враховувати у роботі педагогу. Наведемо приклад складання плану роботи дитячого літнього табору денного перебування.

Теоретичні моменти

Що таке план проведення заходу? Це документ, у якому вказано цілі, завдання, алгоритм дій, зазначено осіб, які відповідають за здійснення певних дій, спрямованих на досягнення поставленого завдання.

Вам буде цікаво:

Як складати план заходу? Його можна скласти для якоїсь конкретної події, наприклад, для святкування Нового року. Крім разових планів, існують також і тривалі, розраховані на чверть, півріччя, рік.

Як написати

Будь-який план передбачає кілька аналогічних пунктів. Як написати план для дітей? Спочатку потрібно визначити мету його проведення, тобто продумати результат. План дитячого заходу передбачає постановку досяжної, чіткої, зрозумілої мети. Обов'язково включається до змісту очікуваний результат, тобто те, що чекає педагог від створюваного заходу. Успішність задуманого свята має оцінюватись певними цифрами.

Також у плані зазначаються терміни його реалізації. Наприклад, якщо складається план новорічного заходу, отже, його проведення - грудень.

Ресурси - це елементи, які необхідні виконання заходу. Здійснення будь-якої мети залежить від багатьох елементів.

Тому, продумуючи, як складати план заходу, необхідно доручати кожен етап окремому працівникові.

Варіант шкільного свята

Як має виглядати план заходу? Приклад свята, присвяченого Дню знань, пропонуємо у вигляді таблиці. Крім мети, завдань, термінів, ресурсів, які будуть потрібні для реалізації задуманого, у плані також вказуються особи, які відповідають за окремі етапи його підготовки та проведення.

Із завданням складання плану заходів рано чи пізно доводиться зіткнутися з будь-яким керівником. Навіть якщо такий є в голові, перенесення його на папір часом викликає труднощі. До того ж часто потрібно знати не лише те, як скласти план заходу, а й те, як захистити його перед начальством.

План заходів – що це таке?

Так називається документ, в якому ставляться цілі та описуються конкретні дії для їх досягнення із зазначенням термінів виконання. Крім того, їм обов'язково передбачено ухвалу осіб, відповідальних за виконання тих чи інших прописаних дій.

Складати план заходів можна для конкретних подій або той чи інший період роботи компанії або її підрозділу. Заходи у випадку можуть бути разовими і регулярними, для останньої категорії прийнято складати регламенти проведення. Наприклад, як скласти план заходів щодо усунення порушень дисциплінарного характеру?

Будь-який проект, що знову починається, обов'язково вимагає складання чіткої схеми. Це з труднощами у створенні роботи великої маси людей. Щоб кожен із працівників усвідомив свої обов'язки, йому потрібна докладно прописана інструкція, основи якої таки закладаються в плані заходів.

А він точно потрібний?

Це заняття - написання плану - забирає чимало часу, і часом виникають питання щодо його доцільності. Слід чітко розуміти, що для правильності виконання будь-якого процесу необхідно врахувати всі дрібниці та передбачити можливі несподіванки.

Особливо важливо мати план заходів для грамотної організації фінансової сторони справи. Перекладаючи майбутній проект мовою цифр, ви стикаєтеся з необхідністю прораховувати кожну статтю витрат. Складаючи план, важливо дотримуватися принципів економії, використовувати наявні ресурси якомога раціональніше.

Якщо мета поставлена ​​складна, що включає цілий комплекс заходів, то відсутність заздалегідь написаного, чітко продуманого плану може призвести до повного хаосу. Кожен новий етап справи доведеться проводити локально, на що піде набагато більше сил та часу. При такому дробовому підході до справи великий ризик втратити загальний напрямок діяльності та зав'язнути у великій кількості незначних деталей.

Як саме він складається

Як скласти план заходу? При всьому величезному різноманітті вони мають приблизно однакову структуру і складаються з схожих пунктів з ідентичними за змістом термінами, які включають такі поняття:

• Мета – планування заходів, конкретних результатів якого ми бажаємо досягти. Це основа всього плану, що складається.
• До самих заходів належать ті дії, які мають призвести до досягнення очікуваних результатів.
• Під результатом мається на увазі те, чого ми бажаємо досягти після виконання запланованого. Виражатися він повинен у конкретних показниках, що вимірюються цифрами та чітко прописаними досягненнями.
• Терміни - це ті часові рамки, в які слід укласти всі заплановані заходи. Якщо йдеться про події, що регулярно повторюються, слід прописати їх періодичність.
• Під ресурсами розуміються всі матеріальні, технічні, фінансові активи, виділені для задуманого.
• Відповідальними особами називають тих, хто керує заходом та відповідає за його результати. Як такі можуть виступати окремі співробітники чи цілі підрозділи підприємства (організації).

Важливим моментом є визначення єдиних критеріїв поставленої мети з урахуванням узгодження інтересів різних підрозділів та економічної доцільності.

Плани у різних сферах

Розглянемо як скласти план заходу на конкретних прикладах.

Припустимо, ви керівник певної установи. Як скласти план заходів щодо охорони праці?

Алгоритм дій у разі виглядає так: роботодавцем повинна бути створена служба з охорони праці або призначена особа, відповідальна за цю роботу. Усе це фіксується відповідним наказом. План заходів є переліком того, у чому організація відчуває об'єктивні потреби відповідно до специфіки конкретного виробництва. При цьому необхідно враховувати наявні технічні можливості.

Складається план на конкретний рік із відображенням розрахункових термінів для проведення кожного з пунктів. У ньому обов'язково фіксуються прізвища та посади тих співробітників, які відповідають за окремі етапи. Затверджується такий план колективним договором або угодою з охорони праці, яка приймається як додаток до нього.

Що він містить

Список може відрізнятися залежно від умов роботи тієї чи іншої організації, підприємства, установи. Пункти, що включаються до нього, можуть у загальному випадку мати такий вигляд:

• оцінка умов трудової діяльності та перерахування необхідних заходів за її результатами;
• заходи щодо технологічного переобладнання;
• придбання засобів захисту працівників;
• перевірка та модернізація засобів захисту та сигналізації;
• встановлення автоматизованої системи контролю;
• механізація процесів очищення та роботи з відходами, а також обробка небезпечних та шкідливих речовин.

• модернізація вентиляційної системи;
• перевірка та оптимізація потрібного рівня освітлення;
• розробка та встановлення обладнання для організації відпочинку людей та забезпечення питною водою;
• придбання необхідних засобів захисту та їх зберігання;
• проведення інструктажів та навчання персоналу техніці безпеки та охорони праці;
• навчання людей прийомам першої медичної допомоги;
• проведення регулярних лікарських оглядів, а також оздоровчих та спортивних заходів для співробітників тощо.

Займемося охороною природи

Інший приклад - складання плану заходів щодо охорони навколишнього середовища. При проектуванні та зведенні будь-якого об'єкта даний документ є обов'язковим і включає не лише цифри, а й схеми та діаграми.

Розробка його ведеться на основі креслень об'єкта, схематичного планування того населеного пункту, де він розташований, генпланів довколишніх підприємств. У ньому мають бути враховані вимоги закону щодо збереження природних ресурсів.

Як скласти план заходів щодо охорони природи? Основні його пункти - це список дій, мета яких - захистити довкілля, та перелік очікуваних результатів. Перша (основна) частина плану повинна включати роботу з з'ясування рівня шкоди, заподіяної об'єктом природі. Далі – дії, здатні ліквідувати чи звести до мінімуму дані негативні впливи.

Що ще він включає

Третій важливий пункт – докладний кошторис, що враховує всі витрати на здійснення запланованих заходів. Обов'язковим додатком цієї документації має бути карта-схема з позначенням навколишніх територій, які можуть постраждати від діяльності підприємства або внаслідок теоретично можливої ​​аварії.

Передбачувана результативність запланованих дій визначається шляхом аналітичних експертних оцінок, що приблизно визначають ступінь майбутнього шкідливого впливу об'єкта. Фахівцями також пропонуються методи зменшення очікуваного негативу, що неодмінно має знайти свій відбиток у плані.

Інший пункт документа повинен містити конкретні дані щодо розрахунку обсягу виробничих відходів із встановленням їх допустимої кількості та способи зменшення викидів.

Як скласти план заходів щодо ГО

Якщо має бути розроблено план заходів цивільної оборони, попередньо слід вивчити вказівки керівництва та уточнити розпорядження начальника ГО району. Керівнику організації перед розробкою такого документа слід зв'язатися з військовим комісаріатом і з'ясувати дані щодо постачання необхідної техніки та висновків, прийнятих для можливих випадків стихійного лиха або серйозних аварій.

На основі цих вказівок слід починати розробляти плани для конкретної установи чи організації. Головна умова - відображення реальних та обґрунтованих з наукової точки зору заходів. Слід враховувати обстановку у разі можливого застосування зброї потенційним противником, на основі чого можна буде розрахувати необхідну кількість коштів та сил для ліквідації небезпечних наслідків та налагодження трудової діяльності об'єкта.

Весь комплекс запланованих дій має бути ретельно продуманий з метою оптимізації витрат сил, часу та засобів та уникнення необґрунтованих втрат людей та техніки.

Де вони складаються

Плани можуть належати до лікарень, підприємства НС та економіки. Вони можуть стосуватися закладів освіти, культури чи охорони здоров'я. Такі плани управляють захистом населення у воєнний час або складаються у разі аварій або непередбачених стихійних лих.

Наступний пункт - планомірність та приведення об'єкта в готовність із зазначенням послідовності виконання кожної з дій. Якщо йдеться про мирний час, слід передбачити заходи, які мають на меті попередити надзвичайні ситуації, а також ліквідувати наслідки тих, що вже трапилися.

План роботи з цивільної оборони кожного об'єкта має бути включений до переліку основних заходів щодо захисту населення на поточний рік. Мета такого планування - організований переведення до умов воєнного часу, теоретична необхідність у якому має враховуватися за визначенням.

План цивільної оборони обов'язково має мати в своєму розпорядженні установи, які мають на увазі масове перебування в них людей. Необхідність такого плану диктується можливістю терористичних загроз і спрямована на підвищення ефективності екстрених заходів та організації аварійно-рятувальних робіт.

Вирушаємо до лікувально-профілактичного закладу

Плани заходів складаються в різних сферах. Якщо, припустимо, за родом службових обов'язків вам належить скласти план дезінсекційних заходів у ЛПЗ, слід передусім проаналізувати обстановку щодо ключових моментів, що потребують уваги керівництва саме в цій сфері.

Такий план може складатися з організаційних заходів, що включають виступи та лекції для медперсоналу з профілактики інфекційних захворювань з організацією заліків, проведення та контроль якості роботи дезінфекційного та стерилізаційного характеру, генеральних прибирань у кожному з відділень, виявлення випадків інфекційних захворювань та проведення комплексу протиепідемічних заходів.

Планом мають бути передбачені адміністративні обходи всіх підрозділів з метою проконтролювати дотримання санітарно-гігієнічного режиму, складання графіку заходів щодо дезінсекції та дератизації, проведення необхідних санітарно-мікробіологічних лабораторних досліджень. До переліку дій обов'язково має бути включене забезпечення, ремонт чи заміна медичного обладнання, впровадження нових методів стерилізації та дезінфекції. Крім того, необхідно запланувати заходи щодо підготовки приміщень до опалювального сезону, систематичного знезараження повітря, провітрювання палат та дотримання температурного режиму.

Повинен бути передбачений достатній запас лікарських та дезінфікуючих засобів, проведено профілактичні бесіди серед пацієнтів щодо запобігання інфекційним захворюванням та необхідності здорового способу життя.

Як скласти план заходів загальношкільного батьківського комітету

Плани заходів часто розробляються у сферах громадського контролю. Як приклад, можна розглянути роботу шкільного батьківського комітету. Метою його діяльності є активна участь у шкільному житті, допомога педагогічному колективу, організація різноманітних заходів із дітьми.

Батьківський комітет обирається загальними зборами на період, рівний зазвичай одному навчальному році, і він має вирішувати завдання з виявлення потреб та інтересів школярів, визначення шляхів їх досягнення та складання відповідної програми.

Як скласти план заходу у школі? Чим саме має зайнятися батьківський комітет? Перелік може полягати у проведенні запланованих батьківських зборів у класі із формуванням шкільного активу, оформленні інформаційних стендів, роботі з неблагополучними сім'ями, що підлягають внутрішньошкільному обліку. В даному випадку завданням батьківського комітету є розмова з тими з батьків, які не в змозі забезпечити необхідний контроль за поведінкою та навчанням дітей.

Про що не слід забувати

План має передбачити складання графіка проведення зборів, організацію шкільного харчування, питання медичного обслуговування та виконання санітарно-гігієнічних заходів. У ньому може порушуватися питання шкільних суботників із залученням батьків, а також організація круглих столів, профорієнтаційних заходів та батьківських консультацій.

Окремим пунктом обов'язково має бути включено інформування шкільного керівництва про прийняті комітетом рішення та перебіг їх виконання.

Як правило, до плану заходів батьківського комітету включаються питання підсумкової атестації старшокласників, зустрічі з вчителями з метою консультацій. Згідно з планом, батьків також залучають до позакласних заходів та спортивних змагань у рамках усієї школи чи окремого класу.

Додатковим пунктом може бути нагородження батьків за успіхи у справі виховання та активну участь у шкільному житті.

Всім здрастуйте!

У кожної людини в житті буває безліч моментів, пов'язаних з урочистістю. Свята взагалі класне проведення часу, тому до проведення свята варто підійти з розумом, і обов'язково скласти план його проведення.

Тепер почнемо детальне складання плану проведення свята, і перше про що варто потурбуватися — це місце його проведення.

Місце проведення свята

Залежно від місця проведення свята план організації свята слід внести свої корективи. Майданчик для проведення свята може бути організований у різних місцях.

Перший варіантце орендоване приміщення, кафе, клуб, кав'ярня чи ресторан.

Якщо ви вирішили орендувати приміщення, то слід відразу обговорити з його власниками питання його прикраси, музичної апаратури, ді-джея, меню з напоями та закусками.

Можливо, умови надання цих послуг добре впишуться до бюджету проведення заходу, і ви займатиметеся іншою підготовкою.

Другим варіантом для місця проведення свята може бути природа. Виїхати на захід на природу, чи то в ліс, чи на водойму, та хоч посеред поля – це чудова ідея.

Під час проведення заходу на природі слід подбати про укриття на випадок негоди, також варто продумати питання автономного енергопостачання, якщо планується організувати велике свято.

Ну і третій варіант: можна запланувати проведення свята у себе вдома, цей варіант підійде, якщо ви живете у своєму будинку, або у вас є заміський будинок. Мені він найбільше до вподоби, тому що я живу в домі.

Виберіть правильний час

Обов'язково прорахуйте початок проведенняподії. Причому при призначенні часу врахуйте такі моменти:

Перше:Зручність для гостей – сюди зважте на закінчення робочого часу, час на підготовку до походу на свято, дорогу до місця його проведення.

Друге:Обставини, від яких залежить початок заходу (у разі якщо свято прив'язане до якогось часу доби)

Третє:Час роботи транспортних організацій, адже не всі мають автомобілі, хтось поїде до вас громадським транспортом.

Коли час початку свята запланований - обов'язково попередьте всіх гостей, наприклад, розішліть або розвезіть запрошення, або просто всіх зателефонуйте.

Тепер настав час запланувати бюджет свята

Бюджет заходу

Бюджет заходу залежить від наступних факторів:

1. чисельність гостей, - Виходячи з чисельності будуть варіюватися витрати на їжу та напої, а також кількість подарунків.

2. меню свята– потрібно грамотно продумати меню свята та скоригувати фінанси в залежності від того, яку ви подаватимете їжу і що питимете (якщо будете).

3. Виходячи з програми свята та наявності та кількості конкурсів – заплануйте витрати на призи та подарункипереможцям цих конкурсів.

4. Обов'язково придумайте будь-який сюрпризна свято, не забудьте врахувати витрати на нього.

5. Прикраса майданчикатакож може вплинути на бюджет заходу.

Наступним етапом складання плану організації свята буде:

Розподіл обов'язків

При розподілі обов'язків слід вибрати ведучого,який коригуватиме хід свята та спрямовуватиме його, при необхідності, у потрібне русло.

На його плечі також ляже обов'язок дотримуватися своєрідного регламентпроведення заходу (час проведення конкурсів, подача певних страв, корекція роботи ді-джея) загалом, ведучого потрібно обрати тлумачного та заводного.

Призначте йому пару помічників з гостей, тільки попередьте їх заздалегідь.

Організуйте музичний супровід. Заздалегідь підготуйте необхідну музику, обговоріть, чи не потрібна ведучому музика для програми проведення свята.

Може так виявитися, що потрібні різні мінусівки чи якась пісня, яку колись потім шукатиме. Також подивіться, як може вплинути на настрій.

Як варіант можна найняти діджея, але йому теж варто переговорити з ведучим за пару днів до свята, щоб він підготувався.

Найміть фотографа або попросіть будь-кого зі знайомих, які мають навички фотографування, для організації зйомки свята. Повірте переглядати надалі хороші фото завжди приємно.

Відеозйомку заходу теж можна організувати, але це на любителя, що часто буває достатньо фотографа.

Складання програми

Разом з ведучим розробте програму проведення свята, ретельно продумайте регламент проведення заходу.

У програму свята увімкніть взаємодію гостей один з одним, наприклад проведення конкурсів, змагань, програвання смішних сценок, загалом проявите фантазію або скористайтеся інтернетом. Придумайте будь-який сюрприз на свято.

Після складання програми організуйте взаємодію ведучого, ді-джея та помічників ведучого.

Ну і нарешті, коли свято настало, то святкуйте його з душею, не лийте в себе тоннами алкоголь, беріть участь у всіх конкурсах, не хвилюйтеся, святкувати треба з розмахом будь-який захід.

Добре організоване свято запам'ятається надовго, і бажано, щоб це були лише добрі спогади. Тому обов'язково продумуйте організації майбутнього свята.

На цьому закруглююсь, не забуваємо підписуватись на оновлення блогу, з Вами був автор блогу « » Меньків Сергій.

Усього доброго щасливо провести час!

PS. Я трохи граю на гітарі, тому регулярно відвідую Youtube у пошуках цікавої гри на гітарі, послухайте заворожує!