Quy trình xây dựng bảng nhân sự của tổ chức. Mọi thứ bạn cần biết về nhân sự

Nhân sự là một kế hoạch nhân sự. Một số công ty bỏ qua việc biên dịch nhân sự, vì nó không phải là tài liệu chính, và Mẫu số T-3, được sử dụng để chuẩn bị, có tính chất tư vấn. Tuy nhiên, trên thực tế, việc bố trí nhân sự là cần thiết và giúp người sử dụng lao động cả trong việc kiểm soát và quản lý nội bộ cũng như khi giao tiếp với các cơ quan thanh tra. Hôm nay chúng tôi hiểu tất cả các khía cạnh của việc chuẩn bị và bảo trì của nó.

Điều gì đe dọa việc thiếu nhân sự?

Bảng nhân sự thường được yêu cầu cung cấp lao động và thanh tra thuế trong các lần kiểm tra. Sự vắng mặt của nó được hiểu là vi phạm pháp luật lao động và bảo hộ lao động. Đối với hành vi vi phạm như vậy, một quan chức bị phạt 1-5 nghìn rúp, một tổ chức - với số tiền 30-50 nghìn rúp (Điều 5.27 của Bộ luật Xử lý vi phạm hành chính của Liên bang Nga).

Bảng biên chế giúp biện minh cho việc sa thải nhân viên để cắt giảm biên chế trong một vụ kiện ở tòa án. Nếu không có bảng định biên nhân sự, người sử dụng lao động khó chứng minh được việc sa thải là chính đáng. Cũng sẽ không thể chứng minh rằng tại thời điểm sa thải, không có vị trí tuyển dụng nào trong tổ chức có thể được cung cấp cho những người lao động bị sa thải (người sử dụng lao động có nghĩa vụ cung cấp các công việc khác sau khi cắt giảm theo Điều 179 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga). Liên đoàn).

Ai và làm thế nào để lập và duy trì bảng nhân sự?

Nói chung, việc chuẩn bị một bảng nhân sự là nhiệm vụ thiêng liêng của một nhà kinh tế lao động từ bộ phận tổ chức và trả công lao động (Danh mục trình độ cho các vị trí quản lý, chuyên gia và nhân viên khác, Nghị định của Bộ Lao động Nga số 100/2016/NĐ-CP). 37 ngày 21 tháng 8 năm 1998). Tuy nhiên, trên thực tế, danh sách nhân viên được chuẩn bị bởi kế toán, nhân viên hành chính và luật sư. Người đứng đầu công ty và kế toán trưởng chịu trách nhiệm chính thức về bảng nhân sự, kể từ khi họ ký tên.

Bảng nhân sự có thể được lập cho bất kỳ khoảng thời gian nào, nhưng nó thường được thực hiện trong một năm. Để quy trình này diễn ra như kim đồng hồ mọi lúc, bạn nên mô tả nó trong Hướng dẫn làm việc tại văn phòng:

chỉ ra các điều khoản và quy tắc cho sự phát triển và giới thiệu các thay đổi;
mẫu trình tự duyệt bảng biên chế;
người chịu trách nhiệm lập, ký danh sách cán bộ, điều lệnh của người;
thành phần của các quy định pháp lý và địa phương của người sử dụng lao động, trên cơ sở đó bảng nhân sự được tạo ra;
những nhân viên cần phối hợp với bảng nhân sự dự thảo và những thay đổi đối với nó.

Định dạng cho nhân viên là gì?

Bảng nhân sự là một hành động quy phạm địa phương mô tả cơ cấu tổ chức của công ty và nhân sự của công ty. Lịch trình được lập theo mẫu số T-3 (Nghị quyết số 1 của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga “Về việc phê duyệt các mẫu chứng từ kế toán cơ bản thống nhất để hạch toán lao động và thanh toán” ngày 5 tháng 1 năm 2004 ), đó là lời khuyên. Nó có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu của công ty. Tuy nhiên, theo ý kiến của chúng tôi, tốt hơn là sử dụng mẫu số T-3, vì nó chứa tất cả các dữ liệu cần thiết.

Làm thế nào để điền vào Mẫu số T-3?

Chi tiết biểu mẫu được định dạng như sau:

Tên công ty phải tuân thủ đầy đủ những gì được ghi trong các tài liệu cấu thành, bao gồm cả tên viết tắt và tên trên ngoại ngữ. Nếu có tên viết tắt thì ghi trong ngoặc đơn, đứng sau tên đầy đủ.

mã tổ chức- tám ký tự của mã theo Phân loại doanh nghiệp và tổ chức toàn Nga (OKPO).

Ngày chuẩn bịđịnh dạng HH.MM.YYYY

Hiệu lực. Nó cho biết thời gian biên chế sẽ có hiệu lực và kể từ ngày nó có hiệu lực.

Chúng tôi điền vào các cột, tổng cộng có 10 cột.

Tên đơn vị kết cấuđược chỉ định mà không có chữ viết tắt theo phân loại đơn vị được người sử dụng lao động phê duyệt. Nếu không có bảng phân loại thì xếp theo thứ tự ABC hoặc giảm dần số lượng lao động của đơn vị.

Nếu việc cung cấp lợi ích cho nhân viên phụ thuộc vào tên của đơn vị, thì tên của đơn vị phải được chỉ định theo phân loại ngành của các ngành công nghiệp nguy hiểm và các tài liệu liên quan khác.

Mã phân khu kết cấu. Nó cũng được chỉ định theo bộ phân loại mà chúng được đặt theo tầm quan trọng về chức năng. Nếu không có bộ phân loại, mã có thể được gán cho các phân mục theo thứ tự bảng chữ cái hoặc theo thứ tự khác.

Vị trí (chuyên ngành, nghề nghiệp), loại, hạng (loại), trình độ chuyên môn. Nó được chỉ định mà không có chữ viết tắt trong thành phần của đơn vị cấu trúc, bắt đầu từ người đứng đầu, kết thúc bằng người thực hiện kỹ thuật. Chú ý: đối với người lao động - nghề nghiệp, đối với người lao động - vị trí (đoạn 7 Điều 144 Bộ luật Lao động của Liên bang Nga).

Số đơn vị nhân viênđược chỉ định cho từng vị trí hoặc nghề nghiệp. Nếu công việc bán thời gian được dự kiến, thì nó được biểu thị bằng tỷ lệ thích hợp (ví dụ: 0,5; 2,75, v.v.).

Mức lương, tiền lươngđược biểu thị bằng số tiền lương hàng tháng, tùy thuộc vào hệ thống tiền lương (biểu giá, tiền lương, tỷ lệ phần trăm lợi nhuận, tỷ lệ tham gia lao động, v.v.) Tiền lương phải được biểu thị bằng rúp hoặc theo tỷ lệ phần trăm, hệ số, v.v. Tốt hơn là nên từ bỏ thông lệ chỉ ra mức lương bằng đô la. Chính thức, điều này không bị cấm, Bộ luật Lao động của Liên bang Nga chỉ nói về nghĩa vụ của người sử dụng lao động phải trả lương bằng rúp. Đó là, tiền lương chỉ đơn giản là chuyển thành rúp theo tỷ giá hiện tại. Tuy nhiên thực hành chênh lệch giá nói rằng có vi phạm.

bộ luật lao động Liên bang Nga không có các quy tắc cấm trực tiếp người sử dụng lao động đặt tiền lương trong ngoại tệ(đơn vị thông thường), vì trong Phần 1 của Nghệ thuật. 131 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga chỉ đề cập đến việc trả lương bằng tiền mặt bằng tiền của Liên bang Nga (bằng đồng rúp). Nhưng theo phần 3 của Art. 129 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga thuế suất và tiền lương là cố định, không thay đổi trong suốt thời gian của hợp đồng. Và vì quy mô của tiền lương luôn được tính theo tỷ giá hiện tại, nên theo tòa án, việc đồng đô la giảm giá có thể dẫn đến tình trạng xấu đi trong điều kiện trả lương của nhân viên.

Phụ cấp. Cột 6-8 biểu thị kích thích và thanh toán bồi thườngđược thành lập theo luật hoặc theo sáng kiến của người sử dụng lao động.

trong biểu đồ Tổng cộng tổng số cột 5-8 (lương và phụ cấp) nhân với số đơn vị nhân viên được chỉ định.

Ghi chúđược điền nếu thông tin trong các cột của biểu mẫu không rõ ràng và cần làm rõ.

Chữ ký dưới bảng dự thảo biên chế do thủ trưởng và kế toán trưởng ký.

Đừng quên ghi số tài liệu vào cột thích hợp của biểu mẫu.

Kế hoạch nhân sự đã sẵn sàng, tiếp theo là gì?

Bảng nhân sự được phê duyệt theo thứ tự có liên quan cho hoạt động chính. Văn bản mệnh lệnh nêu rõ thực tế phê duyệt bảng biên chế, tổng số đơn vị biên chế và ngày văn bản có hiệu lực. Đơn đặt hàng được ký bởi người đứng đầu công ty hoặc người được ủy quyền khác, sau đó nó được đăng ký trong Sổ đăng ký đơn đặt hàng cho hoạt động chính. Số đăng ký được dán vào đơn đặt hàng. Sau đó, đơn đặt hàng và danh sách nhân viên được gửi để lưu trữ vô thời hạn, theo quy định, cùng với các đơn đặt hàng khác cho hoạt động chính.

Làm thế nào để thực hiện thay đổi?

Vì bảng nhân sự được phê duyệt theo đơn đặt hàng nên các thay đổi cũng được thực hiện theo đơn đặt hàng. Ngày ban hành lệnh thay đổi và ngày thay đổi có hiệu lực thường không giống nhau. Nếu những thay đổi nhỏ, các sửa đổi đối với lịch trình sẽ được ban hành và nếu chúng có quy mô lớn, một bảng nhân sự mới sẽ được lập với một đơn đặt hàng mới để phê duyệt.

Những thay đổi đối với bảng nhân sự thường ảnh hưởng đến nhân viên, do đó, theo sau đó là sự thay đổi trong hợp đồng lao động. Trong hầu hết các trường hợp, ứng dụng của họ cần có sự đồng ý của nhân viên, tuân thủ thời hạn thông báo cho nhân viên, v.v.

Chú ý: việc nhân viên làm quen với lệnh sửa đổi bảng nhân sự không phải là sự xác nhận về việc anh ta đồng ý thay đổi các điều kiện hợp đồng lao động.

Hãy xem làm thế nào để phản ánh sự thay đổi trong tiền lương của nhân viên. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thông báo cho nhân viên về điều này trước hai tháng, sau đó ra lệnh sửa đổi bảng nhân sự. Thứ tự cho biết các vị trí, mức lương mới và ngày thay đổi có hiệu lực. Nhân viên của bộ phận nhân sự, những người sẽ thay đổi hợp đồng lao động, làm quen với đơn đặt hàng dưới chữ ký.

Sau đó, các thỏa thuận bổ sung được ký kết với nhân viên. Ở họ, việc giới hạn bản thân trong việc tăng hoặc giảm lương là chưa đủ - bạn cần chỉ ra lý do (theo Điều 22 và 132 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, mức lương của người lao động phụ thuộc vào trình độ, mức độ phức tạp của công việc được thực hiện, số lượng và chất lượng lao động đã sử dụng). Nếu không, chẳng hạn, nhân viên sẽ có thể yêu cầu thanh toán bổ sung cho các khoảng thời gian trước đó mà anh ta đã làm như vậy, nhưng với số tiền ít hơn.

Chú ý: để giảm số lượng tiền lương trong đơn phương theo Nghệ thuật. 74 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga chỉ có thể thực hiện được khi điều kiện làm việc của tổ chức hoặc công nghệ thay đổi. Ví dụ như khi áp dụng chính sách quản lý nhân sự mới, khi hiện đại hóa sản xuất, giảm khối lượng đầu ra, tổ chức lại sản xuất.

Tuy nhiên, đối với một sự điều động như vậy, vị trí và trình độ của nhân viên không được thay đổi, người sử dụng lao động phải chứng minh rằng các điều kiện quy định trong hợp đồng lao động không thể được duy trì và việc không đưa ra quyết định giảm lương sẽ dẫn đến sa thải hàng loạt nhân viên. Lập luận dưới hình thức giảm nhu cầu về dịch vụ hoặc sản phẩm hoặc giảm lợi nhuận là không đủ.

Bảng định biên nhân sự là tài liệu phản ánh cơ cấu, biên chế của tổ chức. Nó chứa các thông tin sau: danh sách các đơn vị cơ cấu, vị trí của nhân viên, thông tin về lương chính thức và phụ cấp cá nhân, tổng số lượng và bảng lương hàng tháng của một tổ chức hoặc cơ quan. Dữ liệu này là cần thiết để người đứng đầu tổ chức tối ưu hóa công việc, hơn thế nữa sử dụng hiệu quả lao động và nguồn lực vật chất. Trong bài viết chúng tôi sẽ giải đáp một số thắc mắc liên quan đến bảng chấm công nhân viên.

Bảng nhân sự (mẫu T-3) là một tài liệu nhân sự, hình thức của nó được phê duyệt bởi Nghị định của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga ngày 01/05/2004 N 1. Tài liệu này chứa danh sách các đơn vị cấu trúc, tên về vị trí, chuyên môn, nghiệp vụ cho biết trình độ, thông tin về số lượng đơn vị nhân viên (Hướng dẫn về ứng dụng và điền vào các mẫu tài liệu kế toán chính để hạch toán lao động và thanh toán, được phê duyệt bởi Nghị định của Ủy ban Thống kê Nhà nước Liên bang Nga ngày 01/05/2004 N 1 (sau đây gọi tắt là Hướng dẫn)). Ngoài ra, bảng nhân sự cho biết mức lương (mức thuế quan), các khoản thanh toán bổ sung và phụ cấp cho từng vị trí.

Một tổ chức ngân sách có thể thực hiện các hoạt động của mình bằng cách sử dụng có nhiều nguồn tài trợ, chẳng hạn như trợ cấp phân công của chính phủ và tiền nhận được từ dịch vụ trả phí. Về vấn đề này, thù lao cho các chuyên gia của các vị trí cá nhân có thể được thực hiện cả bằng chi phí của hai nguồn và bằng chi phí của một trong số họ. Trong thực tế, việc tổng hợp hai, và trong một số trường hợp là ba bảng nhân sự cho mỗi nguồn, đã được sử dụng rộng rãi. Nó có đúng không?
Lưu ý pháp luật hiện hành không quy định việc chia biên chế thành các bộ phận phụ thuộc vào nguồn hình thành quỹ tiền lương. Để làm bằng chứng, chúng tôi trình bày các lập luận sau đây.

Các tổ chức ngân sách được phân loại là các tổ chức nhà nước (thành phố). Các hệ thống thù lao của các tổ chức như vậy được thiết lập có tính đến các khuyến nghị do ủy ban ba bên của Nga về điều chỉnh các mối quan hệ xã hội và lao động, và ý kiến của các công đoàn có liên quan (hiệp hội công đoàn) và hiệp hội của người sử dụng lao động.
Do đó, theo đoạn 19 của Khuyến nghị thống nhất * (1), bảng nhân sự của một tổ chức được người đứng đầu tổ chức phê duyệt và bao gồm tất cả các vị trí của nhân viên (nghề nghiệp của người lao động) của tổ chức này. Các yêu cầu tương tự được nêu trong đoạn 10 của Quy định về thiết lập hệ thống tiền lương cho nhân viên của các tổ chức ngân sách liên bang, tự trị và thuộc sở hữu nhà nước, được phê duyệt bởi Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 08/05/2008 N 583 (sau đây gọi là - Quy định ).

Đoạn 35 của Khuyến nghị thống nhất khuyến nghị thành lập một bảng nhân viên duy nhất trong một tổ chức, bất kể loại nào hoạt động kinh tế là các bộ phận cấu trúc của tổ chức.
Do đó, do pháp luật hiện hành không quy định việc phân chia nhân sự thành các bộ phận tùy thuộc vào nguồn hình thành quỹ lương, nên tổ chức nên lập một bảng nhân sự cho tất cả các vị trí, bất kể nhân viên đó tham gia vào hoạt động nào.

Vì vậy, chúng tôi phát hiện ra rằng bảng nhân sự là một tài liệu duy nhất cho tổ chức. Khi xây dựng bảng nhân sự cần tuân thủ những quy định nào? Lưu ý để thống nhất tên gọi ngành nghề, chức vụ cũng như xác định phạm vi nhiệm vụ công việc Các phân loại sau đây được chấp nhận cho một nhân viên:
- Bảng phân loại toàn Nga về nghề nghiệp của người lao động, vị trí của người lao động và các loại tiền lương, được phê duyệt bởi Nghị định về Tiêu chuẩn Nhà nước của Liên bang Nga ngày 26 tháng 12 năm 1994 N 367 (đã được sửa đổi vào ngày 18 tháng 7 năm 2007);
- Danh mục trình độ của các vị trí quản lý, chuyên gia và nhân viên khác, được phê duyệt bởi Nghị định của Bộ Lao động Liên bang Nga ngày 21 tháng 8 năm 1998 N 37 (sửa đổi ngày 29 tháng 4 năm 2008);
- Sổ tay Trình độ và Biểu giá Thống nhất về Công việc và Nghề nghiệp của Người lao động (ETKS), được phê duyệt bởi Nghị định của Chính phủ Liên bang Nga ngày 31 tháng 10 năm 2002 N 787 (đã được sửa đổi vào ngày 20 tháng 12 năm 2003).
Ngoài ra, Nghị định của Bộ Lao động Liên bang Nga ngày 02/09/2004 N 9 đã phê duyệt Quy trình áp dụng Sổ tay trình độ thống nhất cho các vị trí quản lý, chuyên gia và nhân viên, giải thích một số vấn đề liên quan đến việc áp dụng này. sổ tay trong thực tế.

Để tham khảo. Hãy nhớ lại rằng Danh mục trình độ chuyên môn thống nhất cho các vị trí quản lý, chuyên gia và nhân viên và quy trình áp dụng nó dành cho các tổ chức, bất kể quyền sở hữu và hình thức hoạt động của tổ chức và pháp lý.

Khi phát triển bảng nhân sự, chúng tôi khuyên bạn nên phản ánh tên của các vị trí, cũng như khắc phục các nghĩa vụ trong hợp đồng lao động theo các phân loại được đặt tên, đặc biệt nếu nhân viên giữ một vị trí được đảm bảo và bồi thường theo các hành vi pháp lý quy định.
Khi xây dựng bảng biên chế, đôi khi có một câu hỏi đặt ra: làm thế nào để phản ánh chính xác số lượng đơn vị biên chế trong tài liệu này? Theo Hướng dẫn, khi điền vào biểu mẫu biên chế (f. T-3), cột 4 "Số lượng đơn vị nhân viên" cho biết số lượng đơn vị nhân viên được cung cấp trong tổ chức này, bao gồm cả những đơn vị chưa hoàn thiện. Ví dụ: nếu cần thuê một nhân viên bán thời gian cho vị trí luật sư, trong cột 4 của bảng nhân sự, bạn có thể chỉ ra không phải "1" mà là "0,5".
Ngoài ra, hãy nói về việc điền thêm một số dòng của biểu mẫu này. Vì vậy, trong cột 5 "Mức thuế suất (tiền lương), v.v." tiền lương hàng tháng phải được biểu thị bằng đồng rúp theo thuế suất (tiền lương) tùy thuộc vào hệ thống thù lao được áp dụng trong tổ chức theo luật hiện hành của Liên bang Nga.

Điều 143 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, quy định về hệ thống thuế quan, trả công, tạo cơ sở để thiết lập một "ngã ba" của tiền lương chính thức, tức là chỉ ra mức lương chính thức cho một vị trí tự do từ mức tối thiểu đến kích thước tối đa. Khi thiết lập một "ngã ba" tiền lương cho các vị trí cùng tên, người ta nên nhớ nghĩa vụ của người sử dụng lao động là cung cấp cho nhân viên mức lương như nhau cho công việc có giá trị như nhau (Điều 22 Bộ luật Lao động của Liên bang Nga). Như các quan chức của Rostrud đã giải thích trong Thư N 1111-6-1 ngày 27 tháng 4 năm 2011, mức lương cho các vị trí cùng tên trong bảng nhân sự nên được đặt giống nhau. Việc xác định tiền lương cho một nhân viên có trình độ cao có thể được thực hiện bằng cách thêm tiền thưởng và các khoản thanh toán khác vào tiền lương. Lưu ý rằng các khoản thanh toán khuyến khích và bồi thường: các khoản thanh toán bổ sung và phụ cấp có tính chất đền bù, tiền thưởng và các khoản thanh toán khuyến khích khác - được nêu trong cột 6-8 của bảng nhân sự.

Hơn nữa, trong thực tế, có thể cần phải điều chỉnh bảng nhân sự. Một số bài viết có thể được thêm vào nó, và một số bị xóa. Tất cả các thay đổi trong bảng nhân sự được thực hiện theo lệnh (chỉ thị) của người đứng đầu tổ chức hoặc người được anh ta ủy quyền.
Tuy nhiên, khi thay đổi số lượng nhân viên theo hướng giảm, cần lưu ý rằng, theo Điều. 82 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga khi quyết định cắt giảm số lượng hoặc biên chế nhân viên của tổ chức và chấm dứt có thể hợp đồng lao động với họ theo khoản 2 h. 1 Điều. 81 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, người sử dụng lao động có nghĩa vụ:
- thông báo cho cơ quan được bầu của tổ chức công đoàn cơ sở về việc này bằng văn bản không muộn hơn hai tháng trước khi bắt đầu các sự kiện liên quan và nếu quyết định cắt giảm số lượng hoặc biên chế của nhân viên có thể dẫn đến sa thải hàng loạt công nhân, thì không muộn hơn hơn ba tháng trước khi bắt đầu các hoạt động có liên quan. Các tiêu chí cho việc sa thải hàng loạt được xác định trong các thỏa thuận về ngành và (hoặc) lãnh thổ. Các giải thích tương tự được đưa ra trong Định nghĩa của Tòa án Hiến pháp Liên bang Nga ngày 15.01.2008 N 201-O-P;
- cảnh báo cá nhân từng nhân viên và chống lại việc nhận ít nhất hai tháng trước khi sa thải (Điều 180 Bộ luật Lao động của Liên bang Nga).
Thông thường, trong thực tế, các tình huống phát sinh khi một tổ chức thay đổi nguồn thù lao cho nhân viên. Ví dụ: một vị trí đã được chuyển đến bộ phận nhân viên có tiền lương được tài trợ từ các hoạt động tạo thu nhập. Nhân viên có nên được thông báo trước hai tháng rằng một sự thay đổi như vậy đã được thực hiện? Tôi có cần sửa đổi nó nếu tiền lương của nhân viên vẫn giữ nguyên không?
Theo Phần 2 của Nghệ thuật. 57 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, điều kiện tiền công là bắt buộc để đưa vào. Việc thay đổi các điều kiện do các bên xác định, bao gồm cả các điều kiện về thù lao, chỉ được phép khi có sự đồng ý của các bên, việc này phải được ký kết bằng văn bản theo quy định của Nghệ thuật. 72 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga. Đồng thời, điều kiện trả công không nên phụ thuộc vào nguồn hình thành quỹ lương (ngân sách, ngoài ngân sách).

Các trường hợp ngoại lệ đối với quy tắc này là các trường hợp được quy định trong Nghệ thuật. 74 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga. Quy tắc này trao cho người sử dụng lao động quyền đơn phương thay đổi các điều khoản của hợp đồng, được xác định khi ký kết, liên quan đến thay đổi điều kiện làm việc của tổ chức hoặc công nghệ. Người sử dụng lao động có nghĩa vụ thông báo cho người lao động bằng văn bản về những thay đổi sắp tới do các bên xác định, cũng như lý do cần những thay đổi đó, trước hai tháng, trừ khi Bộ luật Lao động của Liên bang Nga có quy định khác. Tuy nhiên, trong trường hợp này, việc chuyển đổi sang một nguồn khác để hình thành quỹ tiền lương tự nó không phải là cơ sở để thực hiện các thay đổi.
Trong tình huống đang được xem xét, quyết định của ban quản lý tổ chức ngân sách nhằm thay đổi nguồn trả lương không ảnh hưởng đến quyền của người lao động được trả lương cho công việc có trình độ ngang nhau. Do đó, bất kỳ thông báo đặc biệt nào của nhân viên về sự thay đổi theo kế hoạch theo Nghệ thuật. 74 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga là không bắt buộc.

Câu hỏi tiếp theo có thể nảy sinh trong thực tế liên quan đến việc giảm các đơn vị bài đăng riêng lẻ trong bảng nhân sự. Thông thường, việc loại bỏ bất kỳ vị trí nào là do thiếu Tiền bạc trả lương cho các chuyên gia này. Tuy nhiên, tổ chức cần dịch vụ của họ trong những tình huống nhất định. Ví dụ, một tổ chức có một tai nạn liên quan đến thiệt hại cho hệ thống thoát nước. Không có thợ sửa ống nước trong tiểu bang. Trong trường hợp này, tổ chức có quyền ký kết hợp đồng khẩn cấp với chuyên gia được chỉ định không?

Bằng nghệ thuật. 58 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga khẩn cấp được ký kết khi quan hệ lao động không thể được cài đặt trên thời hạn không xác địnhđưa ra bản chất công việc tương lai hoặc các điều kiện để thực hiện nó, cụ thể là trong các trường hợp được quy định tại Phần 1 của Nghệ thuật. 59 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, ví dụ:
- trong thời gian thực hiện nhiệm vụ của một nhân viên vắng mặt, theo quy định của luật lao động và các hành vi pháp lý điều chỉnh khác có chứa các quy tắc luật lao động, thỏa thuận tập thể, thỏa thuận, quy định địa phương, hợp đồng lao động giữ lại nơi làm việc;
– trong thời gian làm việc tạm thời (tối đa hai tháng);
– để thực hiện công việc thời vụ, khi do điều kiện tự nhiên công việc chỉ có thể được thực hiện trong một khoảng thời gian nhất định (mùa);
- đối với công việc vượt ra ngoài các hoạt động bình thường của người sử dụng lao động (tái thiết, lắp đặt, chạy thử và các công việc khác), cũng như công việc liên quan đến việc mở rộng sản xuất hoặc khối lượng dịch vụ được cung cấp tạm thời (lên đến một năm) có chủ ý;
- với những người tham gia làm việc trong các tổ chức được thành lập trong một khoảng thời gian xác định trước hoặc để thực hiện một công việc được xác định trước, v.v.
Tuy nhiên, đối với điều này, danh sách nhân viên của tổ chức phải có một bộ phận của nghề này mà người trên có thể được chấp nhận, nếu không việc trả lương cho anh ta sẽ là bất hợp pháp.
Ví dụ, với những người tham gia vào việc loại bỏ tai nạn công nghiệp, có thể giao kết các hợp đồng mang tính chất pháp luật dân sự. Đối với điều này, một số điều kiện cũng phải được đáp ứng:
- sự sẵn có của các quỹ thích hợp theo điều khoản phụ có liên quan của KOSGU. Lưu ý rằng điều này cũng áp dụng cho các hợp đồng được ký kết với điều kiện thanh toán từ số tiền nhận được từ các hoạt động tạo thu nhập. Nếu các chi phí này được đưa vào kế hoạch hoạt động tài chính và kinh tế của tổ chức, thì tổ chức đó có quyền thực hiện chúng và do đó có nghĩa vụ thanh toán chúng;
– tuân thủ nghiêm ngặt các quy tắc của Luật về hệ thống hợp đồng*(2).

* * *

Tóm tắt tất cả những gì đã được nói, chúng tôi lưu ý những điều sau:
1. Bảng nhân sự (f. T-3) là một tài liệu nhân sự được lập theo mẫu đã được phê duyệt như một tài liệu duy nhất cho tổ chức.
2. Các chức danh trong danh sách cán bộ phải được thể hiện theo đúng bảng phân loại đã lập.
3. Nên quy định mức lương các chức danh trùng tên như nhau. Việc thực hiện quyền của một nhân viên được nhận mức lương cao hơn cho công việc lành nghề phải được thực hiện bằng cách thiết lập các khoản phụ cấp và thanh toán phù hợp được cung cấp bởi hệ thống tiền lương của tổ chức này.
4. Khi cắt giảm các đơn vị biên chế, cần tính đến các yêu cầu của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, đặc biệt là cảnh báo cá nhân từng nhân viên và chống lại việc nhận ít nhất hai tháng trước khi sa thải.

M. Zaripova,
chuyên gia tạp chí
"tổ chức ngân sách: kế toán và thuế"

, Bài trước
Bài tiếp theo

Bảng nhân sự là một trong những tài liệu chính được thiết kế để giải quyết các vấn đề nhân sự tại doanh nghiệp. Nó quy định các vị trí tuyển dụng và số lượng của chúng, thuế suất cho một chuyên ngành cụ thể và các khoản phụ cấp có thể có. Chỉ với sự trợ giúp của giấy này, chủ sở hữu hoặc giám đốc của doanh nghiệp mới có thể ký kết hợp đồng lao động hoặc cắt giảm nhân viên.

Tại sao bạn cần một tài liệu nhân sự?

Việc chuẩn bị tài liệu này là bắt buộc, vì nó bảo vệ nhân viên khỏi bị sa thải vô cớ (xem thêm -), đảm bảo mức thù lao chính xác. Ngoài ra, không có lịch trình, không thể thực hiện giảm theo Nghệ thuật. 81 của Bộ luật Lao động của Liên bang Nga và thuê các chuyên gia và công nhân.

Dựa trên tài liệu này, ban quản lý đưa ra các quyết định sau:

Ký đơn xin việc;
Cách chức một nhân viên khỏi văn phòng;
Số tiền thanh toán tiền lương;
Thiết lập mức thuế quan của công nhân này hoặc công nhân đó.

Được hướng dẫn bởi cùng một tài liệu, bộ phận nhân sự:

Chọn nhân viên lao động cần thiết;
Chuẩn bị các tài liệu cần thiết trong lĩnh vực nhân sự;
Phân tích thành phần định tính của nhân viên;
Đề xuất phương án sắp xếp lại nhân sự;
Chuẩn bị các tài liệu cần thiết.

Thiếu nhân sự được coi là vi phạm Bộ luật Lao động và bị phạt tiền

Trích xuất từ tài liệu nhân sự có thể được yêu cầu bởi dịch vụ thuế, thanh tra lao động, các quỹ khác nhau - lương hưu và bảo hiểm xã hội và cả Trung tâm việc làm.

Ai đang biên soạn?

Trách nhiệm biên soạn có thể thuộc về các bộ phận khác nhau, tùy thuộc vào cách thức tổ chức của doanh nghiệp. Vì vậy, nó có thể được sáng tác:

Các chuyên gia nhân sự;
Kế toán viên hoặc kế toán trưởng;
Nhà kinh tế;
Người đứng đầu doanh nghiệp.

Tài liệu lập kế hoạch

Khi lập lịch cần dựa vào một số văn bản quy phạm, bao gôm:

Phân loại ngành nghề;
Bộ luật Lao động Liên bang Nga;
Biểu thuế được nhà nước phê duyệt.

Ngoài ra, khi biên soạn giấy nên lấy mẫu tài liệu T-3 làm cơ sở. Đúng vậy, hình thức sửa lịch trình này không bắt buộc phải sử dụng và được dùng như một mẫu hoặc ví dụ, trên cơ sở đó mỗi doanh nghiệp có thể xây dựng biểu mẫu xây dựng lịch trình của riêng mình. Điều đáng chú ý là biểu mẫu chứa các chi tiết chính để điền vào.

Tài liệu về số lượng công nhân và tiền lương của họ được doanh nghiệp biên soạn độc lập và phản ánh tất cả thông tin về nhân viên, ngoại trừ những người làm nghề tự do.

Nếu hình thức được thiết lập không phù hợp với việc quản lý doanh nghiệp, thì nó luôn có thể được điều chỉnh cho phù hợp với yêu cầu của tổ chức.

Những gì được lưu ý trong tài liệu?

Các dữ liệu sau đây được chỉ định trong bảng nhân sự:

Thông tin về nhân sự của tổ chức và tiền lương của từng nhân viên;
Cơ cấu doanh nghiệp - phòng ban, chi nhánh, bộ phận khác;
Hơn nữa, các vị trí phù hợp với các phân loại đặc biệt, bao gồm cả các vị trí còn trống và các vị trí dành cho người khuyết tật. Vị trí được chỉ định trong tài liệu được cố định trong sách bài tập khi đi xin việc;
Số lượng đơn vị nhân viên cho mỗi vị trí tuyển dụng. Trong trường hợp vị trí tuyển dụng cung cấp công việc bán thời gian, giá trị 0,5 hoặc 0,75 được cố định trong dòng tương ứng;
Lương theo từng vị trí. Khi điền vào dòng này, bạn phải nhớ mức lương tối thiểu. Với sự trợ giúp của tài liệu này, các khoản phụ phí được cố định - theo tỷ lệ phần trăm hoặc dạng tiền tệ. Các khoản phụ cấp như vậy thường được cung cấp cho thâm niên, thời gian phục vụ, điều kiện làm việc khó khăn hoặc nguy hiểm và uy tín của tổ chức.

Khi xây dựng bảng lương cho cùng một vị trí với mức thù lao, ngành nghề, trình độ khác nhau thì quy định một mức biểu cho từng đơn vị.

Số lượng chuyên gia cần thiết phụ thuộc vào cấu trúc của doanh nghiệp, các tiêu chuẩn được thiết lập trước đó về số lượng và dịch vụ. Điều này có tính đến số lượng công việc trong doanh nghiệp.

Chúng tôi đưa ra một ví dụ về cơ cấu nhân sự theo mẫu số T-3.

Dữ liệu sau đây được chỉ định trong tiêu đề của bảng nhân sự hoặc trên trang tiêu đề:

Tên của tổ chức - tên đầy đủ của doanh nghiệp, nếu có dạng viết tắt thì ghi trong ngoặc đơn ngay sau tên đầy đủ;
mã OKPO – mã số doanh nghiệp. Bạn có thể tìm thấy nó bằng cách sử dụng phân loại toàn Nga doanh nghiệp, tổ chức”. Tìm hiểu thêm về mã OKPO;
số văn bản - số thứ tự của lịch trình được ấn định;
Ngày chuẩn bị - ghi rõ ngày, tháng, năm lập văn bản;
Đã được phê duyệt . Dòng này cũng yêu cầu không gian cho số và ngày của đơn đặt hàng. Hoàn thành sau khi tiến độ được phê duyệt;
Trong thời gian - dòng này cho biết ngày có hiệu lực của lịch trình và ngày kết thúc của nó;
Nhà nước (đơn vị) - tổng số công việc được hiển thị trong tài liệu.

Phần chính của tài liệu là một bảng trong đó nó được viết:

tên phần - Các sở, ngành, văn phòng đại diện. Thông thường, các bộ phận hành chính đi trước, sau đó đến các phòng ban và phân xưởng;
Mã bộ phận - số trong cơ cấu của tổ chức. Tại các doanh nghiệp nhỏ, nó có thể không được lấp đầy;
Vị trí và trình độ của nhân viên . Để điền vào cột này, bạn có thể sử dụng bộ phân loại nghề nghiệp OK 016-94, bộ phân loại nghề nghiệp OK 010-93 và các sách tham khảo phân loại khác;
Số đơn vị lực lượng lao động ;
Mức lương, tiền lương ;
phụ cấp - được thiết lập bởi cả pháp luật và bởi người sử dụng lao động. Số tiền cố định hoặc tỷ lệ phần trăm;
Tổng cộng - số tiền lương với tất cả các khoản phụ cấp được chỉ định. Trong trường hợp này, nếu tất cả các khoản thanh toán được chỉ định bằng đồng rúp, thì tổng số tiền của chúng sẽ được xem xét. Mặt khác, một dấu gạch ngang được đặt, các ghi chú được chỉ định và các hành vi quy phạm đối với các khoản phụ cấp được liệt kê;
ghi chú - làm thông tin thêm và giải thích.

Dựa trên dữ liệu đã nhập về tiền lương và phụ cấp, cũng như số lượng vị trí nhân viên, ngân sách tiền lương của tổ chức được tính toán. Số tiền này được ghi trên bảng nhân sự. Dưới đây, dưới bảng tiến độ hoàn thành cần có chữ ký của thủ trưởng xí nghiệp, bộ phận nhân sự và bộ phận kế toán. In trên tài liệu đã hoàn thành không được đặt.

Cấu trúc này có thể được sử dụng trong việc chuẩn bị nhân sự của bất kỳ doanh nghiệp nào.

Phê duyệt và thời hạn hiệu lực

Thường thì một lịch trình mới được soạn thảo vào đầu năm. tài liệu sẵn sàngđược người đứng đầu phê duyệt với sự giúp đỡ của một đơn đặt hàng. Sau đó, số và ngày của đơn đặt hàng được nhập vào dòng "Đã phê duyệt" trên tài liệu đã hoàn thành.

Do việc bố trí nhân sự liên quan trực tiếp đến tiền lương, xin giới thiệu phiên bản mới tốt nhất vào đầu tháng.

Tài liệu đã hoàn thành được xuất bản thành ba bản. Một người đứng đầu doanh nghiệp, người thứ hai ở phòng nhân sự, người thứ ba ở phòng kế toán.

Trưởng các bộ phận cơ cấu nhận trích ngang danh sách cán bộ.

Thời hạn hiệu lực của tài liệu không được tiêu chuẩn hóa nghiêm ngặt. Thường thì lịch trình được soạn thảo trong một năm, nhưng trong một số trường hợp, nó có thể có hiệu lực trong vài năm hoặc thay đổi sau vài tháng do tổ chức lại doanh nghiệp. Thông thường, ban quản lý doanh nghiệp tự đặt các điều khoản của lịch trình và chỉ ra nó trên tài liệu.

chỉnh sửa tài liệu

Trong một số trường hợp, có thể cần phải có một tài liệu hợp lệ. Một số lý do phổ biến nhất là:

Sự xuất hiện của các vị trí mới;
điều chỉnh lương;
Danh sách thay đổi vị trí tuyển dụng và các vị trí bán thời gian;
Giảm các đơn vị chính thức;
Đổi tên tiểu mục và bài viết.

Có hai cách để thay đổi một tài liệu hiện có:

Lập một lịch trình mới;
Ban hành nghị định về việc sửa đổi một tài liệu đã được chuẩn bị sẵn.

Những thay đổi ngụ ý làm xấu đi điều kiện làm việc tại doanh nghiệp - tăng giờ làm việc, v.v., ban quản lý có nghĩa vụ thông báo cho nhân viên 2 tháng trước khi chúng có hiệu lực.

Video: Cách điền bảng nhân sự bằng 1C?

Một trong những những cách đơn giản nhân sự - sử dụng để tổng hợp các chương trình máy tính. Một trong số đó là 1C. Video hướng dẫn này cung cấp thông tin về cách sử dụng chương trình để lập bảng nhân sự và sắp xếp nó một cách chính xác.

Bảng nhân sự là tài liệu cơ bản trên cơ sở đó tiến hành tuyển dụng, giảm lương và tính lương cuối cùng trong tháng. Bất kỳ nhân viên nào được quản lý ủy quyền đều chịu trách nhiệm biên soạn. Không có yêu cầu thống nhất cho việc thực hiện một tài liệu, nhưng hầu hết các doanh nghiệp sử dụng Mẫu số T-3 để tạo ra nó.

Người sử dụng lao động Nga duy trì tài liệu liên quan đến nhu cầu hệ thống hóa và ghi lại công việc của nhân viên. Một ví dụ về tài liệu như vậy là bảng nhân sự (sau đây gọi là - SR). Tài liệu được chỉ định Là hành động địa phương nhà tuyển dụng. Được phê duyệt bởi SHR theo lệnh của người sử dụng lao động. Tài liệu này phải được làm quen với mỗi nhân viên tại thời điểm làm việc. Đối với tài liệu này, có một mẫu thống nhất quy phạm được thiết lập, nhưng nó không bắt buộc. Có thể tải xuống bảng nhân sự cho LLC (mẫu 2017) từ liên kết bên dưới.

Khái niệm biên chế

biên chế là tài liệu cần thiết cho mỗi nhà tuyển dụng, bởi vì nó phải chứa thông tin về sự phân công lao động hiện có giữa những người lao động.

Đặc biệt, tầm quan trọng của bảng nhân sự đối với người sử dụng lao động được chứng minh bằng vị trí của bộ phận được nêu trong Thư của Rostrud ngày 21 tháng 1 năm 2014 N PG / 13229-6-1.

Cụ thể, từ bức thư nói trên, nó như sau:

SR là một hành động pháp lý địa phương bắt buộc đối với người sử dụng lao động;
không có quy tắc luật định để biên soạn BCV;
vị trí trong hợp đồng được ký kết phải được chỉ định theo SR.

Trước đây, trong số các mẫu tài liệu chính bắt buộc được Ủy ban Thống kê Nhà nước phê duyệt, cũng có bảng nhân sự. Cho đến năm 2013, việc sử dụng các hình thức tài liệu độc lập như vậy không được phép. Tuy nhiên, hiện nay, nghĩa vụ sử dụng mẫu thống nhất thích hợp cho các tổ chức thương mại đã mất đi sự liên quan.

Đến nay, các tổ chức này có quyền xác định độc lập hình thức nào của tài liệu này sẽ được áp dụng:

thống nhất (mẫu số T-3);
được phát triển và phê duyệt độc lập.

Để làm ví dụ về tài liệu đang được đề cập, chúng tôi khuyên bạn nên tải xuống bảng nhân sự của một tổ chức xây dựng (mẫu từ liên kết bên dưới).

mẫu nhân sự

Thời hạn, thời gian, trường hợp phê duyệt bảng nhân sự không được thiết lập bởi pháp luật. Vì vậy, quyết định những vấn đề này là đặc quyền của người sử dụng lao động.

Nhân sự được công nhận là người địa phương hành động quy phạm người sử dụng lao động, ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động làm việc của anh ta. Do đó, nhân viên có nghĩa vụ phải làm quen với tài liệu này đối với chữ ký trong quá trình làm việc trước khi ký hợp đồng lao động.

Thành lập bảng nhân sự

Đặc biệt, bảng nhân sự nên bao gồm:

cơ cấu của tổ chức nêu rõ vị trí, ngành nghề và (hoặc) chuyên môn, loại công việc cụ thể;
biên chế;
tiền công.

Hợp đồng lao động với nhân viên được ký kết theo thông tin có trong SR.

Để phản ánh chính xác một loại công việc cụ thể trong BCV, chúng tôi khuyên bạn nên làm theo Quy trình, đã được phê duyệt. Nghị định của Ủy ban Thống kê Nhà nước Nga ngày 24 tháng 3 năm 1999 N 20.

Lịch trình được đề cập được phê duyệt bởi một tài liệu hành chính, được ký bởi người đứng đầu tổ chức hoặc người khác có thẩm quyền thích hợp.

Mẫu thống nhất có nội dung chi tiết yêu cầu trưởng phòng nhân sự và kế toán trưởng ký vào danh sách nhân viên.

Trong trường hợp không có các vị trí liên quan trong tổ chức, cả hai chức năng này đều do người đứng đầu thực hiện.

tổ chức (mẫu T-3) là một trong những giấy tờ nhân sự bắt buộc phải có tại mọi doanh nghiệp. Là một biểu mẫu nhân sự, bạn có thể sử dụng biểu mẫu T-3 hoặc bạn có thể độc lập phát triển một biểu mẫu thuận tiện cho tổ chức của mình, biểu mẫu này sẽ tính đến các đặc điểm riêng của các hoạt động của bạn. Bạn có thể tải xuống bảng nhân sự T-3 bên dưới. Làm thế nào để điền vào mẫu đơn này một cách chính xác?

Nhân sự lấy mẫu

Mẫu T-3 chứa thông tin về nhân sự của tổ chức. Điều này bao gồm thông tin về các bộ phận của doanh nghiệp, tên của các đơn vị công việc, số của họ. Ngoài ra, đối với mỗi vị trí, tỷ lệ thuế quan, tiền thưởng và phụ cấp khác nhau được chỉ định. Hơn nữa, đối với tất cả các vị trí, tổng chi phí mỗi tháng được tính toán. Do đó, bảng nhân sự cho phép bạn đánh giá mức ngân sách tiền lương hàng tháng.

Đây tài liệu nhân sự, nó có thể được soạn thảo, chẳng hạn như vào đầu năm hoặc từ khi bắt đầu các hoạt động của tổ chức. Tổ chức tự chọn ngày hết hạn. Nếu tổ chức đang phát triển năng động, thì việc lập danh sách nhân viên mới hàng năm và cho biết thời hạn hiệu lực của nó là 1 năm. Nếu tổ chức nhỏ, thì có lẽ lịch trình của bạn sẽ kéo dài trong vài năm. Trong mọi trường hợp, trên mẫu T-3, bạn phải cho biết ngày bắt đầu của tài liệu và thời hạn hiệu lực.

Nếu trong quá trình hoạt động ở trạng thái của doanh nghiệp có một số thay đổi nhỏ (số lượng đơn vị nhân viên thay đổi, tiền lương của một số đơn vị chính thức thay đổi, tên của vị trí thay đổi), thì việc phê duyệt mới là hợp lý. bảng biên chế, nhưng để thay đổi bảng hiện tại. Đối với điều này, người đứng đầu đưa ra một đơn đặt hàng thích hợp và những thay đổi cần thiết được thực hiện đối với mẫu T-3 hiện tại. Ví dụ, nếu những thay đổi lớn liên quan đến, thì tốt hơn là bạn nên lập một bảng nhân sự mới.

Việc chuẩn bị tài liệu này được giao cho các nhân viên của bộ phận nhân sự, và trong trường hợp không có tài liệu đó, giao cho các nhân viên của bộ phận kế toán.

Bản thân biểu mẫu T-3 được điền khá đơn giản: bạn cần vẽ tiêu đề và bảng có vị trí.

Bảng nhân sự ở dạng T-3 chứa thông tin về bộ phận cấu trúc doanh nghiệp chỉ định mã của họ theo phân loại nội bộ của tổ chức; tên của các vị trí theo bộ phân loại OKPDTR và số của chúng. Hệ thống thù lao cho vị trí này (lương, phụ cấp) cũng được phản ánh.

Tổng số tiền lương cho mỗi vị trí được nhân với số đơn vị này, giá trị kết quả sẽ phản ánh ngân sách hàng tháng cho nhân viên của vị trí này. Tiếp theo cộng các giá trị hàng tháng tiền công tất cả các vị trí, và thu được ngân sách hàng tháng cho toàn bộ nhân viên của tổ chức.

Sau khi hoàn thành biểu mẫu T-3, nó sẽ được gửi cho người quản lý phê duyệt, người này sẽ đánh dấu sự chấp thuận của mình ở đầu biểu mẫu.

Khóa học của tác giả Olga Likina (Kế toán M.Video Management) rất phù hợp để sắp xếp hồ sơ nhân sự trong công ty cho người mới bắt đầu và kế toán viên ⇓