प्लानेरका, ऑपरेटिव, ऑपरेशनल मीटिंग। संगठन, आचरण। सुबह की बैठकों का प्रभावी ढंग से संचालन कैसे करें। पूर्वाभ्यास

यथासंभव कुशलता से नियोजन बैठकें आयोजित करना और उनका संचालन करना।

चर्चा के लिए बताई गई समस्या का समाधान खोजें या रचनात्मक दिशा में स्थिति के विकास की दिशा निर्धारित करें।

नियोजन बैठक आयोजित करना दिलचस्प है ताकि प्रतिभागियों के पास जम्हाई लेने का समय न हो और उन्हें समय बर्बाद करने का अहसास न हो।

कार्य योजना

1. योजना बैठक आयोजित करने की प्रस्तावित पद्धति से परिचित हों।

2. खुद को तैयार करें, तैयार करें आवश्यक सामग्रीऔर प्रतिभागियों को आमंत्रित करें।

3. एक योजना बैठक आयोजित करें।

4. योजना बैठक के परिणामों को संक्षेप में बताएं और सभी प्रतिभागियों को उनसे परिचित कराएं।

बैठक का आयोजन कैसे करें

प्रथमनियोजन बैठक के लिए जो आवश्यक है वह बैठक का प्रश्न या विषय है। क्या टास्क करेंक्या आप फैसला करना चाहते हैं? आयोजना बैठक का परिणाम संगठन के कार्य पर क्या सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा। बैठक के प्रतिभागियों को इस मुद्दे से पहले से परिचित कराएं। इस प्रकार, आप योजना बैठक के दौरान समय बचाएंगे, और चर्चा में भाग लेने वाले पहले से ही आ सकते हैं दिलचस्प विचारआपके प्रश्न पर।

दूसरा- ये वे लोग हैं जो योजना बैठक में भाग लेंगे। प्रश्न का उत्तर खोजने के लिए आपको किस स्तर के विशेषज्ञ और प्रबंधक, या किस प्रकार के लाइन कर्मचारियों की आवश्यकता है।

तीसरा- बैठक का स्थान। यह महत्वपूर्ण है कि यह एक अलग कमरा या एक विशेष बैठक कक्ष भी हो। जहां सभी के लिए पर्याप्त जगह होगी, वहां बाहरी लोग (कर्मचारी जो योजना बैठक में भाग नहीं ले रहे हैं) आपको परेशान नहीं कर पाएंगे और फोन भी नहीं बजेंगे।

चौथी- बैठक का समय। यह वांछनीय है कि यह सभी प्रतिभागियों या स्थायी के लिए सुविधाजनक हो। उदाहरण के लिए, दैनिक नियोजन बैठकें प्रतिदिन सुबह 8:30 बजे आयोजित की जाती हैं।किसी भी मामले में, नियोजन बैठक का समय चुनते समय, आपको सबसे महत्वपूर्ण प्रतिभागियों पर ध्यान देना होगा। और इसे पहले से, कई घंटों के लिए, या बल्कि, दिनों के लिए नियुक्त करें।

पांचवां- योजना बैठक आयोजित करने के नियम। न केवल योजना बैठक समय पर शुरू करना महत्वपूर्ण है, बल्कि इसे समय पर समाप्त करना भी महत्वपूर्ण है। पहले से निर्धारित करें कि किस क्रम में प्रश्नों पर चर्चा की जाएगी और प्रत्येक प्रतिभागी को आवंटित समय। इसे सीमित करें, इससे रिपोर्ट संक्षिप्त और यथासंभव जानकारीपूर्ण हो जाएगी। उदाहरण के लिए, एक प्रदर्शन 10 मिनट से अधिक नहीं है।

छठा- तात्कालिक सामग्री। आवश्यक न्यूनतमये सभी प्रतिभागियों और पेपर के लिए पेन हैं। इस बात का पहले से ही ध्यान रखें, ताकि आपको क्या और क्या लिखना है, इसकी तलाश में चर्चा का समय बर्बाद न करना पड़े। आपको इसकी भी आवश्यकता हो सकती है: फ्लिप चार्ट, प्रोजेक्टर, स्क्रीन, लैपटॉप, प्रिंटर। सभी उपकरणों को पहले से तैयार और परीक्षण किया जाना चाहिए।

सातवीं- योजना बैठक के मेजबान या सचिव, जो आपके मुद्दे की चर्चा की प्रक्रिया और परिणामों को रिकॉर्ड करेंगे।

योजना प्रारूप

1. संक्षेप में, सूचना बैठक।

आपके संगठन के सभी विभागों के नेताओं के लिए इस तरह की योजना बैठकें सप्ताह की शुरुआत में साप्ताहिक आयोजित की जा सकती हैं।

ये योजनाकार किस लिए हैं?

2. योजना बैठक - वर्तमान कार्यों का वितरण।

आमतौर पर प्रत्येक कार्य दिवस की शुरुआत में आयोजित किया जाता है। प्रारूप स्पष्ट है - प्रबंधक दिन के लिए अधीनस्थों को कार्य देता है। घटना का समय भी नहीं बढ़ाया जाना चाहिए - सभी ने कार्य प्राप्त किया और इसे पूरा करने के लिए चले गए।

3. उठाए गए मुद्दों पर चर्चा के लिए बैठक की योजना बनाना।

आप अपना प्रश्न पहले से तैयार करते हैं, जो आपके लिए तैयार किया गया था जीवन ही और आपके बाजार में वर्तमान स्थिति।आप नियोजन बैठक के उद्देश्य को आवाज दें, यह जानकारी प्रतिभागियों को भेजें। उन्हें इस विषय पर (यदि आवश्यक हो) तैयार करने के लिए कहें। योजना बैठक के नियमों और सचिव को अग्रिम रूप से निर्धारित करें। सभी प्रतिभागियों को योजना बैठक के परिणाम भेजें। ऐसी नियोजन बैठक का समय दो घंटे से अधिक नहीं है। लेकिन ऐसे समय होते हैं जब अधिक समय की आवश्यकता होती है। इस मामले में, वह चाय के लिए 15-20 मिनट के व्यवस्थित ब्रेक की योजना बनाएगा और बस आराम करेगा। (चाय और मिठाई भी पहले से बना लें!)

4. रचनात्मक योजना बैठक।

कोचिंग में काम के लिए अनुरोध
1) विकास के लिए रचनात्मकता के संसाधन का विकास (स्व-विकास, व्यावसायिक विकास, व्यवसाय विकास)
2) आंतरिक संघर्षों को हल करना, रचनात्मकता के संसाधन की मदद से संकटों पर काबू पाना

योजना बैठकें, परिचालन बैठकें और बैठकें लगभग हर कर्मचारी के कार्य दिवस का एक अभिन्न अंग हैं। जल्दी या बाद में, नेता को स्वतंत्र रूप से दैनिक नियोजन बैठक आयोजित करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है। लेकिन जैसा कि अक्सर होता है, कोई भी वास्तव में यह नहीं सिखाता है। इसलिए, अक्सर सवाल उठता है - योजना बैठक कैसे आयोजित करें?

योजना बैठक के लक्ष्य

पहली बात यह है कि उन लक्ष्यों को निर्धारित करें जिन्हें आप बैठक के साथ प्राप्त करना चाहते हैं। एक नियम के रूप में, ऐसी बैठकों का मुख्य लक्ष्य सभी कर्मचारियों के बीच एक सूचना स्थान बनाना है, जिसके परिणामस्वरूप उच्च और अधिक सुसंगत कार्य की उपलब्धि होती है। नियोजक निम्नलिखित कार्यों को हल करने में मदद करते हैं:

टीम के लिए लक्ष्य और उद्देश्य निर्धारित करना;
लाना सामान्य जानकारीपूरी टीम को;
सामान्य मुद्दों को हल करना;
कर्मियों की प्रेरणा और भागीदारी;
सर्वोत्तम प्रथाओं के हस्तांतरण के माध्यम से कर्मचारियों का प्रशिक्षण;

सहमत हूँ, ऐसे लक्ष्यों की उपलब्धि किसी भी प्रबंधक के लिए बहुत रुचिकर होती है। इसलिए, व्यापार में बैठकों की योजना बनाने की प्रथा बहुत आम है। लेकिन बैठकों से दक्षता प्राप्त करना इतना आसान नहीं है, स्पष्ट रूप से परिभाषित कार्य योजना का पालन करना और प्रत्येक नियोजन बैठक की तैयारी करना महत्वपूर्ण है।

योजना बैठक

इसलिए, हमने निर्धारित किया है कि बैठक एक महत्वपूर्ण और उपयोगी चीज है, लेकिन इस उपकरण को अधीनस्थों की एक और बेकार यातना में नहीं बदलने के लिए, नेता को पूरी गंभीरता के साथ योजना बैठक की तैयारी के लिए संपर्क करना चाहिए। इससे पहले, हमने बैठक के लक्ष्यों पर चर्चा की, लक्ष्य के आधार पर नेता का कार्य, योजना बैठक के लिए एक योजना तैयार करना है। स्वाभाविक रूप से, विक्रेताओं और शीर्ष प्रबंधकों के लिए बैठक एक दूसरे से मौलिक रूप से भिन्न होगी। हालांकि संरचना ही लगभग समान होगी।

अत्यधिक महत्वपूर्ण बिंदुकिसी भी बैठक को आयोजित करने में, जितनी जल्दी हो सके अधीनस्थों से बात करने का अवसर देना। पहले मिनटों से योजना बैठक में अधिक से अधिक प्रतिभागियों को शामिल करना वांछनीय है। इससे टीम बनाने में मदद मिलेगी।

योजना बैठक की सफलता का राज

सबसे महत्वपूर्ण! एक बैठक के दिलचस्प होने के लिए, आपको इसकी तैयारी करनी चाहिए। एक बैठक की सफलता कई महत्वपूर्ण कारकों पर निर्भर करती है:

सूचना घटक। बैठक में दी गई जानकारी उपयोगी और रोचक होनी चाहिए। अगर जानकारी उबाऊ और नीरस है, तो करें दिलचस्प तरीकासूचना प्रस्तुत करना। उबाऊ और उपयोगी जानकारी को हटा दें;
भावनात्मक घटक। यहां तक कि सबसे दिलचस्प विषय भी गलत प्रस्तुति से बर्बाद हो सकता है। अपने विश्वविद्यालय के शिक्षकों को याद रखें, किसी व्याख्यान में पूरा श्रोता सो रहा होता है, और अन्य में यह पूरा घर होता है।
बैठक का नेतृत्व करने वाले नेता। मेजबान जितना अधिक आधिकारिक होगा, दर्शक उसे उतना ही बेहतर समझेंगे। यदि आपका अधिकार अधिक नहीं है, तो बिंदु 1 और 2 पर सावधानी से काम करें।

योजना बैठक आयोजित करने के नियम

देर से कर्मचारी

किसी को मिलने में हमेशा देर हो जाती है। ऐसे कर्मचारी बहुत विनाशकारी होते हैं और आपको सख्त लड़ने की जरूरत है। टीम के सभी सदस्यों के साथ अग्रिम रूप से सहमत होने के लिए मैं आपको क्षमा कर दूंगा कि हम देर से आने वालों के साथ क्या करते हैं। कई उदाहरण हैं: एक देर से आने वाला सभी को कॉफी या फल लाता है, एक देर से आने वाला एक चुटकुला सुनाता है, एक देर से आने वाला एक गाना गाता है, आदि। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि सभी नियमों को जानते हैं और सभी उनका पालन करते हैं। यदि नियम को टीम द्वारा सोचा और स्वीकार किया जाता है, तो आप विलंबता को कम से कम कर देंगे।

वही मुलाकात का समय

बैठकों के एक सख्त कार्यक्रम का पालन करना बहुत महत्वपूर्ण है। अनिर्धारित बैठकों से बुरा कुछ नहीं है, यह अधीनस्थों की योजनाओं को बाधित करता है, उन्हें ठीक से तैयार करने की अनुमति नहीं देता है। ऐसी बैठकों के प्रति रवैया शुरू में नकारात्मक होता है, जिसमें काम करने का मूड नहीं होता है।

किसी भी बैठक को अग्रिम रूप से अधिसूचित किया जाना चाहिए, जब तक बिल्कुल आवश्यक न हो, बैठकों की तारीखों और समय को बदलना सबसे अच्छा नहीं है।

मीटिंग में देरी न करें

समय का पालन करना बहुत जरूरी है, अगर आपने तय कर लिया है कि बैठक 30 मिनट से ज्यादा नहीं चलनी चाहिए, तो अपनी बात रखें। बैठक जितनी लंबी होगी, उतनी ही कम प्रभावी होगी। यदि आपको जटिल मुद्दों को हल करने की आवश्यकता है और विवरण तैयार करने में लंबा समय लगता है, तो सक्षम कर्मचारियों के कार्य समूह बनाएं। अक्सर, अधिकांश बैठक संगठनात्मक मुद्दों पर काम करने पर खर्च की जाती है, और अधिकांश श्रोता आम तौर पर संवाद से बाहर हो जाते हैं।

केवल प्रस्तुतकर्ता बोलता है

मैं अक्सर एक तस्वीर देखता हूं जब कर्मचारी अपने बॉस से डरते हैं और परिणामस्वरूप बैठक एक तानाशाह के एकालाप में बदल जाती है। एक नियम के रूप में, यह सब मृत्यु के मौन में होता है, और हवा में तनाव महसूस होता है। प्रबंधन की निर्देशन शैली बैठकों में उपयुक्त नहीं है, यह इस घटना के सार के विपरीत है। आदर्श रूप से, सभी प्रतिभागियों को योजना बैठक में बोलना चाहिए।

निजी मुद्दों पर चर्चा

कभी-कभी मीटिंग प्रतिभागियों में से कोई एक उपयोग करने का प्रयास कर सकता है यह आयोजनअपने निजी मुद्दे को हल करने के लिए। एक नियम के रूप में, किसी कर्मचारी के लिए सार्वजनिक रूप से कोई प्रश्न उठाना फायदेमंद होता है। यह दृष्टिकोण बैठक को एक तमाशा में बदल सकता है। इसलिए जरूरी है कि इस तरह की जोड़-तोड़ को तुरंत रोका जाए और निजी मुद्दों को सुलझाने के लिए समय निर्धारित किया जाए।

कार्य पर बैठक का प्रभाव

बैठक में जिन बातों पर आपने सहमति व्यक्त की, वे सब आपकी ओर से की जानी चाहिए। यदि कोई नियंत्रण नहीं है, तो कर्मचारी जल्दी से आपके आदेशों का पालन करना बंद कर देंगे।

मीटिंग की प्रभावशीलता की जांच कैसे करें

असेंबली की प्रभावशीलता की जांच करना काफी आसान है। अपने अधीनस्थों से पूछें कि बैठक में क्या हुआ? मीटिंग के 5 मिनट बाद, 3 घंटे बाद और अगले दिन। इन सवालों के जवाब योजना बैठक आयोजक के लिए प्रतिक्रिया हैं। यदि बहुत सारी जानकारी है, तो कर्मचारियों को रिकॉर्ड रखने के लिए कहें। लेकिन किसी भी मामले में, सभी को जानकारी दर्ज करनी चाहिए।

अधिकांश बिक्री प्रबंधक संचार और बिक्री में उत्कृष्ट हैं, लेकिन दुर्भाग्य से, स्थिरता, एक कार्य योजना के बाद, किए गए प्रयासों का विश्लेषण और समीक्षा करना उनका नहीं है। मज़बूत बिंदु. यदि किसी प्रबंधक के पास इस महीने बहुत सारे ऑर्डर हैं, तो वह अनिवार्य रूप से आराम करता है: वह कम कॉल करना शुरू कर देता है, "सो" ग्राहकों के साथ काम करना बंद कर देता है।

बैठकों की योजना बनाते समय, बिक्री विभाग के प्रमुख प्रबंधक के काम में उभरती गिरावट को नोट कर सकते हैं और कर्मचारी के ध्यान में ला सकते हैं कि उनके काम से हटना देखा गया है और नियंत्रण में रखा गया है। बेशक, प्रबंधक नियोजन बैठक में भाग लेने का कड़ा विरोध करेंगे, इस तथ्य का जिक्र करते हुए कि उनके पास बिल्कुल समय नहीं है, और अभी एक सौदा आग में है। आपको यह समझने की जरूरत है कि यह नेता ही है, जो बैठकों की योजना बनाकर, प्रशासनिक प्रबंधन के कार्यों को लागू करता है और बिना किसी मंदी और आपातकालीन कार्य के टीम के काम को व्यवस्थित करता है।

सबसे प्रभावी तरीके से नियोजन बैठक का आयोजन और संचालन कैसे करें?

समय

योजनाकारों को सुबह आयोजित किया जाना चाहिए। यदि कार्य दिवस की शुरुआत नियोजन बैठक से होती है, तो प्रबंधकों को काम के लिए देर नहीं होगी, इसके अलावा, नियोजन बैठक दिन के दौरान काम का प्रभार देगी।

रिपोर्टिंग

प्रबंधकों को पिछले दिन के लिए अपनी रिपोर्ट को नियोजन बैठक में लाना होगा: कॉल और मीटिंग का लॉग और बिक्री रिपोर्ट। पहला दस्तावेज़ दिखाता है कि प्रबंधक ने कैसे उपयोग किया काम का समय, दूसरा - उसने क्या परिणाम प्राप्त किए। अक्सर, नियोजन बैठक की तैयारी के चरण में भी, प्रबंधक के लिए यह स्पष्ट हो जाता है कि उसने गलत दिशा में प्रयास किए, और उसके काम की प्रभावशीलता अधिक हो सकती है। एक अन्य दस्तावेज जो प्रबंधक नियोजन बैठक के लिए तैयार करता है वह नियोजित कॉल और बैठकों की एक सूची है। क्या यह महत्वपूर्ण है! सबसे पहले, तैयार सूची इंगित करती है कि योजना बैठक समाप्त होने के तुरंत बाद प्रबंधक काम शुरू कर सकता है, और दूसरी बात, प्रबंधक इस सूची को समायोजित कर सकता है और प्राथमिकताएं निर्धारित कर सकता है।

नियमों

एक ओर नियोजन बैठक कई घंटों की बैठक में नहीं बदलनी चाहिए, दूसरी ओर पांच मिनट की औपचारिक बैठक भी परिणाम नहीं लाएगी। पर उचित संगठनआप इसे आसानी से आधे घंटे में कर सकते हैं। नियोजन बैठक की शुरुआत में, प्रबंधक कर्मचारियों की रिपोर्ट की जांच करता है, और योजना की पूर्ति (कॉल, मीटिंग या बिक्री द्वारा) के मामले में, वह कारण का पता लगाता है: त्रुटि, लापरवाही या वस्तुनिष्ठ परिस्थितियां। प्रत्येक कर्मचारी के काम को एक वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन दिया जाता है। यह एक साधारण मौखिक टिप्पणी या प्रशंसा हो सकती है, मुख्य बात यह है कि बिक्री प्रबंधक सिर से निरंतर नियंत्रण महसूस करते हैं - इस मामले में, वे बहुत बेहतर काम करना शुरू करते हैं।

नियोजन बैठकें कैसे करें, इस बारे में बहुत सारे निर्देश और सिफारिशें पहले ही लिखी जा चुकी हैं। हमने आपके लिए प्रकाशित जानकारी का विश्लेषण किया है और इसे एक विधि में संकलित किया है। तो, कैसे ठीक से, या बल्कि प्रभावी ढंग से एक नियोजन बैठक का आयोजन और संचालन करें।

लक्ष्य:

यथासंभव कुशलता से नियोजन बैठकें आयोजित करना और उनका संचालन करना। चर्चा के लिए बताई गई समस्या का समाधान खोजें या रचनात्मक दिशा में स्थिति के विकास की दिशा निर्धारित करें।

कार्य योजना

1. योजना बैठक आयोजित करने की प्रस्तावित पद्धति से परिचित हों। 2. स्वयं को तैयार करें, आवश्यक सामग्री तैयार करें और प्रतिभागियों को आमंत्रित करें। 3. एक योजना बैठक आयोजित करें। 4. योजना बैठक के परिणामों को संक्षेप में बताएं और सभी प्रतिभागियों को उनसे परिचित कराएं।

योजना बैठक आयोजित करने के लिए आपको क्या चाहिए: योजना बैठक आयोजित करने के लिए पहली चीज जो आवश्यक है वह एक योजना बैठक के लिए एक प्रश्न या विषय है। दूसरे वे लोग हैं जो योजना बैठक में भाग लेंगे। तीसरा नियोजन बैठक का स्थान है। चौथा - नियोजन बैठक का समय। पांचवां - योजना बैठक के लिए नियम. छठा - तात्कालिक सामग्री। सातवां नियोजन बैठक का नेता या सचिव होता है।

योजनाकार प्रारूप।

1. सारांश, सूचनात्मक योजना बैठक। आपके संगठन के सभी विभागों के नेताओं के लिए इस तरह की योजना बैठकें सप्ताह की शुरुआत में साप्ताहिक आयोजित की जा सकती हैं।

ये योजनाकार किस लिए हैं?

2. योजना बैठक - वर्तमान कार्यों का वितरण।

3. उठाए गए मुद्दों पर चर्चा करने के लिए बैठक की योजना बनाना।

आप अपने प्रश्न को पहले से तैयार कर लें कि कौन सा जीवन स्वयं और आपके बाजार की वर्तमान स्थिति ने आपके लिए तैयार किया है। आप नियोजन बैठक के उद्देश्य को आवाज दें, यह जानकारी प्रतिभागियों को भेजें। उन्हें इस विषय पर (यदि आवश्यक हो) तैयार करने के लिए कहें। योजना बैठक के नियमों और सचिव को अग्रिम रूप से निर्धारित करें। सभी प्रतिभागियों को योजना बैठक के परिणाम भेजें। ऐसी नियोजन बैठक का समय दो घंटे से अधिक नहीं है। लेकिन ऐसे समय होते हैं जब अधिक समय की आवश्यकता होती है। इस मामले में, वह चाय के लिए 15-20 मिनट के व्यवस्थित ब्रेक की योजना बनाएगा और बस आराम करेगा। (चाय और मिठाई भी पहले से बना लें!)

4. रचनात्मक योजना बैठक। जब आपके विचार पर्याप्त नहीं होते (या वे बस मौजूद नहीं होते हैं, तो ऐसा भी होता है)। इस तरह की योजना बैठक एक विचार मंथन सत्र के प्रारूप में या आपके लिए सुविधाजनक विचारों को खोजने के किसी अन्य रचनात्मक तरीके से की जाती है।

5. योजना बैठक - एक टीम में संघर्ष की स्थितियों को हल करने के तरीके के रूप में।

हम सभी इंसान हैं, हम सभी इंसान हैं ... और काम पर स्पष्ट और छिपे हुए संघर्ष हैं। और जब आप, एक नेता के रूप में, देखते हैं कि स्थिति गंभीर के करीब है, तो बस लोगों को अपनी बात कहने का अवसर दें।

उनके संघर्ष की ऊर्जा को निर्देशित करें = सृजन के लिए विनाश। एक मुक्त चर्चा के प्रारूप में कर्मचारियों के लिए एक योजना बैठक आयोजित करें, उन्हें खुले तौर पर बहस करने का अवसर दें, लेकिन "हमलों" और अपमान के बिना।

यह कैसे करना है? संघर्ष को सक्षम रूप से "हल" करें - यह आपका प्रत्यक्ष कार्य है। साथी एचआर पेशेवरों या वरिष्ठ प्रबंधन से मदद लें। ऐसा विषय चुनें जो प्रासंगिक हो, लेकिन मान लें कि सभी प्रतिभागियों के लिए तटस्थ हो। और एक पर्यवेक्षक की भूमिका निभाएं और सभी को ध्यान से सुनें, केवल प्रतिभागियों को एक रचनात्मक दिशा में निर्देशित करें और उन्हें एक मृत अंत तक न पहुंचने दें।

बताए गए विषय की चर्चा को संक्षेप में प्रस्तुत करना, निष्कर्ष निकालना और सभी प्रतिभागियों को उनसे परिचित कराना सुनिश्चित करें। प्रतिभागियों को यह सूचित करने की आवश्यकता नहीं है कि संघर्ष स्थितियों को हल करने के लिए बैठक आयोजित की जाती है। उन मामलों को छोड़कर जब यह संघर्ष समाधान का विषय होता है जिसे योजना बैठक आयोजित करने के लक्ष्य के रूप में निर्धारित किया जाता है।