Archyvo saugykla. Organizacijos archyviniai dokumentai: GOST, instrukcijos, dokumentai, taisyklės. archyvų biuro darbo metodinės rekomendacijos Atsakingas už dokumentų saugojimą archyve

Jie saugomi tam tikrą laiką, po kurio turi būti perduoti valstybiniam saugojimui valstybės ir savivaldybių archyvuose. Federaliniai teisės aktai nustato dokumentų, nustatyta tvarka įtrauktų į Rusijos Federacijos archyvų fondą, saugojimo terminus:

personalo dokumentai, notarinių aktų įrašai, buities knygos ir dokumentai, susiję su būsto fondo privatizavimu - 75 metai;
kapitalinės statybos projektinė dokumentacija - 20 metų;
technologinė ir projektinė dokumentacija - 20 metų;
išradimo, naudingo modelio, pramoninio dizaino patentai - 20 metų:
mokslinė dokumentacija - 15 metų;
kino ir foto dokumentai - 5 metai;
video ir foto dokumentai - 3 metai.

Likvidavus organizaciją, nuolatinio saugojimo termino dokumentai ir personalas perduodami valstybės (savivaldybės) archyvui. Nevyriausybinėms organizacijoms, kurių kai kurie dokumentai yra įtraukti į Rusijos Federacijos archyvų fondo sudėtį, dėl tokio perdavimo būtina sudaryti susitarimą su Rusijos federalinės archyvų tarnybos sistemos sukūrimu. Jei organizacija laiku nesudarė sutarties su archyvu, tokiu atveju valstybės (savivaldybės) archyvas privalo priimti saugoti tik organizacijos darbuotojų personalo dokumentus. Kitų dokumentų saugojimo vietą nustatys likvidacinės komisijos pirmininkas arba bankroto administratorius.

Dokumentų paruošimas archyvavimui

Kiekvienoje organizacijoje per metus susiformuoja tam tikras bylų skaičius. Kai kurie iš jų turi būti archyvuojami pasibaigus nustatytam saugojimo laikui. Tai atvejai su įformintais nuolatinio „laikino (virš 10 metų) saugojimo ir personalo dokumentais. Bylos archyvui perduodamos praėjus vieneriems metams po to, kai baigia dirbti biure. Dokumentų parengimą perduoti į archyvą atlieka ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybos darbuotojai ir struktūrinių padalinių sekretorės. Bylos archyvuojamos, kai jos yra visiškai užbaigtos.

Bylų padavimas susideda iš šių operacijų:

dokumentų grupavimo į bylas teisingumo tikrinimas;
brošiūra (pakavimas);
lapų numeracija;
patvirtinto įrašo (sertifikavimo lapo) surašymas;
prireikus surašyti vidinę bylos dokumentų inventorizaciją;
bylos viršelio rekvizitų patikslinimas (organizacijos pavadinimo, registracijos rodyklės, paskutinės bylos datos, bylos pavadinimo patikslinimas);
bylos protokolo surašymas ir padavimas.

Laikinojo saugojimo laikotarpio (iki 10 metų imtinai) atvejai turi būti registruojami iš dalies, o leidžiama:

netvarkyti byloje esančių dokumentų;
nenumeruoti bylos lapų;
nerašyti sertifikavimo užrašų;
nesiūti (nesusiūti).

Dokumentų grupavimo į bylas teisingumo tikrinimas atliekamas siekiant dar kartą patikrinti, ar byloje esantys dokumentai atitinka antraštę pagal nomenklatūrą, dokumentų vietą byloje pagal tam tikrus principus: svarstomi klausimai; chronologiškai; geografiškai; korespondentai abėcėlės tvarka ir kt.

Ryžiai. 6.2. Sertifikavimo lapo forma

Visiškai užsiregistravus, dėklą reikia apsiūti arba surišti. Anksčiau iš korpuso išimami visi metaliniai daiktai: sąvaržėlės, smeigtukai ir kt. Dokumentai išimami iš segtuvo. Po paskutinio dokumento į bylą įdedamas lapas atestavimo įrašui „bylos pradžioje, jei reikia, įdedamas lapas ar lapai vidaus inventorizacijai (jei yra, spausdintos vidaus inventorizacijos formos). Dėžutė neturi viršyti 250 lapų. Jei per metus į bylą buvo deponuota daugiau dokumentų, tuomet jie turėtų būti suskirstyti į kelis tomus.

Visi dokumentai pateikiami arba įrišti kietu viršeliu. Kadangi skirtingų formatų dokumentai byloje atidedami, juos reikia pateikti 4 pradūrimams. Tai užtikrins, kad visi dokumentai būtų saugiai pritvirtinti.

Ryžiai. 6.3. Vidaus bylos dokumentų inventorizavimo forma

Jei dėklas galioja ilgą laiką, galite susiūti dėklą, įskaitant dangtelio viršų ir apačią. Bylos dėl nuolatinio galiojimo termino pateikiamos, pradedant nuo lapo po viršeliu. Viršutinė viršelio dalis neapsiūta. Ant pirmojo lapo uždedama plona, iki 1 cm pločio kartoninė juostelė, per ją susiuvamas dėklas. Kadangi toks dėklas turėtų būti saugomas amžinai, toks padavimas apsaugo siūlus nuo trinties ir suteikia dėklui estetiškesnį vaizdą.

Pateikdami dokumentus įsitikinkite, kad galima perskaityti visą dokumentų tekstą. Dokumentai, kurių galiojimo laikas trumpesnis nei 10 metų, negali būti paduodami, bet lieka segtuve.

Visi lapai nuolatinio ir laikino saugojimo atvejais yra sunumeruoti, siekiant užtikrinti dokumentų saugumą ir patogumą naudoti. Lapai numeruojami juodu grafito pieštuku arba numeravimo mašina viršutiniame dešiniajame kampe tik priekinėje lapo pusėje, neliečiant dokumento teksto. Draudžiama naudoti rašalą ir spalvotus pieštukus. Didesnis nei A4 lapas vienas galas įrišamas, išlankstomas ir sunumeruojamas kaip vienas lapas. Per vidurį sulankstytas ir apsiūtas lapas sunumeruotas kaip du lapai. Iliustruotos medžiagos, nuotraukos sunumeruotos kitoje pusėje, viršutiniame kairiajame kampe. Vokai su užrašais ar įsegtais priedais numeruojami atskirai. Vokų priedai numeruojami iš eilės po voko. Kuriant kelis vienos bylos tomus, kiekvienas iš jų numeruojamas atskirai.

Ryžiai. 6.4. Dangtelio forma nuolatinio ir laikino (virš 10 metų) saugojimo atvejams

Numeravimo rezultatai užfiksuoti slaptame įraše paskutiniame specialiai jai pasiūtos bylos lape. Jame skaičiais ir žodžiais nurodomas sunumeruotų dokumentų lapų skaičius, o atskirai per „+“ ženklą – vidaus inventoriaus lapų skaičius, su raidėmis ir trūkstamais skaičiais.

Atestavimo protokolą pasirašo jį sudaręs asmuo, nurodydamas pareigas, asmeninį parašą, pavardę ir surašymo datą. Draudžiama daryti pažymą ant dėklo viršelio arba kitoje paskutinio puslapio pusėje.

Bylos atestavimo lapo formą nustato Pagrindinės organizacijų archyvų darbo taisyklės.

Tuo atveju, kai byloje yra ypač vertingų dokumentų – asmens bylose, mokslo laipsnių suteikimo ir suteikimo bylose.

Valstybinis standartas R 51141-98 įtvirtino tokį vidaus inventorizacijos apibrėžimą: „Bylos dokumentų vidaus inventorizacija – tai apskaitos dokumentas, kuriame yra bylos dokumentų sąrašas, kuriame nurodomi dokumentų eilės numeriai, jų rodyklės, pavadinimai, datos, lapų numeriai“. 1 .

Vidinė inventorizacija pateikiama prieš bylos dokumentus, joje pateikiama informacija apie kiekvieną iš jų. Galutiniame vidaus inventorizacijos įraše nurodomas į jį įtrauktų dokumentų skaičius ir pačios inventorizacijos lapų skaičius.

Naudojant automatizuotas dokumentų registravimo sistemas, pagal į bylą įdėtų dokumentų registracijos kortelėse įrašytą informaciją galima automatiškai sukurti ir atspausdinti vidinį inventorių. Suformavus dokumentus, sunumeravus, surašius atestavimo įrašą ir vidinę bylos dokumentų inventorizaciją, atliekamas papildomas dėklų viršelio projektavimas.

Dėžių dangtelio dizainas atliekamas atidarant dėklas biuro darbe ir atliekamas pagal valstybinio standarto GOST 17914-72 reikalavimus. Ilgalaikio saugojimo dėklų dangčiai. Tipai, dydžiai, techniniai reikalavimai“. Bylos iškėlimo metu pagal bylų nomenklatūrą ant viršelio jau buvo uždėta nemažai informacijos:

įstaigos (organizacijos) pavadinimas ir pavaldumas;
struktūrinio padalinio pavadinimas;
raštvedyba bylos;
bylos pavadinimas;
bylos saugojimo terminas.

Rengiant bylą archyvavimui šie duomenys patikslinami ir papildomi. Pavyzdžiui, ant viršelio parašyta:

tomo numeris, jei byloje yra keli tomai;
bylos išnagrinėjimo terminai;
lapų skaičius byloje;
fondų numeriai, inventoriai ir dėklai pagal inventorių.

Paskutiniai rekvizitai pritvirtinti archyve.

Ryžiai. 6.5. Nuolatinio, laikino (virš 10 metų) saugojimo atvejų aprašo forma

Projektuojant dangą labai svarbu laikytis tam tikrų reikalavimų. Taigi, organizacijos pavadinimas rašomas vardininku. Jei per metus pavadinimas pasikeitė, tada viršelyje pateikiami abu vardai, skliausteliuose paimamas buvęs, o po juo rašomas naujas.

Bylos pavadinimas į viršelį perkeliamas metų pradžioje nuo . Bet išanalizavus dokumentų turinį, gali prireikti šiek tiek patikslinti pavadinimą. Atsiradus tokiam poreikiui, bylų nomenklatūrą reikėtų papildyti ir ant viršelio pagal šį papildymą įrašyti pavadinimą bei rodyklę. Pirma, antraštėje turi būti nurodyta bylos rūšis (byla, korespondencija, dokumentai ir kt.) arba dokumentų rūšis (protokolai, įsakymai, ataskaitos, aktai). Tada nurodomas autorius arba korespondentas (jei tai yra susirašinėjimas), o tada – klausimas, atspindintis dokumentų turinį. Vienu atveju galima formuoti kelių autorių ar korespondentų dokumentus, jei jie susiję su vienu klausimu. Antraštėse dokumentų autentiškumas nenurodomas, tačiau yra numatytas dokumentų kopijų prieinamumas. Ant bylos viršelio turi būti nurodyta seniausių ir vėliausių dokumentų datos bei bylos saugojimo laikas. Ant bylų su nuolatinio saugojimo dokumentais nurodoma „saugoti nuolat“, kitose – konkretus saugojimo laikotarpis pagal sąrašą.

Nurodant lapų skaičių neatsižvelgiama į vidaus inventorizacijos ir atestavimo apskaitos žiniaraščius.

Visais nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo atvejais sudaroma inventorizacija. Inventorius yra archyvinis katalogas, kuriame yra sistemingas saugojimo vienetų sąrašas, taip pat sukurtas juos apskaityti ir sisteminti konsoliduoti. Inventorizacija tarnauja kaip pagrindinė apskaitos priemonė biuro darbuose ir archyvuose. Atskirai inventorizacijos sudaromos nuolatinio saugojimo, laikinojo (virš 10 metų) saugojimo, personalo bylų. Kai kuriais atvejais, atsižvelgiant į organizacijos specifiką, gali būti rengiami tam tikrų kategorijų bylų aprašai (teisminės ir tyrimo bylos, moksliniai pranešimai temomis ir kt.).

Atvejai išvardyti svarbos tvarka. Pavyzdžiui, seka gali būti tokia: bendrovės įstatai, visuotinių akcininkų susirinkimų protokolai, valdybos posėdžių protokolai, direktoriaus įsakymai dėl pagrindinės veiklos, metiniai planai ir kt. Kiekviename struktūriniame padalinyje bylų aprašus surašo dokumentų tvarkymo tarnybos darbuotojai.

Ryžiai. 6.6. Nuolatinio saugojimo atvejų suvestinės kasmetinės dalies forma

Aprašą sudaro metiniai skyriai. Metiniai skyriai sudaromi nustatyta forma. Informacija apie kiekvieną į inventorių įtrauktą atvejį vadinama aprašomuoju straipsniu. Tai įeina:

bylos eilės numeris (tomas) pagal inventorių;
atvejų indeksas (apimtis);
bylos pavadinimas (tomas);
bylos iškėlimo datos (apimtis);
lapų skaičius byloje (tūris);
saugojimo laikotarpis (dėlams, saugomiems ilgiau nei 10 metų);
pastaba.

Kiekvienas inventoriuje esantis dėklas turi nepriklausomą serijos numerį.

Jei dėklas susideda iš kelių tomų, kiekvienas tomas turi savo numerį. Sutvarko bylas inventoriuje į organizacijos užsakymų archyvą. Taip pat skiria struktūrinio padalinio inventoriaus numerius.

Perduodant kelių metų bylas į archyvą, jos turi būti susistemintos. Įprasta reikalų sisteminimo tvarka organizacijoje yra chronologinė-struktūrinė. Tai reiškia, kad, pirma, bylos sisteminamos pagal metus. Antra, bylos sisteminamos pagal struktūrinių padalinių, kuriuose jos saugomos, pavadinimus. Visi nuolatinio saugojimo metams atvejai yra išdėstyti svarbos tvarka. Dažniausiai tai atitinka bylų nomenklatūros struktūrinių vienetų ir bylų pavadinimų eiliškumą.

Ryžiai. 6.7. Galutinio įrašo forma ir sertifikavimo parašas

Taip gaunamas darnus visų to paties saugojimo vienerių metų atvejų sąrašas. Paieškos patogumui struktūrinio padalinio pavadinimai gali būti nurodyti inventoriuje prieš pirmąją atitinkamo struktūrinio padalinio bylą.

Organizacijose, kuriose per metus sugeneruojamų bylų skaičius nedidelis, kasmet naujo inventoriaus rengti nepatartina. Galima parengti vieną inventorizaciją, įskaitant atvejus keliems metams.

Ryžiai. 6.8. Personalo bylų suvestinės metinės dalies forma

Ryžiai. 6.9. Nuolatinio saugojimo termino elektroninių dokumentų inventorizacijos forma

Tokiose organizacijose kasmet sudaromas metinis inventoriaus skyrius su nuolatine bylų numeracija. Kiekvienas metinis inventorizacijos skyrius pradedamas nurodant atitinkamus metus, o vėliau atvejai išdėstomi pagal priimtą struktūrą.

Kiekvienas aprašymas turi savo numerį. Paprastai nuolatinio saugojimo atvejų inventorius turi 1, atvejams, kurių tinkamumo laikas viršija 10 metų - N & 2, personalo atvejams - Nr. 3, pridedant raidžių indeksą "l / s".

Aprašymas baigiamas santraukos įrašu. Jame skaičiais ir žodžiais nurodomas į inventorizaciją įtrauktų bylų skaičius, pagal inventorių pirmieji ir paskutiniai bylos numeriai, nurodomi numeravimo ypatumai (raidės ir trūkstami skaičiai). Inventorizacija turi būti pasirašyta sudarytojo, nurodant savo pareigas ir iššifruojant pavardę. Uždedama inventorizacijos data.

Be nuolatinio saugojimo laikotarpio, laikino (virš 10 metų) saugojimo atvejų, organizacijų personalo skyriai kasmet turi sudaryti personalo bylų inventorizacijas. Personalo dokumentai turi ypatingą socialinę reikšmę - jie yra pagrindas patvirtinti darbo stažą, užimamas pareigas, darbo šioje organizacijoje trukmę ir kitus darbo santykių faktus. Siekiant išvengti šių dokumentų praradimo, didžioji dalis dokumentų apie atleistų darbuotojų personalą yra archyvuojami ir saugomi 75 metus.

Vystantis kompiuterinėms technologijoms, didėjant dokumentų kiekiui elektroninėse laikmenose, organizacijos turi saugoti audiovizualinę ir elektroninę dokumentaciją. Organizacijos archyve, priklausomai nuo ED sudėties ir apimties, sudaromos nuolatinio saugojimo laikotarpio elektroninių dokumentų aprašai. Elektroniniai dokumentai įtraukiami į nepriklausomas inventorius.

Inventorizacijos egzempliorių skaičius nustatomas pagal bylų saugojimo laikotarpį. Keturiais egzemplioriais surašomas nuolatinio saugojimo dėklų inventorius. Vienas egzempliorius lieka atitinkamame struktūriniame padalinyje, antrasis inventoriaus egzempliorius perduodamas ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnybai, trečias – organizacijos archyvui. Ketvirtasis egzempliorius siunčiamas į atitinkamą valstybės ar savivaldybės archyvą.

Organizacijos, kurios nepateikia dokumentų į valstybės archyvą, surašo nuolatiniam saugojimui skirtų bylų, bylų, kurių saugojimo terminas 10 ir daugiau metų, bei personalo, inventorizaciją trimis egzemplioriais.

Laikinojo saugojimo termino atvejams inventoriai nesudaromi, “jie pakeičiami bylų nomenklatūra, kur prieš kiekvieną antraštę dedamas žyma apie saugojimo laikotarpį.

Tuo metu, kai struktūrinis padalinys ruošia bylas perduoti į organizacijos archyvą, archyvo darbuotojas pirmiausia patikrina jų formavimo, įforminimo teisingumą ir į bylų inventorizaciją (struktūrinį padalinį) įtrauktų bylų skaičiaus atitiktį. pagal organizacijos bylų nomenklatūrą iškeltų bylų skaičius. Visus audito metu nustatytus bylų formavimo ir vykdymo trūkumus struktūrinio padalinio darbuotojai privalo pašalinti. Nustačius, kad atvejų nėra, surašoma atitinkama pažyma.

Kiekvieną atvejį priima už organizacijos archyvą atsakingas asmuo, dalyvaujant struktūrinio padalinio darbuotojui. Tuo pačiu abiejuose struktūrinio padalinio bylų aprašo egzemplioriuose prie kiekvienos į jį įtrauktos bylos daroma pastaba apie bylos buvimą. Kiekvieno inventoriaus egzemplioriaus pabaigoje nurodomas faktiškai priimtų į archyvą bylų skaičius, dingusių bylų skaičiai, bylų priėmimo ir perdavimo data, taip pat už archyvą atsakingo asmens ir asmens parašai. kas perdavė bylas, nurodomi skaičiais ir žodžiais. Priimant ypač vertingas dėžutes, tikrinamas lapų skaičius dėklose.

Į ryšulius susietas bylas į organizacijos archyvą pristato struktūrinių padalinių darbuotojai. Kartu su bylomis į archyvą perduodami dokumentų registravimo kartotekai. Kiekvienos kartotekų spintos pavadinimas įtrauktas į inventorių.

Net jei direktorius nenori girdėti apie archyvą kaip struktūrinį padalinį, tai nereiškia, kad jo įmonėje nėra. Yra archyvas, bet kol kas jis buvo makulatūros sandėlio pavidalu, išsibarsčiusiu po kabinetus ir biurus, kuriuose visiškai nėra jokios vienos tvarkos ir sistemos. Šiame straipsnyje kalbėsime apie tai, kaip organizuoti dokumentų saugojimą organizacijoje, kuri dar neturi tokio archyvo, o dokumentai, kuriuos reikia tinkamai išsaugoti, jau yra, be to, atsiranda kiekvieną dieną. Juk, matote, daug lengviau pradėti kurti archyvą, kai organizacija maža ir nėra tiek daug saugotinų popierių. Jei šio darbo imsitės po poros metų, kai dokumentų apyvartos apimtys ims siekti dešimtis tūkstančių vienetų, archyvą sukurti bus daug sunkiau.

REGISTRACINIAI DOKUMENTAI IR ATSAKOMYBĖ UŽ NETINKAMĄ DOKUMENTŲ SAUGOJIMĄ

Organizacijos dokumentų saugojimo procesas yra reguliuojamas federaliniu lygiu.

Yra du pagrindiniai dokumentai apie archyvo darbą įmonėje:

Pagrindinės skyrių archyvų darbo taisyklės, patvirtintas SSRS Pagrindinio archyvo 1985-09-05 įsakymu Nr.263. Dokumentas yra norminio (privalomojo) pobūdžio.
Pagrindinės organizacijų archyvų darbo taisyklės, patvirtinta Federalinio archyvo kolegijos 2002 m. vasario 6 d. sprendimu (toliau – Pagrindinės organizacijų archyvų veiklos taisyklės). Dokumentas yra metodinio (pasirenkamo) pobūdžio.

Rekomenduojame sekretorei išstudijuoti šiuos gana panašius dokumentus. Juose aprašomi pagrindiniai verslo dokumentų saugojimo įmonėje principai, saugojimo reikalavimai, pateikiama daug dokumentų formų, užtikrinančių saugojimo procesą, vadovaujantis organizacijos bylų nomenklatūra.

Atsakomybė už netinkamą dokumentų saugojimą

Vadovaujantis str. Rusijos Federacijos administracinių nusižengimų kodekso 13.25 str., nustatytos dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų pažeidimas akcinėje bendrovėje ir ribotos (papildomos) atsakomybės bendrovės pareigūnams užtraukia administracinę nuobaudą. suma nuo dviejų tūkstančių penkių šimtų iki penkių tūkstančių rublių; juridiniams asmenims - nuo dviejų šimtų tūkstančių iki trijų šimtų tūkstančių rublių. Šio straipsnio naudojimo praktika yra gana plati, todėl prasminga pranešti vadovui, kuris atsisako skirti išteklių įmonės dokumentams saugoti.

DOKUMENTŲ SUDĖTIES ANALIZĖ

Pirmiausia turite susitvarkyti su šiuo metu organizacijoje esančių dokumentų sudėtimi. Visi jie yra suskirstyti į dvi grupes:

Dokumentai, kurie jau buvo užpildyti biuro darbu;

Dokumentai, kurie yra sukurti dėl organizacijos veiklos ir yra viename ar kitame jų gyvavimo ciklo etape.

Darbas vyks vienu metu dviem kryptimis. Pirmosios grupės dokumentus reikia peržiūrėti, išardyti pagal tipą ir nustatyti bylų sudėtį. Antrosios grupės dokumentus, iškart baigus kanceliarinį darbą, taip pat reikės paskirstyti tarp bylų.

Turite veikti nuosekliai, paeiliui kreipiantis į kiekvieną organizacijos skyrių. Čia sekretorei į pagalbą turėtų ateiti šių skyrių darbuotojai. Tik jie – savo darbo procesus iš vidaus išmanantys žmonės – gali teisingai suformuluoti bylų pavadinimus ir jose esančių dokumentų sudėtį. Šio darbo metu sudarytas kiekvieno struktūrinio padalinio bylų sąrašas bus organizacijos bylų nomenklatūros pagrindas.

DOKUMENTŲ SAUGOJIMO SĄLYGOS

Kiekvienas dokumentas turi savo saugojimo terminą, kurį nustato ne organizacija – dokumento autorius, o valstybė. Sunaikinti dokumentą nepasibaigus jo saugojimo terminui neleidžiama.

Iki šiol galioja trys reglamentai, reglamentuojantys dokumentų saugojimo terminus, kaip sakoma, būriais. Mes išvardijame šias taisykles:

2010 m. rugpjūčio 25 d. Rusijos kultūros ministerijos įsakymu Nr. 558 (su pakeitimais) patvirtintas standartinių tvarkybos archyvinių dokumentų, sukurtų vykdant valstybės įstaigų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo terminus. 2015 m. vasario 4 d.);
Organizacijų mokslinėje, techninėje ir gamybinėje veikloje sugeneruotų tipinių archyvinių dokumentų sąrašas, nurodant saugojimo laikotarpius, patvirtintas Rusijos kultūros ministerijos 2007 m. liepos 31 d. įsakymu Nr. 1182 (su 2011 m. balandžio 28 d. pakeitimais). );
SSRS pagrindinio archyvo 1988 m. rugpjūčio 15 d. patvirtintas Valstybinių komitetų, ministerijų, departamentų ir kitų įstaigų, organizacijų, įmonių veikloje sugeneruotų tipinių dokumentų sąrašas, nurodantis saugojimo laikotarpius (su pakeitimais, padarytais liepos 31 d. 2007).

Akcinės bendrovės taip pat reikėtų vadovautis Nuostatais dėl akcinių bendrovių dokumentų saugojimo tvarkos ir terminų, patvirtintų Rusijos Federalinės vertybinių popierių komisijos 2003 m. liepos 16 d. dekretu Nr. 03-33 / p.

Be minėtų standartinių sąrašų, tam tikrų dokumentų galiojimo laikas gali būti nurodytas pramonės reglamentuose. Todėl nustatydami terminus turėtumėte būti labai atidūs ir būtinai pasitelkti tų skyrių, su kuriais susiję dokumentai, vadovų ir darbuotojų pagalbą.

pastaba

Dokumentų saugojimo terminas skaičiuojamas nuo kitų metų, einančių po jų biuro darbų atlikimo metų, sausio pirmosios. Taigi, jei dokumentas buvo įformintas 2015-01-01 ir jo saugojimo terminas yra 5 metai, tai šie 5 metai bus skaičiuojami nuo 2016-01-01. Pasirodo, šis dokumentas gali būti sunaikintas tik po 2020-12-31.

Laiko nustatymo etape paprastai nustatoma, kad organizuojant dokumentų saugojimo sistemą kiekvienas veiksmas reiškia kitą. Jei paklaustume savęs, kiek metų saugomas tas ar kitas dokumentas, tada iš karto reikia jį kur nors užsirašyti - negalite laikyti visų šių skaičių savo galvoje. Sąrašas, kuriame yra visi organizacijos dokumentai, įskaitant. jų saugojimo trukmė yra ne kas kita, kaip bylų nomenklatūra.

BYLŲ NOMENKLATŪRA

Organizacijos dokumentų saugojimo procesas prasideda nuo bylų nomenklatūros.

Mūsų žodynas

Bylų nomenklatūra - susistemintas nustatytos formos bylų pavadinimų sąrašas, įrašytas į organizacijos raštvedybą, nurodant jų saugojimo terminus.

Kitaip tariant, visi bylų pavadinimai, gauti atlikus dokumentų analizę, apibendrinami į vieną sąrašą, joms nustatomi saugojimo terminai.

Bylų nomenklatūros forma pateikta Pagrindinių organizacijų archyvų veiklos taisyklių 3.4.6 punkto 7 priede.

Pastaba: skyriaus pavadinimas bylų nomenklatūroje - struktūrinio padalinio pavadinimas.

Atvejo indeksas susideda iš dviejų dalių. Pirmasis – struktūrinio padalinio eilės numeris, antrasis – bylos, esančios struktūriniame padalinyje, eilės numeris.

Paimkime pavyzdį. Pavyzdžiui, organizacijoje reklamos skyrius gavo serijos numerį 04. Toliau pateikiamas bylų nomenklatūros fragmentas.

pastaba

Jei organizacija yra tokia maža, kad skyrių vaidmenį joje atlieka darbuotojai, kurių kiekvienas turi savo funkcionalumą, geriau visas bylų rodykles pradėti nuo 01 ir iš nomenklatūros neįtraukti eilutę „Skyriaus pavadinimas“.

Stulpelis „Atvejų skaičius“ baigtas kalendorinių metų pabaigoje. Nurodomas kiekvienos bylos saugojimo vienetų skaičius, sukauptas įmonėje per metus.

Bylų nomenklatūrą tvirtina ir nuo naujų darbo metų pradeda galioti organizacijos vadovas. Bet bandant sugeneruoti įmonės dokumentus pagal nomenklatūrą nereikia laukti sausio mėnesio, nes metų viduryje gali pasirodyti pirmoji organizacijos istorijoje bylų nomenklatūra.

Dokumentai į bylas išdalinami iš karto po to, kai jie yra užpildyti popierizmu. Negalite jų išsaugoti ištisus metus, o po to skirti kelias savaites jų sudėjimui į aplankus. Kai tik dokumentas yra vykdomas ir pašalinamas iš kontrolės, jis turi būti įtrauktas į bylą.

Kolegus reikia pamažu pratinti prie to, kad sekretorė kuruoja įmonės dokumentus. Jei skyriuje atsiranda nauja byla, apie tai turi būti pranešta sekretoriui, kuris įtrauks bylą į nomenklatūrą ir kartu su kompetentingu darbuotoju nustatys jos saugojimo terminą. Taigi jaunoje organizacijoje formuojasi centralizuoto biuro darbo sistema.

„SPECIALIEJI“ DOKUMENTAI: HR IR APSKAITA

Personalo dokumentai. Jei sekretorius papildomai dalyvauja įmonės ir personalo įrašų tvarkyme, šio sluoksnio įmonės dokumentacijos saugojimui turėtų būti skiriamas ypatingas dėmesys dėl šių priežasčių:

Personalo dokumentai tikrinami daug dažniau nei valdymo dokumentai;

Daugelio HR įrašų galiojimo laikas matuojamas dešimtmečiais;

Personalo dokumentuose yra darbuotojų asmens duomenų, todėl reikalaujama ne tik skrupulingos apskaitos, bet ir specialių saugojimo sąlygų bei prieigos prie jų.

Dėklai, skirti darbui su personalu, į bylų nomenklatūrą įtraukiami bendrais pagrindais, tačiau juos reikia laikyti rakinamoje spintoje, geriausia – geležinėje, geriausia – specialioje patalpoje, kuri taip pat yra rakinama.

Buhalteriniai dokumentai. Kadangi vyriausiasis buhalteris yra asmeniškai atsakingas už savo dokumentų saugą, ankstyvosiose organizacijos plėtros stadijose jis tai daro pats. Galbūt buhalterija yra vienintelis užsakymo skyrius, kurio dokumentacijoje galite būti gana ramūs.

Pamažu buhalterio archyvas peržengia individualaus seifo ribas, kyla klausimas, ar apskaitos ir mokesčių ataskaitų popierius įtraukti į bendrą įmonės dokumentų rinkinį saugojimui ir vėlesniam sunaikinimui. Į nomenklatūrą įtraukiami ir apskaitos dokumentai.

Kalbant apie saugojimo būdą, skirtingai nuo personalo dokumentų, teisės aktuose nėra specialių nurodymų šiuo klausimu. Tačiau jei paklausite buhalterių nuomonės, tai bene kiekvienas iš jų pasakys, kad šiuos korpusus taip pat geriau laikyti atskiroje patalpoje.

ELEKTRONINIAI DOKUMENTAI

Kitas specialus organizacijos dokumentų tipas yra elektroninis. Pavojus apie juos nežinoti yra gana didelis, nes jei aplankuose esantys popieriai yra akivaizdoje ir į juos atsižvelgti nieko nekainuoja, tai elektroniniai „gyvena“ kolegų kompiuteriuose. Kalbame apie tuos dokumentus, kurių gyvavimo ciklas vyksta elektroniniu būdu. Vadovėlio pavyzdys yra registracijos žurnalai, kuriuos sekretorė tvarko MS Excel. Atėjus laikui išsiųsti žurnalą saugoti, jo spausdinti nereikia: tai elektroninis dokumentas, taip pat turi būti saugomas elektroniniu būdu.

Informaciją apie elektroninius dokumentus padaliniai privalo pateikti sekretorės prašymu.

Deja, Rusijoje vis dar nėra aiškiai suformuluotų elektroninių dokumentų saugojimo instrukcijų, ir tai nepaisant to, kad kai kuriose veiklos srityse (pavyzdžiui, internetinėje rinkodaroje) organizacijos elektroninių dokumentų apimtis siekia 100%. Vienintelis dalykas, kuriuo galima vadovautis, yra VNIIDAD dar 2012 metais parengtas Rekomendacijų dėl elektroninių archyvinių dokumentų įsigijimo, apskaitos ir saugojimo organizavimo organizacijų archyvuose projektas.

Elektroniniai dokumentai įtraukiami į bylų nomenklatūrą kartu su popieriniais ir saugomi sąrašuose nustatytus laikotarpius.

DOKUMENTŲ NAIKINIMAS – CENTRALIZUOTAS PROCESAS!

Pirmaisiais dokumentų saugojimo sistemos darbo mėnesiais sekretorė nebus iki sunaikinimo, o jei organizacija jauna, tai prieš tai išvis reikia palaukti keletą metų. Jei vis dėlto randami dokumentai, kurių saugojimo terminas pasibaigęs, naikinimo procesas organizuojamas vadovaujantis Pagrindinėmis Organizacijų archyvų veiklos taisyklėmis.

Svarbiausia atsiminti, kad dokumentų naikinimas yra centralizuotas procesas, kuriame dalyvauja daug įmonės darbuotojų, įskaitant jos vadovą. Dokumento suplėšymas ir išmetimas į šiukšlių dėžę nėra sunaikinimas. Jūs negalite to padaryti.

Nesvarbu, ar organizacijoje ateityje atsiras struktūrinis padalinys „archyvas“, ar dokumentus saugos specialiai įgaliotas biuro darbuotojas, tačiau saugoti dokumentus reikia, o ši prievolė, kaip sužinojome pradžioje straipsnis, yra įtvirtintas įstatymų leidybos lygmeniu.

SANTRAUKA

Dokumentų saugojimas yra organizacijos pareiga, įtvirtinta įstatymų leidybos lygmeniu.
Įmonės dokumentų saugojimo sistemos organizavimas pradedamas nuo dokumentų sudėties analizės.
Organizacijos bylų, kurių saugojimo terminai nustatomi pagal specialius sąrašus, sudarytas specialia forma, sąrašas sudaro organizacijos bylų nomenklatūrą.
Ypatingas dėmesys skiriamas personalo ir buhalterinės apskaitos sistemoms bei elektroniniams dokumentams.
Dokumentų naikinimas yra organizuotas, centralizuotas procesas, reikalaujantis sisteminio požiūrio. Jūs negalite tiesiog atsikratyti dokumento.

Siųsti savo gerą darbą žinių bazėje yra paprasta. Naudokite žemiau esančią formą

Studentai, magistrantai, jaunieji mokslininkai, kurie naudojasi žinių baze savo studijose ir darbe, bus jums labai dėkingi.

Publikuotas http://www.allbest.ru/

Rusijos Federacijos žemės ūkio ministerija

Federalinė valstybės biudžetinė aukštojo mokslo įstaiga

Riazanės valstybinis agrotechnologinis universitetas. P.A. Kostyčevas

(FGBOU VO RSATU)

Kelių fakultetas

Santrauka šia tema:

„Dokumentų archyvavimas“

Baigė: 3 kurso studentas

kelių fakultetas

mokymo sritys

„Transporto procesų technologija“

Malakhovas V.A.

Patikrino: Ekonomikos mokslų kandidatė, docentė Lozova O.V.

Riazanė 2015 m

1. Dokumentai, reglamentuojantys dokumentų saugojimo tvarką

2. Dokumentų formavimas bylose

3. Techninis dokumentų apdorojimas prieš pateikiant juos saugoti archyve

4. Dokumentų saugumo užtikrinimas

5. Elektroniniai dokumentai archyvuose

6. Dokumentų talpinimas saugyklose

7. Dokumentų prieinamumo ir būklės tikrinimas

8. Archyvinės nuorodos

9. Dokumento vertės ir sunaikinimo tyrimas

Bibliografija

1. Dokumentai, reglamentuojantys dokumentų saugojimo tvarką

Dokumentų saugojimo tvarką reglamentuoja šie pagrindiniai dokumentai:

2004 m. spalio 22 d. federalinis įstatymas Nr. 125-FZ „Dėl archyvavimo Rusijos Federacijoje“;

Pagrindinės organizacijos archyvo darbo taisyklės – patvirtintos Federalinio archyvo 2002 m. vasario 6 d. sprendimu (toliau – Pagrindinės taisyklės);

Tipinių vadybinių archyvinių dokumentų, sukurtų vykdant valstybės įstaigų, vietos valdžios institucijų ir organizacijų veiklą, sąrašas, nurodant saugojimo terminus, patvirtintas Rusijos Federacijos kultūros ministerijos 2010 m. rugpjūčio 25 d. įsakymu N 558;

Galiojantys Buhalterinės apskaitos dokumentų ir darbo eigos nuostatai, patvirtinti SSRS finansų ministerijos 1983-07-29 įsakymu Nr.105.

Apskaitos dokumentų saugojimo tvarka nustatyta 1996 m. lapkričio 21 d. federaliniame įstatyme N 129-FZ „Dėl apskaitos“, taip pat Rusijos Federacijos mokesčių kodekse.

2. Dokumentų formavimas bylose

Kiekvienas specialistas, dirbantis su dokumentais, turėtų dalyvauti formuojant dokumentus į bylas. Pažymėtina, kad dokumentai formuojami į bylas pagal tam tikrus kriterijus, kad vėliau jų būtų galima lengvai ieškoti archyve. Archyvai yra sukūrę specialų informacinį dokumentą, kurio pagalba oficialūs dokumentai paskirstomi į aplankus (dėklas). Ji vadinama bylų nomenklatūra. Tai susistemintas visų atvejų, kuriuos darbuotojai organizacijoje pradės ateinančiais metais, antraščių sąrašas. Bylų nomenklatūra sudaroma naujų kalendorinių metų išvakarėse, dažniausiai gruodžio mėnesį, kad būtų žinoma, kokios bylos turėtų būti formuojamos įmonėje kitais metais nuo sausio iki gruodžio.

Formuojant dokumentus į bylas, naudojami skirtingi ženklai, pagal kuriuos dokumentai sujungiami į vieną aplanką. Pavyzdžiui, vardinis ženklas: įsakymai prie įsakymų, protokolai prie protokolų. Kitas ženklas yra dalykinis klausimas oficialiai korespondencijai. Tačiau galimas ir visiškai kitoks požiūris, kai vienu klausimu derinami skirtingi dokumentai. Klasikinis pavyzdys – teismo byla, darbuotojo asmens byla.

Bylų nomenklatūros forma yra suvienodinta ir įtraukta į priedą „Pagrindinės organizacijos archyvo darbo taisyklės“. Dokumentą tvirtina organizacijos vadovas. Jeigu įmonė didelė, tuomet būtina užpildyti stulpelį „Skyriaus pavadinimas“, tai yra įrašyti struktūrinio padalinio pavadinimą. Jei organizacija nedidelė, tai čia nurodoma veiklos kryptis.

dokumentų bylų archyvų saugykla

3. Techninis dokumentų apdorojimas prieš pristatant juos saugoti archyve

Pirma, dokumentai byloje turi būti chronologine tvarka: aukščiausias dokumentas yra sausio pirmoji. Su juodo grafito pieštuku būtina sunumeruoti kiekvieną lapą priekinėje korpuso pusėje viršutiniame dešiniajame kampe. Atestavimo lape taip pat yra lentelė, kurioje nurodomi fizinės būklės ir korpuso formavimosi ypatumai, pavyzdžiui, suplyšę, suklijuoti, supeliję lakštai. Turite pateikti nuorodą į jų numerį. Ir reikia surašyti vidinę bylos dokumentų inventorizaciją. Į vidinę inventorizaciją įrašoma bylos rodyklė, jos pavadinimas, šį dokumentą atitinkančių bylos lapų numeriai. Inventorizacija pridedama jo sudarytojo ir dedama bylos pradžioje. Dabar byla turi būti arba susiūta, arba atiduota įrišimui, išduoti viršelį, kuriame būtų nurodytas organizacijos pavadinimas, padalinys, bylos numeris, tomas, pavadinimas, bylos įsteigimo ir užbaigimo datos.

Inventorizacija surašoma ne mažiau kaip trimis egzemplioriais, iš kurių vienas lieka struktūriniame padalinyje, patvirtinantis faktą, kad dokumentai pateikti archyvui, o kiti inventoriaus egzemplioriai perduodami į archyvą kartu su bylomis.

4. Dokumentų apsauga

Organizacijoje turi būti saugomi trumpalaikio (iki 10 metų), ilgalaikio (virš 10 metų) ir nuolatinio saugojimo atvejai:

1. nepasibaigus nustatytam terminui ir jų paskyrimui sunaikinti;

2. prieš perduodant bylas valstybinei globai;

3. iki organizacijos likvidavimo.

Per visą nustatytą saugojimo laikotarpį turi būti užtikrinta ne tik dokumentų apskaita, bet ir jų fizinė sauga bei naudojimas.

Tai kelia tam tikrus reikalavimus pačių bylų tvarkymui ir archyvų įrangai.

Archyvo dokumentai skirstomi į bendrojo ir atskiro saugojimo dokumentus, popierinius ir plėvelinius. Prie pastarųjų priskiriami ne tik foto, vaizdo ir garso įrašams skirti filmai, bet ir kitos kompiuterinės laikmenos, kurios dar nesusidarė į savarankišką grupę.

5. Elektroniniai dokumentai archyvuose

Pagal archyvavimo principus dokumentas turi būti saugomas laikmenoje, kurioje jis buvo sukurtas. Todėl biuro dokumentų saugojimas kompiuterinėse laikmenose nėra draudžiamas, tačiau tai nėra sveikintina dėl objektyvių priežasčių.

Taip pat reikia atsiminti, kad ilgalaikiam dokumentų saugojimui nestabiliose keičiamose laikmenose, tokiose kaip diskeliai, reikia dažnai, mažiausiai šešis mėnesius, tikrinti ir perrašyti saugomą informaciją naujose laikmenose dviem egzemplioriais. Ilgalaikiai, t.y. daugiau nei 10 metų archyvuotos informacijos saugojimas kompiuterio standžiajame diske taip pat rizikingas dėl galimų gedimų ir virusų atakų.

Šiuo metu vienintele galima laikmena archyvuotiems dokumentams įrašyti gali būti laikomas neperrašomas optinis diskas (CDR), nors pastaruoju metu padaugėjo pretenzijų į jo kokybę.

Esant dideliam dokumentų kiekiui kompiuterinėse laikmenose ir dokumentų duomenų bazėse, suformuotose elektroninės dokumentacijos procese, jiems saugoti organizuojama savarankiška elektroninių dokumentų saugykla arba kaip esamo archyvo dalis.

6. Dokumentų talpinimas saugyklose

Apgalvotas dokumentų išdėstymas leidžia racionaliai išnaudoti patalpas, sumažina bylų paieškos sąnaudas, užtikrina optimalias saugojimo sąlygas ir galimybę skubiai evakuoti archyvą.

Archyvinių dokumentų talpinimas organizacijose grindžiamas:

1. sudaryti geriausias sąlygas nuolatiniam dokumentų saugojimui,

2. visų dokumentų operatyvaus naudojimo patogumas.

Bendrojo biuro darbo, konfidencialumo, personalo ir techniniai dokumentai saugomi atskirai, jei įmanoma, skirtingose saugyklose.

Nustatant patalpas, būtinas dėklų išdėstymui, atsižvelgiama į dėklų judėjimo dinamiką. Taigi, organizacijos archyve tikslingiau bylas talpinti ne tik pagal struktūrinius padalinius pagal bylų inventorizacijas ir nomenklatūras, bet ir pagal jų paskyrimo sunaikinti laiką.

Norint orientuotis dinamiškai kintančioje korpusų kompozicijoje, sudaromos topografinės rodyklės, o visos patalpos, lentynos juose nuo įėjimo sunumeruojamos iš kairės į dešinę. Lentynos taip pat numeruojamos pagal dėklų montavimą, t.y. stovas iš viršaus į apačią.

Dokumentai turi būti laikomi patalpose, atskirtose nuo darbuotojų darbo patalpų ir apsaugotose nuo pašalinių asmenų prieigos. Skliautai turi būti papildomai apsaugoti iš vidaus atsidarančiomis grotomis (ekstremaliai evakuacijai) ant archyvo pirmojo aukšto langų, durys papildomai sutvirtintos ir su spynomis. Langus nuo tiesioginių saulės spindulių apsaugo specialūs stiklai, dažai, šviesos nepraleidžiančios užuolaidos. Dėl padidėjusio gaisro pavojaus dokumentų saugyklose įrengtos uždaro tipo lempos, jungikliai ir saugos skydai, esantys už saugyklų ribų. Privalomas archyvo priedas yra kelių variantų gaisro gesinimo medžiagos (įskaitant ir neskystąsias, pavyzdžiui, smėlį ir brezentą).

Archyve turi būti:

1. specialūs mobilūs arba stacionarūs stelažai, kurių lentynų plotis ne mažesnis kaip 25 cm;

2. praėjimų tarp stelažų plotis ne mažesnis kaip 75 cm;

3. pagrindinių praėjimų plotis iki 120 cm;

4. atstumas tarp lentynų aukštyje 35-40 cm;

5. stelažų galų atstumas nuo sienų – 45 cm;

6. atstumas nuo grindų iki apatinės lentynos yra 20 cm, o rūsyje ir pusrūsyje - iki 50 cm.

Didelio formato dokumentams (žemėlapiams, brėžiniams, planams) saugoti naudojami specialūs stelažai su horizontalia arba vertikalia pakabinama saugykla.

Pelėsiai yra pagrindiniai archyvų dokumentų naikintojai. Yra žinoma, kad „popieriaus saugyklose“ gyvena daugiau nei 200 grybų rūšių, jų sporos sklinda ore ir gali lengvai užkrėsti dokumentus dulkėtose patalpose. Paprastai grybai aktyviausiai vystosi ant drėgnų dokumentų arba saugyklose, kuriose yra didelė oro drėgmė, esant 25-27°C temperatūrai, glaudžiai užgriozdintuose kampuose ir nevėdinamose spintose.

Todėl saugant dokumentus (ir knygas) reikia laikytis optimalių temperatūros ir drėgmės sąlygų. Rusijoje nustatyta maksimali 18-20°C temperatūra, santykinė oro drėgmė 50-55%. Kino laikmenoms reikalingos dar griežtesnės saugojimo sąlygos, todėl visuose archyvuose yra įrengti temperatūros ir drėgmės matavimo prietaisai skirtinguose archyvų kampeliuose. Archyvams privalomas reguliarus drėgnas valymas ir profilaktinė patalpų dezinfekcija.

Visos archyve esančios bylos papildomai supakuotos į kartonines dėžutes, ryšulius ir kitus konteinerius, pagamintus iš dokumentams nekenksmingų medžiagų, prie dėžučių klijuojamos etiketės, o prie bylų ryšulių – etiketės, nurodančios:

1. inventoriniai numeriai (bylų nomenklatūra),

2. metai (-ai) ir paskutinio atvejo numeriai, įtraukti į šį langelį (rinkinys).

Priklausomai nuo korpuso viršelio medžiagos kietumo, dokumentų naudojimo dažnumo, parenkamas saugojimo būdas – vertikalus arba horizontalus.

7. Dokumentų prieinamumo ir būklės tikrinimas

Tikrinamas faktinis atvejų buvimas ir fizinė būklė (išblukimas, infekcija, mechaniniai pažeidimai) atliekami bent:

1. kartą per 10 metų,

2. nuolatinio saugojimo atvejais - kartą per 5 metus,

3. konfidencialiems dokumentams – kasmet

Taip pat atliekami tokie patikrinimai:

1. keičiant archyvų vadovus,

2. masinės žalos arba bylų praradimo atveju,

3. perkėlus bylas į kitą archyvą.

Patikrinimų rezultatai dokumentuojami archyvų tarnybos nustatytos tipinės formos aktuose, patvirtintuose organizacijos vadovo. Remiantis organizacijos vadovybės patvirtintais auditų rezultatais, atliekami apskaitos dokumentų pakeitimai ir patikslinimai (jei reikia), nurodomas akto, kuriame užfiksuoti audito rezultatai, numeris ir data.

8. Archyvų nuorodos

Visos komercinės ir valstybinės organizacijos, valdžios ir žinybų archyvai organizacijų, buvusių darbuotojų ir piliečių prašymu privalo išduoti dokumentų, patvirtinančių patį faktą ir darbo stažą, darbo užmokestį, pareigas ir kt., pažymas, kopijas ir archyvo išrašus iš archyvo. Problemos.

Archyvo pažyma - oficialiai patvirtintas dokumentas, turintis juridinę galią ir kuriame yra pranešimas (patvirtinimas) apie archyve esančius dokumentus, informacija, susijusi su prašymo dalyku, su privalomu paieškos duomenų nurodymu (inventoriaus numeris, bylos numeris, lapo numeris). Nuorodoje pateikiami dokumentų pavadinimai, datos ir informacija iš šių dokumentų pateikiama chronologine įvykių seka, o ne dokumentai, kuriuose jie yra.

Archyvinę pažymą pasirašo už archyvą atsakingas darbuotojas ir organizacijos vadovas bei patvirtina antspaudu (jei yra – antspaudu), esant reikalui, prie pažymos pridedamos dokumentų kopijos ir išrašai iš originalų. Surašant sertifikatą ant kelių lapų, kiekvienas lapas turi būti sertifikuotas.

Archyvinis išrašas yra dokumento įforminamųjų ir patvirtinančių dalių pilna kopija ir jo turinio (teksto) pažodinės kopijos.

Archyviniai išrašai paprastai daromi, jei reikalinga informacija yra didelės apimties daugiamačiame dokumente, tačiau tik dalis jos yra susijusi su prašymo turiniu. Kiekvienos ištraukos iš dokumento pradžioje ir pabaigoje, taip pat tose vietose, kur praleisti atskiri žodžiai, posakiai ar sakiniai, dedamos elipsės.

Archyvinė kopija – tai viso dokumento teksto pažodinis atgaminimas mašinėle, fotografuojant ar elektrografiniu būdu, oficialiai patvirtintas taip pat, kaip ir archyvinės nuorodos.

Archyvinės pažymos, išrašai ir kopijos, taip pat dokumentų originalai pareiškėjams ar jų įgaliotiems atstovams išduodami į rankas, prieš gavimą, pateikus pasą ar kitą asmens dokumentą.

9. Dokumento vertės ir sunaikinimo tyrimas

Vertės ekspertizė atliekama komisijos narių dokumento peržiūros po lapą metodu. Atvejai, suformuoti pagal kategorijas, turi būti skirstomi į dvi grupes: pirmoji grupė yra laikinas saugojimas, antroji – nuolatinis ir laikinas (virš 10 metų) saugojimas. Komisija sudaroma vieną kartą organizacijos veiklos laikotarpiui, joje dalyvauja vadovaujančių skyrių atstovai: buhalterinės apskaitos, personalo aptarnavimo, archyvo. Ekspertų komisijai paprastai vadovauja direktoriaus pavaduotojas. Komisija rengia posėdžius ir surašo protokolus su sprendimais, susijusiais su ilgalaikio nuolatinio saugojimo dokumentų ir personalo inventorizacijų tvirtinimu, nustato, kurie dokumentai naikintini.

Dokumentų naikinimo procedūra reikalauja tinkamos dokumentacijos. Naikinami tik trumpo saugojimo termino (iki 10 metų imtinai) dokumentai, jei pasibaigęs saugojimo terminas. Šis laikotarpis pradedamas skaičiuoti nuo kitų kalendorinių metų sausio 1 d. Nenaikinti dokumentų, kurie neišlaikė dokumentų vertės egzamino. Sprendimas dėl sunaikinimo turi būti įtrauktas į organizacijos ekspertų komisijos posėdžio protokolą. Sunaikintini dokumentai įrašomi į atitinkamą aktą, kuris turi vieningą formą – Nesaugomų dokumentų paskyrimo sunaikinti aktą. Atlikę dokumentų formalumus, galite pereiti prie dokumentų naikinimo.

Literatūros sąrašas

1. http://docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2. http://www.mbm.ru/wiki/index.php/Archival_storage_of_documents

3. http://www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Priglobta Allbest.ru

...

Panašūs dokumentai

Visas dokumentų apdorojimo ir judėjimo ciklas nuo jų sukūrimo iki įforminimo ir išsiuntimo pabaigos. Dokumentų mokslinės ir praktinės vertės nagrinėjimas (vertinimas). Bylų aprašymai ir vykdymas. Nuolatinio ir ilgalaikio saugojimo dokumentų aprašymas.

testas, pridėtas 2009-03-14

Nomenklatūros reikalų struktūra ir paskirtis. Reikalavimai jų formavimui ir saugojimo taisyklėms. Dokumentų vertės tyrimas. Bylų inventorizacijų surašymas ir perdavimo į archyvą tvarka. Archyvinio dokumentų saugojimo elektronine forma esmė. Ekspertų komitetai.

Kursinis darbas, pridėtas 2014-03-02

Dokumentų vertės principai ir kriterijai. Norminių-metodinių dokumentų atrankos vadovų sistema. Dokumentų vertės tyrimo organizavimas ir vykdymas, jos vykdymo tvarka, rezultatų registravimas ir saugojimas. Informacinės technologijos archyvuose.

baigiamasis darbas, pridėtas 2019-03-13

Dokumentų, susijusių su darbuotojų priėmimu, judėjimu ir atleidimu, saugojimo terminai. Darbuotojo asmeninė kortelė. Dokumentų surašymas ir išėmimas iš asmens bylos. Rusijos Federacijoje valstybines pareigas einančių asmenų asmens bylų tvarkymo tvarka.

santrauka, pridėta 2011-04-30

Organizacijos gyvavimo ciklo etapai: samprata, klasifikacija ir tipai. Likvidacinės komisijos esmė ir funkcijos, dokumentacijos saugojimo taisyklės. Dokumentų vertės tyrimas, bylų išdavimo ir jų inventorizavimo principai. Dokumentų perdavimas į archyvą.

baigiamasis darbas, pridėtas 2015-10-05

testas, pridėtas 2017-06-03

Elektroninių dokumentų archyvų kūrimo, organizavimo ir veikimo aspektai. Elektroninės valdžios formavimo Rusijos Federacijoje koncepcijos vaidmuo, jos funkcionavimo sąlygos. Elektroninių dokumentų archyvinio saugojimo metodika ir principai.

santrauka, pridėta 2011-10-21

Įstatyminis ir norminis biuro darbo reglamentavimas. Dokumentų surašymo tvarka ir jų įforminimo reikalavimai. Organizaciniai ir administraciniai dokumentai bei personalo dokumentacijos sistema. Darbo organizavimas ir dokumentų saugojimas.

mokymo vadovas, pridėtas 2009-01-26

Teisinė ir norminė bazė, reglamentuojanti biuro darbą ir dokumentų srautą organizacijoje. Korespondencijos gavimo ir pirminio apdorojimo tvarka. Tipiniai ir individualūs dokumentų įforminimo terminai. Popierinis dokumentų tvarkymas.

Kursinis darbas, pridėtas 2013-11-08

Reikalavimai personalo dokumentacijai. Dokumento blanko surašymo samprata ir specifika, pagrindiniai reikalavimai jai. Administracinių dokumentų, informacinių ir informacinių dokumentų rengimo ir įforminimo tvarka, jų turinys.

4.3.1.1. Nuolatinis dokumentų saugojimas turėtų būti atliekamas tamsoje. Visų tipų darbai su dokumentais turėtų būti atliekami esant ribotam arba technologiškai būtinam apšvietimo lygiui.

4.3.1.2. Apšvietimas sandėliavimo patalpose gali būti natūralus arba dirbtinis.

4.3.1.3. Natūralus apšvietimas sandėliavimo patalpose leidžiamas su išsklaidyta šviesa, jei ant langų naudojami šviesos difuzoriai, šviesos srauto reguliatoriai, apsauginiai filtrai, užuolaidos, žaliuzės, stiklo dažymas. Dokumentų apsaugai naudojamas saugojimas segtuvuose, aplankuose, dėžėse, spintelėse, ant uždarų lentynų, vyniojamajame popieriuje ir kt.

4.3.1.4. Dirbtiniam apšvietimui kaitrinės lempos naudojamos uždaruose atspalviuose su lygiu paviršiumi. Leidžiama naudoti fluorescencines lempas su nupjauta LB, LHB, LTB tipo ultravioletine spektro dalimi.

4.3.1.5. Apšvietimo lygis matomo spektro diapazone neturėtų viršyti: vertikaliame stovo paviršiuje 1 m aukštyje nuo grindų - 20 - 50 liuksų (liuksų), staliniuose kompiuteriuose - 100 liuksų (liuksų).

4.3.2. Temperatūros ir drėgmės sąlygos

4.3.2.1. Sandėliavimo patalpose, kuriose įrengtos oro kondicionavimo sistemos, turi būti palaikomas optimalus temperatūros ir drėgmės režimas, atsižvelgiant į dokumentų rūšių specifiką: popieriniams dokumentams - 17 - 19 laipsnių temperatūra. C, santykinė oro drėgmė 50 - 55 %; plėvelinėms medžiagoms - nespalvotai (15 laipsnių C ir 40 - 55%) ir spalvotai (2 - 5 laipsnių C ir 40 - 55%); dokumentams magnetinėse juostose ir diskinėse laikmenose - 15 - 20 laipsnių. C ir 50 - 65%.

4.3.2.2. Staigūs temperatūros ir drėgmės svyravimai sandėliavimo patalpose neleidžiami. Patalpose, kuriose klimatas nereguliuojamas, reikia imtis priemonių klimato sąlygoms optimizuoti, remiantis racionaliu patalpų šildymu ir vėdinimu, sausintuvų arba oro drėkintuvų naudojimu. Ilgą laiką stabiliai didėjant santykinei oro drėgmei iki 80 - 90%, imamasi privalomų priemonių klimato sąlygoms normalizuoti (intensyvus vėdinimas, sandėliavimo patalpų sausinimas, drėgmės padidėjimo priežasčių šalinimas).

4.3.2.3. Temperatūros ir drėgmės režimas saugyklose kontroliuojamas reguliariai matuojant oro parametrus: kartą per savaitę kondicionuojamose patalpose, du kartus per savaitę patalpose su nereguliuojamu klimatu ir kasdien, jei pažeidžiamas sandėliavimo režimas.

4.3.2.4. Valdymo ir matavimo prietaisai (termometrai, psichrometrai, higrometrai) dedami pagrindiniame praėjime ant stovo, toliau nuo šildymo ir vėdinimo sistemų. Prietaiso rodmenys įrašomi į žurnalą.

4.3.3. Sanitarinis ir higieninis režimas

4.3.3.1. Archyvo patalpos turi būti švarios, tokiomis sąlygomis, kad nebūtų pelėsio, vabzdžių, graužikų, dulkių.

4.3.3.2. Sandėliavimo patalpose turi būti užtikrinta laisva oro cirkuliacija, neįtraukiant sanitariniu ir biologiniu požiūriu pavojingų nevėdinamų zonų susidarymo.

4.3.3.3. Šiltuoju metų laiku atidaromi langai, taip pat vėdinimo angos sienose, lubose, sandėliavimo patalpų grindyse bei vėdinimo sistemų išorinės angos turi būti apsaugotos tinkleliais, kurių tinklelio skersmuo ne didesnis kaip 0,5 mm.

4.3.3.4. Draudžiama būti su viršutiniais drabužiais, šlapiais ir nešvariais batais, laikyti ir naudoti maisto produktus, rūkyti sandėliavimo patalpose.

4.3.3.5. Sandėliavimo patalpų patalpose būtina atlikti sistemingą šlapią valymą. Bent kartą per metus nuo stelažų, spintų, sandėliavimo patalpų nuvalomos dulkės; grindys, grindjuostės, palangės, stelažų rūsio dalys apdorojamos vandeniniais antiseptikų tirpalais (2% formalinas, 5% kataminas AB ir kt.).

4.3.3.6. Du kartus per metus (šildymo sezono pradžioje ir pabaigoje) tikrinami dokumentai (pasirinktinai) ir sandėliavimo patalpos, ar laiku aptikti vabzdžiai ir pelėsiniai grybai.

Nustačius biologinius kenkėjus, skubių priemonių patalpų dezinfekcijai ir dezinfekcijai imasi archyvas, sanitarinė ir epidemiologinė stotis arba karantino tarnyba.

4.3.3.7. Valant ar dezinfekuojant ant dokumentų neturi patekti vandens ir antiseptinių tirpalų.

4.3.4. Apsaugos režimas

4.3.4.1. Apsaugos režimą užtikrina archyvo vietos pastate parinkimas, techninės apsaugos priemonės, apsaugos sistemos, signalizacijos organizavimas, patekimo kontrolės priemonių laikymasis, patekimo į saugyklą tvarka, patalpų sandarinimas. . Archyvų ir saugyklų lauko durys turi būti su metalinėmis dangomis ir tvirtomis spynomis. Ant langų, prieinamų iš išorės, sumontuoti rakinami, atlenkiami į išorę metaliniai strypai. Archyvo patalpose įrengta signalizacija, ne darbo valandomis patalpos užplombuojamos (sandaruojamos). Darbo valandomis saugyklos turi būti užrakintos. Teisę patekti į saugyklą turi šios saugyklos vadovas ir darbuotojai, o kai kuriais atvejais – ir kiti jų lydimi asmenys. Dokumentų pašalinimas iš archyvo vykdomas tik su specialiais leidimais nustatyta tvarka.

4.3.4.2. Apsaugos režimas taip pat taikomas patalpoms, kuriose laikinai saugomi archyviniai dokumentai ir archyvo materialinės vertybės (skaitykla, parodų salė, laboratorija ir kt.).

archyvas yra organizacija ar jos struktūrinis padalinys, kuris priima ir saugo dokumentus, siekdamas panaudoti retrospektyvią informaciją. Didelėje organizacijoje už dokumentų saugojimą atsakingas padalinio archyvas, o smulkaus ir vidutinio verslo organizacijos archyvą tvarko sekretorius arba biuras.

Archyve patalpintiems dokumentams susisteminti formuojamas toks jų saugojimo vienetas kaip byla. Byla - dokumentas ar dokumentų rinkinys, susijęs su vienu klausimu ar veiklos sritimi ir dedamas į atskirą viršelį. Dokumentai formuojami į bylas, pagal bylų nomenklatūrą susistemintas organizacijoje registruotų bylų pavadinimų sąrašas, nurodant jų saugojimo laikotarpius.

Rengiant dokumentus archyviniam saugojimui atliekamos dvi raštvedybos operacijos: bylos formavimas ir jos įforminimas. Bylų formavimas – dokumentų priskyrimas konkrečiai bylai ir jų sisteminimas. Bylos registravimas, nustatytas nustatytomis taisyklėmis, pasirengimas dokumentų saugojimui.

Archyvų saugojimo organizavimas dokumentai ir efektyvus jų naudojimas yra vienas pagrindinių dokumentacijos aptarnavimo tarnybos uždavinių. Organizacijos archyvo struktūra formuojama pagal bylų nomenklatūrą. Tai nepriklausomas dokumentas, kurio sudarymas yra sudėtingas ir kelių etapų darbas.

Bylų nomenklatūra peržiūrima kasmet prieš verslo metus. Ją sudarant atsižvelgiama į ankstesnės nomenklatūros struktūrą ir kitų metų organizacijos veiklos planus. Kiekvienas struktūrinis padalinys paruošia savo dalį, o tada atskiros dalys centralizuotai redukuojamos į bendrą nomenklatūrą. Nomenklatūros projektui turi pritarti organizacijos vadovas.

Rašymo metais dokumentai, kuriais baigiamas operatyvinis darbas, suskirstomi į bylas pagal galiojančią nomenklatūrą. Tokiu atveju galimas dokumentų, kurie nebuvo numatyti jį rengiant, pasirodymas. Jei taip nutinka, byla pradedama su nauja antrašte, kuri pažymima nomenklatūroje. Taip pat tikėtina, kad bylos iškėlimui su nurodytu pavadinimu neatsiras nei vieno dokumento visus metus. Apie kiekvieną iškeltą bylą daroma atitinkama pastaba nomenklatūroje.

Archyvinis dokumentų saugojimas organizacijoje gali būti atliekamas keliais etapais. Tam tikrą laiką jie saugomi struktūrinio padalinio archyve, o vėliau perkeliami į organizacijos archyvą. Po to dalis dokumentų turi būti perduoti valstybės saugyklai.

Rusijos biuro darbas turi ilgą istoriją, išsiskiriančią nacionaliniais bruožais. Dokumentai gyvena ilgai – nuo registravimo iki archyvinio saugojimo ir sunaikinimo. Darbo su jais taisyklės tam tikroje organizacijoje sudaro biuro darbo sistemą. Tai bendrųjų principų ir specifinių dokumentų apdorojimo technologijų visuma. Jų formavimuisi įtakos turi daug veiksnių. Reikšmingiausi iš jų – esamos darbo tradicijos – tiek nacionalinės, tiek susiklosčiusios konkrečioje organizacijoje, taip pat įvairūs valstybės organų norminiai ir metodiniai dokumentai.