Архивное хранение. Архивное делопроизводство организации: гост, инструкция, документы, правила. методические рекомендации по архивному делопроизводству Ответственный за хранение документов в архиве

Хранятся в течение определенных сроков, после чего они должны быть переданы на государственное хранение в государственные и муниципальные архивы. Федеральным законодательством определены предельные сроки хранения документов, включенных в установленном порядке в состав Архивного фонда Российской Федерации:

документов по личному составу, записей нотариальных действий, похозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов — 75 лет;
проектной документации по капитальному строительству — 20 лет;
технологической и конструкторской документации — 20 лет;
патентов на изобретение, полезную модель, промышленный образец — 20 лет:
научной документации — 15 лет;
кино- и фотодокументов — 5 лет;
видео- и фотодокументов — 3 года.

В случае ликвидации организации, документы постоянного срока хранения и поличному составу передаются в государственный (муниципальный) архив. Для негосударственных организаций, часть документов которых отнесена к составу Архивного фонда Российской Федерации, для такой передачи необходимо заключение договора с учреждением системы Федеральной архивной службы России. Если организация своевременно не заключила договор с архивом, то в этом случае государственный (муниципальный) архив обязан принять на хранение только документы по личному составу работников организации. Место хранения остальных документов определятся председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.

Подготовка документов к передаче в архив

В каждой организации в течение года образуется определенное количество дел. Часть из них после установленного срока хранения надо сдавать в архив. Это дела с исполненными документами постоянного» временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Сдаются дела в архив через год после завершения их в делопроизводстве. Подготовка документов к передаче в архив проводится работниками службы ДОУ и секретарями структурных подразделений. Дела сдают в архив после того, как они полностью оформлены.

Оформление дел состоит из следующих операций:

проверка правильности группировки документов в дела;
брошюровка (подшивка);
нумерация листов;
составление заверителыюй надписи (листа-заверителя);
составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
внесение уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия организации, регистрационного индекса, крайних дат дела, заголовка дела);
составление и оформление описи дела.

Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) подлежат частичному оформлению, при этом допускается:

не проводить систематизацию документов в деле;
не нумеровать листы дела;
не составлять заверительные надписи;
не прошивать (не брошюровать).

Проверка правильности группировки документов в дела проводится для того, чтобы еще раз проверить соответствие документов в деле заголовку по номенклатуре, расположение документов внутри дела по определенным принципам: по рассматриваемым вопросам; по хронологии; по географическому признаку; по алфавиту корреспондентов и т.д.

Рис. 6.2. Форма листа-заверителя дел

При полном оформлении необходимо подшить или переплести дело. Предварительно из дела удаляются все металлические предметы: скрепки, булавки и т.п. Документы снимаются со скоросшивателя. Вслед за последним документом в дело вкладывается лист для заверителыюй записи» в начале дела, при необходимости, вкладывается лист или листы для внутренней описи (если есть, то отпечатанные бланки внутренней описи). Дело не должно превышать 250 листов. Если в течение года документов в деле отложилось больше, то их надо разделить на несколько томов.

Все документы подшиваются или переплетаются в твердую обложку. Поскольку в деле откладываются документы разного формата, то подшивать их нужно на 4 прокола. Это обеспечит надежное скрепление всех документов.

Рис. 6.3. Форма внутренней описи документов дела

В делах длительных сроков хранения можно прошивать дело насквозь, включая как верхнюю, так и нижнюю часть обложки. Дела постоянного срока хранения подшиваются, начиная с листа, идущего вслед за обложкой. Верхняя же часть обложки не подшивается. На первый лист накладывается тонкая, шириной до 1 см картонная прокладка, и через нее прошивается дело. Поскольку предполагается такое дело хранить вечно, то такая подшивка предохраняет нитки от истирания и придает более эстетичный вид делу.

При подшивке надо следить, чтобы весь текст документов мог быть прочитан. Документы со сроком хранения менее 10 лет могут не подшиваться, а оставаться в скоросшивателе.

Все листы в делах постоянного и временного хранения для обеспечения сохранности документов и удобства использования нумеруются. Нумеруют листы черным графитным карандашом или нумератором в правом верхнем углу только с лицевой стороны листа, не задевая текста документа. Использование чернил и цветных карандашей запрещается. Лист большего формата, чем А4, подшивается за один край, разворачивается и нумеруется как один лист. Сложенный и подшитый за середину лист нумеруется как два листа. Иллюстрированные материалы, фотографии нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с надписями или вложениями нумеруются самостоятельно. Вложение в конверт нумеруется очередным номером за конвертом. При создании нескольких томов одного дела каждое из них нумеруется самостоятельно.

Рис. 6.4. Форма обложки дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения

Итоги нумерации фиксируют в доверительной записи на вшитом специально для нее последнем листе дела. Б ней указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов документов и отдельно через знак «+» число листов внутренней описи, литерные и пропущенные номера.

Заверительная запись подписывается лицом, ее составившим, с указанием должности, личной подписи, фамилии и даты составления. Составлять заверительиую надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела установлена Основными правилами работы архивов организаций.

В случае, когда дело содержит особо ценные документы — в личных делах, делах о присуждении ученых степеней и присвоении

Государственным стандартом Р 51141-98 закреплено такое определение внутренней описи: «Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов» 1 .

Внутренняя опись подшивается перед документами дела и содержит сведения о каждом из них. В итоговой записи внутренней описи указывается количество включенных в нее документов и количество листов самой описи.

При использовании автоматизированных систем регистрации документов внутренняя опись может создаваться и распечатываться автоматически на основе сведений, введенных в регистрационные карточки документов, помещенных в дело. После того, как документы подшиты, пронумерованы, составлена заверительная надпись и внутренняя опись документов дела, проводится дополнительное оформление обложки дел.

Оформление обложки дел производится в процессе заведения дел в делопроизводстве и выполняется в соответствии с требованиями государственного стандарта ГОСТ 17914-72. «Обложки дел длительного хранения. Типы, размеры, технические требования». В момент заведения дела по номенклатуре дел ряд сведений уже был вынесен на обложку:

наименование учреждения (организации) и его подчиненность;
наименование структурного подразделения;
делопроизводственный индекс дела;
заголовок дела;
срок хранения дела.

При подготовке дела к сдаче в архив эти реквизиты уточняются и дополняются. Например, на обложке проставляют:

номер тома, если дело имеет несколько томов;
крайние даты дела;
количество листов в деле;
номера фонда, описи и дела по описи.

Последний реквизит проставляется в архиве.

Рис. 6.5. Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения

Очень важно при оформлении обложки соблюдать определенные требования. Так, наименование организации пишется в именительном падеже. Если наименование менялось в течение года, то па обложке приводятся оба названия, причем прежнее название берется в скобки, а новое пишется под ним.

Заголовок дела переносится на обложку в начале года из . Но после анализа содержания документов может потребоваться внесение некоторых уточнений в заголовок. При возникновении такой необходимости следует внести дополнение в номенклатуру дел и на обложку выносить заголовок и индекс в соответствии с этим дополнением. Сначала в заголовке должен быть указан вид дела (дело, переписка, документы и т.д.) или вид документов (протоколы, приказы, отчеты, акты). Затем указывается автор или корреспондент (если это переписка) и далее вопрос, отражающий содержание документов. Возможно формирование в одном деле документов нескольких авторов или корреспондентов, если они относятся к одному вопросу. Подлинность документов в заголовках не указывается, но наличие копийных документов оговаривается. На обложке дела в обязательном порядке указываются даты самых ранних и поздних документов и срок хранения дела. На делах с документами постоянного хранения указывается «хранить постоянно», на других — конкретный срок хранения в соответствии с перечнем.

При указании количества листов листы внутренней описи и заверительной записи не учитываются.

На все дела постоянного и долговременного сроков хранения составляется опись. Опись — это архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления систематизации. Опись служит основным учетным справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Составляются описи отдельно на дела постоянного хранения, дела временного (свыше 10 лет) хранения, дела по личному составу. В отдельных случаях в зависимости от специфики организации описи могут составляться на определенные категории дел (судебные и следственные дела, научные отчеты по темам и т.п.).

Дела располагаются в описи по степени значимости. Например, последовательность может быть такой: устав предприятия, протоколы общих собраний акционеров, протоколы заседаний совета директоров, приказы директора по основной деятельности, годовые планы и т.д. Описи на дела составляются в каждом структурном подразделении работниками службы делопроизводства.

Рис. 6.6. Форма годового раздела сводной описи дел постоянного хранения

Опись состоит из годовых разделов. Годовые разделы составляются по установленной форме. Сведения по каждому делу, включенному в опись, называются описательной статьей. В нее входят:

порядковый номер дела (тома) по описи;
индекс дела (тома);
заголовок дела (тома);
даты дела (тома);
число листов в деле (томе);
срок хранения (для дел, хранящихся свыше 10 лет);
примечание.

Каждое дело в описи имеет самостоятельный порядковый номер.

Если дело состоит из нескольких томов, каждый том имеет свой номер. Располагает дела в описи по порядку архив организации. Он же присваивает номера описи структурного подразделения.

При передаче в архив дел за несколько лет их необходимо систематизировать. Обычный порядок систематизации дел в организации — хронологически-структурный. Это означает, что, во-первых, дела систематизируют по годам. Во-вторых, дела систематизируют по названиям структурных подразделений, в которых они хранятся. Все дела постоянного срока хранения за год располагаются по степени важности. Обычно это соответствует порядку расположения структурных подразделений и заголовков дел в номенклатуре дел.

Рис. 6.7. Форма итоговой записи и заверительной подписи

Таким образом, получается стройный перечень всех дел одного срока хранения за один год. Для удобства поиска наименования структурного подразделения могут быть указаны в описи перед первым делом соответствующего структурного подразделения.

В организациях, где количество дел, образующихся в год, невелико, нецелесообразно каждый год составлять новую опись. Возможна подготовка одной описи, включающей дела за несколько лет.

Рис. 6.8. Форма годового раздела сводной описи дел по личному составу

Рис. 6.9. Форма описи электронных документов постоянного срока хранения

В таких организациях ежегодно составляется годовой раздел описи с продолжающейся нумерацией дел. Каждый из годовых разделов описи начинается с указания соответствующего года, и далее дела располагаются в соответствии с принятой структурой.

Каждая опись имеет свой номер. Обычно опись на дела постоянного хранения имеет 1, на дела со сроком хранения более 10 лет- N& 2, на дела по личному составу — № 3 с добавлением буквенного индекса «л/с».

Заканчивается опись итоговой записью. В ней указывается цифрами и прописью количество включенных в опись дел, первый и последний номера дела по описи, оговариваются особенности нумерации (литерные и пропущенные номера). Опись должна быть подписана составителем с указанием его должности и расшифровки фамилии. Проставляется дата составления описи.

Кроме описей на дела постоянного срока хранения, дела временного (свыше 10 лет) срока хранения кадровые службы организаций ежегодно должны составлять описи на дела по личному составу. Документы по личному составу имеют особое социальное значение — они являются основанием для подтверждения трудового стажа, занимаемой должности, продолжительности работы в данной организации и других фактов трудовых отношений. В целях предотвращения утери этих документов большая часть документов по личному составу уволенных работников сдается в архив и хранится 75 лет.

В связи с развитием компьютерных технологий, увеличением объема документов на электронных носителях у организаций возникает необходимость в хранении аудиовизуальной и электронной документации. В архиве организации в зависимости от состава и объема ЭД составляются описи электронных документов постоянного срока хранения. Электронные документы включаются в самостоятельные описи.

Количество экземпляров описи определяется сроком хранения дел. Опись на дела постоянного хранения составляется в четырех экземплярах. Один экземпляр остается в соответствующем структурном подразделении, второй экземпляр описи передается в службу ДОУ, третий в архив организации. Четвертый экземпляр направляется в соответствующий государственный или муниципальный архив.

Организации, не сдающие документы в государственные архивы, составляют опись на дела постоянного хранения, на дела со сроком хранения 10 и более лет и по личному составу в трех экземплярах.

На дела временного срока хранения описи не составляются» их заменяет номенклатура дел, где напротив каждого заголовка проставляется отметка о сроке хранения.

В период подготовки дел структурным подразделением к передаче в архив организации сотрудником архива предварительно проверяется правильность их формирования, оформления и соответствие количества дел, включенных в опись дел (структурного подразделения), количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел организации. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники структурного подразделения обязаны устранить. При обнаружении отсутствия дел составляется соответствующая справка.

Прием каждого дела производится лицом, ответственным за архив организации, в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи дел структурного подразделения против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи ответственного за архив и лица, передавшего дела. При приеме особо ценных дел проверяется количество листов в делах.

Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений. Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

Даже если об архиве как о структурном подразделении директор и слышать не желает, то это не означает, что в компании его нет. Архив есть, но пока имеет форму рассеянного по шкафам и кабинетам склада макулатуры с полным отсутствием какого-либо единого порядка и системы. В этой статье мы расскажем о том, как организовать хранение документов в организации, в которой архива как такового еще нет, а документы, которым необходимо обеспечить должные условия сохранности, уже есть, и более того, появляются каждый день. Ведь, согласитесь, гораздо легче начать формировать архив, когда организация невелика и бумаг, сохранность которых предстоит обеспечить, не так много. Если взяться за эту работу через пару лет, когда объемы документооборота начнут исчисляться десятками тысяч единиц, сформировать архив будет намного сложнее.

НОРМАТИВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НЕНАДЛЕЖАЩЕЕ ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ

Процесс хранения документов организации регламентирован на федеральном уровне.

Существует два главных документа по работе архива в компании:

Основные правила работы ведомственных архивов, утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.1985 № 263. Документ носит нормативный (обязательный) характер.
Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила работы архивов организаций). Документ носит методический (необязательный) характер.

Рекомендуем секретарю изучить эти довольно похожие документы. В них описаны основные принципы хранения деловых бумаг в компании, требования к хранению, приведено множество форм документов, обеспечивающих процесс хранения, во главе с номенклатурой дел организации.

Ответственность за ненадлежащее хранение документов

В соответствии со ст. 13.25 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях нарушение установленных порядка и сроков хранения документов акционерным обществом и обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей. Практика использования этой статьи довольно обширна, о чем имеет смысл сообщить руководителю, который отказывается выделять ресурсы на хранение документов компании.

АНАЛИЗ СОСТАВА ДОКУМЕНТОВ

В первую очередь нужно разобраться с составом документов, которые в данный момент находятся в организации. Все они делятся на две группы:

Документы, которые уже завершены делопроизводством;

Документы, которые образуются в результате деятельности организации и находятся на том или ином этапе своего жизненного цикла.

Работа будет идти сразу в двух направлениях. Документы из первой группы нужно просмотреть, разобрать по видам и определить состав дел. Документы второй группы сразу по завершении делопроизводством тоже нужно будет распределить по делам.

Действовать нужно последовательно, по очереди обращаясь к каждому отделу организации. Здесь на помощь секретарю должны прийти работники этих отделов. Только они - люди, знающие свои рабочие процессы изнутри, - могут корректно сформулировать заголовки дел и состав документов в них. Получившийся в результате этой работы перечень дел каждого структурного подразделения ляжет в основу номенклатуры дел организации.

СРОКИ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Каждый документ имеет свой срок хранения, который определяет не организация - автор документа, а государство. Уничтожение документа раньше того, как истечет срок его хранения, не допускается.

На сегодняшний день действуют три нормативных акта, регламентирующих сроки хранения документов, что называется, в массовом порядке. Перечислим эти нормативные акты:

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (с изм. от 04.02.2015);
Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденный приказом Минкультуры России от 31.07.2007 № 1182 (в ред. от 28.04.2011);
Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утвержденный Главархивом СССР 15.08.1988 (в ред. от 31.07.2007).

Акционерным обществам следует руководствоваться также Положением о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденным постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 № 03-33/пс.

Кроме вышеуказанных типовых перечней, срок хранения тех или иных документов может быть указан в отраслевых нормативных актах. Поэтому следует быть очень внимательным при определении сроков и обязательно прибегать к помощи руководителей и работников тех подразделений, к которым относятся документы.

Обратите внимание

Срок хранения документов исчисляется с первого января года, который следует за годом окончания их делопроизводством. Так, если документ был исполнен в январе 2015 г. и имеет срок хранения 5 лет, то эти 5 лет будут отсчитываться с 01.01.2016. Получается, что уничтожить этот документ можно только после 31.12.2020.

На этапе определения сроков обычно обнаруживается, что при организации системы хранения документов каждое действие тянет за собой другое. Если мы задаемся вопросом, сколько лет хранится тот или иной документ, то сразу же возникает необходимость где-то это записать - нельзя же держать все эти цифры в голове. Перечень, в котором указаны все документы организации, в т.ч. продолжительность их хранения, не что иное, как номенклатура дел.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Процесс хранения документов организации начинается с номенклатуры дел.

Наш словарик

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, по установленной форме .

Другими словами, все полученные в результате анализа документов заголовки дел сводятся в единый список, и для них устанавливаются сроки хранения.

Форма номенклатуры дел приведена в Приложении 7 к п. 3.4.6 Основных правил работы архивов организаций.

Обратите внимание: название раздела в номенклатуре дел - наименование структурного подразделения.

Индекс дела состоит из двух частей. Первая - порядковый номер структурного подразделения, вторая - порядковый номер дела внутри структурного подразделения.

Приведем пример. Допустим, в организации отдел рекламы получил порядковый номер 04. Фрагмент номенклатуры дел приведен ниже.

Обратите внимание

Если организация настолько невелика, что роль отделов в ней исполняют работники, каждый из которых имеет собственный функционал, то все индексы дел лучше начинать с 01 и исключить из номенклатуры строку «Название раздела».

Графа «Количество дел» заполняется по истечении календарного года. В ней указывается количество единиц хранения каждого дела, которое скопилось на предприятии за год.

Номенклатуру дел утверждает и вводит в действие с нового рабочего года руководитель организации. Но не нужно ждать января, чтобы попробовать формировать документы компании по номенклатуре, потому что первая в истории организации номенклатура дел может появиться и в середине года.

Документы распределяются по делам сразу после того, как закончены делопроизводством. Нельзя копить их целый год, а потом посвятить несколько недель подшиванию в папки. Как только документ исполнен и снят с контроля, его нужно поместить в дело.

Коллег нужно постепенно приучать к тому, что документами компании заведует секретарь. Если в подразделении появляется новое дело, то об этом надо сообщить секретарю, который внесет дело в номенклатуру и совместно с компетентным работником установит для него срок хранения. Так в молодой организации формируется система централизованного делопроизводства.

«СПЕЦИАЛЬНЫЕ» ДОКУМЕНТЫ: КАДРЫ И БУХГАЛТЕРИЯ

Кадровые документы. Если секретарь дополнительно занимается в компании и кадровым делопроизводством, то хранению этого пласта корпоративной документации следует уделять особое внимание по следующим причинам:

Кадровые документы подвергаются проверкам гораздо чаще, чем управленческие;

Срок хранения многих документов кадрового делопроизводства измеряется десятилетиями;

Документы по кадрам содержат персональные данные работников, и поэтому требуют не только скрупулезного учета, но и особых условий хранения и допуска к ним.

Дела по работе с персоналом входят в номенклатуру дел на общих основаниях, а вот держать их нужно в шкафу, закрывающемся на ключ, лучше всего железном, идеальный вариант - в особом помещении, которое тоже закрывается на ключ.

Бухгалтерские документы. Поскольку главный бухгалтер несет личную ответственность за сохранность своих документов, то на ранних этапах развития организации он занимается этим сам. Пожалуй, бухгалтерия - единственный отдел, за порядок в документации которого можно быть относительно спокойным.

Постепенно архив бухгалтера выходит за пределы индивидуального сейфа, и возникает вопрос о включении бумаг бухгалтерской и налоговой отчетности в общий массив документов компании для хранения и последующего уничтожения. Документы бухгалтерии тоже включаются в номенклатуру.

Что касается режима хранения, то, в отличие от кадровых документов, особых указаний на этот счет законодательство не содержит. Впрочем, если спросить мнение бухгалтеров, то практически каждый из них скажет, что эти дела тоже лучше держать в отдельном помещении.

ЭЛЕКТРОННЫЕ ДОКУМЕНТЫ

Еще один особенный вид документов организации - электронные. Опасность не узнать о них довольно велика, ведь если бумаги в папках стоят на виду и учесть их ничего не стоит, то электронные «живут» в компьютерах коллег. Речь идет о тех документах, жизненный цикл которых совершается в электронном виде. Хрестоматийный пример - журналы регистрации, которые секретарь ведет в MS Excel. Когда придет пора отправлять журнал на хранение, не нужно его распечатывать: это электронный документ, и храниться он должен тоже в электронном виде.

Подразделения должны предоставить информацию об электронных документах по запросу секретаря.

К сожалению, в России до сих пор нет внятно сформулированных инструкций по хранению электронных документов, и это несмотря на то, что в некоторых областях деятельности (например, интернет-маркетинге) объем электронных документов организации стремится к 100 %. Единственное, чем можно руководствоваться, - проект Рекомендаций по комплектованию, учету и организации хранения электронных архивных документов в архивах организаций, разработанный ВНИИДАД еще в 2012 г.

Электронные документы вносятся в номенклатуру дел наряду с бумажными и хранятся в течение установленных перечнями сроков.

УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ - ЦЕНТРАЛИЗОВАННЫЙ ПРОЦЕСС!

В первые месяцы работы системы хранения документов секретарю будет не до уничтожения, а если организация молодая, то до этого и вовсе нужно подождать несколько лет. Если все же обнаружатся документы, срок хранения которых истек, то процесс уничтожения организуется в соответствии с Основными правилами работы архивов организаций.

Главное, что следует помнить: уничтожение документов - централизованный процесс, в котором задействованы многие работники компании, включая ее руководителя. Порвать документ и выбросить его в мусорную корзину - это не уничтожение. Так делать нельзя.

Неважно, появится ли в будущем в организации структурное подразделение «архив» или хранением документов будет заниматься специально уполномоченный сотрудник канцелярии, однако хранить документы нужно, и эта обязанность, как мы выяснили в начале статьи, закреплена на законодательном уровне.

РЕЗЮМЕ

Хранение документов - обязанность организации, закрепленная на законодательном уровне.
Организация системы хранения документов компании начинается с анализа состава документов.
Список дел организации, для которых определены сроки хранения в соответствии со специальными перечнями, выстроенный по специальной форме, образует номенклатуру дел организации.
Системам кадровой и бухгалтерской документации, а также электронным документам уделяется особое внимание.
Уничтожение документов - организованный, централизованный процесс, требующий системного подхода. Просто избавиться от документа нельзя.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Министерство сельского хозяйства Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего образования

Рязанский государственный агротехнологический университет им. П.А. Костычева

(ФГБОУ ВО РГАТУ)

Автодорожный факультет

Реферат на тему:

"Архивное хранение документов"

Выполнила: студентка 3 курса

автодорожного факультета

направления подготовки

"Технология транспортных процессов"

Малахов В.А.

Проверила: к.э.н., доцент Лозовая О.В.

Рязань 2015г.

1. Документы, регламентирующие порядок хранения документов

2. Формирование документов в дела

3. Техническая обработка документов перед сдачей их на архивное хранение

4. Обеспечение сохранности документов

5. Электронные документы в архивах

6. Размещение документов в хранилищах

7. Проверка наличия и состояния документов

8. Архивные справки

9. Экспертиза ценности и уничтожение документа

Список литературы

1. Документы, регламентирующие порядок хранения документов

Порядок хранения документов регламентируется следующими основными документами:

Федеральным законом от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Основными правилами работы архивов организации - одобрены решением Росархива от 06.02.2002 (далее - Основные правила);

Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Приказом Министерства культуры РФ от 25 августа 2010 г. N 558;

Действующим Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 № 105.

Порядок хранения бухгалтерских документов определен в Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также в Налоговом кодексе РФ.

2. Формирование документов в дела

Формированием документов в дела должен заниматься каждый специалист, работающий с документами. Следует учесть, что документы формируются в дела по определенным признакам, чтобы потом их легко было искать в архиве. Архивистами был создан специальный справочный документ, с помощью которого служебные документы распределяются по папкам (делам). Он называется номенклатурой дел. Это систематизированный перечень заголовков всех дел, которые работники будут заводить в организации в очередном году. Номенклатура дел составляется накануне нового календарного года, обычно в декабре, чтобы было известно, какие дела следует формировать в компании в очередном году с января по декабрь.

При формировании документов в дела используются разные признаки, по которым документы объединяют в одну папку. Например, номинальный признак: приказы к приказам, протоколы к протоколам. Еще один признак - предметно-вопросный для служебной переписки. Но возможен и совершенно другой подход, когда объединяются разные документы по одному вопросу. Классическим образцом служат судебное дело, личное дело работника.

Форма номенклатуры дел унифицирована и включена в приложение «Основных правил работы архивов организации». Документ утверждается руководителем организации. Если компания крупная, то необходимо заполнять графу «Название раздела», то есть вписывать наименование структурного подразделения. Если организация небольшая, то здесь указывается направление деятельности.

документ дело архивный хранилище

3. Техническая обработка документов перед сдачей их на архивное хранение

Во-первых, документы в деле должны лежать в хронологическом порядке: верхний документ первый январский. Черным графитным карандашом необходимо пронумеровать каждый листок на лицевой стороне дела в верхнем правом углу. В листе-заверителе есть также таблица, в которой указываются особенности физического состояния и формирования дела, например надорванные, подклеенные, заплесневелые листы. Необходимо указывать ссылку на их номер. И надо составить внутреннюю опись документов дела. Во внутреннюю опись вносится индекс дела, его заголовок, номера листов дела, которые соответствуют данному документу. Опись подкладывается ее составителем и помещается в начале дела. Теперь дело нужно либо прошить, либо сдать в переплет, оформить обложку, отражающую наименование организации, подразделения, номер дела, тома, заголовок, даты заведения и закрытия дела.

Описи составляются не менее чем в трех экземплярах, один из которых остается в структурном подразделении, подтверждая факт сдачи документов в архив, а другие экземпляры описи передаются в архив вместе с делами.

4. Обеспечение сохранности документов

Дела кратковременного (до 10 лет), долговременного (свыше 10 лет) и постоянного срок хранения должны быть сохранены в организации:

1. до завершения установленного срока и выделения их к уничтожению;

2. до сдачи дел на государственное хранение;

3. до ликвидации организации.

В течение всего установленного срока хранения должны обеспечиваться не только учет документов, но и их физическая сохранность и использование.

Это предъявляет определенные требования к обработке самих дел и оборудованию архивохранилищ.

Документы архива подразделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и пленочной основе. В состав последних включают не только пленки для фото, видео- и фонозаписей, но и другие компьютерные носители информации, еще не оформившиеся в самостоятельную группу.

5. Электронные документы в архивах

Согласно принципам архивного дела документ должен храниться на том носителе информации, на котором он был создан. Поэтому хранение офисных документов на компьютерных носителях не запрещено, но и не приветствуется в силу объективных причин.

Необходимо также помнить, что длительное хранение документов на нестабильных съемных носителях, например дискетах, требует частых, не реже чем полугодовых, проверок и перезаписи хранимой информации на новые носители в двух экземплярах. Длительное, т.е. свыше 10 лет хранение архивной информации на жестком диске компьютера также рискованно из-за возможных сбоев и вирусных атак.

В настоящее время единственно возможным носителем для записи архивируемых документов может считаться не перезаписываемый оптический диск (CDR), хотя в последнее время возросли претензии и к его качеству.

При значительном объеме документов на компьютерных носителях и документных баз данных, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное или в составе действующего архива хранилище электронных документов.

6. Размещение документов в хранилищах

Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать помещения, сократить затраты на поиск дел, обеспечить оптимальные условия хранения и возможности эвакуации архива при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

В основе размещения архивных документов в организациях лежит:

1. создание наилучших условий для документов постоянного хранения,

2. удобства оперативного использования всех документов.

Документы общего делопроизводства, конфиденциальные, по личному составу и технические хранятся обособленно, по возможности в различных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в архиве организации более целесообразно размещать дела не только по структурным подразделениям в соответствии с описями и номенклатурами дел, но и по срокам их выделения к уничтожению.

Для ориентации в динамично изменяющемся составе дел составляются топографические указатели, а все помещения, стеллажи в них нумеруются слева направо от входа. Полки также нумеруются в соответствии с установкой дел, т.е. постеллажно сверху вниз.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации) на окнах первого этажа архивохранилища, двери дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе и не жидкостные, например, песок и брезент).

Архивы должны иметь:

1. специальные передвижные или стационарные стеллажи с шириной полок не менее 25 см;

2. ширину проходов между стеллажами не менее 75 см;

3. ширину основных проходов до 120 см;

4. расстояние между полками по высоте 35-40 см;

5. расстояние торцов стеллажей от стен 45 см;

6. расстояние от пола до нижней полки 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах-до 50 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основными разрушителями документов в архивохранилищах являются плесневые грибки. Известно свыше 200 видов грибков, обитающих в «бумагохранилищах», их споры переносятся воздушным путем и в запыленных помещениях легко могут заразить документы. Как правило, грибки развиваются наиболее активно на влажных документах или в хранилищах с повышенной влажностью воздуха при температуре 25-27°С, в тесно загроможденных углах и непроветриваемых шкафах.

Поэтому в хранилищах документов (и книг) должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18-20°С, с относительной влажностью воздуха 50-55%. Пленочные носители требуют еще более жестких условий хранения, поэтому все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ. Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов, К коробкам приклеиваются, а к связкам дел прикрепляются к шпагату ярлыки с указанием:

1. номера описи (номенклатуры дел),

2. года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения - вертикальный или горизонтальный.

7. Проверка наличия и состояния документов

Проверки фактического наличия и физического состояния дел (выцветание, заражение, механические повреждения) проводятся не реже:

1. одного раза в 10 лет,

2. для дел постоянного хранения - раз в 5 лет,

3. для конфиденциальных документов - ежегодно

Такие проверки проводят также:

1. при смене заведующих архивами,

2. при массовой порче или гибели дел,

3. после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами по типовой форме, установленной Архивной службой, утверждаемыми руководителем организации. По результатам проверок, утвержденным руководством организации, вносятся (при необходимости) изменения и уточнения в учетные документы, указываются номер и дата акта, в котором зафиксированы итоги проверки.

8. Архивные справки

Все коммерческие и государственные организации, государственные и ведомственные архивы обязаны выдавать по запросам организаций, бывших сотрудников и обращениям граждан справки, копии и выписки из архива документов о подтверждении самого факта и стажа работы, заработной платы, должности и другим вопросам.

Архивная справка - официально заверенный документ, имеющий юридическую силу и содержащий сообщение (подтверждение) об имеющихся в архивах документах, сведениях относящихся к предмету запроса, с обязательным указанием поисковых данных (№ описи, № дела, № листов). В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения из этих документов в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются.

Архивная справка подписывается ответственным за архив сотрудником и руководителем организации и заверяется печатью (при наличии - гербовой), к справке при необходимости прилагаются копии документов и выписки из подлинников. При составлении справки на нескольких листах должен заверяться каждый ее лист.

Архивная выписка представляет собой полные копии оформляющей и заверяющей частей документа и дословные копии его содержательной части (текста).

Архивные выписки делаются, как правило, в том случае, если необходимые сведения содержатся в объемном многоаспектном документе, но только его часть относится к содержанию запроса. В начале и в конце каждого извлечения из документа, а также в местах пропуска отдельных слов, выражений или предложений должны ставиться многоточия.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фотографическим или электрографическим способом всего текста документа, официально заверенное в том же порядке, как и архивные справки.

Архивные справки, выписки и копии, а также подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным лицам на руки под расписку по предъявлении паспорта или другого документа, удостоверяющего личность.

9. Экспертиза ценности и уничтожение документа

Экспертиза ценности проводится методом полистного просмотра документа членами комиссии. Сформированные по категориям дела необходимо разделить на две группы: первая группа временного хранения, вторая - постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Комиссия создается один раз на период деятельности организации и включает представителей ведущих подразделений: бухгалтерии, кадровой службы, архива. Возглавляет экспертную комиссию, как правило, заместитель директора. Комиссия проводит заседания и оформляет протоколы с решениями, связанными с утверждением описей на документы длительного, постоянного сроков хранения и по личному составу и определяет, какие документы подлежат уничтожению.

Процедура уничтожения документов требует правильного документационного оформления. Уничтожению подлежат только документы с кратким сроком хранения (до 10 лет включительно), если срок хранения истек. Исчисление этого срока начинается с 1 января следующего календарного года. Нельзя уничтожать документы, не прошедшие экспертизу ценности документов. Решение об уничтожении должно содержаться в протоколе заседания экспертной комиссии организации. Подлежащие уничтожению документы вносятся в соответствующий акт, имеющий унифицированную форму - Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению. После соблюдения документационных формальностей можно приступать к уничтожению документов.

Список литерартуры

1. http://docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2. http://www.mbm.ru/wiki/index.php/Архивное_хранение_документов

3. http://www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Полный цикл обработки и движения документов с момента их создания до завершения исполнения и отправки. Экспертиза (оценка) научной и практической ценности документов. Описи и оформление дел. Описание документов постоянного и долговременного хранения.

контрольная работа , добавлен 14.03.2009

Структура и назначение номенклатурных дел. Требования к их формированию и правила хранения. Экспертиза ценности документов. Составление описей дел и порядок передачи их в архив. Суть архивного хранения документов в электронной форме. Экспертные комиссии.

курсовая работа , добавлен 02.03.2014

Принципы и критерии ценности документов. Система нормативно-методических пособий по отбору документов. Организация и проведение экспертизы ценности документов, порядок ее проведения, оформления результатов и хранение. Информационные технологии в архивах.

дипломная работа , добавлен 13.03.2019

Сроки хранения документов, связанных с приемом, перемещением и увольнением работников. Личная карточка работника. Состав и изъятие документов из личного дела. Порядок ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации.

реферат , добавлен 30.04.2011

Стадии жизненного цикла организации: понятие, классификация и типы. Сущность и функции ликвидационной комиссии, правила хранения документации. Экспертиза ценности документов, принципы оформления дел и составление их описей. Передача документов в архив.

дипломная работа , добавлен 10.05.2015

контрольная работа , добавлен 03.06.2017

Аспекты создания, организации и функционирования архивов электронных документов. Роль Концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства, условия ее функционирования. Методология и принципы архивного хранения электронных документов.

реферат , добавлен 21.10.2011

Законодательное и нормативное регулирование делопроизводства. Порядок составления документов и требования к их оформлению. Организационно-распорядительные документы и система документации по личному составу. Организация работы и хранение документов.

методичка , добавлен 26.01.2009

Правовая и нормативная база, регулирующая делопроизводство и документооборот в организации. Порядок приема и первоначальной обработки корреспонденции. Типовые и индивидуальные сроки исполнения документов. Делопроизводственная обработка документов.

курсовая работа , добавлен 08.11.2013

Требования к оформлению документов по личному составу. Понятие и специфика составления бланка документа, основные требования к нему. Порядок подготовки и оформления распорядительных документов, информационно-справочных документов, их содержание.

4.3.1.1. Постоянное хранение документов должно осуществляться в темноте. Все виды работ с документами должны проводиться при ограниченных или технологически необходимых уровнях освещения.

4.3.1.2. Освещение в хранилищах может быть естественным и искусственным.

4.3.1.3. Естественное освещение в хранилищах допускается рассеянным светом, при условии применения на окнах светорассеивателей, регуляторов светового потока, защитных фильтров, штор, жалюзи, окраски стекол. Для защиты документов применяют хранение в переплетах, папках, коробках, шкафах, на стеллажах закрытого типа, в оберточной бумаге и т.п.

4.3.1.4. Для искусственного освещения применяют лампы накаливания в закрытых плафонах с гладкой поверхностью. Допускается применение люминесцентных ламп с урезанным ультрафиолетовым участком спектра типа ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

4.3.1.5. Уровень освещенности в диапазоне видимого спектра не должен превышать: на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 50 лк (люкс), на рабочих столах - 100 лк (люкс).

4.3.2. Температурно-влажностный режим

4.3.2.1. В помещениях хранилищ, оборудованных системами кондиционирования воздуха, должен поддерживаться оптимальный температурно-влажностный режим, учитывающий специфику видов документов: для бумажных документов - температура 17 - 19 град. С, относительная влажность воздуха 50 - 55%; для пленочных материалов - черно-белых (15 град. С и 40 - 55%) и цветных (2 - 5 град. С и 40 - 55%); для документов на магнитных лентах и дисковых носителях - 15 - 20 град. С и 50 - 65%.

4.3.2.2. Резкие колебания температуры и влажности в хранилищах не допускаются. В помещениях с нерегулируемым климатом должны осуществляться мероприятия по оптимизации климатических условий на основе рационального отопления и проветривания помещений, использования средств осушения или увлажнения воздуха. При длительном стабильном повышении относительной влажности воздуха до 80 - 90% предпринимаются обязательные меры по нормализации климатических условий (интенсивное проветривание, осушение хранилищ, устранение причин повышения влажности).

4.3.2.3. Температурно-влажностный режим в хранилищах контролируется путем регулярного измерения параметров воздуха: в кондиционируемых помещениях - один раз в неделю, в помещениях с нерегулируемым климатом - два раза в неделю, при нарушениях режима хранения - ежедневно.

4.3.2.4. Контрольно-измерительные приборы (термометры, психрометры, гигрометры) размещают в главном проходе на стеллаже, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Показания приборов фиксируются в регистрационном журнале.

4.3.3. Санитарно-гигиенический режим

4.3.3.1. Помещения архива должны содержаться в чистоте, в условиях, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов, пыли.

4.3.3.2. В помещениях хранилищ должна быть обеспечена свободная циркуляция воздуха, исключающая образование непроветриваемых зон, опасных в санитарно-биологическом отношении.

4.3.3.3. Открывающиеся в теплое время года окна, а также вентиляционные отверстия в стенах, потолках, полах хранилищ и наружные отверстия вентиляционных систем следует защищать сетками с диаметром ячеек не более 0,5 мм.

4.3.3.4. В помещениях хранилищ запрещается пребывание в верхней одежде, мокрой и грязной обуви, хранение и использование пищевых продуктов, курение.

4.3.3.5. В помещениях хранилищ необходимо проводить систематическую влажную уборку. Не реже одного раза в год проводится обеспыливание стеллажей, шкафов, средств хранения; полы, плинтусы, подоконники, цокольные части стеллажей обрабатываются водными растворами антисептиков (2%-ный формалин, 5%-ный катамин АБ и т.п.).

4.3.3.6. Два раза в год (в начале и по окончании отопительного сезона) документы (выборочно) и помещения хранилищ подвергают обследованию для своевременного обнаружения насекомых и плесневых грибов.

При обнаружении биологических вредителей принимают срочные меры по дезинфекции и дезинсекции помещений силами архива, санэпидемстанции или карантинной службы.

4.3.3.7. При проведении уборок или санитарных обработок вода и антисептические растворы не должны попадать на документы.

4.3.4. Охранный режим

4.3.4.1. Охранный режим обеспечивается выбором места размещения архива в здании, техническими средствами защиты, организацией системы охраны, сигнализации, соблюдением мер пропускного режима, порядка доступа в хранилище, опечатыванием помещений. Наружные двери архива и хранилищ должны иметь металлическую облицовку и прочные запоры. На доступные извне окна устанавливают запираемые, распашные наружу металлические решетки. Помещения архива оборудуют охранной сигнализацией, в нерабочее время помещения пломбируются (опечатываются). Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Право доступа в хранилище имеют заведующий и сотрудники данного хранилища, а в отдельных случаях - другие лица в их сопровождении. Вынос документов из архива осуществляется только по специальным пропускам в установленном порядке.

4.3.4.2. Охранный режим распространяется также на помещения, в которых временно хранятся архивные документы и материальные ценности архива (читальный, выставочный залы, лаборатории и т.п.).

Архив - это организация или ее структурное подразделение, которые осуществляют приём и хранение документов с целью использования ретроспективной информации. За хранение документов в крупной организации отвечает ведомственный архив, а архив организации малого и среднего бизнеса ведется секретарём или в канцелярий.

Для систематизации помещаемых в архив документов образуется такая единица их хранения, как дело. Дело - документ или совокупность документов, относящиеся к одному вопросу или участку деятельности и помещенные в отдельную обложку. Документы формируются в дела, согласно номенклатуре дел систематизированному перечню наименований дел, регистрируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

При, подготовке документов к архивному хранению совершаются две делопроизводственные операции: формирование дела и его оформление. Формирование дел - отнесение документов к определенному делу и их систематизация. Оформление дела, определяемая, установленными правилами подготовка к хранению документов.

Организация архивного хранения документов и их эффективного использования - одна из основных задач службы документационного обеспечения. Структура архива организации формируется согласно номенклатуре дел. Это самостоятельный документ, составление которого является сложной и многоступенчатой работой.

Номенклатура дел пересматривается ежегодно до наступления делопроизводственного года. При ее составлении учитываются структура предшествующей номенклатуры и планы функционирования организации в следующем году. Каждое структурное подразделение готовит свою часть, а затем отдельные куски централизованно сводятся в общую номенклатуру. Проект номенклатуры подлежит утверждению руководителем организации.

В течение делопроизводственного года документы, оперативная работа с которыми закончена, подшиваются в дела согласно действующей номенклатуре. При этом возможно появление документов, которые не были предусмотрены при ее составлении. Если это происходит, заводится дело с новым заголовком, о чем делается пометка в номенклатуре. Также вполне вероятно, что за весь год не появится ни одного документа для заведения дела с предусмотренным заголовком. О каждом заведенном деле в номенклатуре делается соответствующая пометка.

Архивное хранение документов в организации может осуществляться в несколько этапов. Определенное время они хранятся в архиве структурного подразделения, а затем передаются в архив организации. После этого часть документов подлежит передаче на государственное хранение.

Российское делопроизводство имеет многовековую историю, отличающуюся национальными чертами. Документы проживают долгую жизнь - от оформления до архивного хранения и уничтожения. Правила работы с ними в конкретной организации составляют систему делопроизводства. Она представляет собой набор общих принципов и конкретных технологий обработки документов. Формирование их происходит под влиянием многих факторов. Наиболее значимыми из них являются имеющиеся традиции работы, как национальные, так и возникшие в рамках определенной организации, а также разнообразные нормативно-методические документы государственных органов.