Suunnittelukokous, toimintakokous, toimintakokous. Järjestäminen, toteuttaminen. Kuinka järjestää aamun suunnittelukokoukset tehokkaasti. Vaiheittainen opas

Järjestä ja vie suunnittelukokous mahdollisimman tehokkaasti.

Etsi keskusteluksi esitettyyn ongelmaan ratkaisu tai suuntaa tilanteen kehittyminen rakentavaan suuntaan.

Suunnittelukokous on mielenkiintoista pitää niin, että osallistujilla ei ole aikaa haukotella eikä kokea aikaa hukkaan heitettyä.

Toimintasuunnitelma

1. Tutustu ehdotettuun suunnittelukokouksen järjestämistapaan.

2. Valmistaudu, valmistaudu tarvittavat materiaalit ja kutsu osallistujia.

3. Pidä suunnittelukokous.

4. Tee yhteenveto suunnittelukokouksen tuloksista ja tutustu niihin kaikille osallistujille.

Kuinka järjestää suunnittelukokous

Ensimmäinen, suunnittelukokouksen pitäminen edellyttää suunnittelukokouksen kysymystä tai aihetta. Mikä työtehtävä haluatko päättää? Mitä myönteistä vaikutusta organisaation työhön suunnittelukokouksella on? Tutustu suunnittelukokouksen osallistujiisi tähän asiaan etukäteen. Näin säästät aikaa suunnittelukokouksessa ja keskustelun osallistujat voivat tulla jo valmiiksi mielenkiintoisia ideoita kysymykseesi liittyen.

Toinen– nämä ovat henkilöitä, jotka osallistuvat suunnittelukokoukseen. Minkä profiilin asiantuntijoita ja minkä tason johtajia tai minkä linjan työntekijöitä tarvitset löytääksesi vastauksen esitettyyn kysymykseen?

Kolmas– suunnittelukokouksen paikka. On tärkeää, että tämä on erillinen huone tai jopa erityinen kokoushuone. Siellä missä tilaa riittää kaikille, ulkopuoliset (työntekijät, jotka eivät osallistu suunnittelukokoukseen) eivät voi häiritä sinua eivätkä puhelimet soi.

Neljäs– suunnittelukokouksen aika. On toivottavaa, että se on kätevä kaikille osallistujille tai pysyvä. Esimerkiksi päivittäiset suunnittelukokoukset pidetään joka päivä tasan klo 8.30. Joka tapauksessa suunnittelukokouksen ajankohtaa valittaessa on keskityttävä sen tärkeimpiin osallistujiin. Ja määrätä se etukäteen useiden tuntien tai oikeammin päivien ajan.

Viides– suunnittelukokouksen säännöt. On tärkeää paitsi aloittaa suunnittelukokous ajoissa, myös saada se päätökseen ajoissa. Päätä etukäteen, missä järjestyksessä asioita käsitellään, ja jokaiselle osallistujalle varattava aika. Rajoita sitä, tämä tekee raporteista tiiviitä ja mahdollisimman informatiivisia. Esimerkiksi yksi puhe on enintään 10 minuuttia.

Kuudes- improvisoidut materiaalit. Vähimmäisvaatimus Nämä ovat kyniä ja paperia kaikille osallistujille. Huolehdi tästä itse etukäteen, jotta sinun ei tarvitse tuhlata keskusteluaikaa etsiessäsi mitä ja mitä kirjoittaa. Saatat tarvita myös: fläppitaulun, projektorin, näytön, kannettavan tietokoneen, tulostimen. Kaikki laitteet on valmisteltava ja testattava etukäteen.

Seitsemäs– suunnittelukokouksen johtaja tai sihteeri, joka tallentaa asiasi käsittelyn prosessin ja tulokset.

Suunnittelukokousten muodot

1. Yhteenveto, tiedon suunnittelukokous.

Tällaisia suunnittelukokouksia voidaan pitää viikoittain viikon alussa organisaatiosi kaikkien osastojen päälliköille.

Miksi tällaisia suunnittelukokouksia tarvitaan?

2. Suunnittelukokous - ajankohtaisten tehtävien jakaminen.

Yleensä jokaisen työpäivän alussa. Muoto on ilmeinen - johtaja antaa päivän tehtävät alaisilleen. Aikaa ei myöskään tarvitse venyttää - kaikki saivat tehtävän ja menivät suorittamaan sitä.

3. Kokouksen suunnittelu, jossa käsitellään esille otettua asiaa.

Muotoilet etukäteen kysymyksesi, joka on muotoiltu sinulle itse elämä ja markkinatilanne. Kerro suunnittelukokouksen tarkoitus ja lähetä tämä tieto osallistujille. Pyydä heitä valmistautumaan (tarvittaessa) tähän asiaan. Päätä suunnittelukokouksen säännöt ja sihteeri etukäteen. Suunnittelukokouksen tulokset lähetetään kaikille osallistujille. Tällaisen suunnittelukokouksen aika on enintään kaksi tuntia. Mutta on tilanteita, joissa tarvitaan enemmän aikaa. Suunnittele tässä tapauksessa 15-20 minuutin taukoja teetä ja vain rentoutumista varten. (Valmista myös tee ja makeiset etukäteen!)

4. Luova suunnittelukokous.

Hakemuksia valmennustehtäviin
1) Luovuuden resurssien kehittäminen kasvua varten (itsekehitys, ammatillinen kasvu, liiketoiminnan kehittäminen)
2) Sisäisten konfliktien ratkaiseminen, kriisien voittaminen luovuuden voimavaroja käyttäen

Suunnittelijat, tiedotustilaisuudet ja tapaamiset ovat olennainen osa lähes jokaisen työntekijän työpäivää. Ennemmin tai myöhemmin johtaja kohtaa tarpeen suorittaa itsenäisesti päivittäinen suunnittelukokous. Mutta kuten usein tapahtuu, kukaan ei todella opeta tätä. Siksi usein herää kysymys: kuinka suunnittelukokous järjestetään?

Suunnittelukokouksen tavoitteet

Ensimmäinen asia, joka sinun on tehtävä, on määrittää tavoitteet, jotka haluat saavuttaa järjestämällä suunnittelukokouksen. Pääsääntöisesti tällaisten tapaamisten päätavoitteena on luoda yhtenäinen tietotila kaikkien työntekijöiden kesken korkeamman ja johdonmukaisemman työn tuloksena. Kokousten suunnittelu auttaa ratkaisemaan seuraavat ongelmat:

Tavoitteiden ja tavoitteiden asettaminen joukkueelle;
Viimeistely yleistä tietoa koko joukkueelle;
Yleisten ongelmien ratkaiseminen;
Henkilöstön motivointi ja osallistuminen;
Työntekijöiden koulutus parhaiden käytäntöjen siirron kautta;

Samaa mieltä, tällaisten tavoitteiden saavuttaminen kiinnostaa suuresti jokaista johtajaa. Siksi tapaamisten suunnittelu on niin yleistä liiketoiminnassa. Mutta tehokkuuden saavuttaminen kokouksista ei ole niin helppoa, on tärkeää noudattaa selkeästi määriteltyä toimintasuunnitelmaa ja valmistautua jokaiseen suunnittelukokoukseen.

Kokoussuunnitelman suunnittelu

Joten olemme päättäneet, että kokous on tärkeä ja hyödyllinen asia, mutta jotta tämä työkalu ei muuttuisi uudeksi hyödyttömäksi alaisten kidutukseksi, johtajan tulisi lähestyä suunnittelukokouksen valmistelua kaikella vakavuudella. Aiemmin keskustelimme kokouksen tavoitteista, johtajan tehtävänä on tavoitteesta riippuen laatia suunnitelma kokouksen pitämiseksi. Luonnollisesti myyjien ja huippujohtajien tapaaminen tulee olemaan radikaalisti erilainen. Vaikka itse rakenne on suunnilleen sama.

Erittäin tärkeitä kohtia Kun järjestät kokouksen, anna alaisille mahdollisuus puhua mahdollisimman nopeasti. Suunnittelukokoukseen kannattaa ottaa mukaan mahdollisimman monta osallistujaa ensimmäisistä minuuteista lähtien. Tämä auttaa joukkueen perustamisessa.

Kokouksen onnistumisen suunnittelun salaisuudet

Tärkein! Jotta kokouksesta olisi mielenkiintoinen, sinun on valmistauduttava siihen. Kokouksen onnistuminen riippuu useista tärkeistä tekijöistä:

Tietokomponentti. Kokouksessa esitettävän tiedon tulee olla hyödyllistä ja mielenkiintoista. Jos tieto on tylsää ja yksitoikkoista, tee se mielenkiintoisella tavalla tietojen toimittaminen. Poista tylsät ja hyödyttömät tiedot;
Emotionaalinen komponentti. Mielenkiintoisimmankin aiheen voi pilata virheellinen esitys. Muista yliopiston opettajia, joillain luennoilla koko yleisö nukkuu, kun taas toisilla se on täysin loppuunmyyty.
Johtaja, joka johtaa kokouksen. Mitä arvovaltaisempi juontaja, sitä paremmin yleisö näkee hänet. Jos valtuutesi ei ole korkea, työskentele huolellisesti kohtien 1 ja 2 parissa.

Suunnittelukokouksen pitämisen säännöt

Myöhästyneet työntekijät

Joku yrittää aina myöhästyä kokouksesta. Tällaiset työntekijät ovat erittäin tuhoisia, ja niitä vastaan on taisteltava epätoivoisesti. Pyydän teitä sopimaan etukäteen kaikkien tiimiläisten kanssa, mitä teemme myöhästyneiden kanssa. Esimerkkejä on useita: myöhästelijä tuo kahvia tai hedelmiä kaikille, myöhästelijä kertoo vitsin, myöhästelijä laulaa laulua jne. Tärkeintä on, että kaikki tietävät säännöt ja kaikki noudattavat niitä. Jos sääntö on harkittu ja tiimi hyväksyy, vähennät myöhästymisen minimiin.

Sama kokousaika

On erittäin tärkeää säilyttää selkeä kokousaikataulu. Mikään ei ole pahempaa kuin suunnittelemattomat tapaamiset; se häiritsee alaisten suunnitelmia eikä anna heidän valmistautua kunnolla. Suhtautuminen tällaisiin tapaamisiin on aluksi kielteinen, mikä ei edistä työntekoa.

Kaikista kokouksista on ilmoitettava etukäteen; kokousten päivämääriä ja kellonaikoja ei kannata muuttaa, ellei se ole välttämätöntä.

Älä viivyttele tapaamisia

On erittäin tärkeää seurata ajoitusta, jos olet päättänyt, että kokouksen ei tulisi kestää yli 30 minuuttia, pidä sanasi. Mitä pidempi kokous, sitä vähemmän tehokas se on. Jos sinun on ratkaistava monimutkaisia asioita ja yksityiskohtien selvittämiseen kuluu paljon aikaa, luo työryhmiä pätevistä työntekijöistä. Usein suurin osa kokouksesta kuluu organisatoristen asioiden selvittämiseen ja suurin osa kuuntelijoista jää pois dialogista kokonaan.

Vain esittelijä puhuu

Näen usein tilanteen, jossa työntekijät pelkäävät pomoaan ja sen seurauksena tapaamisesta tulee diktaattorin monologi. Yleensä kaikki tämä tapahtuu kuoleman hiljaisuudessa ja ilmassa tuntuu jännitystä. Suuntaviivainen johtamistyyli ei sovi kokouksiin, se on ristiriidassa tämän tapahtuman olemuksen kanssa. Ihannetapauksessa kaikkien osallistujien pitäisi puhua suunnittelukokouksessa.

Keskustelua yksityisistä asioista

Joskus joku suunnittelukokouksen osallistujista voi yrittää käyttää Tämä tapahtuma ratkaistaksesi tietyn ongelmasi. Työntekijälle kysymyksen julkistaminen on yleensä hyödyllistä. Tämä lähestymistapa voi muuttaa kokouksen farssiksi. Siksi on välttämätöntä lopettaa välittömästi tällaiset manipuloinnit ja asettaa aika yksityisten asioiden ratkaisemiselle.

Kokouksen vaikutus työhön

Kaikki, mistä sovit kokouksessa, on sinun tehtäväsi. Jos valvontaa ei ole, työntekijät mukautuvat nopeasti ja lakkaavat seuraamasta määräyksiäsi.

Kuinka tarkistaa kokouksen tehokkuus

Kokouksen tehokkuutta on melko helppo testata. Kysy alaisiltasi, mitä kokouksessa tapahtui? 5 minuuttia kokouksen jälkeen, 3 tuntia myöhemmin ja seuraavana päivänä. Vastaukset näihin kysymyksiin antavat palautetta suunnittelukokouksen järjestäjälle. Jos tietoa on paljon, pakota työntekijät tekemään muistiinpanoja. Mutta jokaisen tulee tallentaa tiedot joka tapauksessa.

Useimmat myyntipäälliköt osaavat kommunikoida ja myydä hyvin, mutta valitettavasti vakaus, työsuunnitelman noudattaminen, tehtyjen ponnistelujen analysointi ja analysointi eivät ole heidän asiansa. vahva kohta. Jos johtajalla on paljon tilauksia tässä kuussa, hän väistämättä rentoutuu: hän alkaa soittaa vähemmän kylmäpuheluita ja lopettaa työskentelyn "nukkuvien" asiakkaiden kanssa.

Suunnittelutapaamisissa myyntiosaston päällikkö voi huomata esimiehen työssä alkavan heikkenemisen ja tuoda työntekijän huomion, että hänen töistä pakottaminen on huomattu ja saatu hallintaan. Tietenkin johtajat vastustavat osallistumista suunnittelukokoukseen kaikin mahdollisin tavoin vedoten siihen, että heillä ei ole yhtään aikaa, ja juuri nyt kauppa on tulessa. Sinun on ymmärrettävä, että johtaja on se, joka suunnittelee tapaamisia toteuttaa hallinnollisen johtamisen tehtävää ja organisoi tiimin systemaattista työtä ilman taantumia tai kiireisiä töitä.

Kuinka järjestää ja toteuttaa suunnittelukokous tehokkaimmalla tavalla?

Aika

Suunnittelukokoukset tulisi pitää aamulla. Jos työpäivä alkaa suunnittelukokouksella, johtajat eivät enää myöhästy töistä, lisäksi suunnittelukokous maksaa päivätyöstä maksun.

Raportointi

Esimiesten tulee tuoda suunnittelukokoukseen edellisen päivän raportit: puhelu- ja kokousloki sekä myyntiraportti. Ensimmäinen asiakirja näyttää kuinka johtaja käytti työaika, toiseksi - mitä tuloksia hän saavutti. Usein jo suunnittelukokouksen valmisteluvaiheessa johtajalle käy selväksi, että hän käytti ponnistelunsa väärään suuntaan, ja hänen työnsä tehokkuus olisi voinut olla suurempi. Toinen asiakirja, jonka johtaja valmistelee suunnittelukokousta varten, on luettelo suunnitelluista puheluista ja kokouksista. On tärkeää! Ensinnäkin valmis lista tarkoittaa, että johtaja voi aloittaa työskentelyn heti suunnittelukokouksen päätyttyä, ja toiseksi johtaja voi muokata tätä listaa ja korostaa prioriteetteja.

määräyksiä

Toisaalta suunnittelukokouksen ei pitäisi muuttua usean tunnin kokoukseksi, toisaalta muodollinen viiden minuutin kokous ei myöskään tuota tulosta. klo kunnollinen organisaatio Se on täysin mahdollista tehdä puolessa tunnissa. Suunnittelukokouksen alussa johtaja tarkistaa työntekijäraportit, ja jos suunnitelma ei toteudu (puheluiden, tapaamisten tai myynnin kautta), hän selvittää syyn: virhe, huolimattomuus tai objektiiviset olosuhteet. Jokaisen työntekijän työ saa objektiivisen arvion. Tämä voi olla yksinkertainen sanallinen huomautus tai ylistys, pääasia, että myyntipäälliköt tuntevat jatkuvan hallinnan johtajalta - tässä tapauksessa he alkavat toimia paljon paremmin.

Suunnittelukokousten toteuttamiseen on jo kirjoitettu monia ohjeita ja suosituksia. Olemme analysoineet julkaistut tiedot puolestasi ja koonneet ne yhdeksi menetelmäksi. Joten kuinka järjestää ja toteuttaa suunnittelukokous oikein tai pikemminkin tehokkaasti.

Kohde:

Järjestä ja vie suunnittelukokous mahdollisimman tehokkaasti. Etsi keskusteluksi esitettyyn ongelmaan ratkaisu tai suuntaa tilanteen kehittyminen rakentavaan suuntaan.

Suunnittelukokous on mielenkiintoista pitää niin, että osallistujilla ei ole aikaa haukotella eikä kokea aikaa hukkaan heitettyä.

Toimintasuunnitelma

1. Tutustu ehdotettuun suunnittelukokouksen järjestämistapaan. 2. Valmistaudu itse, valmistele tarvittavat materiaalit ja kutsu osallistujia. 3. Pidä suunnittelukokous. 4. Tee yhteenveto suunnittelukokouksen tuloksista ja tutustu niihin kaikille osallistujille.

Mitä suunnittelukokouksen pitämiseen tarvitaan: Ensimmäinen asia, jota suunnittelukokouksen pitäminen edellyttää, on suunnittelukokouksen kysymys tai aihe. Toiseksi nämä ovat henkilöitä, jotka osallistuvat suunnittelukokoukseen. Kolmas on suunnittelukokouksen paikka. Neljäs - suunnittelukokouksen ajoitus. Viidenneksi - suunnittelukokouksen säännöt. Kuudes - saatavilla olevat materiaalit. Seitsemäs - suunnittelukokouksen johtaja tai sihteeri.

Suunnittelukokousten muodot.

1. Yhteenveto, informatiivinen kokous. Tällaisia suunnittelukokouksia voidaan pitää viikoittain viikon alussa organisaatiosi kaikkien osastojen päälliköille.

Miksi tällaisia suunnittelukokouksia tarvitaan?

2. Suunnittelukokous - ajankohtaisten tehtävien jakaminen.

3. Kokouksen suunnittelu, jossa käsitellään esille otettua asiaa.

Muotoilet kysymyksesi etukäteen, minkä elämän itse ja nykyinen markkinatilanne sinulle muotoili. Kerro suunnittelukokouksen tarkoitus ja lähetä tämä tieto osallistujille. Pyydä heitä valmistautumaan (tarvittaessa) tähän asiaan. Päätä suunnittelukokouksen säännöt ja sihteeri etukäteen. Suunnittelukokouksen tulokset lähetetään kaikille osallistujille. Tällaisen suunnittelukokouksen aika on enintään kaksi tuntia. Mutta on tilanteita, joissa tarvitaan enemmän aikaa. Suunnittele tässä tapauksessa 15-20 minuutin taukoja teetä ja vain rentoutumista varten. (Valmista myös tee ja makeiset etukäteen!)

4. Luova suunnittelukokous. Kun sinulla ei ole tarpeeksi omia ideoitasi (tai niitä ei yksinkertaisesti ole, niin tapahtuu myös). Tämä suunnittelukokous on parasta toteuttaa aivoriihen muodossa tai muulla luovalla menetelmällä ideoiden etsimiseen, joka sinulle sopii.

5. Suunnittelukokous - keinona ratkaista konfliktitilanteita tiimissä.

Olemme kaikki ihmisiä, olemme kaikki ihmisiä... ja töissä on ilmeisiä ja piilotettuja konflikteja. Ja kun sinä johtajana näet, että tilanne on lähellä kriittistä, anna ihmisille mahdollisuus puhua.

Suuntaa heidän konfliktienergiansa = tuho luomiseen. Järjestä työntekijöille suunnittelukokous vapaan keskustelun muodossa, anna heille mahdollisuus avoimeen väittelyyn, mutta ilman "hyökkäyksiä" tai loukkauksia.

Kuinka tehdä se? Konfliktin asianmukainen "ratkaiseminen" on suora tehtäväsi. Pyydä apua muilta HR-asiantuntijoilta tai ylimmältä johdolta. Valitse aihe, joka on olennainen, mutta sanotaanpa neutraali kaikille osallistujille. Ja ota tarkkailijan rooli ja kuuntele kaikkia tarkasti, ohjaa osallistujia vain rakentavaan suuntaan äläkä päästä heitä umpikujaan.

Muista tehdä yhteenveto esitetystä aiheesta keskustelusta, tehdä johtopäätökset ja jakaa ne kaikkien osallistujien kanssa. Osallistujille ei tarvitse ilmoittaa, että suunnittelukokous pidetään konfliktitilanteiden ratkaisemiseksi. Paitsi niissä tapauksissa, joissa suunnittelukokouksen tavoitteena on konfliktien ratkaiseminen.