Planski sastanak, operativni sastanak, operativni sastanak. Organizacija, izvođenje. Kako učinkovito voditi jutarnje sastanke za planiranje. Vodič korak po korak

Organizirajte i provedite sastanak za planiranje što je učinkovitije moguće.

Pronaći rješenje problema iznesenog za raspravu ili odrediti smjer razvoja situacije u konstruktivnom smjeru.

Zanimljivo je održati sastanak planiranja tako da sudionici nemaju vremena za zijevanje i da se ne osjećaju kao da su izgubili vrijeme.

Akcijski plan

1. Upoznajte se s predloženim načinom organiziranja planskog sastanka.

2. Pripremite se, pripremite se potrebne materijale i pozvati sudionike.

3. Održite sastanak za planiranje.

4. Sažmite rezultate planskog sastanka i upoznajte sve sudionike s njima.

Kako organizirati sastanak za planiranje

Prvi, ono što je potrebno za održavanje sastanka za planiranje je pitanje ili tema sastanka za planiranje. Koji radni zadatakželiš odlučiti? Kakav će pozitivan učinak za rad organizacije imati sastanak za planiranje. Unaprijed upoznajte sudionike sastanka za planiranje s ovim problemom. Na taj ćete način uštedjeti vrijeme tijekom sastanka za planiranje, a sudionici rasprave možda će već doći zanimljive ideje u vezi s vašim pitanjem.

Drugi– to su ljudi koji će sudjelovati na sastanku planiranja. Stručnjaci kojeg profila i koja razina menadžera, odnosno koji djelatnici linije su vam potrebni da biste pronašli odgovor na postavljeno pitanje?

Treći– mjesto održavanja sastanka za planiranje. Važno je da je ovo posebna soba ili čak posebna soba za sastanke. Tamo gdje će biti dovoljno mjesta za sve, autsajderi (zaposlenici koji ne sudjeluju na sastanku planiranja) neće vas moći ometati i telefoni neće zvoniti.

Četvrti– vrijeme održavanja sastanka za planiranje. Poželjno je da bude prikladno za sve sudionike ili trajno. Na primjer, dnevni sastanci za planiranje održavaju se svaki dan točno u 8:30. U svakom slučaju, pri odabiru vremena za planski sastanak morat ćete se usredotočiti na njegove najvažnije sudionike. I propisati ga unaprijed, nekoliko sati, ili točnije, dana.

Peti– pravila za planski sastanak. Važno je ne samo započeti sastanak planiranja na vrijeme, već ga i završiti na vrijeme. Unaprijed odredite redoslijed kojim će se pitanja raspravljati i vrijeme dodijeljeno svakom sudioniku. Ograničite ga, tako će izvješća biti sažetija i što informativnija. Na primjer, jedan govor ne traje više od 10 minuta.

Šesti- improvizirani materijali. Potreban minimum Ovo su olovke i papir za sve sudionike. Pobrinite se za to sami, unaprijed, kako ne biste morali gubiti vrijeme na rasprave tražeći što i o čemu pisati. Možda će vam također trebati: flip chart, projektor, platno, laptop, printer. Sva oprema mora biti pripremljena i testirana unaprijed.

Sedmi– voditelj planskog sastanka ili tajnik koji će bilježiti tijek i rezultate rasprave o vašem pitanju.

Formati planiranja sastanaka

1. Sažetak, informativni sastanak za planiranje.

Takvi sastanci za planiranje mogu se održavati jednom tjedno na početku tjedna za voditelje svih odjela vaše organizacije.

Zašto su takvi sastanci za planiranje potrebni?

2. Sastanak za planiranje - raspodjela tekućih zadataka.

Obično se održava na početku svakog radnog dana. Format je očit - voditelj izdaje zadatke za dan svojim podređenima. Također nema potrebe razvlačiti vrijeme - svi su dobili zadatak i otišli ga izvršiti.

3. Planiranje sastanka za raspravu o postavljenom pitanju.

Unaprijed formulirate svoje pitanje koje je formulirano za vas samog života i trenutne situacije na vašem tržištu. Izrazite svrhu sastanka za planiranje i pošaljite ovu informaciju sudionicima. Zamolite ih da se pripreme (ako je potrebno) za ovo pitanje. Unaprijed odredite pravila i tajnika planskog sastanka. Rezultati sastanka za planiranje šalju se svim sudionicima. Vrijeme za takav sastanak planiranja nije duže od dva sata. Ali postoje situacije kada je potrebno više vremena. U tom slučaju planirajte organizirane pauze od 15-20 minuta za čaj i samo opuštanje. (Pripremite i čaj i slatkiše unaprijed!)

4. Sastanak kreativnog planiranja.

Zahtjevi za rad u coachingu
1) Razvoj resursa kreativnosti za rast (samorazvoj, profesionalni rast, poslovni razvoj)
2) Rješavanje unutarnjih sukoba, prevladavanje kriza korištenjem resursa kreativnosti

Planeri, brifinzi i sastanci sastavni su dio radnog dana gotovo svakog zaposlenika. Prije ili kasnije, menadžer se suoči s potrebom da samostalno vodi dnevni planski sastanak. No, kao što se često događa, nitko to zapravo ne podučava. Stoga se često postavlja pitanje: kako provesti planski sastanak?

Ciljevi planskog sastanka

Prvo što trebate učiniti je odrediti ciljeve koje želite postići održavanjem sastanka za planiranje. U pravilu, glavni cilj takvih sastanaka je stvaranje jedinstvenog informacijskog prostora među svim zaposlenicima, kao rezultat postizanja višeg i koherentnijeg rada. Planiranje sastanaka pomaže u rješavanju sljedećih problema:

Postavljanje ciljeva i ciljeva za tim;
Završna obrada opći podaci cijelom timu;
Rješavanje općih pitanja;
Motivacija i uključenost osoblja;
Edukacija zaposlenika kroz prijenos najboljih praksi;

Slažem se, postizanje takvih ciljeva od velikog je interesa za svakog menadžera. Zato je praksa planiranja sastanaka tako česta u poslovanju. Ali postizanje učinkovitosti na sastancima nije tako jednostavno; važno je pridržavati se jasno definiranog akcijskog plana i pripremiti se za svaki sastanak za planiranje.

Planiranje plana sastanka

Dakle, utvrdili smo da je sastanak važna i korisna stvar, ali kako se ovaj alat ne bi pretvorio u još jedno beskorisno mučenje podređenih, menadžer treba pristupiti pripremi planskog sastanka sa svom ozbiljnošću. Prethodno smo razgovarali o ciljevima sastanka; zadatak menadžera je, ovisno o cilju, sastaviti plan održavanja sastanka. Naravno, sastanak za prodavače i za TOP menadžere će se radikalno razlikovati jedan od drugog. Iako će sama struktura biti približno ista.

Vrlo važne točke Kada vodite bilo koji sastanak, dajte podređenima priliku da govore što je brže moguće. Preporučljivo je od prvih minuta uključiti što više sudionika sastanka za planiranje. Ovo će pomoći u postavljanju tima.

Tajne uspjeha planiranja sastanka

Najvažnija stvar! Da bi sastanak bio zanimljiv, morate se pripremiti za njega. Uspjeh sastanka ovisi o nekoliko važnih čimbenika:

Informacijska komponenta. Informacije predstavljene na sastanku trebaju biti korisne i zanimljive. Ako su informacije dosadne i monotone, učinite to zanimljiv način opskrba informacijama. Uklonite dosadne i beskorisne informacije;
Emocionalna komponenta. Čak i najviše zanimljiva tema može biti uništeno nepravilnom ishranom. Sjetite se vaših sveučilišnih nastavnika; na nekim predavanjima cijela publika spava, dok je na drugima potpuno rasprodana.
Voditelj koji vodi sastanak. Što je voditelj autoritativniji, publika ga bolje percipira. Ako vaš autoritet nije visok, pažljivo radite na točkama 1 i 2.

Pravila za održavanje sastanka za planiranje

Zakašnjeli zaposlenici

Uvijek netko pokušava zakasniti na sastanak. Takvi su zaposlenici vrlo destruktivni i protiv njih se mora očajnički boriti. Zamolio bih vas da se unaprijed dogovorimo sa svim članovima tima što ćemo s onima koji kasne. Postoji nekoliko primjera: zakasnio svima donese kavu ili voće, zakasnio ispriča vic, zakasnio otpjeva pjesmu itd. Najvažnije je da svi znaju pravila i da ih se svi pridržavaju. Ako je pravilo osmišljeno i prihvaćeno od strane tima, tada ćete smanjiti kašnjenje na minimum.

Isto vrijeme sastanka

Vrlo je važno održavati jasan raspored sastanaka. Nema ništa gore od neplaniranih sastanaka; oni remete planove podređenih i ne dopuštaju im da se pravilno pripreme. Stav prema ovakvim sastancima u početku je negativan, što nije pogodno za rad.

Bilo koji sastanak mora biti najavljen unaprijed; najbolje je ne mijenjati datume i vremena sastanaka osim ako je potrebno.

Ne odgađajte sastanke

Vrlo je važno pratiti tajming; ako ste odredili da sastanak ne bi trebao trajati više od 30 minuta, održite svoju riječ. Što je sastanak duži, to je manje učinkovit. Ako trebate odlučiti teška pitanja i potrebno dugo vremena razraditi detalje, zatim formirati radne skupine kompetentnih djelatnika. Često se veći dio sastanka provede u radu organizacijska pitanja, a većina slušatelja potpuno odustaje od dijaloga.

Govori samo voditelj

Često promatram situaciju u kojoj se zaposlenici boje svog šefa i kao rezultat toga sastanak se pretvara u monolog diktatora. U pravilu se sve to događa u mrtvačkoj tišini, au zraku se osjeća napetost. Direktivan stil upravljanja nije primjeren na sastancima; on je u suprotnosti sa suštinom ovog događaja. Idealno bi bilo da svi sudionici govore na sastanku za planiranje.

Rasprava o privatnim pitanjima

Ponekad se netko od sudionika sastanka za planiranje može pokušati koristiti ovaj događaj za rješavanje vašeg konkretnog problema. Za zaposlenika je javno postavljanje pitanja obično korisno. Ovakav pristup može sastanak pretvoriti u farsu. Stoga je potrebno hitno zaustaviti takve manipulacije i odrediti vrijeme za rješavanje privatnih pitanja.

Utjecaj sastanka na rad

Sve što ste dogovorili na sastanku morate i izvršiti s vaše strane. Ako kontrole nema, zaposlenici će se brzo prilagoditi i prestati izvršavati vaše naredbe.

Kako provjeriti učinkovitost sastanka

Učinkovitost sastanka prilično je lako testirati. Pitajte svoje podređene što se dogodilo na sastanku? 5 minuta nakon sastanka, 3 sata kasnije i sljedeći dan. Odgovori na ova pitanja su povratna informacija za organizatora planskog sastanka. Ako ima puno informacija, prisilite zaposlenike da vode bilješke. Ali svatko bi u svakom slučaju trebao bilježiti podatke.

Većina menadžera prodaje zna dobro komunicirati i prodavati, ali nažalost stabilnost, praćenje plana rada, analiza i analiza uloženog truda nisu njihova prednost. jaka točka. Ako upravitelj ima puno narudžbi ovaj mjesec, on se neizbježno opušta: počinje slati manje hladnih poziva i prestaje raditi s "usnulim" klijentima.

Na planskim sastancima voditelj odjela prodaje može uočiti nastajanje pada u radu menadžera i skrenuti pozornost zaposleniku da je njegovo bježanje od posla uočeno i stavljeno pod kontrolu. Naravno, menadžeri će se na sve moguće načine opirati sudjelovanju na sastanku planiranja, pozivajući se na činjenicu da apsolutno nemaju vremena, a upravo sada posao gori. Morate shvatiti da je menadžer taj koji kroz planske sastanke provodi funkciju administrativnog upravljanja i organizira sustavan rad tima, bez recesija i žurbe.

Kako organizirati i provesti planski sastanak na najučinkovitiji način?

Vrijeme

Sastanci planiranja trebali bi se održavati ujutro. Ako radni dan započne sastankom za planiranje, menadžeri više neće kasniti na posao; osim toga, sastanak za planiranje će dati naknadu za rad tijekom dana.

Izvještavanje

Menadžeri trebaju donijeti svoja izvješća za prethodni dan na sastanak za planiranje: dnevnik poziva i sastanaka te izvješće o prodaji. Prvi dokument pokazuje kako je upravitelj koristio radno vrijeme, drugo - kakve je rezultate postigao. Često, čak iu fazi pripreme za planski sastanak, menadžeru postaje očito da je svoje napore potrošio u pogrešnom smjeru, a učinkovitost njegova rada mogla je biti veća. Drugi dokument koji voditelj priprema za planski sastanak je popis planiranih poziva i sastanaka. Ovo je važno! Prvo, gotova lista znači da voditelj može početi raditi odmah nakon završetka sastanka za planiranje, a drugo, voditelj može prilagoditi ovu listu i istaknuti prioritete.

Propisi

S jedne strane, sastanak za planiranje ne bi se trebao pretvoriti u višesatni sastanak; s druge strane, formalni sastanak od pet minuta također neće donijeti rezultate. Na pravilna organizacija Sasvim je moguće to učiniti za pola sata. Na početku planskog sastanka voditelj provjerava izvješća zaposlenika, a ako se plan ne ispuni (putem poziva, sastanaka ili prodaje), utvrđuje razlog: greška, nemar ili objektivne okolnosti. Rad svakog zaposlenika se objektivno ocjenjuje. To može biti obična verbalna primjedba ili pohvala, glavna stvar je da menadžeri prodaje osjećaju stalnu kontrolu od strane menadžera - u ovom slučaju počinju raditi mnogo bolje.

Već su napisane mnoge upute i preporuke o tome kako voditi planske sastanke. Za vas smo analizirali objavljene informacije i objedinili ih u jednu metodu. Dakle, kako ispravno, odnosno učinkovito, organizirati i provesti sastanak za planiranje.

Cilj:

Organizirajte i provedite sastanak za planiranje što je učinkovitije moguće. Pronaći rješenje problema iznesenog za raspravu ili odrediti smjer razvoja situacije u konstruktivnom smjeru.

Zanimljivo je održati sastanak planiranja tako da sudionici nemaju vremena za zijevanje i da se ne osjećaju kao da su izgubili vrijeme.

Akcijski plan

1. Upoznajte se s predloženim načinom organiziranja planskog sastanka. 2. Pripremite se, pripremite potrebne materijale i pozovite sudionike. 3. Održite sastanak za planiranje. 4. Sažmite rezultate planskog sastanka i upoznajte sve sudionike s njima.

Što je potrebno za održavanje sastanka za planiranje: Prva stvar koja je potrebna za održavanje sastanka za planiranje je pitanje ili tema sastanka za planiranje. Drugo, to su ljudi koji će sudjelovati na sastanku planiranja. Treće je mjesto održavanja sastanka za planiranje. Četvrto - vrijeme održavanja sastanka za planiranje. Peto - propisi za planski sastanak. Šesto - dostupni materijali. Sedmo - voditelj planskog sastanka ili tajnik.

Formati za održavanje planskih sastanaka.

1. Sumiranje, informativni sastanak. Takvi sastanci za planiranje mogu se održavati jednom tjedno na početku tjedna za voditelje svih odjela vaše organizacije.

Zašto su takvi sastanci za planiranje potrebni?

2. Sastanak za planiranje - raspodjela tekućih zadataka.

3. Planiranje sastanka za raspravu o postavljenom pitanju.

Unaprijed formulirate svoje pitanje koje vam je formulirao sam život i trenutna situacija na vašem tržištu. Izrazite svrhu sastanka za planiranje i pošaljite ovu informaciju sudionicima. Zamolite ih da se pripreme (ako je potrebno) za ovo pitanje. Unaprijed odredite pravila i tajnika sastanka za planiranje. Rezultati sastanka za planiranje šalju se svim sudionicima. Vrijeme za takav sastanak planiranja nije duže od dva sata. Ali postoje situacije kada je potrebno više vremena. U tom slučaju planirajte organizirane pauze od 15-20 minuta za čaj i samo opuštanje. (Pripremite i čaj i slatkiše unaprijed!)

4. Sastanak kreativnog planiranja. Kada nemate dovoljno svojih ideja (ili ih jednostavno nema, događa se i to). Ovaj sastanak planiranja najbolje je provesti u obliku oluje ideja ili druge kreativne metode traženja ideja koja vam odgovara.

5. Planski sastanak - kao način rješavanja konfliktnih situacija u timu.

Svi smo mi ljudi, svi smo ljudi... i na djelu su očiti i skriveni sukobi. I kada vi kao lider vidite da je situacija blizu kritične, samo dajte ljudima priliku da govore.

Usmjerite njihovu energiju sukoba = razaranja u kreaciju. Održite planski sastanak za zaposlenike u formatu slobodne rasprave, dajte im priliku za otvorenu raspravu, ali bez “napada” i vrijeđanja.

Kako to učiniti? Pravilno "rješavanje" sukoba vaš je izravni zadatak. Potražite pomoć od kolega stručnjaka za ljudske resurse ili višeg rukovodstva. Odaberite temu koja je relevantna, ali recimo neutralna za sve sudionike. I preuzmite ulogu promatrača i pažljivo slušajte sve, samo usmjeravajući sudionike u konstruktivnom smjeru i ne dopuštajući im da dođu u slijepu ulicu.

Svakako sažeti raspravu o navedenoj temi, izvući zaključke i podijeliti ih sa svim sudionicima. Nema potrebe obavijestiti sudionike da se sastanak planiranja održava radi rješavanja konfliktnih situacija. Osim onih slučajeva kada je tema rješavanja sukoba cilj planiranog sastanka.