Nhật ký làm việc ngoài giờ: điền mẫu. Nguyên tắc duy trì và lập nhật ký ghi giờ làm việc của nhân viên Nhật ký ghi giờ làm việc đột xuất, điền mẫu

Nhật ký thời gian làm việc cho phép bạn kiểm soát kỷ luật làm việc của công nhân trong sản xuất. Mỗi nhân viên được yêu cầu phải tuân thủ.

Đôi khi trong cuộc sống của nhân viên có những lúc cần phải đi xa trong giờ làm việc. Trong những tình huống như vậy, việc vắng mặt sẽ không được coi là vắng mặt nếu người lao động thông báo kịp thời cho người giám sát và ghi chép tương ứng vào nhật ký thời gian làm việc.

Tất cả những trường hợp này giải thích mục đích chính của cuốn sách: các mục được lập để xác định thời gian làm việc thực tế của từng người lao động trong doanh nghiệp.

Đây là loại tạp chí gì?

Sổ ghi thời gian đến và đi của người lao động được gọi là nhật ký thời gian làm việc.

Thời gian có mặt tại nơi làm việc được đặc trưng bởi một khoảng thời gian nhất định với thời gian nghỉ trưa bắt buộc. Ở mỗi cơ quan, việc này được xác định bằng thỏa thuận với ủy ban công đoàn. Trong thời gian người lao động thực hành lao động thì được nhận.

Bộ luật Lao động của Liên bang Nga và các đạo luật lập pháp khác về sử dụng lao động của người làm thuê quy định rằng thời gian làm việc tại doanh nghiệp giới hạn ở 40 giờ trong tuần. Theo đó, các quy định nội bộ được xây dựng, căn cứ vào đặc thù sản xuất của từng doanh nghiệp và lập kế hoạch sản xuất hàng tháng. Các bộ phận của tổ chức quy định thời gian bắt đầu, kết thúc ca làm việc và thời gian nghỉ trưa.

Dấu thời gian được sử dụng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất hoặc sự vắng mặt của nhân viên trong công việc, thời gian ngừng hoạt động, v.v. được nhập vào nhật ký thời gian làm việc.

Quy định pháp luật về việc bảo quản tài liệu này

Yêu cầu ghi chép đặc biệt về thời gian làm việc mà người lao động thực hiện nhiệm vụ lao động của mình, được quy định trong Bộ luật Lao động của Liên bang Nga. Điều 91 bắt buộc người quản lý tổ chức phải ghi chép thời gian làm việc của mỗi người lao động. Số giờ làm việc sau đó được chuyển giao và tổng cộng để sử dụng tiếp và trả lương.

Công thức rõ ràng nghĩa vụ duy trì sổ nhật ký không có trong luật pháp. Nhưng sự hiện diện và sử dụng của nó trong quá trình hoạt động của công ty giúp đơn giản hóa việc hạch toán và cải thiện chất lượng dự trữ lao động.

Duy trì kỷ luật lao động người lao động cần làm các nghĩa vụ sau:

đến nơi làm việc đúng giờ khi bắt đầu ca làm việc;
Tận dụng tối đa thời gian làm việc được phân bổ trong lịch trình để thực hiện nhiệm vụ công việc của mình.

trong đó người sử dụng lao động phải cung cấp tiếp theo:

có biện pháp tạo điều kiện để sử dụng thời gian làm việc hiệu quả nhất.

Trong khi thực hiện nhiệm vụ trong ca làm việc, nghiêm cấm việc sao lãng hoặc sa thải công nhân khỏi quá trình sản xuất vì những lý do không chính đáng.

Người sử dụng lao động cần tổ chức ghi chép chặt chẽ thời gian người lao động đi làm và thời gian rời khỏi doanh nghiệp. Đồng thời, trước khi bắt đầu thực hiện nhiệm vụ của mình, mỗi nhân viên phải đăng ký thời điểm đến nơi làm việc và khi kết thúc ngày làm việc, thời điểm ra về. Dữ liệu này được viết ra dưới dạng bảng chấm công đặc biệt theo một hình thức nhất định, thẻ chấm công đặc biệt hàng năm và các tài liệu khác.

Nếu bạn chưa đăng ký tổ chức thì cách dễ nhấtĐiều này có thể được thực hiện bằng cách sử dụng các dịch vụ trực tuyến giúp bạn tạo miễn phí tất cả các tài liệu cần thiết: Nếu bạn đã có một tổ chức và bạn đang nghĩ cách đơn giản hóa cũng như tự động hóa kế toán và báo cáo, thì các dịch vụ trực tuyến sau đây sẽ trợ giúp và giúp bạn. sẽ thay thế hoàn toàn một nhân viên kế toán tại doanh nghiệp của bạn và sẽ tiết kiệm được rất nhiều chi phí và thời gian. Tất cả báo cáo được tạo tự động, ký điện tử và gửi tự động trực tuyến. Đó là lý tưởng cho các doanh nhân cá nhân hoặc LLC trên hệ thống thuế đơn giản hóa, UTII, PSN, TS, OSNO.
Mọi thứ diễn ra chỉ trong vài cú nhấp chuột, không cần phải xếp hàng và căng thẳng. Hãy thử và bạn sẽ ngạc nhiên nó đã trở nên dễ dàng biết bao!

Nó được biên soạn dưới hình thức nào?

Các doanh nghiệp ở Liên bang Nga sử dụng 3 loại theo dõi thời gian:

Ghi chép hàng ngày về việc đến và đi của nhân viên. Đây là phương pháp kế toán truyền thống trong đó người lao động đến làm việc hàng ngày với số giờ làm việc như nhau. Các trang nhật ký phải được điền riêng hàng ngày cho các thành viên trong nhóm công tác.
Kế toán hàng tuần. Phương pháp này được áp dụng cho trường hợp người lao động không tham gia hoạt động sản xuất hàng ngày nhưng hoàn thành định mức trong hợp đồng trong tuần. Thông tin về giờ làm việc được nhập vào nhật ký vào cuối mỗi tuần.
Kế toán tổng hợp. Một phương pháp tuyệt vời để quản lý một khoảng thời gian làm việc với lịch nghỉ việc linh hoạt. Nó được coi là tối ưu cho các tổ chức sản xuất không ngừng nghỉ. Số liệu ghi thời gian làm việc được nhập vào cuối tháng.

Ban quản lý lựa chọn hình thức nhật ký thuận tiện nhất cho tổ chức của họ, dựa trên loại công việc, lịch trình đầu ra và thời gian làm việc.

Cách theo dõi chính xác tổng số giờ làm việc của nhân viên được mô tả trong bài học video sau:

Ra lệnh giới thiệu nhật ký thời gian làm việc

Ở các doanh nghiệp nhỏ, người sử dụng lao động có thể tự điền vào nhật ký thời gian làm việc. Nhưng cũng có thể chỉ định người chịu trách nhiệm kiểm soát việc đăng ký giờ làm việc của người lao động. Nhiệm vụ đó có thể được bao gồm trong bản mô tả công việc hoặc theo lệnh của người lãnh đạo.

Người chịu trách nhiệm đăng ký giờ làm việc trên tạp chí này, thực hiện các trách nhiệm công việc sau:

kiểm soát thời gian thực tế nhân viên có mặt tại nơi làm việc;
nhập số liệu vào sổ kế toán;
cung cấp nhật ký hoàn chỉnh để tính toán và kiểm tra kịp thời.

Nhân viên chịu trách nhiệm duy trì nhật ký thời gian làm việc phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc phản ánh chính xác dữ liệu.

Trách nhiệm duy trì

Người chịu trách nhiệm trong trường hợp không thực hiện được đơn đặt hàng hoặc do vi phạm quy trình ghi nhật ký được xác định chịu xử phạt hành chính, có thể được áp đặt bởi Thanh tra Lao động Liên bang.

Trách nhiệm của nhân viên bao gồm theo dõi các mục đăng ký trong sổ và chuyển sổ đăng ký để kiểm tra định kỳ.

Yêu cầu đăng ký

Không có yêu cầu pháp lý nào đối với việc thiết kế tạp chí trong các đạo luật lập pháp.

Nhưng thủ tục đăng ký sổ đăng ký như vậy có thể được mô tả trong nội quy lao động.

Nếu ghi rõ các trang nhật ký phải được đánh số và đóng dấu của tổ chức thì người có trách nhiệm phải thực hiện đúng yêu cầu đó.

Trong nhật ký kế toán, bạn cần may các biểu mẫu có nội dung sau: tên các ô trong bảng:

Họ tên đầy đủ của nhân viên;
ngày của;
thời gian đến cơ sở;
thời gian chăm sóc;
lý do người lao động rời nơi làm việc trong ngày làm việc;
chữ ký của công nhân.

Bản thân nhân viên hoặc người có trách nhiệm sẽ nhập thông tin vào các cột của biểu mẫu.

thủ tục điền

Khi ký hợp đồng lao động, người lao động được thuê cam kết hoàn thành nhiệm vụ do sản xuất giao trong thời gian làm việc nhất định. Về phần mình, người sử dụng lao động cam kết trả lương cho anh ta khi thực hiện nghĩa vụ lao động của mình.

Đồng thời, để xác định mức trả công cho lao động cần biết thời gian thực tế người lao động đã làm việc là bao nhiêu.

Trong quá trình hoạt động sản xuất của người lao động tất cả các sự kiện được ghi lại liên quan đến việc đến và đi làm. Tất cả các thông tin cần thiết để ghi lại thời gian làm việc đều được phản ánh trong nhật ký. Điều này giúp xác định số giờ thực sự làm việc.

Thông tin trong tạp chí nên được phản ánh càng ngắn gọn càng tốt. Hoàn thành bắt buộc tùy thuộc vào:

Ngoài các mục này, trong các ô riêng biệt cho biết:

địa điểm cụ thể nơi đồng nghiệp đã đến;
tổng số giờ một công nhân có mặt tại nơi làm việc trong một khoảng thời gian cụ thể.

Cột cuối cùng dành cho chữ ký của người chịu trách nhiệm ghi các mục trong nhật ký.

Sửa lỗi

Nhật ký được cất giữ cẩn thận. Cần tránh sự hiện diện của các vết tẩy xóa, sai sót và chỉnh sửa trong đó. Nhưng nếu mắc phải một sai lầm nghiêm trọng thì một mục nhập sai bị gạch bỏ và ký tên người chịu trách nhiệm lưu giữ nhật ký.

Thông tin phải được sao chép và nhập thông tin chính xác.

Hạn sử dụng

Quy định tại Điều 586 Danh mục Tài liệu Lưu trữ Quản lý Tiêu chuẩn quy định rằng nhật ký thời gian, bảng chấm công, lịch trình công việc đã hoàn thành phải được lưu trữ tại doanh nghiệp trong 5 năm.

Nhưng ở những tổ chức có điều kiện làm việc độc hại, khó khăn hoặc nguy hiểm, thời hạn lưu trữ các tài liệu được liệt kê sẽ được kéo dài. đến 75 tuổi.

Các sắc thái của việc duy trì và điền nhật ký về giờ làm việc không thường xuyên, làm thêm giờ và đi công tác

Nếu nhân viên của công ty đi du lịch khi đi công tác hoặc làm việc ngoài giờ, thì vì mục đích kế toán có thể thêm các cột cần thiết. Ví dụ: đây có thể là trường để điền dữ liệu về việc làm thêm giờ hoặc lý do đi làm muộn.

Ưu điểm của việc sử dụng tài liệu này để ghi lại giờ lao động là rõ ràng. Những người kiểm soát nhân viên và nhập thông tin về giờ làm việc thực tế không vượt quá tiêu chuẩn lao động và nâng cao tính kỷ luật, điều này có tác động tích cực đến năng suất lao động, từ đó giúp tăng lợi nhuận và hoạt động thành công của công ty.

Cách tạo Bảng chấm công trong 1C được mô tả trong video này:

Pháp luật của Liên bang Nga yêu cầu người sử dụng lao động phải tính đến thời gian làm việc và số giờ làm thêm một cách nghiêm túc và tận tâm. Điều 99 Bộ luật Lao động quy định về thủ tục làm thêm giờ: khái niệm, thời hạn, quy định các tình huống người lao động phải thực hiện, những tình huống nào được coi là khẩn cấp và không cần phải có sự đồng ý. Trong số các loại kế toán có: đơn đặt hàng, báo cáo và nhật ký.

Theo Điều 99 Bộ luật Lao động Liên bang Nga, công việc được coi là làm thêm giờ khi được thực hiện theo lệnh của người quản lý và vượt quá số giờ làm việc của người lao động.

Việc làm thêm giờ phải được ghi lại hoặc bằng phiếu báo cáo.

Sổ nhật ký là một hình thức ghi lại thời gian làm thêm giờ tùy ý, tùy ý, cho biết tên đầy đủ của nhân viên, số giờ làm thêm và ngày hoàn thành.

Điều 99 của Bộ luật Lao động quy định người sử dụng lao động phải thực hiện kế toán chính xác nhưng việc hạch toán này phải thực hiện dưới hình thức nào thì không được quy định cụ thể. Về mặt pháp lý, các quy tắc hoặc hình thức ghi nhật ký không được quy định trong bất kỳ đạo luật quản lý nào.

Hằng ngày. Tính toán cổ điển về lịch trình nếu nhân viên đến làm việc hàng ngày. Số giờ trung bình mỗi ngày được tính toán. Đối với hầu hết nhân viên, với ca làm việc 5 ngày, thời gian làm việc ít nhất là 8 giờ. Việc hạch toán được thực hiện hàng ngày. Nhiều hơn khoảng thời gian quy định được coi là xử lý.
Mỗi tuần một lần. Xảy ra khi nhân viên đã làm việc đủ số giờ tiêu chuẩn quy định trong hợp đồng trong một tuần. Công việc được thực hiện vượt quá mức này sẽ được coi là làm thêm giờ. Nhật ký được điền mỗi tuần một lần.
Tóm tắt. Kiểu tính toán thời gian này thuận tiện trong doanh nghiệp hoạt động 24 giờ, nơi nhân viên làm việc theo ca. Việc ghi nhận định mức, định mức vượt mức được ghi nhận định kỳ mỗi tháng một lần, hai, sáu tháng một lần hoặc vào thời điểm khác thuận tiện cho người quản lý.

Tại sao cần có tạp chí?

Không áp dụng cho các tài liệu bắt buộc. Đồng thời, nhiều nhà quản lý và cán bộ nhân sự sử dụng phương pháp kế toán này, vì tài liệu:

đăng ký các trường hợp người lao động làm việc quá giờ làm việc bình thường
quy định sự tham gia của nhân viên trong công việc làm thêm giờ
đơn giản hóa thủ tục tính toán phần thưởng bằng tiền
kiểm soát việc thanh toán thù lao dưới hình thức trả công bằng tiền mặt hoặc thời gian nghỉ phép

Quy tắc ứng xử

Bộ luật Lao động không quy định thủ tục bảo quản cũng như hình thức của tạp chí. Mỗi công ty đặt ra các quy tắc kế toán riêng. Tùy thuộc vào nhân viên, nhật ký được lưu giữ:

người giám sát
phó
người được chỉ định khác

Trách nhiệm công việc cho thấy thực tế của việc duy trì một tạp chí.

Các sắc thái quan trọng khi điền:

kế toán phải chính xác, vì việc tuân thủ luật pháp Nga phụ thuộc vào điều này (không quá 4 giờ trong 2 ngày liên tiếp, 120 giờ mỗi năm)
Sự chậm trễ tại nơi làm việc theo yêu cầu của chính nhân viên không được tính là thời gian vượt mức và do đó không được trả lương
nhật ký phải có chỗ ở trang cuối cùng để có chữ ký của người làm chứng
Sẽ thuận tiện hơn nếu có nhiều lỗ xuyên qua trên tài liệu để buộc dây, nhưng không nên thắt dây

Các thông tin sau phải được nhập vào bảng:

Tên nhân viên
lý do làm thêm giờ
số giờ làm việc
chi tiết của sự đồng ý bằng văn bản

Không cần phải ghi rõ trong nhật ký (tiền hay thời gian nghỉ), vì quyết định của nhân viên có thể thay đổi và tài liệu sẽ phải làm lại/sửa chữa.

Mẫu tài liệu cần thiết

Bất kỳ công việc làm thêm giờ nào đều bắt đầu bằng một đơn đặt hàng. Nếu cần thiết phải có sự đồng ý của người lao động, ghi trên giấy và/hoặc công đoàn. Chỉ sau khi công việc hoàn thành, dữ liệu mới được nhập vào nhật ký.

Đặt hàng

Một lệnh, giống như bất kỳ tài liệu nào khác, phải có:

"mũ"
dữ liệu đầu vào (tên, ngày, số)
phần chính
kết luận (họ tên, chữ ký)

Thẻ báo cáo

Trong văn bản này, thời gian làm thêm giờ được ký hiệu bằng chữ “C” hoặc mã “04”. Cột ghi loại công việc này được đánh số 4 (mẫu số T-13) hoặc 6 (mẫu số T-12). Một con số cho biết số giờ làm thêm giờ được đặt dưới chỉ báo.

Tạp chí

Sổ kế toán có hình thức miễn phí, thuận tiện cho một tổ chức cụ thể. Một ví dụ về giới thiệu chứng từ kế toán được thể hiện trên hình.

Bộ luật Lao động của Liên bang Nga quy định rằng người quản lý có nghĩa vụ giám sát nhân viên của mình. Hình thức tính toán không được pháp luật quy định. Nhật ký là một hình thức kế toán không bắt buộc nhưng thuận tiện và hữu ích về công việc làm thêm giờ của người quản lý.

Viết câu hỏi của bạn vào mẫu dưới đây

Đọc thêm:

Ghi tổng hợp giờ làm việc là gì:...
Điều khoản sa thải do vắng mặt và cơ chế chia tay...

Tốc độ phát triển kinh doanh hiện đại buộc chúng ta phải liên tục theo dõi tốc độ tăng trưởng năng suất của cả chủ sở hữu công ty khởi nghiệp và CEO của các tập đoàn nổi tiếng thế giới. Các phương pháp kinh doanh mới đang được phát triển, nhu cầu của người sử dụng lao động trên thị trường lao động ngày càng tăng, các chuyên gia được mời đánh giá hiệu suất của nhân viên - và tất cả các biện pháp này được thực hiện để đảm bảo rằng công ty phát triển trong mắt người tiêu dùng và khách hàng, nhận được lợi nhuận và nguồn lực để phát triển hơn nữa.

Với cách tiếp cận hợp lý, các phương pháp sáng tạo thực sự có hiệu quả, nhưng đừng quên những khía cạnh cổ điển: chẳng hạn như xác định những nhân viên vô trách nhiệm và ngược lại, những nhân viên siêng năng.

Người sử dụng lao động được giúp đỡ trong sứ mệnh này không gì khác hơn là một bản ghi thời gian. Tài liệu này nhằm mục đích cho biết thời gian nhân viên thực sự làm việc, đồng thời ghi lại việc nhân viên đến và rời khỏi nơi làm việc, ghi chú thông tin về việc đi trễ, vắng mặt và chậm trễ. Mặc dù có chức năng rộng rãi như vậy, nhật ký ghi lại sự đến và đi của nhân viên hóa ra lại hữu ích trong nhiều trường hợp khác, điều quan trọng chính là phải biết cách duy trì và đảm bảo rằng nó được điền kịp thời. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết về vấn đề này trong bài viết sau.

Tại sao theo dõi thời gian là cần thiết?

Theo Điều 91 Bộ luật Lao động Liên bang Nga, trách nhiệm của người sử dụng lao động bao gồm việc lưu giữ hồ sơ về thời gian làm việc của mỗi nhân viên. Dựa trên dữ liệu được ghi trong nhật ký, có thể điền vào Bảng chấm công. Ngoài ra, nhật ký thời gian Tối đa hóa hiệu quả hoạt động tổng thể.Điều này được giải thích là do tài liệu này ngay lập tức xác định những nhân viên vô đạo đức vắng mặt và/hoặc thường xuyên đi làm muộn mà không có lý do chính đáng.

Các mục cũng ghi nhận những nhân viên có trách nhiệm, tạo điều kiện khen thưởng công bằng và do đó, tăng năng suất. Kết quả là, rõ ràng ai nên được khen thưởng và thăng chức, ai nên giảm tốc độ làm việc và nên chú ý đến kỷ luật của bản thân để giữ được công việc của mình.

Trong nhật ký thời gian làm việc, thời gian đi và về của nhân viên sau giờ nghỉ trưa được ghi vào biểu mẫu, việc kiểm soát sự có mặt của nhân viên tại vị trí của họ trong giờ làm việc được thực hiện và thời gian làm việc của nhân viên được tính đến. , đặc biệt hữu ích cho những nhân viên được trả lương theo giờ, cũng như thời gian nghỉ phép, nghỉ thai sản, ốm đau, thời gian ngừng hoạt động, v.v.

Và tất nhiên, sự vắng mặt được ghi nhận trong tài liệu. Quay trở lại Bộ luật Lao động của Liên bang Nga, việc sa thải nhân viên có thể xảy ra sau khi vắng mặt cả ngày làm việc mà không có lý do chính đáng hoặc do nhân viên vắng mặt kéo dài hơn 4 giờ.

Thời gian làm việc tổng hợp được mô tả trong đoạn độc thoại của chuyên gia.

Ai dẫn dắt và điền như thế nào?

Tổ chức quyết định một câu hỏi như vậy một cách độc lập, dựa trên quyết định của mình về chuyên môn và phương hướng hành động của chính mình. Người sử dụng lao động có thể tự mình đảm nhận công việc này hoặc có thể chỉ ra đây là trách nhiệm của nhân viên, sẽ được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động, bản mô tả công việc hoặc đơn đặt hàng đặc biệt. Nếu cấp dưới trốn tránh việc ghi chép thời gian làm việc thì sẽ phải chịu trách nhiệm hành chính do cơ quan có thẩm quyền giao.

Nhật ký được điền càng ngắn gọn càng tốt: các cột bắt buộc bao gồm số sê-ri của mục nhập, tên đầy đủ của nhân viên, ngày tạo mục nhập, thời gian nhân viên có mặt tại nơi làm việc và thời điểm anh ta rời đi. Ngoài ra, trong một cột riêng, bạn có thể ghi lại địa điểm cụ thể mà nhân viên đã đến, cũng như tổng thời gian anh ta ở nơi làm việc trong một khoảng thời gian cụ thể. Cột cuối cùng, bắt buộc là chữ ký của người ghi nhật ký.

Ghi nhật ký có thể được thực hiện theo ba cách. Thứ nhất, điều này kế toán hàng ngày truyền thống,áp dụng nếu ngày làm việc được chuẩn hóa và điều chỉnh theo cùng một số giờ mỗi ngày. Nếu ưu tiên đường dẫn này thì bạn cần điền vào nhật ký hàng ngày, tập trung vào tất cả nhân viên được liệt kê trong tài liệu.

Thứ hai, có kế toán hàng tuần, phù hợp nếu nhân viên không làm việc hàng ngày cùng số giờ, nhưng trong một tuần anh ta tính ra định mức đã được ấn định trong hợp đồng. Đúng như tên gọi, một mục nhật ký mới sẽ xuất hiện vào cuối mỗi tuần làm việc.

Cuối cùng, thứ ba, Nếu nhân viên của tổ chức có lịch làm việc linh hoạt thì nhật ký được lưu giữ dưới dạng kế toán tổng hợp.Đối với các công ty làm việc suốt ngày đêm để sản xuất một thứ gì đó và/hoặc chuyên thực hiện các loại công việc cụ thể thì phương pháp kế toán này là giải pháp tối ưu nhất.

Khoảng thời gian mà một mục mới xuất hiện dao động từ một tháng đến một năm: khoảng thời gian này là do thực tế là thời gian làm thêm giờ, thường xảy ra trong lịch làm việc, bị giới hạn theo luật ở mức 120 giờ mỗi năm. . Vì vậy, việc lưu giữ hồ sơ tóm tắt giúp nhiều người sử dụng lao động tránh vi phạm Bộ luật Lao động của Liên bang Nga.

Hãy tóm tắt lại

Nhật ký thời gian là cần thiết trong một doanh nghiệp đang phát triển năng động, đòi hỏi phải tối ưu hóa tối đa việc quản lý và lựa chọn nghiêm ngặt nhân sự làm việc vì lợi ích chung. Nó không chỉ thể hiện mức độ kỷ luật của nhân viên mà còn cho phép bạn điền vào một tài liệu bắt buộc do luật pháp thiết lập trên cơ sở đó, cũng như tránh vượt quá định mức thời gian làm việc được quy định trong Bộ luật Lao động của Liên bang Nga.

Tính hữu ích của tài liệu này là không thể nghi ngờ - ngay cả việc điền nó hàng ngày cũng không mất nhiều thời gian của nhân viên được ủy quyền, nhưng thời gian sử dụng một nhân viên thiếu trách nhiệm sẽ giảm đi đáng kể.

Tổng hợp tất cả những điều trên trong bài viết, điều đáng lưu ý là việc ghi chép thời gian làm việc là việc riêng của mỗi nhà tuyển dụng.

Không giống như Bảng chấm công chỉ nhằm mục đích ghi lại số giờ đã làm việc, pháp luật không yêu cầu tài liệu này. Nhưng nó giúp việc kinh doanh trở nên dễ dàng hơn nhiều, cải thiện chất lượng nguồn lực làm việc và tiết kiệm đáng kể thời gian của bạn. Nhưng thời gian là tiền bạc, phải không?

Mối quan hệ giữa người lao động và người sử dụng lao động bao gồm nhiều sắc thái, một trong số đó là việc tuân thủ lịch trình làm việc. Ngay cả trong quá trình làm việc, nhân viên tương lai hiểu rằng vào đúng thời điểm và trong thời gian quy định, anh ta phải giải quyết các trách nhiệm trực tiếp của mình.

Đổi lại, người sử dụng lao động trả tiền cho thời gian và kết quả công việc. Nhưng có thể xảy ra nhiều tình huống khác nhau, trong đó có tình huống xung đột; do đó, cần có cơ chế kiểm soát trách nhiệm của cấp dưới và tính liêm chính của cấp trên.

Việc tuân thủ Bộ luật Lao động của Liên bang Nga ngăn ngừa nhiều nhất có thể các tình huống gây tranh cãi xung quanh giờ làm việc.

Thời gian người lao động phải thực hiện nhiệm vụ công việc theo quy định của hợp đồng lao động và nội quy gọi là thời gian làm việc. Các tổ chức được yêu cầu lưu giữ hồ sơ về số giờ mỗi nhân viên thực sự làm việc.

Pháp luật bảo vệ cả hai bên trong hợp đồng lao động.

Theo quan điểm của người lao động, ban quản lý không có quyền ép buộc nhân viên làm việc ngoài giờ quy định của nhà nước. Một tuần làm việc bình thường không được vượt quá 40 giờ. Làm thêm giờ cũng có giới hạn - không quá 4 giờ trong hai ngày liên tiếp và 120 giờ mỗi năm.

Một lợi thế cho người sử dụng lao động là khả năng kiểm soát việc đi công tác, đi muộn, vắng mặt, nghỉ ốm, nghỉ phép của cấp dưới. Dữ liệu này được sử dụng để khen thưởng những nhân viên chăm chỉ và để kỷ luật những người vi phạm.

! Đừng quên, rằng, theo Điều 81 của Bộ luật Lao động Liên bang Nga, người sử dụng lao động có thể tự mình chấm dứt hợp đồng lao động với người lao động nếu người lao động vắng mặt tại nơi làm việc trong suốt ngày làm việc (ca) mà không có lý do chính đáng ,– tức là vắng mặt.

Với mức lương theo giờ, việc kiểm soát giờ làm việc là cần thiết cho cả hai bên.

Giám sát thời gian làm việc của nhân viên: phương pháp cơ bản

Bộ luật Lao động không quy định chặt chẽ cách người sử dụng lao động tính số giờ làm việc. Một người chịu trách nhiệm được chỉ định để kiểm soát thời gian, làm thêm giờ và tuân thủ lịch trình làm việc, trách nhiệm của người này được quy định cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc lệnh bổ sung.

Ở Nga, 3 phương pháp ghi lại tổng thời gian làm việc trong một khoảng thời gian cụ thể được coi là được chấp nhận rộng rãi:

hằng ngày;
hàng tuần;
hàng năm.

Khoảng thời gian được lấy làm cơ sở, sau đó kết quả được tổng hợp. Các phương pháp trên không phải là duy nhất, người sử dụng lao động có quyền tự do lựa chọn thời gian theo ý mình.

Điều duy nhất mà luật quy định rõ ràng là khoảng thời gian kiểm soát tối đa để ghi lại thời gian tóm tắt - 1 năm và đối với người lao động làm công việc nguy hiểm - 3 tháng.

Thông thường, người sử dụng lao động chọn phương pháp tùy thuộc vào lịch làm việc của nhân viên. Hãy để chúng tôi giải thích: việc hạch toán hàng ngày sẽ trở nên khó khăn nếu cấp dưới làm việc theo ca suốt ngày đêm. Khi làm việc luân phiên, một tình huống có thể nảy sinh khi trong một khoảng thời gian - ví dụ: một tháng - có thời gian làm thêm, và trong một khoảng thời gian khác, số giờ làm việc giảm xuống.

Trong trường hợp này, người sử dụng lao động sử dụng cách hạch toán tóm tắt về số giờ làm việc và đã ở trong kỳ báo cáo kéo dài - ví dụ: trong một quý - sẽ không có số dư.

Do có thể làm thêm giờ vào các khoảng thời gian khác nhau nên khi đi xin việc, nhân viên phải hiểu rõ lịch làm việc phù hợp với một tuần làm việc bình thường. (40 giờ) hoặc kế toán thời gian tích lũy sẽ được áp dụng cho nó.

Đây là điểm mấu chốt trong các điều khoản của hợp đồng lao động, nếu có thay đổi thì người sử dụng lao động có nghĩa vụ phải thông báo cho cấp dưới.

Hệ thống trả lương theo sản phẩm là gì và cách tính lương bằng phương thức thanh toán này - đọc

Ghi nhật ký thời gian làm việc

Cả trong các tổ chức có số lượng nhân viên lớn và các công ty nhỏ, người ta thường ghi lại thời gian thực tế mà một nhân viên đến làm việc và thời gian anh ta rời đi. Dữ liệu được nhập vào nhật ký thời gian làm việc.

Hãy để chúng tôi biểu thị các thông tin có trong tài liệu:

1) số sê-ri;

3) f. Và. Ô. và vị trí của nhân viên;

4) thời gian cấp dưới đến làm việc;

5) thời gian rời khỏi nơi làm việc;

6) chữ ký của nhân viên;

7) số giờ làm việc;

8) những nhận xét cần thiết nếu nhân viên đi muộn hoặc không làm việc hết ngày (ca).

Nhật ký thời gian mẫu có các cột trống để nhập dữ liệu cụ thể cho doanh nghiệp:

Mẫu biểu mẫu nhật ký thời gian làm việc.

Tùy theo tổ chức cụ thể và tính chất công việc mà điểm có thể khác nhau. Việc tính toán số giờ làm việc sẽ không thay đổi và do người sử dụng lao động kiểm soát.

Nhật ký thời gian làm việc - điền mẫu cho doanh nghiệp:

Mẫu điền nhật ký thời gian làm việc.

Phương pháp ghi nhật ký

Luật không thiết lập một biểu mẫu chính xác để ghi lại số giờ làm việc, nhưng cung cấp một số quyền tự do cho người sử dụng lao động, vì vậy có 2 lựa chọn.

Phiên bản thủ công bao gồm một cuốn sách đặc biệt, thường có khả năng buộc dây. Khi cần thiết, hồ sơ sẽ được nhân viên chịu trách nhiệm nhập vào. Ở một số tổ chức có nhật ký “giấy”, mỗi nhân viên sẽ độc lập nhập thời gian đến/đi và xác nhận dữ liệu bằng chữ ký cá nhân.

Bạn có thể mua tạp chí đã chuẩn bị sẵn từ các nhà in, ở dạng bìa cứng hoặc mềm, có đủ số cột và số trang cần thiết. Tương tự như một cuốn sách đã mua, nhà tuyển dụng có thể in các biểu mẫu được chuẩn bị trên PC và lưu chúng vào một thư mục.

Phiên bản điện tử của tài liệu được xác định bởi sự lựa chọn phần mềm. Phổ bắt đầu bằng phần mềm đơn giản nhất mà dữ liệu được nhập thủ công.

Nhưng chương trình này cũng cung cấp khả năng tạo báo cáo tự động. Ngoài việc tiết kiệm công sức và thời gian của người phụ trách, người sử dụng lao động còn nhận được mẫu dựa trên các thông số cụ thể, chẳng hạn như làm thêm giờ hoặc nghỉ phép và nghỉ ốm.

Phần mềm phức tạp hơn bao gồm việc tự động ghi lại thời gian nhân viên vào và ra khỏi công việc. Điều này được thực hiện bằng cách sử dụng thẻ truy cập cá nhân và khóa điện tử (bộ điều khiển đăng ký hoặc cửa quay).

Dữ liệu mà thiết bị đọc nhận được sẽ được hệ thống hóa và chuyển trực tiếp đến các chương trình kế toán (như 1C) để tính lương. Phần mềm như vậy có chức năng khác - phân chia quyền truy cập của nhân viên vào các bộ phận khác nhau của tổ chức. Bất chấp tất cả những ưu điểm, vẫn có một nhược điểm - chi phí cao cho chương trình và các thiết bị liên quan.

Một loại hệ thống điện tử khác đang lan rộng ở các thành phố lớn là giám sát sinh trắc học nhân viên. Phương pháp là sử dụng dấu vân tay làm thẻ để làm việc.

Bạn có thể tìm hiểu cách ghi nhật ký đơn hàng cho các hoạt động chính của mình một cách hợp lý và tại sao cần có tài liệu này.

Thời gian biểu

Vì vậy, như đã làm rõ ở trên, người sử dụng lao động có nghĩa vụ tính xem người lao động đã thực sự làm việc bao nhiêu giờ. Nhưng đồng thời, nhật ký thời gian làm việc ghi lại thời gian đến và đi của cấp dưới là tùy chọn. Vậy nhà nước giám sát việc tuân thủ Bộ luật Lao động như thế nào?

Chính phủ đã phê duyệt một tài liệu đặc biệt trên cơ sở ghi lại số giờ làm việc, tính toán các khoản thanh toán cho nhân viên và lập báo cáo lao động - bảng lịch làm việc (hoặc bảng chấm công). Tài liệu này được biên soạn dựa trên dữ liệu nhật ký và mang tính bắt buộc và thống nhất đối với các tổ chức.

Dựa trên hợp đồng, khi nộp đơn xin việc, mỗi nhân viên sẽ được cấp một mã số nhân sự, mã số này sau này sẽ xuất hiện trong các tài liệu, chẳng hạn như hồ sơ cá nhân và phiếu lương.

Số lượng đã chỉ định sẽ được nhân viên giữ lại ngay cả khi bộ phận hoặc vị trí bị thay đổi và sau khi bị sa thải, nó vẫn được miễn phí trong ba năm nữa. Theo mã số cá nhân, thông tin về từng nhân viên được nhập vào bảng chấm công.

Hai mẫu chuẩn để duy trì bảng chấm công đã được Ủy ban Thống kê Nhà nước thông qua và phê duyệt năm 2004. Khi điền hồ sơ thủ công thì sử dụng mẫu T-12, nếu tổ chức có lắp cửa quay thì sử dụng mẫu T-13. Theo danh sách các mục, cả hai hình thức đều giống nhau nên chúng tôi sẽ phác thảo nội dung của tài liệu bằng phiên bản T-12 làm ví dụ.

Việc điền vào bảng chấm công bắt đầu ở đầu trang, trong đó tên của tổ chức và đơn vị cấu trúc chứa tài liệu được chỉ định. Tiếp theo, nhập ngày của kỳ báo cáo và ngày tổng hợp.

Dưới đây, dưới dạng bảng, kết quả làm việc của mỗi nhân viên trong kỳ báo cáo được theo dõi - ngày làm việc, số lần vắng mặt, tổng số giờ. Mã hóa đặc biệt trong các ô cho biết lý do vắng mặt trong công việc.

Có hai lựa chọn để điền ngày:

ghi chú về việc tham dự và vắng mặt (phương pháp này được minh họa dưới đây);
chỉ tính điểm cho những ngày vắng mặt, những ngày còn lại coi như đi làm đầy đủ.

Một cột riêng tính đến thời gian làm thêm, giờ ban đêm, làm việc vào ngày lễ và cuối tuần..

Mẫu T-12 đã được bổ sung phần thứ hai - “Quyết toán tiền lương với nhân sự” do nhân viên kế toán điền.

Bạn có thể tìm hiểu cách ghi nhật ký các tài liệu đến và tải xuống biểu mẫu mẫu

Ngay cả khi tài liệu được soạn thảo trên PC thì bản cuối cùng vẫn được in ra và phải có sự xác nhận của người biên soạn, người đứng đầu bộ phận và tổ chức. Trong một số trường hợp, thay vì giám đốc công ty, chữ ký lại được ký bởi một nhân viên của bộ phận nhân sự. Báo cáo hoàn thành được lưu trữ trong một năm.

Trên các diễn đàn dành cho cán bộ nhân sự và kế toán, các chuyên gia thảo luận về sự phức tạp của việc nhập thông tin vào tài liệu.

Bảng chấm công - tải mẫu ở định dạng excel, bạn có thể theo liên kết này.

Kiểm soát nhà nước

Việc nhân viên cẩn thận khi ghi nhật ký và bảng lịch trình là do những tài liệu này là cơ sở để trả lương, tiền nghỉ phép hoặc các phúc lợi khác cho nhân viên và do đó là cơ sở để khấu trừ cho cơ quan thuế. . Bảng chấm công được lập không chính xác, ngoài việc vi phạm việc thanh toán cho cấp dưới, còn cho thấy việc kiểm soát thu nhập và chi phí của tổ chức không chính xác.

Ngoài cơ quan thuế, Quỹ Bảo hiểm xã hội còn kiểm tra sổ báo cáo để đảm bảo tính trợ cấp tàn tật (trên cơ sở nghỉ ốm hoặc nghỉ thai sản). Quỹ Bảo hiểm Xã hội Liên bang Nga, Thanh tra Lao động Liên bang và các cơ quan khác có quyền yêu cầu ban quản lý tổ chức cung cấp phiếu báo cáo.

Việc không có tài liệu là vi phạm nghiêm trọng luật lao động và dẫn đến trách nhiệm hành chính (phạt 10 nghìn rúp). Nếu nảy sinh tình huống gây tranh cãi liên quan đến việc tính phúc lợi, tiền lương, tòa án sẽ xem xét những vi phạm trong việc duy trì bảng chấm công làm căn cứ xử phạt từ tổ chức.

Tóm lại, điều đáng lưu ý là việc ghi lại số giờ làm việc, mặc dù không cần thiết, là những lợi ích.

Thông tin trong tài liệu giúp duy trì hồ sơ chính thức và giám sát kỷ luật lao động.

Các phương pháp kiểm soát tự động hiện đại có nghĩa là ban quản lý sẽ không phải thuê một cấp dưới riêng biệt để thực hiện các nhiệm vụ này.

Thông tin thêm về cách điền vào bảng chấm công điện tử có trong hướng dẫn bằng video từng bước sau: