Tuleohutuse entsüklopeedia

Arhiivihoidla. Organisatsiooni arhiivipaberimajandus: GOST, juhised, dokumendid, reeglid. metoodilised soovitused arhiivibüroo tööks Vastutab dokumentide arhiivis hoidmise eest

Neid säilitatakse teatud aja, misjärel tuleb need üle anda riiklikule hoiule riigi- ja vallaarhiivi. Föderaalõigusaktid määravad kindlaks Vene Föderatsiooni arhiivifondi ettenähtud korras kantud dokumentide säilitamise tähtajad:

  • personali dokumendid, notariaaltoimingute dokumendid, majapidamisraamatud ja elamufondi erastamisega seotud dokumendid - 75 aastat;
  • kapitaalehituse projektdokumentatsioon - 20 aastat;
  • tehnoloogiline ja projekteerimisdokumentatsioon - 20 aastat;
  • patendid leiutisele, kasulikule mudelile, tööstusdisainilahendusele - 20 aastat:
  • teaduslik dokumentatsioon - 15 aastat;
  • filmi- ja fotodokumendid - 5 aastat;
  • video- ja fotodokumendid - 3 aastat.

Organisatsiooni likvideerimise korral antakse alalise säilitusaja dokumendid ja personal üle riigi (omavalitsuse) arhiivi. Valitsusväliste organisatsioonide jaoks, kelle dokumentidest osa kuulub Vene Föderatsiooni arhiivifondi koosseisu, on selliseks üleandmiseks vaja sõlmida leping Venemaa föderaalse arhiiviteenistuse süsteemi loomisega. Kui organisatsioon ei sõlminud arhiiviga õigel ajal lepingut, siis sel juhul on riigi (omavalitsuse) arhiiv kohustatud võtma säilitamiseks ainult organisatsiooni töötajate personali käsitlevaid dokumente. Muude dokumentide hoiukoha määrab likvideerimiskomisjoni esimees või pankrotihaldur.

Dokumentide ettevalmistamine arhiveerimiseks

Igas organisatsioonis moodustub aasta jooksul teatud arv juhtumeid. Mõned neist tuleb pärast kehtestatud säilitusaega arhiveerida. Need on juhtumid vormistatud dokumentidega alalise "ajutise (üle 10 aasta) ladustamise ja personali kohta. Juhtumid antakse arhiivi üle aasta pärast nende lõpetamist kontoritöös. Dokumentide ettevalmistamist arhiivi üleandmiseks viivad läbi koolieelse lasteasutuse talituse töötajad ja struktuuriüksuste sekretärid. Juhtumid arhiveeritakse pärast nende täielikku lõpetamist.

Kohtuasjade esitamine koosneb järgmistest toimingutest:

  • dokumentide juhtumiteks rühmitamise õigsuse kontrollimine;
  • brošüür (vihistamine);
  • lehtede nummerdamine;
  • kinnitatud pealdise (tõendilehe) koostamine;
  • vajadusel asja dokumentide siseinventuuri koostamine;
  • täpsustuste tegemine asja kaane detailides (organisatsiooni nime, registreerimisindeksi, asja menetlemise tähtaegade, asja nimetuse täpsustamine);
  • juhtumiaruande koostamine ja esitamine.

Ajutise ladustamisperioodi (kuni 10 aastat kaasa arvatud) juhtumid tuleb registreerida osaliselt, samas kui see on lubatud:

  • ei korrasta asjas dokumente;
  • ärge nummerdage ümbrise lehti;
  • ärge koostage sertifitseerimissildeid;
  • ära õmble (ära õmble).

Dokumentide juhtumiteks rühmitamise õigsuse kontrollimine toimub selleks, et veel kord kontrollida asjas olevate dokumentide vastavust nomenklatuurijärgsele rubriigile, dokumentide asukohta asja sees teatud põhimõtete järgi: käsitletavad küsimused; kronoloogiliselt; geograafiliselt; korrespondendid tähestikulises järjekorras jne.

Riis. 6.2. Sertifitseerimislehe vorm

Täieliku registreerimisega on vaja ümbris ääristada või siduda. Varem eemaldati korpusest kõik metallesemed: kirjaklambrid, nööpnõelad jne. Dokumendid eemaldatakse köitjast. Pärast viimast dokumenti sisestatakse korpusesse leht sertifitseerimiskirje jaoks "juhtumi alguses lisatakse vajadusel siseinventuuri leht või lehed (kui see on olemas, siis siseinventuuri trükitud vormid). Korpus ei tohiks ületada 250 lehte. Kui aasta jooksul anti asjasse rohkem dokumente, tuleks need jagada mitmeks köiteks.

Kõik dokumendid on arhiveeritud või köidetud kõvadesse kaantesse. Kuna erinevas vormingus dokumendid on toimikus edasi lükatud, tuleb need esitada 4 torke jaoks. See tagab, et kõik dokumendid on kindlalt kinnitatud.

Riis. 6.3. Juhtumi dokumentide sisemise inventuuri vorm

Pika säilivusaja puhul saate korpuse läbi õmmelda, kaasa arvatud nii kaane üla- kui ka alaosa. Alalise säilivusaja juhtumid esitatakse, alustades kaanele järgnevast lehest. Kaane ülemine osa ei ole palistatud. Esimesele lehele kantakse õhuke, kuni 1 cm laiune papiriba, millest õmmeldakse läbi ümbris. Kuna selline ümbris peaks säilima igavesti, siis kaitseb selline viil niite hõõrdumise eest ja annab korpusele esteetilisema välimuse.

Esitamisel tuleb jälgida, et dokumentide kogu tekst oleks loetav. Alla 10 aasta säilivusajaga dokumente ei tohi arhiveerida, vaid need jäävad köitjasse.

Kõik alalise ja ajutise ladustamise korral on lehed nummerdatud, et tagada dokumentide ohutus ja kasutusmugavus. Lehed nummerdatakse musta grafiitpliiatsi või nummerdamismasinaga ülemises paremas nurgas ainult lehe esiküljel, dokumendi teksti puudutamata. Tindi ja värviliste pliiatsite kasutamine on keelatud. A4-st suurem leht köidetakse ühest otsast, volditakse lahti ja nummerdatakse üheks leheks. Keskelt volditud ja palistatud leht on nummerdatud kaheks poognaks. Illustreeritud materjalid, fotod on nummerdatud tagaküljel vasakus ülanurgas. Ümbrikud, millel on ümbrisesse palistatud pealdised või manused, nummerdatakse iseseisvalt. Ümbriku manused nummerdatakse ümbriku järel järjestikku. Ühe juhtumi mitme köite loomisel nummerdatakse igaüks neist eraldi.

Riis. 6.4. Kattevorm alalise ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtudel

Nummerdamise tulemused märgitakse spetsiaalselt tema jaoks õmmeldud toimiku viimasele lehele konfidentsiaalsesse kirjesse. See näitab numbrite ja sõnadega dokumentide nummerdatud lehtede arvu ning eraldi märgi "+" kaudu siseinventuuri lehtede arvu, tähtedega ja puuduvad numbrid.

Atesteerimisprotokollile kirjutab alla selle koostaja, märkides ära ametikoha, isikliku allkirja, perekonnanime ja koostamise kuupäeva. Keelatud on tunnistuse tegemine ümbrise kaanele või viimase lehe pöördele.

Juhtumi tõendilehe vorm on kehtestatud organisatsioonide arhiivide töötamise põhieeskirjaga.

Juhul kui toimik sisaldab eriti väärtuslikke dokumente - isikutoimikutes, akadeemiliste kraadide andmise ja andmise juhtumites.

Riigistandard R 51141-98 sätestas siseinventuuri järgmise definitsiooni: "Asja dokumentide siseinventuur on raamatupidamisdokument, mis sisaldab asja dokumentide loetelu, milles on märgitud dokumentide järjekorranumbrid, nende indeksid, nimetused, kuupäevad, lehtede numbrid." 1 .

Sisemine inventuur esitatakse enne juhtumi dokumente ja sisaldab teavet nende kõigi kohta. Siseinventuuri lõppkirjes on märgitud selles sisalduvate dokumentide arv ja inventuuri enda lehtede arv.

Automaatsete dokumentide registreerimissüsteemide kasutamisel saab korpusesse pandud dokumentide registreerimiskaartidele kantud andmete põhjal luua ja automaatselt välja printida sisemise inventuuri. Pärast dokumentide arhiveerimist, nummerdamist, tõendisildi ja kohtuasja dokumentide sisemise inventuuri koostamist teostatakse ümbriste kaane lisakujundus.

Korpuste kaane kujundamine toimub kontoritöös juhtumite avamise protsessis ja see toimub vastavalt riikliku standardi GOST 17914-72 nõuetele. Pikaajalise ladustamise karpide kaaned. Tüübid, suurused, tehnilised nõuded”. Asja avamise ajal oli kohtuasjade nomenklatuuri järgi kaanele juba pandud hulk teavet:

  • asutuse (organisatsiooni) ja selle alluvuse nimi;
  • struktuuriüksuse nimetus;
  • kohtuasja kirjalik register;
  • juhtumi pealkiri;
  • juhtumi säilitusaeg.

Juhtumi arhiveerimiseks ettevalmistamisel täpsustatakse ja täiendatakse neid üksikasju. Näiteks kaanel on kirjas:

  • köite number, kui juhtumil on mitu köidet;
  • juhtumi tähtajad;
  • lehtede arv failis;
  • fondide numbrid, inventuurid ja juhtumid vastavalt inventarile.

Viimased rekvisiidid on kinnitatud arhiivi.

Riis. 6.5. Alalise, ajutise (üle 10 aasta) ladustamise juhtumite loetelu vorm

Katte kujundamisel on väga oluline järgida teatud nõudeid. Seega kirjutatakse organisatsiooni nimi nimetavas käändes. Kui nimi on aasta jooksul muutunud, siis on kaanel märgitud mõlemad nimed, kusjuures endine nimi on võetud sulgudes ja uus selle alla kirjutatud.

Asja pealkiri kantakse kaanele üle aasta alguses alates aastast. Kuid pärast dokumentide sisu analüüsimist võib vaja minna pealkirja täpsustusi. Kui selline vajadus tekib, tuleks kohtuasjade nomenklatuuri täiendada ning kaanele vastavalt sellele täiendusele panna pealkiri ja register. Esiteks peaks päises olema märgitud kohtuasja liik (asi, kirjavahetus, dokumendid jne) või dokumentide liik (protokollid, korraldused, aruanded, aktid). Seejärel näidatakse autor või korrespondent (kui see on kirjavahetus) ja seejärel dokumentide sisu kajastav küsimus. Ühes asjas on võimalik vormistada mitme autori või korrespondendi dokumente, kui need puudutavad ühte teemat. Pealkirjades ei märgita dokumentide ehtsust, kuid on sätestatud dokumentide koopiate olemasolu. Juhtumi kaanel peavad olema kirjas kõige varasemate ja hilisemate dokumentide kuupäev ning asja säilitamise aeg. Alalise säilitamise dokumentidega juhtudel on märgitud "säilitada alaliselt", teistel - konkreetne säilitusaeg vastavalt loetelule.

Lehtede arvu täpsustamisel ei võeta arvesse siseinventuuri ja sertifitseerimisprotokolli lehti.

Inventuur koostatakse kõikide alalise ja pikaajalise ladustamise juhtumite kohta. Inventuur on arhiivikataloog, mis sisaldab süstemaatilist salvestusüksuste loendit ning on loodud nende arvestamiseks ja süstematiseerimise koondamiseks. Inventuur on peamine raamatupidamise viitevahend kontoritöös ja arhiivides. Inventuurid koostatakse eraldi alaliste hoiukastide, ajutiste (üle 10 aasta) laokastide ja personalitoimikute kohta. Mõnel juhul võib olenevalt organisatsiooni spetsiifikast koostada loetelusid teatud juhtumikategooriate kohta (kohtu- ja uurimisasjad, teemade teaduslikud aruanded jne).

Juhtumid on loetletud tähtsuse järjekorras. Näiteks võib järjestus olla järgmine: ettevõtte põhikiri, aktsionäride üldkoosolekute protokollid, juhatuse koosolekute protokollid, direktori korraldused põhitegevuse kohta, aastaplaanid jne. Juhtumite inventuurid koostatakse igas struktuuriüksuses dokumendihaldusteenistuse töötajate poolt.

Riis. 6.6. Püsiladustamise juhtumite koondinventuuri aastajao vorm

Kirjeldus koosneb aastaosadest. Aastasektsioonid koostatakse ettenähtud vormis. Teavet iga loendis sisalduva juhtumi kohta nimetatakse kirjeldavaks artikliks. See sisaldab:

  • korpuse seerianumber (maht) inventuuri järgi;
  • juhtumiindeks (maht);
  • asja pealkiri (köide);
  • juhtumi kuupäevad (maht);
  • lehtede arv failis (maht);
  • säilitusaeg (rohkem kui 10 aastat säilitatud juhtudel);
  • Märge.

Igal inventari korpusel on iseseisev seerianumber.

Kui juhtum koosneb mitmest köitest, on igal köitel oma number. Korraldab juhtumid inventuuris organisatsiooni järjekorraarhiivi. Samuti määrab ta struktuuriüksuse inventari numbrid.

Mitmeks aastaks kohtuasjade arhiivi üleandmisel tuleb need süstematiseerida. Tavapärane asjade süstematiseerimise järjekord organisatsioonis on kronoloogilis-struktuurne. See tähendab, et esiteks süstematiseeritakse juhtumid aastate kaupa. Teiseks süstematiseeritakse juhtumid nende struktuuriüksuste nimetuste järgi, milles neid hoitakse. Kõik alalise ladustamise juhtumid aastaks on järjestatud tähtsuse järjekorras. Tavaliselt vastab see juhtumite nomenklatuuri struktuuriüksuste ja kohtuasjade pealkirjade järjestusele.

Riis. 6.7. Lõppdokumendi vorm ja sertifikaadi allkiri

Nii saadakse harmooniline loetelu kõigist ühe aasta sama säilitusperioodi juhtudest. Struktuuriüksuse nimed saab otsingu hõlbustamiseks märkida inventarinimestikus enne vastava struktuuriüksuse esimest toimikut.

Organisatsioonides, kus juhtumite arv aastas on väike, ei tasu igal aastal uut inventuuri koostada. Võimalik on koostada üks inventuur, sealhulgas juhtumid mitmeks aastaks.

Riis. 6.8. Juhtumite kokkuvõtliku loetelu iga-aastase osa vorm personali kaupa

Riis. 6.9. Püsiva säilitusaja elektrooniliste dokumentide inventuuri vorm

Sellistes organisatsioonides koostatakse igal aastal inventuuri iga-aastane osa koos jätkuva juhtumite nummerdamisega. Iga inventuuri aastajagu algab vastava aasta märkimisega ja seejärel korraldatakse juhtumid vastavalt aktsepteeritud struktuurile.

Igal kirjeldusel on oma number. Tavaliselt on alalise ladustamise juhtumite loendis 1, üle 10-aastase säilivusajaga juhtude puhul - N & 2, personali juhtumite puhul - nr 3, millele on lisatud tähtindeks "l / s".

Kirjeldus lõpeb kokkuvõtliku sissekandega. See näitab numbrite ja sõnadega loendisse kantud juhtumite arvu, juhtumi esimest ja viimast numbrit vastavalt inventuurile ning määrab numeratsiooni tunnused (täht ja puuduvad numbrid). Inventuur peab olema koostaja poolt allkirjastatud, näidates ära oma asukoha ja dekodeerides perekonnanime. Kinnitatakse inventuuri toimumise kuupäev.

Organisatsioonide personaliosakonnad peavad lisaks püsiva säilitusaja juhtumite ja ajutise (üle 10 aasta) ladustamisaja juhtumite inventuurile koostama igal aastal personali juhtumite inventuuri. Personali käsitlevad dokumendid on sotsiaalselt eriti olulised - need on aluseks tööstaaži, ametikoha, selles organisatsioonis töötamise kestuse ja muude töösuhete faktide kinnitamiseks. Nende dokumentide kadumise vältimiseks arhiveeritakse ja säilitatakse enamik koondatud töötajate personali puudutavaid dokumente 75 aastat.

Seoses arvutitehnoloogia arenguga, elektroonilisel meedial dokumentide mahu suurenemisega, on organisatsioonidel vaja säilitada audiovisuaalset ja elektroonilist dokumentatsiooni. Organisatsiooni arhiivis koostatakse olenevalt ED koosseisust ja mahust püsiva säilitusaja elektrooniliste dokumentide inventuurid. Elektroonilised dokumendid sisalduvad sõltumatutes inventuurides.

Inventuuri eksemplaride arv määratakse juhtumite säilitusaja järgi. Püsihoiukastide inventuur koostatakse neljas eksemplaris. Üks eksemplar jääb vastavasse struktuuriüksusse, inventari teine ​​eksemplar antakse üle koolieelse lasteasutuse teenistusse, kolmas organisatsiooni arhiivi. Neljas eksemplar saadetakse vastavasse riigi- või vallaarhiivi.

Organisatsioonid, kes riigiarhiivi dokumente ei esita, koostavad alalise säilitamise toimikute, 10-aastase ja pikema säilitusajaga toimikute ning personali kohta inventuuri kolmes eksemplaris.

Inventuure ei koostata ajutise hoiuaja juhtude kohta, ”need asendatakse juhtumite nomenklatuuriga, kus iga rubriigi ette tehakse märge säilitusaja kohta.

Ajal, mil struktuuriüksus valmistab ette juhtumid organisatsiooni arhiivi üleandmiseks, kontrollib arhiivitöötaja esmalt nende moodustamise õigsust, täitmist ja juhtumite inventuuri (struktuuriüksuse) nimekirja kantud juhtumite arvu vastavust nõuetele. vastavalt organisatsiooni toimikute nomenklatuurile esitatud juhtumite arv. Kõik auditi käigus tuvastatud puudused juhtumite moodustamisel ja läbiviimisel on struktuuriüksuse töötajad kohustatud kõrvaldama. Juhtumite puudumise tuvastamisel vormistatakse asjakohane tõend.

Iga juhtumi võtab vastu organisatsiooni arhiivi eest vastutav isik struktuuriüksuse töötaja juuresolekul. Seejuures tehakse struktuuriüksuse asjade inventuuri mõlemale eksemplarile iga selles sisalduva kohtuasja kohta märge asja olemasolu kohta. Inventuuri iga eksemplari lõpus märgitakse tegelikult arhiivi vastu võetud asjade arv, puuduvate asjade arvud, asjade vastuvõtmise ja üleandmise kuupäev, samuti arhiivi eest vastutava isiku ja isiku allkirjad. kes juhtumid üle andis, on märgitud numbrite ja sõnadega. Eriti väärtuslike ümbriste vastuvõtmisel kontrollitakse karpides olevate lehtede arvu.

Kimpudena lingitud juhtumid toimetavad organisatsiooni arhiivi struktuuriüksuste töötajad. Koos juhtumitega kantakse arhiivi dokumentide registreerimiskartoteegi. Iga failikapi nimi on inventaris.

Isegi kui direktor arhiivist kui struktuuriüksusest kuulda ei taha, ei tähenda see, et seda ettevõttes poleks. Arhiiv on olemas, kuid siiani on see vanapaberilao kujul, mis on hajutatud kabinettide ja kontorite vahel, kus puudub igasugune ühtne tellimus ja süsteem. Selles artiklis räägime sellest, kuidas korraldada dokumentide hoidmist organisatsioonis, kus arhiivi kui sellist veel ei ole ning dokumente, mida tuleb korralikult säilitada, on juba olemas ja pealegi ilmub neid iga päev. Näete ju palju lihtsam hakata arhiivi looma, kui organisatsioon on väike ja pabereid nii palju säilitada ei ole. Kui võtta see töö ette paari aasta pärast, mil dokumendiringluse maht hakkab ulatuma kümnetesse tuhandetesse ühikutesse, on arhiivi loomine palju keerulisem.

REGULEERIVAD DOKUMENDID JA VASTUTUS DOKUMENTIDE EBAÕIGE SÄILITAMISE EEST

Organisatsiooni dokumentide säilitamise protsess on reguleeritud föderaalsel tasandil.

Arhiivi töö kohta ettevõttes on kaks põhidokumenti:

  1. Osakonnaarhiivide töö põhireeglid, kinnitatud ENSV Peaarhiivi korraldusega 5. septembrist 1985 nr 263. Dokument on regulatiivse (kohustusliku) iseloomuga.
  2. Organisatsioonide arhiivide töö põhireeglid, kinnitatud Föderaalarhiivide kolleegiumi 6. veebruari 2002. a otsusega (edaspidi organisatsioonide arhiivide toimimise põhieeskirjad). Dokument on oma olemuselt metoodiline (vabatahtlik).

Soovitame sekretäril tutvuda nende üsna sarnaste dokumentidega. Need kirjeldavad ettevõttes äripaberite säilitamise põhiprintsiipe, nõudeid säilitamisele ja pakuvad paljusid säilitamisprotsessi tagavaid dokumente, mille eesotsas on organisatsiooni toimikute nomenklatuur.

Vastutus dokumentide ebaõige säilitamise eest

Kooskõlas Art. Vene Föderatsiooni haldusõiguserikkumiste seadustiku punktis 13.25 sätestatud dokumentide säilitamise korra ja tähtaegade rikkumine aktsiaseltsi ja aktsiaseltsi (täiendava) vastutusega äriühingu poolt toob kaasa haldustrahvi määramise ametnikele. summa kaks tuhat viissada kuni viis tuhat rubla; juriidilistele isikutele - kakssada tuhat kuni kolmsada tuhat rubla. Selle artikli kasutamise praktika on üsna ulatuslik, mistõttu on mõistlik teavitada juhti, kes keeldub ettevõtte dokumentide säilitamiseks ressursse eraldamast.

DOKUMENTIDE KOOSTISE ANALÜÜS

Kõigepealt tuleb tegeleda praegu organisatsioonis olevate dokumentide koosseisuga. Kõik need on jagatud kahte rühma:

Kontoritööga juba valminud dokumendid;

Dokumendid, mis tekivad organisatsiooni tegevuse tulemusena ja on oma elutsükli ühes või teises etapis.

Töö käib korraga kahes suunas. Esimese rühma dokumendid tuleb üle vaadata, tüübi järgi lahti võtta ja määrata juhtumite koosseis. Teise grupi dokumendid tuleb ka kohe pärast kontoritöö lõpetamist juhtumite vahel ära jagada.

Peate tegutsema järjestikku, pöördudes kordamööda organisatsiooni iga osakonna poole. Siin peaksid sekretärile appi tulema nende osakondade töötajad. Ainult nemad - oma tööprotsesse seestpoolt tundvad inimesed - oskavad õigesti sõnastada kohtuasjade pealkirjad ja neis olevate dokumentide koosseisu. Selle töö tulemusena valminud iga struktuuriüksuse juhtumite loetelu on organisatsiooni juhtumite nomenklatuuri aluseks.

DOKUMENTIDE SÄILITAMISE TINGIMUSED

Igal dokumendil on oma säilitusaeg, mille määrab mitte organisatsioon – dokumendi autor, vaid riik. Dokumendi hävitamine enne selle säilitusaja lõppu ei ole lubatud.

Praeguseks on kolm määrust, mis reguleerivad dokumentide säilitamise tähtaegu, nagu öeldakse, hunnikutes. Loetleme need eeskirjad:

  • Venemaa Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega nr 558 (muudetud kujul) kinnitatud riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus tekkinud standardsete juhtimisarhiividokumentide loetelu, milles on märgitud säilitusperioodid. 4. veebruaril 2015);
  • Organisatsioonide teadus-, tehnika- ja tootmistegevuses loodud tüüpiliste arhiividokumentide loetelu, mis näitab säilitusperioode, kinnitatud Venemaa Kultuuriministeeriumi 31. juuli 2007. aasta korraldusega nr 1182 (muudetud 28. aprillil 2011). );
  • NSV Liidu Peaarhiivi poolt 15. augustil 1988. a kinnitatud riiklike komiteede, ministeeriumide, osakondade ja muude asutuste, organisatsioonide, ettevõtete tegevuses tekkinud tüüpdokumentide loetelu, milles on märgitud säilitusajad, (muudetud 31. juulil 2007).

Aktsiaseltsid juhinduda tuleks ka Venemaa Föderaalse Väärtpaberikomisjoni 16. juuli 2003. aasta määrusega nr 03-33 / ps kinnitatud määrustest aktsiaseltside dokumentide säilitamise korra ja tähtaegade kohta.

Lisaks ülaltoodud standardnimekirjadele võib teatud dokumentide säilitamise aja kindlaks määrata tööstusharu eeskirjades. Seetõttu peaksite tähtaegade määramisel olema väga ettevaatlik ja kindlasti kasutama nende osakondade juhtide ja töötajate abi, millega dokumendid on seotud.

Märge

Dokumentide säilitamise tähtaega arvestatakse nende kantseleitöö lõpetamise aastale järgneva aasta esimesest jaanuarist. Seega, kui dokument vormistati 2015. aasta jaanuaris ja selle säilitusaeg on 5 aastat, siis neid 5 aastat hakatakse arvestama alates 01.01.2016. Selgub, et seda dokumenti saab hävitada alles pärast 31.12.2020.

Ajastamise faasis leitakse tavaliselt, et dokumentide säilitamise süsteemi korraldamisel kaasneb iga toiminguga teine. Kui küsime endalt, mitu aastat seda või teist dokumenti hoitakse, siis on vaja see kohe kuhugi üles kirjutada - kõiki neid numbreid ei saa peas hoida. Nimekiri, mis sisaldab kõiki organisatsiooni dokumente, sh. nende säilitamise kestus pole midagi muud kui juhtumite nomenklatuur.

JUHTUMIDE NOMENKLATUUR

Organisatsiooni dokumentide säilitamise protsess algab juhtumite nomenklatuuriga.

Meie sõnastik

Juhtuminomenklatuur - organisatsiooni kontoritöösse kantud juhtumite nimetuste süstematiseeritud loetelu, näidates ära nende säilitamise tähtajad, ettenähtud kujul.

Ehk siis kõik dokumentide analüüsi tulemusel saadud kohtuasjade nimetused koondatakse ühtsesse loetelusse ning neile määratakse säilitustähtajad.

Kohtuasjade nomenklatuuri vorm on toodud organisatsioonide arhiivide toimimise põhieeskirja punkti 3.4.6 lisas 7.

Märge: jao nimetus kohtuasjade nomenklatuuris - struktuuriüksuse nimetus.

Juhtumiregister koosneb kahest osast. Esimene on struktuuriüksuse järjekorranumber, teine ​​on juhtumi järjekorranumber struktuuriüksuse sees.

Võtame näite. Näiteks organisatsioonis sai reklaamiosakond seerianumbri 04. Allpool on toodud fragment juhtumite nomenklatuurist.

Märge

Kui organisatsioon on nii väike, et osakondade rolli selles mängivad töötajad, millest igaühel on oma funktsionaalsus, siis on parem alustada kõiki juhtumite indekseid 01-st ja jätta nomenklatuurist välja rida “Sektsiooni nimi”.

Veerg "Juhtumite arv" valminud kalendriaasta lõpus. See näitab iga juhtumi hoiuühikute arvu, mis on ettevõttes aasta jooksul kogunenud.

Juhtumite nomenklatuuri kinnitab ja jõustub uuest tööaastast organisatsiooni juht. Aga nomenklatuuri järgi firmadokumente genereerida ei pea ootama jaanuari, sest aasta keskel võib ilmuda esimene juhtumite nomenklatuur organisatsiooni ajaloos.

Dokumendid jagatakse juhtumitele kohe pärast nende paberimajandust vormistamist. Te ei saa neid tervet aastat salvestada ja seejärel pühendada mitu nädalat nende kaustadesse viimiseks. Niipea kui dokument on täidetud ja kontrolli alt eemaldatud, tuleb see faili panna.

Kolleegid tuleb tasapisi harjuda sellega, et ettevõtte dokumentide eest vastutab sekretär. Kui üksusesse ilmub uus juhtum, siis tuleb sellest teavitada sekretäri, kes kannab juhtumi nomenklatuuri ja määrab koos pädeva töötajaga sellele säilitusaja. Nii et noores organisatsioonis on kujunemas tsentraliseeritud kontoritöö süsteem.

"ERIDOKUMENDID": HR JA RAAMATUPIDAMINE

Personali dokumendid. Kui sekretär tegeleb lisaks ettevõtte- ja personalidokumentide haldamisega, tuleks selle ettevõtte dokumentatsiooni kihi säilitamisele pöörata erilist tähelepanu järgmistel põhjustel:

Personalidokumente kontrollitakse palju sagedamini kui juhtimisdokumente;

Paljude HR-kirjete säilivusaega mõõdetakse aastakümnetes;

Personalidokumendid sisaldavad töötajate isikuandmeid ja nõuavad seetõttu mitte ainult hoolikat raamatupidamist, vaid ka erilisi säilitamistingimusi ja juurdepääsu neile.

Personaliga töötamiseks mõeldud ümbrised kuuluvad juhtumite nomenklatuuri üldiselt, kuid neid on vaja hoida lukustatavas kapis, soovitavalt rauas, ideaalis spetsiaalses ruumis, mis on samuti lukustatud.

Raamatupidamisdokumendid. Kuna pearaamatupidaja vastutab isiklikult oma dokumentide ohutuse eest, teeb ta seda organisatsiooni arendamise algfaasis ise. Võib-olla on raamatupidamine ainus tellimuse osakond, mille dokumentatsioonis võib suhteliselt rahulik olla.

Järk-järgult väljub raamatupidaja arhiiv individuaalse seifi piiridest ning tekib küsimus raamatupidamis- ja maksuaruandluse paberite kaasamisest ettevõtte dokumentide üldisesse massiivi säilitamiseks ja hilisemaks hävitamiseks. Nomenklatuuri kuuluvad ka raamatupidamisdokumendid.

Mis puutub säilitamisviisi, siis erinevalt personalidokumentidest ei sisalda õigusaktid selle kohta erijuhiseid. Kui aga küsida raamatupidajate arvamust, siis peaaegu igaüks neist ütleb, et ka neid juhtumeid on parem hoida eraldi ruumis.

ELEKTROONILISED DOKUMENDID

Teine organisatsioonidokumentide eriliik on elektrooniline. Oht neist teadmata on üsna suur, sest kui kaustades olevad paberid on silme ees ja nende arvestamine ei maksa midagi, siis elektroonilised “elavad” kolleegide arvutites. Jutt käib neist dokumentidest, mille elutsükkel toimub elektrooniliselt. Õpikunäide on registreerimislogid, mida sekretär peab MS Excelis. Kui on aeg päevikut hoiule saata, ei pea te seda printima: see on elektrooniline dokument ja seda tuleb ka elektrooniliselt säilitada.

Allüksused peavad andma teavet elektrooniliste dokumentide kohta sekretäri nõudmisel.

Kahjuks pole Venemaal endiselt selgelt sõnastatud juhiseid elektrooniliste dokumentide säilitamiseks ja seda hoolimata asjaolust, et mõnes tegevusvaldkonnas (näiteks Interneti-turundus) kipub organisatsiooni elektrooniliste dokumentide maht 100% -ni. Ainus, millest saab juhinduda, on VNIIDADi poolt 2012. aastal välja töötatud soovituste eelnõu elektrooniliste arhiivide dokumentide hankimise, arvestuse ja säilitamise korraldamise kohta organisatsioonide arhiivides.

Elektroonilised dokumendid kantakse kohtuasjade nomenklatuuri koos paberdokumentidega ja neid säilitatakse nimekirjades kehtestatud perioodid.

DOKUMENTIDE HÄVITAMINE ON TSENTRALISEERITUD PROTSESS!

Dokumentide säilitamise süsteemi esimestel töökuudel ei ole sekretär hävingus ja kui organisatsioon on noor, siis enne seda tuleb paar aastat üldse oodata. Kui siiski leitakse dokumente, mille säilitustähtaeg on möödunud, korraldatakse hävitamise protsess organisatsioonide arhiivide toimimise põhieeskirja kohaselt.

Peaasi on meeles pidada, et dokumentide hävitamine on tsentraliseeritud protsess, millesse on kaasatud paljud ettevõtte töötajad, sealhulgas selle juht. Dokumendi rebimine ja prügikasti viskamine ei ole hävitamine. Sa ei saa seda teha.

Vahet pole, kas edaspidi tekib organisatsiooni struktuuriüksuse “arhiiv” või säilitab dokumente büroo spetsiaalselt volitatud töötaja, kuid dokumente on vaja säilitada ja see kohustus, nagu saime teada ka alguses. artikkel, on sätestatud seadusandlikul tasandil.

KOKKUVÕTE

  1. Dokumentide säilitamine on organisatsiooni kohustus, mis on sätestatud seadusandlikul tasandil.
  2. Ettevõtte dokumentide säilitamise süsteemi korraldamine algab dokumentide koosseisu analüüsist.
  3. Organisatsiooni juhtumite nomenklatuuri moodustab erivormil koostatud organisatsiooni juhtumite loetelu, mille säilitustähtajad määratakse kindlaks spetsiaalsete nimekirjade alusel.
  4. Erilist tähelepanu pööratakse personali- ja raamatupidamisdokumentatsiooni süsteemidele ning elektroonilistele dokumentidele.
  5. Dokumentide hävitamine on organiseeritud, tsentraliseeritud protsess, mis nõuab süstemaatilist lähenemist. Sa ei saa lihtsalt dokumendist lahti saada.

Saada oma head tööd teadmistebaasi on lihtne. Kasutage allolevat vormi

Üliõpilased, magistrandid, noored teadlased, kes kasutavad teadmistebaasi oma õpingutes ja töös, on teile väga tänulikud.

postitatud http://www.allbest.ru/

postitatud http://www.allbest.ru/

Vene Föderatsiooni Põllumajandusministeerium

Föderaalne riigieelarveline kõrgharidusasutus

Rjazani Riiklik Agrotehnoloogiaülikool. P.A. Kostšev

(FGBOU VO RSATU)

Maanteeteaduskond

Teema kokkuvõte:

"Dokumentide arhiveerimine"

Lõpetanud: 3. kursuse üliõpilane

maanteeteaduskond

koolitusvaldkonnad

"Transpordiprotsesside tehnoloogia"

Malakhov V.A.

Kontrollinud: majanduskandidaat, dotsent Lozova O.V.

Rjazan 2015

1. Dokumentide säilitamise korda reguleerivad dokumendid

2. Juhtumites dokumentide vormistamine

3. Dokumentide tehniline töötlemine enne arhiivihoiule esitamist

4. Dokumentide ohutuse tagamine

5. Elektroonilised dokumendid arhiivides

6. Dokumentide paigutamine hoidlatesse

7. Dokumentide saadavuse ja oleku kontrollimine

8. Arhiiviviidet

9. Dokumendi väärtuse ja hävimise ülevaatus

Bibliograafia

1. Dokumentide säilitamise korda reguleerivad dokumendid

Dokumentide säilitamise kord on reguleeritud järgmiste põhidokumentidega:

22. oktoobri 2004. aasta föderaalseadus nr 125-FZ "Arhiveerimise kohta Vene Föderatsioonis";

Organisatsiooni arhiivi töö põhireeglid - kinnitatud föderaalarhiivi 6. veebruari 2002. aasta otsusega (edaspidi - põhireeglid);

Venemaa Föderatsiooni Kultuuriministeeriumi 25. augusti 2010. aasta korraldusega N 558 kinnitatud riigiorganite, kohalike omavalitsuste ja organisatsioonide tegevuse käigus koostatud standardsete juhtimisarhiividokumentide loetelu, milles on märgitud säilitusperioodid;

Kehtiv NSVL Rahandusministeeriumi 29. juuli 1983. a korraldusega nr 105 kinnitatud eeskiri raamatupidamise dokumentide ja töövoo kohta.

Raamatupidamisdokumentide säilitamise kord on määratletud 21. novembri 1996. aasta föderaalseaduses N 129-FZ "Raamatupidamise kohta", samuti Vene Föderatsiooni maksuseadustikus.

2. Juhtumites dokumentide vormistamine

Iga dokumentidega töötav spetsialist peaks olema kaasatud dokumentide vormistamisel juhtumiteks. Tuleb märkida, et dokumendid vormistatakse toimikuteks teatud kriteeriumide järgi, et hiljem oleks neid arhiivist lihtne otsida. Arhivaarid koostasid spetsiaalse viitedokumendi, mille abil jaotatakse teenistusdokumendid kaustadesse (case). Seda nimetatakse juhtumite nomenklatuuriks. See on süstematiseeritud loetelu rubriikidest kõigist juhtumitest, millega töötajad järgmisel aastal organisatsioonis alustavad. Juhtumite nomenklatuur koostatakse uue kalendriaasta eelõhtul, tavaliselt detsembris, et oleks teada, millised juhtumid tuleks ettevõttes järgmisel aastal jaanuarist detsembrini moodustada.

Dokumentide vormistamisel kohtuasjadeks kasutatakse erinevaid märke, mille järgi koondatakse dokumendid ühte kausta. Näiteks nimimärk: korraldused korraldustele, protokollid protokollidele. Teine märk on ametliku kirjavahetuse teema-küsimus. Kuid võimalik on ka täiesti teistsugune lähenemine, kui ühes küsimuses kombineeritakse erinevaid dokumente. Klassikaline näide on kohtuasi, töötaja isiklik toimik.

Juhtumite nomenklatuuri vorm on ühtne ja sisaldub lisas "Organisatsiooni arhiivi töö põhireeglid". Dokumendi kinnitab organisatsiooni juht. Kui ettevõte on suur, siis tuleb täita veerg “Sektsiooni nimi” ehk sisestada struktuuriüksuse nimi. Kui organisatsioon on väike, siis on siin näidatud tegevussuund.

dokumendiasjade arhiivihoidla

3. Dokumentide tehniline töötlemine enne nende üleandmist arhiivihoiule

Esiteks peavad toimikus olevad dokumendid olema kronoloogilises järjekorras: ülemine dokument on esimene jaanuar. Musta grafiidipliiatsiga on vaja nummerdada iga leht korpuse esiküljel paremas ülanurgas. Sertifitseerimislehel on ka tabel, mis näitab füüsilise seisundi tunnuseid ja korpuse moodustumist, näiteks rebenenud, liimitud, hallitanud lehed. Peate esitama lingi nende numbrile. Ja on vaja koostada juhtumi dokumentide sisemine inventuur. Juhtumi register, selle pealkiri, sellele dokumendile vastavate kohtuasja lehtede numbrid kantakse siseriiklikku inventuuri. Inventuuri lisab selle koostaja ja see asetatakse juhtumi algusesse. Nüüd tuleb toimik kas kokku õmmelda või üle anda köitmiseks, väljastada kaas, millel on kirjas organisatsiooni nimi, jaoskond, asja number, köide, pealkiri, asja asutamise ja lõpetamise kuupäevad.

Inventuurid koostatakse vähemalt kolmes eksemplaris, millest üks jääb struktuuriüksusesse, kinnitades dokumentide arhiivi esitamise fakti, ning muud inventuuri eksemplarid kantakse arhiivi koos toimikutega.

4. Dokumentide turvamine

Lühiajalise (kuni 10 aastat), pikaajalise (üle 10 aasta) ja püsiva ladustamisaja juhtumeid tuleb organisatsioonis hoida:

1. enne kehtestatud perioodi lõppu ja nende hävitamiseks eraldamist;

2. enne kohtuasjade üleandmist riigi hoiule;

3. kuni organisatsiooni likvideerimiseni.

Kogu kehtestatud säilitusaja jooksul tuleb tagada mitte ainult dokumentide arvestus, vaid ka nende füüsiline ohutus ja kasutamine.

See seab teatud nõuded juhtumite endi menetlemisele ja arhiivide sisseseadele.

Arhiividokumendid jagunevad üld- ja eraldi säilitatavateks dokumentideks, paber- ja kilepõhiselt. Viimaste hulka ei kuulu mitte ainult foto-, video- ja helisalvestiste filmid, vaid ka muud arvutimeediumid, mis pole veel iseseisvaks rühmaks kujunenud.

5. Elektroonilised dokumendid arhiivides

Arhiveerimise põhimõtete kohaselt tuleb dokumenti säilitada kandjal, millel see loodi. Seetõttu ei ole kontoridokumentide säilitamine arvutikandjatel keelatud, kuid see pole ka objektiivsetel põhjustel teretulnud.

Samuti tuleb meeles pidada, et dokumentide pikaajaline säilitamine ebastabiilsetel irdkandjatel, näiteks diskettidel, nõuab sagedast, vähemalt kuuekuulist kontrolli ja salvestatud teabe uuele andmekandjale kahes eksemplaris ümberkirjutamist. Pikaajaline, s.o. üle 10 aasta arhiveeritud teabe salvestamine arvuti kõvakettale on samuti riskantne võimalike rikete ja viirusrünnakute tõttu.

Praegu võib arhiveeritud dokumentide salvestamise ainsaks võimalikuks meediumiks pidada mitte-ümberkirjutatavat optilist plaati (CDR), kuigi viimasel ajal on selle kvaliteedi kohta väidetavalt suurenenud.

Märkimisväärse hulga dokumentide arvuga arvutikandjatel ja elektroonilise dokumenteerimise käigus moodustatud dokumendiandmebaasides korraldatakse nende säilitamiseks elektrooniliste dokumentide iseseisev säilitamine või olemasoleva arhiivi osana.

6. Dokumentide paigutamine hoidlatesse

Dokumentide läbimõeldud paigutus võimaldab ruume ratsionaalselt kasutada, vähendab toimikute otsimise kulusid, tagab optimaalsed hoiutingimused ja võimaluse arhiivist hädaolukorras evakueerida.

Arhiividokumentide paigutamine organisatsioonidesse põhineb:

1. parimate tingimuste loomine dokumentide alaliseks säilitamiseks,

2. kõigi dokumentide operatiivse kasutamise mugavus.

Üldised kontoritöö, konfidentsiaalsed, personali- ja tehnilised dokumendid säilitatakse eraldi, võimalusel erinevates hoiukohtades.

Korpuste paigutamiseks vajalike ruumide määramisel arvestatakse korpuste liikumise dünaamikat. Seega on organisatsiooni arhiivis otstarbekam paigutada kohtuasju mitte ainult struktuuriüksuste kaupa vastavalt juhtumite loeteludele ja nomenklatuuridele, vaid ka nende hävitamiseks eraldamise aja järgi.

Dünaamiliselt muutuvas korpuse koosseisus orienteerumiseks koostatakse topograafilised indeksid ja kõik ruumid, neis olevad nagid nummerdatakse sissepääsust vasakult paremale. Riiulid on ka nummerdatud vastavalt vutlaride paigaldusele, st. rack ülevalt alla.

Dokumente tuleb hoida töötajate tööruumidest eraldatud ja kõrvaliste isikute juurdepääsu eest kaitstud ruumides. Võlvid peavad olema täiendavalt kaitstud seestpoolt avanevate trellidega (äärmuslikuks evakueerimiseks) arhiivi esimese korruse akendel, uksed on täiendavalt tugevdatud ja varustatud lukkudega. Aknaid kaitsevad otsese päikesevalguse eest spetsiaalsed klaasid, värvid ja pimendavad kardinad. Suurenenud tuleohu tõttu on dokumendihoidlad varustatud suletud tüüpi lampide, lülitite ja väljaspool hoidlaid asuvate turvakilpidega. Arhiivi kohustuslikuks lisavarustuseks on mitme variandiga tulekustutusained (sh mittevedelad, nt liiv ja tent).

Arhiivides peab olema:

1. spetsiaalsed mobiilsed või statsionaarsed nagid, mille riiuli laius on vähemalt 25 cm;

2. riiulite vahekäikude laius on vähemalt 75 cm;

3. põhikäikude laius kuni 120 cm;

4. riiulite vaheline kaugus kõrgusel 35-40 cm;

5. nagide otste kaugus seintest on 45 cm;

6. kaugus põrandast alumise riiulini on 20 cm ning keldri- ja poolkeldrikorrusel kuni 50 cm.

Suureformaadiliste dokumentide (kaardid, joonised, plaanid) hoidmiseks kasutatakse spetsiaalseid riiuleid, millel on horisontaalne või vertikaalne ripphoid.

Hallitusseened on peamised dokumentide hävitajad arhiivides. Teadaolevalt elab "paberihoidlates" üle 200 seeneliigi, nende eosed levivad õhus ja võivad tolmustes ruumides dokumente kergesti nakatada. Reeglina arenevad seened kõige aktiivsemalt niisketel dokumentidel või kõrge õhuniiskusega ladudes temperatuuril 25–27 ° C, tihedalt risustatud nurkades ja ventileerimata kappides.

Seetõttu tuleb dokumentide (ja raamatute) hoidmisel jälgida optimaalseid temperatuuri- ja niiskustingimusi. Venemaal on see seatud maksimaalseks 18-20°C, suhteline õhuniiskus 50-55%. Filmikandjad nõuavad veelgi rangemaid säilitustingimusi, mistõttu on kõik arhiivid varustatud temperatuuri ja niiskuse mõõtmise seadmetega arhiivi erinevates nurkades. Arhiivide jaoks on ruumide regulaarne märgpuhastus ja ennetav desinfitseerimine kohustuslik.

Kõik arhiivis olevad failid on lisaks pakitud pappkarpidesse, kimpudesse ja muudesse dokumentidele kahjututest materjalidest anumatesse. Kastidele kleebitakse sildid, toimikukimpudele on kinnitatud sildid, mis näitavad:

1. laonumbrid (juhtumite nomenklatuur),

2. aasta(d) ja viimase juhtumi numbrid selles lahtris (komplektis).

Olenevalt korpuse kattematerjali kõvadusest, dokumentide kasutamise sagedusest, hoiustamisviisist valitakse - vertikaalne või horisontaalne.

7. Dokumentide saadavuse ja oleku kontrollimine

Juhtumite tegeliku esinemise ja füüsilise seisundi (pleekimine, nakatumine, mehaanilised kahjustused) kontrollimine viiakse läbi vähemalt:

1. kord 10 aasta jooksul,

2. alalise ladustamise korral - üks kord 5 aasta jooksul,

3. konfidentsiaalsete dokumentide puhul - igal aastal

Selliseid kontrolle tehakse ka:

1. arhiivide juhatajate vahetamisel,

2. massilise kahju või juhtumite kaotamise korral,

3. pärast juhtumite teisaldamist teise arhiivi.

Kontrollimise tulemused dokumenteeritakse aktides arhiiviteenistuse kehtestatud tüüpvormil, mille kinnitab organisatsiooni juht. Organisatsiooni juhtkonna poolt kinnitatud auditite tulemuste põhjal tehakse (vajadusel) raamatupidamisdokumentides muudatused ja täpsustused, märgitakse akti number ja kuupäev, milles auditi tulemused fikseeritakse.

8. Arhiiviviited

Kõik äri- ja valitsusorganisatsioonid, valitsus- ja osakondade arhiivid on kohustatud organisatsioonide, endiste töötajate ja kodanike nõudmisel väljastama tõendeid, koopiaid ja väljavõtteid arhiivist dokumentidest, mis kinnitavad fakti ja tööstaaži, töötasu, ametikohta ja muid dokumente. probleeme.

Arhiivitunnistus - ametlikult kinnitatud dokument, millel on juriidiline jõud ja mis sisaldab teadet (kinnitust) arhiivis leiduvate dokumentide kohta, päringu esemega seotud teavet koos otsinguandmete kohustusliku äranäitamisega (inventari number, asja number, lehe number). Viites loetletakse dokumentide nimed, nende kuupäevad ja esitatakse nende dokumentide teave sündmuste kronoloogilises järjestuses, mitte dokumente, milles neid käsitletakse.

Arhiivitunnistusele kirjutavad alla arhiivi eest vastutav töötaja ja organisatsiooni juht ning see on kinnitatud pitseriga (olemasolul - pitsatiga), vajadusel lisatakse tõendile dokumentide koopiad ja väljavõtted originaalidest. Sertifikaadi vormistamisel mitmele lehele peab iga leht olema sertifitseeritud.

Arhiiviväljavõte on dokumendi vormistavate ja tõendavate osade täielik koopia ning selle sisu (teksti) sõnasõnalised ärakirjad.

Arhiiviväljavõtteid tehakse reeglina juhul, kui vajalik teave sisaldub mahukas mitmemõõtmelises dokumendis, kuid ainult osa sellest puudutab päringu sisu. Iga dokumendi väljavõtte alguses ja lõpus, samuti kohtades, kus üksikud sõnad, väljendid või laused on välja jäetud, tuleks asetada ellipsid.

Arhiivikoopia on dokumendi kogu teksti sõnasõnaline reprodutseerimine masinakirjas, fotograafilisel või elektrograafilisel meetodil, mis on ametlikult kinnitatud arhiiviviidetega samal viisil.

Arhiivitunnistused, väljavõtted ja koopiad, samuti originaaldokumendid väljastatakse taotlejatele või nende volitatud esindajatele passi või muu isikut tõendava dokumendi esitamisel kviitungi vastu.

9. Dokumendi väärtuse ja hävimise ülevaatus

Väärtuse kontrollimine toimub dokumendi lehepõhise läbivaatamise meetodil komisjoni liikmete poolt. Kategooriate kaupa moodustatud juhtumid tuleb jagada kahte rühma: esimene rühm on ajutine ladustamine, teine ​​- alaline ja ajutine (üle 10 aasta) ladustamine. Komisjon moodustatakse üks kord organisatsiooni tegevusperioodiks ja sellesse kuuluvad juhtivate osakondade esindajad: raamatupidamine, personaliteenistus, arhiiv. Ekspertkomisjoni juhib reeglina direktori asetäitja. Komisjon peab koosolekuid ja koostab protokollid otsustega, mis on seotud pikaajalise, püsiva säilivusajaga dokumentide ja personali inventuuride kinnitamisega, ning määrab, millised dokumendid kuuluvad hävitamisele.

Dokumentide hävitamise kord eeldab nõuetekohast dokumentatsiooni. Hävitamisele kuuluvad vaid lühikese säilitusajaga (kuni 10 aastat kaasa arvatud) dokumendid, kui säilitustähtaeg on möödunud. Selle perioodi arvestus algab järgmise kalendriaasta 1. jaanuaril. Ärge hävitage dokumente, mis ei ole läbinud dokumentide väärtuse eksamit. Hävitamise otsus peab sisalduma organisatsiooni ekspertkomisjoni koosoleku protokollis. Hävitamisele kuuluvad dokumendid kantakse vastavasse akti, millel on ühtne vorm - säilitamisele mittekuuluvate dokumentide hävitamiseks määramise seadus. Pärast dokumenteerimisformaalsuste täitmist võite asuda dokumentide hävitamisele.

Kirjanduse loetelu

1. http://docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2. http://www.mbm.ru/wiki/index.php/Archival_storage_of_documents

3. http://www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Majutatud saidil Allbest.ru

...

Sarnased dokumendid

    Dokumentide töötlemise ja teisaldamise täielik tsükkel alates nende loomise hetkest kuni täitmise ja saatmiseni. Dokumentide teadusliku ja praktilise väärtuse uurimine (hindamine). Juhtumite kirjeldused ja teostus. Alalise ja pikaajalise säilitamise dokumentide kirjeldus.

    test, lisatud 14.03.2009

    Nomenklatuurijuhtumite struktuur ja eesmärk. Nõuded nende moodustamisele ja säilitamise reeglitele. Dokumentide väärtuse uurimine. Juhtumitest inventuuride koostamine ja nende arhiivi üleandmise kord. Dokumentide elektroonilisel kujul arhiivi säilitamise olemus. Ekspertkomisjonid.

    kursusetöö, lisatud 03.02.2014

    Dokumentide väärtuse põhimõtted ja kriteeriumid. Dokumentide valiku normatiiv-metoodiliste juhendite süsteem. Dokumentide väärtuse ekspertiisi korraldamine ja läbiviimine, selle läbiviimise kord, tulemuste registreerimine ja säilitamine. Infotehnoloogia arhiivides.

    lõputöö, lisatud 13.03.2019

    Töötajate vastuvõtu, liikumise ja vallandamisega seotud dokumentide säilitamise tähtajad. Töötaja isiklik kaart. Dokumentide koostamine ja isikutoimikust eemaldamine. Vene Föderatsioonis riigiametis olevate isikute isikutoimikute pidamise kord.

    abstraktne, lisatud 30.04.2011

    Organisatsiooni elutsükli etapid: mõiste, klassifikatsioon ja tüübid. Likvideerimiskomisjoni olemus ja ülesanded, dokumentatsiooni säilitamise reeglid. Dokumentide väärtuse, asjade esitamise põhimõtete ja nende inventuuride koostamine. Dokumentide üleandmine arhiivi.

    lõputöö, lisatud 10.05.2015

    test, lisatud 03.06.2017

    Elektrooniliste dokumentide arhiivide loomise, korraldamise ja toimimise aspektid. E-valitsuse moodustamise kontseptsiooni roll Vene Föderatsioonis, selle toimimise tingimused. Elektrooniliste dokumentide arhiivisäilitamise metoodika ja põhimõtted.

    abstraktne, lisatud 21.10.2011

    Bürootöö seadusandlik ja normatiivne regulatsioon. Dokumentide koostamise kord ja nende vormistamise nõuded. Organisatsiooni- ja haldusdokumendid ning personali käsitleva dokumentatsiooni süsteem. Töökorraldus ja dokumentide hoidmine.

    koolitusjuhend, lisatud 26.01.2009

    Organisatsiooni kontoritööd ja dokumendivoogu reguleeriv õiguslik ja regulatiivne raamistik. Kirjavahetuse vastuvõtmise ja esmase töötlemise kord. Dokumentide vormistamise tüüpilised ja individuaalsed tähtajad. Dokumentide paberimajandus.

    kursusetöö, lisatud 08.11.2013

    Dokumentatsiooninõuded personalile. Dokumendiplangi koostamise kontseptsioon ja eripära, sellele esitatavad põhinõuded. Haldusdokumentide, teabe- ja viitedokumentide koostamise ja vormistamise kord, nende sisu.

4.3.1.1. Dokumentide alaline säilitamine peaks toimuma pimedas. Igat liiki dokumentidega tööd tuleks teha piiratud või tehnoloogiliselt vajalikul valgustustasemel.

4.3.1.2. Laoruumide valgustus võib olla loomulik või kunstlik.

4.3.1.3. Loomulik valgustus laoruumides on lubatud hajutatud valgusega eeldusel, et akendel kasutatakse valguse hajureid, valgusvooregulaatoreid, kaitsefiltreid, kardinaid, ruloosid ja klaasivärvi. Dokumentide kaitsmiseks kasutatakse hoidmist köitjates, kaustades, karpides, kappides, kinnistel riiulitel, pakkepaberis jne.

4.3.1.4. Kunstliku valgustuse jaoks kasutatakse hõõglampe sileda pinnaga suletud varjundites. Lubatud on kasutada LB, LHB, LTB tüüpi spektri kärbitud ultraviolettkiirgusega luminofoorlampe.

4.3.1.5. Valgustuse tase nähtava spektri vahemikus ei tohiks ületada: riiuli vertikaalsel pinnal 1 m kõrgusel põrandast - 20–50 luksi (luksi), lauaarvutitel - 100 luksi (luksi).

4.3.2. Temperatuuri ja niiskuse tingimused

4.3.2.1. Kliimaseadmetega varustatud laoruumides tuleks säilitada optimaalne temperatuuri- ja niiskusrežiim, võttes arvesse dokumendiliikide eripära: paberdokumentide puhul - temperatuur on 17-19 kraadi. C, suhteline õhuniiskus 50 - 55%; kilematerjalidele - mustvalge (15 kraadi C ja 40 - 55%) ja värviline (2 - 5 kraadi C ja 40 - 55%); dokumentide jaoks magnetlintidel ja kettakandjatel - 15 - 20 kraadi. C ja 50-65%.

4.3.2.2. Teravad temperatuuri ja niiskuse kõikumised hoiuruumides ei ole lubatud. Reguleerimata kliimaga ruumides tuleks võtta meetmeid kliimatingimuste optimeerimiseks, lähtudes ruumide ratsionaalsest kütmisest ja ventilatsioonist, õhukuivatite või õhuniisutajate kasutamisest. Suhtelise õhuniiskuse pikaajalisel stabiilsel tõusul kuni 80–90% võetakse kasutusele kohustuslikud meetmed kliimatingimuste normaliseerimiseks (intensiivne ventilatsioon, hoiuruumide kuivatamine, niiskuse tõusu põhjuste kõrvaldamine).

4.3.2.3. Temperatuuri ja niiskuse režiimi hoidlates kontrollitakse regulaarse õhuparameetrite mõõtmisega: kord nädalas konditsioneeritud ruumides, kaks korda nädalas reguleerimata kliimaga ruumides ning iga päev hoiurežiimi rikkumiste korral.

4.3.2.4. Juhtimis- ja mõõteseadmed (termomeetrid, psühromeetrid, hügromeetrid) asetatakse põhikäiku statiivile, kütte- ja ventilatsioonisüsteemidest eemale. Instrumentide näidud märgitakse sõidupäevikusse.

4.3.3. Sanitaar- ja hügieenirežiim

4.3.3.1. Arhiivi ruumid tuleb hoida puhtad, tingimustes, mis välistavad hallituse, putukate, näriliste, tolmu tekkimise.

4.3.3.2. Laoruumides peab olema tagatud vaba õhuringlus, välistades sanitaar- ja bioloogiliselt ohtlike ventileerimata tsoonide moodustamise.

4.3.3.3. Soojal aastaajal avanevad aknad, samuti ventilatsiooniavad seintes, lagedes, laoruumide põrandates ja ventilatsioonisüsteemide välisavad tuleks kaitsta võrega, mille võrgusilma läbimõõt ei ületa 0,5 mm.

4.3.3.4. Laoruumides on keelatud viibida üleriietes, märgades ja määrdunud jalanõudes, hoida ja kasutada toiduaineid ning suitsetada.

4.3.3.5. Laoruumide ruumides on vaja läbi viia süstemaatilist märgpuhastust. Vähemalt kord aastas puhastatakse riiulid, kapid, laoruumid tolmust; põrandad, põrandaliistud, aknalauad, nagide keldriosad töödeldakse antiseptikumide vesilahustega (2% formaliini, 5% katamiin AB jne).

4.3.3.6. Kaks korda aastas (kütteperioodi alguses ja lõpus) ​​kontrollitakse dokumente (valikuliselt) ja hoidlaid putukate ja hallitusseente õigeaegseks avastamiseks.

Bioloogiliste kahjurite avastamisel rakendatakse kiireloomulisi meetmeid ruumide desinfitseerimiseks ja desinfitseerimiseks arhiivi, sanitaar- ja epidemioloogiajaama või karantiiniteenistuse poolt.

4.3.3.7. Puhastamisel või desinfitseerimisel ei tohiks dokumentidele sattuda vett ega antiseptilisi lahuseid.

4.3.4. Turvarežiim

4.3.4.1. Turvarežiim tagatakse arhiivi asukoha valikuga hoones, kaitsetehniliste vahenditega, valvesüsteemi korraldusega, signalisatsioonisüsteemidega, läbipääsukontrolli meetmete järgimisega, hoidlasse sissepääsu järjekorraga, ruumide pitseerimisega. . Arhiivide ja hoidlate välisuksed peaksid olema metallvooderdusega ja tugevate lukkudega. Väljast ligipääsetavatele akendele on paigaldatud lukustatavad, hingedega väljapoole keeratavad metallvardad. Arhiivi ruumid on varustatud valvesignalisatsiooniga, töövälisel ajal ruumid pitseeritakse (pitseeritakse). Võlvid tuleb hoida tööajal lukus. Andmehoidlale juurdepääsuõigus on selle hoidla juhil ja töötajatel ning mõnel juhul ka teistel nendega kaasasolevatel isikutel. Dokumentide eemaldamine arhiivist toimub ainult spetsiaalsete passidega ettenähtud korras.

4.3.4.2. Turvarežiim kehtib ka ruumides, kus ajutiselt hoitakse arhiividokumente ja arhiivi materiaalseid varasid (lugemissaal, näitusesaal, labor jne).

arhiiv on organisatsioon või selle struktuurne allüksus, mis võtab vastu ja säilitab dokumente tagasiulatuva teabe kasutamiseks. Osakonnaarhiiv vastutab dokumentide säilitamise eest suures organisatsioonis ning väikese ja keskmise suurusega ettevõtlusorganisatsiooni arhiivi peab sekretär või büroo.

Arhiivi paigutatud dokumentide süstematiseerimiseks moodustatakse nende säilitamise üksus toimikuna. Juhtum - ühe teema või tegevusalaga seotud dokument või dokumentide kogum, mis on paigutatud eraldi kaanesse. Dokumendid vormistatakse kohtuasjadeks, vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile, organisatsioonis registreeritud juhtumite nimetuste süstematiseeritud loetelu, märkides ära nende säilitamise perioodid.

Dokumentide arhiivi säilitamiseks ettevalmistamisel tehakse kaks kantseleitoimingut: asja vormistamine ja selle vormistamine. Juhtumite vormistamine - dokumentide määramine konkreetsele kaasusele ja nende süstematiseerimine. Juhtumi registreerimine, mis määratakse kindlaks kehtestatud reeglitega, dokumentide säilitamise ettevalmistamine.

Arhiivihoiu korraldus dokumendid ja nende efektiivne kasutamine on dokumentatsiooni tugiteenistuse üks peamisi ülesandeid. Organisatsiooni arhiivi struktuur kujuneb vastavalt kohtuasjade nomenklatuurile. Tegemist on iseseisva dokumendiga, mille koostamine on keeruline ja mitmeetapiline töö.

Juhtuminomenklatuur vaadatakse üle igal aastal enne majandusaastat. Selle koostamisel arvestatakse eelmise nomenklatuuri struktuuri ja organisatsiooni toimimise plaanidega järgmisel aastal. Iga struktuuriüksus valmistab ette oma osa ja seejärel taandatakse üksikud tükid tsentraalselt ühiseks nomenklatuuriks. Nomenklatuuri eelnõu peab kooskõlastama organisatsiooni juhiga.

Tegevusaasta jooksul kantakse dokumendid, millega operatiivtöö lõpetatakse, juhtumitesse vastavalt kehtivale nomenklatuurile. Sel juhul on võimalik esitada dokumente, mida selle koostamisel ette nähtud ei olnud. Kui see juhtub, avatakse juhtum uue pealkirjaga, mis märgitakse nomenklatuuris. Samuti on tõenäoline, et kogu aasta kohta ette nähtud pealkirjaga kohtuasja avamiseks ei ilmu ühtegi dokumenti. Iga esitatud juhtumi kohta tehakse nomenklatuuris vastav märge.

Dokumentide arhiveerimine organisatsioonis võib toimuda mitmes etapis. Teatud aja jooksul hoitakse neid struktuuriüksuse arhiivis ja seejärel kantakse üle organisatsiooni arhiivi. Pärast seda kuulub osa dokumentidest üleandmine riigihoidlasse.

Vene kontoritööl on pikk ajalugu, mida eristavad rahvuslikud tunnused. Dokumendid elavad kaua – alates registreerimisest kuni arhiivi säilitamise ja hävitamiseni. Kontoritöö süsteemi moodustavad konkreetses organisatsioonis nendega töötamise reeglid. See on üldpõhimõtete ja spetsiifiliste dokumenditöötlustehnoloogiate kogum. Nende teket mõjutavad paljud tegurid. Olulisemad neist on olemasolevad töötraditsioonid, nii riiklikud kui ka need, mis on tekkinud konkreetse organisatsiooni sees, aga ka mitmesugused riigiorganite regulatiivsed ja metoodilised dokumendid.

Jaga sõpradega:
Sarnased postitused