Пояснювальна записка про виявлені порушення після перевірки. Зразок пояснювальної записки. Зразок пояснювальної записки до школи

Це сталося. Робота. Помилка. «Пишіть пояснювальну!» - підібгані губи, тренований начальний погляд в упор. Така вимога загрожує поганими і при цьому законними наслідками. Їх можна мінімізувати, якщо знати, чим загрожує документ, як і про що писати, що робити. Добре мати перед очима зразок пояснювальної записки про помилку у роботі. Про ці речі й розповість стаття.

Пояснювальну записку складає співробітник при пред'явленні йому претензій щодо невиконання або неналежного виконання обов'язків. У ній викладаються причини ситуації, що склалася. На її основі керівництво визначає: винний працівник чи ні, і якою мірою. У результаті розгляду вирішують питання про покарання. Можливі три варіанти:

припинення претензій;
прощення співробітника чи усне попередження;
дисциплінарне стягнення.

Розглянемо останній випадок.

Трудовий кодекс РФ (стаття 192) дозволяє дисциплінарні стягнення у вигляді:

зауваження,
догани,
звільнення.

Інші покарання (в т.ч. "штрафи") роботодавець використовувати не мають права. У цьому може прописати у внутрішніх документах фірми вплив цих санкцій на преміальні.

У трудову книжку інформацію про зауваження та догани не вносять.

Роботодавець має право звільнити співробітника (п. 5 ст. 81 ТК РФ) у разі невиконання ним трудових обов'язків без поважних причин, за вже наявного незнятого дисциплінарного стягнення з такої ж причини. Термін дії останнього – 1 рік.

Дисциплінарне стягнення можна застосувати не пізніше 1 місяця з дня виявлення провини та 6 місяців з дня його вчинення. За фактами, виявленими в ході ревізії, аудиторської чи фінансової перевірки, цей термін подовжується до 2 років.

Пояснювальна записка – складова частина процедури, яка може мати далекосяжні та неприємні наслідки для співробітника. Їх можна зменшити, якщо правильно підготувати документ.

Писати чи не писати

Чи можна відмовити начальству і не писати пояснювальну? Так можна. Працівник має таке право. Дії адміністрації з примусу до цього вважаються незаконними.

З іншого боку, відсутність письмового пояснення допоможе співробітнику уникнути дисциплінарної відповідальності (ст. 193 ТК РФ). Роботодавець оформить акт про відмову. Підпис відповідача в ньому не є обов'язковим. Процедура стягнення піде далі.

Надана пояснювальна записка документально зафіксує наявні у працівника поважні причини події. Вона не дозволить адміністрації тлумачити його дії на власний розсуд. Співробітник краще розбереться у вразливих місцях своєї позиції.

Процес пішов

Запитати пояснювальну роботодавець може письмово чи усно. При цьому він зобов'язаний описати факт порушення та вимагати пояснення. Письмовий запит вручають на папері з проставленням позначки отримання. Він може мати форму вимоги, наказу, розпорядження.

Усний запит спричиняє дискусії серед юристів. Одна позиція: співробітнику у разі не слід надавати письмове пояснення. Потрібно ввічливо наполягати на паперовому варіанті вимоги або давати усні коментарі про подію. Причина – незафіксовані претензії роботодавця. Останньому також складно буде довести в суді факт запиту – знадобляться свідки.

Інша позиція: давати пояснювальну та у разі усного запиту. Аргумент – за необхідності роботодавець легко письмово оформить вимогу і представить до суду.

М'якістю не варто зловживати. Якщо начальник неспроможна ясно сказати, яким порушення вимагає пояснення, необхідно наполягати на письмовому запиті. Краще робити це за допомогою письмової заяви роботодавцю. У ньому слід детально відобразити ситуацію (дати, учасники, невизначені вимоги).

Запитувати пояснювальну записку може керівник організації або особа, уповноважена ним. Якщо така ініціатива походить від безпосереднього начальника, не рекомендується вимагати від нього підтвердження цих прав. З одного боку, якщо справа дійде до суду, він зацікавиться законністю винесеного стягнення, а не особистістю пояснення, що запитало. Роботодавець при необхідності підтвердить повноваження. З іншого боку, така вимога ще більше загострить відносини працівника з адміністраціями.

Письмове пояснення надається протягом двох робочих днів згідно з ТК РФ. День отримання запиту до них не входить.

Не варто піддаватися тиску начальства і писати пояснювальну записку прямо зараз. Необхідно зняти перше нервове збудження та у спокійній обстановці проаналізувати ситуацію. Ще раз прочитати посадову інструкцію. Проконсультуватись у юриста. Потім розпочати написання.

Пояснювальну записку слід писати з розрахунку, що вона потрапить на стіл судді. Мета автора – чітко охарактеризувати себе як законослухняного громадянина, готового виконувати роботу, передбачену трудовим договором.

Керівник немає права впливати документ: диктувати текст, вимагати переписати, вказувати «це – не причина». Зміст пояснювальної визначає працівник.

Текст записки – короткий. Необов'язкова інформація може викликати у керівництва непотрібні питання. Недоречні жарти та просторічні висловлювання. Тон розповіді – шанобливий. Якщо дійде до суду, реноме хама не допоможе виграти справу. Виклад ведеться у хронологічному порядку від першої особи.

підтвердити чи спростувати факт порушення;
описати обставини події (дата, час, місце), її причини;
охарактеризувати провину: навмисна, через необережність, її відсутність;
навести свідків;
висловити думку щодо притягнення до відповідальності;
описати ставлення до подальшої роботи.

Причини помилки

Розглянемо часті варіанти.

Високе навантаження - наслідок піку робіт, неповного персоналу. Пояснення добре тим, що переносить відповідальність на роботодавця. Підходить для невеликого підрозділу. Чи не працює у великому колективі, що працює в одних умовах (хоча б формально). Начальство ревно охороняє свою непогрішність у розподілі навантаження. Якщо небажана репутація лінивого склочника – краще знайти інші причини.
Мало досвіду – працює у разі молодого фахівця.
Погане самопочуття – може бути виправданням. Співробітнику варто наголосити, що він працював у такому стані через турботи про підприємство, продовження його ритмічної діяльності.
Особисті, сімейні обставини може допомогти, якщо причина серйозна. Зловживати цим засобом не варто.
Неясно написаний, суперечливий пункт посадової інструкції, який дозволив неправильне трактування. Аргумент підходить для використання, але заздалегідь краще запастися завіреною копією цього документа.

Інші учасники

Якщо в інциденті брали участь інші особи, слід неупереджено поінформувати, що робив кожен із них. Не варто прямо називати винного. Це право керівництва. Але воно має одержати достатню інформацію для такого висновку. Не слід брехати. У подібній історії пояснення пишуть усі учасники, і справді з'ясується.

Розв'язка

Співробітнику обов'язково слід описати свій сумлінний трудовий шлях у роботодавця, згадати про відсутність дисциплінарних стягнень у минулому, перерахувати отримані заохочення (премії, грамоти, подарунки). Якщо справа потрапить до суду, цю інформацію врахують під час ухвалення рішення.

Якщо працівник визнає провину в допущеній помилці, слід висловити каяття. Також необхідно запевнити керівництво, що таких випадків у майбутньому не повториться.

Як скласти

Встановлених законом стандартів оформлення письмового пояснення немає. Достатньо дотримуватися мінімуму загальних правил підготовки документів.

Записка готується на аркуші формату А4. Вона може бути написана від руки або набрана на комп'ютері.

Вгорі аркуша, у правій частині, у стовпчик вказується, кому та ким направлений документ. Одержувач – особа, яка зажадала пояснення. Наводяться його посада, прізвище, ініціали. Працівник пише свій підрозділ, посаду, повні П. І. О.

На кілька рядків нижче, у центрі, вказується найменування документа – пояснювальна записка. Далі слідує текст пояснення.

Потім проставляються накреслені рукою посада, особистий підпис, ініціали та прізвище працівника. Вказується дата записування. Співробітник має право додати документи, що підтверджують його інформацію.

Пояснювальну слід зареєструвати у канцелярії, отримавши копію або 2-й екземпляр записки з відповідною відміткою. Це захистить від неправомірних дій адміністрації.

приклад

Директору ТОВ "Прод-сервіс"

Н.М. Миколаєву

від бухгалтера

Іванової Ірини Іванівни

Пояснювальна записка

12 лютого 2016 р. я вказала неправильні ціни в товарній накладній № 331 та рахунку-фактурі № 434, завищивши їх на 5%. Покупець у зв'язку з цим відмовився приймати товар і його повернули на склад. Помилка була викликана підвищеним робочим навантаженням цього дня. Причина – відсутність бухгалтера Ракової Є.Є., яка перебувала у відгулі. Я виконувала обов'язки двох людей. Помилка визнаю. Прошу Вас врахувати, що раніше претензії до моєї роботи у ТОВ «Продсервіс» були відсутні. У майбутньому зобов'язуюсь бути більш уважною під час заповнення документів.

Бухгалтер І.І. Іванова

Якщо працівник робить будь-які протиправні дії на своєму робочому місці, або, навпаки, не діє, роботодавець може вимагати від нього письмові пояснення того, що відбувається.

Якщо працівник не виконує своїх безпосередніх трудових обов'язків, порушує дисципліну праці або розпорядок дня на підприємстві, то роботодавець має право застосувати до такого недбайливого працівника дисциплінарне стягнення. Але перед цим він повинен вимагати з працівника письмового пояснення, в якому будуть описані підстави для вчинення працівником такого вчинку.

Пояснювальну краще писати від руки. Це підтверджує авторство співробітника, що провинився. Як показує судова практика, випадки відмови від авторства службових документів, надрукованих на комп'ютері, досить великі.

Письмове пояснення застосовується тоді, коли слід довести поважність причин того, що сталося. Оскільки перед тим, як застосувати до працівника дисциплінарне покарання, роботодавець повинен ретельно розібратися в тому, що сталося, то в пояснювальній записці аргументуються деталі.

Кожна пояснювальна записка повинна докладно викладати всі подробиці вчиненого, щоб роботодавець міг чітко розуміти, чи вина його працівника в тому, що сталося, чи ні.
Крім того, записка може мати й виправдувальний характер, коли співробітник у деталях пояснює роботодавцю, що його провини в цьому немає.

На складання записки законом відводиться 2 робочі дні. Якщо протягом цього терміну записка не буде представлена роботодавцю, потрібно буде складати акт про неподання. Наявність чи відсутність записки у разі, ніяк не вплине застосування дисциплінарного стягнення.

Працівник зобов'язаний пояснити роботодавцю, що спричинило скоєння тієї чи іншої вчинку. Обставини можуть мати різний характер, але вони призводять до таких порушень трудовий дисципліни:

запізнення працювати. Причини можуть бути поважними та неповажними. Але працівник має чітко їх описати. Закон не застерігає, які причини є поважними. Це вирішуватиме начальник. Але, наприклад, травма дорогою працювати буде вважатися поважною причиною для запізнення;
невиконання співробітником своїх безпосередніх трудових обов'язків або виконання їх у неповному обсязі, що призводить до зниження показників відділу чи іншого структурного підрозділу;
відсутність на робочому місці без поважних причин та без відповідних документів;
одержання співробітником травм. Пригода має бути пов'язана з недбалістю самого співробітника;
працівник не виконав доручення, дане йому роботодавцем чи його безпосереднім начальником. При цьому видане доручення не входить до основних обов'язків цього співробітника;
працівник присутній робочому місці у алкогольному, наркотичному чи токсичному сп'яніння. Цей факт має бути підтверджений медичним висновком. Факт, що «від нього пахне» не є доказом. Поважних причин такого порушення немає, тому працівник може лише написати виправдувальну пояснювальну;
співробітник не надав своєму безпосередньому начальнику достовірну інформацію про стан виробничої діяльності на довіреному йому обладнанні;
порушення правил безпеки життєдіяльності, що передбачені на даному підприємстві, та які закріплені у відповідному нормативному акті.

Вимагати письмових пояснень може лише роботодавець або уповноважена особа, яка має право приймати рішення про застосування стягнень. Така уповноважена особа має бути призначена на посаду безпосередньо роботодавцем, або ж загальними зборами учасників товариства.

Працівник має право не писати пояснювальну на роботі, оскільки вона прямо чи опосередковано підтверджує його провину у пригоді. Але, як свідчить практика, при відмові працівника, роботодавець визнає його винним і застосовує щодо нього стягнення до звільнення.
При цьому відмова від написання пояснювальної керівнику має бути письмовою, інакше роботодавець не доведе, у разі судового розгляду, що він вимагав у працівника пояснень, а він їх не подав.

Але краще написати пояснення та викласти всі факти чесно. Тоді є ймовірність того, що роботодавець «перейметься» проблемами свого підлеглого і простить його. Як наслідок, покарання не буде застосовано.

Пишеться пояснювальна від руки на звичайному аркуші паперу, або фірмовому бланку підприємства. Вона повинна включати 2 частини:

фактичну – це затвердження факту запізнення;
пояснювальну - тут працівник пояснює, чому він запізнився. У цій частині документа співробітник наводить підстави і доводи, які можуть виправдати (або хоча б пояснити) факт запізнення, що трапився.

Правильно складений документ, який пояснює причину помилок у роботі чи порушень трудової дисципліни, дозволяє працівнику виправдати свої дії, а керівнику визначити ступінь провини підлеглого.

Хоч би як намагалися працівники різних сфер, на виробництві, в офісі, на будівництві, в конторі або відділі, рано чи пізно у кожного з них виникає ситуація, в якій доводиться пояснити свої дії (або бездіяльність) роботодавцю, оформивши думки в письмовій формі.

Документ, який пояснює причини якоїсь події, події чи вчинку працівників, називається "Пояснювальна записка"(скорочено – «пояснювальна»).

Наявність пояснювальної дозволяє з'ясувати всі обставини, за яких було здійснено помилки чи провини, визначити винність співробітника у пригоді.

Причин, через які керівник може вимагати підлеглого описати подію в пояснювальній, досить багато. Серед найпоширеніших:

запізнення
неявка
відсутність на роботі
самовільний догляд до закінчення робочого дня (зміни)
відмова від виконання обов'язків
помилки у роботі
невиконання посадових обов'язків
виявлення порушень комісією, перевіркою
порушення трудової дисципліни

Не варто відразу сприймати «в багнети» пропозицію керівника написати пояснювальну. Написана пояснювальна – виклад працівником власного бачення ситуації. Цей документ не дозволить начальству трактувати все по-своєму та покарати невинного підлеглого.

ВАЖЛИВО: Кримінальний Кодекс Росії попереджає, що свідчити проти себе ніхто не зобов'язаний. Тому, якщо викладені в пояснювальній факті підтвердять винність працівника, писати її не зобов'язаний.

Якщо керівник не отримав пояснювальної через 48 годин після того, як працівника попросили її надати, він має право застосувати дисциплінарне покарання.

ВАЖЛИВО: Усі пояснювальні «підшиваються» до особистої справи працівника та зберігаються 75 років.

Дізнатися, чиє ім'я слід писати пояснювальну записку, може кожен працівник. Для цього достатньо заглянути до «Правил внутрішнього трудового розпорядку». Там чітко окреслені керівники, у чиєму безпосередньому підпорядкуванні перебуває працівник. Пояснювальна має бути написана на ім'я одного з цих людей.

Якщо група робочих зібрано з різних підрозділів, всі ці люди тимчасово виконання трудового завдання підпорядковуються керівнику групи. Отже, керівник може вимагати пояснювальну записку, яка буде написана на його ім'я.

Як правильно почати, закінчити пояснювальну записку, що написати в поясненні: правила написання пояснювальних записок, інструкція з написання

Суворих правил оформлення пояснювальної немає, форма документа щодо вільна. Але існує кілька умов, які потрібно дотриматися при написанні:

Зверху у правому кутку позначають, кому і від кого призначена записка (із зазначенням ПІБ, посад та назви підприємства).
Посередині рядка: "Пояснювальна".
Далі, з абзацу, сам текст у вільній формі із зазначенням точного часу, дати та обставин події (від першої особи).
Після тексту пояснювальної працівник має право розмістити додатки, у яких коротко зібрані факти, що підтверджують його невинність.
Нижче, починаючи з лівого кута: посада працівника, далі – підпис та розшифровка.
Останньою, у лівому кутку, ставиться дата – день, коли складається пояснювальна.

ВАЖЛИВО: Викладаючи в пояснювальній причині події працівникові бажано дотримуватися офіційно-ділового стилю, без використання ненормативної лексики. У той самий час вимагати від підлеглого певного стилю чи стислості тексту некоректно.

Як написати пояснювальну записку на роботі щодо відсутності на робочому місці: зразок, шаблон, приклади

Уникнути пояснень перед начальством щодо відсутності на робочому місці не вдасться. Керівництво цілком правомірно вимагатиме написати пояснювальну записку, адже невихід працювати без поважної причини є порушенням трудової дисципліни.

У пояснювальній записці необхідно зазначити причину відсутності. Бажано, якщо вона виявиться поважною, а ще краще – якщо працівник зможе надати документи, які б підтверджували відсутність на робочому місці. Це можуть бути довідки, чеки або інші офіційні папери з датою та часом відсутності працівника, підтверджені підписом та печаткою.

ВАЖЛИВО: Не можна давати неправдиву інформацію, вказувати невірні факти, адже роботодавець може перевірити отримані пояснювальні дані.

Найчастіше причиною відсутності на роботі у пояснювальних вказують:

хвороба чи необхідність терміново відвідати лікаря
аварія, поломка автомобіля
погодні умови
необхідність терміново усунути наслідки затоплення у квартирі

Зразок пояснювальноїз приводу відсутності на робочому місці:

ПІБ керівника у правому кутку зверху (наприклад: «Директору ТОВ «Південний берег» Самуїлову Олександру Олексійовичу»).
Нижче – свої дані: «від бухгалтера Силіної Наталії Тимофіївни».
Нижче центром: «Пояснювальна».
З абзацу наступного рядка: «28.02.2018 року я була відсутня на роботі через те, що у сусіда зверху прорвало трубу, і моя квартира виявилася затопленою. Виявила я це о 8.00. Відразу викликала ремонтну бригаду і намагалася врятувати від псування власне майно. Бригада робітників приїхала через півтори години після мого дзвінка, а роботу з усунення течі вони розпочали близько 10.00. Ремонт було закінчено о 13:30. Так як мій робочий день триває до 14:00, приїхати на роботу я не встигла. До пояснювальної додаю довідку із ЖЕКу, яка підтверджує прорив опалювальної труби та факт проведення її ремонту».
Останній рядок: «1.03.2018р, підпис, Силіна Н.Т.»

Як правильно написати пояснювальну, роз'яснювальну записку, щоб не покарали: поради

Уникнути покарання за порушення допоможе правильно складена пояснювальна.

ВАЖЛИВО: Існує думка, що працівник, який пише «пояснювальну» записку, вже погоджується з тим, що надалі його звинуватить у події. Але якщо написати «пояснювальну» чи «роз'яснювальну», він буде визнаний невинним. Це помилка, тому не варто вигадувати нові назви для пояснювальної записки, а краще грамотно скласти її текст.

Успіх пояснювальної записки залежить від точності дотримання таких правил:

Інформація має чітко та коротко пояснювати ситуацію.
Стиль записки має бути діловим. Недоречні в тексті пояснювальної хитромудрі фрази, промовисті обороти.
У жодному разі не можна намагатися перекласти свою провину іншого працівника чи приховати значні факти.
Наприкінці оповіді будуть доречними вибачення та обіцянки надалі бути уважнішими.
Слід використовувати для написання пояснювальної чистий аркуш, писати розбірливо та акуратно.

ВАЖЛИВО: Складаючи текст пояснювальним, краще утриматися від вживання слів, у правильності написання яких виникають сумніви. Необхідно переконатися, що при написанні не допущені помилки або замінити це слово синонімом.

Якщо працівник припустився помилки, йому доведеться написати пояснювальну, незалежно від того, що стало причиною його неуважності. Більшість помилок на роботі відбуваються через втому, стрес, неуважність або брак досвіду. Будь-яку з цих причин можна вказати в пояснювальній. Головне, наприкінці записки пообіцяти надалі бути уважнішими, а в житті докласти зусиль до того, щоб подібне більше не повторилося.

Як написати пояснювальну записку на роботі щодо скарги: зразок, шаблон, приклади

Пояснювальна записка

Скаргу на працівника можуть залишити клієнти, незадоволені рівнем обслуговування або якістю послуг. Пояснювальну щодо скарги писати складніше, ніж пояснювальну з будь-якого іншого приводу.

Текст записки повинен розкривати проблему, правдиво описувати ситуацію, що склалася, і виправдовувати працівника. З іншого боку, в пояснювальних подібних обов'язках повинні бути слова каяття і обіцянка надалі не допускати подібних ситуацій.

Але що писати, якщо ініціатором конфлікту став саме клієнт, а своєї провини у тому, що трапилося, працівник не бачить?

Слід добре продумати своє пояснення або порадитися з юристом.
Не треба зізнаватись у тому, що неможливо перевірити та довести.
У тексті можна згадати про доброчесність та старанність працівника, відсутність у нього дисциплінарних покарань у минулому.
Звернути увагу роботодавця на наявні пом'якшувальні обставини.
Зробити собі ксерокопію пояснювальною.

ВАЖЛИВО: Якщо в пояснювальній будуть описані об'єктивні обставини, що виправдовують співробітника в ситуації, що склалася, з великою ймовірністю йому вдасться уникнути покарання.

Дисциплінарна провина– невиконання або недостатнє (неналежне) виконання трудових обов'язків без поважних причин. Покарання за скоєння провини передбачено у статті 192 ТК РФ:

зауваження
догана
звільнення

Для працівників прокуратури, митниці та держслужбовців закон передбачає суворіші покарання, серед яких позбавлення звань, зниження чину, попередження про невідповідність та інші.

Але щоб покарати працівника за провину, роботодавцю доведеться довести:

неправомірність дій працівника
сам факт скоєння працівником провини
вину працівника

Тому, під час написання пояснювальної, працівникові потрібно обміркувати кожне своє слово. Інакше роботодавець зможе використовувати навіть найменшу «зачіпку», щоб покарати підлеглого за провину.

ВАЖЛИВО: Не можна притягти працівника до відповідальності за провину, якщо в документі ознайомлення з положенням, яке він порушив, немає його підпису.

Подія на робочому місці- ненавмисна, раптова зупинка процесу, яка може спричинити травму, смерть, втрату матеріальних засобів або інші збитки.

Залежно від виду події та провини в ньому працівника, буде покарання. У кращому разі це буде догана та позбавлення премії, а в гіршому – звільнення.

У пояснювальній слід правдиво описати подію, відзначивши свою роль. У цьому важливо точно вказувати час. У деяких випадках текст краще складати разом із юристом.

Якщо перевірка на роботі виявила порушення, уникнути пояснень письмово не вдасться. А ось залишитися безкарним можна лише в тому випадку, якщо такі порушення були виявлені вперше, а сам працівник користується довірою та повагою.

У будь-якому випадку, в пояснювальній треба покаятися і пообіцяти, що в майбутньому порушення будуть виправлені і ніколи більше не повторяться.

Однак якщо порушення були виявлені не вперше, сподіватися нема на що – заслужене покарання не змусить себе довго чекати, незалежно від того, що написано в записці.

Написати пояснювальну записку зовсім не складно, тим більше що якась особлива форма для неї не потрібна. Але достовірність і стислість тексту, щирість, акуратність письма та відсутність граматичних помилок можуть допомогти уникнути покарання або пом'якшити його.

Відео: Як правильно та грамотно написати пояснювальну записку на роботі?

Якщо вам коли-небудь знадобиться писати пояснювальну записку, а як показує практика, бувають такі випадки досить часто, робіть це грамотно і правильно. Не варто недооцінювати цей документ. Серйозний підхід допоможе уникнути подальших непорозумінь та заходів дисциплінарного характеру. У цьому вам допоможе ця стаття. Дізнаємося про те, як написати пояснювальну записку, які бувають види та вимоги до неї. Крім того, дана інформація буде корисна керівникам та особам, до чиєї компетенції входить це питання.

Що таке пояснювальна записка?

У загальному розумінні слова під пояснювальною запискою слід розуміти особливий діловий папір, який складається для надання пояснень щодо окремих положень основного документа (план, звіт, проект) або дає коментар про причини будь-якого факту, події чи вчинку.

Велика кількість варіацій та різновидів цього документа умовно можна поділити на дві групи.

Види пояснювальних записок

Супровідні основний документ або пояснення щодо окремих його положень.
Пояснювальні записки з приводу будь-якої події, вчинків, ситуацій, що склалися, і поведінки окремих співробітників організації. Це найпоширеніший різновид документа, складена співробітниками організації на вимогу прямого чи вищого керівника. Стосуються вони відносин, що виникають у процесі трудової та виробничої діяльності. Як правило, пояснювальна записка директору пишеться у зв'язку з виникненням позаштатної ситуації, порушенням трудової та (або) виробничої дисципліни, дисциплінарних провин та порушень тощо. тому, що вона розглядається законодавцем як форма його самозахисту. Таким чином, пояснювальна записка (зразок нижче) є невід'ємною складовою процесу притягнення співробітника до дисциплінарної відповідальності.

Оформлення пояснювальної записки

Для першого виду документації оформлення у друкованому вигляді є обов'язковою вимогою, для другого допустимо рукописний текст на стандартному аркуші паперу формату А4. Про те, як написати пояснювальну записку і що в ній вказати, повинен знати кожен, тому що на практиці це дуже часто зустрічається. Яким би зразковим співробітником ви не були, ситуації бувають різні, і від них ніхто не застрахований. До структури пояснювальної записки входять такі обов'язкові для вказівки елементи:

реквізити адресата;
найменування документа, зазначення виду;
заголовок тексту (починається з прийменника «Про (Про)...»);
Основний текст;
дата написання документа;
особистий підпис.

Пояснювальна записка (зразок наведений нижче) у змістовній частині повинна відображати об'єктивні дані про події та конкретні факти, давати чіткі пояснення. Основний текст відображає особисту позицію співробітника в ситуації, що склалася, його ставлення до досконалого провину і наслідків. Якщо працівник визнає свою провину в скоєнні провини, то він може це відобразити у змістовній частині, вказавши на своє каяття у скоєному, і дати обіцянку більше не повторювати цього в майбутньому. Якщо ж він вважає себе невинним, то є можливість висловити свою точку зору та надати свої докази та необхідні докази.

Підсумовуючи, можна сказати, що пояснювальна записка - приклад того, як може убезпечити себе співробітник за наявності спірної ситуації. Його пояснення по суті сприяють об'єктивному оцінюванню роботодавцем певного факту та дозволяють виявити всі обставини вчиненого провини, а у разі необхідності вибрати справедливий захід дисциплінарного стягнення.

Повідомлення працівника про надання пояснення

Як було згадано, роботодавець зобов'язаний запросити в свого співробітника письмове пояснення до застосування дисциплінарного стягнення (ст. 193 ТК РФ). Крім того, встановлено терміни, в які має бути дано пояснення – два робочі дні. Виходячи з того, що законодавцем відводиться певний час, роботодавець повинен зафіксувати документально дату, коли він попросив свого співробітника надати записку. Обов'язкової вимоги про це немає, проте з практичного погляду такий документ буде незайвим. По-перше, це відправна дата, а по-друге, документальне підтвердження того, що права працівника не було порушено. Наводимо нижче приклад, щоб було зрозуміло, що має бути в ньому зазначено та як написати. Пояснювальну записку вимагають на бланку листа з підписом представника від роботодавця, у компетенції якого виносити дисциплінарні стягнення. Як правило, це керівник чи особа, якій делеговано ці повноваження.

Приклад повідомлення

Заступнику головного лікаря

Кукушкіну Р.Р.

Про надання письмового пояснення

У зв'язку з неналежним виконанням Вами трудових обов'язків, які висловилися у відсутності на робочому місці в період з 21.12.14 до 23.12.14, прошу Вас надати письмове пояснення за цим фактом до відділу кадрів до 18:00 годин 26.01.2014.

Головний лікар (підпис) Сорокін П.П.

Повідомлення отримав 24.01.2014

Заступник головного лікаря (підпис) Кукушкін Р.Р.

Цілком може виникнути ситуація, коли співробітник відмовляється отримувати та підписувати такий документ, а пояснювальна записка на роботу при цьому пишеться із запізненням, коли вже неможливо застосувати міру дисциплінарного стягнення та вийшли усі терміни. І тут може бути наступний вихід – вручати повідомлення комісією, тобто у присутності безпосереднього керівника, представника від профспілки, юрисконсульта організації та інших заінтересованих осіб. Якщо була відмова, то варто скласти акт з підписами всіх, хто був присутній. У такий спосіб ви підтвердите дотримання положень ст. 193 ТК України.

Пояснювальна записка (зразок) працювати: приклад № 1

Найчастіше зустрічаються ситуації пов'язані з прогулами чи запізненнями працювати.

Командиру військової частини 65487

Полковнику Сидорову С.С.

Від службовця МО РФ, діловода

Волкова Р.Л.

Пояснювальна записка

Я, Волков Роман Львович, 16 травня 2014 спізнився на роботу на 4 години. По суті ситуації можу пояснити таке. Сьогодні вранці, під час мого прямування на роботу на власному автомобілі, я став свідком ДТП. У зв'язку з цим був змушений давати свідчення співробітникам ДІБДР. Це зайняло чимало часу. Додаю копію протоколу як доказ та підтверджуючу записку інспектора ДІБДР Орлова П.П.

Приклад №2

Директору магазину «Вітрило»

Малініної М.М.

Від завідувача складу

Смородинцева С.С.

Пояснювальна записка

Я, Смородинцева Софія Семенівна, 30 грудня 2014 року запізнилася працювати на 2 години. Справа в тому, що напередодні я купила новий годинник із будильником. Не до кінця розібравшись із механізмом, я неправильно встановила таймер і проспала на одну годину. Усвідомлюю свою помилку. Обіцяю, що надалі такого більше не повториться.

Пояснювальна записка про помилку: приклад

Цей вид документа зустрічається також досить часто. Помилки можуть бути різного роду, що стосуються практичної діяльності, оформлення документації тощо. У цьому випадку розглянуто ситуацію з невиконанням плану роботи.

Директору ТОВ «Багато грошей»

Монеткіної Л.Д.

Від головного спеціаліста Бумажкіної Р.М.

Пояснювальна записка

Про невиконання плану за вересень 2014 року

Я, Монеткіна Людмила Денисівна, проаналізувавши ситуацію, що склалася, пов'язану з невиконанням плану щодо укладання кредитних договорів, пояснюю наступне. Проблема пов'язана з нестачею співробітників, оскільки за місяць було звільнено двох спеціалістів, на заміну їм нікого не прийняли. Двоє співробітників, що залишилися, з обсягом роботи не справляються, хоча і працюють понад норму.

Складання акта про неподання співробітником пояснювальної записки

Якщо після закінчення встановленого терміну пояснювальна записка (приклад вище) була надана співробітником, відповідно до зазначеної статтею ТК РФ роботодавець повинен скласти спеціальний акт. Щоправда, законодавець не вказує, хто саме із співробітників повинен це зробити, у які терміни і чи потрібно ознайомити з ним працівника. Це визначається рівні організації з урахуванням правил діловодства. Акт складається за участю групи осіб та підтверджує встановлені ними події чи факти. Тому складати його необхідно колегіально, доцільно залучити тих співробітників, що були присутні при врученні працівникові повідомлення про вимогу надати пояснювальну записку. Пишеться він на загальному бланку і може мати вигляд, наведений нижче.

Зразок акту

Про ненадання співробітником письмового пояснення у зв'язку зі скоєнням дисциплінарного проступку

Мною, начальником відділу кадрів Корольової Є.Є., у присутності головного бухгалтера Іванової Н.М. та економіста Пєвцова Р.І. складено цей акт про наступне:

06.07.2014 бухгалтеру Петровій І.І. було запропоновано відповідно до ст.193 ТК РФ надати 09.07.2014 письмове пояснення з приводу вчиненого нею дисциплінарного проступку, який виявився у відсутності на робочому місці протягом 6 годин поспіль. Петрова І.І. у встановлений термін цього не зробила, сказавши, що вже давала усне пояснення і більше нічого писати не збирається.

Цей акт складено у двох примірниках.

/Підпис/ Корольова Є.Є.

/Підпис/ Іванова Н.М.

/Підпис/ Співцов Р.І.

Примірник акта отримала:

/Підпис/ Петрова І.І.

Не варто розцінювати відмову від написання пояснювальної записки як нову дисциплінарну провину, адже це виключне право працівника, а не обов'язок. І цим актом роботодавець лише підтверджує те, що всіх норм закону було дотримано.

Відмінність пояснювальної записки від доповідної та службової

Не варто плутати три ці поняття. Із першим ми вже розібралися. Знаючи про те, як написати пояснювальну записку, ви легко зможете впоратися з рештою. Скажімо про них коротенько. Доповідна записка має зворотний характер. Мета її написання – це повідомити керівництво про обстановці, ситуації, факти, що мали місце бути, тобто мотивувати до будь-яких дій.

Службова записка передбачає передачу певної інформації з «горизонтальної» гілки управління, тобто від одного керівника до іншого, співробітника одного відділу до працівника іншого і т. д. Як правило, вони стосуються матеріально-технічних, організаційних, господарських та інших питань. По суті, це ділове листування.

Те, як писати пояснювальну записку (зразок чи приклад), легко можна знайти у мережі. Немає єдиного бланка, однак є певні вимоги, на які ми вказали. Ви легко можете використовувати і переробляти наведені приклади «під себе».

У кожної людини, напевно, були випадки на роботі, коли доводилося писати пояснювальну записку. На перший погляд здається, що все просто, але коли доводиться її писати, складно зібратися з думками та довести до керівництва суть проблеми. Отже, у цій статті поговоримо про те, як правильно складати подібний документ та розглянемо приклад пояснювальної записки.

Що це таке?

Спочатку спробуємо відповісти на запитання про те, що таке пояснювальна записка. По суті, цей документ пояснює керівній особі точку зору її автора з приводу події, що відбулася (прогул або порушення термінів виконання завдання або його обсягів та багато іншого). Також пояснювальна записка може бути написана для того, щоб пояснити зміст та суть будь-якого документа (звіти, проекти та інші подібні документи). При цьому її написати можна на загальному бланку, яким користується організація. Якщо працівник вчинив, то відповідно до Трудового кодексу роботодавець має право попросити порушника пояснити ситуацію письмово. У тому випадку, якщо не було надано пояснювальної записки на роботу вчасно, роботодавець може скласти акт про відмову та застосувати дисциплінарні заходи. Тож простіше написати її.

записку на роботу?

Насамперед, у тексті слід зазначити факти, які мають пряме відношення до ситуації, що виникла. Після цього необхідно викласти причини невдалого результату справи (погодьтеся, пояснювальну записку у разі перемоги керівництво не вимагає). Писати краще діловою мовою, думки мають бути виражені коротко та ясно. Слід описувати лише факти, що стосуються справи, уникати виправдань (у разі ви явно визнаєте свою провину) і неправдивого викладу фактів. Записка має бути вагомою та аргументованою. Непогано, якщо є можливість порадитись із колегами, рідними чи друзями. Пояснювальна записка, зразок якої представлений нижче, може бути написана від руки із зазначенням реквізитів.

Види пояснювальних записок

Умовно подібні записки можна розділити на два види: виправдувальний та пояснювальний характер. Перший варіант працівник надає у разі, коли потрібно вказати чинники свого правопорушного діяння. Пояснювальні записки оформляються працівником для пояснення причин скоєного, із зазначенням обставин і умов, що не залежать від волі автора записки.

Найчастіше пояснювальні документи вимагають у таких випадках: запізнення на роботу, поява на робочому місці в алкогольному, наркотичному або токсичному сп'яніння, вчинення розкрадання майна з робочого місця, вчинений аморальний проступок, відсутність на робочому місці або прогул, трудової дисципліни, надання недостовірних відомостей у уповноважені органи. Звичайно, простіше написати її, коли є приклад пояснювальної записки перед очима.

Форма пояснювальної записки

Насправді підлеглий оформляє документ одному примірнику на аркуші стандартного формату (А4). Як правило, записка оформляється на ім'я керівника компанії чи організації. Існують уніфіковані форми подібних документів, але вони мають лише рекомендаційний характер. За бажанням керівника може бути виданий указ про використання єдиної форми пояснювального документа в організації. Якщо працівник написав записку в довільній формі, яка відрізняється від затвердженої, керівник не повинен вважати її недійсною, оскільки на суть пояснення це не впливає.

Оформлення

Суть пояснювальної записки полягає в тому, щоб пояснити вищому керівництву причини невиконання доручення, порушення технологічної чи трудової дисципліни. У реквізитах мають бути обов'язково вказані: повне найменування організації, ПІБ керівника, якому адресована записка, найменування («Пояснювальна записка»), номер реєстрації документа та дата його складання, невеликий підзаголовок до самого тексту («Досто…», «Про…») , ПІБ укладача. Далі йде пояснювальний текст та особистий підпис. Структура пояснювального тексту має бути розбита на дві частини: фактичну (із зазначенням фактів, що призвели до написання записки) та пояснювальну (із зазначенням причин, що пояснюють ситуацію чи сам факт порушення). Слід також зазначити, що реквізити службової та пояснювальної записки схожі між собою.

У яких випадках потрібно вимагати пояснювальну записку?

Дисциплінарне стягнення та його накладення регулюється Трудовим кодексом. Перш ніж накласти на працівника стягнення, важливо документально підтвердити факт порушення. Тільки після цього з працівника можна вимагати написання пояснювальної записки з викладом причин поведінки.

Далі керівництво аналізує причини та приймає рішення: вважати їх поважними чи ні. У тому випадку, якщо пояснення письмово не надані після закінчення двох робочих днів, який мають підписати як мінімум два свідки. За наявності такого акта керівник має право накласти на працівника дисциплінарне стягнення навіть без пояснень самого працівника. Дисциплінарне стягнення можна накласти пізніше одного календарного місяця з виявлення порушення. Відлік цього терміну припиняється у разі, якщо працівник перебуває у відпустці чи лікарняному. Стягнення не може бути застосовано через шість місяців з моменту виявлення порушення.

Приклад пояснювальної записки

1. Оформлення записки про порушення трудової дисципліни

Керівнику ТОВ «Енергозбут»

Петрову П.П.

20.10.2010 № 23-45/12

Пояснювальна записка

Про затримку постачання матеріалів

Я, Іванов Іван Іванович, відповідальний за постачання матеріалів та витратних елементів, обіймаю цю посаду з 15.07.2010. У понеділок 18 жовтня 2010 року я мав доставити матеріали до ІП «Енергетик». Але через несправність вантажного автотранспорту доставив лише 19 жовтня.

Особистий підпис

2. Приклад пояснювальної записки з гумором (реквізити заповнюються як у першому прикладі). «Запізнився на роботу 19 березня 2013 року з поважних причин. Вранці, перед тим як іти в дитячий садок, синові дуже захотілося в туалет (за фізіологічною потребою). Час мого запізнення точно відповідає тривалості знаходження дитини в туалеті. Вважаю, що цей випадок можна віднести до ситуацій (форс-мажор), оскільки він не залежав від мого бажання прийти на роботу вчасно».

Писати пояснювальну з відтінком гумору слід лише в тому випадку, якщо ви впевнені, що вона правильно зрозуміла вашим керівником.