Que sont les formes unifiées de documents primaires ? Liste des principaux documents comptables

1. Pourquoi les documents comptables primaires sont-ils nécessaires et que se passera-t-il s'ils sont manquants.

2. Ce qu'il faut prendre en compte lors de l'élaboration de vos propres formes de documents primaires.

3. Dans quels cas l'utilisation de formulaires unifiés est-elle obligatoire ?

Comme on le sait, la loi comptable actuelle (n° 402-FZ) ne contient pas d'exigences concernant l'utilisation obligatoire de formes unifiées de documents comptables primaires. Autrement dit, les organisations et les entrepreneurs ont le droit de développer de manière indépendante des formes de documents primaires, en tenant compte de leurs besoins et des caractéristiques de leurs activités. Toutefois, un tel droit cache de nombreux écueils. Par exemple, tous les documents primaires, y compris ceux élaborés de manière indépendante, doivent répondre à certaines exigences, et certains documents doivent être rédigés uniquement selon des formulaires unifiés en raison d'autres lois fédérales. Il est nécessaire de connaître ces nuances d'établissement de documents primaires à la fois lors de l'établissement de vos propres documents et lors de l'acceptation de documents de contreparties, car les documents comptables primaires constituent la base sur laquelle repose non seulement la comptabilité, mais également la comptabilité fiscale. Comment rendre cette fondation fiable - nous le découvrirons dans cet article.

Pourquoi les documents comptables primaires sont-ils nécessaires ?

Pour commencer, rappelons pourquoi les documents comptables primaires sont en principe nécessaires et pourquoi il est si important de prêter attention à l'exactitude de leur exécution. Comme indiqué dans la loi n° 402-FZ, Chaque fait de la vie économique doit être documenté dans un document comptable primaire(Partie 1, article 9). Dans ce cas, par fait de la vie économique, on entend tout événement, opération, transaction qui a ou peut avoir un impact sur la situation financière d'une entité économique, le résultat financier de ses activités et (ou) ses flux de trésorerie. Les faits de la vie économique comprennent, par exemple, l'acquisition d'une immobilisation et le calcul de l'amortissement de celle-ci, le calcul des salaires et traitements des salariés, etc. Ainsi, pratiquement toutes les pièces comptables doivent être basées sur les documents comptables primaires pertinents.

En comptabilité fiscale, les documents primaires jouent également un rôle important : selon les dispositions du Code des impôts de la Fédération de Russie, les dépenses justifiées et documentées du contribuable sont comptabilisées comme dépenses. C'est la présence de pièces comptables primaires est l'un des motifs de comptabilisation des dépenses et, par conséquent, de calculer l'assiette de l'impôt sur le revenu (ou selon le régime fiscal simplifié « revenus-dépenses »).

L'absence de documents primaires est considérée par le Code des impôts de la Fédération de Russie comme une violation flagrante des règles de comptabilisation des revenus et des dépenses, objets d'imposition, pour lesquels une amende est prévue (article 120 du Code des impôts de la Fédération de Russie). ) :

• de 10 à 30 mille roubles. – si l'absence de documents primaires n'a pas conduit à une sous-estimation de l'assiette fiscale ;
• à partir de 40 000 roubles. jusqu’à 20 % du montant de l’impôt impayé – si le manque de documents a conduit à une sous-estimation de l’assiette fiscale.

En outre, l'absence de documents primaires peut servir de base pour engager la responsabilité administrative des fonctionnaires pour violation flagrante des règles comptables et présentation des états financiers sous la forme d'une amende de 2 000 à 3 000 roubles. (Article 15.11 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie). Est considérée comme une violation flagrante des règles de comptabilité et de présentation des états financiers :

• sous-estimation des taxes et frais accumulés d'au moins 10 % en raison de la distorsion des données comptables ;
• distorsion de tout article (ligne) du formulaire de reporting financier d'au moins 10 %.

De tout ce qui précède, deux conclusions principales découlent :

1. les documents comptables primaires doivent être disponibles ;

2. Les documents comptables primaires doivent être correctement préparés.

Si tout est clair avec la première exigence, alors la seconde, concernant la bonne exécution des pièces comptables primaires, mérite d'être discutée plus en détail. Le fait est que, conformément à la loi en vigueur « sur la comptabilité » n° 402-FZ, les formes des documents primaires utilisés sont déterminées par le chef de l'entité économique lui-même sur recommandation du fonctionnaire chargé de la comptabilité (clause 4 de l'article 9 de la loi n° 402 -FZ). Les options suivantes pour établir les formes des documents primaires sont possibles :

• utilisation de formes unifiées de documents primaires ;
• utilisation de formes de documents primaires développées indépendamment (développées de manière totalement indépendante ou créées en apportant des modifications à des formulaires unifiés) ;
• Il est également possible de combiner ces deux options pour des documents différents. Par exemple, l'utilisation de formulaires développés de manière indépendante d'un certificat comptable et d'un acte de radiation de matériaux et de formulaires unifiés de tous les autres documents.

! Quelle que soit l'option choisie pour l'utilisation des formes de documents primaires, elle doit être reflétée soit dans la politique comptable elle-même à des fins comptables et fiscales, soit dans un ordre distinct.. Dans le même temps, des formulaires élaborés de manière indépendante de documents comptables primaires sont généralement présentés en annexe, mais si des formulaires unifiés sont utilisés, un lien est établi vers le document correspondant (Résolution du Comité national des statistiques). Si les formes utilisées des documents comptables primaires ne sont pas approuvées par le responsable, alors en cas d'inspection, les inspecteurs peuvent considérer que les documents ont été établis sous une forme non précisée, c'est-à-dire en violation de la loi et, par conséquent, ne constituent pas une base pour accepter des dépenses.

Formes auto-développées de documents comptables primaires

Lors de l'élaboration de vos propres formulaires de documents comptables primaires, deux options sont possibles :

• forme développée de manière totalement indépendante ;
• un formulaire développé à partir d'un formulaire unifié existant (par exemple, en supprimant ou en ajoutant des détails).

Dans tous les cas, la forme résultante de la pièce comptable principale doit contenir les éléments suivants : détails requis, établi par la partie 2 de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ :

• nom et date de préparation du document ;
• nom de l'entité économique qui a rédigé le document ;
• contenu du fait de la vie économique ;
• la valeur de la mesure naturelle et (ou) monétaire d'un fait de la vie économique, en indiquant les unités de mesure ;
• les signatures, les noms (avec initiales), ainsi que les fonctions des personnes qui ont effectué la transaction, l'opération et des responsables de son exécution, ou des personnes responsables de l'exécution de l'événement accompli. La liste des personnes habilitées à signer les documents comptables primaires, ainsi que les formes des documents, doivent être approuvées par le gérant.

! Note: La loi n° 402-FZ n'inclut pas l'apposition d'un sceau sur le document principal comme une exigence obligatoire. Par conséquent, inclure ou non ce détail dans le formulaire de document relève du choix de l'organisation elle-même. Pour les organisations qui ont refusé d'utiliser un sceau rond (ce droit est accordé par la loi fédérale n° 82-FZ du 6 avril 2015), il est conseillé d'exclure ce détail de toutes les formes utilisées de documents comptables primaires.

Pour certains documents, ce qui suit la liste des détails requis peut être élargie conformément à d'autres réglementations. Par exemple, une feuille de route doit nécessairement contenir les détails suivants (article 3 de l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 n° 152) :

• nom et numéro de la lettre de voiture ;
• des informations sur la période de validité de la lettre de transport ;
• des informations sur le propriétaire (propriétaire) du véhicule ;
• des informations sur le véhicule ;
• informations sur le conducteur.

Ainsi, développer vos propres formes de documents comptables primaires nécessite une connaissance et une analyse approfondies de la législation en vigueur. Par conséquent, dans certains cas, il est préférable d’utiliser des formulaires prêts à l’emploi. Par exemple, la forme d'un document de transfert universel recommandé par le Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie (Lettre n° ММВ-20-3/96@ du 21/10/2013). Ce document combine les détails du document comptable principal du transfert de biens matériels, ainsi que les détails de la facture, et peut donc être utilisé aussi bien à des fins comptables qu'à des fins de comptabilité fiscale (aux fins du calcul de la TVA). En plus du document de transfert universel, le Service fédéral des impôts de Russie a également élaboré une forme recommandée de document d'ajustement universel, qui est établi en cas de modification du coût de livraison après expédition (Lettre n° ММВ-20 -15/86@ du 17/10/2014). Le fait que l'organisation ait décidé d'utiliser les formulaires UPD et UCD doit être inscrit dans la politique comptable ou dans un arrêté distinct du gestionnaire.

Formulaires unifiés

La loi n° 402-FZ ne contient pas d'obligation obligatoire d'utiliser des formes unifiées de documents comptables primaires, mais en même temps ne contient pas d'interdiction de leur utilisation. Par conséquent, une entité économique a le droit d'utiliser des formes unifiées des documents pour lesquels ils sont établis. L'utilisation de formulaires unifiés présente de nombreux avantages :

• les formulaires unifiés sont familiers à la plupart des contreparties, leur utilisation évitera donc les questions et les malentendus lors du traitement des transactions ;
• Les logiciels de comptabilité se concentrent généralement sur l’utilisation de formulaires standardisés. La mise en œuvre de formulaires développés de manière indépendante nécessitera des coûts supplémentaires pour la mise en place de programmes.

De plus, remplacer tous les formulaires unifiés par des formulaires développés de manière indépendante est risqué, car les formulaires de documents comptables primaires établis par les organismes autorisés conformément aux lois fédérales et sur leur base sont toujours obligatoires à utiliser (Informations du ministère des Finances de la Fédération de Russie n° (PZ-10/2012 à la loi fédérale n° 402-FZ). Ces documents comprennent, par exemple, les documents d'enregistrement. La directive de la Banque de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U « Sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces par les personnes morales et la procédure simplifiée pour effectuer des transactions en espèces par les entrepreneurs individuels et les petites entreprises » prévoit l'utilisation du système unifié suivant formes:

• bons de commande entrants et sortants (formulaires n° KO-1 et KO-2) ;
• livre de caisse (formulaire n° KO-4) ;
• livre de comptabilité des fonds acceptés et délivrés par le caissier (formulaire n° KO-5) ;
• relevés de règlement et de paiement (formulaires n° T-49 et T-53).

Ainsi, les transactions en espèces doivent être formalisées avec des documents établis selon des formulaires unifiés approuvés par les résolutions du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18 août 1998 n° 88 du 5 janvier 2004 n° 1.

Un soin particulier doit être apporté lors de l'élaboration des documents du personnel, ainsi que des documents sur la comptabilité et le paiement du travail, et, si possible, utiliser des formes unifiées de ces documents. Cela est dû au fait que les documents du personnel et les documents comptables du travail doivent répondre aux exigences de la législation du travail, qui ne coïncident pas toujours avec les exigences de la loi n° 402-FZ : à partir de la composition des détails (par exemple, une heure feuille, carte personnelle d'un employé, etc.) et se terminant par la forme du document (le Code du travail de la Fédération de Russie ne prévoit pas l'établissement de documents personnels sous forme électronique).

Ainsi, dans cet article, nous avons rappelé l’importance des documents comptables primaires pour la comptabilité et la comptabilité fiscale, et nous nous sommes également assurés que dans le cas des documents primaires, « la forme compte ». Pour résumer, formulons encore une fois brièvement principales conclusions:

• Chaque fait de la vie économique doit être documenté dans un document comptable primaire.

• La forme du document comptable principal doit contenir les informations obligatoires établies par la loi n° 402-FZ et, dans certains cas, les informations établies par d'autres réglementations.

• Les formes de documents comptables primaires utilisées doivent être approuvées par le gestionnaire dans la politique comptable ou dans un ordre séparé - cela s'applique aussi bien aux formulaires développés indépendamment qu'aux formulaires unifiés.

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Base normative

1. Code des impôts de la Fédération de Russie
2. Code des infractions administratives de la Fédération de Russie
3. Loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « sur la comptabilité »
4. Loi fédérale n° 82-FZ du 06/04/2015 « portant modification de certains actes législatifs de la Fédération de Russie concernant l'abolition du sceau obligatoire des sociétés commerciales »
5. Directive de la Banque de Russie du 11 mars 2014 n° 3210-U « Sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces par les personnes morales et la procédure simplifiée pour effectuer des transactions en espèces par les entrepreneurs individuels et les petites entreprises »
6. Arrêté du ministère des Transports de la Fédération de Russie du 18 septembre 2008 n° 152 « Sur l'approbation des informations obligatoires et la procédure de remplissage des lettres de transport »
7. Information du ministère des Finances de la Russie n° PZ-10/2012 « Sur l'entrée en vigueur le 1er janvier 2013 de la loi fédérale du 6 décembre 2011 n° 402-FZ « Sur la comptabilité »
8. Lettres du Service fédéral des impôts de la Fédération de Russie

• du 21 octobre 2013 n° ММВ-20-3/96@
• du 17/10/2014 n° ММВ-20-15/86@

Découvrez comment lire les textes officiels de ces documents dans la rubrique

"Comptabilité", 2010, N 6

Les autorités fiscales sont attentives à la non-utilisation des documents ou aux défauts dans leur exécution, qui font souvent l'objet de litiges. L'utilisation de ces formulaires est-elle obligatoire ?

Unification des formes de documentation comptable primaire. Les autorités fiscales ont le droit d'exiger du contribuable des documents qui servent de base au calcul et au paiement des impôts sous les formes établies par l'organe exécutif fédéral compétent.

De quels formulaires parlons-nous et les documents sont-ils tels ?

Le concept de formes unifiées de documentation comptable primaire apparaît dans la loi comptable. Il a établi que les documents comptables primaires sont acceptés pour la comptabilité s'ils sont établis conformément au formulaire contenu dans les albums des formulaires unifiés de documentation comptable primaire.

Les documents dont la forme n'est pas prévue dans ces albums doivent contenir les mentions obligatoires énumérées à l'Art. 9 de cette loi. Les albums de formulaires unifiés ont été approuvés par le Comité national des statistiques de Russie, mais pas pour toutes les sections de la comptabilité (tableau 1). Comme vous pouvez le constater, les albums n'ont pas été créés pour des formulaires unifiés de comptabilisation des immobilisations incorporelles, des matériaux, des immobilisations, de la main-d'œuvre et de son paiement, du travail des machines de construction, des transactions en espèces et des résultats d'inventaire.

Tableau 1

Liste des albums de formes unifiées de documentation comptable primaire

La notion d'« album de formes unifiées » n'est pas sujette à une interprétation large, et la liste des albums existants est donnée sous forme de tableau. 1 est complet.

Le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 8 juillet 1997 N 835 a confié les fonctions d'élaboration et d'approbation des albums de formulaires unifiés au Comité national des statistiques de Russie, qui a ensuite été transformé en Service fédéral des statistiques de l'État (Rosstat). Cependant, cette dernière n'était investie d'aucun pouvoir en matière de formes unifiées.

Reconnaissance des décisions des autorités exécutives fédérales en tant qu'actes juridiques normatifs. Tournons-nous vers le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 août 1997 N 1009, qui a approuvé les règles pour la préparation des actes juridiques réglementaires des autorités exécutives fédérales et leur enregistrement par l'État (Règles).

Pendant la période d'approbation des décisions sur les formulaires unifiés, le Comité national des statistiques de Russie était un organe exécutif fédéral.

Une résolution d'un organe exécutif fédéral acquiert le statut d'acte juridique sous réserve de son enregistrement par le ministère de la Justice de Russie. Le fait même qu'il ait été publié en vertu d'un décret du gouvernement de la Fédération de Russie ne permet pas encore de le qualifier de réglementation légale. Aucune des décisions du Comité national des statistiques de Russie qui nous intéressent n'a été enregistrée auprès du ministère de la Justice de Russie.

Les actes qui ne nécessitent pas d'enregistrement auprès du ministère de la Justice de Russie n'acquièrent pas le statut d'actes juridiques et ne contiennent pas de normes juridiques obligatoires pour toutes les organisations. Par conséquent, les formulaires unifiés approuvés par les résolutions du Comité national des statistiques de Russie sont de nature consultative.

À cet égard, les lettres du ministère des Finances de la Russie du 04.05.2009 N 07-02-10/24 et du Service fédéral des impôts de Russie du 27.07.2009 N 3-2-09/147 méritent l'attention, dans lesquelles il Il est rapporté que Rosstat, le ministère des Finances de la Russie et le Service fédéral des impôts de Russie n'ont pas le pouvoir d'expliquer l'utilisation des formulaires de documents comptables primaires. Par conséquent, la lettre du ministère des Finances de la Russie du 01.08.2001 N 16-00-14/364, interdisant les écarts par rapport aux formes « paysagères », à notre avis, ne peut pas être appliquée.

La procédure d'entrée en vigueur des lois et règlements. Des articles 8 et 10 du décret du Président de la Fédération de Russie du 23 mai 1996 N 763, qui fixe la procédure de publication et d'entrée en vigueur des actes du Président de la Fédération de Russie, le Gouvernement de la Fédération de Russie et les actes juridiques réglementaires des organes exécutifs fédéraux, il s'ensuit que les actes juridiques des organes exécutifs fédéraux, qui n'ont pas été enregistrés par l'État et qui ne sont pas publiés de la manière prescrite, n'entraînent pas de conséquences juridiques car ils ne sont pas entrés en vigueur. Ils ne peuvent servir de base à la réglementation des relations juridiques pertinentes ou à l'application de sanctions aux fonctionnaires et aux organisations en cas de non-respect des instructions qu'ils contiennent. On ne peut pas compter sur eux pour résoudre des différends. Une position similaire est exposée dans les décisions de la Cour constitutionnelle de la Fédération de Russie du 02/03/2006 N 58-O et du 11/02/2006 N 537-O.

L'enregistrement public d'une personne morale implique l'attribution d'un numéro d'enregistrement. Par conséquent, les références dans les litiges fiscaux aux décisions du Comité national des statistiques de Russie sur l'approbation de formulaires unifiés sont illégales.

Litiges fiscaux concernant l'utilisation de formulaires unifiés. Le recours aux dispositions du décret n° 763 a permis à plusieurs reprises aux entreprises de gagner des litiges fiscaux devant les tribunaux arbitraux (tableau 2).

Tableau 2

Application du décret du Président de la Fédération de Russie du 23 mai 1996 N 763 dans les litiges fiscaux

Aujourd'hui, la pratique de l'arbitrage sur l'application de formulaires unifiés se développe principalement en faveur des contribuables.

Formulaires unifiés pour les transactions en espèces. Selon l'article 12 de la Procédure pour effectuer des transactions en espèces dans la Fédération de Russie, approuvée par la Banque de Russie en date du 22 septembre 1993 N 40 (Procédure), les transactions en espèces sont formalisées à l'aide de formulaires interministériels standard de documentation comptable primaire pour les entreprises et les organisations, qui sont approuvés par le Comité national des statistiques de Russie. La procédure est considérée comme un acte juridique normatif sur la base de l'ordonnance de la Banque de Russie du 1er décembre 1992 N 02-209. Il en résulte que la résolution du Comité national des statistiques de Russie approuvant les formulaires standard de documentation primaire est de nature interministérielle. L'article 13 du Règlement sur la comptabilité et l'information financière de la Fédération de Russie identifie les formulaires standard avec les formulaires unifiés.

Mais la résolution du Comité national des statistiques de Russie du 18 août 1998 N 88 n'a pas été enregistrée auprès du ministère de la Justice de Russie. Par conséquent, les formulaires unifiés pour les transactions en espèces, à notre avis, ne sont pas obligatoires.

Les formulaires unifiés sont-ils applicables aux petites entreprises ? L'article 5 des recommandations standard sur l'organisation de la comptabilité pour les petites entreprises (ordonnance n° 64n) stipule que les petites entreprises peuvent utiliser des formulaires élaborés de manière indépendante contenant les informations obligatoires prévues par la loi comptable. Cette position est également soutenue dans la décision de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 10 avril 2008 N 3856/08. Néanmoins, il n'est pas recommandé de se référer à l'arrêté n° 64n. Pourquoi?

Premièrement, il n’est pas enregistré auprès du ministère russe de la Justice, ce qui signifie qu’il ne s’agit pas d’un acte juridique. Dès lors, une référence à celui-ci peut être contestée par l’administration fiscale ; deuxièmement, les modèles de recommandations ont été élaborés conformément à la loi fédérale n° 88-FZ du 14 juin 1995, devenue invalide le 1er janvier 2008 en raison de l'adoption de la loi fédérale n° 209-FZ du 24 juillet 2007.

Et surtout, les critères applicables aux petites entreprises contenus dans l’ancienne et la nouvelle loi ne coïncident pas.

En conclusion, nous notons que les comptables sous-estiment souvent l'exigence du paragraphe 4 du PBU 1/2008 d'approuver les formes des documents comptables primaires dans la politique comptable, qui ne contient aucune mention de formulaires unifiés. Cependant, il est faux de supposer qu'une organisation a le droit de refuser d'utiliser des formulaires unifiés. Il est nécessaire soit de développer vos propres formulaires, soit de déterminer quels détails des formulaires unifiés peuvent être utilisés.

L'organisation n'a aucune influence sur les politiques comptables de ses contreparties. Et comme les formulaires unifiés ne sont pas obligatoires, il n'a pas le droit d'exiger leur respect des contreparties. Cependant, vous pouvez veiller à la qualité des documents que l'organisation reçoit de leur part au stade de la conclusion du contrat. Le respect de la condition convenue peut être obtenu auprès de la contrepartie devant le tribunal.

E. Yu. Dirkova

NIFI Académie du Budget et du Trésor

Toutes les transactions commerciales doivent être effectuées avec la préparation de documents primaires sur la base desquels la comptabilité est tenue.

Les documents comptables sont classés selon différents critères :

sur rendez-vous;

par le volume des transactions qui y sont reflétées ;

par méthode d'utilisation ;

par le nombre de transactions prises en compte ;

sur le lieu de compilation ;

selon la méthode de remplissage.

Les documents comptables peuvent être divisés en groupes selon leur destination :

À organisationnellement-administratif les documents comprennent les ordres, les instructions, les instructions, les procurations, etc. Ces documents contiennent une ordonnance, une autorisation, une instruction ou le droit d'effectuer une transaction commerciale. Les informations contenues dans ces documents ne sont pas inscrites dans les registres comptables, car elles ne reflètent pas le fait même de la transaction.

À acquittement(exécutif) les documents comprennent les factures, les exigences, les bons de commande, les certificats d'acceptation, etc. Les pièces justificatives sont établies au moment de l'opération, reflétant son exécution, et constituent une source d'information comptable primaire ou la première étape du processus comptable. Les informations qu'ils contiennent sont inscrites dans les registres comptables.

Il existe un certain nombre de documents qui combinent caractère autorisant et disculpatoire ; ces documents sont classés comme combiné(paie, mandat de caisse).

Documents comptables rempli par un comptable pour justifier des écritures ne comportant aucune autre pièce justificative. Il s'agit de divers calculs et attestations qui jouent un rôle de support et sont établis pour faciliter et accélérer le travail du service comptable (attestation du service comptable pour contre-passation d'une écriture erronée ; répartition des bénéfices de l'entreprise, production générale, affaires générales, hors production dépenses, etc). Les informations contenues dans ces documents sont également inscrites dans les registres comptables.

Formes unifiées de documentation comptable primaire

Conformément à la loi sur la comptabilité et au décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 8 juillet 1997 n° 835 « sur les documents comptables primaires », le Comité national des statistiques de la Fédération de Russie, en accord avec le ministère des Finances de la Fédération de Russie. Fédération et le ministère de l'Économie de la Fédération de Russie approuvent les albums de formes unifiées de documentation comptable primaire.

L'utilisation de formes unifiées de documentation comptable primaire est réglementée par le Règlement sur la comptabilité et les rapports de la Fédération de Russie.

Les documents primaires sont acceptés pour la comptabilité s'ils sont compilés selon des formulaires unifiés approuvés par le Comité national des statistiques de la Fédération de Russie. L'unification des formes de documentation comptable primaire est d'une grande importance pour l'amélioration de la comptabilité, car elle établit et consolide des exigences uniformes pour la documentation des activités économiques des organisations, systématise la comptabilité, exclut de la circulation les formulaires obsolètes et arbitraires et favorise l'organisation rationnelle de la comptabilité.

Le Comité national des statistiques de Russie apporte, si nécessaire, des modifications et des ajouts aux formes unifiées de documentation comptable primaire et assure également le développement ultérieur de formes unifiées de documentation comptable primaire.

Les formulaires de documents unifiés sont adaptés à la comptabilité dans des conditions de traitement mécanisé des données comptables, ainsi qu'au traitement manuel. Les doublons sont exclus dans les formulaires, les zones de localisation des indicateurs soumis au traitement automatique sont délimitées par des traits épais, les formats de formulaires sont utilisés conformément à GOST 9327-60 - A3 ( 297 x 420); A4 (210x297); A5 (148 x 210) Les formats des formulaires indiqués dans les albums de formulaires unifiés sont recommandés et peuvent évoluer.

Chacun des formulaires se voit attribuer une désignation de code selon le classificateur pansyndical de la documentation de gestion (OKUD), qui est indiquée comme une condition distincte dans le coin supérieur droit du formulaire.

Si nécessaire, l'organisation peut saisir des détails supplémentaires dans les formulaires unifiés. Dans ce cas, tous les détails des formes unifiées de documentation comptable primaire approuvées par le Comité national des statistiques de Russie doivent rester inchangés et les exigences des normes concernant leur structure et leur conception doivent être respectées. La suppression de détails individuels des formulaires unifiés n'est pas autorisée. Les modifications apportées doivent être documentées dans le document organisationnel et administratif pertinent de l'organisation.

Les documents dont la forme n'est pas prévue dans ces albums doivent être approuvés dans l'arrêté sur la politique comptable de l'entreprise et doivent contenir les mentions obligatoires suivantes :

nom du document (formulaire);

code du formulaire ;

date de compilation;

indicateurs de transactions commerciales (en termes physiques et monétaires) ;

les noms des postes des personnes responsables de l'exécution des transactions commerciales et de l'exactitude de leur exécution ;

signatures personnelles et leurs transcriptions.

Les formes de ces documents peuvent constituer une annexe distincte à la politique comptable de l’organisation pour l’année correspondante et approuvées par un arrêté (instruction) distinct du chef de l’organisation.

L'enregistrement d'une grande variété de documents comptables primaires fait partie intégrante de la pratique commerciale quotidienne de toute entreprise. Les documents comptables primaires sont utilisés dans les activités de personnel et financières. Cet article abordera la préparation et le stockage de ces documents.

De l'article, vous apprendrez :

Formes obligatoires des documents comptables primaires

Les documents primaires contiennent des informations comptables sur la base desquelles est effectuée la confirmation de la mise en œuvre d'actions de gestion ou de transactions commerciales. Dans les activités économiques et organisationnelles d'une entreprise, ces papiers sont très largement utilisés.

Sous sa forme la plus générale, le flux documentaire de toute organisation peut être classé en trois grands groupes :

• Documents de gestion. A travers les documents commerciaux de ce groupe, les décisions de gestion administrative sont reçues et transmises. Ceux-ci incluent également des documents contenant des informations utilisées pour compiler divers rapports. À leur tour, les décisions de gestion sont prises sur la base de ces rapports ;
• Documents personnels. Ces documents contiennent des informations sur le personnel de l'entreprise, des données sur les dossiers du personnel, ainsi que sur l'organisation du travail avec le personnel. Cela comprend également des informations sur la rotation du personnel, des données sur les changements de poste et le licenciement des employés. Des informations sur les récompenses et les punitions sont également incluses dans ce groupe. Enfin, les calendriers de vacances, les horaires du personnel et tous les dossiers principaux du personnel constituent un autre type de documents personnels.
• Documents comptables et financiers. Ces documents contiennent des informations sur les activités économiques et productives de l'entreprise. Ce groupe comprend la planification, la comptabilité, les rapports analytiques et financiers, divers contrats, règlements et tous les principaux documents comptables.

Formulaires standard de documents comptables primaires

En 2017, différentes formes de documents primaires existent tant dans les registres du personnel que dans les registres comptables. Cela comprend également les documents justificatifs et justificatifs contenant des informations initiales sur divers types d'activités organisationnelles et économiques de l'organisation. Étant donné que les documents primaires rédigés conformément aux règles établies ont une signification juridique, ces documents confirment le fait d'une action organisationnelle ou le fait d'effectuer une transaction commerciale et sont remplis immédiatement après que ce fait a été effectué. s'est produit.

Liste des formes de documents comptables primaires

Les registres du personnel et la comptabilité sont tenus sur la base de formulaires standard de documents primaires. Ainsi, ces documents commerciaux sont répartis respectivement en documents primaires personnels et comptables.

Par exemple, les dossiers personnels primaires comprennent la carte personnelle d'un employé, un ordre d'octroi de congés ou un ordre de transfert d'un employé, un tableau des effectifs, un calendrier de vacances, un ordre de licenciement, un ordre d'envoi en voyage d'affaires. , une attestation de déplacement, si elle continue à être utilisée par l'organisation en 2017, des arrêtés pour récompenser et punir les salariés.

Les types de documents primaires comptables sont beaucoup plus diversifiés. Par exemple, il s'agit notamment des enregistrements des heures de travail, des règlements avec les employés concernant les salaires, des preuves de transactions en espèces et commerciales, des encaissements reçus à la suite de règlements avec des particuliers lors de transactions, des documents de règlement et de paiement, des enregistrements d'immobilisations et d'actifs incorporels et beaucoup plus.

Il convient de garder à l'esprit que les documents primaires, selon leur origine, peuvent être divisés en documents externes et interne. Externe, c'est-à-dire provenant de sources externes, représentent divers ordres de paiement, demandes de paiement, ordres de mise en demeure et factures. Les internes, c'est-à-dire créés au sein de l'entreprise, sont de quatre types : administratif, comptable, exécutif et combiné.

Lire aussi :

En 2017, le document principal sur la base duquel s'effectue la création d'archives d'organisations et le stockage de documents primaires de tous types évoqués ci-dessus reste la loi fédérale du 22 octobre 2004 n° 125 de la loi fédérale. Comme il ressort de cet acte législatif, les délais de conservation des documents commerciaux sont déterminés non seulement par la réglementation fédérale, mais aussi par d'autres réglementations.

Application des formulaires de documents comptables primaires

Avec l'introduction de la nouvelle loi fédérale « sur la comptabilité » il y a plusieurs années, les formulaires de documents comptables primaires contenus dans les albums de formulaires unifiés de documents comptables primaires sont devenus facultatifs. À cet égard, les employés du service du personnel, du service de comptabilité et des établissements d'enseignement préscolaire ont été confrontés à une question logique : doivent-ils développer leurs propres formulaires ou continuer à utiliser les anciens qui ont été approuvés par le Comité national des statistiques ?

Utiliser d'anciens formulaires

Afin de développer leurs propres versions des formulaires de documentation comptable primaire, les employés de ces départements ont besoin de connaissances et d'expériences particulières. Lorsque vous décidez de développer vos propres formulaires, vous devez clairement évaluer la faisabilité de cette étape.

Les formulaires unifiés existants restent pertinents et remplissent leur fonction comptable. De plus, s'ils sont adaptés aux processus métiers de l'organisation, il ne sert à rien de passer à de nouvelles formes.

Il convient également de garder à l'esprit que les employés des autorités de régulation sont plus indulgents envers les anciennes formes et ont des préjugés envers les nouvelles. Un conflit de travail, s'il survient, sera plus facile à gagner si vous utilisez les anciennes formes de documentation primaire.

Un autre argument en faveur des formulaires précédents est que si vous conservez des enregistrements de documentation à l'aide d'un logiciel, continuer à utiliser des formulaires unifiés ne nécessitera pas de modifications des systèmes existants.

Pour certaines entreprises, principalement des coentreprises ou des succursales de sociétés étrangères en Russie, la transition vers de nouvelles formes peut s'avérer très pertinente. Le fait est qu’ils doivent simultanément tenir des registres conformément aux lois de leur pays et à la législation russe. Développer leurs propres formulaires qui prennent en compte tous les détails requis par les lois des deux pays les aidera à éviter la double préparation des documents.

N'oubliez pas que même si vous décidez de conserver Bureau de travail en utilisant d'anciens formulaires, vous devrez y apporter quelques ajustements. Par exemple, supprimez les codes OKUD et OKPO, supprimez le lien vers la résolution du Comité national des statistiques, allouez un espace pour déchiffrer la signature de la personne signant le document (nom et initiales), etc.

Application de nouveaux formulaires

La première étape dans l’élaboration de nouveaux formulaires devrait consister à déterminer qui effectuera cette tâche. Selon la loi, la responsabilité de l'élaboration de ces formulaires incombe à la personne impliquée dans la comptabilité. Le problème est que les documents primaires comprennent non seulement les documents comptables, mais également les documents personnels. Un employé comptable ne connaît peut-être pas toutes les subtilités de la gestion des dossiers du personnel. Il est donc nécessaire d'impliquer un collaborateur du service RH dans l'élaboration de nouveaux formulaires.

Notre recommandation pour créer des formulaires unifiés pour une entreprise est que la partie modèle du formulaire doit être formulée très brièvement, évitant ainsi la possibilité d'une double interprétation du texte. Il est conseillé d'utiliser des modèles, des pochoirs, des phrases et expressions types : « Le contrôle de l'exécution de (nom du document) est confié à (fonction et nom), « En relation avec... », « Prise en compte... ", "Basé sur...".

Ne vous précipitez pas pour abandonner les formulaires qui sont souvent utilisés - feuilles de temps, calendriers de vacances, tableaux d'effectifs - vous pouvez créer de nouveaux formulaires basés sur eux. Si les anciens formulaires semblent trop volumineux en données, vous pouvez les simplifier et supprimer certaines lignes, colonnes ou informations redondantes.

Donnons un exemple. Il existe un formulaire type n° T-3" Tableau des effectifs" Il contient les colonnes 6, 7 et 8, destinées à enregistrer les indemnités établies pour le salarié. Si ces colonnes ne sont plus nécessaires, elles peuvent être supprimées.

La question de l'enregistrement des documents comptables primaires est extrêmement importante pour les entités commerciales. En effet, les documents établis conformément à la loi confirment notamment aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu les dépenses supportées par le contribuable, et prouvent également le bien-fondé de l'application des déductions de TVA. Par conséquent, l'utilisation de documents dont les formes ne sont pas conformes aux exigences établies peut entraîner des conséquences défavorables pour les entités commerciales.

1. Etablissement des documents comptables primaires

Conformément à la partie 1 de l'art. 9 de la loi N 402-FZ, chaque fait de la vie économique est enregistré comme document comptable primaire. Notons que jusqu'au 1er janvier 2013, conformément au paragraphe 1 de l'art. 9 de la loi fédérale du 21 novembre 1996 N 129-FZ « sur la comptabilité » (ci-après dénommée loi N 129-FZ), le document spécifié a été établi pour chaque transaction commerciale. Cependant, les concepts de « transaction commerciale » et de « fait de la vie économique » ne sont pas identiques.

Un fait de la vie économique est une transaction, un événement, une opération qui a ou est susceptible d'influencer la situation financière d'une entité économique, le résultat financier de ses activités et (ou) ses flux de trésorerie (clause 8 de l'article 3 de la loi n° 402 -FZ). La loi n° 129-FZ n'a pas défini la notion d'« opérations commerciales », mais à partir du paragraphe 2 de l'art. 1 de cette loi, il s'ensuit que toutes les opérations réalisées par les organisations dans le cadre de leurs activités sont reconnues comme telles.

Ainsi, la notion de « fait de la vie économique » contenue dans la loi n° 402-FZ est plus large que la notion de « transaction commerciale », qui a été utilisée dans la loi n° 129-FZ. Et ici se pose la principale question qui inquiète les spécialistes : quels faits de la vie économique peuvent être documentés dans les documents comptables primaires, qui sont établis selon des formulaires développés indépendamment par l'organisation, et quand l'utilisation de formulaires unifiés reste-t-elle obligatoire ? Après tout, les résolutions du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie, qui ont approuvé des formes unifiées de documentation comptable primaire, n'ont pas été annulées.

2. Propres formes de documents comptables primaires

Selon la partie 4 de l'art. 9 de la loi N 402-FZ, les formes de documents comptables primaires utilisés par une organisation (à l'exception des organismes du secteur public) doivent être approuvées par le chef de l'organisation. Dans le même temps, cette loi ne contient pas d'exigence relative à l'utilisation obligatoire de formulaires unifiés. Rappelons qu'avant le 1er janvier 2013, il n'était possible d'utiliser des formulaires de documents primaires développés de manière indépendante que si le formulaire requis n'était pas disponible dans les albums de formulaires unifiés de documentation comptable primaire (clause 2 de l'article 9 de la loi n° 129 -FZ). Cependant, on constate que même lors de l'établissement de documents primaires non selon des formes unifiées, les contribuables ont réussi à défendre devant les tribunaux la légalité de la comptabilisation des dépenses (pour plus de détails, voir l'Encyclopédie des situations litigieuses en matière d'impôt sur le revenu).

Lors de l'élaboration de vos propres formulaires de documents comptables primaires, vous pouvez vous baser sur les formulaires unifiés, en ajoutant ou en supprimant certains détails. De plus, il est conseillé d'utiliser GOST R 6.30-2003 "Documentation organisationnelle et administrative. Exigences pour la préparation des documents".

Lors de l'élaboration, il convient de tenir compte du fait que le document comptable principal doit nécessairement contenir les détails énumérés dans la partie 2 de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ :

Nom et date d'établissement du document ;

Nom de l'entité économique qui a rédigé le document ;

La valeur de la mesure naturelle et (ou) monétaire d'un fait de la vie économique, indiquant les unités de mesure ;

Signatures, noms (avec initiales), ainsi que fonctions des personnes qui ont effectué la transaction, l'opération et sont responsables de l'exactitude de son exécution, ou des personnes responsables de l'exactitude de l'exécution de l'événement.

Il convient de garder à l'esprit que la liste des détails des différents documents comptables primaires peut être élargie par d'autres réglementations. Par exemple, les exigences relatives aux détails de la feuille de route sont contenues dans l'arrêté du ministère des Transports de Russie du 18 septembre 2008 N 152, adopté conformément à la partie 1 de l'art. 6 de la loi fédérale du 8 novembre 2007 N 259-FZ « Charte des transports routiers et des transports électriques urbains terrestres ».

Comme déjà mentionné, le chef de l'organisation doit approuver les formes utilisées de documents comptables primaires (partie 4, article 9 de la loi n° 402-FZ).

Il convient également de noter que le document comptable primaire peut être établi sous forme électronique (partie 5, article 9 de la loi n° 402-FZ). Et comme vous le savez, pour échanger des documents électroniques, il est nécessaire que les participants au flux de documents électroniques disposent de formats de documents compatibles. Ainsi, lors du développement de vos propres formes de documents et de leurs formats, des difficultés surgiront lors de la mise en œuvre de la gestion électronique des documents. Notons que sur la base de formulaires unifiés, des formats recommandés pour des documents largement utilisés ont déjà été élaborés et approuvés par arrêté du Service fédéral des impôts de Russie du 21 mars 2012 N ММВ-7-6/172@ : facture de marchandises (TORG-12) et certificat de réception des travaux (services). Ces documents peuvent être soumis par voie électronique à l'administration fiscale (pour confirmer les dépenses aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu et à d'autres fins à la demande de l'inspection) et aux contreparties.

3. Formes unifiées de documents comptables primaires

Depuis le 1er janvier 2013, la loi N 402-FZ n'exige plus l'utilisation de formulaires unifiés lors de la préparation des documents comptables primaires, mais leur utilisation est courante pour de nombreuses entités commerciales. De plus, le développement indépendant de formulaires de documents autres que les formulaires unifiés nécessite du temps, des connaissances particulières et des coûts supplémentaires pour la mise en place d'un logiciel pour les nouveaux formulaires, et l'utilisation de tels formulaires peut entraîner des difficultés de travail à la fois au sein de l'organisation et avec les contreparties.

La loi n° 402-FZ ne contient pas d'interdiction d'utiliser des formulaires unifiés, ils peuvent donc toujours être appliqués en approuvant une telle décision dans la politique comptable ou par un arrêté distinct du gestionnaire.

De plus, refuser d'utiliser tous les formulaires unifiés est assez risqué.

Dans l'information n° PZ-10/2012, le ministère des Finances de la Russie a noté que les formulaires de documents comptables primaires établis par les organismes autorisés conformément à d'autres lois fédérales et sur leur base restent obligatoires à utiliser (par exemple, les formulaires de documents de trésorerie). .

En effet, le Règlement sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces avec des billets et des pièces de la Banque de Russie sur le territoire de la Fédération de Russie (approuvé par la Banque de Russie le 12 octobre 2011 N 373-P) prévoit l'utilisation du formulaires unifiés suivants :

Bons de caisse des reçus et des dépenses (formulaires N KO-1 et KO-2) ;

- (formulaire N KO-4) ;

Livre de comptabilité des fonds acceptés et délivrés par le caissier (formulaire N KO-5) ;

Relevés de règlement et de paiement (formulaires N T-49 et T-53).

Ces formulaires sont approuvés par les résolutions du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 18/08/1998 N 88, du 05/01/2004 N 1.

A noter qu'il ne s'agit pas tous de formulaires unifiés, dont l'utilisation est toujours obligatoire en 2013, malgré la liberté laissée de développer vos propres formulaires.

De plus, le fait de ne pas utiliser des formes de documents standardisées lors de l'enregistrement du travail et de son paiement peut entraîner des conséquences indésirables pour les organisations. La prochaine section de ce numéro spécial est consacrée à la problématique de l’utilisation de ces formulaires.

Il existe d'autres formes obligatoires de documents primaires. Cependant, l'exigence contenue dans la partie 4 de l'art. 9 de la loi N 402-FZ, générale : les formulaires doivent être approuvés par le chef de l'entité économique. Ainsi, afin d'éviter des désaccords avec les autorités de régulation, il est préférable d'approuver l'utilisation de formulaires unifiés par arrêté du gestionnaire ou de le prévoir dans la politique comptable.

4. Caractéristiques de l'utilisation de formes unifiées de primairedocuments comptables pour la comptabilité du travail et le paiement

La question de l'utilisation de formulaires unifiés pour documenter les événements survenant dans le domaine des relations de travail (embauche d'un salarié, lui accorder un congé, etc.) mérite une attention particulière.

Selon Rostrud, après l'entrée en vigueur de la loi N 402-FZ, c'est-à-dire à partir du 1er janvier 2013, les organisations non gouvernementales ont le droit d'utiliser les formes de documents comptables primaires élaborées par elles de manière indépendante (Lettre du 14 février 2013 NPG/1487-6-1) .

A titre d'exemple, Rostrud mentionne la carte personnelle du salarié (formulaire N T-2) et note que le document comptable principal doit contenir toutes les mentions obligatoires établies par la partie 2 de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ. Le formulaire de carte personnelle de l'employé (formulaire N T-2), ainsi que d'autres formulaires unifiés de documents comptables primaires pour l'enregistrement du travail et son paiement, ont été approuvés par la résolution du Comité national des statistiques de la Fédération de Russie du 5 janvier 2004. N 1 (ci-après dénommée Résolution N 1).

Dans le même temps, il convient de garder à l'esprit que les exigences relatives à l'utilisation de ce formulaire unifié pour le maintien de l'enregistrement militaire sont établies par l'article 27 du Règlement sur l'enregistrement militaire (approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie de novembre 27 2006 N 719 conformément à la clause 6 de l'article 8 de la loi fédérale du 28 mars 1998 N 53-FZ « sur le devoir militaire et le service militaire »).

Considérant la question de la préparation des documents primaires lors de l'envoi d'un employé en voyage d'affaires, le ministère du Travail de Russie, dans la lettre n° 14-2-291 du 14 février 2013, a noté que les documents pertinents (notamment un certificat de voyage) doivent être établi selon les formes approuvées par la résolution n° 1.

Le ministère des Finances de la Russie dans l'information n° PZ-10/2012 a indiqué qu'à partir du 1er janvier 2013, les formulaires de documents comptables primaires établis par les organismes autorisés conformément à d'autres lois fédérales et sur la base de ces lois restent obligatoires.

En outre, il convient de noter que les exigences relatives aux documents comptables primaires contenues dans l'art. 9 de la loi N 402-FZ ne peut être appliqué que partiellement aux documents utilisés pour documenter des événements dans le domaine des relations de travail. Ainsi, dans la partie 5 de l'art. 9 de la loi N 402-FZ prévoit la possibilité d'établir un document comptable primaire sous forme électronique. Dans le même temps, le Code du travail de la Fédération de Russie et d'autres actes juridiques réglementaires contenant des normes du droit du travail ne permettent pas une telle possibilité. Par exemple, au par. 3 article 26 du Règlement sur les particularités de l'envoi d'employés en voyage d'affaires, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 N 749, il est directement établi que le rapport de l'employé sur le travail effectué lors d'un voyage d'affaires est soumis par écrit à l’employeur. Des formulaires unifiés d'une mission officielle, un rapport sur son achèvement et une attestation de voyage sont également contenus dans la résolution n° 1.

Compte tenu de ce qui précède, nous pouvons conclure que l'exécution de documents utilisant des formulaires développés de manière indépendante pour l'enregistrement du travail et son paiement peut entraîner des réclamations de la part des autorités de contrôle, car le nouveau formulaire peut ne pas prendre en compte (pas pleinement) les exigences de la législation du travail pour un document spécifique.

Par exemple, il doit contenir des colonnes dans lesquelles il est nécessaire de saisir des informations sur le travail effectué, le transfert vers un autre emploi permanent et le licenciement (article 12 des Règles de tenue et de conservation des cahiers de travail, de rédaction des formulaires de cahier de travail et de leur fourniture aux employeurs, approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 16 avril 2003 N 225). Dans le même temps, ces informations ne sont pas incluses dans la liste donnée dans la partie 2 de l'art. 9 de la loi n° 402-FZ.

Ainsi, en ce qui concerne la préparation des documents sur la comptabilité et le paiement du travail, il est actuellement plus judicieux pour les organisations d'utiliser les formulaires unifiés approuvés par la résolution n° 1. Et, comme déjà noté, l'utilisation de ces formulaires unifiés conformément à Partie 4 de l'art. 9 de la loi N 402-FZ doit être approuvée soit par un arrêté distinct du chef de l'organisation, soit par une annexe à la politique comptable.