Посадові обов'язки діловода складати номенклатуру. Професія діловод. Які повноваження вверяются

Приймає і реєструє кореспонденцію, направляє її в структурні підрозділи. Відповідно до резолюції керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки або створює банк даних. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль за їх виконанням, видає необхідні довідки по зареєстрованих документах. Відправляє виконану документацію по адресатам. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву. Веде роботу зі створення довідкового апарату за документами, забезпечує зручний і швидкий їх пошук. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку або комп'ютерні банки даних, складає описи справ, переданих на зберігання в архів. Забезпечує збереження проходить службової документації.

Повинен знати

Діловод повинен знати:

• нормативні правові акти, положення, інструкції та інші керівні матеріали і документи по веденню діловодства на підприємстві
• основні положення Єдиної державної системи діловодства
• структуру підприємства і його підрозділів
• стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації
• порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів
• основи організації праці
• правила експлуатації обчислювальної техніки
• основи законодавства про працю
• правила внутрішнього трудового розпорядку
• правила і норми охорони праці

Вимоги до кваліфікації

Професійно-технічну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню (повну) загальну освіту і спеціальна підготовка за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи.

Ведення паперової роботи на підприємстві вимагає особливої ​​уважності, акуратності і відмінною пам'яті. Всіма цими якостями повинен володіти діловод. Хто це такий, повинен знати кожен абітурієнт, оскільки дана професія вважається однією з найперспективніших.

Хто такий діловод і чим він займається?

У веденні діловода знаходяться канцелярські справи управлінського персоналу. В принципі, в значній мірі його обов'язки перетинаються з такою професією, як секретар, тому при наймі на роботу нерідко дається опис посади як діловода-секретаря. Однак це дійсно швидше для малих підприємств, які не мають фінансових ресурсів найняти висококваліфікованого фахівця з документаційного забезпечення управління.

Має місце і зворотне: у міру зростання бізнесу виникає потреба відразу в декількох професіоналів-документознавців.

На плечі діловода лягають такі обов'язки:

• Дотримання збереження важливих документів (і, відповідно, знищення зайвих);
• Належне оформлення документів;
• Збір різної необхідної інформації на вимогу свого керівника;
• Ведення архіву.

Що повинен знати діловод?

Діловод обов'язково повинен мати наступні знаннями і вміннями:

• Досконало розбиратися в цивільному трудовому законодавстві;
• Добре знати структуру установи, в якому він працює;
• Вміти приймати всю вхідну на підприємство кореспонденцію, правильно її реєструвати і перенаправляти до відповідних відділів;
• Знати, як правильно заповнювати реєстраційні картки і передавати згідно з резолюцією керівника документи на виконання;
• Вміти стежити за порядком виконання документації;
• Розуміти, як проводиться відправка вихідних документів;
• Знати, які документи підлягають тривалому або короткострокового зберігання в архіві підприємства, а які слід знищити;
• Розбиратися в грифах доступу до різних документів (наприклад, «для службового користування», «комерційна таємниця»);
• Володіти навичками ведення номенклатури справ.

Серед інших навичок, не зайвими будуть десятипальцевий набір тексту на клавіатурі, впевнене знання ПК та вміння вільно поводитися з сучасною офісною технікою. Іноді ставиться вимога знати один з іноземних мов.

В роботі службовець буде керуватися правилами внутрішнього трудового розпорядку і наказами свого начальства.

Як проводиться прийом кореспонденції?

Мабуть, головне, з чим доводиться стикатися діловоду - приймати протоки вхідної документації як від дочірніх, так і від вищестоящих організацій, від пересічних громадян та інших підприємств. Порядок прийому листів має чітку послідовність дій, відступати від якої не рекомендується:

1. Попередня обробка документів. Службовець повинен перевірити, чи не пошкоджені вхідні документи. Для цього всі листи, крім особистих, підлягають розтину. Крім цілісності, уточнюється правильність доставки. Після цього на вхідних паперах проставляється особливий реєстраційний штамп і зазначається дата прийому до канцелярії;
2. Сортування паперів по адресатам - т. Е. По окремим підрозділам компанії, а також керівникам;
3. Попередній розгляд - на цьому етапі вже особисті секретарі керівників відділів прочитують вхідні документи і приймають рішення, які з них варто покласти на стіл керівнику (зазвичай це кожне п'яте лист). При необхідності робиться виписка з інших документів, якщо це необхідно для прояснення історії питання;
4. Начальник, розглянувши документ, приймає по ньому своє рішення, вказавши його у вигляді резолюції;
5. Діловод повинен пильно берегли дотримання резолюцій керівників, не допускаючи зриву зазначених в них термінів.

Чим займається діловод в дитячому садку?

Діловодство в закладах, що спеціалізуються на вихованні дітей-дошкільнят, будується на принципах, притаманних ведення документів в будь-який інший галузі, з деякою своєю специфікою. Зокрема, діловод в дитячому садку зобов'язаний:

• Своєчасно і точно складати посадові інструкції для вихователів;
• Подавати документи до відділу освіти;
• Вести накази про зарахування дітей згідно з чергою;
• Складати документи по кадровому складу (відпустки, пенсії і т. Д.);
• Працювати зі сторонніми державними службами (водоканал і інші);
• Можуть покласти роботу по веденню офіційної сторінки установи в мережі Інтернет.

Серед особливостей роботи в дитячому саду - порівняно невелика заробітна плата, у порівнянні з аналогічними посадами в комерційних установах. Однак є і свої плюси:

• Відпустка регулярно надається влітку, коли садок закритий;
• Деякі заклади пропонують своїм співробітникам безкоштовне харчування;
• Якщо у діловода є дитина, він буде мати більш високі шанси без черги потрапити в садок.

Для того щоб отримати цю роботу, досить мати середню спеціальну освіту за профілем, а також досвід роботи за фахом. В роботі службовець буде серед іншого засновувати свої рішення на Статуті, який повинен мати кожен дитячий сад.

Де навчають даної спеціальності?

Залежно від того, яким запасом часу і грошових коштів володіє людина, існує кілька варіантів осягнення азів професії діловода:

1. На відповідних навчальних курсах - тривають від сорока годин і більше, відрізняються великою гнучкістю і різноманітністю навчальних програм;
2. В установах середньої професійної освіти - навчання за спеціальністю «Документознавство та архівознавство» становить 2 роки 5 місяців, якщо абітурієнт зволив піти вчитися після дев'ятого класу. Прийом, як правило, здійснюється без іспитів;
3. У закладах вищої освіти - таку можливість надають майже всі гуманітарні вузи, включаючи найбільші в Росії - МГУКИ, РАНХиГС, РДГУ та інші - які мають відповідний факультет документознавства. Вища освіта дає можливість стати претендентом на високооплачувану позицію у великій компанії, що отримав його людина стає експертом в області діловодства. Він зможе брати діяльну участь в розробці стандартів документації, пропонувати свої варіанти по раціоналізації канцелярської діяльності підприємства і т. Д.

Від якості документаційною роботи на підприємстві залежить як повнота і своєчасність інформування керівництва, так і точність виконання його наказів. Тому так важливо, щоб в компанії був грамотний діловод. Хто це такий, все-таки? Це права рука керівника і один з найважливіших людей в бізнесі.

Діловод - службовець відповідальний за ведення документації організації, суду, фірми, кооперативу і т. Д. Діловод часто працює в канцелярії і веде діловодство відповідно до вимог податкового, судового та т. Д. Законодавства. У невеликих організаціях діловод і секретар часто одну особу. У великих організаціях делопроизводителями працюють люди отримали спеціальну освіту.

Діловод - фахівець по роботі з документацією. Діловод може працювати в будь-якій організації, що має документообіг.

Обов'язки

Приймає, відправляє і сортує документи, листи та інші ділові папери за ступенем важливості. Веде їх облік і контроль в спеціальних журналах. Готує матеріали для керівника. Можливі два варіанти організації роботи діловода:

а) в невеликому установі діловод поодинці виконує функціональні обов'язки;

б) у великому установі - обробляє документацію по обмеженому колу питань і в разі потреби взаємодіє з іншими делопроизводителями.

Основний обов'язок діловода - ведення документообігу компанії. Діловод займається веденням ділового листування, бази документів, архівом документів, контролем за виконанням документів, обробкою, обліком, реєстрацією вхідної та вихідної кореспонденції. Також в обов'язки діловода входить робота з оргтехнікою, міні АТС.

Особисті якості

Діловоду потрібні здатність до тривалої концентрації уваги, хороша довготривала і оперативна пам'ять, емоційна стійкість, висока стійкість, а також толерантність до численних контактів, навички ділового спілкування, конструктивне сприйняття критики на свою адресу.

Необхідні якості, що забезпечують успішність у професії: вміння знаходити спільну мову з людьми. Товариськість. Доброзичливість. Емоційна стійкість. Самовладання. Відповідальність. Організованість. Гарна оперативна пам'ять. Здатність концентрувати і розподіляти увагу. Хороша зорово-моторна координація. Загальна культура і правильна мова. Часто - знання іноземної мови.

кваліфікаційні вимоги

Діловод повинен мати вищу освіту, в деяких випадках досить середньої спеціальної освіти, досвід роботи необов'язковий. Діловод повинен знати основні правила ведення ділової переписки, складання різних ділових листів. Діловод повинен мати хорошу пам'ять, бути грамотною людиною, володіти такими якостями як комунікабельність, доброзичливість, стресостійкість, організованість, відповідальність.

Місця роботи

Робота в більш-менш великих організаціях і установах, що ведуть прийом відвідувачів і мають документообіг.

Медичні протипоказання

Діяльність не рекомендується людям, що страждають такими захворюваннями: органів дихання (бронхіальна астма, туберкульоз та ін.); серцево-судинної системи (порок серця, гіпертонія та ін.); нервової системи (неврози, менінгіт, пухлини та ін.).

Професія діловода, як правило, має середній рівень затребуваності на ринку праці, рівень заробітної плати - середній.

I. Загальні положення

1. Діловод відноситься до категорії технічних виконавців.
2. На посаду діловода призначається особа, яка має професійно-технічну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи або середню (повну) загальну освіту і спеціальну підготовку за встановленою програмою без пред'явлення вимог до стажу роботи.
3. Призначення на посаду діловода і звільнення з неї здійснюється
4. Діловод повинен знати:
   1. 4.1. Нормативні правові акти, положення, інструкції, інші керівні матеріали і документи по веденню діловодства на підприємстві.
   2. 4.2. Основні положення Єдиної державної системи діловодства.
   3. 4.3. Структуру підприємства і його підрозділів.
   4. 4.4. Стандарти уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації.
   5. 4.5. Порядок контролю за проходженням службових документів і матеріалів.
   6. 4.7. Основи організації праці.
   7. 4.8. Правила експлуатації обчислювальної техніки
   8. 4.9. Законодавство про працю.
   9. 4.10. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
   10. 4.11. Правила внутрішнього трудового розпорядку.
5. Діловод в своїй діяльності керується:
   1. 5.2. Інструкцією з діловодства та роботи архіву на підприємстві.
   2. 5.3. Цією посадовою інструкцією.
6. На час відсутності діловода його обов'язки виконує особа, призначена наказом директора підприємства. Дана особа набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на нього обов'язків.

II. Посадові обов'язки

діловод:

1. Приймає і реєструє кореспонденцію, направляє її в структурні підрозділи.
2. Відповідно до резолюції керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки або створює банк даних.
3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль над їх виконанням, видає необхідні довідки по зареєстрованих документах.
4. Відправляє виконану документацію по адресатам.
5. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву.
6. Веде роботу зі створення довідкового апарату за документами, забезпечує зручний і швидкий їх пошук.
7. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку або комп'ютерні банки даних, складає описи справ, переданих на зберігання в архів.
8. Забезпечує збереження проходить службової документації.
9. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

III. права

Діловод має право:

1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.
3. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.
4. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і прав.

IV. відповідальність

Діловод несе відповідальність:

1. За неналежне виконання або невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією, - в межах, визначених чинним законодавством України про працю.
2. За правопорушення, скоєні в процесі здійснення своєї діяльності, - в межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством Російської Федерації.
3. За завдання матеріальної шкоди - в межах, визначених чинним трудовим і цивільним законодавством Російської Федерації.

Великий компанії необхідний добре організований і регламентований обіг документів, а значить, потрібна чітка посадова інструкція діловода- людини, який буде відповідати за цю ділянку роботи. Посадові обов'язки діловода можуть відрізнятися в залежності від величини компанії, її структури, штату канцелярії і т. П. Ми пропонуємо вам зразок посадової інструкції діловода, основними завданнями якого є робота з вхідною кореспонденцією і контроль за внутрішнім документообігом компанії.

Посадова інструкція діловода

ЗАТВЕРДЖУЮ
Генеральний директор
Прізвище І.П. ________________
«________» _____________ ____ р

1. Загальні положення

1.1. Діловод відноситься до категорії технічних виконавців.
1.2. Діловод призначається на посаду і звільняється з неї наказом генерального директора компанії.
1.3. Діловод підписує договір матеріальної відповідальності / начальнику документаційного забезпечення організації / завідувачу канцелярією.
1.4. На час відсутності діловода його права і обов'язки переходять до іншої службової особи, про що оголошується в наказі по організації.
1.5. На посаду діловода призначається особа, яка відповідає таким вимогам: освіта - вища, неповна вища або середня спеціальна, стаж аналогічної роботи від півроку, знання діловодства, програм Microsoft Office.
1.6. Діловод керується в своїй діяльності:
- нормативними правовими актами, положеннями, інструкціями, іншими керівними матеріалами та документами з ведення діловодства на підприємстві;
- Інструкцією з діловодства та роботи архіву на підприємстві;
- Статутом підприємства, Правилами внутрішнього трудового розпорядку;
- наказами та розпорядженнями керівництва;
- цією посадовою інструкцією.

2. Завдання та обов'язки діловода

Діловод виконує такі посадові обов'язки:
2.1. Приймає і реєструє кореспонденцію, направляє її в структурні підрозділи.
2.2. Відповідно до резолюції керівників підприємства передає документи на виконання, оформляє реєстраційні картки або створює банк даних.
2.3. Веде картотеку обліку проходження документальних матеріалів, здійснює контроль над їх виконанням, видає необхідні довідки по зареєстрованих документах.
2.4. Відправляє виконану документацію по адресатам.
2.5. Веде облік отриманої і відправленої кореспонденції, систематизує і зберігає документи поточного архіву.
2.6. Забезпечує зручний і швидкий пошук документів.
2.7. Готує і здає до архіву підприємства документальні матеріали, закінчені діловодством, реєстраційну картотеку або комп'ютерні банки даних, складає описи справ, переданих на зберігання в архів.
2.8. Приймає документи на підпис завідуючого канцелярією / начальника відділу документаційного забезпечення, перевіряє правильність їх складання та оформлення.
2.9. Забезпечує збереження проходить службової документації.
2.10. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

3. Права діловода

Діловод має право:
3.1. Знайомитися з проектами рішень керівництва підприємства, що стосуються його діяльності.
3.2. Вносити на розгляд керівництва пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими даною інструкцією обов'язками.
3.3. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів і інших спеціалістів інформацію і документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків.
3.4. Вимагати від керівництва підприємства сприяння у виконанні своїх посадових обов'язків і прав.

4. Відповідальність діловода

Діловод несе відповідальність:
4.1. За невиконання та / або несвоєчасне, недбале виконання своїх посадових обов'язків.
4.2. За недотримання діючих інструкцій, наказів і розпоряджень по збереженню комерційної таємниці та конфіденційної інформації.
4.3. За порушення правил внутрішнього трудового розпорядку, трудової дисципліни, правил техніки безпеки та протипожежної безпеки.