Arkistovarasto. Organisaation arkistointipaperit: GOST, ohjeet, asiakirjat, säännöt. metodologiset suositukset arkistotoimistotyölle Vastaa asiakirjojen säilyttämisestä arkistossa

Niitä säilytetään tietyn ajan, jonka jälkeen ne on siirrettävä valtion varastoon valtion ja kuntien arkistoon. Liittovaltion lainsäädännössä määritellään määräajat Venäjän federaation arkistorahastoon määrätyllä tavalla sisältyvien asiakirjojen säilyttämiselle:

henkilöstöasiakirjat, notaarin asiakirjat, kotitalouskirjat ja asuntokannan yksityistämiseen liittyvät asiakirjat - 75 vuotta;
pääomarakentamisen hankedokumentaatio - 20 vuotta;
tekninen ja suunnitteludokumentaatio - 20 vuotta;
patentit keksinnölle, hyödyllisyysmallille, teolliselle muotoilulle - 20 vuotta:
tieteellinen dokumentaatio - 15 vuotta;
elokuva- ja valokuvaasiakirjat - 5 vuotta;
video- ja valokuvadokumentit - 3 vuotta.

Järjestön purkautuessa pysyvän säilytysajan asiakirjat ja henkilöstö siirretään valtion (kunta)arkistoon. Valtioista riippumattomille järjestöille, joiden asiakirjoista osa sisältyy Venäjän federaation arkistorahaston kokoonpanoon, tällaista siirtoa varten on tehtävä sopimus Venäjän liittovaltion arkistopalvelun järjestelmän perustamisesta. Jos organisaatio ei ole tehnyt sopimusta arkiston kanssa ajoissa, niin tässä tapauksessa valtion (kunta)arkisto on velvollinen hyväksymään säilytettäväksi vain organisaation työntekijöiden henkilöstöä koskevat asiakirjat. Muiden asiakirjojen säilytyspaikan määrää selvitystilatoimikunnan puheenjohtaja tai konkurssipesänhoitaja.

Asiakirjojen valmistelu arkistointia varten

Jokaisessa organisaatiossa muodostuu tietty määrä tapauksia vuoden aikana. Osa niistä on arkistoitava vahvistetun säilytysajan jälkeen. Nämä ovat tapauksia, joissa on toteutettu pysyvää "väliaikaista (yli 10 vuotta) varastointia ja henkilöstöä koskevia asiakirjoja. Asiat luovutetaan arkistoon vuoden kuluttua niiden valmistumisesta toimistotyössä. Arkistoon siirrettävien asiakirjojen valmistelusta vastaavat esiopetuslaitoksen palvelun työntekijät ja rakennejaostojen sihteerit. Tapaukset arkistoidaan, kun ne on saatu valmiiksi.

Asian arkistointi koostuu seuraavista toiminnoista:

asiakirjojen tapauksiin ryhmittelyn oikeellisuuden tarkistaminen;
esite (arkistointi);
arkkien numerointi;
varmennetun merkinnän laatiminen (todistuslomake);
laatia tarvittaessa sisäinen luettelo tapauksen asiakirjoista;
selvitysten tekeminen tapauksen kannen yksityiskohtiin (organisaation nimen selvennys, rekisteröintihakemisto, tapauksen määräajat, asian nimi);
tapausselosteen laatiminen ja jättäminen.

Tilapäisen varastoinnin (enintään 10 vuotta) tapaukset on rekisteröitävä osittain, mutta se on sallittua:

älä järjestä tapauksen asiakirjoja;
älä numeroi kotelon arkkeja;
älä tee sertifiointimerkintöjä;
älä ompele (älä ompele).

Asiakirjojen tapauksiin ryhmittelyn oikeellisuuden tarkistaminen suoritetaan, jotta voidaan vielä kerran tarkistaa tapauksen asiakirjojen yhteensopivuus nimikkeistön mukaisen otsikon kanssa, asiakirjojen sijainti tapauksen sisällä tiettyjen periaatteiden mukaisesti: käsiteltävät asiat; kronologisesti; maantieteellisesti; kirjeenvaihtajat aakkosjärjestyksessä jne.

Riisi. 6.2. Todistuslomake

Täydellisen rekisteröinnin yhteydessä kotelo on päärmettävä tai sitova. Aiemmin kaikki metalliesineet on poistettu kotelosta: paperiliittimet, tapit jne. Asiakirjat poistetaan kansiosta. Viimeisen asiakirjan jälkeen koteloon lisätään arkki sertifiointitietueelle "tapauksen alkuun lisätään tarvittaessa arkki tai arkit sisäiselle inventaariolle (jos on, painetut lomakkeet sisäisestä luettelosta). Kotelon koko ei saa ylittää 250 arkkia. Jos vuoden aikana asiakirjoja on talletettu enemmän, ne tulisi jakaa useisiin osiin.

Kaikki asiakirjat arkistoidaan tai sidotaan kovaan kanteen. Koska eri muotoiset asiakirjat siirretään tiedostoon, ne on arkistoitava 4 puhkaisua varten. Näin varmistetaan, että kaikki asiakirjat on kiinnitetty kunnolla.

Riisi. 6.3. Asiakirjojen sisäisen luettelon muoto

Pitkäkestoisia koteloita varten voit ommella kotelon läpi, mukaan lukien kannen ylä- ja alaosa. Pysyvän säilyvyyden tapaukset arkistoidaan kantta seuraavasta arkista alkaen. Kannen yläosa ei ole päärretty. Ensimmäisen arkin päälle asetetaan ohut, jopa 1 cm leveä pahvikaistale, jonka läpi ommeltiin kotelo. Koska tällainen kotelo on tarkoitus säilyttää ikuisesti, tällainen viilaus suojaa lankoja kulumiselta ja antaa kotelolle esteettisemmän ilmeen.

Varmista arkistoinnin yhteydessä, että asiakirjojen koko teksti on luettavissa. Asiakirjoja, joiden säilyvyysaika on alle 10 vuotta, ei saa arkistoida, vaan ne säilyvät kansiossa.

Kaikki pysyvän ja väliaikaisen varastoinnin tapaukset on numeroitu asiakirjojen turvallisuuden ja helppokäyttöisyyden varmistamiseksi. Arkit numeroidaan mustalla grafiittikynällä tai numerointikoneella oikeaan yläkulmaan vain arkin etupuolelle koskematta asiakirjan tekstiin. Musteen ja värikynän käyttö on kielletty. A4-kokoa suurempi arkki sidotaan toisesta päästä, avataan ja numeroidaan yhdeksi arkiksi. Keskeltä taitettu ja päärretty arkki on numeroitu kahdeksi arkkiksi. Kuvitetut materiaalit, valokuvat on numeroitu kääntöpuolella vasemmassa yläkulmassa. Kirjekuoret, joissa on koteloon päärmetyt tekstit tai liitteet, on numeroitu erikseen. Kirjekuoren liitteet numeroidaan peräkkäin kirjekuoren jälkeen. Kun yhdestä tapauksesta luodaan useita osioita, jokainen niistä on numeroitu erikseen.

Riisi. 6.4 Kansilomake pysyvää ja väliaikaista (yli 10 vuotta) varastointia varten

Numeroinnin tulokset kirjataan luottamukselliseen merkintään erityisesti hänelle ommellun tiedoston viimeiselle arkille. Se ilmoittaa numeroin ja sanoin numeroitujen asiakirjojen lukumäärän ja erikseen "+" -merkin kautta sisäisen inventaarion arkkien lukumäärän, kirjaimet ja puuttuvat numerot.

Sertifiointipöytäkirjan on laatinut sen kirjoittajan allekirjoitus, josta käy ilmi asema, henkilökohtainen allekirjoitus, sukunimi ja laatimispäivä. Todistuksen tekeminen kotelon kanteen tai viimeisen sivun kääntöpuolelle on kielletty.

Asian todistuslomakkeen muodon määrää organisaatioiden arkiston työskentelyn perussäännöt.

Siinä tapauksessa, että tiedosto sisältää erityisen arvokkaita asiakirjoja - henkilökansioissa, tutkintojen myöntämis- ja luovutustapauksissa

Valtion standardi R 51141-98 sisälsi seuraavan määritelmän sisäisestä luettelosta: "Sisäinen asiakirjojen luettelo on kirjanpitoasiakirja, joka sisältää luettelon tapausasiakirjoista, josta käyvät ilmi asiakirjojen sarjanumerot, niiden indeksit, nimet, päivämäärät, arkkien numerot." 1.

Sisäinen inventaario arkistoidaan ennen tapausasiakirjoja ja sisältää tiedot jokaisesta niistä. Sisäisen inventaarion lopputietue osoittaa siihen sisältyvien asiakirjojen lukumäärän ja itse inventaarion arkkien lukumäärän.

Automaattisia asiakirjarekisteröintijärjestelmiä käytettäessä sisäinen inventaario voidaan luoda ja tulostaa automaattisesti koteloon sijoitettujen asiakirjojen rekisteröintikorttien tietojen perusteella. Kun asiakirjat on arkistoitu, numeroitu, todistusmerkintä ja sisäinen luettelo tapausasiakirjoista on laadittu, suoritetaan koteloiden kansien lisäsuunnittelu.

Koteloiden kannen suunnittelu suoritetaan tapauksia avattaessa toimistotyössä ja se suoritetaan valtion standardin GOST 17914-72 vaatimusten mukaisesti. Pitkäaikaisen varastoinnin koteloiden kannet. Tyypit, koot, tekniset vaatimukset”. Tapauksen avaushetkellä kanteen oli jo laitettu tapausnimikkeistön mukaan useita tietoja:

laitoksen (organisaation) nimi ja sen alainen;
rakenneyksikön nimi;
asian kirjallinen hakemisto;
tapauksen otsikko;
tapauksen säilytysaika.

Asiaa valmisteltaessa arkistointia varten näitä tietoja tarkennetaan ja täydennetään. Kannessa lukee esimerkiksi:

niteen numero, jos kotelossa on useita niteitä;
tapauksen määräpäivät;
tiedostossa olevien arkkien lukumäärä;
rahastonumerot, varastot ja kotelot inventaarion mukaan.

Viimeiset rekvisiitta on kiinnitetty arkistoon.

Riisi. 6.5 Pysyvän, väliaikaisen (yli 10 vuoden) varastoinnin tapausten luettelon muoto

Kannen suunnittelussa on erittäin tärkeää noudattaa tiettyjä vaatimuksia. Organisaation nimi kirjoitetaan siis nimeämismuodossa. Jos nimi on vaihtunut vuoden aikana, niin molemmat nimet on annettu kannessa siten, että entinen nimi otetaan suluissa ja uusi nimi kirjoitetaan sen alle.

Asian nimike siirtyy kanteen vuoden alusta alkaen. Mutta asiakirjojen sisällön analysoinnin jälkeen otsikkoon voidaan tarvita joitain selvennyksiä. Tarvittaessa tapausten nimikkeistöön on tehtävä lisäys ja kansion otsikko ja hakemisto tämän lisäyksen mukaisesti. Ensinnäkin otsikossa tulee ilmoittaa tapauksen tyyppi (tapaus, kirjeenvaihto, asiakirjat jne.) tai asiakirjojen tyyppi (pöytäkirjat, määräykset, raportit, asiakirjat). Sitten ilmoitetaan kirjoittaja tai kirjeenvaihtaja (jos tämä on kirjeenvaihtoa) ja sitten asiakirjojen sisältöä kuvaava kysymys. Yhdessä tapauksessa on mahdollista muodostaa useamman kirjoittajan tai kirjeenvaihtajan asiakirjoja, jos ne liittyvät yhteen asiaan. Otsikoissa ei mainita asiakirjojen aitoutta, mutta asiakirjojen jäljennösten saatavuus on määrätty. Tapauksen kannessa on mainittava aikaisimpien ja viimeisimpien asiakirjojen päivämäärät sekä asioiden säilytysaika. Tapauksissa, joissa on pysyvästi säilytettävät asiakirjat, ilmoitetaan "säilytä pysyvästi", muissa - luettelon mukainen tietty säilytysaika.

Arkkien lukumäärää määritettäessä ei oteta huomioon sisäisen inventaarion ja sertifiointipöytäkirjan arkkeja.

Kaikista pysyvän ja pitkäaikaisen varastoinnin tapauksista laaditaan luettelo. Inventaari on arkistohakemisto, joka sisältää systemaattisen luettelon tallennusyksiköistä sekä suunniteltu niitä huomioimaan ja systematisointia vahvistamaan. Inventaari toimii pääasiallisena kirjanpidon viitetyökaluna toimistotyössä ja arkistoissa. Inventaariot kootaan erikseen pysyville säilytystapauksille, väliaikaisille (yli 10 vuoden) säilytystapauksille ja henkilöstötiedostoille. Joissakin tapauksissa, organisaation erityispiirteistä riippuen, luetteloita voidaan tehdä tietyille tapauksille (oikeus- ja tutkintatapaukset, aiheita koskevat tieteelliset raportit jne.).

Tapaukset on listattu tärkeysjärjestyksessä. Järjestys voi olla esimerkiksi seuraava: yhtiön työjärjestys, yhtiökokouspöytäkirja, hallituksen kokouspöytäkirja, johtajan määräykset ydintoiminnoista, vuosisuunnitelmat jne. Tapausten inventaariot tehdään kussakin rakenneyksikössä arkistointipalvelun työntekijöiden toimesta.

Riisi. 6.6. Pysyvän varastoinnin tapausten yhteenvetoluettelon vuosiosan muoto

Kuvaus koostuu vuosittaisista osista. Vuosittaiset jaostot laaditaan määrättyyn muotoon. Jokaisesta luetteloon sisältyvästä tapauksesta tietoa kutsutaan kuvailevaksi artikkeliksi. Se sisältää:

kotelon sarjanumero (tilavuus) inventaarion mukaan;
tapausindeksi (määrä);
asian nimi (nide);
tapauksen päivämäärät (määrä);
arkkien lukumäärä tiedostossa (volyymi);
säilytysaika (yli 10 vuotta säilytetyille koteloille);
Huomautus.

Jokaisella varaston kotelolla on itsenäinen sarjanumero.

Jos kotelo koostuu useasta osasta, jokaisella osalla on oma numeronsa. Järjestää inventaariossa olevat tapaukset organisaation arkistoon. Hän antaa myös rakenneyksikön inventaarion numerot.

Siirrettäessä usean vuoden tapauksia arkistoon, ne tulee systematisoida. Tavanomainen asioiden systematisointijärjestys organisaatiossa on kronologisesti rakenteellinen. Tämä tarkoittaa, että ensinnäkin tapaukset systematisoidaan vuosittain. Toiseksi tapaukset systematisoidaan niiden rakenneyksiköiden nimillä, joihin ne on tallennettu. Kaikki vuoden pysyvän varastoinnin tapaukset on järjestetty tärkeysjärjestykseen. Tämä vastaa yleensä tapausnimikkeistön rakenneyksiköiden ja tapausnimikkeiden järjestystä.

Riisi. 6.7. Lopullisen pöytäkirjan muoto ja todistus allekirjoitus

Siten saadaan harmoninen luettelo kaikista tapauksista, joilla on sama säilytysaika yhden vuoden ajan. Haun helpottamiseksi rakenneyksikön nimet voidaan merkitä luetteloon ennen vastaavan rakenneyksikön ensimmäistä tiedostoa.

Organisaatioissa, joissa syntyvien tapausten määrä on pieni vuodessa, ei ole suositeltavaa tehdä uutta inventaariota joka vuosi. On mahdollista laatia yksi inventointi, mukaan lukien tapaukset useiden vuosien ajan.

Riisi. 6.8 Henkilöstön tapausluettelon vuosittaisen osion muoto

Riisi. 6.9 Pysyvän säilytysajan sähköisten asiakirjojen luettelon muoto

Tällaisissa organisaatioissa inventaariosta laaditaan vuosittain osio, jossa tapaukset jatkuvat numerointiin. Jokainen inventaarion vuosiosista alkaa vastaavan vuoden merkinnällä, jonka jälkeen tapaukset järjestetään hyväksytyn rakenteen mukaisesti.

Jokaisella kuvauksella on oma numeronsa. Tavallisesti pysyvän varastoinnin tapausten luettelossa on 1, yli 10 vuotta säilyvissä tapauksissa - N & 2, henkilöstötapauksissa - nro 3, johon on lisätty kirjainindeksi "l / s".

Kuvaus päättyy yhteenvetomerkintään. Se ilmoittaa numeroin ja sanoin luetteloon sisältyvien tapausten lukumäärän, luettelon mukaisen tapauksen ensimmäisen ja viimeisen numeron sekä täsmentää numerointiominaisuudet (kirjain ja puuttuvat numerot). Kääntäjän on allekirjoitettava luettelo ja ilmoitettava hänen asemansa ja purettava sukunimi. Inventoinnin päivämäärä on kiinnitetty.

Pysyvän säilytysajan tapausten, tilapäisen (yli 10 vuoden) varastointiajan tapausten inventaarioiden lisäksi organisaatioiden henkilöstöosastojen on tehtävä vuosittain henkilöstöluetteloita tapauksista. Henkilöstöä koskevat asiakirjat ovat erityisen yhteiskunnallisesti tärkeitä - ne ovat perusta palvelusajan, viran, työskentelyn keston tässä organisaatiossa ja muiden työsuhteita koskevien tosiseikkojen vahvistamiselle. Näiden asiakirjojen katoamisen estämiseksi suurin osa irtisanottujen työntekijöiden henkilöstöä koskevista asiakirjoista arkistoidaan ja säilytetään 75 vuoden ajan.

Tietotekniikan kehityksen ja sähköisen median asiakirjojen määrän kasvun yhteydessä organisaatioiden on säilytettävä audiovisuaalista ja sähköistä dokumentaatiota. Organisaation arkistoon kootaan ED:n koostumuksesta ja tilavuudesta riippuen pysyvän säilytysajan sähköisten asiakirjojen luetteloita. Sähköiset asiakirjat sisältyvät itsenäisiin luetteloihin.

Luettelon kopioiden lukumäärä määräytyy koteloiden säilytysajan mukaan. Pysyvien säilytyslaatikoiden luettelo laaditaan neljänä kappaleena. Yksi kopio jää vastaavaan rakenneyksikköön, toinen kopio luettelosta siirretään esikoulun palvelukseen, kolmas organisaation arkistoon. Neljäs kappale lähetetään asianomaiseen valtion tai kunnan arkistoon.

Organisaatiot, jotka eivät toimita asiakirjoja valtionarkistoon, tekevät luettelon pysyvästi säilytettävistä tiedostoista, vähintään 10 vuoden säilytysajasta ja henkilöstöstä kolmena kappaleena.

Varastointia ei laadita väliaikaisen säilytysajan tapauksista, vaan ne korvataan tapausnimikkeistöllä, jossa jokaisen otsikon eteen tehdään merkintä säilytysajasta.

Sinä aikana, kun rakenneyksikkö valmistelee tapauksia siirrettäväksi organisaation arkistoon, arkiston työntekijä tarkistaa ensin niiden muodostamisen, toteutuksen ja tapausluetteloon (rakenneyksikköön) sisältyvien tapausten lukumäärän oikeellisuuden. organisaation tiedostojen nimikkeistön mukaisesti jätettyjen asioiden lukumäärä. Kaikki tarkastuksen aikana havaitut puutteet tapausten muodostamisessa ja toimeenpanossa rakenneyksikön työntekijöiden on korjattava. Kun tapausten puuttuminen havaitaan, laaditaan asianmukainen todistus.

Organisaation arkistosta vastaava henkilö hyväksyy jokaisen tapauksen rakenneyksikön työntekijän läsnä ollessa. Samanaikaisesti rakenneyksikön tapausluettelon molemmissa kopioissa kutakin siihen sisältyvää tapausta vastaan tehdään huomautus asian olemassaolosta. Jokaisen luettelokappaleen lopussa arkistoon otettujen asioiden lukumäärä, puuttuvien asioiden määrä, asioiden vastaanottamis- ja siirtopäivä sekä arkistovastaavan ja henkilön allekirjoitukset. jotka ovat siirtäneet tapaukset, ilmoitetaan numeroin ja sanoin. Erityisen arvokkaita laatikoita otettaessa tarkistetaan arkkien määrä laatikoissa.

Nipuksi linkitetyt asiat toimitetaan organisaation arkistoon rakennetoimialojen työntekijöiden toimesta. Tapausten mukana arkistoon siirretään asiakirjojen rekisteröintikorttihakemistot. Jokaisen arkistokaapin nimi sisältyy luetteloon.

Vaikka johtaja ei haluaisi kuulla arkistosta rakenneyksikkönä, se ei tarkoita, etteikö sitä olisi yrityksessä. Siellä on arkisto, mutta toistaiseksi se on ollut jätepaperivaraston muotoinen, joka on hajallaan kaappeihin ja toimistoihin, jossa ei ole yhtään yksittäistä tilausta ja järjestelmää. Tässä artikkelissa puhumme siitä, kuinka järjestää asiakirjojen säilyttäminen organisaatiossa, jolla ei vielä ole sellaisenaan arkistoa, ja asiakirjoja, jotka on säilytettävä asianmukaisesti, on jo olemassa, ja lisäksi niitä ilmestyy joka päivä. Loppujen lopuksi arkiston luominen on paljon helpompaa, kun organisaatio on pieni eikä säilytettäviä papereita ole niin paljon. Jos tähän työhön ryhdytään parin vuoden kuluttua, kun dokumenttien kierto alkaa olla kymmeniä tuhansia yksiköitä, arkiston luominen on paljon vaikeampaa.

LAINSÄÄDÄNTÖASIAKIRJAT JA VASTUU ASIAKIRJOJEN VÄÄRIN SÄILYTTÄMISESTÄ

Organisaation asiakirjojen säilytysprosessia säännellään liittovaltion tasolla.

Arkiston työstä yrityksessä on kaksi pääasiakirjaa:

Osastoarkiston toiminnan perussäännöt, hyväksytty Neuvostoliiton pääarkiston määräyksellä 5. syyskuuta 1985 nro 263. Asiakirja on luonteeltaan säädös (pakollinen).
Organisaatioiden arkiston toiminnan perussäännöt, hyväksytty liittovaltion arkiston kollegion päätöksellä 6. helmikuuta 2002 (jäljempänä organisaatioarkiston toiminnan perussäännöt). Asiakirja on luonteeltaan menetelmällinen (valinnainen).

Suosittelemme, että sihteeri tutkii nämä melko samanlaiset asiakirjat. Niissä kuvataan yrityksen liikepapereiden säilytyksen perusperiaatteet, säilytysvaatimukset ja tarjotaan monenlaisia säilytysprosessin varmistavia asiakirjoja, joita johtaa organisaation tiedostojen nimikkeistö.

Vastuu asiakirjojen väärästä säilyttämisestä

Art. Venäjän federaation hallintorikoslain 13.25 kohdan mukaisesti osakeyhtiön ja osakeyhtiön (lisä)yhtiön suorittaman asiakirjojen säilytysmenettelyn ja määräaikojen rikkominen johtaa hallinnollisen sakon määräämiseen virkamiehille kaksituhatta viisisataa - viisi tuhatta ruplaa; oikeushenkilöille - kahdestasadasta tuhannesta kolmeen sataantuhanteen ruplaan. Tämän artikkelin käyttökäytäntö on melko laaja, joten on järkevää raportoida esimiehelle, joka kieltäytyy osoittamasta resursseja yrityksen asiakirjojen tallentamiseen.

ASIAKIRJOJEN KOOSTUMUKSEN ANALYYSI

Ensinnäkin sinun on käsiteltävä organisaatiossa tällä hetkellä olevien asiakirjojen koostumusta. Kaikki ne on jaettu kahteen ryhmään:

Asiakirjat, jotka ovat jo valmiit toimistotyössä;

Asiakirjat, jotka syntyvät organisaation toiminnan tuloksena ja ovat elinkaarensa jossakin vaiheessa.

Työ etenee kahteen suuntaan kerralla. Ensimmäisen ryhmän asiakirjat on tarkistettava, purettava tyypin mukaan ja määritettävä tapausten koostumus. Myös toisen ryhmän asiakirjat tulee heti toimistotyön päätyttyä jakaa tapausten kesken.

Sinun on toimittava peräkkäin ja käännyttävä vuorotellen organisaation kunkin osaston puoleen. Täällä näiden osastojen työntekijöiden tulisi tulla sihteerin apuun. Vain he - työprosessinsa sisältä sisältä tuntevat ihmiset - osaavat muotoilla oikein tapausten otsikot ja niissä olevien asiakirjojen koostumuksen. Tämän työn tuloksena syntynyt kunkin rakenneyksikön tapausluettelo muodostaa perustan organisaation tapausten nimikkeistölle.

ASIAKIRJOJEN SÄILYTYSEHDOT

Jokaisella asiakirjalla on oma säilytysaika, jota ei määritä organisaatio - asiakirjan kirjoittaja, vaan valtio. Asiakirjan tuhoaminen ennen sen säilytysajan päättymistä ei ole sallittua.

Tähän mennessä on olemassa kolme säädöstä, jotka säätelevät asiakirjojen säilyttämisen ehtoja, kuten sanotaan, joukoittain. Listaamme nämä säännöt:

Luettelo valtion elinten, paikallisten viranomaisten ja organisaatioiden toiminnan aikana syntyvistä vakiomuotoisista hallintoarkistoasiakirjoista, jotka osoittavat säilytysajat, hyväksytty Venäjän kulttuuriministeriön 25. elokuuta 2010 antamalla määräyksellä nro 558 (sellaisena kuin se on muutettuna) 4. helmikuuta 2015);
Luettelo organisaatioiden tieteellisessä, teknisessä ja tuotantotoiminnassa syntyvistä tyypillisistä arkistoasiakirjoista, joissa ilmoitetaan säilytysajat, hyväksytty Venäjän kulttuuriministeriön 31. heinäkuuta 2007 antamalla määräyksellä nro 1182 (muutettu 28. huhtikuuta 2011). );
Neuvostoliiton pääarkiston 15. elokuuta 1988 hyväksymä luettelo valtion komiteoiden, ministeriöiden, osastojen ja muiden laitosten, järjestöjen, yritysten toiminnassa syntyvistä vakioasiakirjoista, jotka osoittavat säilytysajat, hyväksytty Neuvostoliiton pääarkiston 15. elokuuta 1988 (sellaisena kuin se on muutettuna 31. heinäkuuta, 2007).

Osakeyhtiöt tulee myös noudattaa sääntöjä osakeyhtiöiden asiakirjojen säilytysmenettelystä ja ehdoista, jotka on hyväksytty Venäjän liittovaltion arvopaperikomission 16. heinäkuuta 2003 annetulla asetuksella nro 03-33 / ps.

Yllä olevien standardiluetteloiden lisäksi tiettyjen asiakirjojen säilyvyysaika voidaan määrittää alan määräyksissä. Siksi sinun tulee olla erittäin varovainen asettaessasi määräaikoja ja muista turvautua niiden osastojen johtajien ja työntekijöiden apuun, joita asiakirjat koskevat.

Huomautus

Asiakirjojen säilytysaika lasketaan toimistotyön suorittamisvuotta seuraavan vuoden tammikuun ensimmäisestä päivästä. Joten jos asiakirja on toteutettu tammikuussa 2015 ja sen säilytysaika on 5 vuotta, nämä 5 vuotta lasketaan 1.1.2016 alkaen. Osoittautuu, että tämä asiakirja voidaan tuhota vasta 31.12.2020 jälkeen.

Ajoitusvaiheessa havaitaan yleensä, että dokumenttien säilytysjärjestelmää organisoitaessa jokainen toimenpide sisältää toisen. Jos kysymme itseltämme, kuinka monta vuotta tätä tai tuota asiakirjaa on säilytetty, niin se on heti kirjoitettava jonnekin - et voi pitää kaikkia näitä numeroita päässäsi. Luettelo, joka sisältää kaikki organisaation asiakirjat, mukaan lukien niiden säilytysaika on vain tapausten nimikkeistö.

TAPAUSTEN NIMISTÖ

Organisaation asiakirjojen säilytysprosessi alkaa tapausten nimikkeistöstä.

Meidän sanakirja

Tapausnimikkeistö - järjestelmällinen luettelo organisaation toimistotyöhön kirjattujen tapausten nimistä, joissa ilmoitetaan niiden säilytysehdot, määrätyssä muodossa.

Toisin sanoen kaikki asiakirjojen analysoinnin tuloksena saatujen tapausten otsikot kootaan yhteen luetteloon ja niille asetetaan säilytysajat.

Asianimikkeistön muoto on esitetty Organisaatioarkiston toiminnan perussääntöjen kohdan 3.4.6 liitteessä 7.

Huomautus: osion nimi tapausnimikkeistössä - rakenneyksikön nimi.

Tapaushakemisto koostuu kahdesta osasta. Ensimmäinen on rakenneyksikön sarjanumero, toinen on rakenneyksikön sisällä olevan asian järjestysnumero.

Otetaan esimerkki. Esimerkiksi organisaatiossa mainososasto sai sarjanumeron 04. Alla on fragmentti tapausten nimikkeistöstä.

Huomautus

Jos organisaatio on niin pieni, että osastojen roolia siinä ovat työntekijät, joilla jokaisella on oma toiminnallisuutensa, on parempi aloittaa kaikki tapaushakemistot numerosta 01 ja jättää rivi "Osion nimi" pois nimikkeistöstä.

Sarake "Tapausten lukumäärä" valmistui kalenterivuoden lopussa. Se ilmaisee kunkin tapauksen säilytysyksiköiden määrän, joka on kertynyt yritykseen vuoden aikana.

Asianimikkeistön hyväksyy ja ottaa käyttöön uudesta työvuodesta organisaation johtaja. Mutta ei tarvitse odottaa tammikuuta, jotta yritysasiakirjoja yritetään tuottaa nimikkeistön mukaan, sillä organisaation historian ensimmäinen tapausnimikkeistö saattaa ilmestyä vuoden puolessa välissä.

Asiakirjat jaetaan tapauksiin välittömästi sen jälkeen, kun ne on viimeistelty paperityöllä. Et voi tallentaa niitä kokonaiseksi vuodeksi ja käyttää sitten useita viikkoja niiden arkistointiin kansioihin. Heti kun asiakirja on suoritettu ja poistettu hallinnasta, se on sijoitettava tiedostoon.

Kollegoita on vähitellen totutettava siihen, että sihteeri vastaa yrityksen asiakirjoista. Jos yksikössä ilmaantuu uusi tapaus, siitä on ilmoitettava sihteerille, joka kirjaa asian nimikkeistöön ja asettaa sille yhdessä pätevän työntekijän kanssa säilytysajan. Joten nuoressa organisaatiossa on muodostumassa keskitetty toimistotyöjärjestelmä.

"ERIKOIS" ASIAKIRJAT: HR JA TILINPÄÄTÖS

Henkilöstöasiakirjat. Jos sihteeri on lisäksi mukana yritys- ja henkilöstöasiakirjojen hallinnassa, tulee tämän yritysdokumentaation kerroksen säilyttämiseen kiinnittää erityistä huomiota seuraavista syistä:

Henkilöasiakirjat tarkastetaan paljon useammin kuin hallintoasiakirjat;

Monien HR-tietueiden säilyvyys mitataan vuosikymmeninä;

Henkilöasiakirjat sisältävät työntekijöiden henkilötietoja, ja siksi ne edellyttävät tiukan kirjanpidon lisäksi erityisiä säilytysolosuhteita ja pääsyä niihin.

Henkilöstön kanssa työskentelyyn tarkoitetut kotelot sisältyvät tapausten nimikkeistöön yleisesti, mutta niitä on säilytettävä lukittavassa kaapissa, mieluiten raudassa, mieluiten erityishuoneessa, joka on myös lukittu.

Kirjanpitoasiakirjat. Koska pääkirjanpitäjä on henkilökohtaisesti vastuussa asiakirjojensa turvallisuudesta, hän tekee tämän organisaation kehityksen alkuvaiheessa itse. Ehkä kirjanpito on ainoa tilausosasto, jonka dokumentoinnissa voit olla suhteellisen rauhallinen.

Pikkuhiljaa kirjanpitäjän arkisto ylittää henkilökohtaisen kassakaapin rajat, ja herää kysymys kirjanpito- ja veroilmoituspaperien sisällyttämisestä yleiseen yritysasiakirjaan säilytystä ja myöhempää tuhoamista varten. Myös kirjanpitoasiakirjat sisältyvät nimikkeistöön.

Säilytystavan osalta lainsäädäntö ei sisällä erityisiä ohjeita henkilöstöasiakirjoista poiketen. Jos kuitenkin kysyt kirjanpitäjien mielipidettä, niin melkein jokainen heistä sanoo, että on myös parempi säilyttää nämä kotelot erillisessä huoneessa.

ELEKTRONISET ASIAKIRJAT

Toinen erityinen organisaatioasiakirjojen tyyppi on sähköinen. Vaara olla tietämättä niistä on varsin suuri, sillä jos kansioissa olevat paperit ovat näkyvissä ja niiden huomioon ottaminen ei maksa mitään, niin sähköiset ”eläävät” kollegoiden tietokoneissa. Puhumme niistä asiakirjoista, joiden elinkaari tapahtuu sähköisesti. Oppikirjaesimerkkinä ovat rekisteröintilokit, joita sihteeri ylläpitää MS Excelissä. Kun tulee aika lähettää päiväkirja säilytykseen, sitä ei tarvitse tulostaa: se on sähköinen dokumentti, ja se on myös säilytettävä sähköisesti.

Alaosastojen on annettava tiedot sähköisistä asiakirjoista sihteerin pyynnöstä.

Valitettavasti Venäjällä ei vieläkään ole selkeästi muotoiltuja ohjeita sähköisten asiakirjojen tallentamiseen, ja tämä huolimatta siitä, että joillakin toiminta-alueilla (esimerkiksi Internet-markkinointi) organisaation sähköisten asiakirjojen määrä on yleensä 100%. Ainoa asia, jota voidaan ohjata, on VNIIDADin vuonna 2012 kehittämä suositusluonnos sähköisten arkiston asiakirjojen hankkimisesta, kirjanpidosta ja säilytyksen järjestämisestä organisaatioiden arkistoissa.

Sähköiset asiakirjat kirjataan tapausten nimikkeistöön paperisten ohella ja niitä säilytetään luetteloissa määritellyt ajanjaksot.

ASIAKIRJAN TUHOTTAMINEN ON KESKITETTY PROSESSI!

Asiakirjojen säilytysjärjestelmän työskentelyn ensimmäisinä kuukausina sihteeri ei tule tuhoutumaan, ja jos organisaatio on nuori, sinun on odotettava sitä ennen muutama vuosi. Jos kuitenkin löytyy asiakirjoja, joiden säilytysaika on umpeutunut, tuhoaminen järjestetään organisaatioarkiston toiminnan perussääntöjen mukaisesti.

Tärkeintä on muistaa, että asiakirjojen tuhoaminen on keskitetty prosessi, jossa monet yrityksen työntekijät, mukaan lukien sen johtaja, ovat mukana. Asiakirjan repiminen ja roskakoriin heittäminen ei ole tuhoamista. Et voi tehdä sitä.

Ei ole väliä, ilmestyykö organisaatioon tulevaisuudessa rakenneyksikön ”arkisto” vai tallentaa asiakirjoja toimiston erityisesti valtuutettu työntekijä, mutta asiakirjoja on säilytettävä, ja tämä velvollisuus, kuten huomasimme alussa. artikla on vahvistettu lainsäädännöllä.

YHTEENVETO

Asiakirjojen säilyttäminen on organisaation velvollisuus, joka on vahvistettu lainsäädäntötasolla.
Yrityksen asiakirjojen säilytysjärjestelmän organisointi alkaa asiakirjojen koostumuksen analysoinnilla.
Organisaation tapausluettelo, joille säilytysajat määritellään erityisluetteloiden mukaisesti, on rakennettu erityiseen muotoon, muodostaa organisaation tapausten nimikkeistön.
Erityistä huomiota kiinnitetään henkilöstö- ja kirjanpitodokumentaatiojärjestelmiin sekä sähköisiin asiakirjoihin.
Asiakirjojen tuhoaminen on organisoitu, keskitetty prosessi, joka vaatii systemaattista lähestymistapaa. Asiakirjasta ei voi vain päästä eroon.

Lähetä hyvä työsi tietokanta on yksinkertainen. Käytä alla olevaa lomaketta

Opiskelijat, jatko-opiskelijat, nuoret tutkijat, jotka käyttävät tietopohjaa opinnoissaan ja työssään, ovat sinulle erittäin kiitollisia.

Lähetetty http://www.allbest.ru/

Venäjän federaation maatalousministeriö

Liittovaltion talousarvion korkea-asteen koulutuslaitos

Ryazanin osavaltion maataloustekninen yliopisto. P.A. Kostychev

(FGBOU VO RSATU)

Tietieteellinen tiedekunta

Tiivistelmä aiheesta:

"Asiakirjojen arkistointi"

Suorittanut: 3. vuoden opiskelija

tietieteellinen tiedekunta

koulutusalueita

"Kuljetusprosessien teknologia"

Malakhov V.A.

Tarkastettu: taloustieteen kandidaatti, apulaisprofessori Lozova O.V.

Ryazan 2015

1. Asiakirjojen säilytysmenettelyä säätelevät asiakirjat

2. Asiakirjojen muodostaminen tapauksissa

3. Asiakirjojen tekninen käsittely ennen niiden toimittamista arkistointiin

4. Asiakirjojen turvallisuuden varmistaminen

5. Sähköiset asiakirjat arkistoissa

6. Asiakirjojen sijoittaminen arkistoihin

7. Asiakirjojen saatavuuden ja tilan tarkistaminen

8. Arkistoviitteet

9. Asiakirjan arvon tutkiminen ja tuhoutuminen

Bibliografia

1. Asiakirjojen säilytysmenettelyä säätelevät asiakirjat

Asiakirjojen säilytysmenettelyä säätelevät seuraavat pääasiakirjat:

Liittovaltion laki nro 125-FZ, 22. lokakuuta 2004 "Arkistointi Venäjän federaatiossa";

Organisaation arkiston työn pääsäännöt - hyväksytty liittovaltion arkiston päätöksellä 6. helmikuuta 2002 (jäljempänä - perussäännöt);

Luettelo vakiomuotoisista hallinto-arkistoasiakirjoista, jotka on syntyneet valtion elinten, paikallishallintojen ja organisaatioiden toiminnan aikana ja jotka osoittavat säilytysajat, hyväksytty Venäjän federaation kulttuuriministeriön määräyksellä 25. elokuuta 2010 N 558;

Nykyiset kirjanpidon asiakirjoja ja työnkulkua koskevat määräykset, jotka on hyväksytty Neuvostoliiton valtiovarainministeriön määräyksellä 29. heinäkuuta 1983 nro 105.

Kirjanpitoasiakirjojen säilytysmenettely on määritelty 21. marraskuuta 1996 annetussa liittovaltion laissa N 129-FZ "Kirjanpito" sekä Venäjän federaation verolaissa.

2. Asiakirjojen muodostaminen tapauksissa

Jokaisen asiakirjoja käsittelevän asiantuntijan tulee olla mukana asiakirjojen muodostamisessa tapauksiksi. On huomioitava, että asiakirjat muodostetaan tiedostoiksi tiettyjen kriteerien mukaan, jotta niitä voidaan myöhemmin helposti etsiä arkistosta. Arkistonhoitajat ovat luoneet erityisen viiteasiakirjan, jonka avulla viralliset asiakirjat jaetaan kansioihin (case). Sitä kutsutaan tapausten nimikkeistöksi. Tämä on systematisoitu luettelo kaikista tapauksista, jotka työntekijät aloittavat organisaatiossa seuraavan vuoden aikana. Asianimikkeistö laaditaan uuden kalenterivuoden aattona, pääsääntöisesti joulukuussa, jotta tiedetään, mitkä asiat yhtiössä tulisi seuraavan vuoden aikana muodostaa tammi-joulukuussa.

Asiakirjoja koteloiksi muodostettaessa käytetään erilaisia kylttejä, joiden mukaan asiakirjat yhdistetään yhdeksi kansioon. Esimerkiksi nimimerkki: käskyt käskyihin, protokollat protokolliin. Toinen merkki on virallisen kirjeenvaihdon aihekysymys. Mutta myös täysin erilainen lähestymistapa on mahdollista, kun eri asiakirjat yhdistetään yhteen asiaan. Klassinen esimerkki on oikeusjuttu, työntekijän henkilökansio.

Tapausten nimikkeistön muoto on yhtenäinen ja sisältyy liitteeseen "Organisaatioiden arkiston toiminnan perussäännöt". Asiakirjan hyväksyy organisaation johtaja. Jos yritys on suuri, on täytettävä sarake "Osalon nimi", eli syötettävä rakenneyksikön nimi. Jos organisaatio on pieni, toiminnan suunta ilmoitetaan tässä.

asiakirjojen arkistovarasto

3. Asiakirjojen tekninen käsittely ennen niiden toimittamista arkistointiin

Ensinnäkin tiedostossa olevien asiakirjojen tulee olla kronologisessa järjestyksessä: ylin asiakirja on tammikuun ensimmäinen päivä. Mustalla grafiittikynällä jokainen arkki on numeroitava kotelon etupuolella oikeassa yläkulmassa. Sertifiointilomakkeessa on myös taulukko, josta käy ilmi fyysisen kunnon piirteet ja kotelon muodostuminen, esimerkiksi repeytyneet, liimatut, homehtuneet levyt. Sinun on annettava linkki heidän numeroonsa. Ja on tarpeen laatia sisäinen luettelo tapauksen asiakirjoista. Asian hakemisto, sen nimi, tätä asiakirjaa vastaavien tapauksen arkkien numerot kirjataan sisäiseen luetteloon. Inventaari on sen kääntäjän mukana ja se sijoitetaan kotelon alkuun. Nyt tiedosto on joko ommeltava tai luovutettava sidottavaksi, laadittava kansi, jossa näkyy organisaation nimi, jaosto, tapausnumero, volyymi, nimike, asian perustamis- ja lopetuspäivät.

Inventaariot kootaan vähintään kolmena kappaleena, joista yksi jää rakenneyksikköön vahvistaen asiakirjojen toimittamisen arkistoon ja muut inventaarion kopiot siirretään arkistoon tiedostojen mukana.

4. Asiakirjojen turvaaminen

Lyhytaikainen (enintään 10 vuotta), pitkäaikainen (yli 10 vuotta) ja pysyvä säilytysaika on säilytettävä organisaatiossa:

1. ennen määrätyn ajanjakson päättymistä ja niiden hävittämistä varten;

2. ennen asioiden luovuttamista valtion huostaan;

3. organisaation purkamiseen asti.

Koko vahvistetun säilytysajan ajan tulee varmistaa asiakirjojen kirjaamisen lisäksi myös niiden fyysinen turvallisuus ja käyttö.

Tämä asettaa tiettyjä vaatimuksia itse asioiden käsittelylle ja arkiston laitteistolle.

Arkistoasiakirjat on jaettu yleisen ja erillisen säilytyksen asiakirjoihin, paperi- ja filmipohjaisesti. Jälkimmäisiin kuuluvat paitsi valokuva-, video- ja äänitallenteet, myös muut tietokonemediat, jotka eivät ole vielä muodostuneet itsenäiseksi ryhmäksi.

5. Sähköiset asiakirjat arkistoissa

Arkistoinnin periaatteiden mukaan asiakirja on säilytettävä sille tietovälineelle, jolle se on luotu. Siksi toimistoasiakirjojen tallentaminen tietovälineille ei ole kiellettyä, mutta se ei ole objektiivisista syistä tervetullutta.

On myös muistettava, että dokumenttien pitkäaikainen säilytys epävakaille irrotettaville tietovälineille, kuten levykkeille, vaatii säännöllisiä, vähintään kuuden kuukauden tarkistuksia ja tallennettujen tietojen uudelleenkirjoittamista uudelle tietovälineelle kahtena kappaleena. Pitkäaikaiset, ts. yli 10 vuoden arkistoitujen tietojen tallentaminen tietokoneen kiintolevylle on myös riskialtista mahdollisten vikojen ja virushyökkäysten vuoksi.

Tällä hetkellä ainoana mahdollisena tallennusvälineenä arkistoitujen asiakirjojen tallentamiseen voidaan pitää ei-uudelleenkirjoitettavaa optista levyä (CDR), vaikka viime aikoina onkin esitetty lisääntyviä väitteitä sen laadusta.

Merkittävällä määrällä asiakirjoja tietovälineillä ja sähköisen dokumentaation prosessissa muodostuneilla dokumenttitietokantoilla järjestetään sähköisten asiakirjojen itsenäinen varastointi tai osana olemassa olevaa arkistoa niiden säilytystä varten.

6. Asiakirjojen sijoittaminen arkistoihin

Asiakirjojen harkittu sijoittelu mahdollistaa tilojen järkevän käytön, vähentää tiedostojen etsintäkustannuksia, tarjoaa optimaaliset säilytysolosuhteet ja mahdollisuuden evakuoida arkisto hätätilanteessa.

Arkistoasiakirjojen sijoittaminen organisaatioihin perustuu:

1. luodaan parhaat olosuhteet asiakirjojen pysyvälle säilyttämiselle,

2. kaikkien asiakirjojen käyttömukavuus.

Yleisen toimistotyön, luottamukselliset, henkilöstö- ja tekniset asiakirjat säilytetään erikseen, mikäli mahdollista eri varastoissa.

Koteloiden sijoittamiseen tarvittavia tiloja määritettäessä otetaan huomioon laatikoiden liikkumisen dynamiikka. Organisaation arkistoon on siis tarkoituksenmukaisempaa sijoittaa tapaukset paitsi rakenteellisesti jaoteltuina tapausluetteloiden ja nimikkeistöjen mukaan, myös niiden tuhoamisen ajoituksen mukaan.

Suuntaa varten dynaamisesti muuttuvassa kotelokoostumuksessa topografiset indeksit kootaan ja kaikki huoneet, niissä olevat telineet on numeroitu sisäänkäynnistä vasemmalta oikealle. Hyllyt on myös numeroitu koteloiden asennuksen mukaan, ts. teline ylhäältä alas.

Asiakirjat on säilytettävä työntekijöiden työtiloista erillään olevissa tiloissa, jotka on suojattu asiattomien pääsyltä. Arkiston ensimmäisen kerroksen ikkunoissa holvit tulee lisäksi suojata sisältä (äärievakuointia varten) avautuvilla tangoilla, ovet on lisäksi vahvistettu ja varustettu lukoilla. Ikkunat on suojattu suoralta auringonvalolta erityisillä laseilla, maalilla ja pimennysverhoilla. Lisääntyneen palovaaran vuoksi asiakirjavarastot on varustettu suljetuilla lampuilla, kytkimillä ja varastojen ulkopuolella sijaitsevilla turvakilpeillä. Arkiston pakollinen lisävaruste on monimuotoiset sammutusaineet (mukaan lukien ei-nestemäiset, esim. hiekka ja pressu).

Arkistoissa tulee olla:

1. erityiset siirrettävät tai kiinteät telineet, joiden hyllyn leveys on vähintään 25 cm;

2. telineiden välisten käytävien leveys on vähintään 75 cm;

3. pääkäytävien leveys enintään 120 cm;

4. hyllyjen välinen etäisyys korkeudella 35-40 cm;

5. telineiden päiden etäisyys seinistä on 45 cm;

6. etäisyys lattiasta alempaan hyllyyn on 20 cm ja kellari- ja puolikellarissa - jopa 50 cm.

Suurikokoisten asiakirjojen (kartat, piirustukset, suunnitelmat) tallentamiseen käytetään erityisiä telineitä, joissa on vaaka- tai pystysuora riippuva säilytystila.

Muotit ovat tärkeimpiä arkiston asiakirjojen tuhoajia. Yli 200 sienilajien tiedetään elävän "paperivarastoissa", niiden itiöt leviävät ilmassa ja voivat helposti tartuttaa asiakirjoja pölyisissä tiloissa. Pääsääntöisesti sienet kehittyvät aktiivisimmin kosteissa asiakirjoissa tai varastoissa, joissa ilmankosteus on korkea 25-27 °C:n lämpötilassa, tiiviisti sekavissa kulmissa ja tuulettamattomissa kaapeissa.

Siksi asiakirjojen (ja kirjojen) varastoinnissa on noudatettava optimaalisia lämpötila- ja kosteusolosuhteita. Venäjällä se on asetettu korkeintaan 18-20 °C:een ja suhteellinen kosteus 50-55%. Filmimateriaalit vaativat entistä tiukempia säilytysolosuhteita, joten kaikki arkistot on varustettu lämpötilan ja kosteuden mittauslaitteilla arkiston eri kulmissa. Arkistojen osalta säännöllinen märkäpuhdistus ja tilojen ennaltaehkäisevä desinfiointi ovat pakollisia.

Kaikki arkiston tiedostot on lisäksi pakattu pahvilaatikoihin, nippuihin ja muihin asiakirjoille vaarattomista materiaaleista valmistettuihin säiliöihin. Laatikoihin liimataan tarrat ja tiedostonippuihin tarrat, joissa ilmoitetaan:

1. varastonumerot (tapausten nimikkeistö),

2. vuosi(t) ja viimeinen tapausnumero, jotka sisältyvät tähän laatikkoon (nippu).

Riippuen kotelon kansimateriaalin kovuudesta, asiakirjojen käyttötiheydestä, säilytystapa valitaan - pysty- tai vaakasuuntainen.

7. Asiakirjojen saatavuuden ja tilan tarkistaminen

Tapausten todellisen esiintymisen ja fyysisen kunnon (haalistuminen, infektio, mekaaniset vauriot) tarkastukset suoritetaan vähintään:

1. kerran 10 vuodessa,

2. pysyvän varastoinnin tapauksessa - kerran viidessä vuodessa,

3. luottamuksellisten asiakirjojen osalta - vuosittain

Tällaisia tarkastuksia tehdään myös:

1. kun vaihdat arkiston päälliköitä,

2. jos kyseessä on joukkovaurio tai koteloiden menetys,

3. asioiden siirtämisen jälkeen toiseen arkistoon.

Tarkastusten tulokset dokumentoidaan arkistolaitoksen vahvistaman vakiolomakkeen mukaisissa asiakirjoissa, jotka organisaation johtaja on hyväksynyt. Organisaation johdon hyväksymien tarkastusten tulosten perusteella kirjanpitoasiakirjoihin tehdään (tarvittaessa) muutoksia ja selvennyksiä, ilmoitetaan sen säädöksen numero ja päivämäärä, johon tarkastuksen tulokset kirjataan.

8. Arkistoviitteet

Kaikki kaupalliset ja valtion järjestöt, valtion ja osastojen arkistot ovat velvollisia myöntämään organisaatioiden, entisten työntekijöiden ja kansalaisten pyynnöstä todistukset, jäljennökset ja otteet arkistosta asiakirjoista, jotka vahvistavat tosiasian ja palvelusajan, palkan, aseman ja muut tiedot. ongelmia.

Arkistotodistus - virallisesti oikeaksi todistettu asiakirja, jolla on laillinen voima ja joka sisältää viestin (vahvistuksen) arkistossa olevista asiakirjoista, pyynnön aiheeseen liittyvästä tiedosta, jossa on pakollinen merkintä hakutiedot (varastonumero, tapausnumero, arkin numero). Viitteessä luetellaan asiakirjojen nimet, päivämäärät ja esitetään tiedot näistä asiakirjoista kronologisessa tapahtumajärjestyksessä sen sijaan, että ne sisältävät asiakirjoja.

Arkistotodistuksen allekirjoittavat arkistosta vastaava työntekijä ja organisaation johtaja, ja se on varmennettu sinetillä (jos saatavilla - leimattu), todistukseen liitetään tarvittaessa kopiot asiakirjoista ja otteita alkuperäisistä. Kun todistus laaditaan usealle arkille, jokainen arkki on sertifioitava.

Arkistoote on täydellinen kopio asiakirjan virallistavista ja varmentavista osista ja sanatarkat kopiot sen sisällöstä (teksti).

Arkistootteet tehdään pääsääntöisesti, jos tarvittavat tiedot sisältyvät laajaan moniulotteiseen asiakirjaan, mutta vain osa niistä liittyy pyynnön sisältöön. Jokaisen asiakirjan otteen alkuun ja loppuun sekä paikkoihin, joissa yksittäisiä sanoja, ilmaisuja tai lauseita on jätetty pois, on sijoitettava ellipsit.

Arkistokopio - asiakirjan koko tekstin sanatarkka jäljentäminen koneella, valokuvalla tai sähkögrafiikalla, virallisesti todistettu samalla tavalla kuin arkistoviitteet.

Arkistotodistukset, otteet ja jäljennökset sekä alkuperäisasiakirjat myönnetään hakijalle tai hänen valtuuttamalleen edustajalle kuittia vastaan passia tai muuta henkilöllisyystodistusta vastaan.

9. Asiakirjan arvon tutkiminen ja tuhoutuminen

Arvon tarkastus suoritetaan komission jäsenten asiakirjan arkkikohtaisella tarkastuksella. Luokkien mukaan muodostetut tapaukset on jaettava kahteen ryhmään: ensimmäinen ryhmä on väliaikainen varastointi, toinen - pysyvä ja väliaikainen (yli 10 vuotta) varastointi. Komissio perustetaan kerran organisaation toimintakaudeksi, ja siihen kuuluu johtavien osastojen edustajat: kirjanpito, henkilöstöpalvelu, arkisto. Asiantuntijatoimikuntaa johtaa pääsääntöisesti apulaisjohtaja. Toimikunta pitää kokouksia ja laatii pöytäkirjat päätöksistä, jotka liittyvät pitkäaikaisen, pysyvän säilytysajan asiakirjojen ja henkilöstön inventaarion hyväksymiseen sekä päättää, mitkä asiakirjat ovat tuhottavia.

Asiakirjojen hävittäminen edellyttää asianmukaista dokumentaatiota. Vain lyhyen säilytysajan (enintään 10 vuotta) sisältävät asiakirjat voidaan tuhota, jos säilytysaika on umpeutunut. Tämän ajanjakson laskenta alkaa seuraavan kalenterivuoden tammikuun 1. päivänä. Älä tuhoa asiakirjoja, jotka eivät ole läpäisseet asiakirjojen arvotarkastusta. Hävittämistä koskeva päätös on sisällytettävä järjestön asiantuntijatoimikunnan kokouksen pöytäkirjaan. Hävitettävät asiakirjat kirjataan asiaa koskevaan lakiin, jolla on yhtenäinen muoto - laki ei-säilytettävien asiakirjojen tuhoamista varten. Kun dokumentointimuodollisuudet on täytetty, voit jatkaa asiakirjojen tuhoamista.

Lista kirjallisuudesta

1. http://docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2. http://www.mbm.ru/wiki/index.php/Archival_storage_of_documents

3. http://www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Isännöi osoitteessa Allbest.ru

...

Samanlaisia asiakirjoja

Asiakirjojen käsittelyn ja siirron täysi sykli niiden luomisesta suorituksen ja lähettämisen loppuun. Asiakirjojen tieteellisen ja käytännön arvon tutkiminen (arviointi). Tapausten kuvaukset ja toteutus. Pysyvän ja pitkäaikaisen säilytyksen asiakirjojen kuvaus.

testi, lisätty 14.3.2009

Nimikkeistöasioiden rakenne ja tarkoitus. Vaatimukset niiden muodostukselle ja säilytyssäännöille. Asiakirjojen arvon tutkiminen. Tapausten luetteloiden laatiminen ja menettely niiden siirtämiseksi arkistoon. Sähköisessä muodossa olevien asiakirjojen arkistoinnin ydin. Asiantuntijakomiteat.

lukukausityö, lisätty 3.2.2014

Asiakirjojen arvon periaatteet ja kriteerit. Normatiivis-metodisten ohjeiden järjestelmä asiakirjojen valintaa varten. Asiakirjojen arvon tarkastuksen järjestäminen ja suorittaminen, sen toteuttamismenettely, tulosten rekisteröinti ja varastointi. Tietotekniikka arkistoissa.

opinnäytetyö, lisätty 13.3.2019

Työntekijöiden vastaanottoon, liikkumiseen ja irtisanomiseen liittyvien asiakirjojen säilytysehdot. Työntekijän henkilökohtainen kortti. Asiakirjojen kokoaminen ja poistaminen henkilökohtaisesta tiedostosta. Venäjän federaatiossa julkisessa virassa olevien henkilöiden henkilötietojen käsittelymenettely.

tiivistelmä, lisätty 30.4.2011

Organisaation elinkaaren vaiheet: käsite, luokittelu ja tyypit. Selvitystoimikunnan olemus ja tehtävät, asiakirjojen säilyttämistä koskevat säännöt. Asiakirjojen arvon tutkiminen, asioiden arkistointiperiaatteet ja niiden inventaarion laatiminen. Asiakirjojen siirto arkistoon.

opinnäytetyö, lisätty 10.5.2015

testi, lisätty 6.3.2017

Sähköisten asiakirjojen arkistojen luomisen, järjestämisen ja toiminnan näkökohdat. Konseptin rooli sähköisen hallinnon muodostamiseksi Venäjän federaatiossa, sen toiminnan edellytykset. Sähköisten asiakirjojen arkistointimenetelmät ja -periaatteet.

tiivistelmä, lisätty 21.10.2011

Toimistotyön lainsäädäntö- ja normatiivisuus. Asiakirjojen laatimismenettely ja niiden toteuttamista koskevat vaatimukset. Organisatoriset ja hallinnolliset asiakirjat sekä henkilöstön dokumentointijärjestelmä. Työn organisointi ja asiakirjojen säilytys.

koulutusopas, lisätty 26.1.2009

Toimistotyötä ja asiakirjojen kulkua organisaatiossa säätelevä oikeudellinen ja sääntelykehys. Kirjeen vastaanottamisen ja alkukäsittelyn menettely. Tyypilliset ja yksittäiset määräajat asiakirjojen toteuttamiselle. Asiakirjojen paperityö.

lukukausityö, lisätty 11.8.2013

Henkilöstön dokumentointivaatimukset. Asiakirjalomakkeen laatimisen käsite ja erityispiirteet, sen tärkeimmät vaatimukset. Hallinnollisten asiakirjojen, tieto- ja viiteasiakirjojen laatimis- ja täytäntöönpanomenettely, niiden sisältö.

4.3.1.1. Asiakirjojen pysyvä säilytys tulee tehdä pimeässä. Kaiken tyyppiset työt asiakirjoilla tulisi suorittaa rajoitetuilla tai teknisesti välttämättömillä valaistustasoilla.

4.3.1.2. Varastointitilojen valaistus voi olla luonnollista tai keinotekoista.

4.3.1.3. Varastoissa luonnonvalaistus on sallittu hajavalolla edellyttäen, että ikkunoissa käytetään diffuusoreita, valovirran säätimiä, suojasuodattimia, verhoja, kaihtimia ja lasimaalausta. Asiakirjojen suojaamiseen käytetään säilytystä kansioissa, kansioissa, laatikoissa, kaapeissa, suljetuissa telineissä, käärepaperissa jne.

4.3.1.4. Keinotekoisessa valaistuksessa hehkulamppuja käytetään suljetuissa sävyissä, joissa on sileä pinta. On sallittua käyttää loistelamppuja, joissa on katkaistu ultraviolettiosa LB-, LHB-, LTB-tyypin spektristä.

4.3.1.5. Valaistuksen taso näkyvällä spektrialueella ei saa ylittää: telineen pystypinnalla 1 m korkeudella lattiasta - 20 - 50 luksia (luksia), pöytätietokoneilla - 100 luksia (luksia).

4.3.2. Lämpötila- ja kosteusolosuhteet

4.3.2.1. Ilmastointijärjestelmillä varustetuissa varastohuoneissa on säilytettävä optimaalinen lämpötila- ja kosteusjärjestelmä ottaen huomioon asiakirjatyyppien erityispiirteet: paperiasiakirjoille - lämpötila on 17 - 19 astetta. C, ilman suhteellinen kosteus 50 - 55 %; kalvomateriaaleille - mustavalkoinen (15 astetta C ja 40 - 55 %) ja värillinen (2 - 5 astetta C ja 40 - 55 %); magneettinauhoille ja levytietovälineille oleville asiakirjoille - 15 - 20 astetta. C ja 50 - 65 %.

4.3.2.2. Voimakkaat lämpötilan ja kosteuden vaihtelut varastotiloissa eivät ole sallittuja. Huoneissa, joissa on sääntelemätön ilmasto, on ryhdyttävä toimenpiteisiin ilmasto-olosuhteiden optimoimiseksi, mikä perustuu huoneiden järkevään lämmitykseen ja ilmanvaihtoon, ilmankuivainten tai ilmankostuttimien käyttöön. Suhteellisen ilmankosteuden pitkäaikaisen vakaan nousun ollessa 80 - 90%, suoritetaan pakollisia toimenpiteitä ilmasto-olosuhteiden normalisoimiseksi (intensiivinen ilmanvaihto, varastotilojen kosteudenpoisto, kosteuden nousun syiden poistaminen).

4.3.2.3. Varastointitilojen lämpötilaa ja kosteutta valvotaan mittaamalla säännöllisesti ilmaparametreja: kerran viikossa ilmastoiduissa huoneissa, kahdesti viikossa huoneissa, joissa on sääntelemätön ilmasto, ja joka päivä, jos säilytystilaa rikotaan.

4.3.2.4. Ohjaus- ja mittauslaitteet (lämpömittarit, psykrometrit, kosteusmittarit) sijoitetaan pääkäytävään telineeseen, etäälle lämmitys- ja ilmanvaihtojärjestelmistä. Laitteen lukemat kirjataan lokikirjaan.

4.3.3. Terveys- ja hygieniajärjestelmä

4.3.3.1. Arkiston tilat on pidettävä puhtaina olosuhteissa, jotka sulkevat pois homeen, hyönteisten, jyrsijöiden ja pölyn mahdollisuuden.

4.3.3.2. Varastotiloissa on järjestettävä vapaa ilmankierto, poissulkematta terveydellisesti ja biologisesti vaarallisten tuulettamattomien vyöhykkeiden muodostumista.

4.3.3.3. Lämpimänä vuodenaikana avautuvat ikkunat sekä seinissä, katossa, varastotilojen lattioissa ja ilmanvaihtojärjestelmien ulkopuolisissa aukoissa olevat tuuletusaukot tulee suojata verkoilla, joiden silmän halkaisija on enintään 0,5 mm.

4.3.3.4. On kiellettyä oleskella päällysvaatteissa, märissä ja likaisissa kengissä, säilyttää ja käyttää elintarvikkeita sekä tupakoida varastotiloissa.

4.3.3.5. Varastointitiloissa on suoritettava järjestelmällinen märkäpuhdistus. Vähintään kerran vuodessa telineet, kaapit ja varastotilat poistetaan pölystä; lattiat, jalkalistat, ikkunalaudat, telineiden kellariosat käsitellään antiseptisten vesiliuoksilla (2% formaliini, 5% katamiini AB jne.).

4.3.3.6. Kahdesti vuodessa (lämmityskauden alussa ja lopussa) asiakirjat ja varastotilat tarkastetaan hyönteisten ja homesienten ajoissa havaitsemiseksi.

Kun biologisia tuholaisia havaitaan, tilat desinfioidaan ja desinfioidaan kiireellisesti arkiston, saniteetti- ja epidemiologisen aseman tai karanteenipalvelun toimesta.

4.3.3.7. Puhdistuksen tai desinfioinnin aikana asiakirjoille ei saa päästä vettä ja antiseptisiä liuoksia.

4.3.4. Suojaustila

4.3.4.1. Turvajärjestelyt varmistetaan arkiston sijainnin valinnalla rakennuksessa, suojausteknisillä keinoilla, turvajärjestelmän organisoinnilla, hälytysjärjestelmillä, kulunvalvontatoimenpiteiden noudattamisella, arkiston pääsyjärjestyksellä, tilojen sinetöinnillä . Arkistojen ja varastojen ulko-ovissa tulee olla metalliverhous ja vahvat lukot. Ulkopuolelta avattaviin ikkunoihin on asennettu lukittavat, ulospäin saranoidut metallipalkit. Arkiston tilat on varustettu murtohälyttimellä, työajan ulkopuolella tilat sinetöidään (suljetaan). Holvit on pidettävä lukittuina aukioloaikoina. Tämän arkiston päälliköllä ja työntekijöillä sekä joissakin tapauksissa - muilla heidän mukanaan olevilla henkilöillä on pääsy arkistoon. Asiakirjojen poistaminen arkistosta tapahtuu vain erityisillä kulkuluvalla säädetyllä tavalla.

4.3.4.2. Turvajärjestelyt koskevat myös tiloja, joissa arkiston asiakirjoja ja omaisuutta väliaikaisesti säilytetään (lukusali, näyttelysali, laboratorio jne.).

Arkisto- tämä on organisaatio tai sen rakenneyksikkö, joka vastaanottaa ja tallentaa asiakirjoja takautuvan tiedon käyttämiseksi. Osastoarkisto vastaa suuressa organisaatiossa asiakirjojen säilytyksestä ja pienten ja keskisuurten yritysten arkistoa ylläpitää sihteeri tai toimisto.

Arkistoon sijoitettujen asiakirjojen systematisoimiseksi muodostetaan sellainen säilytysyksikkö tiedostona. Asia - asiakirja tai asiakirjasarja, joka liittyy yhteen asiaan tai toiminta-alaan ja on sijoitettu erilliseen kanteen. Asiakirjat muodostetaan tapauksiksi, tapausten nimikkeistön mukaan järjestelmällinen luettelo organisaatiossa rekisteröityjen tapausten nimistä, joissa ilmoitetaan niiden säilytysajat.

Asiakirjoja valmisteltaessa arkistointia varten suoritetaan kaksi toimistotoimintoa: tapauksen muodostaminen ja sen suorittaminen. Tapausten muodostaminen - asiakirjojen osoittaminen tiettyyn tapaukseen ja niiden systematisointi. Asian rekisteröinti vahvistettujen sääntöjen mukaan, valmistelu asiakirjojen säilyttämiseen.

Arkiston säilytyksen järjestäminen asiakirjat ja niiden tehokas käyttö on yksi dokumentaation tukipalvelun päätehtävistä. Organisaation arkiston rakenne muodostuu tapausten nimikkeistön mukaan. Tämä on itsenäinen asiakirja, jonka kokoaminen on monimutkaista ja monivaiheista työtä.

Tapausnimikkeistö tarkistetaan vuosittain ennen tilikautta. Sitä laadittaessa otetaan huomioon aiemman nimikkeistön rakenne ja suunnitelmat organisaation toiminnasta seuraavalle vuodelle. Jokainen rakenneyksikkö valmistelee oman osansa, jonka jälkeen yksittäiset osat pelkistetään keskitetysti yhteiseksi nimikkeistöksi. Nimikkeistöluonnos edellyttää organisaation johtajan hyväksyntää.

Toimivuoden aikana asiakirjat, joilla operatiivista työtä tehdään, arkistoidaan tapauksiin voimassa olevan nimikkeistön mukaisesti. Tässä tapauksessa on mahdollista näyttää asiakirjoja, joita ei ole säädetty sen valmistelussa. Jos näin tapahtuu, tapaus avataan uudella otsikolla, joka merkitään nimikkeistöön. On myös todennäköistä, että koko vuoden nimikkeellä ei esiinny yhtäkään asiakirjaa tapauksen avaamiseksi. Jokaisesta jätetystä tapauksesta tehdään vastaava huomautus nimikkeistöön.

Asiakirjojen arkistointi organisaatiossa voidaan suorittaa useissa vaiheissa. Tietyn ajan niitä säilytetään rakenneyksikön arkistoon ja siirretään sitten organisaation arkistoon. Sen jälkeen osa asiakirjoista siirretään valtion varastoon.

Venäjän toimistotyöllä on pitkä historia, joka erottuu kansallisista piirteistä. Asiakirjat elävät pitkään - rekisteröinnistä arkistointiin ja tuhoamiseen. Säännöt heidän kanssaan työskentelemisestä tietyssä organisaatiossa muodostavat toimistotyöjärjestelmän. Se on joukko yleisiä periaatteita ja erityisiä asiakirjojen käsittelytekniikoita. Niiden muodostumiseen vaikuttavat monet tekijät. Merkittävimmät niistä ovat olemassa olevat työperinteet, sekä kansalliset että tietyn organisaation sisällä syntyneet, sekä erilaiset valtion elinten sääntely- ja metodologiset asiakirjat.