Enciklopedija zaštite od požara

Arhivska pohrana. Arhivska dokumentacija organizacije: GOST, upute, dokumenti, pravila. metodološke preporuke za rad arhivskog ureda Odgovoran za pohranu dokumenata u arhivu

Pohranjuju se na određeno vrijeme, nakon čega se moraju prenijeti u državnu pohranu u državni i općinski arhiv. Savezno zakonodavstvo definira rokove za pohranu dokumenata uključenih na propisan način u Arhivski fond Ruske Federacije:

  • dokumenti o osoblju, evidencija javnobilježničkih radnji, kućanske knjige i dokumenti u vezi s privatizacijom stambenog fonda - 75 godina;
  • projektna dokumentacija za kapitalnu izgradnju - 20 godina;
  • tehnološka i projektna dokumentacija - 20 godina;
  • patenti za izum, korisni model, industrijski dizajn - 20 godina:
  • znanstvena dokumentacija - 15 godina;
  • filmski i foto dokumenti - 5 godina;
  • video i foto dokumenti - 3 godine.

U slučaju likvidacije organizacije, dokumenti trajnog razdoblja skladištenja i osoblje prenose se u državni (općinski) arhiv. Za nevladine organizacije, čiji su neki dokumenti uključeni u sastav Arhivskog fonda Ruske Federacije, za takav prijenos potrebno je zaključiti sporazum o uspostavi sustava Federalne arhivske službe Rusije. Ako organizacija nije na vrijeme sklopila sporazum s arhivom, tada je u tom slučaju državni (općinski) arhiv dužan prihvatiti na pohranu samo dokumente o osoblju zaposlenika organizacije. Mjesto pohrane ostalih dokumenata odredit će predsjednik likvidacijske komisije ili stečajni upravitelj.

Priprema dokumenata za arhiviranje

U svakoj se organizaciji tijekom godine formira određeni broj predmeta. Neki od njih moraju se arhivirati nakon utvrđenog razdoblja skladištenja. Riječ je o predmetima s izvršenim dokumentima trajnog „privremenog (preko 10 godina) čuvanja i osoblja. Predmeti se predaju u arhiv godinu dana nakon završetka uredskog posla. Pripremu dokumenata za prijenos u arhiv provode djelatnici službe predškolske odgojno-obrazovne ustanove i tajnici strukturnih odjela. Predmeti se arhiviraju nakon što su u potpunosti dovršeni.

Podnošenje predmeta sastoji se od sljedećih radnji:

  • provjera ispravnosti grupiranja dokumenata u predmete;
  • brošura (filing);
  • numeriranje listova;
  • izrada ovjerenog natpisa (ovjerovni list);
  • izrada, po potrebi, internog popisa dokumenata predmeta;
  • davanje pojašnjenja detalja naslovnice predmeta (pojašnjenje naziva organizacije, indeks registracije, rokovi predmeta, naslov predmeta);
  • sastavljanje i podnošenje izvještaja o slučaju.

Djelomičnom upisu podliježu slučajevi roka privremenog skladištenja (do uključujući do 10 godina), dok je dopušteno:

  • ne organizirati dokumente u predmetu;
  • ne numerirati listove predmeta;
  • ne sastavljati certifikacijske natpise;
  • ne šivati ​​(ne šivati).

Provjera ispravnosti grupiranja dokumenata u predmete provodi se kako bi se još jednom provjerila usklađenost dokumenata u predmetu s naslovom prema nomenklaturi, mjestom dokumenata unutar predmeta prema određenim načelima: na pitanja koja se razmatraju; kronološki; zemljopisno; dopisnici po abecedi itd.

Riža. 6.2. Obrazac lista potvrde

Uz punu registraciju, potrebno je porubiti ili uvezati slučaj. Prethodno su iz kućišta uklonjeni svi metalni predmeti: spajalice, igle itd. Dokumenti se vade iz registratora. Nakon posljednjeg dokumenta u predmet se ubacuje list za zapisnik o ovjeri "na početku predmeta, ako je potrebno, ubacuje se list ili listovi za interni popis (ako ih ima, tiskani obrasci internog popisa). Slučaj ne smije prelaziti 250 listova. Ako je tijekom godine u predmetu deponirano više dokumenata, onda ih treba podijeliti u nekoliko svezaka.

Svi dokumenti su arhivirani ili uvezani u tvrdi povez. Budući da se dokumenti različitih formata odgađaju u datoteci, potrebno ih je podnijeti za 4 uboda. To će osigurati da su svi dokumenti sigurno pričvršćeni.

Riža. 6.3. Obrazac internog popisa spisa predmeta

Za kutije s dugim rokom trajanja, kućište možete prošiti, uključujući gornji i donji dio poklopca. Predmeti trajnog roka valjanosti se evidentiraju, počevši od lista nakon korica. Gornji dio korica nije porubljen. Na prvi list se postavlja tanka kartonska traka širine do 1 cm, a kroz nju je prošivena kutija. Budući da bi se takva kutija trebala čuvati zauvijek, takva turpija štiti niti od habanja i daje estetski izgled kućištu.

Prilikom podnošenja pazite da se cijeli tekst dokumenata može pročitati. Dokumenti s rokom valjanosti manjim od 10 godina ne smiju se arhivirati, ali ostaju u registratoru.

Svi listovi u slučajevima trajnog i privremenog skladištenja su numerirani kako bi se osigurala sigurnost dokumenata i jednostavnost korištenja. Listovi se numeriraju crnom grafitnom olovkom ili strojem za numeriranje u gornjem desnom kutu samo na prednjoj strani lista, bez dodirivanja teksta dokumenta. Zabranjena je upotreba tinte i olovaka u boji. List veći od A4 uvezan je na jednom kraju, rasklopljen i numeriran kao jedan list. Plahta presavijena i porubljena u sredini numerirana je kao dva lista. Ilustrirani materijali, fotografije su numerirani na poleđini u gornjem lijevom kutu. Omotnice s natpisima ili prilozima porubljenim u kutiju numeriraju se samostalno. Prilozi za kuverte numerirani su uzastopno nakon omotnice. Prilikom izrade nekoliko svezaka jednog predmeta, svaki od njih se numerira samostalno.

Riža. 6.4. Obrazac omota za slučajeve trajnog i privremenog (preko 10 godina) skladištenja

Rezultati numeriranja bilježe se u povjerljivom zapisu na zadnjem listu spisa sašivenog posebno za nju. Označava se brojevima i riječima broj numeriranih listova dokumenata, a posebno kroz znak „+“ broj listova internog inventara, slovnim i nedostajućim brojevima.

Zapisnik o ovjeri potpisuje osoba koja ga je sastavila, uz navođenje radnog mjesta, osobnog potpisa, prezimena i datuma sastavljanja. Zabranjeno je napraviti ovjeru na omotu kućišta ili na poleđini zadnje stranice.

Obrazac ovjerovnog lista predmeta utvrđen je Osnovnim pravilima za rad arhiva organizacija.

U slučaju kada spis sadrži posebno vrijedne dokumente - u osobnim dosjeima, predmeti dodjele akademskih titula i podjele

Državnim standardom R 51141-98 sadržana je sljedeća definicija internog inventara: „Unutarnji popis dokumenata predmeta je knjigovodstveni dokument koji sadrži popis dokumenata predmeta koji označava serijske brojeve dokumenata, njihove indekse, nazive, datume, brojeve listova” 1 .

Interni popis vodi se prije spisa predmeta i sadrži podatke o svakoj od njih. Završni zapisnik internog popisa označava broj dokumenata koji su u njemu uključeni i broj listova samog popisa.

Kod korištenja automatiziranih sustava za registraciju dokumenata, interni popis može se kreirati i automatski ispisati na temelju podataka unesenih u registracijske kartice dokumenata koji se nalaze u predmetu. Nakon što se spisi ulože, numeriraju, sastavljaju ovjerovni natpis i interni popis spisa predmeta, vrši se dodatno oblikovanje omota predmeta.

Dizajn poklopca kutija provodi se u procesu otvaranja slučajeva u uredskom radu i provodi se u skladu sa zahtjevima državnog standarda GOST 17914-72. Poklopci kutija za dugotrajno skladištenje. Vrste, veličine, tehnički zahtjevi”. U trenutku otvaranja predmeta, prema nomenklaturi predmeta, na naslovnici je već bio stavljen niz podataka:

  • naziv institucije (organizacije) i njezina podređenost;
  • naziv strukturne jedinice;
  • činovnički indeks predmeta;
  • naslov predmeta;
  • razdoblje čuvanja predmeta.

Prilikom pripreme predmeta za arhiviranje ti se pojedinosti navode i dopunjuju. Na primjer, naslovnica kaže:

  • broj svezaka, ako predmet ima više svezaka;
  • rokovi za rješavanje predmeta;
  • broj listova u datoteci;
  • brojevi fonda, popisi i predmeti prema popisu.

Posljednji rekviziti zalijepljeni su u arhivu.

Riža. 6.5. Obrazac popisa predmeta trajnog, privremenog (preko 10 godina) skladištenja

Vrlo je važno poštovati određene zahtjeve prilikom oblikovanja naslovnice. Dakle, naziv organizacije piše se u nominativu. Ako se naziv promijenio tijekom godine, na naslovnici se navode oba imena, pri čemu se u zagradi stavlja prethodni, a ispod piše novi.

Naslov predmeta prenosi se na naslovnicu početkom godine od . No, nakon analize sadržaja dokumenata, možda će biti potrebna neka pojašnjenja naslova. Ako se ukaže takva potreba, potrebno je izvršiti dopunu nomenklature predmeta i staviti naslov i indeks na naslovnicu u skladu s tim dopunom. Prvo, naslov treba navesti vrstu predmeta (predmet, korespondencija, dokumenti itd.) ili vrstu dokumenata (zapisnici, naredbe, izvješća, akti). Zatim se navodi autor ili dopisnik (ako se radi o korespondenciji), a zatim se postavlja pitanje koje odražava sadržaj dokumenata. Moguće je formirati dokumente više autora ili dopisnika u jednom slučaju ako se odnose na jedno pitanje. Autentičnost dokumenata nije naznačena u naslovima, ali se propisuje dostupnost kopija dokumenata. Na omotu predmeta moraju biti naznačeni datumi najranijih i najnovijih dokumenata i rok čuvanja predmeta. Na predmetima s dokumentima trajnog čuvanja naznačeno je "trajno čuvati", na ostalima - određeno razdoblje skladištenja u skladu s popisom.

Prilikom određivanja broja listova ne uzimaju se u obzir listovi internog popisa i zapisnika o ovjeri.

Za sve slučajeve trajnog i dugotrajnog skladištenja sastavlja se popis. Inventar je arhivski imenik koji sadrži sustavni popis skladišnih jedinica, kao i dizajniran da ih evidentira i objedini sistematizaciju. Inventar služi kao glavni računovodstveni referentni alat u uredskom radu i arhivi. Inventari se sastavljaju odvojeno za trajne skladišne ​​predmete, privremene (preko 10 godina) skladišne ​​predmete i dosjee osoblja. U nekim slučajevima, ovisno o specifičnostima organizacije, mogu se sastaviti popisi za određene kategorije predmeta (sudski i istražni predmeti, znanstvena izvješća o temama i sl.).

Slučajevi su navedeni po važnosti. Na primjer, redoslijed može biti sljedeći: statut društva, zapisnici skupština dioničara, zapisnici sjednica upravnog odbora, nalozi direktora za osnovnu djelatnost, godišnji planovi itd. Popis predmeta u svakoj ustrojstvenoj jedinici sastavljaju djelatnici službe za vođenje evidencije.

Riža. 6.6. Obrazac godišnjeg odjeljka zbirnog popisa predmeta trajnog skladištenja

Opis se sastoji od godišnjih odjeljaka. Godišnji odjeljci sastavljaju se na propisanom obrascu. Podaci o svakom predmetu uključeni u inventar nazivaju se opisnim člankom. Uključuje:

  • serijski broj predmeta (volumen) prema popisu;
  • indeks predmeta (volumen);
  • naslov predmeta (sveska);
  • datumi predmeta (volumen);
  • broj listova u datoteci (volumen);
  • razdoblje skladištenja (za slučajeve pohranjene više od 10 godina);
  • Bilješka.

Svaki predmet u inventaru ima neovisni serijski broj.

Ako se slučaj sastoji od nekoliko svezaka, svaki svezak ima svoj broj. Predmete sređuje u inventar po redu arhive organizacije. Također dodjeljuje brojeve inventara ustrojstvene jedinice.

Prilikom prijenosa višegodišnjih predmeta u arhiv moraju se sistematizirati. Uobičajeni redoslijed sistematizacije poslova u organizaciji je kronološko-strukturalni. To znači da se, prvo, predmeti sistematiziraju po godinama. Drugo, predmeti su sistematizirani prema nazivima strukturnih jedinica u kojima su pohranjeni. Svi slučajevi trajnog skladištenja na godinu dana poredani su po važnosti. To obično odgovara redoslijedu strukturnih jedinica i zaglavlja predmeta u nomenklaturi predmeta.

Riža. 6.7. Obrazac završnog zapisa i potpisa ovjere

Tako se dobiva skladan popis svih predmeta istog razdoblja skladištenja za jednu godinu. Radi lakšeg pretraživanja, nazivi strukturnih jedinica mogu se navesti u inventaru prije prve datoteke odgovarajuće strukturne jedinice.

U organizacijama u kojima je broj generiranih slučajeva malen, nije preporučljivo svake godine sastavljati novi popis. Moguće je izraditi jedan inventar, uključujući predmete za više godina.

Riža. 6.8. Obrazac godišnjeg dijela zbirnog popisa predmeta po osoblju

Riža. 6.9. Obrazac popisa elektroničkih dokumenata trajnog pohranjivanja

U takvim organizacijama godišnje se sastavlja godišnji dio inventara s kontinuiranim numeriranjem predmeta. Svaki od godišnjih odjeljaka inventara počinje naznakom odgovarajuće godine, a zatim se predmeti slažu u skladu s prihvaćenom strukturom.

Svaki opis ima svoj broj. Obično, inventar za slučajeve trajnog skladištenja ima 1, za slučajeve s rokom trajanja dužim od 10 godina - N & 2, za slučajeve osoblja - br. 3 s dodatkom slovnog indeksa "l / s".

Opis završava unosom sažetka. Brojkama i riječima označava broj predmeta koji su uvršteni u inventar, prvi i zadnji broj predmeta prema popisu, te određuju značajke numeracije (slovo i brojevi koji nedostaju). Inventar mora potpisati sastavljač s naznakom položaja i dešifriranjem prezimena. Označen je datum popisa.

Osim popisa predmeta trajnog skladištenja, predmeta privremenog (preko 10 godina) razdoblja skladištenja, kadrovski odjeli organizacija moraju godišnje sastavljati popise predmeta za osoblje. Dokumenti o osoblju su od posebne društvene važnosti - oni su temelj za potvrđivanje radnog staža, radnog mjesta, trajanja rada u ovoj organizaciji i drugih činjenica o radnim odnosima. Kako bi se spriječio gubitak ovih dokumenata, većina dokumenata o osoblju otpuštenih radnika arhivira se i čuva 75 godina.

U svezi s razvojem računalne tehnologije, povećanjem količine dokumenata na elektroničkim medijima, organizacije trebaju pohranjivati ​​audiovizualnu i elektroničku dokumentaciju. U arhivu organizacije, ovisno o sastavu i obujmu ED, sastavljaju se popisi elektroničkih dokumenata trajnog razdoblja pohrane. Elektronički dokumenti uključeni su u samostalne inventare.

Broj primjeraka inventara određuje se rokom čuvanja predmeta. Popis trajnih skladišnih predmeta sastavlja se u četiri primjerka. Jedan primjerak ostaje u odgovarajućoj strukturnoj jedinici, drugi primjerak inventara prenosi se u službu predškolske odgojno-obrazovne ustanove, treći u arhiv organizacije. Četvrti primjerak šalje se u odgovarajući državni ili općinski arhiv.

Organizacije koje ne predaju dokumente u državni arhiv sastavljaju popis spisa za trajnu pohranu, za spise s rokom čuvanja od 10 godina ili više, te za osoblje u tri primjerka.

Popisi se ne sastavljaju za predmete privremenog roka skladištenja, ”zamjenjuju se nomenklaturom predmeta, gdje se ispred svakog naslova stavlja oznaka o roku skladištenja.

Tijekom razdoblja pripreme predmeta od strane strukturne jedinice za prijenos u arhiv organizacije, djelatnik arhiva najprije provjerava ispravnost njihovog formiranja, izvršenja i usklađenost broja predmeta uključenih u popis predmeta (strukturne jedinice) s broj zavedenih predmeta u skladu s nomenklaturom spisa organizacije. Sve nedostatke utvrđene tijekom revizije u formiranju i izvršavanju predmeta, zaposlenici strukturne jedinice dužni su otkloniti. Nakon otkrivanja izostanka slučajeva, sastavlja se odgovarajuća potvrda.

Svaki slučaj prihvaća osoba odgovorna za arhiv organizacije, u nazočnosti djelatnika strukturne jedinice. Istodobno, na oba primjerka popisa predmeta ustrojstvene jedinice za svaki predmet koji je u njemu uključen, upisuje se bilješka o prisutnosti predmeta. Na kraju svakog primjerka inventara navodi se broj stvarno primljenih predmeta u arhiv, brojevi nedostajućih predmeta, datum prijema i prijenosa predmeta, kao i potpisi odgovorne osobe za arhiv i osobe. tko je prenio predmete, označeni su brojevima i riječima. Prilikom preuzimanja posebno vrijednih predmeta provjerava se broj listova u predmetima.

Predmete povezane u pakete u arhiv organizacije dostavljaju zaposlenici strukturnih odjela. Zajedno s predmetima u arhiv se prenose i registarske kartoteke dokumenata. Naziv svakog ormarića je uključen u inventar.

Čak i ako ravnatelj ne želi čuti za arhiv kao strukturnu jedinicu, to ne znači da on ne postoji u tvrtki. Arhiva postoji, ali zasad ima oblik skladišta starog papira razbacanog po ormarima i uredima uz potpunu odsutnost ikakvog jedinstvenog reda i sustava. U ovom članku ćemo govoriti o tome kako organizirati pohranu dokumenata u organizaciji koja još nema arhivu kao takvu, a dokumenti koje je potrebno pravilno sačuvati već postoje, a štoviše, pojavljuju se svaki dan. Uostalom, vidite, puno je lakše početi stvarati arhiv kad je organizacija mala i nema toliko papira za očuvanje. Ako se bavite ovim poslom za nekoliko godina, kada će obujam cirkulacije dokumenata početi iznositi desetke tisuća jedinica, bit će mnogo teže stvoriti arhiv.

REGULATORNI DOKUMENTI I ODGOVORNOST ZA NEPRAVILNO ČUVANJE DOKUMENTA

Postupak pohrane organizacijskih dokumenata reguliran je na saveznoj razini.

Dva su glavna dokumenta o radu arhiva u poduzeću:

  1. Osnovna pravila za rad odjelnih arhiva, odobren naredbom Glavnog arhiva SSSR-a od 5. rujna 1985. br. 263. Dokument je regulatorne (obvezne) prirode.
  2. Osnovna pravila za rad arhiva organizacija, odobreno odlukom Kolegija Saveznog arhiva od 6. veljače 2002. (u daljnjem tekstu: Osnovna pravila za rad arhiva organizacija). Dokument je metodičke (izborne) prirode.

Preporučamo da tajnik prouči ove prilično slične dokumente. Oni opisuju osnovne principe pohrane poslovnih papira u poduzeću, zahtjeve za pohranu, te daju mnoge oblike dokumenata koji osiguravaju proces pohrane, na čelu s nomenklaturom dosjea organizacije.

Odgovornost za nepropisno skladištenje dokumenata

Sukladno čl. 13.25. Zakona o upravnim prekršajima Ruske Federacije, kršenje utvrđenog postupka i rokova za pohranu dokumenata od strane dioničkog društva i društva s ograničenom (dodatnom) odgovornošću povlači za sobom izricanje administrativne kazne službenicima u iznos od dvije tisuće petsto do pet tisuća rubalja; za pravna lica - od dvjesto tisuća do tristo tisuća rubalja. Praksa korištenja ovog članka prilično je opsežna, što ima smisla prijaviti menadžeru koji odbija dodijeliti sredstva za pohranu dokumenata tvrtke.

ANALIZA SASTAVA DOKUMENTA

Prije svega, morate se pozabaviti sastavom dokumenata koji se trenutno nalaze u organizaciji. Svi su podijeljeni u dvije skupine:

Dokumenti koji su već završeni uredskim radom;

Dokumenti koji nastaju kao rezultat aktivnosti organizacije i nalaze se u jednoj ili drugoj fazi svog životnog ciklusa.

Rad će ići u dva smjera odjednom. Dokumente iz prve skupine potrebno je pregledati, rastaviti po vrstama i utvrditi sastav predmeta. Dokumente druge skupine, odmah po završetku uredskog posla, također će trebati podijeliti po predmetima.

Morate djelovati uzastopno, obraćajući se redom svakom odjelu organizacije. Ovdje bi zaposlenici ovih odjela trebali priskočiti u pomoć tajnici. Samo oni - ljudi koji iznutra poznaju svoje radne procese - mogu ispravno formulirati naslove predmeta i sastav dokumenata u njima. Popis predmeta svake strukturne jedinice koji proizlazi iz ovog rada činit će temelj nomenklature predmeta organizacije.

UVJETI ČUVANJA DOKUMENTA

Svaki dokument ima svoje razdoblje skladištenja, koje ne određuje organizacija - autor dokumenta, već država. Uništavanje dokumenta prije isteka roka čuvanja nije dopušteno.

Do danas postoje tri pravilnika koji reguliraju uvjete pohrane dokumenata, kako kažu, u gomili. Navodimo ove propise:

  • Popis standardnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih tijekom aktivnosti državnih tijela, lokalnih vlasti i organizacija, s naznakom razdoblja skladištenja, odobren naredbom Ministarstva kulture Rusije od 25. kolovoza 2010. br. 558 (sa izmjenama i dopunama). dana 4. veljače 2015.);
  • Popis tipičnih arhivskih dokumenata nastalih u znanstvenim, tehničkim i proizvodnim aktivnostima organizacija, s naznakom razdoblja skladištenja, odobren naredbom Ministarstva kulture Rusije od 31. srpnja 2007. br. 1182 (s izmjenama i dopunama od 28. travnja 2011. );
  • Popis standardnih dokumenata nastalih u aktivnostima državnih odbora, ministarstava, odjela i drugih institucija, organizacija, poduzeća, s naznakom razdoblja skladištenja, odobren od strane Glavnog arhiva SSSR-a 15. kolovoza 1988. (sa izmjenama i dopunama od 31. srpnja, 2007).

Dionička društva također se treba voditi Pravilnikom o postupku i uvjetima pohrane dokumenata dioničkih društava, odobrenim Uredbom Federalne komisije za vrijednosne papire Rusije od 16. srpnja 2003. br. 03-33 / ps.

Uz gore navedene standardne popise, rok trajanja određenih dokumenata može se odrediti u industrijskim propisima. Stoga biste trebali biti vrlo oprezni pri postavljanju rokova i svakako pribjegnite pomoći menadžera i zaposlenika onih odjela na koje se dokumenti odnose.

Bilješka

Razdoblje čuvanja dokumenata računa se od prvog siječnja godine koja slijedi nakon godine završetka uredskog posla. Dakle, ako je dokument izrađen u siječnju 2015. i ima razdoblje pohrane od 5 godina, tada će se tih 5 godina računati od 01.01.2016. Ispada da se ovaj dokument može uništiti tek nakon 31.12.2020.

Tijekom vremenske faze obično se ustanovi da pri organiziranju sustava za pohranu dokumenata svaka radnja povlači drugu. Ako se zapitamo koliko godina je pohranjen ovaj ili onaj dokument, onda ga odmah treba negdje zapisati - ne možete držati sve te brojeve u glavi. Popis koji sadrži sve dokumente organizacije, uklj. trajanje njihove pohrane nije ništa drugo nego nomenklatura predmeta.

NOMENKLATURA PREDMETA

Proces pohrane dokumenata organizacije počinje nomenklaturom predmeta.

Naš rječnik

Nomenklatura predmeta - sistematizirani popis naziva predmeta upisanih u uredski rad organizacije, s naznakom uvjeta njihovog čuvanja, u propisanom obliku.

Drugim riječima, svi naslovi predmeta dobiveni analizom dokumenata sažeti su u jedinstveni popis i za njih se određuju rokovi pohrane.

Obrazac nomenklature predmeta dat je u Dodatku 7. točki 3.4.6. Temeljnih pravila za rad arhiva organizacija.

Bilješka: naziv odjela u nomenklaturi predmeta - naziv ustrojstvene jedinice.

Indeks slučaja sastoji se od dva dijela. Prvi je redni broj ustrojstvene jedinice, drugi je redni broj predmeta unutar ustrojstvene jedinice.

Uzmimo primjer. Na primjer, u organizaciji odjel za oglašavanje dobio je serijski broj 04. U nastavku je dat fragment nomenklature slučajeva.

Bilješka

Ako je organizacija toliko mala da ulogu odjela u njoj igraju zaposlenici, od kojih svaki ima svoju funkcionalnost, onda je bolje započeti sve indekse slučajeva od 01 i isključiti redak "Naziv odjeljka" iz nomenklature.

Kolona "Broj slučajeva" dovršeno na kraju kalendarske godine. Označava broj skladišnih jedinica svakog predmeta koji se nakupio u poduzeću za godinu.

Nomenklaturu predmeta odobrava i stavlja na snagu od nove radne godine čelnik organizacije. No, ne treba čekati siječanj da pokušate generirati dokumente tvrtke prema nomenklaturi, jer bi se sredinom godine mogla pojaviti prva nomenklatura predmeta u povijesti organizacije.

Dokumenti se dostavljaju predmetima odmah nakon što su dokumentirani. Ne možete ih spremiti cijelu godinu, a zatim posvetiti nekoliko tjedana da ih spremite u mape. Čim se dokument izvrši i skine s kontrole, mora se staviti u datoteku.

Kolege treba postupno navikavati na činjenicu da je tajnica zadužena za dokumente tvrtke. Ako se u jedinici pojavi novi predmet, o tome se mora obavijestiti tajnik, koji će predmet unijeti u nomenklaturu i zajedno s nadležnim djelatnikom odrediti rok skladištenja. Tako se u mladoj organizaciji formira sustav centraliziranog uredskog rada.

"POSEBNI" DOKUMENTI: HR I RAČUNOVODSTVO

Kadrovski dokumenti. Ako je tajnik dodatno uključen u vođenje kompanijske i kadrovske dokumentacije, pohranjivanju ovog sloja korporativne dokumentacije treba posvetiti posebnu pozornost iz sljedećih razloga:

Kadrovski dokumenti podliježu inspekcijskim pregledima mnogo češće nego upravljački dokumenti;

Vijek trajanja mnogih HR zapisa mjeri se desetljećima;

Kadrovski dokumenti sadrže osobne podatke zaposlenika, te stoga zahtijevaju ne samo pomno računovodstvo, već i posebne uvjete pohrane i pristup njima.

Predmeti za rad s osobljem općenito su uključeni u nomenklaturu predmeta, ali ih je potrebno držati u ormariću na zaključavanje, po mogućnosti željeznom, idealno u posebnoj prostoriji, koja je također zaključana.

Računovodstveni dokumenti. Budući da je glavni računovođa osobno odgovoran za sigurnost svojih dokumenata, u ranim fazama razvoja organizacije to čini sam. Možda je računovodstvo jedini odjel za red u čijoj dokumentaciji možete biti relativno mirni.

Postupno, arhiva knjigovođe prelazi granice pojedinačnog sefa, te se postavlja pitanje uključivanja računovodstvenih i poreznih izvještaja u opći niz dokumenata poduzeća radi skladištenja i naknadnog uništavanja. Računovodstvene isprave također su uključene u nomenklaturu.

Što se tiče načina skladištenja, za razliku od kadrovskih dokumenata, zakonodavstvo ne sadrži posebne upute u tom pogledu. Međutim, ako pitate za mišljenje računovođa, onda će gotovo svaki od njih reći da je i ove predmete bolje držati u zasebnoj prostoriji.

ELEKTRONSKI DOKUMENTI

Druga posebna vrsta organizacijskih dokumenata je elektronička. Opasnost od nepoznavanja za njih je prilično velika, jer ako su papiri u fasciklama na vidiku i ne košta ništa uzeti u obzir, onda oni elektronički “žive” u računalima kolega. Riječ je o onim dokumentima čiji se životni ciklus odvija elektronički. Primjer iz udžbenika su zapisnici registracije koje tajnica vodi u MS Excelu. Kada dođe vrijeme za slanje dnevnika na pohranu, ne morate ga ispisivati: to je elektronički dokument, a također se mora elektronički pohraniti.

Pododjeli moraju dati podatke o elektroničkim dokumentima na zahtjev tajnika.

Nažalost, u Rusiji još uvijek nema jasno formuliranih uputa za pohranu elektroničkih dokumenata, i to unatoč činjenici da u nekim područjima djelatnosti (na primjer, internetski marketing) količina elektroničkih dokumenata organizacije teži 100%. Jedino čime se može voditi je nacrt Preporuka o nabavi, računovodstvu i organizaciji pohrane elektroničkih arhivskih dokumenata u arhivima organizacija, koji je izradio VNIIDAD još 2012. godine.

Elektroničke isprave unose se u nomenklaturu predmeta uz papirnate i čuvaju se na rokove utvrđene popisima.

UNIŠĆENJE DOKUMENTA JE CENTRALIZIRANI PROCES!

U prvim mjesecima rada sustava za pohranu dokumenata tajnica neće biti dorasla uništenju, a ako je organizacija mlada, prije toga uopće trebate pričekati nekoliko godina. Ako se ipak pronađu dokumenti kojima je istekao rok čuvanja, tada se postupak uništavanja organizira u skladu s Temeljnim pravilima za rad arhiva organizacija.

Glavna stvar koju treba zapamtiti je da je uništavanje dokumenata centralizirani proces u koji su uključeni mnogi zaposlenici tvrtke, uključujući njezinog šefa. Poderati dokument i baciti ga u smeće nije uništavanje. Ne možete to učiniti.

Nije bitno hoće li se u organizaciji ubuduće pojaviti “arhiva” strukturne jedinice ili će dokumente pohranjivati ​​posebno ovlašteni djelatnik ureda, ali vi morate pohraniti dokumente, a ta je obveza, kako smo saznali na početku članka, sadržan je na zakonodavnoj razini.

SAŽETAK

  1. Čuvanje dokumenata obveza je organizacije, utvrđena na zakonodavnoj razini.
  2. Organizacija sustava za pohranu dokumenata poduzeća počinje analizom sastava dokumenata.
  3. Popis predmeta organizacije, za koje se rokovi čuvanja određuju u skladu s posebnim popisima, izgrađenim u posebnom obrascu, čini nomenklaturu predmeta organizacije.
  4. Posebna se pozornost posvećuje sustavima kadrovske i računovodstvene dokumentacije, kao i elektroničkim dokumentima.
  5. Uništavanje dokumenata je organiziran, centraliziran proces koji zahtijeva sustavan pristup. Ne možete se jednostavno riješiti dokumenta.

Pošaljite svoj dobar rad u bazu znanja je jednostavno. Upotrijebite obrazac u nastavku

Studenti, diplomski studenti, mladi znanstvenici koji koriste bazu znanja u svom studiju i radu bit će vam jako zahvalni.

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Objavljeno na http://www.allbest.ru/

Ministarstvo poljoprivrede Ruske Federacije

Federalna državna proračunska obrazovna ustanova visokog obrazovanja

Rjazansko državno agrotehnološko sveučilište. godišnje Kostychev

(FGBOU VO RSATU)

Fakultet za ceste

Sažetak na temu:

"Arhiviranje dokumenata"

Završio: student 3. godine

fakultet za ceste

područja obuke

"Tehnologija transportnih procesa"

Malakhov V.A.

Provjerio: kandidat ekonomskih nauka, izvanredni profesor Lozova O.V.

Ryazan 2015

1. Dokumenti kojima se uređuje postupak čuvanja isprava

2. Formiranje isprava u predmetima

3. Tehnička obrada dokumenata prije predaje u arhivsku pohranu

4. Osiguravanje sigurnosti dokumenata

5. Elektronički dokumenti u arhivima

6. Postavljanje dokumenata u repozitorije

7. Provjera dostupnosti i statusa dokumenata

8. Arhivske reference

9. Ispitivanje vrijednosti i uništenje dokumenta

Bibliografija

1. Dokumenti kojima se uređuje postupak čuvanja isprava

Postupak pohrane dokumenata reguliran je sljedećim glavnim dokumentima:

Savezni zakon br. 125-FZ od 22. listopada 2004. "O arhiviranju u Ruskoj Federaciji";

Glavna pravila za rad arhiva organizacije - odobrena odlukom Saveznog arhiva od 6. veljače 2002. (u daljnjem tekstu - Osnovna pravila);

Popis tipičnih upravljačkih arhivskih dokumenata nastalih tijekom aktivnosti državnih tijela, lokalnih samouprava i organizacija, s naznakom razdoblja skladištenja, odobrenog Naredbom Ministarstva kulture Ruske Federacije od 25. kolovoza 2010. N 558;

Važeći Pravilnik o dokumentima i tijeku rada u računovodstvu, odobren naredbom Ministarstva financija SSSR-a od 29. srpnja 1983. br. 105.

Postupak pohranjivanja računovodstvenih dokumenata definiran je u Federalnom zakonu od 21. studenog 1996. N 129-FZ "O računovodstvu", kao iu Poreznom zakonu Ruske Federacije.

2. Formiranje isprava u predmetima

Svaki stručnjak koji radi s dokumentima trebao bi biti uključen u formiranje dokumenata u predmete. Treba napomenuti da se dokumenti formiraju u spise prema određenim kriterijima, kako bi se kasnije mogli lako pretraživati ​​u arhivi. Arhivisti su izradili poseban referentni dokument, uz pomoć kojeg se službeni dokumenti distribuiraju u fascikle (predmete). Zove se nomenklatura slučajeva. Ovo je sistematizirani popis naslova svih predmeta koje će zaposlenici započeti u organizaciji u idućoj godini. Nomenklatura predmeta sastavlja se uoči nove kalendarske godine, najčešće u prosincu, kako bi se znalo koji predmeti se trebaju formirati u društvu u idućoj godini od siječnja do prosinca.

Pri oblikovanju dokumenata u predmete koriste se različiti znakovi prema kojima se dokumenti spajaju u jednu mapu. Na primjer, nazivni znak: narudžbe prema nalozima, protokoli prema protokolima. Drugi znak je predmet-pitanje za službenu korespondenciju. Ali moguć je i potpuno drugačiji pristup, kada se o jednom pitanju kombiniraju različiti dokumenti. Klasičan primjer je sudski spor, osobni dosje zaposlenika.

Obrazac nomenklature predmeta je jedinstven i uključen u prilogu "Osnovna pravila za rad arhiva organizacije". Dokument odobrava čelnik organizacije. Ako je tvrtka velika, tada je potrebno popuniti stupac "Naziv odjela", odnosno upisati naziv strukturne jedinice. Ako je organizacija mala, tada je ovdje naznačen smjer aktivnosti.

arhivska pohrana predmeta dokumenta

3. Tehnička obrada dokumenata prije njihove predaje na arhivsku pohranu

Prvo, dokumenti u dosjeu moraju biti kronološkim redoslijedom: gornji dokument je prvi siječnja. Crnom grafitnom olovkom potrebno je numerirati svaki list na prednjoj strani kućišta u gornjem desnom kutu. Certifikacijski list također sadrži tablicu koja ukazuje na značajke fizičkog stanja i formiranje kućišta, na primjer, poderane, zalijepljene, pljesnive listove. Morate dati poveznicu na njihov broj. I potrebno je sastaviti interni popis dokumenata slučaja. U interni popis unose se indeks predmeta, njegov naslov, brojevi listova predmeta koji odgovaraju ovom dokumentu. Inventar prilaže njegov sastavljač i stavlja ga na početak predmeta. Sada se spis mora ili spojiti ili predati na uvez, izdati omot koji odražava naziv organizacije, odjela, broj predmeta, volumen, naslov, datume osnivanja i zatvaranja predmeta.

Popisi se sastavljaju u najmanje tri primjerka, od kojih jedan ostaje u ustrojstvenoj jedinici, čime se potvrđuje činjenica da su dokumenti dostavljeni u arhiv, a ostali primjerci popisa se zajedno sa spisima prenose u arhiv.

4. Osiguranje dokumenata

Slučajevi kratkoročnog (do 10 godina), dugotrajnog (preko 10 godina) i trajnog razdoblja skladištenja moraju se čuvati u organizaciji:

1. prije isteka utvrđenog roka i njihovo izdvajanje za uništenje;

2. prije predaje predmeta državnom pritvoru;

3. do likvidacije organizacije.

Tijekom cijelog utvrđenog razdoblja čuvanja mora se osigurati ne samo evidencija dokumenata, već i njihova fizička sigurnost i korištenje.

To nameće određene zahtjeve za obradu samih predmeta i opremljenost arhiva.

Arhivski dokumenti se dijele na dokumente opće i zasebne pohrane, na papirnoj i filmskoj osnovi. Potonji ne uključuju samo filmove za foto, video i audio snimke, već i druge računalne medije koji se još nisu formirali u samostalnu skupinu.

5. Elektronički dokumenti u arhivima

Prema načelima arhiviranja, dokument mora biti pohranjen na mediju na kojem je nastao. Stoga pohrana uredske dokumentacije na računalnim medijima nije zabranjena, ali nije dobrodošla iz objektivnih razloga.

Također treba imati na umu da dugotrajna pohrana dokumenata na nestabilnim prijenosnim medijima, kao što su diskete, zahtijeva česte, najmanje šest mjeseci, provjere i prepisivanje pohranjenih informacija na novim medijima u duplikatu. Dugoročno, tj. više od 10 godina pohranjivanja arhiviranih informacija na tvrdi disk računala također je rizično zbog mogućih kvarova i napada virusa.

Trenutačno se jedini mogući medij za snimanje arhiviranih dokumenata može smatrati optičkim diskom koji se ne može ponovno upisivati ​​(CDR), iako su se u posljednje vrijeme sve češće tvrdnje o njegovoj kvaliteti.

Uz značajnu količinu dokumenata na računalnim medijima i bazama dokumenata formiranih u procesu elektroničke dokumentacije, organizira se samostalna pohrana elektroničkih dokumenata ili u sklopu postojećeg arhiva za njihovu pohranu.

6. Postavljanje dokumenata u repozitorije

Promišljeno postavljanje dokumenata omogućuje racionalno korištenje prostora, smanjuje troškove pretraživanja datoteka, osigurava optimalne uvjete pohrane i mogućnost evakuacije arhive u slučaju nužde.

Postavljanje arhivske dokumentacije u organizacije temelji se na:

1. stvaranje najboljih uvjeta za trajno čuvanje dokumenata,

2. pogodnost operativnog korištenja svih dokumenata.

Dokumenti općih uredskih poslova, povjerljivi, kadrovski i tehnički pohranjuju se odvojeno, po mogućnosti u različitim skladištima.

Prilikom određivanja prostorija potrebnih za postavljanje predmeta uzima se u obzir dinamika kretanja predmeta. Dakle, u arhivu organizacije je svrsishodnije smjestiti predmete ne samo po strukturnim odjelima u skladu s popisima i nomenklaturama predmeta, već i prema vremenu njihove dodjele za uništenje.

Za orijentaciju u dinamički promjenjivom sastavu predmeta sastavljaju se topografski indeksi, a sve prostorije, stalci u njima numerirani su s lijeva na desno od ulaza. Police su također numerirane u skladu s ugradnjom kućišta, t.j. stalak od vrha do dna.

Dokumenti se moraju čuvati u prostorijama odvojenim od radnih prostorija zaposlenika i zaštićenim od pristupa neovlaštenih osoba. Svodovi moraju biti dodatno zaštićeni rešetkama koje se otvaraju iznutra (za ekstremnu evakuaciju) na prozorima prvog kata arhive, vrata su dodatno ojačana i opremljena bravama. Prozori su zaštićeni od izravnog sunčevog svjetla posebnim ostakljenjem, bojama i zavjesama za zamračivanje. Zbog povećane opasnosti od požara, spremišta dokumenata opremljena su lampama zatvorenog tipa, prekidačima i sigurnosnim štitnicima koji se nalaze izvan skladišta. Obvezna potrepština arhiva su viševarijantna sredstva za gašenje požara (uključujući i ona koja nisu tekuća, na primjer, pijesak i ceradu).

Arhiv mora imati:

1. posebne pokretne ili stacionarne police širine police od najmanje 25 cm;

2. širina prolaza između regala je najmanje 75 cm;

3. širina glavnih prolaza do 120 cm;

4. razmak između polica u visini 35-40 cm;

5. udaljenost krajeva regala od zidova je 45 cm;

6. udaljenost od poda do donje police je 20 cm, au podrumskim i polupodrumskim etažama - do 50 cm.

Za pohranu dokumenata velikog formata (karte, crteži, planovi) koriste se posebni stalci s vodoravnim ili okomitim visećim pohranama.

Kalupi su glavni uništavači dokumenata u arhivima. Poznato je da više od 200 vrsta gljiva živi u "skladištima papira", njihove spore se prenose zrakom i lako mogu zaraziti dokumente u prašnjavim prostorijama. U pravilu se gljive najaktivnije razvijaju na vlažnim dokumentima ili u skladištima s visokom vlagom zraka na temperaturi od 25-27 ° C, u usko pretrpanim kutovima i neventiliranim ormarima.

Stoga se pri skladištenju dokumenata (i knjiga) moraju poštivati ​​optimalni uvjeti temperature i vlažnosti. U Rusiji je postavljena na maksimalno 18-20°C, uz relativnu vlažnost zraka od 50-55%. Filmski mediji zahtijevaju još strože uvjete skladištenja, pa su svi arhivi opremljeni uređajima za mjerenje temperature i vlažnosti u različitim kutovima arhive. Za arhive obvezno je redovito mokro čišćenje i preventivna dezinfekcija prostora.

Svi spisi u arhivi dodatno su pakirani u kartonske kutije, snopove i druge posude od materijala koji su neškodljivi za dokumente.Na kutije se lijepe naljepnice, a na snopove spisa naljepnice koje označavaju:

1. inventarni brojevi (nomenklatura predmeta),

2. godina(e) i posljednji brojevi predmeta uključeni u ovo polje (paket).

Ovisno o tvrdoći materijala za pokrivanje kućišta, učestalosti korištenja dokumenata, odabire se način skladištenja - okomito ili vodoravno.

7. Provjera dostupnosti i statusa dokumenata

Provjere stvarne prisutnosti i fizičkog stanja slučajeva (blijedi, infekcija, mehanička oštećenja) provode se najmanje:

1. jednom svakih 10 godina,

2. za slučajeve trajnog skladištenja - jednom u 5 godina,

3. za povjerljive dokumente - godišnje

Takve se provjere također provode:

1. prilikom promjene voditelja arhiva,

2. u slučaju masovne štete ili gubitka predmeta,

3. nakon premještanja predmeta u drugu arhivu.

Rezultati pregleda dokumentiraju se aktima u standardnom obrascu koji utvrđuje Arhivska služba, a odobrava čelnik organizacije. Na temelju rezultata revizija koje je odobrilo rukovodstvo organizacije, unose se izmjene i pojašnjenja (ako je potrebno) u računovodstvenim dokumentima, navode se broj i datum akta u kojem su zabilježeni rezultati revizije.

8. Arhivske reference

Sve trgovačke i državne organizacije, državni i resorni arhivi dužni su na zahtjev organizacija, bivših zaposlenika i građana izdati potvrde, preslike i izvatke iz arhive dokumenata kojima se potvrđuje samu činjenicu i radni staž, plaću, radno mjesto i drugo. pitanja.

Arhivska potvrda - službeno ovjerena isprava koja ima pravnu snagu i sadrži poruku (potvrdu) o dokumentima dostupnim u arhivi, podatke u vezi s predmetom zahtjeva, uz obaveznu naznaku podataka pretraživanja (inventarni broj, broj predmeta, broj lista). U referenci se navode nazivi dokumenata, njihovi datumi i podaci iz tih dokumenata prikazuju se kronološkim slijedom događaja, a ne dokumenti u kojima su obuhvaćeni.

Arhivsko uvjerenje potpisuje djelatnik odgovoran za arhiv i čelnik organizacije i ovjerava se pečatom (ako postoji - pečatom), ako je potrebno, uz potvrdu se prilažu preslike dokumenata i izvatci iz izvornika. Prilikom sastavljanja potvrde na više listova svaki list mora biti ovjeren.

Arhivski izvadak je potpuna kopija formalizacijskih i ovjerovnih dijelova dokumenta i doslovne preslike njegova sadržaja (teksta).

Arhivski izvadci izrađuju se u pravilu ako su potrebni podaci sadržani u obimnom višedimenzionalnom dokumentu, ali se samo dio njih odnosi na sadržaj zahtjeva. Na početku i na kraju svakog izvatka iz dokumenta, kao i na mjestima gdje su pojedine riječi, izrazi ili rečenice izostavljene, treba staviti tri tačke.

Arhivska kopija - doslovna reprodukcija strojopisnom, fotografskom ili elektrografskom metodom cjelokupnog teksta dokumenta, službeno ovjerena na isti način kao i arhivske reference.

Arhivske potvrde, izvatci i preslike, kao i izvorni dokumenti, izdaju se podnositeljima zahtjeva ili njihovim ovlaštenim predstavnicima na ruke uz predočenje putovnice ili druge identifikacijske isprave.

9. Ispitivanje vrijednosti i uništenje dokumenta

Provjera vrijednosti provodi se metodom lista po list dokumenta od strane članova povjerenstva. Predmeti formirani po kategorijama moraju se podijeliti u dvije skupine: prva skupina je privremeno skladištenje, druga - trajno i privremeno (preko 10 godina) skladištenje. Komisija se stvara jednom za vrijeme djelovanja organizacije i uključuje predstavnike vodećih odjela: računovodstvo, kadrovska služba, arhiv. Na čelu stručnog povjerenstva u pravilu je zamjenik ravnatelja. Povjerenstvo održava sjednice i sastavlja protokole s odlukama o odobravanju popisa dokumenata dugotrajnog, trajnog čuvanja i osoblja te utvrđuje koji dokumenti podliježu uništavanju.

Postupak uništavanja dokumenata zahtijeva ispravnu dokumentaciju. Uništavanju su podložni samo dokumenti s kratkim rokom pohrane (do uključujući 10 godina) ako je rok skladištenja istekao. Obračun ovog razdoblja počinje 1. siječnja sljedeće kalendarske godine. Nemojte uništavati dokumente koji nisu prošli provjeru vrijednosti dokumenata. Odluka o uništenju mora biti sadržana u zapisniku sa sastanka stručnog povjerenstva organizacije. Dokumenti koji podliježu uništavanju upisuju se u odgovarajući akt koji ima jedinstvenu formu - Zakon o dodjeli sredstava za uništavanje dokumenata koji ne podliježu pohrani. Nakon ispunjavanja formalnosti dokumentacije, možete nastaviti s uništavanjem dokumenata.

Popis literature

1. http://docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2. http://www.mbm.ru/wiki/index.php/Archival_storage_of_documents

3. http://www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Hostirano na Allbest.ru

...

Slični dokumenti

    Potpuni ciklus obrade i kretanja dokumenata od trenutka nastanka do završetka izvršenja i slanja. Ispitivanje (ocjenjivanje) znanstvene i praktične vrijednosti dokumenata. Opisi i izvedba predmeta. Opis dokumenata trajnog i dugotrajnog čuvanja.

    test, dodano 14.03.2009

    Struktura i namjena nomenklaturnih slučajeva. Zahtjevi za njihovo formiranje i pravila skladištenja. Ispitivanje vrijednosti dokumenata. Sastavljanje popisa predmeta i postupak njihovog ustupanja u arhiv. Bit arhivske pohrane dokumenata u elektroničkom obliku. Stručna povjerenstva.

    seminarski rad, dodan 02.03.2014

    Načela i kriteriji vrijednosti dokumenata. Sustav normativno-metodičkih priručnika za odabir dokumenata. Organizacija i provođenje ispitivanja vrijednosti dokumenata, postupak za njegovu provedbu, evidentiranje rezultata i pohranjivanje. Informacijska tehnologija u arhivu.

    diplomski rad, dodan 13.03.2019

    Uvjeti skladištenja dokumenata vezanih uz prihvat, kretanje i otpuštanje zaposlenika. Osobna iskaznica zaposlenika. Sastavljanje i uklanjanje dokumenata iz osobnog dosjea. Postupak vođenja osobnih dosjea osoba koje obnašaju javne dužnosti u Ruskoj Federaciji.

    sažetak, dodan 30.04.2011

    Faze životnog ciklusa organizacije: pojam, klasifikacija i vrste. Bit i funkcije likvidacijske komisije, pravila za pohranu dokumentacije. Ispitivanje vrijednosti isprava, načela vođenja predmeta i sastavljanje njihovih popisa. Prijenos dokumenata u arhiv.

    rad, dodan 10.05.2015

    test, dodano 03.06.2017

    Aspekti stvaranja, organizacije i funkcioniranja arhiva elektroničkih dokumenata. Uloga Koncepta za formiranje e-uprave u Ruskoj Federaciji, uvjeti za njezino funkcioniranje. Metodologija i načela arhivske pohrane elektroničkih dokumenata.

    sažetak, dodan 21.10.2011

    Zakonsko i normativno uređenje uredskog rada. Postupak sastavljanja dokumenata i uvjeti za njihovo izvršenje. Organizacijski i administrativni dokumenti i sustav kadrovske dokumentacije. Organizacija rada i čuvanje dokumenata.

    priručnik za obuku, dodan 26.01.2009

    Pravni i regulatorni okvir koji regulira uredski rad i tijek dokumenata u organizaciji. Postupak zaprimanja i početne obrade korespondencije. Tipični i pojedinačni rokovi za izvršenje dokumenata. Papirnatska obrada dokumenata.

    seminarski rad, dodan 08.11.2013

    Zahtjevi za dokumentaciju za osoblje. Koncept i specifičnosti izrade obrasca dokumenta, glavni zahtjevi za to. Postupak pripreme i izvođenja upravnih isprava, informacija i referentnih dokumenata, njihov sadržaj.

4.3.1.1. Trajno skladištenje dokumenata treba provoditi u mraku. Sve vrste rada s dokumentima treba izvoditi na ograničenim ili tehnološki potrebnim razinama osvjetljenja.

4.3.1.2. Rasvjeta u skladišnim prostorima može biti prirodna ili umjetna.

4.3.1.3. Prirodna rasvjeta u skladišnim prostorima dopuštena je raspršenim svjetlom, pod uvjetom da se na prozorima koriste raspršivači svjetla, regulatori svjetlosnog toka, zaštitni filteri, zavjese, rolete, boja stakla. Za zaštitu dokumenata koristi se pohrana u registratore, fascikle, kutije, ormare, na zatvorene police, u omotni papir i sl.

4.3.1.4. Za umjetnu rasvjetu koriste se žarulje sa žarnom niti u zatvorenim sjenilima s glatkom površinom. Dopušteno je koristiti fluorescentne svjetiljke sa skraćenim ultraljubičastim dijelom spektra tipa LB, LHB, LTB.

4.3.1.5. Razina osvjetljenja u rasponu vidljivog spektra ne smije prelaziti: na okomitoj površini stalka na visini od 1 m od poda - 20 - 50 luksa (lux), na stolnim računalima - 100 luksa (lux).

4.3.2. Uvjeti temperature i vlažnosti

4.3.2.1. U skladištima opremljenim klimatizacijskim sustavima treba održavati optimalni režim temperature i vlažnosti, uzimajući u obzir specifičnosti vrsta dokumenata: za papirnate dokumente - temperatura je 17 - 19 stupnjeva. C, relativna vlažnost zraka 50 - 55%; za filmske materijale - crno-bijele (15 stupnjeva C i 40 - 55%) i boje (2 - 5 stupnjeva C i 40 - 55%); za dokumente na magnetskim vrpcama i diskovnim medijima - 15 - 20 stupnjeva. C i 50 - 65%.

4.3.2.2. Oštre fluktuacije temperature i vlage u skladišnim prostorima nisu dopuštene. U prostorijama s nereguliranom klimom potrebno je poduzeti mjere za optimizaciju klimatskih uvjeta na temelju racionalnog grijanja i ventilacije prostorija, korištenja odvlaživača ili ovlaživača zraka. Uz dugotrajno stabilno povećanje relativne vlažnosti zraka do 80 - 90%, poduzimaju se obvezne mjere za normalizaciju klimatskih uvjeta (intenzivna ventilacija, odvlaživanje skladišta, otklanjanje razloga za povećanje vlažnosti).

4.3.2.3. Režim temperature i vlažnosti u skladištima kontrolira se redovitim mjerenjem parametara zraka: jednom tjedno u klimatiziranim prostorijama, dva puta tjedno u prostorijama s nereguliranom klimom, te svakodnevno u slučaju kršenja režima skladištenja.

4.3.2.4. Upravljački i mjerni uređaji (termometri, psihrometri, higrometri) postavljaju se u glavnom prolazu na stalku, dalje od sustava grijanja i ventilacije. Očitanja instrumenta se bilježe u dnevnik.

4.3.3. Sanitarno-higijenski režim

4.3.3.1. Prostorije arhiva moraju se održavati čistima, u uvjetima koji isključuju mogućnost pojave plijesni, insekata, glodavaca, prašine.

4.3.3.2. U skladišnim prostorima mora se osigurati slobodna cirkulacija zraka, isključujući stvaranje sanitarno-biološki opasnih zona bez ventilacije.

4.3.3.3. Prozore koji se otvaraju u toploj sezoni, kao i ventilacijske otvore u zidovima, stropovima, podovima skladišta i vanjskim otvorima ventilacijskih sustava, treba zaštititi mrežama promjera mreže ne više od 0,5 mm.

4.3.3.4. Zabranjeno je boraviti u gornjoj odjeći, mokroj i prljavoj obući, čuvati i koristiti prehrambene proizvode te pušiti u skladištima.

4.3.3.5. U prostorijama skladišta potrebno je provoditi sustavno mokro čišćenje. Najmanje jednom godišnje se otprašuju regali, ormari, skladišta; podovi, lajsne, prozorske klupice, podrumski dijelovi regala tretiraju se vodenim otopinama antiseptika (2% formalin, 5% katamin AB, itd.).

4.3.3.6. Dvaput godišnje (na početku i na kraju sezone grijanja) pregledavaju se dokumenti (selektivno) i skladišta radi pravodobnog otkrivanja kukaca i plijesni.

Pri otkrivanju bioloških štetnika poduzimaju se hitne mjere dezinfekcije i dezinfekcije prostora od strane arhiva, sanitarno-epidemiološke stanice ili karantenske službe.

4.3.3.7. Prilikom čišćenja ili dezinfekcije, voda i antiseptičke otopine ne bi smjele dospjeti na dokumente.

4.3.4. Sigurnosni način rada

4.3.4.1. Sigurnosni režim osigurava se izborom lokacije arhive u zgradi, tehničkim sredstvima zaštite, organizacijom sigurnosnog sustava, alarmnim sustavima, poštivanjem mjera kontrole pristupa, redoslijedom pristupa spremištu, pečaćenjem prostora. . Vanjska vrata arhiva i spremišta trebaju imati metalnu oblogu i jake brave. Na prozorima dostupnim izvana postavljene su metalne šipke koje se mogu zaključati i okrenuti prema van. Prostori arhiva su opremljeni protuprovalnim alarmom, u neradno vrijeme prostori su zapečaćeni (pečaćeni). Trezori moraju biti zaključani tijekom radnog vremena. Pravo pristupa spremištu imaju voditelj i zaposlenici ovog repozitorija, au nekim slučajevima - i druge osobe u njihovoj pratnji. Izuzimanje dokumenata iz arhive vrši se samo uz posebne propusnice na propisan način.

4.3.4.2. Sigurnosni režim vrijedi i za prostore u kojima se privremeno čuvaju arhivski dokumenti i materijalna dobra arhiva (čitaonica, izložbena dvorana, laboratorij i dr.).

Arhiva- to je organizacija ili njezina strukturna jedinica koja prima i pohranjuje dokumente radi korištenja retrospektivnih informacija. Za pohranu dokumenata u velikoj organizaciji nadležna je odjelna arhiva, a arhivu malog i srednjeg gospodarstva vodi tajnik ili u uredu.

Za sistematizaciju dokumenata smještenih u arhivu formira se takva jedinica njihove pohrane kao datoteka. Slučaj - dokument ili skup dokumenata koji se odnose na jedno pitanje ili područje djelovanja i stavljen u posebnu koricu. Dokumenti se oblikuju u predmete, prema nomenklaturi predmeta, sistematiziranom popisu naziva predmeta registriranih u organizaciji, s naznakom razdoblja njihovog skladištenja.

Prilikom pripreme dokumenata za arhivsku pohranu obavljaju se dvije činovničke radnje: formiranje predmeta i njegovo izvršenje. Formiranje predmeta – dodjeljivanje dokumenata konkretnom predmetu i njihova sistematizacija. Upis predmeta, utvrđen utvrđenim pravilima, priprema za pohranu dokumenata.

Organizacija arhivske pohrane dokumenata i njihovo učinkovito korištenje jedna je od glavnih zadaća službe za potporu dokumentaciji. Struktura arhiva organizacije formirana je prema nomenklaturi predmeta. Ovo je neovisni dokument, čija je kompilacija složen i višestupanjski rad.

Nomenklatura predmeta pregledavati godišnje prije poslovne godine. Prilikom sastavljanja uzima se u obzir struktura dosadašnje nomenklature i planovi funkcioniranja organizacije u sljedećoj godini. Svaka strukturna jedinica priprema svoj dio, a zatim se pojedini dijelovi centralno svode na zajedničku nomenklaturu. Nacrt nomenklature podliježe odobrenju čelnika organizacije.

Tijekom službeničke godine dokumenti kojima se završava operativni rad upisuju se u predmete u skladu s važećom nomenklaturom. U ovom slučaju moguć je izgled dokumenata koji nisu bili predviđeni u njegovoj pripremi. Ako se to dogodi, otvara se predmet s novim naslovom, što je navedeno u nomenklaturi. Također je vjerojatno da se tijekom cijele godine neće pojaviti niti jedan dokument za otvaranje predmeta s predviđenim naslovom. O svakom zavedenom predmetu u nomenklaturi se pravi odgovarajuća bilješka.

Arhivska pohrana dokumenata u organizaciji može se provoditi u nekoliko faza. Određeno vrijeme pohranjuju se u arhivu strukturne jedinice, a zatim se prenose u arhiv organizacije. Nakon toga dio dokumenata podliježe prijenosu u državnu pohranu.

Ruski uredski rad ima dugu povijest, odlikuje se nacionalnim značajkama. Dokumenti žive dugo – od registracije do arhivske pohrane i uništenja. Pravila za rad s njima u određenoj organizaciji čine uredski sustav rada. To je skup općih načela i specifičnih tehnologija obrade dokumenata. Na njihovo formiranje utječu mnogi čimbenici. Najznačajniji od njih su postojeće radne tradicije, kako nacionalne tako i one koje su nastale unutar određene organizacije, kao i različiti regulatorni i metodološki dokumenti državnih tijela.

Za podijeliti s prijateljima:
Slični postovi