Енциклопедія пожежної безпеки

Правила заповнення касового журналу Неймовірна ціна на Торгове обладнання для магазинів від компанії вестор

Журнал (книга) касира-операціоніста – вид документації, яку необхідно вести для кожного касового апаратув організації. При цьому важливо не лише його правильно зареєструвати та оформити, а й заносити до цієї книги обліку щоденні записи за встановленим зразком без виправлень. Розберемо усі актуальні вимоги до журналу касира на 2016-2017 роки.

Визначення та роль журналу

Інша назва книги касира – форма КМ-4. Вона обов'язкова за постановою №132 Держкомітету статистики. Для кожного апарату) потрібна наявність одного такого зведеного документа. Ведення цього журналу - обов'язок операційіста, касира, який обслуговує клієнтів за допомогою ККМ і приймає від останніх готівку в ролі плати за продукцію, послугу, роботу і т.д. Ця книга є первинною обліковою документацією з бухобліку вступників грошових коштів.

У КМ-4 щоденно фіксуються показання, зняті з ККМ, та суми грошей, що пройшли через касовий апарат. Працівник на початку і наприкінці дня записує до неї показання лічильників ККМ (так званий Z-звіт) - різницю між ними і вважатиметься виручкою за поточний день. Головна роль журналу касира - звіряння фактичного залишку грошей у касі з тим, що нарахувала касова машина.

Про необхідність обов'язкового веденняформи КМ-4 говорить лист Мінфіну №104 (30.08.1993) та лист ФНП № ЄД-4-2/ [email protected] (23.06.2014).

Правила оформлення та заповнення

При оформленні журналу касира-операціоніста важливо звернути увагу на такі деталі:

  • КМ-4 в обов'язковому порядкупідлягає прошивці всієї книги цілком чи лише аркушів.
  • Підпис на контрольному аркуші має бути руки ІП чи керівника організації. Вона повинна завірятися відбитком печатки, якщо остання використовується установою.
  • У книзі обов'язково нумерується кожен аркуш, починаючи з першого. Сторінок нумерувати не потрібно.
  • на останньому листіобов'язкова позначка: «У журналі пронумеровано, прошнуровано та скріплено підписом (і печаткою)… аркушів». Частина цього тексту обов'язково має заходити на контрольний лист.

Як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста (зразок конкретного запису ви побачите далі)? Правила такі:

  • Писати в книзі можна тільки кульковою або чорнильною ручкою з темно-синім чорнилом.
  • Записи вносяться у строгому хронологічному порядку. Один рядок - це один касовий день.
  • Джерелом для записів служить лише Z-звіт - інформація має бути результатом самостійних підрахунків. Якщо за касовий день було знято кілька таких звітів, то до книги необхідно внести дані щодо кожного з них.
  • Кожен запис має бути завірений підписом касира, ІП та керівника.
  • У книзі не повинно бути виправлень та помарок.

Якщо в роботі касир-операціоніст помилку вже внесеного запису, виправити її можна, дотримуючись інструкцій нижче:

  • Помилкові дані потрібно перекреслити, а потім вказати поруч правильну інформацію, а також дату виправлення.
  • Помарок своїм підписом запевняє сам касир, а також його безпосередній керівник.
  • Якщо масштаб помилки вимірюється кількома сторінками чи аркушами, допускається їх перекреслення хрест-навхрест.

Якщо всі помарок виправлені за вказаною схемою, то вони не повинні бути караними для працівника.

Вимоги до титульного листа

Титульний лист журналу касира-операціоніста має бути оформлений таким чином до безпосереднього пред'явлення книги до податкової інспекції:

  • У верхній частині має бути прописано повне найменування установи, її адресу.
  • Далі – інформація про ККМ – марка, тип, модель. У правій частині - номер виробника та реєстраційний номер, який повідомляє ЦТО або під час реєстрації апарату.
  • Обов'язково вказати, коли було розпочато заповнення книги, і згодом - коли було зроблено останній запис.
  • Необхідна вказівка ​​посади і Ф. І. О. відповідальної особи - касира, що працює за трудовим договором.

Заміна форми КМ-4

Перед стартом роботи книга операційіста обов'язково має бути зареєстрована до ІФНС. До цього часу вона вже повинна мати заповнений титульний лист, нумерування сторінок, запис на останній сторінці, що стосується контрольного листа, бути прошитим.

Новий журнал слід розпочинати лише тоді, коли повністю заповнений старий (кожна форма розрахована на 1000 записів). Причиною заміни також може бути очевидна старість книги або її суттєві ушкодження.

Графи журналу КМ-4 та їх значення, перевірочні формули

Говорячи про те, як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста, зразок якого ви вже побачили на фото, розберемо всі графи, що існують у ньому, розкривши їх значення.

Графа Назва Інформація, що вноситься
1 Дата зміниВводиться дата, надрукована в чеку - Z-звіті
2 Номер відділуГрафа заповнюється, якщо всередині організації існує розбиття на секції
3 ПІБ відповідальної особиЯкщо журнал веде той самий касир-операціоніст, то припустимо вказати ПІБ у початковому рядку, а наступних ставити прочерки (--//--)
4 Графа порядкового номера контрольного лічильника на закінчення зміниЗаписується порядкове число Z-звіту - ця інформація видно у ньому самому
5 Звіт фіскальної пам'яті (контрольний лічильник), що реєструє суму переказів показань підсумовуючого лічильникаДеякі касири записують сюди кількість продажів за день, деякі дублюють інформацію з графи 4. Більшість радять залишати цей розділ незаповненим.
6 Покази підсумовувальних лічильників на початок дняНеобнулювана сума кінця попередньої зміни (Z-звіт вчорашнього дня) - збігається з даними графи 9 попереднього запису
7 Підпис касира
8 Підпис адміністратора
9 Дані підсумовувальних лічильників на кінець зміниНеобнулювана сума на кінець робочого дня
10 Сума денного виторгуВказано у Z-звіті. Для перевірки її можна розрахувати так: графа 9 – графа 6 = графа 10
11 Здана готівкаСуми готівки, віддані операціоністом у головне касове сховище. Перевірити правильність підрахунків можна за формулою: графа 10 – графа 13 – графа 15 = графа 11
12 Сплачено за документацією, шт.Сюди записується кількість продукції, чия покупка була оплачена картками, тощо.
13 Сплачено за документами, руб.Сума покупок із графи 12
14 Здано всього рублівВказується вся здана головному операціоністу грошова сума - і готівкова, безготівкова. Якщо не було помилково вибитих чеків, повернення товарів, то дані звідси дорівнюють графі 10
15 Суми, повернені клієнтам за невикористаними чеками ККМПомилково пробиті чеки, повернення товару обов'язково також занести у форму КМ-3
16

Підписи на кінець зміни касира,

адміністратора,

керівника

Графи 17 та 18 допускається підписувати однією рукою
17
18

Розглянемо заповнення журналу конкретному прикладі.

Як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста: зразок

Припустимо, при закритті зміни 10.05.2017 касиром було знято звіт №3210. Згідно з ним виручка за день склала 23845.12 рублів. Необнулюваний результат дорівнював 50645.20 рублів. Його показники за вчора – 26800.08 рублів. Було повернено товар у сумі 2114.50 рублів. Внесемо інформацію до КМ-4.

Номер графи Інформація
1 10.05.2017
2 ---
3 Іванова А.А.
4 3210
5 ---
6 26800.08
7 (Підпис)
8 (Підпис)
9 50645.20
10 23845.12 (50645.20 - 26800.08)
11 21730.62 (23845.12 - 2114.50)
12 ---
13 ---
14 21730.62
15 2114.50
16 (Підпис)
17 (Підпис)
18 (Підпис)

Повернення та зберігання коштів

Як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста? Приклад демонструє повернення товарів споживачам. Такі ситуації, крім занесення до КМ-4, обов'язково мають заноситись до КМ-3. Повернення відбувається через главкасу організації, рідше - через КММ певного операціоніста.

Вся готівка, яка зберігається в касовому ящику, обов'язково здається наприкінці зміни безпосередньому керівнику, ІП або головкасу. Операціоніст не має права розпоряджатися цими сумами після внесення запису до журналу.

Еквайринг

Еквайрінг називається безготівковий розрахунок із застосуванням банківських карток. Це відносно недавнє нововведення часом вносить плутанину при заповненні журналу операціоніста - графа денної виручки включає велику суму, ніж та, що зберігається в касі. Крім того, працівник обов'язково повинен вести облік споживачів (зберігати їх екземпляри чеків для себе), які розплатилися безготівковим чином.

Як правильно заповнювати журнал касира-операціоніста, зразки у цій статті наочно показали. Ця книга одна із найважливіших документів під час ведення розрахунково-касової діяльності. Її відсутність, як і втрата, тягне за собою штрафи, що накладаються перевіряючими органами ІФНС, і самому працівнику, і організації.

Дата береться зі знятого наприкінці дня Z-звіту. Якщо протягом дня на одному касовому апараті було знято кілька Z-звітів, їх слід вносити окремими рядками, але при цьому дату вказати одну і ту ж. Слово " зміна " у цій графі означає, що у тому самому касовому апараті працювали два різних касира. Наприклад: 01.08.2014 (1) та 01.08.2014 (2).
Дане позначення може використовуватись в організації за бажанням.

2. Номер відділу (секції)

Якщо в Z-звіті передбачено пробивання товарів/послуг по відділах, то заповнювати цю графу слід за Z-звітом. Якщо ж організація всі продажі б'є на той самий відділ, наприклад, відділ 1, то заповнювати графу не обов'язково.

3. ПІБ касира

У графу вноситься ПІБ касира-операціоніста, що працює в зміну.

4. Порядковий номер контрольного лічильника (звіту фіскальної пам'яті) на кінець робочого дня (зміни)

Графа призначена для внесення порядкового номера Z-звіту, який зазвичай друкується у верхній частині знятого Z-звіту. Номери повинні йти в хронологічному порядку, якщо якийсь номер пропущено, отже, Z-звіт було знято, але журнал касира-операціоніста з якоїсь причини не потрапив.

5. Порядковий номер контрольного лічильника (звіту фіскальної пам'яті), який реєструє кількість переказів показань сумованого грошового лічильника

Ця графа зазвичай не заповнюється, або заповнюється показниками «0», оскільки фірма журналу передбачає, що Z-звітів має обнулятися. У сучасних касових апаратах цю функцію прибрано.

6. Показання сумованих грошових лічильників початку робочого дня (зміни)

Графа є обов'язковою до заповнення. До неї вноситься накопичувальний результат початку дня, цифра якого береться з Z-звіту. Це сума всіх пробитих на касовому апараті грошей за період його існування. З кожним знятим Z-звітом ця сума збільшується. Якщо ніяких збоїв не було, то вона повинна дорівнювати накопичувального підсумку на вечір попереднього дня (графа 9).
При покупці нового апарату перше накопичення дорівнюватиме 1 руб. 11 коп. (Дотримується вимога податкових інспекцій) податковий інспектор при реєстрації касового апарату.

7 та 8. Підпис касира та адміністратора

У цих графах розписуються касир-операціоніст та адміністратор. У деяких організаціях цю посаду обіймає та сама людина, у разі підписи збігатимуться.

9. Показання сумованих грошових лічильників на кінець робочого дня (зміни)

У графу вносяться накопичення (необнулюваний результат) на кінець робочої зміни. За логікою, це суми з графи 6, до яких додано виторг за минулий день. Показання беруться із Z-звіту, знятого наприкінці робочого дня (зміни).

10. Сума виручки за робочий день (зміну)

У графу вноситься сума виручки за робочий день (зміну), що береться із Z-звіту. До неї входять як суми, пробиті готівкою, і безготівкові продажу, і навіть повернення протягом дня.

11. Здано готівкою

У графу вноситься сума виручки з Z-звіту за мінусом безготівкового продажу. Як правило, дані цієї графи дорівнюють даним попередньої.

12 та 13. Сплачено за документами, кількість, сума

Якщо в Z-звіті передбачено поділ виручки на готівкові та безготівкові гроші, то у графі 12 ставиться цифра, яка відповідає кількості покупок за безготівковим розрахунком за день, а графі 13 – сумовий підсумок таких покупок. Якщо Z-звіті немає поділу, то графа не заповнюється.

14. Здано всього

У графі сумуються готівкові та безготівкові суми (графи 12 та 13), з яких віднімається сума повернень (якщо вони були).

15. Сума повернень

Якщо протягом дня по Z-звіту були пробиті повернення, їх сума вказується у цій графі. Якщо повернень був, рядок не заповнюється, або ставиться «0».

16. Підпис касира

Касир-операціоніст ставить свій підпис у даній графі і, перш ніж здати готівку адміністратору, заповнює довідку-звіт касира-операціоніста за формою КМ-6, до якої вносяться дані з Z-звіту.

17. Підпис адміністратора

Адміністратор приймає готівку від касира, перевіряє правильність розрахунків та розписується у цій графі.

18. Підпис керівника

Графа призначена для підпису керівника, який ставить її після завершення зміни та здавання готівки адміністратору.

Кожен підприємець, задіяний у комерційній сфері, має придбати контрольно-касові прилади для роботи з грошима . Посадові особи, завідувачі цієї техніки, зобов'язані реєструвати дохід компанії у спеціальному реєстрі.Органи контролю приділяють пильну увагувиконання цього правила, зафіксованого чинним законодавством. У цій статті ми пропонуємо розглянути питання, як заповнюється книга касира операціоніста.

Журнал касира операційіста (він же «форма № КМ-4») – це документ, в якому відображається витрата та надходження коштів

Для чого необхідний журнал касира операціоніста

Відповідно до постанови податкової інспекції, до кожного контрольно-касового приладу має бути прикріплений спеціальний реєстр, де фіксуватиметься обсяг виручки, отриманої від касових операцій. Журнал касира операційіста реєструється поряд із касовою технікою у відділенні ФМС, де було зареєстровано компанію. Важливо відзначити, що контролюючими органами встановлено правила, згідно з якими дана книгамає регулярно передаватися податковій службі для проведення перевірок. Купити цей реєстр можна в спеціалізованих букіністичних магазинах або замовити в друкарні.

Для заповнення журналу використається уніфікована форма KM 4.

Журнал, який готується до введення в експлуатацію, має бути прошитий та пронумерований. Підготовлений документ засвідчується підписом власника фірми та штампом організації. Далі документ передається представникам податкової служби, які мають завірити журнал власним друком. Людина, що взаємодіє з податковою інспекцієюпісля отримання книги назад повинен перевірити наявність підпису працівника цієї структури.

До реєстру, що розглядається, вносяться дані з фінансових звітів по касі підприємства. Тут фіксується загальний розмір фінансових коштів, що надійшли до каси компанії протягом дня. Також цей документ містить так званий «Z-звіт», де фіксується зведення за певний часовий відрізок. Цей обов'язок покладається на працівників каси або інших посадових осіб, які мають право працювати з коштами. Потрібно зазначити, що якщо протягом одного дня використовувалося кілька бланків звітності, інформацію про кожний з них слід внести до відповідних граф книжки.

Чи потрібно ставити книгу касира на облік

Журнал касира операційіста має бути обов'язково зареєстрований у податковому органі. Згідно з встановленим порядком, касир операціоніст повинен регулярно додавати нові записи до журналу. Після закінчення документ передається поруч із новим журналом контролюючого органу для перереєстрації реєстру. Працівники податкової служби повинні зазначити факт перереєстрації у спеціальній карті, яка зберігається у самому відділенні.


У журналі касира-операціоніста повинні відображати достовірну інформацію про отриманий виторг по кожній контрольно-касовій машині, що окремо експлуатується.

На окрему увагу заслуговує питання, чи потрібно вести журнал касира операційіста при онлайн-касі? У чинній постанові Міністерства Фінансів закріплено правила застосування подібних реєстрів. Починаючи з двох тисяч сімнадцятого року, кожен підприємець, який працює з касовою технікою, має придбати та встановити сучасні прилади, що дозволяють передавати податкову звітність в онлайн-режимі. У законі про порядок використання контрольно-касової техніки відсутній регламент, який зобов'язує кожного підприємця, який використовує «онлайн-касу», вести реєстр. Це означає, що кожен підприємець має право відмовитися від використання даного елемента документообігу.

Слід зазначити, що законом не забороняється складання подібних регістрів з метою використання усередині компанії.

Правила оформлення та заповнення журналу

Відповідно до правил, викладених у нормативно-правових документів, кожна компанія, яка використовує у господарській діяльності касові прилади, що працюють у режимі онлайн, мають законні підставидля установки внутрішніх правилзаповнення регістру, що розглядається. При створенні цих правил для заповнення журналу КМ 4 слід враховувати особливості процесу діловодства.

Особливості заповнення

Заповнення журналу касира операційіста виконується відповідно до такого порядку:

  1. Реєстр повинен заповнюватися після закінчення фінансового дняпосадовою особою, яка працює з касовим апаратом.
  2. Всі записи можуть вноситися лише ручкою із чорнилом синього кольору.
  3. При внесенні виправлень та коректив, нові записи мають бути засвідчені бухгалтером компанії та її керівником.

на титульному листіфіксується назва та адреса фірми. У спеціальних полях запроваджуються коди з реєстраційного свідоцтва. Далі слід навести інформацію про сам касовий апарат. Тут зазначаються його найменування, реєстраційний номер та відомості про виробника. У наступній частині титульного листа фіксується відрізок часу протягом якого використовувався даний регістр. У заключній частині першої сторінки вказується посадовець, якому доручається ведення журналу.


Усі записи в журналі ведуться касиром-операціоністом щодня в хронологічному порядку чорнилом або кульковою ручкою без помарок

Розглядаючи питання, як правильно заповнювати книгу касира операційіста, слід приділити окрема увагазаповнення таблиці. Кожна сторінка регістру містить дві таблиці, які необхідно заповнювати щодня.У першій таблиці вказується дата внесення запису та порядковий номер зміни (при цілодобовій роботі). У наступній графі фіксується інформація про відділ, де встановлено касовий апарат. У тому випадку, коли на території компанії цей прилад використовується для обслуговування всіх відділів, ставиться прочерк. У третій та четвертий стовпець вноситься інформація про працівника, завідувача каса і відомості про сам прилад.

Далі фіксується інформація, одержана шляхом зчитування контрольного лічильника. П'ята графа повинна відображати загальну суму готівки, яка пройшла через прилад з дня реєстрації апарату. У цьому розділі можна вказати обсяг виручки, отриманої за конкретний операційний день. Вся інформація, внесена до цього реєстру, засвідчується підписом посадової особи.Реєстрація прибуткових та видаткових касових документіввключає фіксацію:

  1. Загальний обсяг готівки, що пройшов через касу.
  2. Суми коштів, які було повернуто покупцям виходячи з відмови від використання касових чеків.

Зразок оформлення

Підприємцям, які використовують техніку, що працює «офлайн», необхідно прошити та пронумерувати чистий регістр, після чого передати документ ФНП для реєстрації. При використанні онлайн-кас у даному порядку дій немає необхідності. Як уже говорилося вище, ця категорія підприємців може самостійно розробити внутрішню формузаповнення документа.

Вносити інформацію до книги касиру операційіста слід після зняття «Z-звітності». У приладах, що працюють в онлайн-режимі, звіт знімається після закінчення робочого дня. Отримані відомості переносяться у регістр відповідно до встановлених правил. Нижче ми пропонуємо розглянути зразок заповнення форми КМ-4:

Таблиця 1


Якщо до журналу вносяться виправлення, то вони повинні обмовлятися та засвідчуватися підписами касира-операціоніста, керівника та головного (старшого) бухгалтера організації

Таблиця 2


Незаповнення граф може бути розглянуте контролюючими органами як невідображення відомостей про операції із застосуванням контрольно-касової техніки

Відповідальність за відсутність чи неправильне заповнення книги касира

Допущення помилок при заповненні регістру, що розглядається, не може стати причиною накладення дисциплінарної відповідальності та штрафних санкцій. Згідно з встановленими правилами, виявлена ​​неточність має бути виправлена. Поряд із коригувальним записом слід зробити позначку «Виправленому вірити». Після цього новий записзасвідчується посадовою особою.

Важливо, що підприємці, які використовують онлайн-касу, мають законні підстави відмовитися від використання цього документа. Також у чинному законодавстві відсутній регламент, що дозволяє контролюючим органам накладати штрафні санкції на підприємців, які не використовують даний видфінансової звітності У разі накладення штрафу підприємець може звернутися до суду для захисту своїх інтересів. Згідно зі статистичними даними, більшість судових розглядів присвячених цій темі закінчуються на користь підприємства, що призводить до зняття штрафних санкцій.

Хто зобов'язаний вести книгу операціоніста

Як показує практика, керівник компанії може доручити обов'язок із заповнення книги касира операційіста будь-якому працівникові, що взаємодіє з касовим апаратом. У деяких випадках керівники малих компаній самостійно заповнюють ці документи. Крім цього, регістр, що розглядається, може заповнюватися адміністратором компанії або представником бухгалтерського відділу.

Посадова особа, яка заповнює журнал касира операційіста, зразок заповнення якого наведено в цій статті, має вносити записи на початку та після закінчення операційного дня. Заповнений документ має бути засвідчений підписом працівника.

Порядок зберігання та терміни

Реєстр, що розглядається, відноситься до документів первинного обліку, що визначає порядок зберігання книги касира операційіста. Важливо звернути увагу, що кожна компанія має законне право самостійно розробити локальні нормативи, присвячені цій темі. Як правило, чинний документ зберігається поряд із касовим апаратом. Дуже важливо, щоб журнал був недоступний стороннім особам. Також допускається зберігання чинного документа у бухгалтерському відділі.

Після закінчення журналу документ має бути переданий податковій службі з метою перереєстрації та відкриття нової книги. Далі регістр міститься в архів компанії. Термін зберігання книги на території компанії складає три роки. У разі утилізації реєстру слід враховувати норми, встановлені законодавством.


Журнал обліку касира-операціоніста має бути прошнурований, пронумерований та скріплений підписами податкового інспектора, керівника, головного бухгалтера та печаткою

Висновки (+ відео)

На закінчення цієї статті слід сказати про те, що на сьогоднішній день компанії, які використовують у своїй фінансовій діяльності онлайн-касу, офіційно звільнені від необхідності ведення книги касира операціоніста. Проте кожна компанія має законне право використовувати подібні регістри для потреб, розробивши внутрішню форму заповнення книги. У цій ситуації журнал не підлягає обов'язковій реєстрації у податковому органі.

Суб'єкти підприємництва, що застосовують контрольно-касову техніку, повинні реєструвати виручку, отриману за їх використанням, у журналі касира-операціоніста. Його правильне оформленнята регулярність застосування перевіряють не лише уповноважені спеціалісти на підприємстві, а й податкові органи.

Журнал касира-операціоніста- це спеціальний регістр, який складається за типовою уніфікованою формою КМ-4, і служить для фіксації надходження та здавання виручки фірми, а також для відображення контрольних показників звітів.

Він складається на кожний касовий апарат. Його ведення доручається уповноваженим посадовим особам (касирам), які регулярно повинні знімати відповідні рахункові показники та записувати їх у ньому.

Прозвіт касира операційістаіснує у кількох видах. У регістрі відображається лише підсумковий за день або зміну, що називається z-звітом.

Вперше журнал касира операційіста км 4заводиться на момент реєстрації нового ККА. Цю книгу можна придбати в друкарні. Її необхідно пронумерувати, прошнурувати, скріпити печаткою та візою керівника. Після цього він разом із карткою ККТ подається до податкової, де її працівники відзначають на ньому присвоєний ними номер, та проставляють печатки та підписи.

Журнал ведеться до того моменту, поки останній його рядок не буде заповнений. Як тільки він закінчується, організація має оформити новий регістр, при цьому до інспекції за місцем обліку подається старий та наступний. Податкові працівники роблять запис про його заміну у картці обліку ККА.

У журналі також відображаються нотатки технічних працівників ЦТО, які здійснюють його перевірку відповідно до договору касового обслуговування.

Відповідно до законодавства всі ККА мають ЕКЛЗ, яку необхідно встановлювати щороку, інакше машина заблокується. Її заміну також треба фіксувати у журналі касира-операціоніста.

Наприкінці своєї зміни (робочого дня) касир знімає підсумковий звіт з касового апарату та звіряє його дані з прибутковими документами (якщо вони є) та готівкою. Після цього він записує показання z-звіту в журнал, заповнює довідку-звіт і здає денний виторг або старшому касиру, або уповноваженій на це особі, яка після перевірки та отримання готівки розписується в регістрі та повертає журнал назад касовому працівникові.

Зразок заповнення журналу касира операціоніста

Вивчимо докладніше як заповнювати журнал касира операціоніста

На титульному аркуші потрібно записати назву організації, її повну адресу, номер телефону, а також коди, ОКДП та ІПН. Якщо є структурний підрозділ, Його теж потрібно вказувати. Далі заповнюються марка чи модель касового апарату та його виробничий номер. При необхідності можна занести інформацію про прикладну програму, що використовується. Працівники податкової чи ЦТО нижче заповнюють реєстраційний номер ККМ.

У журналі слід відображати початок і кінець періоду його ведення, а також П.І.Б. відповідальної за це посадової особи.

Регістр є таблицею з великою кількістю стовпців, які необхідно заповнювати.

У графі "1"відображається поточна дата, зазначена у звіті. За один день може бути кілька записів за кількістю змін або відповідальних осіб.

У наступному стовпчику потрібно вписувати номер відділу. У касовому апараті може бути їх кілька, на кожен вид діяльності. Часто заводять різні відділи для ведення роздільного обліку виручки, отриманої різним системамоподаткування (наприклад, ЕНВД та ОСНО). Їхнє відкриття здійснюють фахівці ЦТО, інформація про це відображається в обліковій картці ККА у податковій.

У графі "3"заповнюються особисті дані касирів, які здійснювали прийом коштів протягом зміни (робочого дня). Далі слід відобразити поточний номер z-звіту. За один день може бути знято декілька таких документів (випадково при кількох змінах), кожен з них необхідно відобразити у відповідному рядку журналу.

Графа «5»останнім часом або заповнюється, або у ній проставляється 0. Це з тим, що ККА з ЕКЛЗ не обнуляются.

У наступному стовпчику вказується інформація про необнулюваний залишок на початку дня. При використанні нового апарату він дорівнює 0, інакше наростаючому залишку на кінець попереднього дня роботи.

Поля «7» та «8»повинні містити підписи касира та перевіряючої його уповноваженої особи.

У стовпці «9»відбивається необнулюваний залишок наприкінці дня. Далі записується підсумкова виручка за ККМ, яка повинна дорівнювати різниці між значеннями граф «9» і «6».

У наступних полях необхідно заповнити інформацію про отримані готівкові кошти та документи платежу. Графи «12» та «13»Необхідно заповнювати, якщо під час оплати товари, послуги, роботи приймаються банківські картки. Незважаючи на те, що картки - це безпочаткові розрахунки, виручку по них необхідно пробивати по ККА окремим відділом, і вказувати кількість випущених чеків. За їх відсутності - проставляється прочерки.

Стовпець «14» дорівнює сумі значень «10» та «13».

Відповідно до законодавства касир може здійснити повернення коштів у разі відмови клієнта від покупки при пред'явленні їм чека. Якщо це повернення здійснюється в той же день, що покупка, то його показники записуються в графі "15". При цьому на повернутий чек має бути складено акт, який повинен включати обов'язкові для нього реквізити. Якщо повернення здійснюється у наступні дні, він у журналі касира-операціоніста не фіксується. Тут же відображаються помилково пробиті чеки. Її значення дорівнює різниці показників «10» та «14».

У наступних стовпцях розписуються касир (що здає гроші) та уповноважена особа, яка їх приймає, а також відповідальний за контроль над цими операціями.

Нюанси ведення журналу

При заміні ЕКЛЗ закривається 3 z-звіти, які відображаються в журналі: до зняття, перевірочний (рівний 1 рублю 11 копійкам) та після заміни пам'яті.

Згідно із законодавством, використання ККМ може відбуватися як при прийомі, так і при видачі коштів з каси (скупка металобрухту у населення). Апарати в цьому випадку бажано купувати окремо на прийом та видачу. При цьому відображення останнього в журналі відбувається у звичайному порядку, просто у наказі необхідно відобразити, що операції – видаткові.

У разі припущення помилки під час заповнення цього регістру, виправлення необхідно робити шляхом закреслення неправильного запису однією лінією (щоб можна було її прочитати) та оформлення нової. Це мають завізувати касир, головний бухгалтер, керівник компанії.

Журнал касира-операціоніста (форма N КМ-4, затверджена постановою Держкомстату Росії від 25.12.1998 N 132) (далі - Журнал) застосовується для обліку операцій з приходу та витрати готівки (виручки) з кожної контрольно-касової машини організації, а також є контрольно-реєстраційним документом показань лічильників. У той же час графи Журналу передбачають відображення в ньому операцій та з використанням платіжних карток (дивіться також лист УФНС Росії по м. Москві від 20.01.2011 N 17-15/4707).

Нормативно-правовими актами порядок заповнення Журналу та інших документів стосовно аналізованої ситуації не регламентовано.

При поверненні коштів у день купівлі необхідно пам'ятати таке.

Відповідно до роз'яснень фахівців податкового органу після зняття з касового апарату Z-звіту, визначення та перевірки фактичної суми виручки робиться запис у Журналі про показання грошових лічильників на початок та кінець зміни (графи 6 та 9), а також про величину виручки (графа 10) ( листи 22-12/ [email protected]).

Різниця між показниками граф 9 та 6 Журналу є виручкою за робочий день, яка відображається у графі 10 Журналу (дивіться також лист УФНС по м. Москві від 30.11.2005 N 09-24/87838). В даному випадку виручка міститиме і згодом суми, що повертаються.

Фахівці податкового органу роз'яснюють, що (листи УФНС Росії по м. Москві від 18.06.2012 N 17-15/052888, від 09.07.2008 N 22-12/ [email protected]):

У графі 11 Журналу записують суму виручки, здану готівкою, а у графах 12 та 13 розділу "Оплачено за документами", відповідно, зазначають суму продажу за платіжними картками (або іншими документами) та кількість відповідних документів;

У графі 14 Журналу зазначається загальна сума виручки (графа 11 + графа 13);

Сума грошей, виплачена за повернутими покупцями чеками, записується до графи 15 Журналу;

У графі 11 (графа 10 – графа 13 – графа 15) Журналу вказується сума готівкових коштів за мінусом сум повернень та сум, оплачених за документами.

Враховуючи вищесказане, на наш погляд, у цьому випадку заповнювати графи 11-15 Журналу можна наступним чином:

Графа 12 - кількість операцій з платіжних карток (повернення на цей показник не впливають);

Графа 13 - сума операцій з платіжних карток (повернення на цей показник не впливають);

Графа 15 - суми повернення за платіжними картками не відображаються;

Графа 11 - визначається як різниця між графами 10, 13, 15;

Графа 14 - визначається шляхом складання граф 11 та 13.

Зауважимо, що відображення за графою 15 сум повернення за платіжними картками призведе до спотворення показника графи 11 та неправильного розрахунку суми коштів, що підлягають здачі.

Разом з тим через відсутність з цього питання нормативного регулювання та відповідних роз'яснень, вважаємо, що у графі 15 можуть бути відображені суми повернення за платіжними картками за умови виключення повернутих сум з графи 13.

Будь-який із запропонованих вище порядків є помилкою щодо суми підлягає здачі готівкової виручки.

При поверненні коштів не в день покупки зазначимо, що через п. 4.2 Типових правилексплуатації ККМ під час здійснення грошових розрахунків із населенням, затверджених листом Мінфіну Росії від 30.08.1993 N 104, чеки контрольно-касових машин для придбання товару дійсні лише день їх видачі покупцю (клієнту). При поверненні товару не в день купівлі операції з видачі коштів здійснюються відповідно до укладеного договору еквайрингу (договором між кредитною організацією та організацією торгівлі (послуг) за операціями, що здійснюються з використанням платіжних карток) (лист УФНС Росії по м. Москві від 15.09. 2008 N 22-12/087134, п. 4 листи Управління МНС по м. Москві від 13.08.2003 (N 29-12/44313).

В даному випадку Журнал заповнюється в загальному порядку, а факт повернення грошей у порядку його заповнення не позначається.

Відповідь підготував:

Експерт служби Правового консалтингу ГАРАНТ

Ариков Степан

Контроль якості відповіді:

Рецензент служби правового консалтингу ГАРАНТ

Корольова Олена

Матеріал підготовлений на основі індивідуальної письмової консультації, наданої в рамках послуги «Правовий консалтинг».

Подібні публікації