Toimi seuraavasti. Liikekirjeiden laatiminen

Kuinka kirjoittaa oikein: sopusoinnussa vai sopusoinnussa? Löydät vastauksen tähän kysymykseen tästä artikkelista.

yleistä tietoa

Siitä, miten se on kirjoitettu: sopusoinnussa tai mukaisesti - kaikki eivät tiedä. On huomattava, että molemmilla esitetyillä leksikaalisilla yksiköillä on täysi oikeus olla olemassa. Niiden käyttö kirjallisesti riippuu kuitenkin täysin kontekstista, jossa ne esiintyvät, ja siitä, mitä tarkoitusta vaaditaan. Itse asiassa, vaikka nämä sanat ovat hyvin samankaltaisia toistensa kanssa, niiden oikeinkirjoitus ja merkitys eroavat huomattavasti. Ja välttääksesi virheet yhden tai toisen päätteen valinnassa, sinun tulee selvittää, mitkä niistä ovat sopivia.

Mitä yleistä?

Ennen kuin ymmärrät kuinka kirjoittaa "sopivasti", on sanottava, että leksikaalisilla sarjoilla "vastaava", "vastaava" ja "vastaava" on yksi yleinen merkitys, joka ilmaisee jonkin välistä suhdetta, tiettyjen ominaisuuksien johdonmukaisuutta sekä paikan, ajan tai muiden merkkien sattumaa.

Mutta ennen kuin käytät tätä sanaa lauseessa, on otettava huomioon sen yksilöllinen ja kapeasti keskittynyt merkitys. Lisäksi, jotta ymmärrät kuinka kirjoittaa oikein: mukaisesti tai mukaisesti, on tarpeen määrittää puheen osa, johon nämä sanat kuuluvat.

adverbi prepositio

Sana päättyy -ja on adverbiprepositio, joka muodostuu substantiivin "vastaavuus" nimestä. Pääsääntöisesti lauseessa tällaista leksikaalista yksikköä käytetään puheen palveluosana. Usein tekstissä se kuitenkin säilyttää adverbiaalisen merkityksen.

Mikä sitten on oikein: sopusoinnussa vai sopusoinnussa? Jos tätä ilmaisua käytetään, kun on kyse toimista, joiden on oltava täysin yhteensopivia tiettyjen päätöksentekoa, käyttäytymistä ja tiettyjen toimintojen suorittamista koskevien vaatimusten kanssa, tulee käyttää vain ensimmäistä vaihtoehtoa. Otetaan havainnollistava esimerkki:

"Yhteiskunnassa tulee käyttäytyä vakiintuneiden etiketin sääntöjen mukaisesti." Tässä lauseessa voit kysyä tarkastettavalle sanalle "miten?". - vahvistettujen sääntöjen mukaisesti. Eli tämä on adverbiprepositio, jonka loppuun kirjain "ja" tulee kirjoittaa.
"Armeijan toimia koordinoitiin esikunnasta aiemmin vahvistetun järjestyksen mukaisesti" ("miten?" - aiemmin vahvistetun järjestyksen mukaisesti).
"Hän toimi sen käskyn mukaisesti, että hänet palautettiin päämajaan" ("miten?" - tuon määräyksen mukaisesti).
"Eläminen hyväksyttyjen normien mukaisesti on melko yksinkertaista" ("miten?" - hyväksyttyjen normien mukaisesti).
"Päätös lähteä ulkomaille tehtiin kaikkien yhtiön työntekijöiden mielipiteen mukaisesti" ("miten?" - lausunnon mukaisesti).

Sopusoinnussa vai mukaisesti: kuinka kirjoittaa? Jos kyseessä on adverbiprepositio, tulee käyttää vain ensimmäistä vaihtoehtoa.

Substantiivi

"Jos saat toiveesi vastaamaan kykyjäsi, et koskaan joudu vaikeaan taloudelliseen tilanteeseen." AT tämä esimerkki tarkistamamme sana on substantiivi akkusatiivi. Lisäksi tällainen ilmaisu merkitsee tarvetta saattaa jotain tietylle tasolle, parantaa jotain, jonka on täytettävä täysin kestävien vaatimusten.

Siten kirjaimen "e" oikeinkirjoitus tämän sanan lopussa selittyy sillä, että akusatiivissa oleva substantiivi vastaa nominatiivin muotoa. On myös huomattava, että lauseessa tällainen leksikaalinen yksikkö toimii suorana kohteena.

Yhteenvetona

Jonossa vai jonossa? Saimme selville, kuinka tämä sana kirjoitetaan oikein tietyssä tapauksessa. Mutta materiaalin vahvistamiseksi ehdotamme toistamista, mikä ero on näiden leksikaalisten yksiköiden välillä:

Leksikaalinen yksikkö "sovittaa" koostuu substantiivista ja yksinkertaisesta prepositiosta. Lauseessa tämä sana toimii objektina. Mitä tulee lauseeseen, joka päättyy -ja, tämä on adverbiprepositio, joka osittain säilytti adverbiaalisen merkityksen.
Jos sinun on saatettava jotain "linjaan" tietyn standardin kanssa, sinun on käytettävä substantiivia prepositiolla. Puolestaan adverbiprepositio, joka päättyy -ja osoittaa tiettyjen toimien suhteen.
Ilmaisu "mukaan" voi sisältää minkä tahansa lisäsanan (meissämme se toimii määritelmänä). Otetaan esimerkki: "tuo täyteen vaatimustenmukaisuuteen". Mitä tulee adverbiaaliseen prepositioon "mukaan", tämä on jakamaton kokonaisuus. Tällaisissa palveluyksikkö puheessa on mahdotonta ottaa käyttöön lisäelementtejä.

Liikekirjeet kuuluvat tieto- ja viiteasiakirjojen ryhmään ja muodostavat suurimman osan organisaation toiminnan dokumentoinnissa käytetyistä virallisista asiakirjoista.

Liikekirje- Tämä on yleisnimitys erisisältöisille asiakirjoille, joilla viestitään ja siirretään tietoa vastaanottajien välillä organisaatioiden liiketoiminnassa.

"KIRJAIN" asiakirjatyyppinä ei eroteta, eikä sitä siksi mainita asiakirjan otsikossa. Kirjeet suorittavat seuraavat toiminnot:

- ovat viestintäväline;
- ovat keino välittää tietoa;
- ovat ilmoitus mistä tahansa tosiasiasta.

Historiallinen poikkeama

Ensimmäiset kirjaimet Venäjällä - koivun tuohon kirjaimet olivat yleensä hyvin lyhyitä. Pisimmissä kirjaimissa on 166 ja 176 sanaa. Mutta useimmiten kirjaimet ovat paljon lyhyempiä: suurin osa täysin säilyneistä kirjaimista on enintään 20 sanaa pitkiä, vain harvat niistä ovat pidempiä kuin 50 sanaa.

Suurin osa tuohon kirjaimista on yksityisiä kirjeitä. Ne on omistettu nykyelämän monimuotoisimpiin asioihin - talous, perhe, raha, kauppa jne. Anomukset (XIV-XV vuosisatoja) feodaaliherralle talonpoikaisilta liittyvät läheisesti yksityisten kirjeiden luokkaan.

Liikekirje on eräänlainen organisaation käyntikortti. He arvioivat sen perusteella, kuinka oikein ja esteettisesti se on piirretty ja kehystetty ammatillisia ominaisuuksia siinä työskentelevistä työntekijöistä ja koko organisaatiosta.

Liikekirjeet voidaan luokitella seuraavien kriteerien mukaan:

tyypeittäin: takuu, ohje, mukana, onnittelu, kiitoskirjeet jne. Jaosto liikekirjeitä lajien mukaan on avain niiden luokittelussa;

- tyypityksen mukaan: standardi, näyttö, yksilöllinen;
– Soveltamisalan mukaan: kaupallinen, hallinnollinen, oikeudellinen jne.;
- rakenteen mukaan: liikekirjeillä voi olla yksinkertainen ja monimutkainen rakenne;
- työnkulun paikan mukaan: organisaatioon liittyvät kirjeet saapuvat tai lähtevät;
- kirjeenvaihdon aikana: aloite, vastaus;
- tarvittaessa jatkaa kirjeenvaihtoa: liikekirjeet voivat vaatia vastauskirjeen (tiedustelukirjeet, pyyntökirjeet) eikä vastauskirjettä (ohjekirje);
- vastaanottajien oikeudellisen aseman mukaan: liikekirjeet voivat olla valtion elimiltä, järjestöiltä, kansalaisilta jne.;
- organisaation suuntaan; kirjeet voivat kattaa tuotannon, rahoituksen, konsultoinnin, projektitoiminnan jne.;
- lähetystavan mukaan: kirjeitä voidaan lähettää postitse, sähköisesti (sähköinen viesti), lennätin (sähke), telekopio (faksiviesti), puhelin (puhelinviesti), teleksi (teleksi). Lähetystavasta riippumatta liikekirjeet laaditaan erityisillä kirjelomakkeilla. Tekstin ensimmäinen sivu on piirretty lomakkeelle, loput sivut tavallisille paperiarkeille.

Kirjelomakkeiden pääasiallinen paperikoko on A4. Lomakkeet tehdään typografisesti, operatiivisen painatuksen avulla tai tietotekniikan avulla suoraan asiakirjan valmistelun aikana. Lomakkeiden valmistusmenetelmä riippuu organisaation mieltymyksistä ottaen huomioon Venäjän federaation vaakunaa tai Venäjän federaation subjektien vaakunoita käyttävien lomakkeiden valmistukseen liittyvät vaatimukset.

Kirjettä valmisteltaessa ja toteutettaessa käytetään seuraavia yksityiskohtia:

– Kansallinen tunnus RF;
- Venäjän federaation subjektin vaakuna;
- organisaation tai tavaramerkin tunnus (palvelumerkki);
– organisaatiokoodi;
- oikeushenkilön tärkein valtion rekisteröintinumero (OGRN);
– TIN/KPP;
– asiakirjalomakkeen koodi;
- yrityksen nimi;
- viitetiedot organisaatiosta;
– asiakirjatyypin nimi;
- asiakirjan päivämäärä;
– asiakirjan rekisteröintinumero;
– viittaus asiakirjan rekisteröintinumeroon ja päivämäärään;
- vastaanottaja;
- otsikko tekstiin;
- asiakirjan teksti;
- merkintä hakemuksen olemassaolosta;
- allekirjoitus;
- painatus;
- huomautus esiintyjästä.

Kirjeen tekstin rakenne sisältää:

- vetoomus;
- tiedotusosa;
- kohteliaisuuden viimeinen etikettikaava.

Liikekirjeiden tulee alkaa henkilökohtaisella vetoomuksella kirjeen vastaanottajalle. Valituksen tehtävänä on ottaa yhteyttä vastaanottajaan, ilmaista kunnioitus, kiinnittää hänen huomionsa kirjeeseen. Virallisin on aseman mukaan puhumisen kaava, sitä käytetään puhuttaessa korkeassa virka-asemassa olevia johtajia (presidentti, puheenjohtaja jne.):

"Arvoisa herra presidentti!";

"Arvoisa herra puheenjohtaja!"

Myös sukunimi osoite on virallinen. Sukunimeä (ilman etunimeä, isännimeä tai nimikirjaimia) käytetään laajalti virallisessa kirjeenvaihdossa, se on tiukasti virallista ja osoittaa jonkin etäisyyden olemassaolon vastaanottajan ja kirjeen vastaanottajan välillä:

"Arvoisa herra Antonov!";

"Rakas rouva Belova!"

Yleisin vaihtoehto liikekontaktien ilmoittamiseen on nimen ja isänimen mukaan ottaminen:

"Rakas Sergei Ivanovitš!";

"Rakas Irina Nikolaevna!"

Kun puhutaan työntekijöiden ryhmälle tai jos on vaikeuksia saada tietoa organisaation johtamisesta, vetoomusta käytetään:

"hyvät herrat!"

Saman ammattipiirin henkilöille osoitettaessa vetoomusta käytetään:

"Hyvät oksapäät!";

"Hyvät kollegat!"

Kirjeen tiedotusosassa käytetään virallista liiketyyliä - erityistä venäjän kirjallista kieltä, joka on tarkoitettu viestintään hallinnollisen hallinnon alalla.

Yleensä kirjeen teksti koostuu kappaleisiin ryhmitellyistä lauseista. Kappaleiden välillä tulee olla selkeä semanttinen ja tyylillinen suhde.

Parhaan käsityksen saamiseksi kirjeestä ne on omistettu pääasiassa yhdelle aiheelle. Tekstin eri näkökohtien kattamiseksi tarvitaan kuitenkin yleensä tekstin lisärakennetta. Tällainen jäsentäminen edellyttää usein tekstin jakamista kolmeen osaan: johdanto-, pää- ja loppuosaan.

Tekstin johdanto-osan tarkoituksena on täsmentää kirjeen syynä toimineen asian ydin. Se voi olla yksi kappale.

Tekstin tarkoitus on kuvata asian eri näkökohtia johdonmukaisesti ja yksityiskohtaisesti. Sen monimutkaisuudesta ja uutuudesta riippuen pääosa voi sisältää yhdestä kolmeen tai useampia kappaleita.

Tekstin viimeinen osa koostuu yleensä yhdestä kappaleesta, joka sisältää johtopäätökset sekä pyynnön (vaatimus, osoitus) vastaanottajalle ja kirjoittajan odotusten luonteesta.

Kirjeiden tekstejä laadittaessa on erityisen tärkeää valita tietyt kielivälineet. Yleisin esitysmuoto kirjeessä on monikon 1. persoonan käyttö verbeissä, jotka tarkoittavat tekstin avaintoimintoa: "takaamme maksun", "ilmoitamme, että ...", "lähetä ..." , "ehdotamme harkitsemista ...", ohjaamme johtopäätökseen ...", "muistutamme, että ..." jne. Kirjoitettaessa kirjettä viralliselle kirjelomakkeelle käytetään muotoa, jossa kirjeen teksti esitetään yksikön 1. persoonalla "harkitaan ...", "Pidän tarpeellisena ..." jne.

Valtion elinten käytännössä kirjaimet alkavat organisaation nimellä "Maatalousministeriö Venäjän federaatio ehdottaa...", "Venäjän federaation kulttuuriministeriö kysyy...".

Viimeiset etikettikaavat ovat kielellisesti vakaita lauseita, jotka ilmaisevat toivoa yhteistyöstä, pahoittelua vastaanottajan rajallisista kyvyistä jne.:

"Olemme pahoillamme, ettemme voi hyödyntää tarjoustasi";

"Odotamme yhteistyön jatkoa."

Lopullinen kohteliaisuuskaava saattaa puuttua virallisista kirjeistä, mutta se tiivistää melkein aina kirjeet, jotka ovat luonteeltaan hieman henkilökohtaisia (esimerkiksi kiitoskirjeet). Lopullisen kohteliaisuuskaavan käyttö vaimentaa jonkin verran virallista sävyä viestin lopussa.

Lopullinen kohteliaisuuskaava edeltää allekirjoitusta ja on välimatkan päässä kirjeen tekstin viimeisen rivin alapuolelta.

Jos palvelukirje alkaa vetoomuksella "Rakas ..!", sen tulee päättyä lopulliseen etikettikaavaan "Kunnioittavasti", joka painetaan 2-3 välein tekstin alapuolelle, kappaleesta:

Vetovoima ja lopullinen kohteliaisuus muodostavat niin sanotun etikettikehyksen. Jos kirjeessä ei ole valitusta, lopullinen kaava "Kunnioituksella" jätetään myös pois.

Seuraavia vakioformulaatioita voidaan käyttää myös viimeisenä kohteliaisuuskaavana:

"Samalla kunnioituksella...";

"Syvällä kunnioituksella...";

"Kiitollisuudella ja kunnioituksella...";

"Terveisin ja terveisin..."

Harkitse pääasiallisia kirjetyyppejä, yleisimpiä liiketoiminnassa.

Kirje-viesti – liikekirje, jossa tiedotetaan, ilmoitetaan kaikista yhteistä etua koskevista tapahtumista ja tosiseikoista. Viestikirje voi olla aloite tai vastaus pyyntökirjeeseen. Yksityiskohtien perusteella viestikirjeet ovat yleensä pienikokoisia ja koostuvat yhdestä tai kahdesta lauseesta. Viestintäkirje voi alkaa perustelulla tai suoraan ilmoitetulla tiedolla. Kirjeviestin saa aloittaa suoraan sanalla "ilmoitan" tai jollakin sen synonyymeistä ("lähetän", "lähetän", "edustan") sekä:

"Ilmoitamme, että...";

"Huomioimme, että...";

"Pidämme tarpeellisena ilmoittaa sinulle...";

"Ilmoitamme, että...";

"Ilmoitan siitä...";

"Ilmoitamme, että...";

"Pidämme tarpeellisena ilmoittaa, että...";

"Meillä on ilo ilmoittaa, että..."

"Haluamme ilmoittaa, että...";

"Meillä on ilo ilmoittaa, että...";

"Jatkona meidän ... raportoimme meidän ...";

"Valitusta varten... ilmoita...";

"Katso velvollisuuteni ilmoittaa teille, että...";

"Minulla on oikeus ilmoittaa teille, että...";

"Ilmoitan...";

"Edellisen perusteella pidämme tarpeellisena...";

"On todettu, että ajanjaksolla ... - ...";

"Ilmoitamme, että..." jne.

Mallikirjeviesti on esitetty liitteessä 12.

Lähetyskirje - liikekirje, jossa ilmoitetaan vastaanottajalle kirjeen liitteenä olevien asiakirjojen (sopimukset, luettelot, rekisterit jne.) tai aineellisen omaisuuden suunta. Saatekirjeen lähettäminen on hyvä käytäntö organisaatioiden liiketoiminnassa ja edistää lähetettävien asiakirjojen kirjanpitoa ja edelleen tehokasta tieto- ja referenssityötä.

Saatekirje alkaa vakiolauseilla:

"Me ohjaamme ...";

"Esittelemme sinulle...";

"Palaamme luoksesi ...";

"Lähetämme sinulle...".

Näitä lauseita voi edeltää johdantotieto, joka liittyy tähän johtamistilanteeseen:

"Sopimuksen mukaisesti lähetämme sinulle ...";

"Aikataulun mukaisesti esittelemme ...";

"Vahvistuksena sopimuksemme lähetämme ..." jne.

Saatekirjeen erottuva piirre on hakemuksen olemassaolon merkitseminen tekstin alle.

Esimerkki saatekirjeestä on liitteessä 13.

Ohjekirje (ohje, pyöreä) kirje – liikekirje, joka sisältää ohjeen (selvennyksen) alisteisille organisaatioille selvityksistä, raportoinnista jne. Tämä tyyppi kirjeitä lähettävät valtion, kunnalliset elimet sekä organisaatiot, joilla on alajärjestöjä.

Käytännössä tällaisissa asiakirjoissa organisaatioiden päälliköt peittävät sallivat ohjeet mitä tahansa organisaatiolle erityistä asiaa koskevissa asioissa. Kaikille organisaation työntekijöille, joiden toiminta liittyy tähän asiaan, on tutustuttava ohjekirjeisiin. Kaikki ohjekirjeeseen merkityt käskyt ovat pakollisia alaisten suorittamiseksi.

Ohjekirjeet allekirjoittaa valtion (kunnan) elimen tai järjestön johtaja.

Ohjekirjeet voivat alkaa perustelulla kirjeen tarkoitukselle tai viittauksella säädösasiakirjaan - "Jotta ...", "Päätöslauselman ... nro ... mukaisesti ... päivätty ..." , ja lopeta lauseeseen - "Tämän kiertokirjeraportin täytäntöönpanosta ... ns myöhemmin ...".

Esimerkki ohjekirjasta on liitteessä 14.

Pyyntökirje – liikekirje, jonka tarkoituksena on saada virallisia tietoja, tietoja, asiakirjoja tai käynnistää tietyt tekijäorganisaation kannalta tarpeelliset toimet. Valtava määrä johtamistilanteita synnyttää pyyntökirjeitä.

Pyyntökirje sisältää pyynnön perustelut ja selvityksen itse pyynnöstä. Perustelu voi sisältää viittauksia lainsäädäntöön ja muuhun määräyksiä, organisatoriset ja oikeudelliset asiakirjat. Perustelut on esitettävä ennen pyynnön lausumaa. Perustelut voivat puuttua tapauksissa, joissa pyyntö on ilmeinen, sen tyypillinen luonne ja myös jos pyynnön muodostavien toimien toteuttaminen on organisaation, yksikön tai virkamiehen vastuulla. Usein pyyntö esitetään verbillä "kysyä":

"Ilmoita...";

"Ole hyvä ja maksa...";

"Pyydämme sinua toimittamaan ...";

"Anna tietoja...";

"Pyydämme sinua vahvistamaan...";

"Pyydämme teitä hyväksymään...";

"Toisen kerran pyydämme teitä maksamaan takaisin viipymättä...";

"Pyydän sinua lähettämään osoitteeseeni..."

"Pyydän sinua...";

"Suorita maksu...";

"Pyydän sinua antamaan ohjeita...";

"Pyydämme teitä harkitsemaan ...";

"Ilmoitan sinulle ja kysyn...";

"Kerro minulle sitten...";

"Esisopimuksen mukaan pyydän sinua ...";

"Pyydämme apua ...";

"Kiinnitän huomionne ja kysyn ...";

"Ole hyvä ja ryhdy toimiin...";

"Lisäksi... harkitse...";

"Ottaen huomioon; että...; pyydämme...";

"Pyydämme sinua löytämään tilaisuuden...";

"Pyydämme teitä harkitsemaan kysymystä ...";

"Pyydämme ystävällisesti vahvistamaan...";

"Sopimuksemme mukaisesti pyydämme ..." jne.

Pyyntö voidaan muotoilla myös ilman verbiä "kysyä", esimerkiksi: "Toivomme positiivista ratkaisua ongelmaan...";

"Olemme erittäin kiitollisia, jos lähetät...";

"Olemme kiitollisia, jos sinä...";

"Ilmoita...";

"Olisi toivottavaa...";

"Haluaisimme...";

"Toivomme, että pidätte mahdollisena harkita valitustamme"; "Vedämme sinuun pyynnön ...";

"Käännyn puoleesi pyynnöllä ...";

"Täten ilmoitamme ja pyydämme sinua toimittamaan välittömästi..."; "Olemme kiitollisia, jos...";

"Olemme kiitollisia...";

"Meistä tulee hyvin...";

"Toivomme, että löydät sen mahdolliseksi...";

"Olemme iloisia; jos sinä...";

"Pyydämme sinua ...";

"Olisi toivottavaa tutustua...";

"Haluaisimme..." jne.

Yksi kirje voi sisältää useita pyyntöjä. Tässä tapauksessa käytetään seuraavia kielilausekkeita:

"Pyydämme sinua myös harkitsemaan (tarjoamaan, suorittamaan ...)"; "Samalla pyydämme sinua ...".

Pyyntökirjeet allekirjoittaa organisaation johtaja tai virallisesti valtuutettu virkamies. Pyyntökirje vaatii vastauskirjeen.

On huomioitava, että pyyntö voi sisältyä myös muihin kirjeisiin, esimerkiksi saatekirjeeseen, takuuseen jne.

Mallipyyntökirje on liitteessä 15. Vastauskirje- liikekirje, joka on kirjoitettu vastauksena pyyntökirjeeseen. Vastaus voi olla myönteinen tai kielteinen (kieltäytymiskirje).

Vastauskirjeitä laadittaessa on noudatettava kielellisen rinnakkaisuuden periaatetta: vastauskirjeen tekstissä tulee käyttää samoja kielilauseita ja sanastoa, joita kirjoittaja aloitekirjeessä käytti.

Tärkeää muistaa!

Älä sisällytä vastauskirjeen tekstiin linkkiä vastaanotettuun kirjeeseen ("Kirjeeseenne lähettäjältä ... nro ..."). Linkittääksesi vastaanotettuun kirjeeseen lomakkeen tiedoissa on "Linkki vastaanotetun asiakirjan päivämäärään ja numeroon" -määrite, johon syötetään tiedot aloitekirjeestä. Vastauskirje voi alkaa sanoilla: "Vastauksena kirjeeseesi ilmoitamme ...", "Vastauksena kirjeeseesi ilmoitamme ...".

Vastauskirjeissä käytetyt vakiolausekkeet:

"Ilmoitamme sinulle...";

"Pyynnöstäsi ilmoitamme ...";

"Valitettavasti emme voi...";

"Valitukseksi...";

"Kolmanpuoliseksi tyytyväisyydeksi...";

"Pyyntösi mukaan lähetämme ...".

Positiivisen vastauskirjeen vakioteksti voi näyttää tältä:

Kielteinen vastaus on perusteltava, pyyntöä ei saa hylätä ilman selitystä. Jos organisaatiolla - kirjeen kirjoittajalla on tietoa siitä, kuka, millä ehdoilla ja milloin voi antaa myönteisen vastauksen tähän pyyntöön, on suositeltavaa ilmoittaa näistä tiedoista vastaanottajalle.

Hylkäyskirjeissä käytetyt vakiolausekkeet:

"Valitettavasti joudumme ilmoittamaan, että emme voi täyttää pyyntöäsi seuraavista syistä...";

"Jos...organisaatiomme ei voi...".

Esimerkki vastauskirjeestä on liitteessä 16.

Merkintä!

Liikeviestinnässä ei sallita töykeyttä ja tahdikkuutta, ja se omaksuu neutraalin kommunikoinnin sävyn kumppanien välillä. Tältä osin on suositeltavaa välttää suoraa kieltäytymistä liikekirjeissä.

Muistutuskirje- kirje, jossa kerrotaan uudelleen tosiasia, sekä sitä käytetään tapauksissa, joissa vastapuoliorganisaatio ei ryhdy toimenpiteisiin, jotka johtuvat sen toiminnalliset tehtävät tai hyväksytyt sopimukset.

Muistutuskirjeen teksti koostuu pääsääntöisesti kahdesta osasta: viittauksesta asiakirjaan, jossa vahvistetaan osapuolten velvollisuudet tai olosuhteet, joiden johdosta organisaatio on velvollinen ryhtymään tiettyihin toimenpiteisiin, sekä pyynnöt suorittaa TC tai muita toimia.

Muistutuskirjeen avainlause on verbi "muistutan (muistutan)".

Muistutuskirjeen perusmallit ja mallit:

"Kirjeessä ... ilmoitimme teille, että ...";

"Emme ole kuitenkaan saaneet teiltä vastausta toistaiseksi";

"Muistaen tämän, pyydämme...";

"Jos vastausta ei saada... määräajan kuluessa...";

"Muistutamme, että yhteistyösuunnitelman mukaan...";

"Tarjoamme sinulle sopimusehtojen mukaisesti...";

"Sopimuksen nro ... mukaan muistutamme teitä velvoitteista ...";

"Toistuvista muistutuksista huolimatta...";

"Ilmoita meille kiireellisesti tilanne";

"Toisen kerran lähetämme sinulle ...";

"Toisen kerran ilmoitamme teille...";

"Toisen kerran muistutamme...";

"Pyydämme ystävällisesti...";

"Jälleen kerran... muistutamme teitä...";

"Muuten meidät pakotetaan...";

"Kiinnitämme huomionne siihen, että ...";

"Haluamme ilmoittaa, että..."

Muistutuskirje voi sisältää vielä yhden lisäosan, jossa mainitaan seuraamukset, joita sovelletaan, jos tarvittavia toimenpiteitä ei tehdä:

"Jos et täytä velvollisuuksiasi, sinulle määrätään seuraamuksia" jne.

Muistutuskirjeesimerkki on liitteessä 17.

Kiitoskirje (kiitoskirje) - liikekirje, jossa ilmaistaan kiitollisuus tehdyistä toimista (vastaanotetusta kirjeestä, tietojen antamisesta, kutsusta). Kiitoskirjeet ovat vähemmän muotoiltuja kuin muut kirjeet ja ne on kirjoitettu vapaammin.

Kirjeen avainlauseet voivat olla seuraavat ilmaisut: "Kiitos ...";

"Kiitos...";

"Olemme kiitollisia teille, että...";

"Olemme kiitollisia...";

"Kiitoksemme kirjeestänne ilmoitamme, että...";

"Olemme saaneet kutsun, josta olemme erittäin kiitollisia"; "Kiitos etukäteen...";

"Kiitollinen tunnustus...";

"Ilmoitamme kiitollisuutemme sinulle...";

"Anna minun kiittää...";

"Salli minun ilmaista vilpittömät kiitollisuuteni sinulle...";

"Kiitos avustasi...";

"Olemme kiitollisia sinulle...";

"Olemme vastaanottaneet kutsunne... josta olemme kiitollisia..."; "Kiitos kirjeesi puoleen, että annoitte...", "Ilmoitamme syvän kiitollisuutemme sinulle...";

"Tässä suhteessa haluan kiittää sinua...";

"Sydämeni pohjasta ilmaisen kiitokseni sinulle...";

"Kiitollisuutemme ..., ilmoitamme, että ...";

"Vilpittömät kiitoksemme...";

"Syvän kiitollisuuden tunteella..." jne.

Esimerkki kiitoskirjeestä on liitteessä 18.

Vahvistuskirje - liikekirje, jossa vastaanottaja vahvistaa tietojen, asiakirjojen tai muun materiaalin vastaanottamisen, aiemmin tehdyt sopimukset, aikeet jne. Esisopimusta vahvistettaessa kirjeen tekstissä tulee ilmaista lyhyesti sen olemus, asiakirjojen vastaanottamista vahvistettaessa on tarpeen nimetä ne. Joissakin tapauksissa vahvistuskirjeessä esitetään yhteenveto vastaanotettujen asiakirjojen olemuksesta.

Tämän tyyppisten kirjainten keskeinen kielikaava on verbi "vahvistan".

Vahvistuskirjeen perusmallit ja mallit:

"Vahvistamme asiakirjojen vastaanottamisen (esisopimus, suostumus jne.)";

"Vahvistamme neuvotteluissa saavutetut sopimukset...";

"Vahvistetaan aikomus...";

"Olemme kiitollisia materiaalien vastaanottamisesta..." jne.

Vahvistuskirje voi päättyä pyyntöön, toiveeseen, tarjoukseen.

Esimerkki vahvistuskirjeestä on liitteessä 19.

Ilmoituskirje- liikekirje, jossa kerrotaan julkisia tapahtumia(kokoukset, seminaarit, näyttelyt, konferenssit jne.).

Ilmoituskirjeet lähetetään yleensä monenlaisia järjestöjen, laitosten ja yritysten houkuttelemiseksi tai kutsumiseksi osallistumaan meneillään oleviin tapahtumiin. Ilmoituskirjeissä voidaan sekä ilmoittaa tapahtumasta, tapahtuman ajasta ja paikasta, että samalla kutsua osallistumaan, kertoa tapahtumaan osallistumisen ehdoista ja sisältää muuta asiaa tukevaa tietoa. Näin ollen ilmoituskirje voi olla samanaikaisesti kutsukirje tai edeltää kutsukirjettä.

Ilmoituskirjeessä voi olla liitteitä, jotka voivat sisältää tapahtuman ohjelman, osallistumishakemuksen ja muuta tiedotusmateriaalia. Tällaiset kirjeet lähetetään pääsääntöisesti luetteloon, joten vaadittu "Osoite" laaditaan yleisesti tai ei ollenkaan.

Ilmoituskirjeet allekirjoittavat järjestön päällikkö tai tilaisuuden järjestämisestä ja pitämisestä vastaava apulaisjohtaja sekä useat johtajat, jos tapahtuma järjestetään useamman järjestön yhteisesti.

Malli ilmoituskirjeestä on liitteessä 20.

Kutsukirje – liikekirje, joka on eräänlainen ilmoituskirje. Ero ilmoituskirjeeseen on se, että sitä ei saa antaa kirjelomakkeelle, sillä voi olla eri muoto, väri, lisäsuunnitteluelementtejä koristeena, piirustuksena jne.

Kun kutsuttiin suuri numero henkilöt käyttävät stensiiliä, valmiita kutsutekstejä. Kutsukirjeet on pääsääntöisesti osoitettu tietylle henkilölle tai henkilöille, joten niissä käytetään kaavoja osoitettaessa vastaanottajaa "Rakas ..!", "Rakas ..!", Esimerkiksi:

"Hyvä herra Stepanov!";

"Rakas Aleksanteri Nikolajevitš!";

"Hyvät herrat!";

"Hyvät toimipisteiden johtajat!" jne.

Kutsukirjeet voidaan lähettää sähköpostitse, mutta erityisen juhlallisissa tilaisuuksissa kutsu tulee lähettää postitse tai kuriirin välityksellä. Kutsukirjeissä käytetään seuraavia ilmaisuja:

"Kutsumme sinut osallistumaan...";

"Pyydämme teitä osallistumaan...";

"Meillä on kunnia kutsua sinut...";

"Hyväksy kutsumme...";

"Salli minun kutsua (kutsumme) ...";

"Olemme iloisia nähdessämme sinut...";

"Olemme erittäin kiitollisia osallistumisestanne...";

"Olemme kiitollisia, jos voisitte hyväksyä kutsumme...";

"Kutsumme sinut ... joka tapahtuu ..." jne.

Kutsukirjeen vakioteksti näyttää tältä:

"23.-25.3.2014 järjestetään tieteellinen ja käytännön konferenssi "Koulutus - Uusi aika, uudet lähestymistavat". Vahvista osallistumisesi konferenssiin ja lähetä 3-5 arkin tiivistelmät. Lisätietoa lähetetään sinulle. osallistumisesi vahvistuksen jälkeen."

Malli kutsusta on liitteessä 21.

Vastaa kutsukirjeeseen – liikekirje, jossa esitetään positiivista tai negatiivista palautetta. Myönteisen päätöksen sattuessa organisaatio voi lähettää välittömästi osallistumishakemuksen tapahtumaan. Jos päätös on kielteinen, on tarpeen ilmoittaa kieltäytymisen syy aloittamalla vastaus kutsukirjeeseen kieltäytymisen perusteilla: "Yhdessä ...".

Mallivastaus kutsukirjeeseen on esitetty liitteessä 22.

Onnittelukirje (onnittelukirje) – liikekirje, joka on laadittu virkamiehen tai järjestön asemassa merkittäviin tapahtumiin liittyvissä juhlallisissa tilaisuuksissa.

Onnittelukirjeet laaditaan vapaassa muodossa, ne voivat olla joko pieniä ja sisältävät yhden tai kaksi lausetta tai ne voivat olla melko yksityiskohtaisia. Jälkimmäisessä tapauksessa onnittelukirjeessä esitetään tärkeimmät elämänvaiheet, sen henkilön toiminta, jolle onnittelu on osoitettu, hänen tärkeimmät saavutuksensa. Jos kirje on osoitettu organisaatiolle tai sen rakenteelliselle alaosastolle, siinä esitetään organisaation tai yksikön tärkeimmät ja merkittävimmät saavutukset.

Liiketoiminnassa onnitteluihin voidaan erottaa seuraavat syyt:

- vastaanottavan organisaation ja järjestön johtajan vuosipäivät, syntymäpäivät;
- palkitseminen, kilpailujen voittaminen, tarjousten voittaminen;
– menestys liiketoiminnassa ja ammatillisessa toiminnassa (nimitys korkeaan asemaan, kunnia- tai erityisnimikkeen myöntäminen, uuden sivukonttorin avaaminen jne.);
- yleiset vapaapäivät Uusivuosi, joulu, Isänmaan puolustajan päivä jne.);
– uskonnolliset juhlapyhät (joulu);
– mukavia tapahtumia henkilökohtaisessa elämässä (syntymäpäivä, avioliitto, lapsen syntymä);
– molempia osapuolia hyödyttävien kumppanuussopimusten tekeminen;
- Yhteistyön vuosipäivä (yleensä ensimmäinen tai kierros).

Harjoitella

Onnittelukirjeitä voidaan laatia paitsi organisaation kirjelomakkeille, myös erivärisille erikoispaperille, joka on koristeltu koristeilla ja jolla on suuri tiheys jne.

Onnittelukirjeissä käytetään seuraavia avainlauseita:

"Onnittelut...";

"Onnittelemme sinua vilpittömästi...";

"Ottakaa vastaan vilpittömät onnittelumme...";

"Onnittelemme sinua sydämellisesti...";

"Onnittelut...";

"Ottakaa vastaan vilpittömät onnittelumme...";

"Onnittelut uudesta tehtävästäsi";

"Onnittelut uuden sivukonttorin avaamisesta";

"Olimme iloisia saadessamme kuulla menestyksestänne vaaleissa. Onnittelut voitosta!" jne.

Onnittelukirjeen vakioteksti voi näyttää tältä:

"Ota vastaan vilpittömät onnittelumme valinnastasi hallituksen puheenjohtajaksi. Toivotamme sinulle hyvää terveyttä ja menestystä työssäsi. Uskomme, että kokemuksesi ja korkea ammattitaitosi palvelee sinua edelleen kehittäminen yritystä ja vahvistaa sen asemaa korkean teknologian alalla".

Malli onnittelukirjeestä on esitetty liitteessä 23.

Vastaa onnittelukirjeeseen – kirje, joka on laadittu vastauksena onnitteluihin juhlallisissa tilaisuuksissa, jotka liittyvät merkittäviin tapahtumiin virkamiehen tai järjestön asemassa.

Onnittelukirjeen vastauksen vakioteksti:

"Kiitos huomiosta, jonka osoitit minulle syntymäpäivänäni. Kiitos lämpimästä ja vilpittömiä sanoja. Omalta osaltani toivotan teille suurta onnea ja terveyttä, vaurautta ja hyvinvointia."

Mallivastaus onnittelukirjeeseen on esitetty liitteessä 24.

Takuukirje - liikekirje, joka takaa maksun suoritetusta työstä tai jonkin toimituksesta (palvelut, tuotteet, tilat jne.).

Takuukirjeessä tekijäorganisaatio ottaa tiettyjä velvoitteita, joten tällaisella kirjeellä on oikeudellinen merkitys. Takuukirjeen teksti sisältää pyynnön töiden suorittamisesta, palvelujen suorittamisesta jne. ja sisältää juridisesti merkittävän lauseen: "Takaamme maksun" jne. Kirjeen tekstissä annetaan lisäksi organisaation pankkitiedot - takuukirjeen kirjoittaja.

Takuukirjat allekirjoittavat organisaation johtaja ja pääkirjanpitäjä, allekirjoitukset on varmennettu organisaation pääsinetillä.

On tärkeää tietää!

Takuukirjeen erottuva piirre on vaaditun "asiakirjan tyypin nimen" läsnäolo, jota ei ole kiinnitetty muuntyyppisiin kirjeisiin. Tämä rekvisiitta näyttää tältä - TAKUUKIRJE.

Takuukirjan perusmallit ja mallit:

"Takaamme lainan palautuksen...";

"Takaamme lainan takaisinmaksun ... asti ...";

"Takaamme maksun. Käyttötilimme...";

"Asunnon saanti on taattu...";

"Yritys takaa...";

"Tällä kirjeellä takaamme...";

"(organisaation nimi) pyytää (sinua) auttamaan... (Organisaation nimi) takaa...";

"Pyydämme avun antamiseksi ... (järjestön nimi) takuita ...";

"Takaamme, että yllä olevan tilauksen mukaisesti toimitetut laitteet ovat kaikilta osin tilauksen kuvauksen, teknisten ja eritelmien mukaisia";

"Jos ... kuluessa laitteiston käyttöönottopäivästä ilmenee viallinen, sitoudumme korjaamaan vian omalla kustannuksellamme";

"Jos ... sitoudumme vaihtamaan vialliset laitteet ilmaiseksi";

"Sitoudumme toimittamaan uusia laitteita viipymättä";

"Sitoudumme maksamaan kuljetus- ja vakuutuskulut" jne.

Esimerkki takuukirjasta on liitteessä 25.

Tietosähköposti – liikekirje, jossa vastaanottajalle ilmoitetaan virallisia tietoja.

Tietokirje on merkitykseltään lähellä viestikirjettä tai myyntikirjettä, mutta on laajempi ja informatiivisempi. Tällainen kirje on kirjeenvaihdon loogisen kehityksen tulos. Se lähetetään vastaanottajalle, jos häneen on muodostettu yhteys, eikä hän vastusta liikesuhteiden myöhempää kehitystä. Tiedotuskirjeen tarkoituksena on tiedottaa vastaanottajalle kirjoittajan halusta kehittää liikekontakteja ja niiden toteuttamisen tietyistä puolista viestiä hieman suuremmassa volyymissa.

Tiedotuskirjeet ovat hyödyllisiä luotaessa ensimmäinen yhteys vastaanottajaan, jolle annetaan tietty määrä lisätietoja yleiskatsauksesta. Tiedotuskirje voi sisältää kutsun vastaanottajalle hankkia lisätietoja käyttämällä kirjeessä olevaa sanamuotoa: "Vastaamme mielellämme kysymyksiisi."

Mallitiedotuskirje on esitetty liitteessä 26.

Hakemuskirje - liikekirje, joka laaditaan tapauksissa, joissa järjestö haluaa osallistua tapahtumiin tai saada toisen organisaation tarjoamia palveluja. Tavaroiden ja palvelujen tarjoamiseen liittyvässä kaupallisessa toiminnassa sovellusta voidaan käyttää mm ensisijainen asiakirja jonka perusteella tilaus tehdään ja sopimus laaditaan. Erityisiä hakemuksia ovat toimeenpanoviranomaisille ja valtion järjestöille toimitetut asiakirjat oikeuksien rekisteröimiseksi, lupien saamiseksi jne.

Hakemus voidaan tehdä yhtenäisessä muodossa tai tavaroita tai palveluita tarjoavan organisaation asettamien vaatimusten mukaisesti. Ensimmäisessä tapauksessa tällaisen hakemuksen valmistelu koostuu myyntiorganisaation ehdottaman mallilomakkeen täyttämisestä. Jos hakemus on tehty vapaassa muodossa, se sisältää kirjeen kirjoittajalle olennaiset tiedot.

Koska hakemuskirje on itse asiassa pyyntö tehdä jotain työtä, tarjota palveluita, olla mukana tapahtuman osallistujaluettelossa, hakemuksen tekstissä käytetään pääsääntöisesti samoja käännöksiä kuin pyyntökirjeissä:

"Ole hyvä ja ota sinut mukaan ryhmään osallistuaksesi ...";

"Pyydämme teitä varmistamaan, että yrityksemme kaksi edustajaa osallistuu ...";

"Rekisteröidy osallistujiksi..." jne.

Hakemuskirjeen teksti sisältää tilanteesta riippuen lisätietoja tapahtuman osallistujista, hakemuksen aiheesta, työn suorittamisen tai meneillään oleviin tapahtumiin osallistumisen ehdoista jne. Jos esimerkiksi haetaan osallistumista johonkin tapahtumaan (seminaari, konferenssi, festivaali, messu jne.), ilmoitetaan seuraavat tiedot:

- tapahtuman otsikko;
- tapahtuman päivämäärä;
– osallistumismuoto (puhuja, kuuntelija, osallistuja jne.);
– osallistujan (osallistujien) sukunimi, nimi ja sukunimi;
- Työpaikka, asema;
– postiosoite postinumerolla, puhelinnumerolla, osoitteella Sähköposti;
– hotellin tarve tapahtuman ajaksi.

Siinä tapauksessa, että laaditaan hakemus minkä tahansa palvelun tarjoamisesta, kaikki hakemuksen kohteen olennaiset seikat ja kaikki tarvittavat tiedot hakemuksen tekijästä, kirjelomakkeeseen sisältyvien tietojen lisäksi. osoitettu.

Hakemus voi sisältää myös takuun palvelujen tai kyseiseen tapahtumaan osallistumisen maksusta.

Esimerkki hakemuskirjeestä on liitteessä 27.

Täydennyskirje - pääkirjeen jälkeen lähetetty liikekirje, joka sisältää Lisäinformaatio. Tällaisen kirjeen tyypillinen piirre on suora osoitus siitä, että se toimii jatkona edelliselle kirjeelle. Tästä lisäkirjeen pitäisi alkaa, esimerkiksi:

"Kirjeen lisäksi...";

"Tämä kirje on lisäksi...".

Täydentävän kirjeen tekstissä tulee selittää, mikä aiheutti sen lähettämisen, esim.

"Tuotteen komponenttien hinnassa tapahtuneen merkittävän muutoksen yhteydessä ... edustaa suoraa etua yrityksellesi ...".

Täydennyskirjeen näyte on esitetty liitteessä 28.

anteeksipyyntökirje - kirje, joka on laadittu anteeksipyynnön vastaanottajalle liikesuhteiden loukkauksista. Anteeksipyyntökirjeet ovat suhteellisen harvinaisia virallisessa liikekirjeenvaihdossa. Ne ovat kuitenkin monissa tapauksissa välttämättömiä muodollisen anteeksipyynnön esittämiseksi vastaanottajalle ja suhteen normalisoimiseksi, varsinkin jos anteeksipyyntö ei muuten ole mahdollista.

Anteeksipyyntökirjeiden alun vakiosanamuoto on: "Pyydän teitä ottamaan vastaan anteeksipyynnön (josta) ...". Pahoittelut tulee pyytää kirjeen alussa ja vasta sitten selittää valituksen motiivit. Samanaikaisesti ei ole tapana pyytää anteeksi kahdesti kirjeen aikana. On parempi ilmaista pahoittelusi vastaanottajan välisen suhteen väliaikaisesta rikkomisesta mahdollisimman vilpittömästi ja vakuuttavasti. Anteeksipyyntökirjeen yleissävyn tulee olla painokkaasti sovitteleva, mutta ei ilahduttava.

Anteeksipyyntökirje on liitteessä 29.

surunvalittelukirje - liikekirje, joka on kirjoitettu ilmaisemaan pahoittelunsa, myötätuntoa ja surunvalitteluja. Tämän tyyppistä kirjettä käytetään jokapäiväisessä liikekirjeenvaihdossa vastaanottajan läheisten ihmisten (sukulaisten, työtovereiden) kuoleman yhteydessä.

Vähemmän traagisissa tapahtumissa (luonnonkatastrofi, suuret ongelmat organisaation toiminnassa) käytetään kirjallista myötätuntoa, katumusta. Nämä kirjeet on tarkoitettu osoittamaan ystävällistä tukea yritysympäristössä. Tähän lomakkeeseen kirjallinen pyyntö on sallittua turvautua, jos tekijän ja vastaanottajan välisessä suhteessa ilmenee väärinkäsityksiä, jos syntyy erimielisyyksiä, jotka rikkovat tavanomaista liikesuhteen järjestystä. Tällaisten kirjeiden tulisi alkaa surunvalittelun sanoilla (sympatia, katuminen), esimerkiksi: "Pyydän sinua ottamaan vastaan surunvalitteluni ..." tai "Ilmoitan vilpittömän myötätuntoni sinulle ...". On erittäin toivottavaa, että tällaisen kirjeen yleinen sävy on korostetusti lämmin ja jättää tilaa toivolle ja optimismille.

Osanvalittelukirje on liitteessä 30.

suosituskirje - Vetoomuksen laatija vastaanottajalle sellaisen kolmannen osapuolen hyväksi, joka ei osallistu kirjeenvaihtoon. Useimmiten organisaatio antaa työntekijälle suosituskirjeitä, jotka vahvistavat tämän organisaation kokemuksen, työntekijän ansiot ja henkilökohtaiset ominaisuudet.

Tyypillinen suosituskirjeen alun sanamuoto on seuraava: "Minulla on kunnia suositella teille herra (rouva) ..." tällä kirjeellä. Tämän jälkeen kirjoittaja kiinnittää vastaanottajan huomion valituksensa motiiveihin ja esittää oman käsityksensä suositellusta henkilöstä. Yksityiskohtainen suositus ei voi olla yleinen, vaan sen on sisällettävä kuvaus suosituksen erityisistä eduista (tai haitoista), jotta vastaanottajalle muodostuu objektiivinen kuva kyseisestä henkilöstä.

Se on kiinnostavaa!

Runoilija Sergei Yesenin saapui Pietariin 9. maaliskuuta 1915. Ensimmäinen henkilö, jonka hän vieraili kaupungissa, oli L. L. Blok. Hän antoi hänelle suosituskirjeitä, ja Yeseninin tie kirjallisiin piireihin oli avoin.

Liiketoiminnassa voidaan erottaa organisaatioiden kaupallisessa toiminnassa käytetty kirjeryhmä, ns. kaupallisia kirjeitä. Tämä ryhmä sisältää seuraavan tyyppiset kirjaimet.

Tiedustelu - liikekirje, jonka mahdollinen ostaja lähettää sopimusta edeltävässä vaiheessa mahdolliselle myyjälle saadakseen tietoa mahdollisuudesta toimittaa tavaraerä tietyin ehdoin tai pyytää lähettämään tarjouksen tietyn tuotteen toimittamisesta tavaroiden lähetys (tietyntyyppisen palvelun tarjoamiseksi). Kaupallinen pyyntö on erotettava tiedotuskirjeestä ja pyyntökirjeestä, jossa ilmoitetaan toimitusehdot ja tavaroiden hinta. Tiedustelukirjettä ei myöskään pidetä hakemuksena tai tilauksena, jotka ovat muunlaisia kirjeitä, joissa on muita elementtejä ja yksityiskohtia.

Kaupallisessa pyynnöstä ostaja on kiinnostunut mahdollisuudesta toimittaa tavaraerä tietyssä ajassa, tietyin edellytyksin toimitushinta voi tulla esille. Ilmoita pyynnössä pääsääntöisesti: tavaran (palvelun) nimi ja ehdot, joilla tavarat toivotaan vastaanottavan (määrä, tavaran laatu, malli, merkki, hinta, toimitusaika, toimitusehdot jne. .).

Maksuehdoissa määrätään, milloin ja miten ostaja maksaa myyjän kanssa. Toimitusehdoissa määrätään, missä ja missä vaiheessa vastuu tavaran turvallisuudesta ja riskeistä siirtyy myyjältä ostajalle.

Kansainvälisen kaupan toimitusehtoja määritettäessä käytetään termejä, jotka sisältyvät kaupallisten termien INCOTERMS-sanakirjaan ( Kansainvälinen Commercial Terms, INCOTERMS), jonka on kehittänyt Kansainvälinen kauppakamari. Sanakirja sisältää kansainvälisiin myyntisopimuksiin sisältyviä perustoimituksen ehtoja, jotka liittyvät kuljetusprosessiin, toimitusten rekisteröintiin jne. Kunkin termin kolmikirjaiminen lyhenteet ovat vakiomuotoisia ja PLO:n asianomaisten elinten hyväksymiä. Koska INCOMERMS on jatkuvasti paranneltu termijoukko, niin sopimuksissa sitä käytettäessä on mainittava sanakirjan painos.

Alla on joitain sanakirjan termejä:

– FAS ( Vapaa Alongside Ship) - vapaasti aluksen kylkeä pitkin ... (laivatussatama). Myyjä katsoo velvollisuutensa täytetyksi, kun tavara on sijoitettu laivan kylkeen laituriin. Tästä hetkestä lähtien ostajan on kannettava kaikki tavaran katoamisesta tai vahingoittumisesta aiheutuvat kustannukset ja riskit. Termiä käytetään vain meri- tai jokivesikuljetuksiin;
– FOB ( Vapaa kyydissä) – ilmainen aluksella... (laivatussatamassa). Vastuu ja riskit siirtyvät ostajalle siitä hetkestä lähtien, kun tavara kulkee aluksen kiskoilta sovitussa kuljetussatamassa. Termiä käytetään vain meri- tai jokivesikuljetuksiin;
– CIF ( kustannus Vakuutus Rahti - kustannukset, vakuutus, määräsatamaan maksettu rahti. Termiä käytetään vain meri- tai jokivesikuljetuksiin;
– CIFC ( Kustannusvakuutus Rahti ja Conihsion) – CIF ja välittäjäpalkkio;
– DAF ( Toimitetaan rajalla) - toimitus rajalla. Myyjän katsotaan täyttäneen velvollisuutensa toimittaa tulliselvityksen läpäisseet tavarat vientiin siitä hetkestä lähtien, kun se on luovutettu ostajalle sovitussa rajalla. Termiä voidaan käyttää mistä tahansa kuljetusmuodosta, mutta sitä käytetään pääasiassa rautatie- ja maantieliikenteessä.

Kaupallisessa pyynnössä käytetään seuraavia ilmaisuja:

"Anna yksityiskohtaisia tietoja ...";

"Pyydämme teitä ilmoittamaan toimitusmahdollisuudesta...";

"Tee tarjous toimituksesta ..." jne.

Pyyntökirjeen vakioteksti:

"VAMIT-konserni on erikoistunut puunkuivaustekniikoiden tutkimukseen. Tässä suhteessa olemme erittäin kiinnostuneita ostamaan ja asentamaan kuivauskammiot venäläisten yritysten tuotanto. Pyydämme lähettämään mainosesitteitä ja tietoja puunkuivauslaitteiden tieteellisen ja teknisen dokumentaation vakioprojektien hinnasta.

Mallipyyntökirje on liitteessä 32.

Vastaa tiedustelukirjeeseen – mahdollisen tavaroiden (palvelujen) myyjän vastauskirje tavaroiden (palvelujen) mahdollisen ostajan pyyntöön.

Siinä tapauksessa, että myyjä on valmis täyttämään kaikki pyynnön ehdot, hän voi lähettää välittömästi tarjouksen toimitusta varten. Laadukkaan ehdotuksen tekeminen vie kuitenkin aikaa, joten on suositeltavaa ensin sopia periaatteessa ja lähettää ehdotus seuraavassa kirjeessä.

Vastaus kaupalliseen pyyntöön voi olla:

- tarjouskirje (tarjous), jos myyjä voi välittömästi täyttää ostajan pyynnön;
- tuotteesta (palveluista) kertova kirje, jos ostaja pyysi tietoa tuotteesta;
- pyynnön käsittelystä kieltäytyminen.

Jälkimmäisessä tapauksessa liikesuhteiden etiikka edellyttää ensinnäkin kiitoksen ilmaisua tilauksesta ja sen jälkeen syistä, miksi tilausta ei voida hyväksyä ja toteuttaa, esim.

"Kiitos toimituspyynnöstänne... Valitettavasti johtuen... Tilaustasi ei voida hyväksyä harkittavaksi (täytäntöönpano)";

"Kiitos toimituspyynnöstänne... Valitettavasti sinua kiinnostava tuote voidaan toimittaa vain ehdoilla...";

"Kiitos toimituspyynnöstänne... Valitettavasti kiinnostavaa tuotetta ei voida toimittaa aikaisemmin... Ilmoita meille suostumuksesi toimitusajan muuttamiseen."

Pyynnön vakiovastausteksti:

"Otettuaan huomioon pyyntönne mahdollisuudesta toimittaa 2000 ASUS VX239H -näyttöä Jekaterinburgiin huhtikuussa 2014, vahvistamme valmiutemme toimittaa nämä tuotteet määritetyn ajan kuluessa."

Mallivastaus tiedustelukirjeeseen on esitetty liitteessä 33.

Tarjouskirje (esittelykirje) - mahdolliselle kumppanille lähetetty liikekirje, jossa on tarjous tavaroista, palveluista, yhteistyöstä jne. Kaupallisessa toiminnassa tällaista tarjouskirjettä kutsutaan kaupalliseksi tarjoukseksi tai tarjoukseksi.

Tarjous voi olla:

– kirjallinen vahvistus aiemmin tehdystä suullisesta sopimuksesta;
- vastaus aiemmin lähetettyyn tiedustelukirjeeseen;
- riippumaton ehdotus, joka on aloiteasiakirja. Tässä tapauksessa se toimii mainoskirjeenä.

Kahdessa ensimmäisessä tapauksessa ehdotus lähetetään vastauksena tiedustelukirjeeseen tai esisopimusten seurauksena, joten se ei ole ennakoivaa. Kirjeen ensimmäisellä rivillä mainitaan siis ehdotuksen lähettämisen syy.

Kaupallisessa tarjouksessa on paljon enemmän pakollisia osia kuin pyynnössä. Tämä sisältää tiedot pakkauksesta ja merkinnöistä, laadusta, tavaroiden hinnasta, toimitushinnasta, koko erän hinnasta, maksuehdoista. On mahdollista antaa tietoa ylivoimaisen esteen aiheuttamien riskien korvaamisesta ja välimiesmenettelyn ehdoista.

Kaupallisessa toiminnassa tarjoukset (tarjoukset) ovat ilmaisia ja tiukkoja. Ilmainen tarjous on tarjous, jota myyjä voi kieltäytyä täyttämästä ennen sopimuksen tekemistä; se ei sido myyjää velvollisuuteen myydä tavaroita. Tietoa ilmaisesta tarjouksesta on tekstin ensimmäisellä rivillä (... teemme sinulle tarjouksen ilman velvollisuuttamme). Kiinteä tarjous on sellainen, josta myyjällä ei ole oikeutta kieltäytyä tietyn ajan kuluessa.

Tietylle ostajalle lähetetään kiinteä tarjous, jossa ilmoitetaan olennaiset toimitusehdot (tavaroiden määrä, laatu, tavaran hinta jne.). Kiinteä tarjous sitoo myyjän velvollisuuteen myydä tarjottu tuote sille, jolle hän sitä tarjoaa, joten pakollinen elementti sitova tarjous on viimeisellä rivillä merkintä tarjouksen voimassaolosta, esimerkiksi: "Tarjous on voimassa ...". Jos vastausta ei saada määräajassa, se merkitsee tarjouksen hyväksymättä jättämistä.

Laadukkaan ehdotuskirjeen luomiseksi sinun on navigoitava seuraavissa käsitteissä:

- hyväksyminen - tarjouksen hyväksyminen myyjän ehdoilla;
- irtotavarana - ylisuuren lastin kuljetus ilman pakkausta;
- irtotavarana - nesteiden kuljetus säiliöissä tai säiliöaluksissa ilman pakkausta;
- irtotavarana - irtolastin kuljetus ilman pakkausta.

Yleisimmät kansainväliset määritelmät

maksuehdot:

- ACC / ACC (TILI / TILI) - tililtä tilille;
– V/S ( Laskuttaa Perintä) - lasku perintästä;
– CBD (käteismaksu ennen toimitusta) – käteismaksu ennen tavaran toimitusta;
– CD (käteismaksu asiakirjoja vastaan) – käteismaksu asiakirjoja vastaan;
– CIA (CASH IN AVANCE) – ennakkomaksu käteisellä.

Tarjous kumppanille sisältää tarkat yksityiskohtaiset tiedot,

koska seuraava askel voi olla sopimuksen tekeminen tai yleistä tietoa, joka on itse asiassa ehdotus neuvottelujen aloittamisesta.

Tarjouksen rakenne voi näyttää tältä:

Osa 1. Johdanto:

- terveisiä;
- kirjeen syyn ilmoittaminen.

Tässä viestin osassa käytetään seuraavia lauseita:

"Pyynnöstänne ilmoitamme, että...";

"Olemme iloisia, että haluat luoda liikesuhteita kanssamme";

"Olemme iloisia voidessamme lähettää sinulle haluamasi näytteet ja tarjota...";

"Edustajamme herra N ilmoittaa meille, että olet kiinnostunut tuotteistamme...";

"Pyyntösi mukaan...";

"Vahvistamme suostumuksemme ja ilmoitamme, että voimme toimittaa...";

"Liikekumppanimme (N) ovat ilmoittaneet meille, että olette kiinnostuneita sisällyttämään tuotteemme valikoimaasi...";

"Olemme valmiita toimittamaan sinulle tuotteemme, ja siksi lähetämme sinulle uusimman luettelomme tarkistettavaksi."

Osa 2. Pääosa:

- vastata esitettyihin kysymyksiin;
- kaupallisen tarjouksen merkityksen välittäminen (tuotteen yksinoikeuden korostaminen, jos tämän tuotteen valmistajia on vähän; tuotteen parametrien, erojen korostaminen, jos tämän tuotteen valmistajia on useita; tuotteen ominaisuuksien korostaminen yrityksen työ ja palveluiden tuottaminen, jos tämän tuotteen valmistajia on paljon).

Käytetyt lauseet:

"Olemme valmiita tekemään sinulle erikoistarjouksen";

"Tarjoamme sinulle...";

"Tarjoamme sinulle lujasti...";

"Vahvistuksena sopimuksemme tarjoamme sinulle ...";

"Liitteenä lähetämme sinulle luettelomme uusimman hinnaston kanssa";

"Yksityiskohtainen hinnastomme vakuuttaa sinut valikoimamme runsaudesta";

"Tarjouksemme on voimassa...";

"Hinnat sisältävät pakkaus- ja toimituskulut";

"Toimimme ehdoilla...";

"Olemme valmiita antamaan sinulle alennuksen...";

"Kerro meille, jos hyväksyt koeostoksen testausta varten";

"Edellyttäen, että raaka-aineiden hinnat pysyvät ennallaan, ..";

"Tuotteitamme arvostetaan suuresti...".

– lisätarjoukset (painotus erityissuhteessa asiakkaan kanssa).

Käytetyt lauseet:

"Jotta tämän uuden sopimuksen aloittaminen olisi helpompaa, annamme sinulle alennuksen ... % luettelon hinnoistamme";

"Tuotteidemme erinomainen laatu on saanut paljon huomiota kaikkialla maailmassa";

"Kiinnitän huomionne erityisesti asemiin...";

"Malli sopii tarkoituksiinne parhaiten...";

"Hinnoittelussa merkityt paikat (tavarat), voin suositella erityisesti, koska niitä tehdään...";

"Voit ostaa kannattavasti suuren erän ...";

"Kuten näette, hintamme ovat kilpailukykyisiä";

"Olemme varmoja, että tuotteidemme laatu täyttää kaikki odotuksesi";

"Annamme kaikille tuotteillemme ... vuoden takuun";

"Tuotteemme tarkastetaan huolellisesti laadun varmistamiseksi";

"Olemme iloisia voidessamme solmia kanssasi liikesuhteita ja olemme vakuuttuneita, että pystyt myymään tuotteitamme menestyksekkäästi myymälässäsi";

"Ensimmäinen tilauksesi vakuuttaa sinut siitä, että pyrimme täyttämään asiakkaan kaikki toiveet äärimmäisen huolellisesti."

Osa 3. Finaali:

– kiitollisuuden ilmaiseminen huomiosta ja toivon ilmaus yhteistyöstä.

Käytetyt lauseet:

"Olisimme erittäin iloisia saadessamme tilauksen teiltä pian";

"Jos sinulla on kysyttävää tästä, löydät meidät seuraavista puhelinnumeroista";

"Jos ehdotuksemme ei sovi sinulle, olemme kiitollisia, että kerroit meille syyt";

"Toivotuksestasi annamme sinulle mielellämme tietoa toimitus- ja maksuehdoista";

"Odotamme innolla tilauksesi saamista ja lupaamme nopean ja tarkan toteutuksen."

Tarjouskirjeen vakioteksti:

"Kiinnitämme huomionne uusi katalogi, joka sisältää täyden valikoiman yrityksemme valmistamia huonekaluja. Lähetämme myös hinnaston, joka tarjoaa merkittäviä alennuksia kanta-asiakkaillemme. Emme kuitenkaan voi pitää näitä alennuksia pitkään, joten suosittelemme, että teet tilauksesi kuluvan kuukauden aikana."

Malli tarjouskirjeestä on liitteessä 34.

Vastaa tarjouskirjeeseen - tavaroiden (palvelujen) mahdollisen ostajan vastauskirje mahdollisen tavaroiden (palvelujen) myyjän ehdotukseen.

Liiketoiminnan etiketti on, että sinun on vastattava tarjoukseen, vaikka et voi hyväksyä sitä.

Vastaus tarjouskirjeeseen voi olla kirje, jossa vahvistetaan tarjouksen hyväksyminen tai hylkääminen. Ostaja ei välttämättä hyväksy vain osaa tarjouksen ehdoista, jolloin hän voi lähettää myyjälle vastatarjouksen, joka johtaa kaupalliseen kirjeenvaihtoon, jonka aikana osapuolet joko pääsevät sopimukseen kaikista olennaisista toimitusehdoista tai kieltäytyvät tekemästä liiketoimi. Tilanteesta riippuen voidaan käyttää seuraavia kiinteitä ilmaisuja vastauksena tarjouskirjeeseen:

"Kiitos tekemästäsi tarjouksesta ja ilmoitamme, että olemme valmiita tekemään sopimuksen ...";

"Hyväksymme tarjouksesi...";

"Vahvistamme valmiutemme tehdä sopimus...";

"Kiitos tarjouksestasi, mutta emme ole tällä hetkellä kiinnostuneita ostamaan tätä tuotetta."

Tarjouskirjeen vastauksen vakioteksti:

"Kiitos tarjouksestasi toimittaa lisävirtamuuntajia sähköisten ohjauspaneelien viimeistelyyn. Pidämme kuitenkin mainitsemaasi hintaa liian korkeana. Lisäksi maksuehdot ovat valitettavasti meille mahdottomia hyväksyä. Olemme valmiita palaa ehdotuksiisi, jos katsot mahdolliseksi tehdä niihin vastaavat muutokset.

Mallivastaus tarjouskirjeeseen on esitetty liitteessä 35.

Vaatimuskirje - liikekirje, jonka tarkoituksena on kannustaa vastapuolta täyttämään velvoitteensa olosuhteissa, joissa aiemmin hyväksyttyjä sopimuksia rikotaan.

Vaatimuskirjeillä on yleensä monimutkainen rakenne. Ne sisältävät sopimusehdot viittaamalla tiettyihin asiakirjoihin, hahmottelevat tämänhetkisen tilanteen ydintä, muotoilevat velvoitteiden täyttämisvaatimuksen ja osoittavat mahdolliset seuraamukset, jos näitä velvoitteita ei noudateta.

Avainlauseet pyyntökirjeissä voivat olla:

"Vaadimme kiireellisesti täyttämistä (lähettää, toimittaa, siirtää)...";

"Vaadimme täyttämään velvollisuutemme...";

"Vaadimme välitöntä täytäntöönpanoa..." jne.

Mahdolliset seuraamukset voidaan muotoilla seuraavasti:

"Muuten sinulle määrätään seuraamuksia ...";

"Muuten tapaus siirretään välimiesoikeuteen";

"Muuten emme ole vastuussa seurauksista..." jne.

Mallivastaus pyyntökirjeeseen on esitetty liitteessä 36.

Vaatimuskirje laaditaan kirjelomakkeelle. Vaatimusten jättämiselle ei tällä hetkellä ole säännöksiä lainsäädäntötasolla. Mutta käytäntö on kehittänyt seuraavat suositukset sen laatimista ja suunnittelua varten.

- perusteet vaatimuksen esittämiselle (linkki osapuolten väliseen sopimukseen, takuukirje);
- vaatimuksen ydin, kohde. On ilmoitettava, mitä velvoitetta rikotaan ja missä määrin (viivästyminen, riittämätön laatu jne.);
- vaatimuksen pätevyys (linkit sopimuksiin, toimiin jne.), todisteet linkistä määräyksiä, joka toimii vaatimuksen tyydyttämisen perusteena;
– sinulle aiheutuneet aineelliset ja muut vahingot;
– kumppanin toimet kanteen johdosta; vaatimuksen esittäjän erityisvaatimukset (sopimuksen irtisanominen, palautus Raha, vaatimus huonolaatuisten tavaroiden korvaamisesta jne.) ja näiden vaatimusten täyttämisen määräajat;
– mitä tehdä, jos vaatimusta ei hyväksytä. Kirjeessä on oltava varoitus myöhemmästä muutoksenhausta oikeusviranomaisiin, jos vaatimusta ei hyväksytä.

Tämän tyyppisen kirjeen yksiselitteisen tunnistamiseksi on sallittua määrittää asiakirjaan kirjaintyyppi - CLAIM.

Vaatimuksessa (reklamaatio)kirjeessä tulee olla otsikko tekstiin, joka kuvastaa sen päävaatimuksia, esimerkiksi "Velkojen ja sakkojen maksamisesta" tai sisältää linkin sopimukseen, jonka ehtoja on rikottu, esimerkiksi "On _____________ päivätyn vuokrasopimuksen mukainen vaatimus.

Vaatimuksessa (reklamaatio)kirjeessä on oltava huomautus hakemuksen olemassaolosta, josta käy ilmi kaikki liitteenä olevat asiakirjat, jotka vahvistavat vaatimuksen pätevyyden. Kirjeessä asetetaan tämän vaatimuksen käsittelyn määräaika, jota ei kuitenkaan ole määritelty laissa ja joka on käytännössä yksi kuukausi. Tekstin esitysmuodon tulee olla mahdollisimman oikea liikesuhteiden ja kumppanien maineen säilyttämiseksi.

Reklamaatiokirjeet lähetetään yleensä vastaanottajalle kirjattuna kirjeenä erillisellä kuitilla ja kuittauksella. Vaatimuksen tekijä säilyttää nämä asiakirjat mahdollista esittämistä varten oikeusviranomaisille.

Vaatimuksen tekstiä laadittaessa käytetään kanteen perusteena seuraavia lauseita:

"Lähetämme sinulle vaatimuksen...";

"Lähetämme sinulle ... nro ... päivätyn koetodistuksen, josta seuraa, että ...";

"Asiakkaamme tekee sinulle laatuvaatimuksen (valituksen)...";

"Esimme väitteen tavaroiden laadusta...";

"Kaupallisen toimen perusteella teemme kanteen ...";

"Sopimuksen mukaisesti ... olet rikkonut kohtaa nro....";

"Lähetetyssä tavaraerässä... havaittiin puute...";

"Vastaanotettaessa vastaanotettuja tavaroita (päivämäärä) laskun nro ... mukaan havaittiin puute ...";

"Valitukseksi ilmoitamme, että...";

"Valitettavasti meidän on ilmoitettava sinulle...";

"Sopimuksen 4 kohdan mukaan sinun on toimitettava meille ...".

Seuraavia lauseita käytetään vaatimusten ilmaisemiseen:

"Aiomme vaatia teidän puoleltanne...";

"Aiomme kysyä sinulta...";

"Yllä olevan mukaisesti pyydämme sinua...";

"Edellisen johdosta sinulta on määrätty sakko ...".

Seuraamusten sisällön ilmaisemiseksi käytetään ilmaisuja:

"Jos kierretään ryhtymästä toimenpiteisiin valituksessa mainittujen asioiden ratkaisemiseksi, asia viedään välimiesoikeuteen...";

"... muuten sinulle määrätään seuraamuksia";

"Kieltäytyminen täyttämästä sopimusvelvoitteita ilmoitetun valituksen yhteydessä ...".

Vastaus valituskirjeeseen organisaation on toimitettava määräajassa. Tänä aikana sinun on ilmoitettava vastapuolelle kirjallisesti vaatimuksen hylkäämisestä tai sen hyväksymisestä käsiteltäväksi. Jos vaatimus hyväksytään käsiteltäväksi, ilmoitetaan määräaika vaatimuksesta päätöksen tekemiselle tai erityistoimille sen tyydyttämiseksi. Jos vaatimus hylätään, hylkäämisen syyt esitetään viitaten asiakirjoihin, jotka voivat perustella sen.

– kirjeitä, joissa tarjotaan tavaroita tai palveluita;
- esittelykirjeet, jotka sisältävät tietoa organisaatiosta.

Näiden lajikkeiden lisäksi mainonnassa käytetään laajalti tiedotuskirjeitä, esitteitä, tiedotteita, joiden tehtävänä on tarjota yksityiskohtaista, joskus yksityiskohtaista tietoa tuotteista ja palveluista. Nämä materiaalit eivät ole mainoskirjeitä, mutta yhdessä niiden kanssa ne suorittavat mainostehtävän. Mainosmateriaalit toimitetaan pääsääntöisesti sen asianomaisen pyynnöstä, joka on saanut ensisijaiset tiedot organisaatiosta tai tuotteesta mainoskirjeestä tai muulla tavalla.

- mainoskirje ei saa olla pitkä ja olla enintään yksi sivu;
– mainoskirjeen tulee olla ytimekäs, selkeä ja informatiivinen; sinun ei pitäisi kuvata yksityiskohtaisesti organisaatiota ja tarjottavia tavaroita tai palveluita, vaan on välttämätöntä korostaa vain organisaatiosi ja muiden eroa, tavarasi muiden toimittajien tavaroista;
- ei ole tarkoituksenmukaista liioitella organisaatiosi etuja, koska kaikki tiedot voidaan aina tarkistaa;
– tarjottuja tavaroita tai palveluita ei pitäisi pakottaa; lauseen toistuva toisto, vaikkakin sisään erilaisia vaihtoehtoja, voi hylätä kirjeenvaihtajan;
- ilmoituskirje edustaa yritystäsi, joten se on laadittava kirjelomakkeella, jossa on kaikki kirjeessä tarvittavat tiedot.

3. Tuotteen (tavarat) esittely ja sen tärkeimpien etujen luettelointi.
4. Lisä- tai niihin liittyvien termien luettelointi.
5. Erityinen yhteistyöehdotus (tukkumyynti tai jälleenmyynti, palvelutarjonta jne.).
6. Ilmaus valmiudesta toimittaa tuotenäytteitä, yksityiskohtaista tietoa tuotteesta tai palveluista ja vastata kaikkiin mahdollisen kuluttajan kysymyksiin.
7. Vakiolause, jossa ilmaus toivoa yhteistyöstä.
8. Allekirjoitus (asema, sukunimi, nimikirjaimet).

Jos kirje edustaa organisaatiota, sen rakenne voi näyttää tältä:

1. Vetoomus vastaanottajalle ("Hyvät herrat!" tai "Hyvät kollegat!").
2. Lyhyt esittely organisaatiosta ja sen toiminnan luonteesta.
3. Kuvaus organisaation päätoiminnoista, sen eduista verrattuna muihin vastaavia tavaroita tai palveluita tarjoaviin organisaatioihin.
4. Erityinen yhteistyöehdotus.
5. Ilmaus valmiudesta antaa organisaatiota kiinnostavia tietoja ja vastata kaikkiin kysymyksiin.
6. Vakiolause, joka ilmaisee yhteistyön toivon.

Vahvemman vaikutuksen saamiseksi mahdolliseen kumppaniin on välttämätöntä, että tavaroita ja palveluita mainostavan kirjeen allekirjoittaa vähintään osaston johtaja ja organisaatiota edustavat kirjeet organisaation johtajan tai hänen sijaisensa.

Mainoskirjeitä suunniteltaessa tulee noudattaa liikekirjeiden suunnittelun yleisiä sääntöjä, mutta huomion kiinnittämiseksi kirjeeseen on hyväksyttävää käyttää laajempaa tekstisuunnittelua, kuten tärkeimpien tekstinpätkien korostaminen.

Niin, moderni hallinto edellyttää jokaiselta esimieheltä ja johtajalta kykyä kirjoittaa erilaisia bisnestekstejä. Tämä voi olla sekä kaupallisten kirjeiden ja yritysehdotusten valmistelua että onnittelukirjeiden ja kiitosten suunnittelua. Kaikkien johtamis- ja kaupallisten toimintojen menestys riippuu suoraan joidenkin näiden asiakirjojen kirjoittamisesta. Tältä osin käytännön kirjallisia taitoja liikekirjeiden kehittämisessä, riippumatta tekstin temaattisesta painopisteestä, vaativat päivittäisessä työssään melkein kaikki asiantuntijat, mukaan lukien johtajat kaikilla tasoilla, yrityksen osastojen päälliköt, mainosasiantuntijat, johtajien henkilökohtaiset avustajat, samoin kuin kaikki toimistotyöntekijät.

Tietyn näytteen saatekirjeen laatiminen, jos asiakirjoja lähetetään yrityksille tai viranomaisille, on valinnainen, mutta toivottava vaihe. Tietoja siitä, kuinka kehittää oikein tällaisen asiakirjan oikea muoto ja joitain sen kanssa työskentelyn vivahteita - juuri nyt.

Asiakirja laaditaan missä tahansa muodossa, koska yhtenäistä näytettä ei ole. Päätarkoituksena on antaa vastaanottajalle oikea käsitys siitä, millaisia asiakirjoja on lähetetty ja mikä tärkeintä, mihin tarkoitukseen lähettäjä pyrkii.

Vaikka yritystä ei muodollisesti edellytetä saatekirjeiden kirjoittamista, tämä on kuitenkin varsin vakiintunut normi liikeasiakirjavirrassa, jota tulee noudattaa. Sen avulla voit ratkaista useita ongelmia kerralla:

Ensinnäkin se sisältää lähettäjän tärkeimmät selitykset, jotka hän haluaa välittää vastaanottajalle. Tässä tapauksessa tällä on merkitystä, koska liikekirjeenvaihto on epäsuoraa viestintää, jonka pitäisi olla erittäin selvää molemmille osapuolille.
Saatekirje sisältää myös luettelon asiakirjoista - itse asiassa luettelo lähetettyjen asiakirjojen koko nimestä ja lukumäärästä on kopioitu. Tämä eliminoi mahdolliset suunnitteluvirheet.
Määrittämällä asiakirjaluettelon on mahdollista välttää tietyt vaikeudet niiden palauttamisessa katoamisen yhteydessä. Lisäksi se ilmaisee lähtevien ja saapuvien asiakirjojen numerot, minkä ansiosta ne ovat helposti löydettävissä ja ohjattavissa.
Lopuksi vastaanottaja, joka on vastaanottanut asiakirjojen lisäksi myös saatekirjeen niille, pystyy nopeasti ymmärtämään lähettäjän toiveiden olemuksen ja vastaamaan niihin nopeasti tilanteen mukaisesti.

Siksi voidaan sanoa, että osaava suunnittelu saatekirje asiakirjoihin, luo omia yhtenäisiä näytteitä prosessin yhtenäistämiseksi - lähettäjän itsensä edun mukaisesti.

Esimerkki saatekirjeestä 2019

Huolimatta siitä, että tällaiselle asiakirjalle ei ole hyväksyttyä muotoa ja jokaisella organisaatiolla on oikeus päättää, miten se laaditaan, on olemassa yleisesti hyväksyttyjä sääntöjä, joita tulisi noudattaa.

Otsikossa on tavalliseen tapaan vastaanottajan ("Vastaanottaja...") ja lähettäjän ("alkaen...") täydelliset viralliset nimet.
Seuraavaksi tulee huomautus numerosta, jolle kirje on rekisteröity lähettäjän yrityksessä.
Sitten tulee asiakirjan varsinainen teksti. On erittäin tärkeää aloittaa lause oikein. Tässä tapauksessa on 3 vaihtoehtoa:

"lähettää sinulle"- niissä tapauksissa, joissa asiakirjat lähetetään samoille yrityksille (esimerkiksi vastapuolille);
"Esittelemme sinulle"-kirje lähetetään osoitteeseen verotoimisto, tuomioistuimet, pääkonttori - ts. kaikki korkeammassa asemassa olevat laitokset;
"lähetämme sinut"- jos puhumme asiakirjoista, jotka lähetetään päinvastoin alisteisille osastoille (esimerkiksi osastoille, saman yrityksen sivuliikkeille).

Lähetyksen tarkoituksen kuvauksen jälkeen sinun on ilmoitettava täydellinen luettelo asiakirjat (inventaari), joka esitetään kätevästi taulukon muodossa. Sen tulee sisältää seuraavat sarakkeet:

asiakirjan koko nimi;
kopioiden määrä;
tarvittaessa ilmoitetaan myös, missä muodossa asiakirja lähetettiin - alkuperäinen tai kopio (oikeaksi todistettu tai oikeaksi todistamaton).

Taulukon lopussa on saatekirjeen mukana lähetettyjen asiakirjojen kokonaismäärä.
Lopuksi ilmoitetaan liite, jossa luetellaan mahdolliset lisäasiakirjat, jotka lähetetään myös vastaanottajalle. On tärkeää ymmärtää, että sana "Hakemus" kirjoitetaan yksikkömuodossa vain, kun asiakirjaa on vain yksi. Jos asiakirjat monikko, niin se on kirjoitettu "Sovellukset". Asiakirjan otsikon lisäksi ovat:

asiakirjan hyväksymispäivä;
lähetettyjen kopioiden kokonaismäärä;
kunkin asiakirjan sivumäärä (kaikkien kopioiden arkkien kokonaismäärä kirjoitetaan);
ilmoita tarvittaessa laiteohjelmiston tarve.

Allekirjoittaa saatekirjeen asiakirjoihin sen näytteestä riippumatta, ei vain toimitusjohtaja vaan myös vastaava valtuutettu henkilö. Allekirjoituksen tekee perinteisesti työntekijä, jonka toiminta liittyy suoraan lähetettyihin asiakirjoihin:

Toimitusjohtaja tai sivuliikkeen, alayksikön johtaja allekirjoittaa välittömästi koko yhtiötä koskevat yleisvirran asiakirjat sekä erityisen tärkeät asiakirjat (esim. pääkonttoriin lähetettävät vuosikertomukset).
Pääkirjanpitäjä allekirjoittaa talousasiakirjojen mukana tulevat kirjeet - yleensä ne lähetetään verotoimistolle.
Yrityksen sisälakimies lähettää saatekirjeitä asiakirjoissa, jotka liittyvät esimerkiksi oikeudenkäyntiin, sopimusten tekemiseen mahdollisten vastapuolten kanssa jne.

MERKINTÄ. Tapauksissa, joissa puhumme samantyyppisten asiakirjojen massapostituksesta (esimerkiksi useita samantyyppisiä laskuja tai sopimuksia vastapuolten kanssa), voit yhdistää ne yhdeksi ryhmäksi ja kirjoittaa arkkien kokonaismäärän kaikissa kopioissa kerralla .

Kuinka rekisteröidä saatekirje

saatekirjeiden suunnittelussa on tärkeää huomioida liikeetiketin erityispiirteet - ensinnäkin on parempi käyttää samaa mallia, asiakirjamallia ja sama henkilö, jonka allekirjoitus on itse kirjeessä, tulee allekirjoittaa se osaan. lähettäjältä.

Se lähetetään Venäjän postilla tai yksityisellä postilla - yleensä on parempi tehdä tämä kirjattuna kirjeenä. Lähetyksen numero on kirjattava muistiin, joka kirjataan lähettävän yrityksen asiakirjavirran päiväkirjaan. Tämän osoitenumeron alle hän jo laittaa numeronsa - ja siten sekaannusten riski pienenee huomattavasti.

Pääsääntöisesti saatekirjettä lähetetään vähintään 2 kappaletta - 1 vastaanottajalle, 1 lähettäjälle. Tällaista asiakirjaa säilytetään tietyn ajan, jonka tarkoituksenmukaisuuden ja keston määrää yritys itse. Yleensä yritysten nykyaikaisessa työnkulussa kaikki asiakirjat varmuuskopioidaan sähköisessä muodossa - tämän avulla voit löytää ne nopeasti ja säilyttää ne turvallisesti kunnes niitä tarvitaan.

Vasteaika

Mitä tulee vastauksen ajoitukseen, tämä on vähemmän yksiselitteinen kysymys. Toisaalta on olemassa yleinen sääntö, jonka mukaan minkään valtion elimille, samoin kuin yrityksille, yhtiöille, julkisille yhdistyksille tehdyn valituksen käsittelyaika ei saa ylittää 1 kuukausi, ts. 30 kalenteripäivää. Lähtölaskenta alkaa sitä päivää seuraavasta arkipäivästä, jona posti saapuu vastaanottajalle.

Toisaalta käytännössä on hyvin usein tapauksia, joissa lähettäjä odottaa vastaanottajan vastaavan pyyntöönsä mahdollisimman nopeasti. Sitten erikseen sinun on kirjoitettava tällainen toive, esimerkiksi: "Pyydämme sinua allekirjoittamaan Vaaditut dokumentit ja antaa asiallisen vastauksen 7 työpäivän kuluessa. Sivukonttorin tapauksessa rakenneyksikkö, joka on suoraan lähettäjän alainen, sanamuoto on kategorisempi: "Vastauksen määräaika on 3 arkipäivää tämän saatekirjeen virallisen vastaanottoilmoituksen päivämäärästä."

MERKINTÄ. Jos yritysten välisessä sopimuksessa on alun perin määrätty tietty menettely vaateiden käsittelyyn, mahdollisten erimielisyyksien esitutkintaan, on lähdettävä heidän tällaisten sopimusten tekstistä. Alla on esimerkkiteksti.

Varastointimenettely

Saatekirjeet ovat organisaation yksityisiä asiakirjoja, joiden sisällön se voi harkintansa mukaan paljastaa tai luokitella (koskee sekä saapuvia että lähteviä asiakirjoja). Siksi tietyn tallennustavan valinta riippuu johdon päätöksestä.

Yleensä noudatetaan seuraavia sääntöjä:

Koska pääasiallinen oikeudellinen merkitys ei ole itse saatekirje ja sen näyte, vaan sitä edeltävät asiakirjat, kiinnitetään päähuomiota niiden turvallisuuteen.
Kun kaikki liitteet (eli itse asiakirjat) on poistettu, säilytysaika määräytyy yksilöllisesti.
Joissakin tapauksissa yritykset luovat erityisen "Cover Letters" -kansion, johon ne sijoittavat asiaankuuluvat asiakirjat. Tämä vaihtoehto sopii pienille yrityksille, joilla on pieni työnkulku.
Jos asiakirjavirta on liian suuri ja yrityksellä on useita sivukonttoreita, laaditaan erityiset tapausten nimikkeistöt - ts. ryhmiteltyjä asiakirjoja yleinen tarkoitus, esimerkiksi "toimitussopimukset", "vuokrasopimukset", "oikeudellinen" jne.

Näin ollen paras vaihtoehto on luoda oma yksittäinen näyte saatekirjeistä asiakirjoille ja järjestää yrityksen dokumenttivirran määrään sopiva säilytysjärjestelmä.

Linjassa vai rivissä: kyse on merkityksestä

"Kerro minulle, kuinka kirjoittaisit lauseisiin "mukaan ...)" ja "tai" e "?
Tämä kysymys herää joskus jopa ihmisten keskuudessa, jotka tuntevat hyvin oikeinkirjoituksen lait.
Mitä tehdä, miten kirjoittaa sopusoinnussa tai mukaisesti? Selvitetään se.

Mitä säännöt sanovat

Vastataksemme tähän yksinkertaiseen kysymykseen pähkinänkuoressa, voimme sanoa lyhyesti - nämä ovat kaksi eri sisältöä, merkityksiä. Ja siksi niiden oikeinkirjoitus on erilainen, se ei ole sama - yhdessä tilanteessa "e" kirjoitetaan lopussa ja toisessa - "ja". Koska venäjän kielellä on selkeät säännöt, niin nämä 2 ilmaisua kirjoitetaan niiden kunkin merkityksen mukaan. Jotta ne voidaan kirjoittaa oikein teksteihin, on tarpeen määrittää puhetilanteet, joissa ne sopivat.

Mitä sanat tarkoittavat

Sana vastaavuus, vastaava jne. tarkoittaa leksisesti jonkin asian välistä suhdetta, joka ilmaisee joidenkin ominaisuuksien johdonmukaisuutta, eli puhetta: paikasta, ajasta jne.

Kun kirjoitamme "mukaan"

Ilmaisu "mukaan" kirjoitetaan tapauksissa, joissa toiminnan on oltava yhden tai toisen vaatimuksen mukainen, esimerkiksi käyttäytymiselle, tai henkilö tekee päätöksen tai suorittaa jonkin toiminnon.

Esimerkki
Elämä luostarin sääntöjen mukaan ei ole helppoa.
Toimikunta päätti tarkastaa putkilinjan kunkin jäsenen mielipiteen mukaan.

Ilmaus "yhtenäinen" on adverbiprepositio, joka muodostuu sanasta "vastaavuus".
Sitä käytetään lauseissa palvelusanana puheen osittaisesta huolimatta
olosuhteiden säilyttäminen.

Esimerkki
Vieraaseen taloon saapuessasi käyttäydy siinä asetettujen sääntöjen mukaisesti (kysymys: kuinka käyttäytyä? Ja vastaa: vahvistettujen sääntöjen mukaisesti.)
Merimiehet toimivat tavattujen palveluiden ohjeiden mukaisesti (kysymys: miten he toimivat? - vastaus: ohjeiden mukaisesti)

Kun kirjoitamme "jonossa"

Ilmaisu "linjassa" tarkoittaa standardin saamista, korjaamista, parantamista
jotain, jonka on täytettävä tietyt vakaat yleisen järjestyksen normit.

Esimerkki
Tarpeidesi yhteensovittaminen kykyjesi kanssa säästää sinua elämästä muiden kustannuksella.
Saatuaan tapauksen ohjeiden mukaiseksi päällikkö pystyi raportoimaan ilman ongelmia.

Eli jos puhumme morfologisista ominaisuuksista, tämä on substantiivi, jolla on prepositio in
syyttävä tapaus. "E" kirjoitetaan sanan loppuun, koska sanan "vastaavuus" tämän tapauksen muoto vastaa nominatiivin muotoa.

Mitä tulee syntaktinen rooli prepositio-nimiyhdistelmä, niin se on suora
lisäys.

Yhteenveto

Ilmaisu, jossa on pääte "e", joka koostuu substantiivista ja prepositiosta, on objektin roolissa(on tarpeen saattaa jotain "linjaan"; sisältää määritelmän substantiiville:

"tuo jonoon").

Ilmaisu "ja" on adverbiprepositio, joka jollakin tavalla säilytti adverbiaalisen merkityksen(hän osoittaa toimien suhteen; jakamaton kokonaisuus, johon et voi lisätä ylimääräistä

kielielementti).