Quản lý thời gian hoặc công nghệ gtd. Phương pháp GTD hoặc cách hoàn thành những gì bạn đã bắt đầu. Cách nhận được nhiều giá trị hơn từ GTD

Lời tựa cho ấn bản tiếng Nga của cuốn sách “Hoàn thành công việc: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng” của David Allen bắt đầu như thế này: “Dành cho bất kỳ ai đến con người hiện đại Thiếu thời gian một cách thảm hại và mọi người đều phàn nàn về sự vô tổ chức của chính họ - đôi khi bạn quên mất một cuộc họp quan trọng, đôi khi bạn đến muộn, đôi khi bạn không gọi điện thoại đúng giờ. Vì điều này, mối quan hệ với đồng nghiệp và bạn bè trở nên xấu đi, kế hoạch làm việc sụp đổ và sức khỏe trở nên tồi tệ hơn. Một người càng có tổ chức thì càng dễ dàng quản lý công việc, công việc gia đình và cuộc sống nói chung, mối quan hệ của anh ta với người khác càng tốt hơn.”

Những tình huống như vậy đã quen thuộc với nhiều người. Và lời hứa của tác giả cuốn sách là giúp mọi người trở nên ngăn nắp hơn phần lớn đã giải thích cho thành công của cuốn sách. Điều này được chứng minh không chỉ bằng hơn 600 nghìn bản được bán ra kể từ năm 2001 chỉ riêng ở Mỹ mà còn bằng sự phát triển hơn nữa về khái niệm Allen của nhiều tác giả, việc tạo ra phần mềm đặc biệt, bao gồm cả ứng dụng di động, trong đó phương pháp Getting Things Done (GTD) được lấy làm cơ sở. Ngày nay, toàn bộ tài nguyên trực tuyến được dành cho các kỹ thuật riêng lẻ của Allen (ví dụ: “43 thư mục”). Điều này chứng tỏ rõ ràng rằng sự phát triển của tác giả đã ảnh hưởng đáng kể đến lĩnh vực cá nhân. Vì vậy, trong bài viết này chúng ta sẽ nói về khái niệm GTD, nguyên lý hoạt động của nó cũng như một số khía cạnh thực tiễn mà mọi người có thể áp dụng trong hoạt động của mình.

Làm thế nào để hoàn thành mọi việc

Hoàn thành công việc– một kỹ thuật nâng cao hiệu quả cá nhân, được phát triển và mô tả trong cuốn sách cùng tên của David Allen. GTD viết tắt là phổ biến hơn. Wikipedia nói rằng bản dịch của cụm từ này từ bằng tiếng Anh Cụm từ “sắp xếp mọi thứ” được sử dụng nhầm trong tiếng Nga (một cuốn sách đã được xuất bản với tựa đề này trong bản dịch tiếng Nga), trong khi điều cần thiết là “đưa mọi thứ đến chỗ hoàn thành”. Một sự thật thú vị là các Wikipedia tiếng Nga và tiếng Anh có cách giải thích khác nhau về sự hiểu biết sâu sắc về kỹ thuật GTD: người đầu tiên gọi nó là độc lập và ít liên quan đến quản lý thời gian, trong khi người thứ hai cho rằng GTD là một phương pháp trong khuôn khổ quản lý thời gian.

Nhiều chuyên gia lưu ý phong cách trình bày cụ thể vốn có của Allen. Những ý tưởng của ông, không giống như những ý tưởng được Stephen Covey đưa ra trong "", không truyền cảm hứng mà mang lại sự nghiêm túc và nghiêm túc. miêu tả cụ thể thuật toán. Không giống như Covey, người luôn suy ngẫm triết học và yêu cầu tuyên bố sứ mệnh rõ ràng bao gồm mục tiêu chính của cuộc sống, ngược lại, Allen đang xây dựng một hệ thống “từ dưới lên”. Anh ấy tin rằng để thay đổi cuộc sống của mình, bạn không cần phải bắt đầu với những nhiệm vụ toàn cầu mà bằng việc sắp xếp mọi thứ vào những chi tiết nhỏ nhặt nhất xung quanh.

“Tôi khuyên bạn nên hành động theo nguyên tắc “ngay lập tức” - đây là cách tác giả mô tả việc sử dụng phương pháp của riêng mình. Theo Allen, bạn không chỉ cần đọc và ghi chú mà còn cần phải thực sự bắt đầu sử dụng nó, vì nó không yêu cầu kỹ năng đặc biệt và sẽ không lâu nữa sẽ có kết quả.

Vì vậy, với lời khuyên của tác giả, chúng ta đi đến điều quan trọng nhất: câu hỏi về bản chất của phương pháp hoàn thành công việc. Nhiều người chỉ trích khái niệm GTD vì sự phức tạp và khó hiểu của nó, đồng thời không ngăn cản mọi người phát triển hệ thống của riêng mình, chỉ áp dụng một số định đề. Dưới đây chỉ là những lời khuyên như vậy từ cuốn sách “Hoàn thành mọi việc”:

Tổ chức không gian

Một trong những khuyến nghị đầu tiên được đưa ra trong cuốn sách. Theo Allen, nơi làm việc giống trạm kiểm soát, nơi cuộc hành trình bắt đầu mỗi ngày. Vấn đề ở đây rất trừu tượng - vấn đề không phải là nơi làm việc không có giấy tờ và đồ dùng văn phòng rải rác (yêu cầu này là phổ biến đối với tất cả những người sử dụng quản lý thời gian), mà là bạn cần phải sắp xếp nó càng nhiều càng tốt “cho chính mình” ", tùy theo loại hoạt động và nhu cầu của bạn. Ngoài ra còn có các chi tiết cụ thể: kỹ thuật GTD ngụ ý sự hiện diện, ngoài bàn làm việc, tất nhiên còn có các thuộc tính sau:

• khay giấy (ít nhất ba);
• một tập giấy A5;
• bút hoặc bút chì;
• lá nếp (~8 x 8 cm);
• kẹp giấy;
• kẹp quần áo cho những tập giấy lớn;
• kim bấm;
• rượu Scotch;
• cục tẩy;
• máy dán nhãn;
• thư mục giấy;
• Nhật ký;
• thùng rác.

Hệ thống lưu trữ thông tin tham khảo

Mọi người đều cần một hệ thống như vậy. Một chiếc tủ để lưu trữ thư từ, nhiều tập tài liệu, một máy dán nhãn - tóm lại là mọi thứ giúp cấu trúc mọi thông tin đến để dễ dàng truy cập sau này. Tác giả tin tưởng rằng quá trình đăng một bức thư hoặc tài liệu trong hệ thống như vậy sẽ mất không quá 60 giây. Vì vậy, tốt hơn hết bạn nên sắp xếp một thứ gì đó giống như một danh mục theo thứ tự bảng chữ cái để cho phép bạn truy cập thông tin một cách nhanh chóng và thuận tiện.

Danh sách

Ngoài việc sử dụng lịch trình, mọi người cần có 4 danh sách:

1. “Hành động tiếp theo.” Trong danh sách này, bạn viết ra những việc bạn cần làm trong thời gian sắp tới. Không quan trọng nó ở dạng nào - một cuốn sổ ghi chú bằng giấy hay một tài liệu văn bản trên màn hình máy tính cá nhân, điều quan trọng là nó luôn ở bên bạn. Bằng cách này, bạn sẽ được nhắc nhở liên tục về những việc vẫn cần phải làm. Bạn cần chỉnh sửa danh sách như vậy và tạo các mục mới vào đó mỗi ngày.

2. Dự án. Với tiêu đề này, Allen hiểu doanh nghiệp là một số hành động phụ có liên quan với nhau và do đó cần nhiều hơn một hành động để hoàn thành. Các dự án cần được giám sát để có thể đánh giá tiến độ thực hiện (hàng tuần).

3. Trì hoãn. Danh sách này lưu trữ các dự án đã được ủy quyền cho ai đó hoặc cần có sự ảnh hưởng. yếu tố bên ngoài. Chúng cũng cần được kiểm tra một cách có hệ thống (ít nhất một lần một tuần).

4. Một ngày nào đó/có thể. Ngay từ tên của danh sách, có thể thấy rõ đây là danh sách những điều không chắc chắn sẽ làm trong tương lai, như chạy marathon hay bắt đầu viết blog.

Việc duy trì các danh sách này có liên quan chặt chẽ đến Nguyên tắc GTD: thu thập, xử lý, tổ chức, đánh giá và hành động.

Bộ sưu tập. David Allen sử dụng thuật ngữ "thùng rác" để chỉ việc thu thập thông tin bằng bất kỳ phương tiện nào nhằm mục đích giải phóng tâm trí. Đây có thể là một người tổ chức, một cuốn nhật ký, một máy tính xách tay. Bạn cần gạt mọi thứ ra khỏi đầu (trong trường hợp này là di chuyển nó) và chuyển sang giai đoạn tiếp theo.

Sự đối đãi. Khi xử lý thông tin, cần chia thành hai loại: loại cần hành động và loại không cần hành động. Khi làm việc với loại đầu tiên, chúng ta hoặc tự mình làm, hoặc ủy thác, hoặc trì hoãn. Khi làm việc với cái thứ hai, chúng tôi đặt nó sang một bên trong phần thông tin tham khảo, loại bỏ nó và thêm nó vào danh sách “một ngày nào đó”.

Quy tắc hai phút – nếu hoàn thành công việc dưới 2-5 phút thì phải thực hiện ngay.

Ôn tập danh sách nhiệm vụ nên được thực hiện hàng ngày hoặc thường xuyên nhất có thể. GTD yêu cầu ít nhất phải xem xét hàng tuần tất cả các hoạt động, dự án và các hạng mục tồn đọng.

Hoạt động. Thực thi vật lý nhiệm vụ.

Ngoài những gì đã nói, chúng tôi muốn bạn chú ý đến thực tế rằng GTD không phải là một công cụ độc nhất mà là một tập hợp các kỹ thuật. Bạn có thể lấy chúng làm cơ sở, điều chỉnh, thay đổi tùy theo loại hình hoạt động và nhu cầu của mình.

Kiểm soát thành tích

Để những việc nhỏ mà chúng ta đã chia những việc lớn của mình tiến tới hoàn thành, điều quan trọng là phải hiểu mục tiêu mà chúng ta đang theo đuổi, kết quả mà chúng ta muốn đạt được. Như đã đề cập, theo đó, một loạt các hành động và lời nhắc tuần tự được lên kế hoạch, kết hợp thành một hệ thống duy nhất. Vấn đề càng phức tạp thì những “viên gạch” cần được chia thành càng nhỏ và hệ thống càng cần được phát triển chi tiết hơn. Hãy xem xét biết thêm chi tiết về các giai đoạn thành tựu:

• Câu trả lời cho câu hỏi chúng ta muốn đạt được điều gì. Chúng ta cần hiểu rõ lý do tại sao chúng ta thực hiện một số hành động nhất định. Nó giống như một cung thủ nhắm vào hồng tâm của mục tiêu. Anh ta có thể thực hiện nhiều hành động từ rút dây cung đến bắn súng, nhưng kết quả vẫn sẽ được kiểm tra bằng việc mũi tên đâm trúng tâm mục tiêu. Nếu không trả lời câu hỏi, anh ta có thể bắn một mũi tên vào khán giả.
• Câu trả lời cho câu hỏi là chúng ta muốn đạt được điều gì. Ở đây, đối với hầu hết mọi người, người tạo ra ý tưởng bắt đầu hoạt động tích cực, tạo ra cả những ý tưởng phù hợp và hết sức điên rồ. Trước tiên, hãy ghi lại mọi thứ mà không chỉ trích, sau đó chọn những thứ phù hợp nhất, bạn có thể dễ dàng đạt được mục tiêu của mình hơn.
• Chọn quỹ đạo tốt nhất và trực tiếp theo nó. Vì vậy, sau khi trả lời các câu hỏi, chúng ta có thể lập một kế hoạch rõ ràng, theo đó chúng ta có thể đạt được mục tiêu của mình.

Cuộc sống của bạn bao gồm những mục tiêu đã đặt ra, một chuỗi hành động của bạn và những kết quả đạt được. Bạn càng có thể cấu trúc thông tin ở các cấp độ khác nhau, xây dựng chuỗi hành động và tuân theo chúng tốt hơn thì bạn càng có thể sắp xếp công việc của mình theo trật tự tốt hơn.

Một chút về tác giả

Cuối cùng, một chút về bản thân tác giả. David Allen (sinh ngày 28/12/1945, Shreveport, Mỹ) là chuyên gia và nhà tư vấn về quản lý thời gian và năng suất cá nhân. TRONG tuổi thiếu niên rất nhạy bén, đã giành chức vô địch tranh luận bang Louisiana. Tại trường đại học, ông chuyên nghiên cứu về lịch sử nước Mỹ. Sau khi tốt nghiệp đại học, D. Allen đã mất khá nhiều thời gian để tìm kiếm chỗ đứng cho mình trong cuộc đời. Theo lời đảm bảo của chính anh, anh đã thay đổi ít nhất 35 nghề trước tuổi 35. Danh sách các vị trí mà ông nắm giữ thực sự ấn tượng và đôi khi thậm chí còn kỳ lạ. Huấn luyện viên tương lai làm bồi bàn, đầu bếp trong nhà hàng, giáo viên karate, ảo thuật gia, thợ tiện, người bán vitamin và xe máy, đại lý du lịch, quản lý du lịch và nhà thiết kế cảnh quan. Vào những năm 1980, ông bắt đầu phát triển các chương trình đào tạo dành cho các nhà quản lý và điều hành tại Tập đoàn Lockheed.

Hiện nay, D. Allen điều hành công ty riêng của mình chuyên cung cấp dịch vụ huấn luyện về các lĩnh vực quản lý hiệu quả và năng suất. Bản thân Allen rất hiếm khi tiến hành các cuộc hội thảo công khai. Ông cũng là một trong những người sáng lập Actioneer Inc, một công ty chuyên sản xuất đồ dùng văn phòng.

Allen đã viết ba cuốn sách - cuốn Hoàn thành công việc vốn đã nổi tiếng: Nghệ thuật tạo ra năng suất không căng thẳng và sẵn sàng cho mọi việc: 52 nguyên tắc năng suất trong công việc và cuộc sống, cũng như Làm cho mọi việc thành công: Chiến thắng trong tro choi của Công việc và Kinh doanh của Cuộc sống".

Giảm giá cho người dùng 4brain

Bản thân Allen rất hiếm khi tổ chức các cuộc hội thảo công khai; việc này được thực hiện bởi các sinh viên đã được chứng nhận của ông. Do đó, ở Nga, Belarus và Kazakhstan, đối tác được chứng nhận của họ là Everconsult, đơn vị tiến hành đào tạo về GTD.

Công ty Everconsult đã liên hệ với chúng tôi và cung cấp cho tất cả người dùng trang web của chúng tôi mức giảm giá 15% cho các sự kiện của họ (dành cho những người quan tâm). . Để được giảm giá khi đăng ký, bạn chỉ cần nhập mã khuyến mại.

“Hãy thanh lọc tâm trí của bạn. Nó tốt cho sức khỏe hơn là làm rỗng dạ dày của bạn."
~Michelle de Montel

Hôm nay tôi sẽ nói về chip Công nghệ GTDđiều đó sẽ cho phép bạn có thể hoàn thành được nhiều việc hơn, bớt mệt mỏi hơn, tăng hiệu quả công việc của chính mình, giảm căng thẳng và tăng sự hài lòng trong cuộc sống.

Bạn có biết rằng ý thức của bạn sẽ liên tục nhắc nhở bạn về những điều và nhiệm vụ mà bạn đã nghĩ đến nhưng lại không giám sát?

Chắc chắn, hàng ngàn công việc còn dang dở, những quy trình chưa được xử lý đã treo lơ lửng trong não bạn như một khối đá chết, tiêu tốn nội lực, sức lực, năng lượng của bạn mà thậm chí bạn còn không hề hay biết. Tất cả điều này tạo ra căng thẳng và làm bạn mất năng lượng. Bạn thực hiện nhiệm vụ mới kém hơn vì đầu óc bạn đầy rẫy những nhiệm vụ cũ.

Tôi nói về cách cuối cùng giúp bạn loại bỏ tất cả những thông tin này và cải thiện công việc cũng như cuộc sống của bạn trong bài viết này.

Rất có thể bạn đã từng nghe từ viết tắt "GTD", viết tắt của Getting-Things-Done. Triết lý hoặc công nghệ này đã trở nên rất phổ biến, một phần là do các phương tiện truyền thông đưa tin. Một nhà báo của tờ Guardian đã gọi David Allen, tác giả của triết lý GTD, người được kêu gọi mang lại trật tự cho vũ trụ.

GTD không chỉ là một hệ thống quản lý thời gian cần thiết cho những nhà quản lý cấp cao bận rộn và không có cuộc sống riêng tư. Đây là một hệ thống nhằm tối ưu hóa và tổ chức không chỉ công việc mà còn cả tư duy, ý thức, đưa ra hướng dẫn cách “làm sạch” ý thức khỏi gánh nặng tinh thần không cần thiết, mở ra không gian cho sự sáng tạo, ý tưởng mới và tạo tiền đề tâm lý để làm việc thoải mái và có tổ chức. Hệ thống này được thiết kế cho cả một doanh nhân với hàng triệu dự án và một bà nội trợ cần chăm sóc con cái, dành thời gian cho việc đọc sách viễn tưởng, và dành cho sinh viên đang chuẩn bị vào đại học.

Mặc dù hiện tượng này được nhiều người biết đến nhưng không phải ai cũng biết nó là gì và nó có thể giúp ích gì cho cá nhân bạn. Vì vậy, hôm nay tôi sẽ cho bạn biết nó là gì theo đúng nghĩa đen. Sau khi đọc bài viết này, bạn sẽ có thể đưa cuộc sống và suy nghĩ của mình vào trật tự ngay hôm nay và gần như ngay lập tức nhận thấy những kết quả tích cực từ những đổi mới trong cuộc sống này.

Điều gì đã thôi thúc tôi bắt đầu sắp xếp công việc của mình?

Cảm giác lo lắng và tội lỗi không nảy sinh do làm việc quá nhiều. Nó tự động xuất hiện khi bạn phá vỡ thỏa thuận với chính mình.
~David Allen

Cách đây không lâu, tôi phải đối mặt với nhu cầu sắp xếp lịch làm việc của riêng mình, trong đó tôi phát hiện ra rất nhiều điểm nghẽn. Khoảng 10 năm trước, do vấn đề về khả năng tập trung nên tôi rất khó làm bất cứ công việc gì trong thời gian dài. Theo thời gian, tôi bắt đầu nỗ lực cải thiện khả năng tập trung và tính kỷ luật của mình. Tôi bắt đầu học cách thư giãn và... Nó đã sinh hoa trái.

Tôi đã có thể tạo dự án của riêng mình, quảng bá nó, bỏ công việc làm thuê và bắt đầu làm việc cho chính mình như tôi đã mơ ước. Tôi có cảm giác tiến bộ trong việc cải thiện bản thân, điều này càng được nâng cao nhờ sự tương phản rõ rệt giữa hiện tại và quá khứ của tôi. Cách đây một thời gian, tôi không thể chịu đựng được việc học ở viện và làm thuê đơn giản, nhưng bây giờ tôi làm việc một cách kỷ luật vì lợi ích của dự án của riêng tôi và những người mà dự án mang lại lợi ích, làm việc ngày này qua ngày khác, độc lập và không “chịu áp lực”. ”.

Chỉ sau đó tôi mới nhận thấy rằng đây không phải là giới hạn. Cảm giác thành công tạm thời che giấu những vấn đề nảy sinh trong việc tổ chức công việc của tôi.

Tôi có rất nhiều công việc: gửi thư, bài viết trên trang web, bình luận, làm việc với các sinh viên của khóa học “KHÔNG PANIC”, v.v. và như thế. Tất cả điều này đòi hỏi tổ chức tốt. Tôi nhận ra sự vắng mặt của nó vì thực tế là rất nhiều bức thư chưa đọc đã tích tụ trong thư nhưng được đánh dấu là “quan trọng”. Các tập tin Word với “kế hoạch cho năm 2015” và “nhiệm vụ cho tháng 2 năm 2016” nằm rải rác khắp ổ cứng. Trong ngăn kéo là những cuốn sổ tay ghi chú, ý tưởng và một lần nữa là những mô tả về những nhiệm vụ mà tôi phải hoàn thành. Không cần phải nói, tôi rất hiếm khi mở những tập tin này và tham khảo các danh sách này. Và điều này xảy ra không phải vì tôi thiếu kỷ luật, mà bởi vì tất cả đều có vẻ ngoài vụng về nào đó, gây ra cảm giác bên trong về sự vô ích của tất cả những bài tập lập kế hoạch này.

Tôi nhận ra rằng mình vẫn không có thời gian để làm nhiều việc, mặc dù tôi có thể làm được nhiều hơn thế.

Nói chung, những nỗ lực lập một danh sách các nhiệm vụ có tổ chức và quan trọng nhất là tuân theo nó, hết lần này đến lần khác đều thất bại.

Tất nhiên, tôi đã hoàn thành những nhiệm vụ cấp bách hàng ngày, nhưng đồng thời tôi cũng cảm thấy có bao nhiêu “nhiệm vụ” và “ý tưởng” đang bị lấp lửng. Tất cả điều này khiến tôi cảm thấy ít hài lòng hơn với công việc. Có những ngày tôi cho phép mình hoàn thành sớm. Tôi ra ngoài, lên xe đạp, nhưng thay vì tận hưởng khoảng thời gian rảnh rỗi mà tôi sẽ không có được nếu làm việc ở văn phòng, tôi lại bị ám ảnh bởi cảm giác rằng mình chưa làm điều gì đó, rằng mình chưa làm. một cái gì đó được quản lý. Thái độ cầu toàn bắt đầu xuất hiện trong suy nghĩ của tôi: “Tôi lẽ ra phải làm nhiều hơn nữa”, “Tôi làm việc chưa đủ chăm chỉ”. Nhưng tôi hiểu rằng vấn đề không nằm ở khối lượng công việc mà nằm ở cách tổ chức của nó.

Vì vậy, tôi quyết định bắt đầu sắp xếp lại toàn bộ không gian làm việc của mình. Tôi đã chọn cuốn sách xuất sắc của David Allen, Hoàn thành công việc. Tôi đã nghe nói về hệ thống GTD từ lâu nhưng bây giờ tôi mới quyết định tìm hiểu kỹ hơn về nó.

GTD là gì?

“Công việc còn dang dở thực ra vẫn còn dang dở ở hai nơi: trong thực tế và trong đầu bạn. Công việc còn dang dở trong đầu bạn sẽ hấp thụ năng lượng chú ý của bạn vì nó ám ảnh lương tâm của bạn.”
~Brahma Kumaris

Khi tôi lần đầu tiên nhận được cuốn sách này, tôi đã mong đợi đọc được trong đó một số mẹo quản lý thời gian tầm thường mà tôi đã thấy ở các nguồn khác, chẳng hạn như “chia việc quan trọng và việc không quan trọng”, “giao việc gì có thể ủy quyền”.

“Giả sử, mười năm trước bạn đã tự hứa sẽ dọn dẹp tủ quần áo của mình, nhưng hôm nay bạn vẫn chưa thực hiện được… chúng ta có thể nói rằng trong trường hợp này bạn đã dọn dẹp tủ quần áo 24 giờ một ngày trong suốt 10 năm qua!”

Nhưng tác giả cho rằng cách tiếp cận “Quản lý thời gian” tiêu chuẩn này còn hạn chế và không hiệu quả về nhiều mặt. Tôi thích việc David Allen không còn giải quyết các vấn đề cần cân nhắc nữa "làm việc hiệu quả", và để khả năng và hạn chế của ý thức con người. Tổ chức công việc của chúng ta để chúng không xung đột với những đặc thù trong suy nghĩ của chúng ta. Cách tiếp cận GTD hoàn toàn dựa trên những hiểu biết sâu sắc về cách bộ não của chúng ta hoạt động, cách nó tích lũy thông tin và cách nó xử lý các vấn đề chưa được giải quyết.

Tiền đề tâm lý cơ bản nhất của triết lý này là thực tế rằng bất kỳ nhiệm vụ nào trong cuộc sống, dù là hoàn thành một dự án quan trọng hay một chuyến đi đến tu viện để tham gia một khóa thiền, đều được bộ não của chúng ta coi là chưa được giải quyết và lưu giữ trong trí nhớ, gây căng thẳng tinh thần, nếu chúng tôi không chính thức hóa các nhiệm vụ này dưới dạng các hành động tiếp theo cụ thể trong khuôn khổ hệ thống lưu trữ thông tin bên ngoài.

Đừng hoảng hốt và đừng đọc lại đoạn này! Bây giờ tôi sẽ giải thích tất cả điều này có nghĩa là gì. Ví dụ tốtđược đưa ra trong chính cuốn sách “Sắp xếp mọi thứ theo trật tự”. Giả sử, mười năm trước bạn đã tự hứa với mình là sẽ dọn dẹp tủ quần áo của mình nhưng hôm nay bạn vẫn chưa thực hiện được. Bộ não của bạn đã lưu trữ và xử lý thông tin về nhiệm vụ này như thế nào trong suốt mười năm qua?

Thực tế là các nhà tâm lý học chắc chắn rằng ý thức của chúng ta, trong bối cảnh đặt ra nhiệm vụ, không có ý tưởng nào về quá khứ và tương lai. Những ý tưởng này chỉ tồn tại về mặt khái niệm, nhưng chúng không hiện diện trong bản thân các thuật toán xử lý thông tin trong ý thức.

Nếu bạn tự hứa sẽ mang xe đến trung tâm dịch vụ để tuần tới và đồng thời cố gắng ghi nhớ cam kết này thì ý thức của bạn sẽ tin rằng bạn nên làm điều đó ngay bây giờ, hôm nay, liên tục nhắc nhở bạn về điều này. Và ngày mai nó cũng sẽ tính như vậy.

Nhiệm vụ sẽ ở trạng thái “cần giải pháp ngay lập tức” hàng ngày cho đến khi bạn đến trung tâm dịch vụ.

Quay trở lại ví dụ về tủ quần áo bừa bộn, trong trường hợp này bạn đã dọn dẹp tủ quần áo của mình 24 giờ một ngày trong 10 năm qua! Ý thức của bạn coi nhiệm vụ này là chưa hoàn thành, để lại một chỗ cho nó trong không gian ký ức của bạn, tạo ra sự căng thẳng và bất mãn do công việc chưa hoàn thành.

Và để giải phóng bộ nhớ và giải phóng tâm trí của bạn khỏi các quy trình chưa hoàn thành, những lời nhắc nhở về chúng tiêu tốn tài nguyên tinh thần của bạn (giống như các quy trình nền trên máy tính tiêu tốn bộ xử lý và tài nguyên bộ nhớ, khiến máy chạy chậm hơn), bạn cần thực hiện hai hành động chính.

1. Chuyển tác vụ từ bộ nhớ trong (bộ não của bạn) sang bộ nhớ ngoài (máy tính, notebook, máy tính bảng, điện thoại)
2. Quyết định hành động cụ thể tiếp theo sẽ là gì đối với nhiệm vụ hiện tại. Ví dụ: nhiệm vụ chung “sửa xe” có thể bao gồm nhiều hành động đơn giản. Hành động đầu tiên có thể là: “tìm phụ tùng thay thế phù hợp trên Internet”.

Trong trường hợp này, ý thức của bạn sẽ được giải phóng bộ nhớ trong và sẽ ngừng liên tục nhắc nhở bạn về những việc bạn chưa làm. Rốt cuộc, bạn đã chuyển tất cả các nhiệm vụ này sang hệ thống bên ngoài.

Về nguyên tắc, đây là những điểm chính của công nghệ GTD mà mọi thứ đều dựa vào. Nếu hiểu được nguyên tắc này thì bạn đã có hiểu biết chung về GTD là gì. Đây là một hệ thống quản lý công việc hiệu quả, sáng tạo ý tưởng, dựa trên cả việc tổ chức các nhiệm vụ bên ngoài trong khuôn khổ hồ sơ, lịch, hệ thống nhắc nhở và tối ưu hóa bên trong công việc của ý thức.

Hơn nữa, hai cấp độ này có mối liên hệ với nhau. Trật tự bên ngoài đóng vai trò là điều kiện tiên quyết và là công cụ cho một ý thức “thuần túy” và có tổ chức. Và một tinh thần minh mẫn sẽ giúp bạn làm việc hiệu quả hơn* và bớt mệt mỏi hơn.

(*Mặc dù tôi sử dụng từ “công việc”, nhưng nó không chỉ đề cập đến các hoạt động nghề nghiệp. Trong bối cảnh này, công việc liên quan đến bất kỳ hoạt động kinh doanh nào. Lập kế hoạch cho một kỳ nghỉ cũng là công việc. Cũng giống như việc nghĩ về vấn đề mối quan hệ với người khác của bạn một nửa).

Mẹo 1 - Quyết định hành động tiếp theo sẽ là gì

“Khi bạn lên kế hoạch cho hoạt động của mình (ý định thực hiện) và quyết định những hành động bạn sẽ thực hiện trong bối cảnh nào, bạn gần như tự động điều chỉnh hành vi mong muốn thay vì tập trung toàn bộ ý chí vào nắm đấm và buộc bản thân phải làm điều gì đó.”
~D. Allen

Nếu bạn đọc một cuốn sách "Làm thế nào để sắp xếp mọi thứ theo thứ tự", thì bạn sẽ hiểu rằng đây chỉ là điều tuyệt vời nhất Quy tắc vàng. Tác giả liên tục quay lại với anh ta. Hơn nữa, anh ta còn bị ám ảnh bởi việc dạy cả thế giới suy nghĩ về hành động tiếp theo!

Đúng, quy tắc này rất quan trọng, nhưng cần có thời gian và kỷ luật để nó trở thành thói quen.

Thực tế là chúng ta thường nói về các vấn đề một cách chung chung và trừu tượng. “Chúng ta cần đảm bảo rằng trẻ học tốt hơn”, “Tôi cần trở nên bình tĩnh hơn để ít tham gia vào các xung đột hơn”. Tất nhiên, bạn cần phải ghi nhớ bức tranh tổng thể, nhưng để hoàn thành mọi việc, bạn cần chuyển sang cấp độ lập kế hoạch tiếp theo, cụ thể là nghĩ về hành động tiếp theo.

Trong các ví dụ chúng tôi đã xem xét, điều này có thể là:

• “Tìm các bài viết trên Internet về việc phát triển ý chí, kỷ luật và chống lại sự lười biếng. Hoặc tìm một cuốn sách về chủ đề này ở hiệu sách.”
• “Đọc về những kỹ thuật thư giãn.”
• “Hãy sắp xếp thời gian để nói chuyện với con trai bạn về những vấn đề học tập của nó.”

Hành động tiếp theo không nhất thiết phải là hành động thể chất. “Hãy nghĩ xem liệu tôi có cần phải học đại học hay không” cũng là một hành động. Bạn chỉ cần nghĩ về nhiệm vụ, không cần phải bắt đầu. Nhưng chỉ cần thực hiện bước này, bạn sẽ giải phóng được một phần bộ não của mình.

Chúng ta không thể giải quyết mọi vấn đề trong cuộc sống. Vì vậy, điều quan trọng là phải hiểu rằng quyết định “không làm gì cả” cũng là một quyết định.

Sự kiện này cho phép bạn không chỉ giải tỏa tinh thần mà còn nạp lại động lực cho bản thân. Nhiều nhiệm vụ, khi chúng ta tưởng tượng trong đầu, dường như không thể thực hiện được hoặc rất khó khăn. “Ôi Chúa ơi, tôi sẽ phải tháo dỡ toàn bộ ngôi nhà mùa hè của mình, đó là một công việc không có hồi kết!” Nhưng chúng ta sẽ bắt đầu dễ dàng hơn nhiều nếu chúng ta vạch ra một kế hoạch dưới dạng các hành động sau: "Tìm thấy công cụ cần thiết trên mạng". Điều này dễ dàng hơn phải không? Và khi làm được điều này, chúng ta sẽ cảm thấy hài lòng khi được tiến gần hơn một bước đến mục tiêu cuối cùng.

Mẹo 2 - Chuyển sang hệ thống bên ngoài

Như bạn có thể nhớ từ bài viết này, việc dựa vào trí nhớ không những không đáng tin cậy mà còn không hiệu quả trong việc sử dụng các nguồn lực của bộ não. Vì vậy, David Allen đặc biệt khuyên bạn nên chuyển mọi tác vụ sang hệ thống bên ngoài để giải phóng bộ nhớ.

Hệ thống bên ngoài có thể là máy tính bảng, điện thoại, notepad, máy tính, notebook. Bất kỳ phương tiện thuận tiện nào bạn có thể làm việc.

Nhân tiện, đây là danh sách nhiệm vụ của tôi sau khi xử lý trước. Tôi đã loại bỏ rất nhiều thứ không cần thiết khỏi đó, những thứ mà tôi đã làm hoặc quyết định không làm chút nào. Nghĩa là, ở giai đoạn đầu tiên và trước khi áp dụng “quy tắc hai phút” (xem thêm về nó bên dưới), nó đã lớn hơn nhiều.

Sẽ không có gì đáng tiếc khi nói rằng danh sách nhiệm vụ phải được sắp xếp, thuận tiện và có thể truy cập từ mọi nơi, mọi lúc. Cần nó cập nhật thường xuyên và sửa đổi khi cần thiết. Bạn cần liên hệ với anh ấyđể kiểm tra với anh ấy về tiến độ dự án của bạn.

(Nghĩa là, không giống như đối với tôi (và có thể đối với bạn nữa): hàng đống tờ giấy và sổ ghi chép trong Những nơi khác nhau không gian làm việc của tôi mà tôi chưa bao giờ truy cập.)

Và dĩ nhiên!!! Mỗi nhiệm vụ nên được viết ra như một hành động tiếp theo!

Mẹo 3 - Sắp xếp nhiệm vụ theo ngữ cảnh

“Không cần nhiều sức lực để làm một việc gì đó. Phải mất nhiều nỗ lực hơn để quyết định phải làm gì.”
~ David Allen

Tôi không nhận thấy cuốn sách đưa ra lời khuyên trực tiếp nào về cách sắp xếp thứ tự ưu tiên cho các nhiệm vụ. David Allen tự tin rằng tầm quan trọng của các nhiệm vụ khác nhau đối với ý thức của chúng ta không quá quan trọng, vì cả những lo lắng lớn và nhỏ đều chiếm không gian trong ý thức của chúng ta và chúng ta cần phải thực hiện tất cả (hoặc quyết định không thực hiện chúng). Một nhiệm vụ tầm thường không được thực hiện, thông tin về nó sẽ được lưu trữ trong tâm trí, có thể khiến bạn mất tập trung vào những vấn đề “quan trọng” hơn. Tuy nhiên, nó cung cấp một phương pháp tuyệt vời để tổ chức các nhiệm vụ theo bối cảnh hoặc mức năng lượng.

Tôi đã từng tự mình tiếp cận phương pháp này một phần bằng trực giác, nhưng sau đó tôi đã quên mất nó do không hình thức hóa nó và không biến nó thành thói quen. Ví dụ: có một danh sách lớn các nhiệm vụ. Một số nhiệm vụ đòi hỏi rất nhiều năng lượng để hoàn thành.

Đối với tôi đây là “Phản hồi các bình luận và hỗ trợ cho sinh viên”, “Bài viết”.

Đối với một số người, điều đó là chưa đủ, chẳng hạn như “trả tiền cho dịch vụ lưu trữ”, “làm việc với hóa đơn điện tử”. Tôi có thể dễ dàng làm điều này khi không có đủ thời gian cho các bài viết.

Quyết định về "Tôi nên làm gì bây giờ" Thứ nhất, họ lấy đi rất nhiều năng lượng của tôi, và thứ hai, họ ảnh hưởng tiêu cực đến động lực của tôi. Tôi không thể tìm được hoạt động nào phù hợp nhất với mức năng lượng của mình và kết quả là tôi đã bỏ việc, kết thúc ngày làm việc với cảm giác khét tiếng rằng mình chưa hoàn thành được điều gì đó. Bây giờ, nếu tôi có ít sức và nhiều thời gian, tôi có thể đơn giản làm những công việc không cần nhiều sức lực. Tôi chỉ có thể nhìn vào danh sách với tiêu đề "năng lượng thấp" và tạo ra thứ gì đó từ nó. Mọi thứ khéo léo đều đơn giản!

Bạn cũng có thể sắp xếp danh sách nhiệm vụ theo ngữ cảnh, ví dụ: “ở máy tính”, “trong cửa hàng” vân vân. Nhiều cách tổ chức khác cũng được trình bày trong cuốn sách.

Chip 4 - “Quy tắc hai phút”

Một quy tắc khá đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả. Nếu chúng ta sắp xếp những việc cần làm thành một danh sách lời nhắc, chúng ta có thể bị choáng ngợp bởi kích thước của danh sách đó. May mắn thay, có một cách tốt và dễ dàng để làm sạch kỹ lưỡng.

Không cần phải viết nó ra: “Trả lời thư của một người bạn khi bạn rảnh”, nếu câu trả lời này khiến bạn mất chưa đến 2 phút!

Chỉ cần trả lời ngay bây giờ và giải phóng tâm trí cũng như danh sách nhiệm vụ của bạn khỏi vấn đề này. Sau khi đọc cuốn sách của D. Allen, tôi bắt đầu dọn hộp thư của mình và phát hiện ra trong đó có nhiều bức thư chưa được trả lời. Tất nhiên, ngày xửa ngày xưa, tôi đã đánh dấu chúng là nhiệm vụ quan trọng, nhưng sau đó lại quên mất chúng.

Kết quả là sau khi tiến hành rà soát, tôi đã trả lời rất nhiều thư cũ và tôi không mất nhiều thời gian như vậy. Một số độc giả của tôi đã nhận được phản hồi từ tôi sau một năm! Xin đừng xúc phạm tôi, đây là kết quả của việc hộp thư quá đông và cách tổ chức công việc kém. Bây giờ tôi cố gắng trả lời ngay nếu tôi hiểu rằng quá trình đọc và xử lý thư sẽ mất ít nhất 5 phút. 2 phút không phải là nghiêm ngặt, hãy để mỗi người tự xác định khoảng thời gian tối đa cho mình.

Nói chung, “quy tắc hai phút” được xây dựng như sau. Nếu trong khi xử lý danh sách nhiệm vụ của mình, bạn tìm thấy việc gì đó mất ít hơn 2 phút để hoàn thành, hãy cứ làm việc đó.

Mẹo 5 - Viết ra ý tưởng

Chắc chắn bạn đã nhận thấy rằng hầu hết ý tưởng hay nhất họ đến hỏi bạn về công việc của bạn khi bạn không làm việc! Vì vậy, D. Allen khuyên bạn nên luôn chuẩn bị sẵn một thứ gì đó có thể giúp bạn lưu giữ ý tưởng: sổ ghi chú, máy tính bảng điện tử, v.v. Vấn đề ở đây không chỉ là nó sẽ giúp bạn không quên những ý tưởng có giá trị và giải phóng trí nhớ của bạn khỏi thông tin. Vâng, điều này cũng quan trọng.

Allen tin rằng “hình thức quyết định nguyên tắc”. Theo ông, một người “Có thể tiềm thức bạn miễn cưỡng nghĩ về bất cứ điều gì vì bạn không có chỗ để viết ra các ý tưởng.”

Tôi đã tự mình thử nghiệm điều này. Khi đi du lịch ở Ấn Độ, tôi luôn mang theo sổ ghi chú hoặc điện thoại để có thể viết ra những suy nghĩ và ý tưởng. Và ý thức của tôi chỉ đơn giản là tuôn trào cùng với chúng. Tôi viết ra những suy nghĩ của mình khi run rẩy trên ghế ngồi của những chuyến tàu Ấn Độ, trên những đỉnh đồi đẹp như tranh vẽ, trong đống đổ nát của những ngôi đền cổ, nằm dưới ánh nắng hay dưới quạt trong phòng khách sạn.

Tôi bình tĩnh, thứ nhất là do tôi có nơi để ghi lại những ý tưởng nảy sinh, thứ hai là nhờ không cần phải cố hết sức ghi nhớ những ý tưởng đó trong trí nhớ nên tôi biết rằng mình có thể luôn quay trở lại với họ.

Tất nhiên, điều quan trọng không chỉ là hình thành thói quen viết ra các ý tưởng của bạn mà còn phải xem lại danh sách này thường xuyên.

Nhân tiện, bây giờ tôi cũng viết ra những câu trích dẫn và những quy tắc có giá trị từ người khác, thay vì cố gắng ghi nhớ chúng trong trí nhớ.

Mẹo 6 - Đừng tách biệt cuộc sống và công việc

“Các câu hỏi mở không được thu thập sẽ được cân bằng về mức độ căng thẳng mà chúng gây ra và sự chú ý mà chúng yêu cầu.”
~David Allen

Như tôi đã viết, đối với bộ não của chúng ta, không có nhiều khác biệt giữa các nhiệm vụ: “hoàn thành một dự án công việc”, “thảo luận vấn đề trong mối quan hệ với vợ tôi”. Cả hai nhiệm vụ đều chiếm giữ trí nhớ của chúng ta và tiêu tốn nguồn lực tinh thần, bất kể chúng ta đang ở đâu, ở văn phòng, ở nhà hay đi nghỉ.

Và kết luận thực tế từ nguyên lý này đã trở thành một khám phá vĩ đại đối với tôi. Trước đây, khi đi làm, tôi thường gác lại những vấn đề cá nhân và cuộc sống sau này. “Rốt cuộc thì bây giờ tôi đang làm việc! Tôi đang bận!"- Tôi đã nghĩ.

Nhưng trên thực tế, việc những nhiệm vụ này cứ “treo” trong đầu tôi có thể khiến tôi không thể làm việc tập trung và hiệu quả (ở đây tôi muốn nói là làm việc theo nghĩa thông thường, như một hoạt động nghề nghiệp). Và điều tồi tệ nhất chúng ta có thể làm là để chúng treo lơ lửng. Vì vậy, đôi khi việc giải quyết một số vấn đề cấp bách trong gia đình, công việc thường ngày, thậm chí nghĩ đến những “câu hỏi triết học” thực sự làm bạn bận tâm trước khi ngồi vào bàn làm việc là điều hợp lý.

Rõ ràng là có vấn đề ở đây. Bạn có thể đắm mình trong suy nghĩ này lâu đến mức không bao giờ bắt đầu làm việc. Vì vậy, cần phải tiếp cận nguyên tắc này một cách cẩn thận và có ý thức. Một giải pháp tốt khác là viết ra danh sách việc cần làm của bạn: "nghĩ về ý nghĩa của cuộc sống" và giải phóng đầu bạn khỏi những lời nhắc nhở về điều này.

Mẹo 7 - Lợi ích của tâm lý trị liệu

“Việc lặp đi lặp lại vô tận và vô tận một ý nghĩ trong đầu sẽ làm giảm khả năng phân tích và hành động.”
~David Allen

Tôi không thể không nghĩ đến việc áp dụng công nghệ này vào lĩnh vực tâm lý học và tâm lý trị liệu, ngăn ngừa chứng loạn thần kinh, trạng thái ám ảnh và thái độ phá hoại.

Có nhiều phương pháp khác nhau để loại bỏ những suy nghĩ ám ảnh, tiêu cực. Một số nhà tâm lý học khuyên bạn nên đưa những suy nghĩ như vậy vào phân tích logic cẩn thận. Những người khác sử dụng những lời khẳng định êm dịu và thực tế.

Mặc dù tôi sử dụng những phương pháp này trong quá trình thực hành để giúp đỡ những người bị cơn hoảng loạn, nhưng tôi hiểu rằng khả năng logic của chúng ta trong trạng thái lo lắng và hoảng sợ là rất hạn chế và luôn có khả năng một phân tích như vậy sẽ đi ngược lại điều đó. ai sử dụng nó. Vì vậy, về cơ bản tôi khuyên bạn chỉ nên kiên nhẫn không phản ứng với những suy nghĩ xâm nhập.

Nhưng tôi cũng nghĩ rằng nguyên tắc “xác định hành động tiếp theo” và “tập trung vào mục tiêu” có thể được sử dụng rất tốt trong mối quan hệ với những suy nghĩ xâm phạm và thái độ tiêu cực.

Giả sử bạn mắc chứng bệnh đạo đức giả.

Bạn nghĩ: “Tôi mắc một căn bệnh khủng khiếp và nguy hiểm đến tính mạng.”
Được rồi, bây giờ hãy nghĩ: “Hành động tiếp theo là gì?”
“Có lẽ chúng ta nên đi kiểm tra. Nhưng tuần này tôi đã đi khám bác sĩ rồi, xét nghiệm không có kết quả gì xấu cả!”
Mọi thứ đã đâu vào đấy phải không?

Hay bạn mắc chứng ám ảnh xã hội:

“Mọi người không chấp nhận tôi, tôi là kẻ vô dụng”

Hành động tiếp theo là gì?

“Tôi sẽ nỗ lực cải thiện các kỹ năng xã hội của mình và tôi sẽ bắt đầu với…” hoặc/và “Tôi sẽ học cách chấp nhận con người thật của mình và tôi sẽ bắt đầu với…”. Thông thường, cả kỹ năng thứ nhất và thứ hai đều được yêu cầu kết hợp để giải quyết các vấn đề về sự nghi ngờ bản thân, lo lắng xã hội, v.v. Việc hình thành hành động tiếp theo không chỉ giúp bạn đạt được mục tiêu mà còn cho thấy rằng bạn có thể đạt được mục tiêu!

Và ngay cả khi không thể, hành động tiếp theo sẽ là: “Tôi sẽ không làm gì về vấn đề này. Bởi vì nó không thể sửa được. Nếu vậy tại sao lại nghĩ về nó?”

Cách tiếp cận này sẽ giúp bạn không nghĩ về vấn đề mà về giải pháp của nó! Những người lo lắng, nghi ngờ, bồn chồn thường rất tập trung vào các vấn đề. “Tôi có ít bạn”, “nỗi sợ hãi không bao giờ rời bỏ tôi”, “mọi người đều nghĩ xấu về tôi”, v.v. Họ đặt nhiều câu hỏi hơn: “tại sao” hơn là “phải làm gì với việc đó”, điều này chỉ tạo ra sự lo lắng mới và cảm giác bất lực.

Nhưng câu hỏi là: “Hành động tiếp theo là gì?” ngay lập tức đưa bạn đến con đường giải quyết vấn đề (hoặc quyết định không làm gì cả), điều này có thể giải phóng đầu bạn khỏi hàng đống suy nghĩ tiêu cực, vô nghĩa về vấn đề. Nói chung, hãy thử nó!

Bạn có thể đạt được gì với GTD?

“Vấn đề không phải là thiếu tính sáng tạo mà là việc loại bỏ các rào cản đối với dòng năng lượng sáng tạo tự nhiên.”
~David Allen

Việc áp dụng phương pháp GTD không chỉ dừng lại ở việc nâng cao hiệu quả lao động. Do đó, bằng cách áp dụng ít nhất một số khía cạnh của phương pháp này vào thực tế, bạn sẽ không chỉ thấy năng suất tăng lên mà còn có ý thức rõ ràng hơn. Mục đích của hệ thống này không chỉ giúp bạn làm việc tốt hơn mà còn giúp bạn giải phóng đầu óc khỏi những suy nghĩ không cần thiết về công việc và những nhiệm vụ chưa hoàn thành. Để bạn có thể dễ dàng buông bỏ những suy nghĩ về những gì bạn không thể thay đổi hoặc có sẵn giải pháp cho những gì bạn cần hành động.

Xin chào! Igor Zuevich đã liên hệ và hôm nay chúng tôi sẽ nói chuyện với bạn về cách quản lý thời gian của bạn. Bạn sẽ biết rằng có một hệ thống giúp bạn có thể dễ dàng giải quyết các vấn đề về quản lý thời gian.

Hãy giải tỏa bộ não của chúng ta bằng hệ thống của David Allen. Ai lại không nghĩ rằng sẽ tốt hơn nếu tăng thời gian làm việc lên một hoặc thậm chí hai giờ? Để bạn có thể làm mọi thứ bạn dự định.

Nhịp sống hiện đại, luồng thông tin ngày càng tăng, nhu cầu giải quyết các vấn đề liên tục nảy sinh - tất cả những điều này dẫn đến việc con người liên tục cảm thấy thiếu thời gian. Tìm thêm thời gian ở đâu và bằng cách nào để hoàn thành mọi việc?

Khả năng quản lý thời gian là một trong những kỹ năng hữu ích nhất trong cuộc đời mỗi con người.

David Allen đề xuất hệ thống trật tự trong kinh doanh

David Allen đã nghĩ ra những hệ thống như vậy. Phương pháp của anh ấy được gọi là “Hoàn thành công việc”, có nghĩa là “Sắp xếp mọi việc theo trật tự”.

Trước khi viết về cách sắp xếp mọi thứ theo trật tự và học cách sử dụng thời gian hiệu quả bằng cuốn sách tuyệt vời và dễ đọc này, David Allen đã thử nghiệm lý thuyết của mình với bản thân, bạn bè và những người quen mà ông đã tư vấn, tuân theo các nguyên tắc của hệ thống.

Những điều cơ bản của hệ thống GTD rất rõ ràng và đơn giản. Bộ não con người giống như một chiếc máy tính, chứa nhiều tập tin, thư mục và chương trình.

Mỗi ngày khối lượng thông tin tăng lên, ngày càng có nhiều thư mục mới được tạo ra. ĐẬP bị tắc, phải mất nhiều thời gian hơn để tìm kiếm tài liệu cần thiết và làm việc trên máy tính ngày càng trở nên khó khăn.

Điều tương tự cũng xảy ra trong đầu một người. Bộ não không thể đối phó thành công với sự xuất hiện hàng ngày của các nhiệm vụ mới và lượng thông tin ngày càng tăng.

Theo hệ thống GTD, bạn cần loại bỏ mọi vấn đề, dự án, lo lắng, suy nghĩ khỏi ý thức của mình, chuyển tất cả thông tin ra giấy hoặc sử dụng phiên bản điện tử cho việc này.

Làm thế nào để sắp xếp mọi thứ theo thứ tự

Để sắp xếp mọi thứ theo thứ tự, bạn cần chia tất cả thông tin có sẵn thành 4 thư mục.

1. Thư mục đầu tiên sẽ chứa các trường hợp cần giải quyết trong thời gian tới (các hành động tiếp theo).
2. Thư mục thứ hai dành cho các dự án hiện tại.
3. Các nhiệm vụ và dự án bị trì hoãn được chứa trong thư mục thứ ba.
4. Hãy để thư mục thứ tư là thư mục mơ ước (mọi thứ bạn thực sự muốn, nhưng vẫn chưa đến lúc thực hiện nó).

Có vẻ như nếu bạn phân tích thông tin thì thời gian quý báu sẽ bị lãng phí. Cái này sai. Sẽ mất ít thời gian hơn nhiều để hệ thống hóa thông tin hơn là liên tục đào bới trong đầu bạn đầy rác thông tin và liên tục quay lại những câu hỏi tương tự.

Khi đầu bạn được giải phóng khỏi vô số nhiệm vụ và việc cần phải làm, bạn sẽ hiểu rõ ràng và rõ ràng về những hành động cần thực hiện để đạt được mục tiêu của mình.

Trong một cái đầu không có rác rưởi, những ý tưởng có thể được sinh ra mà không bị lạc trong dòng suy nghĩ, khả năng sáng tạo và tạo ra một cái gì đó mới xuất hiện.

Điều quan trọng cần nhớ là không thể nhanh chóng quản lý nhiều việc cùng một lúc. Làm bất kỳ công việc nào cũng cần sự chú ý và nỗ lực.

Sẽ dễ dàng hơn nhiều nếu bạn tập trung và nỗ lực hoàn thành một nhiệm vụ trước, sau đó mới thực hiện nhiệm vụ tiếp theo. Bạn cần phải quên đi việc đa nhiệm mãi mãi.

Việc tuân theo các hành động và hoàn thành tuần tự các nhiệm vụ đã lên kế hoạch giúp bạn có thể tiến nhanh hơn và tự tin hơn tới mục tiêu đã định mà không gặp rắc rối không cần thiết, đồng thời cũng cho phép bạn tìm thêm thời gian để nghỉ ngơi và giải trí.

Cách tránh vấn đề bằng cách quản lý thời gian của bạn

Allen xác định nguyên nhân chính của mọi vấn đề là do một người vi phạm các thỏa thuận, cả bên trong lẫn bên ngoài. Những thỏa thuận được thực hiện với người khác là bên ngoài, nhưng thỏa thuận với chính mình là bên trong. Vi phạm mọi thỏa thuận và không có khả năng thực hiện lời hứa sẽ dẫn đến những hậu quả tiêu cực và làm suy giảm sự tự tin.

Tác giả cho rằng giải pháp tối ưu cho vấn đề này là sử dụng khả năng sửa đổi thỏa thuận, tức là thực hiện các điều chỉnh. Nếu không thể thực hiện được lời hứa thì phải xem xét lại và phải dành thời gian cũng như nguồn lực để giải quyết thành công vấn đề.

Hệ thống David Allen

Hệ thống GTD được hơn một triệu người sử dụng thành công trên toàn thế giới. Nó giúp tăng năng suất cá nhân lên nhiều hơn cấp độ cao, điều này mang lại lợi ích to lớn cho người kinh doanh, giúp họ thành công hơn.

Ngoài ra, nó còn tránh số lượng lớn nhấn mạnh đó là một vấn đề trong thế giới hiện đại. Hệ thống của David Allen khá đơn giản, nhưng để áp dụng nó vào Cuộc sống hàng ngày và để có được kết quả đòi hỏi một sự tự giác và tổ chức nhất định.

Để học nghệ thuật quản lý thời gian và cảm thấy hạnh phúc và thành công, bạn chỉ cần biến các nguyên tắc của hệ thống này thành thói quen cá nhân (như đánh răng và rửa mặt).

Bạn có thể chỉ cần đọc một cuốn sách về hệ thống GTD hoặc bạn có thể dần dần áp dụng những khuyến nghị mà tác giả đưa ra vào cuộc sống của mình. Dựa trên cuốn sách, bạn cũng có thể tạo hệ thống cá nhân của riêng mình.

Mọi người đều có sự lựa chọn của riêng mình.

Đang có Mong muốn lớn và sự kiên trì, trong cuộc sống bạn có thể thay đổi mọi thứ và quản lý mọi thứ. Mọi người đều có thể trở thành người làm chủ thời gian của mình.

Như bạn có thể thấy, nếu bạn vẫn muốn sử dụng hệ thống của David Allen, tốt nhất bạn nên sử dụng lời khuyên từ bài viết này. Như mọi khi, điều chính là hành động chính xác và bạn sẽ thành công. Tốt hơn là nên hành động cùng nhau và cùng với những người đã có kinh nghiệm và kết quả. Hãy đến với các chương trình của chúng tôi và kiếm được nhiều tiền hơn cùng một lúc!

Với bạn,
- Igor Zuevich.

Đã thích? Nhấp chuột " Tôi thích"
Để lại bình luận về bài viết này bên dưới

Tôi sẽ tiết lộ một số bí mật về hiệu quả trong cuộc sống và kinh doanh...

Một mẹo nhỏ về cách sắp xếp mọi thứ và bắt đầu sống hiệu quả!

Cá nhân David Allen mời bạn đến đào tạo ở Moscow. Tôi phải nói rằng sách của ông đã bán được hơn 2 triệu bản!
Và hệ thống của anh ấy thực sự hoạt động!

Cuộc sống của bạn sẽ không còn như xưa nếu bạn làm quen với hệ thống GTD!
Tôi nhớ mình rất ấn tượng với màn trình diễn của David Allen!

Chúng ta chộp lấy hàng ngàn thứ, cố gắng không quên những điều nhỏ nhặt hàng ngày trên đường đi; chúng ta thường quên mục tiêu, nhưng chúng ta lại nhớ những thời hạn chắc chắn đang đến gần.

Đôi khi nỗi sợ hãi về một loạt nhiệm vụ làm tê liệt não bộ và dẫn đến sự thờ ơ, trì hoãn và trầm cảm. Công việc tại những thời điểm như vậy diễn ra chậm chạp, dường như ngay cả con trỏ chuột cũng gần như không bò qua màn hình.

Tình huống này càng nguy hiểm hơn khi một người làm việc theo nhóm, đặc biệt nếu chúng ta đang nói về một nhóm phát triển.

Ý tưởng mời đến hội nghị của chúng tôiDavid Allen tuy bất ngờ nhưng không phải ngẫu nhiên. Cá nhân, thoạt nhìn, khái niệm GTD đưa ra các khuyến nghị tốt cho từng nhà phát triển và toàn bộ quá trình phát triển. Tất nhiên, phương pháp GTD không phù hợp với quy trình phát triển phần mềm như Agile, tuy nhiên, nó có thể bổ sung hoặc trở thành bước đầu tiên hướng tới quá trình chuyển đổi của nhóm sang phương pháp phát triển linh hoạt. GTD đối với một lập trình viên là như thế nào?

Hãy chia việc áp dụng các nguyên tắc GTD trong quá trình phát triển thành hai khối: cá nhân khi chúng ta nói về một cá nhân và nhóm khi chúng ta nói về một công ty hoặc một nhóm các nhà phát triển. Nhìn chung, các nguyên tắc là như nhau, nhưng việc thực hiện chúng trong một nhóm sẽ khó hơn nhiều vì chắc chắn sẽ có sự phá hoại và phản kháng từ nhân viên hoặc trưởng nhóm.

Không ai là một hòn đảo

Một trong những nền tảng của phương pháp GTD là nguyên tắc chuyển các nhiệm vụ từ bộ nhớ con người sang nguồn bên ngoài. Do đó, bộ não con người ngừng lo lắng về việc ghi nhớ tất cả các kế hoạch, từ nhỏ đến toàn cầu, và bắt đầu tập trung vào những kế hoạch thực sự quan trọng. khoảnh khắc này nhiệm vụ và việc thực hiện chúng. Một số người nói rằng phương pháp GTD có hiệu quả trong việc giải phóng không gian cá nhân và tìm kiếm sự cân bằng giữa công việc, chẳng hạn như sở thích hoặc gia đình. Tuy nhiên, dưới góc nhìn của một nhà phát triển thực tế, GTD trước hết là cần thiết để duy trì sự cân bằng giữa công việc và… công việc.

Các lập trình viên, kiến ​​trúc sư hệ thống và người quản lý dự án liên tục phải giải quyết nhiều ưu tiên, nhiệm vụ hoặc dự án. Thông thường, hoàn cảnh ngăn cản việc thực hiện một nhiệm vụ, vì vậy bạn cần có khả năng thích ứng nhanh chóng. Việc vội vã chạy từ dự án này sang dự án khác thường gây ra căng thẳng, nhưng không phải loại phát sinh từ công việc không được yêu thích mà căng thẳng như một hiện tượng sinh lý và cảm xúc. Mức độ lo lắng càng cao thì càng khó hoàn thành nhiệm vụ được giao. Đây là lúc GTD đến giải cứu.

Cài đặt bộ lọc trong danh sách việc cần làm

Trước hết, bạn cần đặt giới hạn bằng cách chọn giới hạn chính trong số tất cả các nhiệm vụ. Bằng cách để lại việc chính, bạn giải phóng thời gian, năng lượng và tạo động lực hành động với ít nỗ lực hơn nhiều so với khi bạn giữ tất cả những việc nhỏ nhặt trong đầu. Có những thói quen, có những dự án quan trọng, có những kế hoạch cho tương lai. Đồng thời, trong tất cả các hạng mục này đều có một điều quan trọng. Để chọn nó, bạn cần thực hiện một số bước:

• chọn nhiệm vụ đã bắt đầu nhưng chưa hoàn thành;


• chọn những trường hợp gây lo ngại nhất;


• chọn những việc bạn không muốn làm và thường xuyên bị trì hoãn;


• chọn các công việc thường ngày, bao gồm cả công việc gia đình.

Theo quy định, điều chính được tìm thấy trong ba nhóm đầu tiên. Theo đó, cần ưu tiên chú ý đến những vấn đề đáng lo ngại và còn dang dở - suy cho cùng, bản dịch chính xác của Getting Things Done là “hoàn thành mọi việc” không phải là vô ích.

Tinh giản giao tiếp

Bất kể anh ấy là freelancer hay lập trình viên, làm việc từ xa hay theo nhóm, anh ấy luôn có mặt trong lĩnh vực giao tiếp: cuộc gọi từ khách hàng, câu hỏi từ quản lý, yêu cầu từ người dùng và đồng nghiệp, tin nhắn thông tin từ nhà cung cấp SDK, v.v. Những thông tin liên lạc này không thể được gọi là không đáng kể, nhưng bạn cần có khả năng xử lý chúng một cách thành thạo .

• Dừng kiểm tra email của bạn sau mỗi 5 phút - đặt thông báo bật lên mà bạn có thể liếc nhìn qua khóe mắt. Đặt thư của bạn vào các thư mục và đọc nó khi nó được cập nhật vào một thời điểm cụ thể.


• Tách biệt tất cả các thông tin liên lạc theo ngữ cảnh: Skype, cuộc gọi di động, điện thoại cố định, liên lạc qua thư, v.v... Mang đi thời gian nhất định về giao tiếp trong mỗi kênh.


• Kiểm tra các cuộc trò chuyện công việc và cá nhân. Có lẽ, nếu nhân viên mới viết thư cho bạn không ngừng hoặc đồng nghiệp cũ hỏi bạn những câu hỏi tương tự trong công việc, bạn nên yêu cầu họ chuẩn bị câu hỏi, dành thời gian để trao đổi và làm rõ mọi điểm khó khăn.


• Xem trình duyệt web của bạn. Các nhà phát triển thường xem các chủ đề chuyên ngành trên các diễn đàn hoặc trang web chuyên ngành. Ở đó, họ phải đối mặt với những chủ đề và cuộc thảo luận thú vị không liên quan gì đến nhiệm vụ hiện tại. Tốt hơn hết bạn nên hoãn việc đọc một chủ đề thực sự thú vị bằng cách sử dụng dấu trang trong trình duyệt hoặc các tiện ích đặc biệt để lưu trữ liên kết (ví dụ: tiện ích bổ sung Pocket, cũng có thể được cài đặt dưới dạng ứng dụng trên thiết bị di động và đồng bộ hóa dấu trang).


• Giữ một cuốn sổ tay và/hoặc ứng dụng để bạn viết ra tất cả các nhiệm vụ với các thẻ khẩn cấp và quan trọng. GTD dành cho quản lý kinh doanh giới thiệu các khái niệm về thời gian, bối cảnh (địa điểm) và hành động. Để sắp xếp thứ tự ưu tiên hợp lý cho các nhiệm vụ, hãy tưởng tượng một bộ lọc đơn giản, chẳng hạn như trong Excel. Chỉ định cho mỗi nhiệm vụ một thông số thời gian (theo giờ hoặc thời gian trong ngày), địa điểm (nhà, nơi làm việc, đường phố, phòng tập thể dục, cửa hàng, v.v.). Sau đó phân chia các nhiệm vụ như sau: “yêu cầu nhận xét về thông số kỹ thuật - nơi làm việc - 14:00” hoặc “gọi đến cửa hàng lốp xe - đường phố - buổi tối”. Có rất nhiều ứng dụng dành cho những ghi chú như vậy: từ công cụ lên lịch tác vụ trong Windows mà bạn có thể sử dụng cho mục đích của mình đến Evernote, Rainlendar và những lời nhắc được viết cẩn thận trên điện thoại thông minh của bạn.

Niềm tin rằng bạn có một danh sách như vậy đảm bảo sẽ giảm bớt lo lắng và giúp bạn tập trung giải quyết từng nhiệm vụ.

Có một vấn đề mang tính toàn cầu hơn cũng ảnh hưởng đến các nhà phát triển thuộc bất kỳ loại hình việc làm nào. Ngày nay, hầu như mỗi tuần, các công cụ, hướng dẫn và tiện ích mới dành cho nhà phát triển đều được phát hành và thỉnh thoảng lại có thông báo về các phiên bản khung mới, thư viện mới và thậm chí cả ngôn ngữ lập trình mới. Tất cả thông tin này khơi dậy sự quan tâm đặc biệt của các chuyên gia, thậm chí đôi khi còn thu hút và buộc họ phải thử một cái gì đó mới (tạo một đơn giản ứng dụng di động, viết “Xin chào thế giới!” trên Brainfuck hoặc tạo một dự án nguồn mở mới). Chỉ có một lối thoát duy nhất: phân bổ lợi ích theo tầm quan trọng của chúng đối với các dự án hiện tại, mục tiêu ngắn hạn và dài hạn. Tập trung vào một nhiệm vụ giúp tăng năng suất cá nhân, giải phóng thời gian và bắt đầu tìm hiểu thông tin mới.

5 bước tối ưu hóa

Phương pháp GTD xác định năm giai đoạn thực hiện danh sách việc cần làm.

Thu thập thông tin.Bạn cần thu thập tất cả các nhiệm vụ - chỉ cần lấy và viết ra bằng bút hoặc vào một tập tin văn bản tất cả các công việc thường ngày, chưa hoàn thành, toàn cầu của bạn. Đồng thời, điều quan trọng cần nhớ là, chẳng hạn, đằng sau nhiệm vụ “Viết báo cáo trong Báo cáo nhanh cho Snowman LLC” có một số nhiệm vụ phụ quan trọng và cần được chú ý: thu thập yêu cầu từ khách hàng, lập và phê duyệt các thông số kỹ thuật , yêu cầu một mảng dữ liệu để kiểm tra báo cáo, v.v. ... Cần phải viết ra tất cả các nhiệm vụ - một lát sau bạn sẽ nhóm chúng lại.
Hãy chú ý không chỉ đến những dự án trong bộ nhớ mà còn cả những dự án trên máy tính - ở đó thường có sự hỗn loạn không kém gì trong suy nghĩ. Cần chia các tập tin thành các thư mục tương ứng với từng dự án, tách biệt tài liệu cá nhân với tài liệu công việc.

Quá trình xử lý.Xử lý thông tin theo sơ đồ GTD đề xuất: nếu việc gì đã làm rồi thì cần làm tiếp đến cùng, chưa đầy hai phút thì làm ngay.

Thuật toán xử lý GTD cổ điển

Từ quan điểm thực hiện một dự án quan trọng đối với bạn, điều quan trọng là phải tính đến một số sắc thái.

• Trì hoãn những nhiệm vụ không khẩn cấp, chẳng hạn như nghiên cứu những tài liệu không cốt lõi không liên quan đến công việc hiện tại.


• Nếu có thể, hãy giao nhiệm vụ, chẳng hạn như cho đồng nghiệp hoặc người làm việc tự do. Nếu bạn viết mã nhanh chóng và hiệu quả nhưng không giỏi tạo trang web, quảng cáo hoặc thiết kế, hãy tìm đến các chuyên gia. Ngay cả khi đó là dự án của riêng bạn, việc đầu tư vào công việc chất lượng của người khác sẽ nhanh chóng được đền đáp.


• Học cách nói không. Đây có lẽ là một trong những kỹ năng khó nhất: sẽ luôn có hàng tá người quen Windows bị lỗi, lỗi len lỏi vào mã và yêu cầu Phần mềm Android và cầu xin iPhone jailbreak. Những công việc nhỏ này chiếm rất nhiều thời gian. Nếu bạn không muốn làm hỏng mối quan hệ của mình, hãy tìm một số sách hướng dẫn có sẵn trên Internet và gửi liên kết đến những người có nhu cầu.

Tổ chức danh sách.Sau khi hoàn thành hai giai đoạn đầu tiên và khó khăn nhất, cần tổ chức công việc với các nhiệm vụ. Ở đây bạn có thể sử dụng một quy tắc đơn giản: chia thời gian của bạn thành các tuần, xem lại danh sách vào cuối tuần và tạo một danh sách mới. Tất cả các nhiệm vụ nên được phân chia theo thời hạn và mức độ ưu tiên. Để quản lý công việc, bạn có thể sử dụng bất kỳ ứng dụng nào bạn thích: OneNote và Evernote trên thiết bị di động, Asana, Redmine, Lịch Google, v.v...

Ở giai đoạn này, điều chính là phải chú ý nhiều đến việc làm việc với các dự án hiện tại hoặc một số dự án. Để làm điều này, bạn có thể sử dụng sơ đồ tư duy, bản đồ này sẽ phản ánh tất cả các giai đoạn công việc dưới dạng cấu trúc bản đồ trực quan, theo đó bạn sẽ chuyển qua dự án. Có rất nhiều ứng dụng trả phí và miễn phí với các tính năng thú vị để tạo sơ đồ tư duy. Chúng tôi thích sự tiện lợi, miễn phí và được Nga hóa , trong đó chúng tôi đã tạo một chế độ xem gần đúng về một bản đồ chưa hoàn thiện và không giả vờ là đúng:

Phần 1

Phần 2

Bạn không nên chia công việc thành đơn giản và phức tạp, bạn cần làm mọi thứ theo thứ tự thì thời gian sẽ được phân bổ hợp lý.

Xem xét lại những gì đã được thực hiện.Ở giai đoạn này, cần ghi lại những gì đã làm được, phân tích nguyên nhân thất bại và lập kế hoạch cho giai đoạn tiếp theo (ví dụ: một tuần).

Hành động thực tế.Nhiệm vụ phải được hoàn thành dựa trên các nguồn lực sẵn có: công sức, thời gian, địa điểm thực hiện cũng như mức độ ưu tiên đã thiết lập. Nếu bạn thiếu một số tài nguyên sẽ xuất hiện sau này để nhanh chóng giải quyết vấn đề, hãy thử lên lịch lại nhiệm vụ cho đến khi có phương tiện thực thi tốt hơn. Ví dụ: nếu bạn đang tinh chỉnh một ứng dụng dành cho máy tính để bàn và để thực hiện một số thay đổi, bạn cần có SDK cập nhật mà công ty của bạn chưa mua nhưng dự định mua trong tương lai gần, hãy thực hiện những thay đổi đó có thể được thực hiện trong phiên bản hiện tại, và thêm nhiệm vụ cho những thay đổi còn lại vào thư mục hoặc tệp có nhiệm vụ cho tương lai. Tất nhiên, việc tìm cách giải quyết vấn đề bằng các phương tiện sẵn có cho thấy bạn là một người chuyên nghiệp, nhưng nó đòi hỏi sự đầu tư lớn về thời gian và công sức của bạn và không phải lúc nào cũng hợp lý.

Dưới đây là một số mẹo về cách sử dụng nguyên tắc GTD cho dù bạn là nhà phát triển theo nhóm hay làm việc độc lập.

• Lập kế hoạch cho dự án của bạn ngay từ đầu, chứ không phải khi bạn làm việc, hãy chia nó thành các nhiệm vụ phụ có thể giải quyết được.


• Làm nổi bật các giai đoạn làm việc riêng lẻ của dự án và đánh dấu tầm quan trọng cũng như tính cấp bách của công việc.


• Hoàn thành mọi nhiệm vụ mà không để lại nó sau này. Ngay cả khi bạn chỉ biết con đường dài để giải quyết vấn đề, hãy giải quyết nó. Với việc tái cấu trúc hơn nữa, có thể loại bỏ giải pháp dưới mức tối ưu.


• Định kỳ xem lại danh sách nhiệm vụ để xem lại những gì đã hoàn thành và thay đổi kế hoạch.


• Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm - bằng cách này bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức.


• Phân bổ thời gian cho từng giai đoạn và chú ý tối đa đến nó: thu thập yêu cầu, phát triển, kiểm thử đơn vị, v.v..

GTD không thể được thực hiện trong một ngày - đầu tiên một số yếu tố riêng lẻ xuất hiện, sau đó các quy tắc được hình thành và cuối cùng là thói quen và kết quả hữu hình xuất hiện. Điều chính là không dừng lại. Nhân tiện, sẽ là một ý tưởng hay nếu bạn có thể chuyển giao một số kỹ năng GTD của mình cho nhóm mà bạn làm việc cùng - điều này có thể tối ưu hóa đáng kể công việc trong công ty.

Có sự an toàn về số lượng

Mặc dù GTD thường nhắm đến một cá nhân, nhưng nó cũng có thể áp dụng cho một nhóm, trong đó điều quan trọng là có thể xác định tầm nhìn, mục tiêu của dự án, xác định dự án và phân bổ các lĩnh vực trách nhiệm. Hơn nữa, trong nhiều tổ chức, có lẽ thực thể gần nhất với logic GTD đã tồn tại và được sử dụng thành công - biểu đồ Gantt. Biểu đồ Gantt phản ánh rất chính xác nhu cầu của dự án về nguồn lực, nhiệm vụ và nhiệm vụ phụ, thời gian gần đúng để hoàn thành từng nhiệm vụ, ngày bắt đầu và ngày kết thúc công việc của nhiệm vụ, các giai đoạn của dự án, chỉ có thể bắt đầu sau khi kết thúc nhiệm vụ. giai đoạn trước và giải phóng các tài nguyên cần thiết.

Tuy nhiên, thường thì tất cả công việc xây dựng sơ đồ nguồn lực và việc làm đều vô ích. Liên kết GTD với phát triển phần mềm, Robert Pick, nhà truyền giáo GTD và CTO, đã viết một bài báo xuất sắc về biểu đồ Gantt. công ty tư vấn David Allen, người đứng đầu các dự án kỹ thuật và hiểu chủ đề này không kém gì chính CEO:

“Tôi đã chứng kiến ​​rất nhiều thời gian, năng lượng và tiền bạc bị lãng phí vào các biểu đồ Gantt phức tạp để rồi bị hủy hoại chỉ sau cái búng tay đầu tiên của người quản lý. Bất kỳ công ty nào dựa vào mã ưu tiên ABC và kiểm soát chặt chẽ các lập trình viên để tiếp tục ở vị trí hậu vệ trong việc phát triển phần mềm sẽ phải thất vọng cay đắng."

Nó cũng tiết lộ bản chất của khái niệm này. Thực tế là nó không nhằm mục đích lập kế hoạch nhiều mà nhằm vào khả năng quay trở lại điểm thất bại. Hãy để chúng tôi giải thích chi tiết hơn. Có những khoảnh khắc trong cuộc đời của bất kỳ người nào và bất kỳ đội nào khi họ đi chệch khỏi mục tiêu đã định và mọi hoạt động rơi vào hỗn loạn. Điều này có thể xảy ra lý do bên ngoài, và vì những lý do liên quan đến ảnh hưởng nội bộ của từng cá nhân: sự thay đổi tạm thời trong quá trình phát triển dự án, sự xuất hiện của một nhà đầu tư mới với tầm nhìn mới, tạm dừng công việc khẩn cấp (ví dụ: chuẩn bị cho một cuộc triển lãm). Nhiệm vụ của GTD trong nhóm là dễ dàng quay trở lại thời điểm cần phải đi chệch khỏi kế hoạch làm việc và tiếp tục hành động như trước.

“Thành phần quét tâm trí của GTD khá đơn giản, David (Allen) thường gọi nó là một loại kết xuất bộ nhớ dành cho “RAM tinh thần”. Giống như bạn đang định kỳ kiểm tra bộ não của mình để xem điều gì đang thu hút sự chú ý của bạn và kéo nó ra và nhìn vào nó. Giống như việc bạn thu thập các danh sách khả năng (dự án và các bước tiếp theo) này đóng vai trò như một mạng lưới an toàn cho bạn để đảm bảo rằng dù bạn làm gì thì bạn cũng làm đúng và kết hợp với quy tắc hai phút (nếu bạn có thể làm điều gì đó trong thời gian ít hơn). trong vòng chưa đầy 2 phút, hãy thực hiện - khoảng làn đường) và suy nghĩ nhằm vào hành động tiếp theo, cung cấp cho bạn một ảnh chụp nhanh tĩnh về trạng thái làm việc của bạn, nhờ đó bạn có thể dễ dàng quay lại thời điểm bạn bị gián đoạn.

Có bốn hoạt động chính trong một nhóm phát triển, chính các hoạt động này đóng vai trò là thành phần của nhóm GTD.

1. Kiểm tra hồi quy - các khu vực đã được sửa chữa sẽ được kiểm tra mã nguồn, cũng như chức năng của chức năng liên quan đến mã đã thay đổi. Là một phần của Lập trình Extreme, nó minh họa GTD về khả năng lặp lại, sửa đổi và tính rõ ràng.


2. Làm việc với tài liệu - tạo và kiểm tra tài liệu cho phép bạn chuyển kiến ​​thức và nhiệm vụ quan trọng sang giấy. Cả người dùng, người thử nghiệm và nhà phát triển đều không cần phải ghi nhớ chúng - nếu cần, bạn có thể tham khảo tài liệu và làm rõ điểm chưa rõ ràng hoặc tìm câu trả lời cho câu hỏi về hoạt động của chương trình.


3. Tái cấu trúc mã là quá trình cải thiện mã mà không thay đổi chức năng. Những người theo lập trình cực đoan thực hiện tái cấu trúc định kỳ để cải thiện hiệu suất chương trình, sự hiểu biết và khả năng đọc mã của nó. Có những công ty và nhóm tránh tái cấu trúc. Trong hầu hết các trường hợp, điều này là do lo ngại rằng những thay đổi đối với mã sẽ dẫn đến sự cố trong hệ thống. Theo quy định, cách tiếp cận này dẫn đến sự trì trệ và lỗi thời của chương trình.


4. Động não. Một quá trình xảy ra dưới hình thức này hay hình thức khác trong bất kỳ nhóm nào. Đây chỉ là một tập hợp các thông tin và ý tưởng. Trong quá trình động não và kết quả là bản đồ tư duy cũng có thể được tạo ra.

Trong hầu hết các trường hợp, một lập trình viên tại nơi làm việc thực hiện nhiều nhiệm vụ hơn là chỉ viết mã. Hơn nữa, càng có nhiều kinh nghiệm và trình độ thì nhiệm vụ được giao càng đa dạng. Tại một thời điểm nào đó, một cuộc khủng hoảng xảy ra khi trách nhiệm và nghĩa vụ bắt đầu đè nặng lên nhân viên và làm giảm đáng kể năng suất của anh ta. Rõ ràng, điều này có thể và nên được giải quyết, không phải bằng các phương pháp chỉ đạo và biện pháp đàn áp, mà với sự trợ giúp của GTD, nhằm mục đích thay đổi mang tính tiến hóa trong cách tiếp cận làm việc. Nhiều đánh giá từ những người đã thử phương pháp này nói về những khó khăn đáng kể khi bắt đầu và những thành công không kém phần quan trọng khi kết thúc quá trình. Rốt cuộc, người ta nói phải mất 21 ngày để hình thành thói quen. Tại sao không thử nó?

P.S.: Bạn có thể nghe bài thuyết trình trực tuyến miễn phí của tác giả phương pháp GTD, David Allen và đặt câu hỏi cho ông ấy trong hội nghịNgày 17 tháng 11 (Thứ Ba) lúc 19:15 giờ Moscow. Anh ấy sẽ nói về cách tiếp cận GTD để giải quyết vấn đề quá tải thông tin và chia sẻ những nghiên cứu mới nhất trong lĩnh vực năng suất của con người.

GTD® đã chứng minh tính hiệu quả của nó cho cả mục đích sử dụng cá nhân và tổ chức hoạt động ở nhiều nơi Những khu vực khác nhau. Nó được sử dụng thành công bởi cả ban lãnh đạo cấp cao và nhân viên mới của các công ty nằm trong TOP 50 của danh sách Fortune.

“Bạn có bao giờ tự hỏi 5 năm qua đã đi đâu không?”
Victor Pelevin

Rất thường xuyên trong cuộc sống của mỗi người có những khoảnh khắc như vậy mà đơn giản là không thể đối phó với khối lượng công việc tích lũy. Và trong khi đang cố hoàn thành nhiệm vụ tiếp theo, cả một chuỗi vấn đề chưa được giải quyết liên tục quay cuồng trong đầu tôi. Việc liên tục nghĩ rằng bạn không có thời gian để làm điều gì đó quan trọng sẽ khiến bạn không thể tập trung vào nhiệm vụ trước mắt. Và khi số vụ việc chưa được giải quyết bắt đầu tăng lên như một quả cầu tuyết, nó đã ở mức độ của một thảm họa.

Nhưng trên thực tế, vấn đề không phức tạp như thoạt nhìn.

Làm thế nào để có được mọi thứ theo thứ tự. Khái niệm cơ bản về quản lý thời gian

Để giải quyết những vấn đề như vậy cần có phương pháp tổ chức thời gian hợp lý hay nói cách khác là quản lý thời gian. Thời gian trong thế giới hiện đại thậm chí còn có giá trị hơn tiền bạc, vì không giống như tiền bạc, thời gian không thể trả lại hay tích lũy được. Kỹ năng quản lý thời gian làm việc của bạn sẽ giúp một người đạt được mục tiêu và mục tiêu của mình nhanh hơn nhiều, đồng thời có đủ thời gian rảnh để giao tiếp với bạn bè và phát triển tinh thần của mình.

Phương pháp GTD, đại diện cho một trong những lĩnh vực quản lý thời gian, sẽ giúp bạn tìm ra điều này.

Hoàn thành công việc, GTD (dịch từ tiếng Anh là “hoàn thành mọi việc”, nhưng thường sai hơn - “làm thế nào để sắp xếp mọi việc theo trật tự”) là một kỹ thuật nhằm nâng cao hiệu quả cá nhân do David Allen tạo ra và được ông mô tả trong cuốn sách cùng tên, ấn bản đầu tiên được xuất bản năm 2001 và đã được dịch sang 23 thứ tiếng.

Mô hình quản lý thời gian cổ điển có những ranh giới nghiêm ngặt nhất định, bao hàm việc lập kế hoạch rõ ràng cho công việc của bạn, đề xuất các bước tính toán và đặt ra các ưu tiên. Phương pháp mới, do chuyên gia David Allen đề xuất, giúp quản lý thời gian Nó linh hoạt hơn nhiều và bạn có thể lựa chọn mọi thứ theo ý mình, thay vì bị ràng buộc vào một lịch trình hàng ngày cứng nhắc, điều này giúp công việc trở nên dễ dàng hơn nhiều và giúp bạn đạt được mục tiêu nhanh hơn. Phương pháp này có thể phù hợp không chỉ với những doanh nhân lớn, những người quan tâm đến việc thực hiện kế hoạch của mình nhanh nhất mà còn phù hợp với những bà nội trợ bình thường lên kế hoạch cho công việc nội trợ.

Hệ thống này dựa trên giả định của David Allen về nhu cầu tư duy tự do. Nói cách khác, bạn cần giải phóng tâm trí mình khỏi mọi suy nghĩ không liên quan đang quay cuồng trong đầu. Và sau đó công việc hiện tại sẽ được hoàn thành nhanh hơn và hiệu quả hơn nhiều. Về điểm số này hệ thống GTDđưa ra hướng dẫn rõ ràng, theo đó bạn không chỉ có thể xác định được vấn đề mà còn có thể nhanh chóng giải quyết nó. Theo quy luật, mọi người dành nhiều thời gian cho những lý luận vô nghĩa, điều này làm chậm quá trình hoàn thành nhiệm vụ được giao. Bằng cách tuân thủ nghiêm ngặt các khuyến nghị mà phương pháp đề xuất, ý thức của bạn sẽ luôn trong sáng và công việc của bạn sẽ đạt hiệu quả 100%.

Chúng tôi lập danh sách việc cần làm, nhiệm vụ, vấn đề

Theo tác giả ý tưởng, điều đầu tiên cần làm là chuyển tất cả những lo lắng và suy nghĩ đang chiếm giữ bạn vào lúc này lên giấy. Viết ra tất cả những gì đang quay cuồng trong đầu bạn lúc này - tất cả những điều lớn lao, những điều nhỏ nhặt, quan trọng và không quá quan trọng, nói chung là tất cả mọi thứ. Giải phóng ý thức của bạn để thực hiện nhiệm vụ hiện tại. Các mục có thể được thực hiện theo thứ tự hỗn loạn, chỉ cần viết ra mọi thứ xuất hiện trong đầu. Không cần thiết phải phân loại ngay vấn đề theo mức độ quan trọng. Nếu bạn bỏ qua hoặc không thêm thứ gì đó vào danh sách, nó sẽ liên tục quay cuồng trong đầu bạn, khiến bạn khó tập trung.

Nhưng bây giờ danh sách việc cần làm đã được tổng hợp, chúng ta nên làm gì với danh sách này?

Đặt những câu hỏi đúng

Bước thứ hai là phân tích danh sách bạn đã viết.

Chúng ta hãy hỏi trong đầu mỗi mục trong danh sách một câu hỏi: "Cái này là cái gì?".
Câu hỏi này cho phép bạn phân loại các trường hợp theo tầm quan trọng của chúng.

Câu hỏi thứ hai là: “Việc này có cần phải hành động không?”

Nếu câu trả lời là phủ định thì cần thực hiện các hành động sau:
- hoãn quyết định cho đến thời điểm tốt hơn;
- Hiện tại, hãy quên đi vấn đề không đáng để bạn quan tâm;
- đặt nó vào kho lưu trữ một thời gian.

Nếu câu trả lời là tích cực câu hỏi được đặt ra cần phải chuyển thẳng sang thực hiện và vạch ra giải pháp thiết thực cho vấn đề. Nghiên cứu vấn đề nếu nó đòi hỏi phải chi tiêu một số tiền nhất định của thời gian thì nó sẽ tự động trở thành một dự án. Việc nhập này có thể được thực hiện tại tờ riêng. Và nếu khi xem xét một vấn đề hiện tại, ngay lập tức gợi ý một cách giải quyết, thì việc thực hiện vấn đề này ngay lập tức là điều hợp lý, để không tích tụ một đống vấn đề chưa được giải quyết.

Khi một bước là không đủ để đạt được mục tiêu của bạn, sẽ có một số lựa chọn để thoát khỏi tình trạng hiện tại:

- ghi lại vấn đề vào nhật ký trước ngày đáo hạn,
— đặt nó vào danh sách việc cần làm quan trọng của bạn để bạn có thể hoàn thành nó vào thời điểm thuận tiện cho mình.

Bằng cách tuần tự thực hiện tất cả các bước mà lý thuyết này đề xuất, bạn có thể học cách đặt ra các ưu tiên một cách chính xác và xây dựng một hệ thống giá trị rõ ràng. Hơn nữa, bạn có thể tự mình làm tất cả những điều này mà không cần phải có tài năng đặc biệt. Và câu hỏi " Làm thế nào để sắp xếp công việc của bạn theo thứ tự" sẽ không còn đứng trước mặt bạn nữa.