Порядок розроблення штатного розкладу організації. Все, що потрібно знати про штатний розклад

Штатний розклад – це план комплектування кадрового складу. Деякі компанії нехтують складанням штатного розкладуоскільки воно не є первинним документома форма № T-3, яка застосовується для його підготовки, носить рекомендаційний характер. Однак на практиці штатний розклад необхідний, і допомагає роботодавцю як для внутрішнього контролю та управління, так і при спілкуванні з органами, що перевіряють. Сьогодні розуміємося на всіх аспектах його підготовки та ведення.

Чим загрожує відсутність штатного розкладу?

Штатний розклад зазвичай просять представити трудові та податкові інспекціїпід час перевірок. Його відсутність сприймається як порушення законодавства про працю та охорону праці. За таке порушення посадовець штрафують на 1-5 тис. рублів, організацію – у сумі 30-50 тис. рублів (ст. 5.27 КоАП РФ).

Штатний розклад допомагає обґрунтувати звільнення працівників зі скорочення штату під час розгляду справи у суді. Без штатного розкладу роботодавцю важко довести, що звільнення виправдане. Також неможливо буде довести, що на момент звільнення в організації не було вакансій, які можна запропонувати працівникам, що скорочуються (роботодавець зобов'язаний при скороченні запропонувати інші робочі місця за ст. 179 ТК РФ).

Хто і як повинен складати та вести штатний розклад?

Взагалі кажучи складання штатного розкладу – святий обов'язок економіста з відділу організації та оплати праці (Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців, постанова Мінпраці Росії № 37 від 21 серпня 1998 року). Проте за фактом штатний розпис готують бухгалтери, кадровики та юристи. Офіційно відповідають за штатний розклад керівник компанії та головний бухгалтер, оскільки вони його підписують.

Штатний розклад може бути складений на будь-який термін, але зазвичай його роблять на рік. Щоб ця процедура щоразу проходила як по маслу, варто описати її в Інструкції з діловодства:

• вказати терміни та правила розробки та внесення змін;
• форму наказу про затвердження штатного розкладу;
• відповідальних за формування та підписання штатного розкладу та наказів осіб;
• склад правових та локальних нормативних актів роботодавця, на підставі яких створюється штатний розпис;
• працівників, з якими необхідно погоджувати проект штатного розкладу та зміни до нього.

За якою формою складати штатний розпис?

Штатний розклад - локальний нормативний акт, який описує організаційну структуру підприємства та її персонал. Розклад складається за формою № Т-3 (Постанова №1 Держкомстату РФ «Про затвердження уніфікованих форм первинної облікової документації з обліку праці та оплати» від 5 січня 2004 року), яка є рекомендаційною. Її можна адаптувати до потреб компанії. Однак, на наш погляд, краще використовувати форму № Т-3, оскільки вона містить усі необхідні дані.

Як заповнювати форму №Т-3?

Реквізити форми оформляємо так:

Найменування організаціїмає повністю відповідати тому, що закріплено в установчих документах, включаючи скорочене найменування та найменування на іноземною мовою. Якщо є скорочене найменування, воно вказується в дужках, за повним.

Код організації- вісім знаків коду за загальноросійським класифікатором підприємств і організацій (ОКПО).

Дата складанняу форматі ЧЧ.ММ.РРРР

Період дії.Вказується, скільки буде діяти штатний розпис і з якої дати він набирає чинності.

Заповнюємо графи, лише їх 10.

Найменування структурного підрозділувказується без скорочення відповідно до класифікатора підрозділів, затвердженого роботодавцем. Якщо класифікатора немає, то в алфавітному порядку або в порядку зменшення кількості співробітників підрозділу.

Якщо від найменування підрозділу залежить надання працівникам пільг, слід зазначити назву підрозділу відповідно до галузевих класифікаторів шкідливих виробництв та інших відповідних документів.

Код структурного підрозділу.Також вказується відповідно до класифікатора, в якому вони розташовані за функціональною важливістю. Якщо класифікатора немає, коди можна присвоїти підрозділам, які розташовані в алфавітному порядку або за іншим принципом.

Посада (спеціальність, професія), розряд, клас (категорія), кваліфікація.Вказується без скорочень у складі структурного підрозділу, починаючи з керівника, закінчуючи технічним виконавцем. Увага: у робітників - професії, у службовців - посади (абз. 7 ст. 144 ТК РФ).

Кількість штатних одиницьвказується за кожною посадою чи професією. Якщо передбачається робота за сумісництвом – зазначається у відповідних частках (наприклад, 0,5; 2,75 тощо).

Тарифна ставка, окладвказується в розмірі місячної заробітної плати в залежності від системи оплати праці (тариф, оклад, відсоток від прибутку, коефіцієнт трудової участі та ін.) Розмір окладу необхідно вказувати у рублях або у відсотках, коефіцієнтах та ін. Від практики вказувати зарплати у доларах краще відмовитись. Формально це не заборонено, у ТК РФ йдеться лише про обов'язок роботодавця платити зарплату у рублях. Тобто оклад просто переводиться в рублі за поточним курсом. Однак судова практикаговорить про те, що є порушення.

Трудовий кодексРФ не містить норм, які прямо забороняють роботодавцю встановити розмір заробітної плати в іноземній валюті(умовних одиницях), оскільки у ч. 1 ст. 131 ТК РФ йдеться лише про виплату заробітної плати у грошовій формі у валюті РФ (у рублях). Але згідно з ч. 3 ст. 129 ТК РФ тарифна ставката оклад має фіксований розмір, який має бути незмінним протягом терміну дії договору. А оскільки розмір окладу щоразу вважається за поточним курсом, падіння курсу долара, на думку суду, може призвести до погіршення умов оплати праці працівника.

Надбавки.У графах 6-8 зазначаються стимулюючі та компенсаційні виплати, встановлені законом чи з ініціативи роботодавця.

В графі Усьоговказується загальна сума граф 5-8 (оклад та надбавки), помножена на кількість штатних одиниць.

Примітказаповнюється, якщо інформація у графах форми неоднозначна та потребує пояснення.

Підписи під проектом штатного розкладу ставлять керівник та головний бухгалтер.

Не забудьте проставити номер документа у відповідній графі форми.

Проект штатного розкладу готовий, що далі?

Штатний розклад затверджується відповідним наказом щодо основної діяльності. У тексті наказу вказується факт затвердження штатного розкладу, загальна кількість штатних одиниць та термін введення документа в дію. Наказ підписується керівником компанії або іншою уповноваженою особою, а потім реєструється в Журналі реєстрації наказів з основної діяльності. Реєстраційний номер проставляється на наказі. Потім наказ та штатний розклад вирушають на безстрокове зберігання, як правило, разом з іншими наказами з основної діяльності.

Як вносити зміни?

Оскільки штатний розпис затверджується наказом, то зміни до нього вносяться також наказом. Дата випуску наказу про зміну та дата набуття чинності змін зазвичай не збігаються. Якщо зміни незначні, випускаються поправки до розкладу, а якщо масштабні – складається новий штатний розпис із новим наказом про його затвердження.

Зміни штатного розпису зазвичай зачіпають співробітників, тому його слід зміна трудових договорів. У більшості випадків для їх застосування потрібна згода працівників, дотримання термінів повідомлення персоналу та інше.

Увага: ознайомлення працівника з наказом про внесення зміни до штатного розпису не є підтвердженням його згоди на зміну умови трудового договору.

Подивимося, як відобразити зміну окладу працівників. Роботодавець зобов'язаний за два місяці повідомити про це персонал, а потім видати наказ про внесення змін до штатного розкладу. У наказі зазначаються посади, нові оклади та дата набрання чинності змінами. Співробітники відділу кадрів, які будуть вносити зміни до трудових договорів, знайомляться із наказом під підпис.

Потім із працівниками укладають додаткові угоди. Вони недостатньо обмежитися фактом збільшення чи зменшення окладу – треба зазначити причини (за ст. 22 і 132 ТК РФ зарплата працівника залежить від кваліфікації, складності виконуваної роботи, кількості та якості витраченої праці). В іншому випадку співробітник, наприклад, зможе вимагати доплатити йому за попередні періоди, в які він робив те саме, але за менші гроші.

Увага: зменшувати розмір оплати праці односторонньому порядкуза ст. 74 ТК РФ можна лише за зміні організаційних чи технологічних умов праці. Наприклад, при прийнятті нової політики управління персоналом, при модернізації виробництва, зменшенні обсягу продукції, що випускається, реорганізації виробництва.

Однак для такого маневру посада та кваліфікація працівника не повинні змінюватися, роботодавець зобов'язаний довести, що певні трудовим договором умови не могли бути збережені, а ухвалення рішення про зниження окладів призвело б до масовим скороченнямперсоналу. Аргументів як зниження попиту послуги чи продукцію чи падіння прибутку недостатньо.

Штатний розклад є документом, що відображає структуру та штат організації. У ньому міститься така інформація: перелік структурних підрозділів, посад працівників, відомості про посадові оклади та персональні надбавки, загальну чисельність та місячний фонд заробітної плати організації або установи. Ці дані необхідні керівнику організації для оптимізації роботи, більш ефективного використаннятрудових та матеріальних ресурсів. У статті ми відповімо на деякі питання щодо штатного розкладу.

Штатний розклад (ф. Т-3) є кадровим документом, його форма затверджена Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1. Цей документ містить перелік структурних підрозділів, найменування посад, спеціальностей, професій із зазначенням кваліфікації, відомості про кількість штатних одиниць (Вказівки щодо застосування та заповнення форм первинної облікової документації з обліку праці та її оплати, затверджені Постановою Держкомстату РФ від 05.01.2004 N 1 (далі – Вказівки)). Крім того, у штатному розкладі зазначаються за кожною посадою розміри окладу (тарифної ставки), доплат та надбавок.

Бюджетна установа може провадити свою діяльність, використовуючи різні джерелафінансування, наприклад, субсидії на виконання державного завдання та кошти, отримані від платних послуг. У зв'язку з цим оплата праці спеціалістів окремих посад може здійснюватись як за рахунок двох джерел, так і за рахунок одного з них. Насправді широке застосування отримало складання двох, а окремих випадках і трьох штатних розкладів кожного джерела. Чи правильно це?
Зазначимо, що чинним законодавством поділ штатного розкладу на частини залежно від джерел формування фонду оплати праці не передбачено. Як доказ наведемо такі аргументи.

Бюджетні установи належать до державних (муніципальних) установ. Системи оплати праці таких організацій встановлюються з урахуванням рекомендацій, розроблених Російською тристоронньою комісією з регулювання соціально-трудових відносин, та думок відповідних профспілок (об'єднань профспілок) та об'єднань роботодавців.
Так, відповідно до п. 19 Єдиних рекомендацій*(1) штатний розпис установи затверджується керівником установи та включає всі посади службовців (професії робітників) даної установи. Аналогічні вимоги містяться у п. 10 Положення про встановлення систем оплати праці працівників федеральних бюджетних, автономних та казенних установ, затвердженого Постановою Уряду РФ від 05.08.2008 N 583 (далі – Положення).

У пункті 35 Єдиних рекомендацій рекомендовано формування єдиного штатного розкладу в установі незалежно від того, до яких видів економічної діяльностіналежать структурні підрозділи установи.
Таким чином, оскільки чинним законодавством поділ штатного розкладу на частини залежно від джерел формування фонду оплати праці не передбачено, в установі має складатися один штатний розпис на всіх посадах незалежно від того, в якій діяльності зайнятий працівник.

Отже, ми з'ясували, що штатний розпис є єдиним документом щодо організації. Якими нормативними актами слід керуватись при розробці штатного розкладу? Зазначимо, що з метою уніфікації найменувань професій та посад, а також визначення обсягу трудових обов'язківпрацівника прийнято такі класифікатори:
- Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів, затверджений Постановою Держстандарту РФ від 26.12.1994 N 367 (у редакції від 18.07.2007);
- Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців, затверджений Постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 N 37 (у редакції від 29.04.2008);
- Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник робіт та професій робітників (ЕТКС), затверджений Постановою Уряду РФ від 31.10.2002 N 787 (у редакції від 20.12.2003).
Крім того, Постановою Мінпраці РФ від 09.02.2004 N 9 затверджено Порядок застосування Єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та службовців, який роз'яснює окремі питання, пов'язані із застосуванням зазначеного довідника на практиці.

Для довідки. Нагадаємо, що Єдиний кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та службовців та порядок його застосування призначені для організацій незалежно від форм власності та організаційно-правових форм діяльності.

При розробці штатного розкладу рекомендуємо відображати найменування посад, а також закріплювати у трудових договорах обов'язки відповідно до названих класифікаторів, особливо якщо працівник обіймає посаду, на яку нормативними правовими актами передбачені гарантії та компенсації.
Під час розробки штатного розкладу іноді виникає питання: як правильно відображати кількість штатних одиниць у цьому документі? Відповідно до Вказівок при заповненні форми штатного розкладу (ф. Т-3) у графі 4 "Кількість штатних одиниць" зазначається передбачена в цій організації кількість штатних одиниць, у тому числі неповних. Наприклад, за необхідності прийому працювати за сумісництвом співробітника посаду юриста у графі 4 штатного розкладу можна зазначити не "1", а "0,5".
Додатково скажемо про заповнення деяких рядків даної форми. Так, у графі 5 "Тарифна ставка (оклад) та ін." повинна бути зазначена в рублевому обчисленні місячна заробітна плата за тарифною ставкою (окладом) залежно від системи оплати праці, прийнятої в організації відповідно до чинного законодавства РФ.

Стаття 143 ТК РФ, що передбачає тарифну систему оплати праці, дає підставу для встановлення "вилки" посадових окладів, тобто вказівки посадового окладу з вільної посади від мінімального до максимального розміру. При встановленні "вилки" окладів на однойменних посадах слід пам'ятати про обов'язок роботодавця забезпечувати працівникам рівну оплату за працю рівної цінності (ст. 22 ТК РФ). Як роз'яснили чиновники Роструда у Листі від 27.04.2011 N 1111-6-1, розміри окладів за однойменними посадами у штатному розкладі слід встановлювати однакові. Визначення заробітної плати працівникові з високою кваліфікацією може бути реалізовано шляхом додавання до окладу надбавок та інших виплат. Зазначимо, що стимулюючі та компенсаційні виплати: доплати та надбавки компенсаційного характеру, премії та інші заохочувальні виплати – зазначаються у графах 6-8 штатного розкладу.

Далі, практично може виникнути необхідність коригування штатного розкладу. Якісь посади можуть бути додані, а якісь видалені. Усі зміни штатного розкладу вносяться наказом (розпорядженням) керівника організації або уповноваженої ним цього особи.
Однак за зміни чисельності штату у бік зменшення слід враховувати, що відповідно до ст. 82 ТК РФ після ухвалення рішення про скорочення чисельності чи штату працівників організації та можливе розірваннятрудових договорів із нею з п. 2 год. 1 ст. 81 ТК РФ роботодавець зобов'язаний:
– у письмовій формі повідомити про це виборний орган первинної профспілкової організації не пізніше ніж за два місяці до початку проведення відповідних заходів, а у разі, якщо рішення про скорочення чисельності або штату працівників може призвести до масового звільнення працівників, не пізніше ніж за три місяці до початку проведення відповідних заходів. Критерії масового звільнення визначаються у галузевих та (або) територіальних угодах. Аналогічні роз'яснення наведено у Визначенні КС РФ від 15.01.2008 N 201-О-П;
- Попередити кожного працівника персонально і під розписку не менше ніж за два місяці до звільнення (ст. 180 ТК РФ).
Нерідко практично виникають ситуації, коли установа змінює джерело оплати праці працівника. Наприклад, посада була переміщена в розділ посад працівників, виплата заробітної плати яким фінансується за рахунок коштів від діяльності, що приносить дохід. Чи слід повідомляти цього працівника за два місяці про те, що зроблено таку зміну? Чи потрібно вносити поправки з ним, якщо розмір заробітної плати співробітника залишився тим самим?
Відповідно до ч. 2 ст. 57 ТК РФ умова оплати праці є обов'язковою для включення до . Зміна визначених сторонами умов, у тому числі умови про оплату праці, допускається лише за згодою сторін, яка має укладатися в письмовій формі в силу ст. 72 ТК РФ. У цьому умови оплати праці нічого не винні залежати від джерела формування фонду оплати праці (бюджетний, позабюджетний).

Винятки із цього правила становлять випадки, передбачені ст. 74 ТК РФ. Ця норма наділяє роботодавця правом в односторонньому порядку змінити умови договору, визначені під час його укладання, у зв'язку із зміною організаційних чи технологічних умов праці. Про майбутні зміни, визначених сторонами , і навіть про причини, викликали необхідність таких змін, роботодавець зобов'язаний повідомити працівника письмовій формах пізніше як по два місяці, якщо інше не передбачено ТК РФ. Однак і в цьому випадку перехід на інше джерело формування фонду оплати праці сам по собі не є підставою для внесення змін до .
У ситуації прийняте керівництвом бюджетної організації рішення про зміну джерела виплати зарплати впливає право працівника на оплату праці рівної кваліфікації. Тому будь-якого спеціального повідомлення працівників про плановану зміну відповідно до ст. 74 ТК РФ не потрібно.

Наступне питання, яке може виникнути на практиці, пов'язане зі скороченням окремих одиниць посад штатного розкладу. Найчастіше ліквідація будь-яких посад викликана недостатністю грошових коштівдля оплати праці таких спеціалістів. Проте установа потребує їхніх послуг при виникненні певних ситуацій. Наприклад, в організації сталася аварія, пов'язана з ушкодженням каналізаційних систем. Свого сантехніка у штаті немає. Чи вправі в даному випадку організація укласти терміновий із зазначеним фахівцем?

З огляду на ст. 58 ТК РФ терміновий укладається тоді, коли трудові відносинине можуть бути встановлені на невизначений термінз урахуванням характеру майбутньої роботиабо умов її виконання, а саме у випадках, передбачених ч. 1 ст. 59 ТК РФ, наприклад:
– на час виконання обов'язків відсутнього працівника, за яким відповідно до трудовим законодавствомта іншими нормативно-правовими актами, що містять норми трудового права, колективним договором, угодами, локальними нормативними актами, трудовим договором зберігається місце роботи;
– на час виконання тимчасових (до двох місяців) робіт;
– для виконання сезонних робіт, коли в силу природних умовробота може проводитись лише протягом певного періоду (сезону);
– для проведення робіт, що виходять за рамки звичайної діяльності роботодавця (реконструкція, монтажні, пусконалагоджувальні та інші роботи), а також робіт, пов'язаних із заздалегідь тимчасовим (до одного року) розширенням виробництва або обсягу послуг;
- З особами, що надходять на роботу в організації, створені на свідомо певний період або для виконання свідомо певної роботи та ін.
Однак для цього в штатному розкладі організації має бути одиниця даної професії, на яку можна прийняти вищезгадану особу, інакше виплата їй заробітної плати буде незаконною.
Наприклад, з особами, які залучаються для усунення виробничої аварії, можна укласти договори цивільно-правового характеру Для цього теж має бути дотримано ряд умов:
- Наявність відповідних грошових коштів за відповідною статтею КОСГУ. Зауважимо, що це стосується і договорів, що укладаються з умовою оплати за рахунок коштів, отриманих від діяльності, що приносить дохід. Якщо зазначені витрати закладено у план фінансово-господарську діяльність установи, воно має право їх зробити, отже, і прийняти він зобов'язання щодо їх оплате;
- Неухильне дотримання норм Закону про контрактну систему * (2).

* * *

Підсумовуючи всього сказаного, відзначимо таке:
1. Штатний розпис (ф. Т-3) є кадровим документом, який складається за затвердженою формою єдиним документом по організації.
2. Посади у штатному розкладі необхідно відображати відповідно до встановлених класифікаторів.
3. Оклади з однойменних посад слід встановлювати однакові. Реалізація права працівника отримувати за кваліфіковану працю велику заробітну плату має бути виконана шляхом встановлення відповідних надбавок та виплат, передбачених системою оплати праці цієї установи.
4. При скороченні одиниць штатного розкладу слід враховувати вимоги ТК РФ, зокрема попередити кожного працівника персонально та під розписку не менше ніж за два місяці до звільнення.

М. Заріпова,
експерт журналу
"Бюджетні організації: бухгалтерський облік та оподаткування"

Штатний розклад – один із основних документів, покликаних вирішувати на підприємстві питання кадрового характеру. У ньому прописуються вакантні місця та їх кількість, тарифна ставка за тією чи іншою спеціальністю, можливі надбавки. Тільки за допомогою цього паперу власник чи директор підприємства може укладати трудові договори або скорочувати працівників.

Навіщо потрібний документ штатного розкладу?

Упорядкування цього документа є обов'язковим, оскільки він уберігає працівників від необгрунтованого звільнення (див. також – ), гарантує правильну оплату праці. Крім того, без розкладу не можна проводити скорочення згідно зі ст. 81 ТК РФ та приймати на роботу фахівців та робітників.

На підставі цього документа керівництво виносить такі постанови:

• Підписання заяви працювати;
• Зняття працівника з посади;
• суми виплат заробітної плати;
• Встановлення тарифної ставки того чи іншого працівника.

Керуючись тим самим документом відділ кадрів:

• Добирає необхідні трудові кадри;
• готує необхідні документи у сфері кадрів;
• Аналізує якісний склад працівників;
• Вносить пропозиції щодо реорганізації кадрового складу;
• Готує необхідну документацію.

Відсутність штатного розкладу вважається порушенням КЗпП та карається штрафами

Витяги з кадрового документа можуть знадобитися податковій службі, інспекції з праці, різних фондів – пенсійному та соціального страхуванняі навіть Центру зайнятості.

Хто займається упорядкуванням?

Відповідальність за складання може накладатися різні відділи залежно від цього, яка структура підприємства. Так, складати його можуть:

• Фахівці з відділу кадрів;
• Бухгалтер чи головний бухгалтер;
• Економіст;
• Керівник підприємства.

Документи для складання розкладу

При складанні розкладу необхідно спиратися на ряд нормативних документів, куди відносяться:

• Класифікатори професій;
• Трудовий кодекс РФ;
• Тарифна сітка, затверджена державою.

Крім того, при складанні паперу рекомендується брати за основу форму документації №Т-3. Правда, дана форма фіксації розкладу не обов'язкова для застосування і служить шаблоном або прикладом, на основі якого кожне підприємство може скласти свою форму для розробки розкладу. Варто зазначити, що у формі зафіксовано основні реквізити для заповнення.

Документ про кількість робітників та їх оклади складається самостійно підприємством та відображає всі відомості про співробітників, крім позаштатних.

Якщо встановлена ​​форма не влаштовує керівництво підприємства, її можна адаптувати під вимоги організації.

Що зазначається у документі?

У штатному розкладі зазначаються такі дані:

• Інформація про кадровий склад організації та оклад кожного працівника;
• Структура підприємства - відділи, філії, інші підрозділи;
• Посади відповідно до спеціальних класифікаторів, причому, включаючи вакантні посади та місця для інвалідів. Зазначена в документі посада фіксується у трудовій книжціприйому працювати;
• Обсяг одиниць штату кожної вакансії. У разі вакансії, яка передбачає роботу за сумісництвом, у відповідному рядку фіксується значення 0.5 або 0.75;
• Оклад кожної посади. При заповненні цього рядка слід пам'ятати про мінімальну заробітну плату. За допомогою цього документа фіксуються доплати – у відсотковому чи грошовому вигляді. Такі надбавки найчастіше надаються за стаж, вислугу, важкі чи небезпечні умови праці, престижність закладу.

Складаючи розклади на однакові посади з різним рівнем оплати праці, для кожної одиниці прописується професія та кваліфікація, тарифна ставка.

Кількість спеціалістів залежить від структури підприємства, встановленими раніше нормативами чисельності та обслуговування. При цьому обліковується обсяг роботи на підприємстві.

Пропонуємо приклад структури штатного розпису згідно з формою № Т-3.

У шапці штатного розкладу або на титульній сторінці вказуються такі дані:

• Назва організації - Повне найменування підприємства, за наявності скороченого варіанту воно вказується в дужках відразу за повним;
• Код ОКПО - Індифікаційний номер підприємства. Знайти його можна скориставшись « Загальноросійським класифікаторомпідприємств та організацій». Детальніше про код ОКПО;
• Номер документа – надається порядковий номер розкладу;
• Дата складання – вказується число, місяць та рік, коли було складено документ;
• Затверджено . У цьому рядку також потрібні місця для номера та дати наказу. Заповнюються після затвердження розкладу;
• На період – у даному рядку зазначається дата набрання чинності розкладом та термін його закінчення;
• Штат (одиниць) – загальна кількість робочих місць, відображених у документі.

Основна частина документа є таблицею, в якій прописується:

• Найменування розділу - Відділів, філій, представництв. Зазвичай спочатку йдуть адміністративні відділи, далі – відділи та цехи;
• Код підрозділу - Номер у структурі організації. На невеликих підприємствах може заповнюватися;
• Посада та кваліфікація працівника . Для заповнення даного стовпця можна використовувати класифікатори професій ОК 016-94, класифікатор занять ОК 010-93, іншими класифікаційними довідниками;
• Кількість одиниць робочого штату ;
• Тарифна ставка, оклад ;
• Надбавки – встановлюються як законодавством, і самим роботодавцем. Фіксована сума чи відсоток;
• Усього - Вказується сума окладу з усіма надбавками. При цьому якщо всі виплати вказані в рублях, то вважається їх загальна сума. В іншому випадку ставиться прочерк, вказуються примітки та перераховуються нормативні акти для надбавок;
• Примітки - Внесення додаткової інформаціїта пояснень.

На основі внесених даних щодо окладу та надбавок, а також кількості штатних одиниць прораховується бюджет заробітної плати організації. Ця сума вказується на штатному розкладі. Внизу під готовим розкладом потрібні підписи керівників підприємства, відділу кадрів та бухгалтерії. Друк на готовому документі не ставиться.

Ця структура може бути використана при складанні штатного розкладу будь-якого підприємства.

Затвердження та терміни дії

Найчастіше новий розклад складається на початку року. Готовий документзатверджується керівником з допомогою наказу. Після цього до рядка «Затверджено» на готовому документі вносяться номер та дата наказу.

У зв'язку з тим, що штатний розпис безпосередньо пов'язаний з оплатою праці, вводити новий варіантнайкраще на початку місяця.

Готовий документ видається у трьох примірниках. Один знаходиться у керівника підприємства, другий – у відділі кадрів, третій – у бухгалтерії.

Керівники структурних підрозділів отримують вилучення зі штатного розкладу.

Терміни дії документа не нормовані. Найчастіше розклад складається на рік, але в деяких випадках він може діяти кілька років або змінитися через пару місяців у зв'язку з реорганізацією підприємства. Зазвичай керівництво підприємства саме встановлює терміни дії розкладу та вказує на самому документі.

Коригування документа

У деяких ситуаціях може виникнути потреба у чинному документі. Одними з найпоширеніших причин стають:

• Поява нових посад;
• Коригування окладу;
• Зміни у списку вакантних посадта посад за сумісництвом;
• Скорочення посадових одиниць;
• Перейменування підрозділів та посад.

Змінити чинний документ можна двома способами:

1. Скласти новий розклад;
2. Видати указ про внесення змін до вже готового документа.

Про зміни, які передбачають погіршення умов роботи для підприємства – , збільшення робочого дня й т.д., керівництво має сповістити працівників за 2 місяці до набрання чинності.

Відео: Як заповнити штатний розклад за допомогою 1С?

Один з найбільш простих способівскладання штатного розкладу – застосування для його складання різноманітних комп'ютерних програм. Одна з них – 1С. У даному відео-уроці представлена ​​інформація про те, як за допомогою програми скласти штатний розпис та правильно оформити його.

Штатний розпис - базовий документ, на основі якого здійснюється прийом на роботу, скорочення, а також розраховується підсумкова заробітна плата за місяць. За його складання відповідає будь-який уповноважений керівництвом працівник. Єдиних вимог до оформлення документа немає, але більшість підприємств використовують для його створення форму №Т-3.

Російські роботодавці ведуть документацію, пов'язану із необхідністю систематизації та обліку трудової діяльності найманих співробітників. Прикладом такого документа є штатний розклад (далі — ШР). Вказаний документє локальним актомроботодавця. Затверджується ШР наказом роботодавця. З цим документом слід ознайомити кожного працівника на момент працевлаштування. Для цього документа існує нормативно встановлена ​​уніфікована форма, проте вона не є обов'язковою. Штатний розклад для ТОВ (зразок 2017 року) можна завантажити за посиланням нижче.

Поняття штатного розкладу

Штатний розклад - це необхідний документкожному за роботодавця, т.к. в ньому повинна бути зібрана інформація про поділ праці між працівниками, що склався.

Про значення штатного розкладу для роботодавця, зокрема, свідчить відомча позиція, зазначена у Листі Роструда від 21.01.2014 N ПГ/13229-6-1.

Із зазначеного листа, зокрема, випливає:

• ШР – це обов'язковий локальний нормативний акт для роботодавця;
• законодавчо встановлених правил складання ШР немає;
• посаду в укладеному контракті слід зазначати відповідно до ШР.

Раніше серед обов'язкових до застосування бланків первинної документації, затверджених Держкомстатом, вважався і штатний розпис. До 2013 застосування самостійних форм подібної документації не допускалося. Однак у час обов'язковість застосування відповідної уніфікованої форми для комерційних організацій втратила актуальність.

На сьогоднішній день зазначені організації мають право самостійно визначати, яку саме форму цього документа застосовувати:

• уніфіковану (форма № Т-3);
• розроблену та затверджену самостійно.

Як приклад документа, що розглядається, пропонуємо скачати штатний розпис будівельної організації (зразок за посиланням нижче).

Зразок штатного розкладу

Строк, періоди, випадки затвердження штатного розпису законодавством не встановлено. Отже, вирішення цих питань є прерогативою роботодавця.

Штатний розклад визнається локальним нормативним актомроботодавця, який безпосередньо впливає на його трудову діяльність. Отже, існує обов'язок ознайомлення працівників із цим документом під розпис під час працевлаштування до підписання трудового договору.

Оформлення штатного розкладу

Штатний розклад, зокрема, повинен включати:

• структуру організації із зазначенням посад, професій та (або) спеціальностей, конкретних видів робіт;
• штатну чисельність;
• заробітну плату.

Трудові договори з працівниками укладаються відповідно до відомостей, які у ШР.

Щоб правильно відобразити в ШР конкретний вид робіт, рекомендуємо керуватися Порядком, утв. Постановою Держкомстату України від 24.03.1999 N 20.

Розклад, що розглядається, затверджується розпорядчим документом, який підписує керівник організації або інша особа, яка володіє відповідними повноваженнями.

В уніфікованій формі містяться реквізити, які свідчать про необхідність підписання штатного розкладу керівником кадрової служби та головним бухгалтером.

За відсутності відповідних посад організації обидві ці функції виконує її керівник.

організації (форма Т-3) – це один із обов'язкових кадрових документів, який має бути присутнім на кожному підприємстві. Як бланк штатного розкладу можна використовувати форму Т-3, а можна і самостійно розробити зручну для вашої організації форму, яка враховуватиме індивідуальні особливості вашої діяльності. Завантажити штатний розклад Т-3 можна нижче. Як правильно заповнити цей бланк?

Штатний розклад зразок заповнення

Форма Т-3 містить інформацію про штатний склад організації. Сюди включаються відомості про підрозділи підприємства, найменування посадових одиниць, їх кількість. Також для кожної посади вказується тарифна ставка, різні премії та надбавки. Далі по всіх посадах вважається сумарні витрати на місяць. Таким чином, штатний розпис дає змогу оцінити рівень місячного бюджету на заробітну плату.

Стверджується цей кадровий документ, Складатися він може, наприклад, на початку року, або з початку діяльності організації. Термін дії організація обирає самостійно. Якщо організація динамічно розвивається, має сенс складати щороку новий штатний розклад і вказувати термін його дії – 1 рік. Якщо організація не велика, то, можливо, ваш розклад діятиме кілька років. У будь-якому випадку на бланку Т-3 слід зазначити дату початку дії документа та термін дії.

Якщо у процесі діяльності у штаті підприємства виникають якісь не значні зміни (змінюється кількість штатних одиниць, змінюється оклад у якоїсь посадової одиниці, змінюється найменування посади), то є сенс не затверджувати новий штатний розклад, а змінити чинний. І тому керівником складається відповідний наказ, а діючу форму Т-3 вносяться необхідні зміни. Якщо ж зміни мають масовий характер у зв'язку, наприклад, з , то краще скласти новий штатний розклад.

Складання цього документа доручається співробітників кадрової служби, а за відсутності таких на співробітників бухгалтерії.

Сам бланк форми Т-3 заповнюється досить просто: потрібно оформити шапку та таблицю з посадами.

Таблиця штатного розпису за формою Т-3 містить інформацію про структурних підрозділахпідприємства із зазначенням їх кодів із внутрішньої класифікації організації; найменування посад за класифікатором ОКПДТР та їх кількість. Також відбивається система оплати праці даної посади (оклад, надбавки).

Сумарна зарплата кожної посадової одиниці множиться кількість цих одиниць, отримана величина відбиватиме місячний бюджет співробітників цієї посади. Далі складаються місячні величини заробітних платвсіх посад і виходить місячний бюджет для всього штату організації.

Після того, як форму Т-3 заповнено, вона передається на затвердження керівнику, який ставить відмітку про своє затвердження вгорі бланка.

Для організації кадрового обліку в компанії кадрівникам і бухгалтерам-початківцям відмінно підходить авторський курс Ольги Лікіної (бухгалтера М.Відео менеджмент) ⇓

Штатний розклад організації (форма Т-3). Приклад оформлення