लिपिक का कार्य नामकरण तैयार करना है। पेशा एक क्लर्क है। क्या शक्तियां सौंपी जाती हैं

पत्राचार प्राप्त करता है और पंजीकृत करता है, इसे संरचनात्मक प्रभागों को भेजता है। उद्यम के प्रमुखों के संकल्प के अनुसार, वह निष्पादन के लिए दस्तावेज जमा करता है, पंजीकरण कार्ड तैयार करता है या डेटा बैंक बनाता है। दस्तावेजी सामग्री के पारित होने का एक कार्ड इंडेक्स रखता है, उनके निष्पादन की निगरानी करता है, पंजीकृत दस्तावेजों पर आवश्यक जानकारी जारी करता है। निष्पादित दस्तावेज को पतेदारों को भेजता है। प्राप्त और भेजे गए पत्राचार का रिकॉर्ड रखता है, वर्तमान संग्रह के दस्तावेजों को व्यवस्थित और संग्रहीत करता है। वह दस्तावेजों के लिए एक संदर्भ उपकरण के निर्माण पर काम कर रहा है, उनके लिए एक सुविधाजनक और त्वरित खोज प्रदान करता है। उद्यम दस्तावेजी सामग्री के संग्रह को तैयार करता है और जमा करता है, कार्यालय का काम पूरा करता है, एक पंजीकरण कार्ड फ़ाइल या कंप्यूटर डेटा बैंक, संग्रह के लिए भंडारण के लिए स्थानांतरित मामलों की एक सूची तैयार करता है। सेवा दस्तावेज पारित करने की सुरक्षा सुनिश्चित करता है।

जानना चाहिए

क्लर्क को पता होना चाहिए:

• उद्यम में कार्यालय के काम के संचालन पर नियामक कानूनी अधिनियम, विनियम, निर्देश अन्य मार्गदर्शक सामग्री और दस्तावेज
• कार्यालय कार्य की एकीकृत राज्य प्रणाली के मुख्य प्रावधान
• उद्यम और उसके प्रभागों की संरचना
• संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण की एक एकीकृत प्रणाली के मानक
• आधिकारिक दस्तावेजों और सामग्रियों के पारित होने की निगरानी के लिए प्रक्रिया
• कार्य संगठन की मूल बातें
• कंप्यूटर प्रौद्योगिकी संचालन नियम
• श्रम कानून की मूल बातें
• आंतरिक श्रम नियम
• श्रम सुरक्षा के नियम और विनियम

योग्यता संबंधी जरूरतें

कार्य अनुभव के लिए आवश्यकताओं के बिना प्रारंभिक व्यावसायिक शिक्षा या माध्यमिक (पूर्ण) सामान्य शिक्षा और कार्य अनुभव के लिए आवश्यकताओं की प्रस्तुति के बिना स्थापित कार्यक्रम के अनुसार विशेष प्रशिक्षण।

एक उद्यम में कागजी कार्रवाई करने के लिए विशेष देखभाल, सटीकता और उत्कृष्ट स्मृति की आवश्यकता होती है। ये सभी गुण एक क्लर्क के पास होने चाहिए। यह कौन है, प्रत्येक आवेदक को पता होना चाहिए, क्योंकि इस पेशे को सबसे आशाजनक में से एक माना जाता है।

क्लर्क कौन है और वह क्या करता है?

क्लर्क प्रबंधन कर्मियों के लिपिक मामलों का प्रभारी होता है। सिद्धांत रूप में, काफी हद तक, उनके कर्तव्य एक सचिव के रूप में इस तरह के पेशे के साथ ओवरलैप होते हैं, इसलिए, नौकरी पर रखते समय, क्लर्क-सचिव के रूप में स्थिति का विवरण अक्सर दिया जाता है। हालांकि, यह वास्तव में उन छोटे व्यवसायों के लिए अधिक संभावना है जिनके पास प्रबंधन प्रलेखन समर्थन में एक उच्च योग्य विशेषज्ञ को नियुक्त करने के लिए वित्तीय संसाधन नहीं हैं।

इसके विपरीत भी मामला है: जैसे-जैसे व्यवसाय बढ़ता है, एक साथ कई पेशेवर फाइलिंग विशेषज्ञों की आवश्यकता होती है।

क्लर्क के कंधों पर निम्नलिखित जिम्मेदारियां आती हैं:

• महत्वपूर्ण दस्तावेजों की सुरक्षा का अनुपालन (और, तदनुसार, अनावश्यक लोगों का विनाश);
• उचित कागजी कार्रवाई;
• आपके प्रबंधक के अनुरोध पर विभिन्न आवश्यक जानकारी का संग्रह;
• संग्रह।

एक क्लर्क को क्या पता होना चाहिए?

क्लर्क के पास आवश्यक रूप से निम्नलिखित ज्ञान और कौशल होना चाहिए:

• नागरिक श्रम कानून को पूरी तरह से समझें;
• जिस संस्थान में वह काम करता है उसकी संरचना को जानना अच्छा है;
• उद्यम में प्रवेश करने वाले सभी पत्राचार को स्वीकार करने में सक्षम होने के लिए, इसे सही ढंग से पंजीकृत करें और इसे उपयुक्त विभागों को अग्रेषित करें;
• सिर के संकल्प के अनुसार निष्पादन के लिए पंजीकरण कार्डों को सही ढंग से भरने और दस्तावेजों को स्थानांतरित करने का तरीका जानें;
• दस्तावेज़ीकरण के निष्पादन के आदेश का पालन करने में सक्षम हो;
• समझें कि आउटगोइंग दस्तावेज़ कैसे भेजे जाते हैं;
• जानिए कौन से दस्तावेज उद्यम के संग्रह में दीर्घकालिक या अल्पकालिक भंडारण के अधीन हैं, और कौन से नष्ट किए जाने चाहिए;
• विभिन्न दस्तावेजों तक पहुंच के लेबल को समझें (उदाहरण के लिए, "आधिकारिक उपयोग के लिए", "वाणिज्यिक रहस्य");
• मामलों के नामकरण को बनाए रखने का कौशल रखें।

अन्य कौशलों में, कीबोर्ड पर दस-उंगली टाइपिंग, एक पीसी का आत्मविश्वासपूर्ण ज्ञान और आधुनिक कार्यालय उपकरणों को स्वतंत्र रूप से संभालने की क्षमता अतिश्योक्तिपूर्ण नहीं होगी। कभी-कभी विदेशी भाषाओं में से किसी एक को जानने की आवश्यकता होती है।

अपने काम में, कर्मचारी को आंतरिक श्रम नियमों और उसके वरिष्ठों के आदेशों द्वारा निर्देशित किया जाएगा।

पत्राचार कैसे स्वीकार किया जाता है?

शायद मुख्य बात यह है कि एक क्लर्क को आम नागरिकों और अन्य उद्यमों से, सहायक और उच्च संगठनों दोनों से आने वाले दस्तावेजों को स्वीकार करना है। पत्र प्राप्त करने की प्रक्रिया में क्रियाओं का एक स्पष्ट क्रम होता है, जिसे इससे विचलित करने की अनुशंसा नहीं की जाती है:

1. दस्तावेजों का पूर्व प्रसंस्करण। कर्मचारी को यह जांचना चाहिए कि आने वाले दस्तावेज़ क्षतिग्रस्त तो नहीं हैं। इसके लिए व्यक्तिगत पत्रों को छोड़कर सभी पत्रों को खोलना होगा। अखंडता के अलावा, वितरण की शुद्धता निर्दिष्ट है। उसके बाद, आने वाले कागजात पर एक विशेष पंजीकरण टिकट लगाया जाता है और कार्यालय में प्रवेश की तारीख नोट की जाती है;
2. पतेदारों द्वारा कागजों को छांटना - यानी कंपनी के अलग-अलग डिवीजनों के साथ-साथ प्रबंधकों द्वारा;
3. प्रारंभिक विचार - इस स्तर पर, विभाग प्रमुखों के निजी सचिव आने वाले दस्तावेजों को पढ़ते हैं और तय करते हैं कि उनमें से कौन सा सिर की मेज पर रखा जाना चाहिए (आमतौर पर हर पांचवां अक्षर)। यदि आवश्यक हो, मुद्दे के इतिहास को स्पष्ट करने के लिए आवश्यक होने पर अन्य दस्तावेजों से एक उद्धरण बनाया जाता है;
4. प्रमुख, दस्तावेज़ की जांच करने के बाद, उस पर अपना निर्णय लेता है, इसे एक संकल्प के रूप में इंगित करता है;
5. क्लर्क को नेताओं के प्रस्तावों के पालन का ध्यानपूर्वक पालन करना चाहिए, उनमें निर्दिष्ट समय सीमा को याद नहीं होने देना चाहिए।

बालवाड़ी में एक क्लर्क क्या करता है?

पूर्वस्कूली बच्चों के पालन-पोषण में विशेषज्ञता वाले संस्थानों में कार्यालय का काम किसी भी अन्य उद्योग में दस्तावेज़ प्रबंधन में निहित सिद्धांतों पर आधारित होता है, जिसमें इसकी कुछ विशिष्टताएँ होती हैं। विशेष रूप से, एक बालवाड़ी में एक क्लर्क को चाहिए:

• शिक्षकों के लिए नौकरी का विवरण समय पर और सटीक रूप से तैयार करना;
• शिक्षा विभाग को दस्तावेज जमा करें;
• कतार के अनुसार बच्चों के नामांकन के आदेश बनाए रखना;
• स्टाफिंग (छुट्टियों, पेंशन, आदि) पर दस्तावेज तैयार करें;
• तृतीय-पक्ष सरकारी सेवाओं (वोडोकनाल और अन्य) के साथ काम करें;
• वे संस्था की आधिकारिक वेबसाइट को इंटरनेट पर बनाए रखने का काम सौंप सकते हैं।

किंडरगार्टन में काम करने की विशेषताओं में व्यावसायिक संस्थानों में समान पदों की तुलना में अपेक्षाकृत कम वेतन है। हालांकि, फायदे भी हैं:

• गर्मियों में नियमित रूप से छुट्टियां प्रदान की जाती हैं जब किंडरगार्टन बंद रहता है;
• कुछ प्रतिष्ठान अपने कर्मचारियों को मुफ्त भोजन प्रदान करते हैं;
• यदि किसी क्लर्क का बच्चा है, तो उसके पास लाइन में प्रतीक्षा किए बिना किंडरगार्टन में जाने की अधिक संभावना होगी।

इस नौकरी को पाने के लिए, प्रोफ़ाइल में माध्यमिक विशेष शिक्षा के साथ-साथ विशेषता में कार्य अनुभव होना पर्याप्त है। अपने काम में, कर्मचारी, अन्य बातों के अलावा, चार्टर पर अपने निर्णयों को आधार बनाएगा जो कि प्रत्येक किंडरगार्टन के पास होना चाहिए।

यह विशेषता कहाँ सिखाई जाती है?

एक व्यक्ति के पास कितना समय और पैसा है, इस पर निर्भर करते हुए, क्लर्क के पेशे की मूल बातें समझने के लिए कई विकल्प हैं:

1. संबंधित प्रशिक्षण पाठ्यक्रमों पर - चालीस घंटे या उससे अधिक समय तक चलने वाले, वे महान लचीलेपन और विभिन्न प्रकार के प्रशिक्षण कार्यक्रमों द्वारा प्रतिष्ठित होते हैं;
2. माध्यमिक व्यावसायिक शिक्षा के संस्थानों में - "दस्तावेज़ीकरण और अभिलेखीय विज्ञान" विशेषता में प्रशिक्षण 2 साल 5 महीने है, अगर आवेदक ने नौवीं कक्षा के बाद अध्ययन के लिए जाने का फैसला किया है। प्रवेश आमतौर पर परीक्षाओं के बिना किया जाता है;
3. उच्च शिक्षा के संस्थानों में - यह अवसर लगभग सभी मानवीय विश्वविद्यालयों द्वारा प्रदान किया जाता है, जिसमें रूस में सबसे बड़ा - MGUKI, RANEPA, मानविकी के लिए रूसी राज्य विश्वविद्यालय और अन्य शामिल हैं - जिनके पास रिकॉर्ड प्रबंधन के संबंधित संकाय हैं। उच्च शिक्षा एक बड़ी कंपनी में उच्च वेतन वाली स्थिति का दावेदार बनना संभव बनाती है, जो व्यक्ति इसे प्राप्त करता है वह कार्यालय के काम के क्षेत्र में विशेषज्ञ बन जाता है। वह प्रलेखन मानकों के विकास में सक्रिय भाग लेने में सक्षम होगा, उद्यम की लिपिक गतिविधियों को युक्तिसंगत बनाने के लिए अपने विकल्पों की पेशकश करेगा, आदि।

प्रबंधन को सूचित करने की पूर्णता और समयबद्धता और उसके आदेशों के निष्पादन की सटीकता उद्यम में प्रलेखन कार्य की गुणवत्ता पर निर्भर करती है। इसलिए, यह इतना महत्वपूर्ण है कि कंपनी के पास एक सक्षम क्लर्क हो। आखिर यह कौन है? यह एक नेता का दाहिना हाथ है और व्यवसाय में सबसे महत्वपूर्ण लोगों में से एक है।

क्लर्क - एक संगठन, अदालत, फर्म, सहकारी, आदि के रिकॉर्ड को बनाए रखने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी। एक क्लर्क अक्सर कार्यालय में काम करता है और कर, न्यायिक, आदि कानून की आवश्यकताओं के अनुसार कार्यालय का काम करता है। छोटे संगठनों में, क्लर्क और सचिव अक्सर एक ही व्यक्ति होते हैं। बड़े संगठनों में, विशेष शिक्षा प्राप्त करने वाले लोग क्लर्क के रूप में कार्य करते हैं।

एक क्लर्क प्रलेखन के साथ काम करने में एक विशेषज्ञ है। एक क्लर्क किसी भी संगठन में काम कर सकता है जिसमें वर्कफ़्लो होता है।

जिम्मेदारियों

महत्व के क्रम में दस्तावेजों, पत्रों और अन्य व्यावसायिक पत्रों को स्वीकार करता है, भेजता है और सॉर्ट करता है। विशेष पत्रिकाओं में उनका रिकॉर्ड और नियंत्रण रखता है। सिर के लिए सामग्री तैयार करता है। क्लर्क के काम को व्यवस्थित करने के लिए दो विकल्प हैं:

क) एक छोटी संस्था में, क्लर्क अकेले कार्यात्मक कर्तव्यों का पालन करता है;

बी) एक बड़े संस्थान में - सीमित मुद्दों पर प्रलेखन की प्रक्रिया करता है और यदि आवश्यक हो, तो अन्य क्लर्कों के साथ बातचीत करता है।

एक क्लर्क का मुख्य कर्तव्य कंपनी के दस्तावेज़ प्रवाह को बनाए रखना है। क्लर्क व्यापार पत्राचार, दस्तावेज़ आधार, दस्तावेज़ संग्रह, दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण, प्रसंस्करण, लेखांकन, आने वाले और बाहर जाने वाले पत्राचार के पंजीकरण में लगा हुआ है। इसके अलावा, क्लर्क के कर्तव्यों में कार्यालय उपकरण, मिनी स्वचालित टेलीफोन एक्सचेंज के साथ काम करना शामिल है।

व्यक्तिगत गुण

एक क्लर्क को लंबे समय तक ध्यान केंद्रित करने की क्षमता, अच्छी दीर्घकालिक और कामकाजी स्मृति, भावनात्मक स्थिरता, उच्च शोर प्रतिरक्षा, साथ ही साथ कई संपर्कों के प्रति सहिष्णुता, व्यावसायिक संचार कौशल और आलोचना की रचनात्मक धारणा की आवश्यकता होती है।

पेशे में सफलता सुनिश्चित करने वाले आवश्यक गुण: लोगों का साथ पाने की क्षमता। सामाजिकता। सद्भावना। भावनात्मक लचीलापन। आत्म - संयम। एक ज़िम्मेदारी। संगठन। अच्छी रैम। ध्यान केंद्रित करने और वितरित करने की क्षमता। अच्छा हाथ-आँख समन्वय। सामान्य संस्कृति और सही भाषण। अक्सर - एक विदेशी भाषा का ज्ञान।

योग्यता संबंधी जरूरतें

एक क्लर्क के पास उच्च शिक्षा होनी चाहिए, कुछ मामलों में एक माध्यमिक विशेष शिक्षा पर्याप्त है, कार्य अनुभव की आवश्यकता नहीं है। क्लर्क को व्यापार पत्राचार के बुनियादी नियमों को जानना चाहिए, विभिन्न व्यावसायिक पत्र तैयार करना। एक क्लर्क के पास एक अच्छी याददाश्त होनी चाहिए, एक साक्षर व्यक्ति होना चाहिए, उसमें सामाजिकता, परोपकार, तनाव प्रतिरोध, संगठन, जिम्मेदारी जैसे गुण होने चाहिए।

कार्यक्षेत्र

कमोबेश बड़े संगठनों और संस्थानों में काम करें जो आगंतुकों को प्राप्त करते हैं और जिनके पास दस्तावेज़ प्रवाह है।

चिकित्सा मतभेद

निम्नलिखित बीमारियों से पीड़ित लोगों के लिए गतिविधि की सिफारिश नहीं की जाती है: श्वसन अंग (ब्रोन्कियल अस्थमा, तपेदिक, आदि); हृदय प्रणाली (हृदय रोग, उच्च रक्तचाप, आदि); तंत्रिका तंत्र (न्यूरोस, मेनिन्जाइटिस, ट्यूमर, आदि)।

एक क्लर्क का पेशा, एक नियम के रूप में, श्रम बाजार में मांग का औसत स्तर है, मजदूरी का स्तर औसत है।

I. सामान्य प्रावधान

1. क्लर्क तकनीकी निष्पादकों की श्रेणी से संबंधित है।
2. एक व्यक्ति को एक क्लर्क के पद पर नियुक्त किया जाता है, जिसके पास कार्य अनुभव के लिए आवश्यकताओं को प्रस्तुत किए बिना प्राथमिक व्यावसायिक शिक्षा होती है या कार्य अनुभव के लिए आवश्यकताओं को प्रस्तुत किए बिना स्थापित कार्यक्रम के अनुसार माध्यमिक (पूर्ण) सामान्य शिक्षा और विशेष प्रशिक्षण होता है।
3. लिपिक के पद पर नियुक्ति और उससे मुक्त किया जाता है
4. क्लर्क को पता होना चाहिए:
   1. ४.१. उद्यम में कार्यालय के काम के संचालन पर नियामक कानूनी कार्य, विनियम, निर्देश, अन्य मार्गदर्शन सामग्री और दस्तावेज।
   2. ४.२. कार्यालय कार्य की एकीकृत राज्य प्रणाली के मुख्य प्रावधान।
   3. 4.3. उद्यम की संरचना और उसके विभाग।
   4. ४.४. संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एक एकीकृत प्रणाली के लिए मानक।
   5. 4.5. आधिकारिक दस्तावेजों और सामग्रियों के पारित होने की निगरानी की प्रक्रिया।
   6. 4.7. श्रम संगठन की मूल बातें।
   7. ४.८. कंप्यूटर प्रौद्योगिकी संचालन नियम
   8. 4.9. श्रम कानून।
   9. 4.10. आंतरिक श्रम नियम।
   10. 4.11. श्रम सुरक्षा नियम और विनियम।
5. उसकी गतिविधियों में क्लर्क द्वारा निर्देशित किया जाता है:
   1. ५.२. उद्यम में कार्यालय के काम और संग्रह कार्य के लिए निर्देश।
   2. 5.3. यह नौकरी विवरण।
6. क्लर्क की अनुपस्थिति के दौरान, उद्यम के निदेशक के आदेश से नियुक्त व्यक्ति द्वारा उसके कर्तव्यों का पालन किया जाता है। यह व्यक्ति संबंधित अधिकार प्राप्त करता है और उसे सौंपे गए कर्तव्यों के उचित प्रदर्शन के लिए जिम्मेदार है।

द्वितीय. नौकरी की जिम्मेदारियां

क्लर्क:

1. पत्राचार प्राप्त करता है और पंजीकृत करता है, इसे संरचनात्मक प्रभागों को भेजता है।
2. उद्यम के प्रमुखों के संकल्प के अनुसार, वह निष्पादन के लिए दस्तावेज जमा करता है, पंजीकरण कार्ड तैयार करता है या डेटा बैंक बनाता है।
3. दस्तावेजी सामग्री के पारित होने का एक कार्ड इंडेक्स रखता है, उनके निष्पादन पर नियंत्रण रखता है, पंजीकृत दस्तावेजों पर आवश्यक जानकारी जारी करता है।
4. निष्पादित दस्तावेज को पतेदारों को भेजता है।
5. प्राप्त और भेजे गए पत्राचार का रिकॉर्ड रखता है, वर्तमान संग्रह के दस्तावेजों को व्यवस्थित और संग्रहीत करता है।
6. वह दस्तावेजों के लिए एक संदर्भ उपकरण के निर्माण पर काम कर रहा है, उनके लिए एक सुविधाजनक और त्वरित खोज प्रदान करता है।
7. उद्यम दस्तावेजी सामग्री के संग्रह को तैयार करता है और जमा करता है, कार्यालय का काम पूरा करता है, एक पंजीकरण कार्ड फ़ाइल या कंप्यूटर डेटा बैंक, संग्रह के लिए भंडारण के लिए स्थानांतरित मामलों की एक सूची संकलित करता है।
8. सेवा दस्तावेज पारित करने की सुरक्षा सुनिश्चित करता है।
9. अपने तत्काल पर्यवेक्षक के व्यक्तिगत सेवा कार्यों को पूरा करता है।

III. अधिकार

क्लर्क का अधिकार है:

1. अपनी गतिविधियों से संबंधित उद्यम के प्रबंधन के मसौदा निर्णयों से परिचित होना।
2. इस निर्देश में प्रदत्त उत्तरदायित्वों से संबंधित कार्य में सुधार हेतु प्रस्ताव प्रबंधन के विचारार्थ प्रस्तुत करें।
3. व्यक्तिगत रूप से या अपने तत्काल पर्यवेक्षक की ओर से, विभागों के प्रमुखों और विशेषज्ञों से उनके आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए आवश्यक जानकारी और दस्तावेजों का अनुरोध करें।
4. अपने कर्तव्यों और अधिकारों के प्रदर्शन में सहायता के लिए उद्यम के प्रबंधन की आवश्यकता है।

चतुर्थ। एक ज़िम्मेदारी

क्लर्क इसके लिए जिम्मेदार है:

1. इस नौकरी विवरण द्वारा प्रदान किए गए अपने आधिकारिक कर्तव्यों के अनुचित प्रदर्शन या गैर-प्रदर्शन के लिए - रूसी संघ के वर्तमान श्रम कानून द्वारा निर्धारित सीमाओं के भीतर।
2. अपनी गतिविधियों के दौरान किए गए अपराधों के लिए - रूसी संघ के वर्तमान प्रशासनिक, आपराधिक और नागरिक कानून द्वारा निर्धारित सीमाओं के भीतर।
3. सामग्री क्षति के लिए - रूसी संघ के वर्तमान श्रम और नागरिक कानून द्वारा निर्धारित सीमाओं के भीतर।

एक बड़ी कंपनी को दस्तावेजों के एक सुव्यवस्थित और विनियमित संचलन की आवश्यकता होती है, जिसका अर्थ है कि एक स्पष्ट नौकरी विवरण की आवश्यकता है लिपिक- वह व्यक्ति जो इस कार्य क्षेत्र के लिए जिम्मेदार होगा। एक क्लर्क के कर्तव्य कंपनी के आकार, उसकी संरचना, कार्यालय के कर्मचारियों आदि के आधार पर भिन्न हो सकते हैं। हम आपको एक क्लर्क का नमूना नौकरी विवरण प्रदान करते हैं, जिसका मुख्य कार्य आने वाले पत्राचार के साथ काम करना और आंतरिक नियंत्रण को नियंत्रित करना है। कंपनी का दस्तावेज़ प्रवाह।

क्लर्क का नौकरी विवरण

स्वीकृत
महाप्रबंधक
उपनाम ________
"________"_____________ ____ जी।

1. सामान्य प्रावधान

१.१. क्लर्क तकनीकी निष्पादकों की श्रेणी से संबंधित है।
१.२. कंपनी के सामान्य निदेशक के आदेश से क्लर्क की नियुक्ति और बर्खास्तगी की जाती है।
१.३. क्लर्क सीधे सामान्य निदेशक/संगठन के दस्तावेज़ीकरण समर्थन के प्रमुख/कार्यालय के प्रमुख को रिपोर्ट करता है।
१.४. क्लर्क की अनुपस्थिति के दौरान, उसके अधिकार और दायित्व दूसरे अधिकारी को हस्तांतरित कर दिए जाते हैं, जिसकी घोषणा संगठन के आदेश में की जाती है।
1.5. एक व्यक्ति जो निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करता है उसे क्लर्क के पद पर नियुक्त किया जाता है: शिक्षा - उच्च, अपूर्ण उच्च या माध्यमिक विशेषज्ञता, छह महीने से समान कार्य का अनुभव, कार्यालय के काम का ज्ञान, माइक्रोसॉफ्ट ऑफिस प्रोग्राम।
१.६. क्लर्क को उसकी गतिविधियों में निर्देशित किया जाता है:
- उद्यम में कार्यालय के काम के संचालन पर नियामक कानूनी कार्य, विनियम, निर्देश, अन्य मार्गदर्शन सामग्री और दस्तावेज;
- उद्यम में कार्यालय के काम और संग्रह के काम के लिए निर्देश;
- कंपनी चार्टर, आंतरिक श्रम विनियम;
- प्रबंधन के आदेश और आदेश;
- यह नौकरी विवरण।

2. क्लर्क की नौकरी की जिम्मेदारियां

क्लर्क निम्नलिखित कार्य कर्तव्यों का पालन करता है:
२.१. पत्राचार प्राप्त करता है और पंजीकृत करता है, इसे संरचनात्मक प्रभागों को भेजता है।
२.२. उद्यम के प्रमुखों के संकल्प के अनुसार, वह निष्पादन के लिए दस्तावेज जमा करता है, पंजीकरण कार्ड तैयार करता है या डेटा बैंक बनाता है।
२.३. दस्तावेजी सामग्री के पारित होने का एक कार्ड इंडेक्स रखता है, उनके निष्पादन की निगरानी करता है, पंजीकृत दस्तावेजों पर आवश्यक जानकारी जारी करता है।
२.४. निष्पादित दस्तावेज को पतेदारों को भेजता है।
२.५. प्राप्त और भेजे गए पत्राचार का रिकॉर्ड रखता है, वर्तमान संग्रह के दस्तावेजों को व्यवस्थित और संग्रहीत करता है।
२.६. दस्तावेजों के लिए एक सुविधाजनक और त्वरित खोज प्रदान करता है।
२.७. उद्यम दस्तावेजी सामग्री, पूर्ण कार्यालय कार्य, एक पंजीकरण कार्ड फ़ाइल या कंप्यूटर डेटा बैंकों के संग्रह को तैयार करता है और जमा करता है, संग्रह के लिए भंडारण के लिए स्थानांतरित मामलों की एक सूची संकलित करता है।
२.८. दस्तावेज़ समर्थन के कार्यालय के प्रमुख / विभाग के प्रमुख के हस्ताक्षर के लिए दस्तावेजों को स्वीकार करता है, उनकी तैयारी और निष्पादन की शुद्धता की जांच करता है।
2.9. सेवा दस्तावेज पारित करने की सुरक्षा सुनिश्चित करता है।
2.10. अपने तत्काल पर्यवेक्षक के व्यक्तिगत सेवा कार्यों को पूरा करता है।

3. लिपिक के अधिकार

क्लर्क का अधिकार है:
३.१. अपनी गतिविधियों से संबंधित उद्यम के प्रबंधन के मसौदा निर्णयों से परिचित होना।
३.२. इस निर्देश में प्रदत्त उत्तरदायित्वों से संबंधित कार्य में सुधार हेतु प्रस्ताव प्रबंधन के विचारार्थ प्रस्तुत करें।
३.३. व्यक्तिगत रूप से या अपने तत्काल पर्यवेक्षक की ओर से, विभागों के प्रमुखों और विशेषज्ञों से उनके आधिकारिक कर्तव्यों के प्रदर्शन के लिए आवश्यक जानकारी और दस्तावेजों का अनुरोध करें।
३.४. अपने कर्तव्यों और अधिकारों के प्रदर्शन में सहायता के लिए उद्यम के प्रबंधन की आवश्यकता है।

4. लिपिक की जिम्मेदारी

क्लर्क इसके लिए जिम्मेदार है:
४.१. गैर-पूर्ति और/या असामयिक, लापरवाही से अपने कर्तव्यों की पूर्ति के लिए।
४.२. वाणिज्यिक रहस्यों और गोपनीय जानकारी के संरक्षण के लिए वर्तमान निर्देशों, आदेशों और आदेशों का पालन न करने के लिए।
4.3. आंतरिक श्रम नियमों, श्रम अनुशासन, सुरक्षा नियमों और अग्नि सुरक्षा के नियमों के उल्लंघन के लिए।