Wajibu wa karani ni kuunda majina. Taaluma ni karani. Nguvu gani zimekabidhiwa

Inapokea na kusajili mawasiliano, kuipeleka kwa mgawanyiko wa kimuundo. Kulingana na azimio la wakuu wa biashara hiyo, anawasilisha nyaraka za utekelezaji, huandaa kadi za usajili au anaunda benki ya data. Huweka faharisi ya kadi ya kifungu cha vifaa vya maandishi, inafuatilia utekelezaji wao, hutoa habari muhimu kwenye hati zilizosajiliwa. Inatuma nyaraka zilizotekelezwa kwa waandikiwaji. Hutunza kumbukumbu za kupokea na kutumwa kwa barua, kuandaa na kuhifadhi nyaraka za jalada la sasa. Anafanya kazi kwenye uundaji wa vifaa vya kumbukumbu vya hati, hutoa utaftaji rahisi na wa haraka kwao. Huandaa na kuwasilisha kwenye jalada la vifaa vya maandishi vya biashara, kazi ya ofisi iliyokamilishwa, faili ya kadi ya usajili au benki za data za kompyuta, huandaa hesabu ya kesi zilizohamishwa kuhifadhiwa kwenye jalada. Inahakikisha usalama wa kupitisha nyaraka za huduma.

Lazima ujue

Karani anapaswa kujua:

sheria za kisheria, kanuni, maagizo vifaa vingine vya kuongoza na nyaraka juu ya mwenendo wa kazi ya ofisi katika biashara
vifungu kuu vya mfumo wa hali ya Unified wa kazi ya ofisi
muundo wa biashara na mgawanyiko wake
viwango vya mfumo wa umoja wa nyaraka za shirika na kiutawala
utaratibu wa kufuatilia kupita kwa nyaraka na vifaa rasmi
misingi ya shirika la kazi
sheria za uendeshaji wa teknolojia ya kompyuta
misingi ya sheria ya kazi
kanuni za kazi za ndani
sheria na kanuni za ulinzi wa kazi

Mahitaji ya sifa

Elimu ya awali ya ufundi bila mahitaji ya urefu wa huduma au elimu ya sekondari (kamili) na mafunzo maalum kulingana na mpango ulioanzishwa bila mahitaji ya urefu wa huduma.

Kufanya makaratasi katika biashara inahitaji utunzaji maalum, usahihi na kumbukumbu bora. Sifa hizi zote lazima ziwe na karani. Ni nani huyu, kila mwombaji anapaswa kujua, kwani taaluma hii inachukuliwa kuwa moja ya kuahidi zaidi.

Karani ni nani na anafanya nini?

Karani ndiye anayesimamia maswala ya makarani ya wafanyikazi wa usimamizi. Kimsingi, kwa kiwango kikubwa, majukumu yake yanaingiliana na taaluma kama katibu, kwa hivyo, wakati wa kuajiri kazi, maelezo ya msimamo kama katibu-katibu hutolewa mara nyingi. Walakini, kuna uwezekano mkubwa kwa wafanyabiashara wadogo ambao hawana rasilimali za kifedha kuajiri mtaalam aliyehitimu sana katika msaada wa nyaraka za usimamizi.

Kinyume chake pia ni kesi: wakati biashara inakua, kuna haja ya wataalam kadhaa wa kuweka mafaili mara moja.

Jukumu zifuatazo ziko juu ya mabega ya karani:

Kuzingatia usalama wa nyaraka muhimu (na, ipasavyo, uharibifu wa zile zisizohitajika);
Makaratasi sahihi;
Ukusanyaji wa habari anuwai muhimu kwa ombi la meneja wako;
Kuhifadhi kwenye kumbukumbu.

Karani anapaswa kujua nini?

Karani lazima lazima awe na maarifa na ujuzi ufuatao:

Kuelewa kikamilifu sheria ya kazi ya raia;
Ni vizuri kujua muundo wa taasisi ambayo anafanya kazi;
Ili kuweza kukubali mawasiliano yote yanayoingia kwenye biashara, sajili kwa usahihi na uielekeze kwa idara zinazofaa;
Jua jinsi ya kujaza kadi za usajili kwa usahihi na kuhamisha nyaraka za utekelezaji kulingana na azimio la kichwa;
Kuwa na uwezo wa kufuata agizo la utekelezaji wa nyaraka;
Kuelewa jinsi nyaraka zinazotoka zinatumwa;
Jua ni nyaraka zipi zinakabiliwa na uhifadhi wa muda mrefu au wa muda mfupi kwenye kumbukumbu ya biashara, na ni zipi zinapaswa kuharibiwa;
Kuelewa lebo za ufikiaji wa nyaraka anuwai (kwa mfano, "kwa matumizi rasmi", "siri ya kibiashara");
Kumiliki ujuzi wa kudumisha nomenclature ya kesi.

Miongoni mwa ujuzi mwingine, kuandika kwa kidole kumi kwenye kibodi, ujuzi wa ujasiri wa PC na uwezo wa kushughulikia kwa uhuru vifaa vya kisasa vya ofisi haitakuwa ya kupita kiasi. Wakati mwingine kuna mahitaji ya kujua moja ya lugha za kigeni.

Katika kazi yake, mfanyakazi ataongozwa na kanuni za ndani za kazi na maagizo ya wakuu wake.

Mawasiliano inakubaliwaje?

Labda jambo kuu ambalo karani anashughulika nalo ni kukubali hati zinazoingia kutoka kwa tanzu zote na mashirika ya kiwango cha juu, kutoka kwa raia wa kawaida na biashara zingine. Utaratibu wa kupokea barua una mlolongo wazi wa vitendo, ambavyo haipendekezi kuachana na:

Usindikaji wa nyaraka kabla. Mfanyakazi lazima aangalie ikiwa hati zinazoingia hazijaharibiwa. Kwa hili, barua zote, isipokuwa zile za kibinafsi, lazima zifunguliwe. Mbali na uadilifu, usahihi wa utoaji umeainishwa. Baada ya hapo, stempu maalum ya usajili imewekwa kwenye karatasi zinazoingia na tarehe ya kuingia ofisini imejulikana;
Kupanga makaratasi na nyongeza - ambayo ni, na mgawanyiko wa kibinafsi wa kampuni, na pia na mameneja;
Utaftaji wa awali - katika hatua hii, makatibu binafsi wa wakuu wa idara wanasoma nyaraka zinazoingia na kuamua ni yupi kati yao anayepaswa kuwekwa kwenye meza ya kichwa (kawaida kila barua ya tano). Ikiwa ni lazima, dondoo kutoka kwa hati zingine hufanywa, ikiwa ni lazima kufafanua historia ya suala hilo;
Mkuu, akichunguza waraka huo, hufanya uamuzi wake juu yake, akiionyesha kwa njia ya azimio;
Karani lazima azingatie kwa uangalifu utekelezwaji wa maazimio ya viongozi, asiruhusu muda uliowekwa uliowekwa ndani yao kukosa.

Je! Karani hufanya nini katika chekechea?

Kazi ya ofisi katika taasisi zinazobobea juu ya malezi ya watoto wa shule ya mapema inategemea kanuni zilizo katika usimamizi wa hati katika tasnia nyingine yoyote, na zingine maalum. Hasa, karani katika chekechea lazima:

Kwa wakati na kwa usahihi andika maelezo ya kazi kwa waelimishaji;
Tuma nyaraka kwa idara ya elimu;
Kudumisha maagizo ya uandikishaji wa watoto kulingana na foleni;
Chora nyaraka juu ya utumishi (likizo, pensheni, nk);
Fanya kazi na huduma za serikali ya tatu (vodokanal na wengine);
Wanaweza kuwapa kazi ya kudumisha wavuti rasmi ya taasisi hiyo kwenye wavuti.

Miongoni mwa sifa za kufanya kazi katika chekechea ni mshahara duni ikilinganishwa na nafasi sawa katika taasisi za kibiashara. Walakini, kuna faida pia:

Likizo hutolewa mara kwa mara wakati wa kiangazi wakati chekechea imefungwa;
Baadhi ya vituo hutoa chakula cha bure kwa wafanyikazi wao;
Ikiwa karani ana mtoto, atakuwa na nafasi kubwa ya kuingia kwenye chekechea bila kusubiri kwenye foleni.

Ili kupata kazi hii, inatosha kuwa na elimu maalum ya sekondari katika wasifu, na pia uzoefu wa kazi katika utaalam. Katika kazi yake, mwajiriwa, kati ya mambo mengine, atatolea maamuzi yake kwenye Hati ambayo kila chekechea inapaswa kuwa nayo.

Utaalam huu unafundishwa wapi?

Kulingana na muda na pesa ambazo mtu anazo, kuna chaguzi kadhaa za kuelewa misingi ya taaluma ya karani:

Kozi zinazofanana za mafunzo hukaa kutoka masaa arobaini au zaidi, zinajulikana na kubadilika sana na anuwai ya mipango ya mafunzo;
Katika taasisi za elimu ya sekondari ya ufundi - mafunzo katika utaalam "Nyaraka na sayansi ya kumbukumbu" ni miaka 2 miezi 5, ikiwa mwombaji amejiondoa kwenda kusoma baada ya darasa la tisa. Uandikishaji kawaida hufanywa bila mitihani;
Katika taasisi za elimu ya juu - fursa hii hutolewa na karibu vyuo vikuu vyote vya kibinadamu, pamoja na kubwa zaidi nchini Urusi - MGUKI, RANEPA, Chuo Kikuu cha Jimbo la Urusi cha Ubinadamu na wengine - ambao wana kitivo kinacholingana cha usimamizi wa rekodi. Elimu ya juu inafanya uwezekano wa kuwa mshindani wa nafasi inayolipa sana katika kampuni kubwa, mtu anayeipokea anakuwa mtaalam katika uwanja wa kazi za ofisi. Atakuwa na uwezo wa kushiriki kikamilifu katika ukuzaji wa viwango vya nyaraka, atoe chaguzi zake za kurekebisha shughuli za kiofisi za biashara, nk.

Ukamilifu na wakati wa kuarifu usimamizi na usahihi wa utekelezaji wa maagizo yake hutegemea ubora wa kazi ya nyaraka katika biashara hiyo. Kwa hivyo, ni muhimu sana kuwa kampuni ina karani mwenye uwezo. Je! Huyu ni nani, baada ya yote? Huu ni mkono wa kulia wa kiongozi na mmoja wa watu muhimu zaidi katika biashara.

Karani - mfanyakazi anayehusika na kutunza kumbukumbu za shirika, korti, kampuni, ushirika, n.k karani mara nyingi hufanya kazi ofisini na hufanya kazi ya ofisi kulingana na mahitaji ya sheria ya ushuru, mahakama, n.k. Katika mashirika madogo, karani na katibu mara nyingi ni mtu yule yule. Katika mashirika makubwa, watu ambao wamepokea elimu maalum hufanya kazi kama makarani.

Karani ni mtaalamu wa kufanya kazi na nyaraka. Karani anaweza kufanya kazi katika shirika lolote ambalo lina mtiririko wa kazi.

Wajibu

Inakubali, hutuma na kupanga nyaraka, barua na karatasi zingine za biashara kwa umuhimu. Huweka rekodi na udhibiti wao katika majarida maalum. Huandaa vifaa kwa kichwa. Kuna chaguzi mbili za kuandaa kazi ya karani:

a) katika taasisi ndogo, karani peke yake hufanya majukumu ya kiutendaji;

b) katika taasisi kubwa - inasindika nyaraka juu ya maswala kadhaa na, ikiwa ni lazima, inaingiliana na makarani wengine.

Wajibu kuu wa karani ni kudumisha mtiririko wa hati ya kampuni. Karani anahusika katika mawasiliano ya biashara, msingi wa hati, kumbukumbu ya hati, udhibiti wa utekelezaji wa nyaraka, usindikaji, uhasibu, usajili wa barua zinazoingia na zinazotoka. Pia, majukumu ya karani ni pamoja na kufanya kazi na vifaa vya ofisi, ubadilishaji wa simu moja kwa moja.

Sifa za kibinafsi

Karani anahitaji uwezo wa kuzingatia kwa muda mrefu, kumbukumbu nzuri ya muda mrefu na inayofanya kazi, utulivu wa kihemko, kinga ya juu ya kelele, na vile vile uvumilivu kwa mawasiliano kadhaa, stadi za mawasiliano ya biashara, na mtazamo mzuri wa kukosoa.

Sifa za lazima ambazo zinahakikisha mafanikio katika taaluma: uwezo wa kushirikiana na watu. Urafiki. Nia njema. Ustahimilivu wa kihemko. Kujidhibiti. Wajibu. Shirika. RAM nzuri. Uwezo wa kuzingatia na kusambaza umakini. Uratibu mzuri wa jicho la mkono. Utamaduni wa jumla na usemi sahihi. Mara nyingi - ujuzi wa lugha ya kigeni.

Mahitaji ya sifa

Karani lazima awe na elimu ya juu, wakati mwingine elimu ya sekondari ni ya kutosha, uzoefu wa kazi hauhitajiki. Karani lazima ajue sheria za kimsingi za mawasiliano ya biashara, akichora barua anuwai za biashara. Karani lazima awe na kumbukumbu nzuri, awe mtu anayesoma kusoma, awe na sifa kama ujamaa, ukarimu, upinzani wa mafadhaiko, shirika, uwajibikaji.

Maeneo ya kazi

Fanya kazi katika mashirika na taasisi kubwa au chini ambazo zinapokea wageni na zina mtiririko wa hati.

Mashtaka ya kimatibabu

Shughuli haipendekezi kwa watu wanaougua magonjwa yafuatayo: viungo vya kupumua (pumu ya bronchial, kifua kikuu, nk); mfumo wa moyo na mishipa (ugonjwa wa moyo, shinikizo la damu, nk); mfumo wa neva (neuroses, meningitis, tumors, nk).

Taaluma ya karani, kama sheria, ina kiwango cha wastani cha mahitaji katika soko la ajira, kiwango cha mshahara ni wastani.

Pakua maelezo ya kazi
karani(.doc, 95KB)

Masharti ya jumla

Karani ni wa jamii ya wasimamizi wa kiufundi.
Mtu huteuliwa kwa nafasi ya karani ambaye ana elimu ya msingi ya ufundi bila kuwasilisha mahitaji ya uzoefu wa kazi au elimu ya sekondari (kamili) na mafunzo maalum kulingana na mpango ulioanzishwa bila kuwasilisha mahitaji ya uzoefu wa kazi.
Uteuzi kwa nafasi ya karani na kutolewa kutoka kwake hufanywa
Karani anapaswa kujua:
1. 4.1. Vitendo vya kawaida vya sheria, kanuni, maagizo, vifaa vingine vya mwongozo na nyaraka juu ya mwenendo wa kazi ya ofisi kwenye biashara.
2. 4.2. Vifungu kuu vya mfumo wa hali ya Unified wa kazi ya ofisi.
3. 4.3. Muundo wa biashara na mgawanyiko wake.
4. 4.4. Viwango vya mfumo wa umoja wa nyaraka za shirika na kiutawala.
5. 4.5. Utaratibu wa ufuatiliaji wa kupita kwa hati rasmi na vifaa.
6. 4.7. Misingi ya Shirika la Kazi.
7. 4.8. Sheria za uendeshaji wa teknolojia ya kompyuta
8. 4.9. Sheria ya kazi.
9. 4.10. Kanuni za ndani za kazi.
10. 4.11. Sheria na kanuni za ulinzi wa kazi.
Karani katika shughuli zake anaongozwa na:
1. 5.2. Maagizo ya kazi ya ofisi na kazi ya kumbukumbu kwenye biashara.
2. 5.3. Maelezo haya ya kazi.
Wakati wa kukosekana kwa karani, majukumu yake hufanywa na mtu aliyeteuliwa kwa amri ya mkurugenzi wa biashara. Mtu huyu anapata haki zinazolingana na anajibika kwa utekelezaji mzuri wa majukumu aliyopewa.

II. Wajibu wa kazi

Karani:

Inapokea na kusajili barua, hutuma kwa mgawanyiko wa muundo.
Kulingana na azimio la wakuu wa biashara hiyo, anawasilisha nyaraka za utekelezaji, huandaa kadi za usajili au anaunda benki ya data.
Huweka faharisi ya kadi ya kupitisha vifaa vya maandishi, inadhibiti utekelezaji wao, hutoa habari muhimu kwenye hati zilizosajiliwa.
Inatuma nyaraka zilizotekelezwa kwa waandikiwaji.
Hutunza kumbukumbu za barua zilizopokelewa na zilizotumwa, huandaa na kuhifadhi nyaraka za kumbukumbu ya sasa.
Anafanya kazi kwenye uundaji wa vifaa vya kumbukumbu vya hati, hutoa utaftaji rahisi na wa haraka kwao.
Huandaa na kuwasilisha kwenye jalada la vifaa vya maandishi vya biashara, kazi ya ofisi iliyokamilishwa, faili ya kadi ya usajili au benki za data za kompyuta, huandaa hesabu ya kesi zilizohamishwa kuhifadhiwa kwenye jalada.
Inahakikisha usalama wa kupitisha nyaraka za huduma.
Inafanya kazi za kibinafsi za msimamizi wake wa haraka.

III. Haki

Karani ana haki:

Ili ujue na rasimu ya maamuzi ya usimamizi wa biashara kuhusu shughuli zake.
Tuma mapendekezo ya kuboresha kazi inayohusiana na majukumu yaliyotolewa katika mafundisho haya kwa kuzingatia usimamizi.
Omba, kibinafsi au kwa niaba ya msimamizi wako wa haraka, kutoka kwa wakuu wa idara na wataalam habari na nyaraka zinazohitajika kwa utekelezaji wa majukumu yao rasmi.
Inahitaji usimamizi wa biashara kusaidia katika kutekeleza majukumu na haki zao.

IV. Wajibu

Karani anawajibika kwa:

Kwa utendakazi usiofaa au kutotekelezwa kwa majukumu yao rasmi yaliyotolewa na maelezo haya ya kazi - ndani ya mipaka iliyoamuliwa na sheria ya sasa ya kazi ya Shirikisho la Urusi.
Kwa makosa yaliyofanywa wakati wa kutekeleza shughuli zao - kwa mipaka iliyowekwa na sheria ya sasa ya kiutawala, jinai na kiraia ya Shirikisho la Urusi.
Kwa kusababisha uharibifu wa vifaa - katika mipaka iliyoamuliwa na sheria ya sasa ya kazi na ya kiraia ya Shirikisho la Urusi.

Kampuni kubwa inahitaji upangaji wa hati na utaratibu mzuri, ambayo inamaanisha kuwa maelezo ya kazi wazi yanahitajika karani- mtu ambaye atawajibika kwa eneo hili la kazi. Wajibu wa karani unaweza kutofautiana kulingana na saizi ya kampuni, muundo wake, wafanyikazi wa ofisi, n.k Tunakupa mfano wa maelezo ya kazi ya karani, ambaye kazi zake kuu ni kufanya kazi na barua zinazoingia na kudhibiti mambo ya ndani mtiririko wa hati wa kampuni.

Maelezo ya kazi ya karani

KUPITISHWA
Meneja Mkuu
Jina I.O. ________________
"________" _____________ ____ G.

1. Masharti ya jumla

1.1. Karani ni wa jamii ya wasimamizi wa kiufundi.
1.2. Karani anateuliwa na kufutwa kazi kwa amri ya mkurugenzi mkuu wa kampuni hiyo.
1.3. Karani anaripoti moja kwa moja kwa mkurugenzi mkuu / mkuu wa msaada wa nyaraka za shirika / mkuu wa ofisi.
1.4. Wakati wa kukosekana kwa karani, haki zake na majukumu yake huhamishiwa kwa afisa mwingine, ambaye hutangazwa kwa utaratibu wa shirika.
1.5. Mtu anayekidhi mahitaji yafuatayo ameteuliwa kwa nafasi ya karani: elimu - ya juu, isiyo kamili kamili au ya sekondari, uzoefu wa kazi sawa kutoka miezi sita, ujuzi wa kazi ya ofisi, mipango ya Ofisi ya Microsoft.
1.6. Karani anaongozwa katika shughuli zake:
- sheria za kisheria, kanuni, maagizo, vifaa vingine vya mwongozo na nyaraka juu ya mwenendo wa kazi ya ofisi kwenye biashara;
- Maagizo ya kazi ya ofisi na kazi ya kuhifadhi kwenye biashara;
- Mkataba wa Kampuni, Kanuni za Kazi za ndani;
- maagizo na maagizo ya usimamizi;
- maelezo haya ya kazi.

2. Majukumu ya kazi ya karani

Karani hufanya majukumu yafuatayo ya kazi:
2.1. Inapokea na kusajili mawasiliano, kuipeleka kwa mgawanyiko wa kimuundo.
2.2. Kulingana na azimio la wakuu wa biashara hiyo, anawasilisha nyaraka za utekelezaji, huandaa kadi za usajili au anaunda benki ya data.
2.3. Huweka faharisi ya kadi ya kupitisha vifaa vya maandishi, inadhibiti utekelezaji wao, hutoa habari muhimu kwenye hati zilizosajiliwa.
2.4. Inatuma nyaraka zilizotekelezwa kwa waandikiwaji.
2.5. Hutunza kumbukumbu za kupokea na kutumwa kwa barua, kuandaa na kuhifadhi nyaraka za jalada la sasa.
2.6. Inatoa utaftaji rahisi na wa haraka wa hati.
2.7. Huandaa na kuwasilisha kwenye jalada la vifaa vya maandishi vya biashara, kazi ya ofisi iliyokamilishwa, faili ya kadi ya usajili au benki za data za kompyuta, huandaa hesabu ya kesi zilizohamishwa kuhifadhiwa kwenye jalada.
2.8. Inakubali nyaraka za saini ya mkuu wa ofisi / mkuu wa idara ya msaada wa nyaraka, huangalia usahihi wa utayarishaji na utekelezaji wao.
2.9. Inahakikisha usalama wa kupitisha nyaraka za huduma.
2.10. Inafanya kazi za kibinafsi za msimamizi wake wa haraka.

3. Haki za karani

Karani ana haki:
3.1. Ili ujue na rasimu ya maamuzi ya usimamizi wa biashara kuhusu shughuli zake.
3.2. Tuma mapendekezo ya kuboresha kazi inayohusiana na majukumu yaliyotolewa kwa maagizo haya kwa kuzingatia usimamizi.
3.3. Omba, kibinafsi au kwa niaba ya msimamizi wako wa haraka, kutoka kwa wakuu wa idara na wataalam habari na nyaraka zinazohitajika kwa utekelezaji wa majukumu yao rasmi.
3.4. Inahitaji usimamizi wa biashara kusaidia katika kutekeleza majukumu na haki zao.

4. Wajibu wa karani

Karani anawajibika kwa:
4.1. Kwa kutotimiza na / au kutotimiza kwa wakati majukumu yao.
4.2. Kwa kutofuata maagizo ya sasa, maagizo na maagizo ya kuhifadhi siri za kibiashara na habari za siri.
4.3. Kwa ukiukaji wa sheria za kanuni za kazi za ndani, nidhamu ya kazi, kanuni za usalama na usalama wa moto.