Cấu trúc và đặc điểm của các giai đoạn chính của một cuộc trò chuyện trong kinh doanh. Phương pháp và kỹ thuật. Cuộc trò chuyện kinh doanh và ứng xử của nó

cuộc trò chuyện kinh doanh - một loại hình giao tiếp dịch vụ giữa các cá nhân, liên quan đến việc trao đổi thông tin, quan điểm, ý kiến, nhằm hướng tới một giải pháp mang tính xây dựng cho một vấn đề cụ thể.

Theo cấu trúc, thời hạn, chức năng, có:

1. Thực ra một cuộc trò chuyện kinh doanh là một cuộc tiếp xúc ngắn hạn, chủ yếu về một chủ đề.

2. Cuộc trò chuyện kinh doanh - một cuộc trao đổi dài về thông tin, quan điểm, thường đi kèm với việc ra quyết định.

3. Đàm phán - thảo luận với mục đích kết thúc một thỏa thuận về bất kỳ vấn đề nào.

4. Phỏng vấn - một cuộc trò chuyện với một nhà báo dành cho báo in, đài phát thanh, truyền hình.

Tùy thuộc vào sự sẵn có của các phương tiện làm trung gian giao tiếp, chúng ta có thể phân biệt:

1. Liên hệ đàm thoại công việc - đối thoại trực tiếp, "trực tiếp".

2. Đàm thoại qua điện thoại (ở xa), không bao gồm giao tiếp không lời.

Dưới cuộc trò chuyện kinh doanhđược hiểu là giao tiếp bằng lời nói giữa các cá nhân, liên quan đến việc trao đổi quan điểm, quan điểm, ý kiến, thông tin nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể. Bản chất của một cuộc trò chuyện kinh doanh, các đặc điểm của dòng chảy, chủ đề của các vấn đề được thảo luận được xác định bởi lợi ích nghề nghiệp và kinh doanh của những người tham gia, cũng như kiểu quan hệ giữa những người đối thoại - theo chiều dọc hay chiều ngang.

Các cuộc trò chuyện kinh doanh nhằm vào việc thực hiện các chức năng sau:

Tìm kiếm những hướng đi mới và sự khởi đầu của những hoạt động đầy hứa hẹn;

Trao đổi thông tin;

Kiểm soát các hoạt động đã khởi xướng;

Giao tiếp lẫn nhau của các nhân viên từ cùng một môi trường kinh doanh;

Tìm kiếm và phát triển hoạt động của các ý tưởng và kế hoạch làm việc;

Duy trì các mối quan hệ kinh doanh ở cấp độ doanh nghiệp, công ty, ngành công nghiệp, quốc gia.

Phân loại hội thoại

Theo phạm vi sử dụng, các cuộc trò chuyện (hội thoại) được chia có điều kiện cho hộ gia đình và doanh nghiệp. Các cuộc trò chuyện hàng ngày được kết nối với cuộc sống hàng ngày của chúng ta, với cuộc sống hàng ngày, với giải pháp của các vấn đề kinh tế và hộ gia đình.

Các cuộc trò chuyện kinh doanh gắn liền với giao tiếp tại nơi làm việc, với việc thực thi công vụ, với giải pháp của các vấn đề sản xuất.

Theo bản chất của môi trường trong đó các vấn đề nhất định được thảo luận, các cuộc trò chuyện kinh doanh là chính thức và không chính thức những thứ kia. có hoặc không tuân thủ các quy tắc và thủ tục nhất định. Các cuộc trò chuyện công việc có thể được tổ chức tại văn phòng, tại nơi làm việc, trong phòng ăn, trong nhà hàng, khi đi dạo, tiệc thân thiện, v.v.

Theo bản chất của các vấn đề được thảo luận, các kiểu trò chuyện kinh doanh sau đây được coi là phổ biến nhất:

- nhân viên (tuyển dụng, sa thải, thăng chức);

- kỷ luật, liên quan đến vi phạm kỷ luật lao động, trốn tránh công vụ, v.v ...;

- tổ chức, xác định công nghệ hoàn thành nhiệm vụ;

- sáng tạo, dành riêng cho việc phát triển khái niệm về một dự án, nhiệm vụ cụ thể, v.v.

Đặc biệt lưu ý là những cuộc trò chuyện trong quá trình tiếp đón du khách.

Chúng ta hãy xem xét kỹ hơn một số loại cuộc trò chuyện kinh doanh này.

Các cuộc trò chuyện nhân sự

Những cuộc trò chuyện này có tầm quan trọng đặc biệt. khi xin việc. Thông thường chúng được gọi là phỏng vấn. Có một số phương pháp nhất định để thực hiện các cuộc phỏng vấn như vậy. Ví dụ, A.A. Romanov trong cuốn sách “Ngữ pháp của các cuộc trò chuyện trong kinh doanh” viết: “Về bản chất, bất kỳ cuộc phỏng vấn xin việc nào cũng có 8 câu hỏi cơ bản và câu trả lời tương ứng cho chúng.” Những câu hỏi này là gì:

1. Những loại người bạn?

Người giám sát - người phỏng vấn yêu cầu ứng viên kể về bản thân, anh ta muốn biết càng nhiều càng tốt về ứng viên

2. Tại sao bạn lại tìm kiếm một công việc?

Điều quan trọng là người quản lý phải hiểu lý do tìm kiếm công việc mới, logic của sự biện minh của họ.

3. Làm thế nào bạn có thể được hữu ích?

Người quản lý tìm hiểu mức độ nhận thức của ứng viên về các công việc của tổ chức mà anh ta muốn làm việc.

4. Của bạn là gì điểm mạnh?

Người nộp đơn cần xác nhận sự hiện diện của những phẩm chất này bằng những ví dụ từ các hoạt động thực tế, cuộc sống hàng ngày của mình. Bạn nên mời anh ta mô tả hành vi của mình trong một trong những tình huống xung đột trong tổ chức của bạn.

5. Của bạn là gì mặt yếu?

Câu hỏi này cho phép bạn tìm hiểu mức độ thẳng thắn, chân thành, cân bằng tâm lý của một ứng viên cho vị trí đang tuyển dụng và có thể học hỏi từ những sai lầm của mình như thế nào.

6. Bạn nghĩ sếp nên là người như thế nào?

Cần thận trọng đối với các câu trả lời mà người nộp đơn tìm cách thể hiện sự tuân thủ, không xung đột của mình.

7. Thành tích mạnh nhất của bạn là gì?

Nếu một ứng viên không thể nêu tên ít nhất một thành công quan trọng, thì anh ta khó có thể sẵn sàng cho công việc nghiêm túc và có trách nhiệm.

8. Bạn có thể mong đợi mức lương nào? Nếu ứng viên đánh giá thấp mức thù lao của mình, thì điều này thường cho thấy sự thiếu tự tin về trình độ của mình. do người nộp đơn đề xuất cấp độ cao thanh toán có thể cho thấy lòng tự trọng bị thổi phồng, thiếu ý thức thực tế của anh ta. Theo quy định, một ứng cử viên nghiêm túc đặt tên cho giới hạn thanh toán dưới và trên.

Những câu hỏi này về cơ bản không liên quan đến nội dung công việc trong tương lai, do đó, khi kết thúc cuộc trò chuyện với người nộp đơn, bạn nên hỏi anh ta câu hỏi gần như sau: “Bạn có muốn thảo luận về điều gì đó mà chúng tôi không đề cập trong cuộc trò chuyện không? ”. Câu trả lời cho câu hỏi này sẽ thể hiện thái độ của ứng viên đối với công việc sau này.

Để cuộc phỏng vấn có hiệu quả, người quản lý phải có trong tay bản mô tả công việc, mô tả công việc chỉ ra các yêu cầu cho vị trí này. Trước khi phỏng vấn, ứng viên có thể được yêu cầu viết đơn xin việc.

Sự thành công của cuộc phỏng vấn phần lớn phụ thuộc vào việc những người tham gia cuộc phỏng vấn tuân thủ các quy tắc ứng xử đạo đức nhất định. Đây là một số trong số chúng:

Cuộc phỏng vấn phải bắt đầu vào thời gian quy định. Người nộp đơn cần được thông báo trước về địa điểm, ngày và giờ của cuộc họp;

Người đến phỏng vấn phải có thể tự sắp xếp;

Chủ văn phòng nên đứng dậy gặp người bước vào, mỉm cười niềm nở, đưa tay ra bắt tay, đề nghị ngồi xuống, tạo sự thoải mái cho bản thân;

Bạn nên suy nghĩ về việc bố trí không gian của người đứng đầu và người nộp đơn trong văn phòng;

Điều quan trọng là phải lấy lòng được người đối thoại, giúp vượt qua sự cứng cỏi, bỡ ngỡ trong môi trường mới;

Người quản lý nên gọi ứng viên cho vị trí tuyển dụng bằng tên và từ quen.

Phỏng vấn sa thải. Thông thường, trong hoạt động sản xuất, người ta phải đối mặt với hai tình huống điển hình:

1. bản thân người lao động quyết định rời khỏi nơi làm việc này;

2. Ban lãnh đạo của tổ chức quyết định sa thải nhân viên của mình.

Cần lưu ý rằng việc sa thải một người khỏi công việc, bất kể tình huống nào, luôn gắn liền với cảm xúc, lo lắng, rắc rối và thường là xung đột.

Những tình huống này quyết định phần lớn bản chất của cuộc phỏng vấn khi bị sa thải.

Trong trường hợp đầu tiên, điều quan trọng là phải tìm ra lý do sa thải, động cơ của anh ta. Và tùy thuộc vào điều này, hãy xây dựng một cuộc trò chuyện với người đã nộp đơn xin từ chức. Một người nghỉ việc vì lý do khách quan: vì lý do gia đình, lý do sức khỏe, thay đổi nơi cư trú, chuyển công tác khác liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ, v.v. Xin chân thành cảm ơn vì Làm tốt lắm, một lời chia tay tốt đẹp, một lời chúc thành công trong lĩnh vực mới sẽ làm hài lòng người ra đi, sẽ để lại ấn tượng tốt đẹp về tổ chức.

Một điều nữa là khi một người nộp đơn xin nghỉ việc trong tình trạng xúc động mạnh, chịu sự tác động của các yếu tố chủ quan như oán giận người quản lý, đồng nghiệp do bị cho là đối xử bất công, bịp bợm, v.v. Đối với hầu hết mọi người, việc sa thải như vậy không phải là một kết quả mong muốn, mặc dù nó khá thường xuyên. Do đó, người quản lý cần xác định vị trí của mình trong mối quan hệ với thực tế sa thải và tự mình quyết định xem liệu anh ta có thuyết phục nhân viên ở lại hay không. Điều quan trọng là tạo ra bầu không khí thuận lợi và thân thiện cho một cuộc trò chuyện kinh doanh mang tính xây dựng, cố gắng loại bỏ những khác biệt hiện có, và cũng sử dụng cuộc trò chuyện để thảo luận về điều kiện làm việc, bản chất của các mối quan hệ trong nhóm. Trước khi gặp người đứng đầu, nên kết nối bạn bè của anh ta tại nơi làm việc, những người được anh ta tin tưởng và quyền hạn, để trò chuyện với người từ chức.

Miễn nhiệm theo quyết định của cấp quản lý. Tình huống phổ biến nhất trong trường hợp này là giảm quy mô trong một tổ chức. Tất cả những người tham gia sự kiện này, đặc biệt là những người bị ảnh hưởng trực tiếp bởi việc sa thải đều nhận thấy tình trạng này khá đau đớn. Khi nói chuyện với một người như vậy, điều quan trọng không chỉ là trấn an anh ta và nói rằng cấp quản lý không được đổ lỗi mà còn cố gắng giải quyết vấn đề của nhân viên, hãy thảo luận với anh ta. các lựa chọn khả thi đẩy mạnhđể đưa ra những lời mời làm việc cụ thể.

Cũng cần thiết phải sa thải những người liên quan đến việc một người nghỉ hưu, do vi phạm kỷ luật nghiêm trọng của một nhân viên, cũng như do các trường hợp khác. Trong tất cả những tình huống này, chính quyền không nên viện lý do, cảm thấy tội lỗi và hối hận, và không nên phát âm những cụm từ như “Tất nhiên, chúng tôi sẽ rời bỏ bạn, nhưng ...”, v.v. Điều này mang lại hy vọng cho người bỏ cuộc, và anh ta cố gắng tìm nhiều lý do khác nhau để ở lại. Bản thân người lãnh đạo có thể thấy mình ở một vị trí khó xử.

Khi thực hiện các cuộc trò chuyện kinh doanh khi sa thải, bạn nên tuân theo một số quy tắc đạo đức.

1. Bạn không nên mời một nhân viên bị sa thải tham gia một cuộc trò chuyện vào đêm trước các ngày cuối tuần hoặc ngày lễ.

2. Tốt hơn là thực hiện một cuộc trò chuyện trong văn phòng của người quản lý, chứ không phải tại nơi làm việc với sự có mặt của các nhân viên khác.

3. Một cuộc trò chuyện như vậy không nên dài. Các chuyên gia tin rằng nó có thể kéo dài không quá 20 phút.

4. Một giọng điệu kín đáo, đúng mực và đồng thời thân thiện trong cuộc trò chuyện sẽ cho phép những người tham gia cuộc trò chuyện tránh làm xấu thêm mối quan hệ, giảm căng thẳng và giảm bớt căng thẳng.

Nhân sự bao gồm các cuộc trò chuyện liên quan đến sự thay đổi vị trí chính thức của nhân viên. Vị trí có thể được di chuyển theo chiều dọc hoặc chiều ngang. Một sự thăng chức thường làm hài lòng một nhân viên, một sự cách chức làm xáo trộn và một người thường có thái độ bình tĩnh nhất để chuyển sang một công việc khác liên quan đến công việc trước đó. Với suy nghĩ này, người lãnh đạo phải xây dựng chiến lược và chiến thuật ứng xử của mình trong suốt cuộc trò chuyện. Cần chú ý đặc biệt đối với những người được miễn vị trí lãnh đạo, nhưng những người vẫn làm việc trong một nhóm. Thường xuyên, cựu giám đốc điều hành rất khó để trải nghiệm sự thay đổi trong trạng thái của họ. Vì vậy, cần phải loại bỏ niềm kiêu hãnh của một người, nhấn mạnh thái độ tôn trọng đối với anh ta, và nếu có thể, bạn nên cứu anh ta, ít nhất là lần đầu tiên, một số lợi ích và thậm chí là thuộc tính của quyền lực cũ của anh ta (văn phòng, bàn riêng, điện thoại, v.v.).

Cuộc trò chuyện kỷ luật

Thực hiện những cuộc trò chuyện như vậy đòi hỏi người lãnh đạo phải hết sức kiềm chế, khéo léo, ý thức về tỷ lệ cân đối cũng như sự vững vàng, tự tin và chính trực.

Chuẩn bị cho cuộc họp, bạn nên tìm hiểu kỹ tình hình, thu thập và phân tích thông tin cần thiết. Khi bắt đầu cuộc trò chuyện, nhân viên nên được tạo cơ hội để giải thích lý do cho hành động của mình. Rất có thể anh ấy sẽ mang đến những tình tiết mới. Nếu lý do xác đáng thì cần áp dụng một số biện pháp, còn nếu là sơ suất, thái độ không trung thực với vụ việc thì phải áp dụng biện pháp khác.

Khi tiến hành các cuộc trò chuyện về kỷ luật, cần lưu ý rằng cần phải lên án những hành động và việc làm của nhân viên, phê bình những sai lầm và tính toán sai lầm chứ không phải phẩm chất cá nhân của họ. Việc “phát tán”, “phân tán”, xúc phạm, hành hạ, sỉ nhục ý thức nhân phẩm của người lao động là không thể chấp nhận được. Chúng tôi khuyến khích tiến hành các cuộc trò chuyện như vậy một đối một, trong một bầu không khí bí mật. Các chuyên gia khuyên, khi thích hợp, hãy sử dụng ví dụ về "sandwich" trong cuộc trò chuyện - để đưa ra những nhận xét quan trọng giữa những lời khen ngợi - và nếu có thể, hãy kết thúc cuộc trò chuyện bằng một ghi chú thân thiện.

Điều kiện quan trọng tiến hành các cuộc trò chuyện về kỷ luật - bạn không nên nói chuyện với nhân viên ngay lập tức, "theo đuổi nóng", trong tình trạng nóng nảy, trong trạng thái phấn khích. Mặc dù không nên hoãn cuộc trò chuyện quá 48 giờ.

Các cuộc trò chuyện có vấn đề

Các cuộc hội thoại gây ra bởi nhu cầu giải quyết các tình huống xung đột khác nhau nảy sinh trong tổ chức có thể được gọi là có vấn đề về mặt điều kiện. Tính năng quan trọng nhấtđàm thoại có vấn đề là phân tích sâu sắc và toàn diện xung đột, tìm ra nguyên nhân và hoàn cảnh xảy ra xung đột, xem xét thực tiễn xã hội để tháo gỡ xung đột đó, tìm kiếm giải pháp cân bằng và hợp lý.

Các cuộc trò chuyện trong tổ chức

Đây là tên của các cuộc trò chuyện trong đó thảo luận về công nghệ thực hiện một nhiệm vụ sản xuất cụ thể, các kết quả thu được được phân tích và các cân nhắc quan trọng được thể hiện liên quan đến giải pháp của các nhiệm vụ đã đặt ra.

Khi tiến hành một cuộc trò chuyện như vậy, điều quan trọng là phải tính đến phản ứng của người đối thoại với các yêu cầu có thể khác nhau. Một số nhân viên quan tâm đến tương lai của họ và triển vọng của tổ chức sẵn sàng lắng nghe và chấp nhận những lời chỉ trích, cố gắng thay đổi bản thân hoặc hoàn cảnh mà họ phải chịu trách nhiệm. Những người khác cố gắng chuyển hoàn toàn trách nhiệm cho người khác. Vẫn còn những người khác không chấp nhận lời chỉ trích nào cả, họ tự tin rằng họ đúng và cố gắng để mọi thứ không thay đổi. Do đó, hành vi lời nói của người lãnh đạo cũng sẽ khác.

1. Người quản lý, cảm thấy phản hồi tích cực từ nhân viên, bình tĩnh giải thích những gì cần phải làm. Họ tìm thấy sự hiểu biết lẫn nhau và đi đến thống nhất.

2. Nhận thấy rằng nhân viên chỉ đơn giản là trốn tránh trách nhiệm, người quản lý phải liệt kê cụ thể các hành động của nhân viên trong việc hoàn thành nhiệm vụ, điều này sẽ không còn cho phép chuyển giao trách nhiệm cho người khác.

3. Nếu một nhân viên không chấp nhận những lời phê bình mang tính xây dựng, ngoan cố bảo vệ trường hợp của mình, người lãnh đạo không nên cố gắng thay đổi bất cứ điều gì mà chỉ cần đưa ra một phương án hoàn toàn mới.

cuộc trò chuyện sáng tạo

Các cuộc trò chuyện như vậy liên quan đến việc phát triển một khái niệm chung về công việc của tổ chức, thảo luận về các nguyên tắc thực hiện các chương trình, dự án, nhiệm vụ khác nhau, v.v. Chúng cho phép xác định triển vọng phát triển của cấu trúc này, góp phần nâng cao chất lượng công việc. Trong các cuộc trò chuyện sáng tạo, sự độc đáo của tư duy, sự độc đáo trong cách diễn đạt tư tưởng, khả năng tìm ra lý lẽ thuyết phục và bảo vệ quan điểm của mình, việc tạo ra một ngân hàng ý tưởng, sự bay bổng của trí tưởng tượng của người đối thoại được đặc biệt coi trọng.

Trò chuyện với khách truy cập

Giao tiếp với du khách có những đặc điểm riêng, điều này rất quan trọng cần xem xét trong thực tế.

Trước hết, cần tìm hiểu mục đích của chuyến thăm, tìm hiểu lý do của chuyến thăm, hiểu rõ thực chất của vấn đề đề xuất, yêu cầu, đề xuất. Và đối với điều này, bạn nên cẩn thận lắng nghe người đối thoại, xác định khả năng của bạn trong việc giải quyết vấn đề này và có một vị trí nhất định.

Thông thường bạn phải đối phó với các tùy chọn như vậy:

1) người lãnh đạo trong quá trình thảo luận giải quyết tích cực vấn đề của khách;

2) người quản lý ủy thác giải pháp của vấn đề cho các quan chức khác;

3) người quản lý không thể giải quyết vấn đề trong khoảnh khắc này và lên lịch một cuộc họp mới;

4) người quản lý buộc phải từ chối yêu cầu của khách;

5) người quản lý không thể giải quyết được vấn đề của du khách, chẳng hạn như viện dẫn luật hiện hành;

6) người lãnh đạo không muốn gặp khách nửa chừng vì lý do này hay lý do khác.

Bất kể giải pháp cho vấn đề là gì, người lãnh đạo phải thể hiện sự tôn trọng tối đa đối với khách, tạo ấn tượng tốt với anh ta, thể hiện mong muốn hỗ trợ anh ta.

Đặc biệt khó khăn là đối thoại với một người có thái độ thù địch, không muốn lắng nghe bất kỳ lý lẽ nào, người mà sự oán giận hoặc bực tức ngăn cản anh ta thực sự nhận thức các sự kiện và sự kiện.

Cấu trúc của một cuộc trò chuyện kinh doanh:

1. Chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện kinh doanh.

2. Xác định địa điểm và thời gian của cuộc họp.

3. Bắt chuyện: liên lạc.

4. Tuyên bố về vấn đề và chuyển giao thông tin.

5. Lập luận.

6. Phản bác lại lý lẽ của người đối thoại.

7. Phân tích các lựa chọn thay thế, tìm kiếm một phương án tối ưu hoặc thỏa hiệp, hoặc sự đối đầu của những người tham gia.

8. Ra quyết định.

9. Sửa chữa thỏa thuận.

10. Thoát liên lạc.

11. Phân tích kết quả cuộc nói chuyện, chiến thuật giao tiếp của bạn.

Chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện. Chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện bao gồm lập một kế hoạch hội thoại trên cơ sở thiết lập các nhiệm vụ chính của cuộc trò chuyện, tìm cách thích hợp để giải quyết những vấn đề này, phân tích các khả năng bên ngoài và bên trong để thực hiện kế hoạch hội thoại, dự đoán kết quả có thể có của cuộc trò chuyện, thu thập thông tin cần thiết về người đối thoại trong tương lai, lựa chọn những lý lẽ thuyết phục nhất để bảo vệ lập trường của mình, lựa chọn chiến lược và chiến thuật giao tiếp phù hợp nhất.

Thiết lập địa điểm và thời gian của cuộc họpđối với một cuộc trò chuyện kinh doanh có thể được thực hiện theo nhiều cách khác nhau tùy thuộc vào thái độ-vị trí của những người tham gia. Vị trí "trên cùng" được triển khai tương tự như thế này " Tôi đang đợi bạn lúc 16 giờ tại văn phòng của tôi”, Nhưng trên“ lãnh thổ nước ngoài ”, việc thực hiện một vị trí như vậy rất khó. Vị trí "từ bên dưới" được thực hiện theo yêu cầu: " Tôi mong muốn được tư vấn với bạn khi nào và ở đâu tôi nên lái xe? Vị trí "ngang hàng" nghe như sau: " Chúng ta cần phải nói chuyện. Hãy thống nhất về địa điểm và thời gian cho cuộc họp của chúng ta. "

Cơ hội đạt được kết quả thành công của một cuộc họp kinh doanh sẽ tăng lên nếu bạn tuân thủ các khuyến nghị sau:

1. Chuẩn bị câu hỏi đầu tiên của bạn sao cho ngắn gọn, thú vị nhưng không gây tranh cãi (nếu bạn cần "đi trước" cho một số đề xuất, yêu cầu, tốt hơn là nên bắt đầu với câu khả thi nhất).

2. Giữ suy nghĩ của bạn càng ngắn càng tốt, ngay cả khi bạn phải bắt đầu từ xa.

3. Biện minh cho những nhận định của bạn. Bằng chứng càng thuyết phục, đối phương càng nhanh chóng đồng ý với bạn. Không sử dụng các từ có nghĩa kép, và thậm chí nhiều hơn nữa các cụm từ có thể bị hiểu sai.

Bắt đầu một cuộc trò chuyện bao gồm gặp gỡ và liên hệ. Kiểu liên hệ “từ trên cao”, “từ dưới”, “ngang hàng”, thân thiện, trung lập, mạnh mẽ được thiết lập ngay cả trước những từ đầu tiên, tùy thuộc vào cách người đó nhập cuộc, tư thế, dáng vẻ, ngữ điệu của cụm từ đầu tiên. Theo đó, việc “tiếp khách” có thể được tiến hành theo nhiều cách khác nhau.

“Bắt đầu một cuộc trò chuyện tự sát” là không thể chấp nhận được, có thể thuộc các loại sau:

1) sự không chắc chắn, nhiều lời xin lỗi (“Xin lỗi nếu tôi đã làm gián đoạn bạn…”, “Làm ơn, nếu bạn có thời gian lắng nghe tôi…”);

2) không tôn trọng, coi thường đối tác ("Hãy xem nhanh ...", "Tôi tình cờ đi ngang qua và ghé qua bạn ...");

3) cụm từ - "tấn công" ("Cái quái gì đang diễn ra vậy?"), buộc người đối thoại phải có tư thế phòng thủ hoặc hung hăng.

Để bắt đầu một cuộc trò chuyện, 4 kỹ thuật chính thường được sử dụng nhất:

phương pháp giảm căng thẳng mục đích của nó:

- thiết lập mối liên hệ chặt chẽ, bao gồm một vài câu nói dễ chịu mang tính chất cá nhân, có thể là một câu nói đùa nhẹ nhàng;

phương pháp móc: nó có thể là câu hỏi bất thường, so sánh, ấn tượng cá nhân, bản tóm tắt Các vấn đề;

phương pháp kích thích trí tưởng tượng:đặt ra một số câu hỏi cần quan tâm trong cuộc hội thoại, mục đích là khơi dậy hứng thú đối với cuộc hội thoại;

phương pháp tiếp cận trực tiếp(chuyển thẳng sang kinh doanh, không cần giới thiệu) nhưng phù hợp với những mối làm ăn ngắn hạn, không quan trọng lắm.

Tuyên bố về vấn đề và chuyển giao thông tin.Đặt mục tiêu của cuộc trò chuyện có thể khác nhau:

Mục tiêu có thể được nêu như một vấn đề (thảo luận vấn đề, mời phát triển giải pháp của nó), trong trường hợp này, trách nhiệm giải quyết vấn đề được phân bổ cho cả hai người đối thoại;

Mục đích của cuộc trò chuyện cũng có thể được đặt thành một nhiệm vụ, công việc (đưa ra giải pháp làm sẵn, mô tả ngắn gọn tình huống của bản thân);

Nếu mục tiêu của cuộc trò chuyện được đặt thành một nhiệm vụ, thì người đó chỉ có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ, và liệu bản thân vấn đề có được giải quyết hay không - điều này có thể không làm anh ta bận tâm;

Đôi khi, cố ý hoặc vô ý, người đối thoại bị thao túng trong một cuộc trò chuyện, chẳng hạn, mục tiêu của cuộc trò chuyện được đặt ra bên ngoài như một vấn đề, nhưng bản thân tình huống có vấn đề lại được mô tả theo cách đẩy người kia đến một giải pháp duy nhất nào đó. , I E. Dường như hai người cùng chịu trách nhiệm giải quyết vấn đề, mặc dù phương pháp giải chỉ do một người đưa ra.

Ngoài ra còn có một "tuyên bố điên rồ về vấn đề" ("Hãy làm bất cứ điều gì bạn muốn, nhưng để tôi không phải nghe thêm lời phàn nàn!"), Tức là. mục tiêu là chuyển quyết định và trách nhiệm giải quyết vấn đề cho người khác.

Về vấn đề chuyển thông tin cho người đối thoại trong cuộc trò chuyện, có thể đưa ra các khuyến nghị sau:

Sử dụng "ngôn ngữ" của người đối thoại khi truyền thông tin cho anh ta;

Đưa phương thức truyền tải thông tin phù hợp với động cơ và trình độ nhận thức của người đối thoại, với trình độ năng lực chuyên môn của người đó;

Tìm cách chuyển từ độc thoại sang đối thoại, để người đối thoại thể hiện những gì mình biết, kết hợp các loại câu hỏi;

Hãy quan sát những phản ứng của người đối thoại, đặc biệt là những phản ứng phi ngôn ngữ và theo đó, bạn hãy linh hoạt thay đổi hành vi của mình.

Để đạt được một lập luận, điều quan trọng là:

thao tác với các khái niệm rõ ràng, chính xác và thuyết phục, các lập luận phải đáng tin cậy đối với người đối thoại;

phương pháp và nhịp độ tranh luận phải phù hợp với đặc điểm tính khí của người đối thoại;

· tránh xa liệt kê đơn giản và thay vào đó, hãy nêu những lợi ích hoặc hậu quả phát sinh từ những sự kiện này mà người đối thoại của bạn quan tâm.

Nếu lập luận của bạn bị theo sau bởi sự phản đối từ các đối thủ, thì:

a) lắng nghe nhiều ý kiến ​​phản đối cùng một lúc, người đối thoại cảm thấy khó chịu nếu bị ngắt lời, kể cả về điều quan trọng nhất;

b) Đừng vội trả lời cho đến khi bạn hiểu được thực chất của ý kiến ​​phản đối;

c) tìm hiểu xem liệu những phản đối có thực sự là do các quan điểm khác nhau gây ra, hoặc có thể bạn đã không hình thành chính xác bản chất của vấn đề;

d) Đặt câu hỏi theo cách mà người đối thoại phải đối mặt với sự cần thiết phải lựa chọn giữa hai câu trả lời.

Các giai đoạn tìm kiếm một giải pháp có thể chấp nhận được hoặc tối ưu, và sau đó việc đưa ra quyết định cuối cùng có thể được thực hiện theo phong cách hợp tác, bình đẳng và cùng chịu trách nhiệm, hoặc dưới hình thức một trong các đối tác ra quyết định độc đoán và có sự đồng ý tự nguyện hoặc cưỡng bức. Đừng bất an trong giai đoạn quyết định. Nếu bạn do dự, thì đừng ngạc nhiên nếu người đối thoại bắt đầu lưỡng lự. Giữ bình tĩnh, khả năng phân tích dựa trên vị trí của họ. Luôn dự phòng một lập luận chặt chẽ để hỗ trợ cho luận điểm của bạn.

Đang sửa một thỏa thuận và thoát khỏi liên hệ - giai đoạn cuối của cuộc trò chuyện. Kết quả của cuộc trò chuyện nên được tóm tắt, thậm chí rất hữu ích khi viết ra bản chất của quyết định trong một cuốn sổ làm việc với sự có mặt của đối tác, hoặc thậm chí lập một quy trình chính thức về quyết định. Sẽ rất hữu ích khi thiết lập các thời hạn cụ thể, một cách để thông báo cho nhau về kết quả của các hành động đã được lên kế hoạch. Cảm ơn người đối thoại, chúc mừng anh ta về quyết định đã đạt được. Thoạt tiên, việc thoát khỏi sự tiếp xúc được thực hiện bằng lời nói - tư thế thay đổi, người đó nhìn đi chỗ khác, đứng dậy - và kết thúc bằng lời từ biệt.

Đôi khi cần phải nói rõ với người đối thoại rằng cuộc trò chuyện đã kết thúc và việc tiếp tục nó không có ý nghĩa gì. Có những thủ thuật được sử dụng để rút ngắn một cuộc trò chuyện kéo dài. Sự lựa chọn của họ phụ thuộc vào tầm quan trọng của cuộc trò chuyện và trạng thái của người đối thoại.

1. Cảnh báo với khách trước khi cuộc trò chuyện hoặc trước khi cuộc trò chuyện kết thúc rằng thời gian của bạn có hạn và những khách khác đang đợi bạn.

2. Sắp xếp với thư ký của bạn để dừng cuộc trò chuyện và nhắc bạn về cuộc họp tiếp theo.

3. Nhìn vào đồng hồ đeo tay của bạn.

Tự đánh giá kết quả và diễn biến cuộc họp giúp bạn có thể nhận ra những tính toán sai lầm đã thực hiện, tích lũy kinh nghiệm hữu ích cho tương lai, vạch ra các chiến thuật giao tiếp xa hơn. Sẽ rất hữu ích nếu bạn tự hỏi mình những câu hỏi sau:

· Bạn có nhất quán dẫn đầu dòng chính của cuộc trò chuyện không? Bạn có lường trước được những lập luận phản bác của người đối thoại không?

Bạn đã áp đặt lý lẽ của mình lên người đối thoại khi đưa ra quyết định chưa?

Nhận xét và phản đối của bạn có hợp lý không? Liệu họ có chủ quan?

Bạn có quản lý để trở nên tế nhị trong suốt cuộc trò chuyện không?

Bạn đã có thể đạt được lợi ích tối đa cho doanh nghiệp chưa? Bạn có thể đạt được các mục tiêu đã định của mình không? Nếu không, tại sao điều này lại xảy ra?

· Chúng ta nên xây dựng tương tác với đối tác này như thế nào trong tương lai?

cuộc trò chuyện kinh doanh

Khái niệm về cuộc trò chuyện kinh doanh

Cấu trúc của một cuộc trò chuyện kinh doanh

Đặc điểm của các giai đoạn chính của một cuộc trò chuyện kinh doanh

Với tất cả các hình thức giao tiếp kinh doanh, cuộc trò chuyện kinh doanh là phổ biến nhất và được sử dụng phổ biến nhất.

Cuộc trò chuyện kinh doanh là cuộc tiếp xúc bằng lời nói giữa các đối tác kinh doanh có thẩm quyền cần thiết từ tổ chức và công ty của họ để thiết lập các mối quan hệ kinh doanh, giải quyết các vấn đề kinh doanh hoặc phát triển các phương pháp tiếp cận mang tính xây dựng cho giải pháp của họ.

Nhiệm vụ chính của một cuộc trò chuyện kinh doanh là thuyết phục đối tác chấp nhận các đề xuất cụ thể.

Trong số những điều quan trọng nhất chức năng các cuộc trò chuyện kinh doanh bao gồm:

Giao tiếp lẫn nhau của các nhân viên từ một lĩnh vực kinh doanh;

· Cùng tìm kiếm, thúc đẩy và phát triển nhanh chóng các ý tưởng và khái niệm làm việc;

· Kiểm soát và điều phối các sự kiện kinh doanh đã bắt đầu;

duy trì các mối quan hệ kinh doanh;

Kích thích hoạt động kinh doanh.

Là một hình thức giao tiếp, một cuộc trò chuyện kinh doanh tuân theo tất cả các quy luật và quy tắc - tâm lý và đạo đức - của giao tiếp giữa các cá nhân. Tuy nhiên, cuộc trò chuyện trong kinh doanh có những đặc điểm riêng của nó. Trước hết, họ quan tâm cấu trúc và các loại cuộc trò chuyện kinh doanh.

Cấu trúc của một cuộc trò chuyện kinh doanh là gì? Là chính giai đoạn các cuộc trò chuyện kinh doanh được phân biệt theo truyền thống bởi những điều sau đây:

1. Chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện kinh doanh.

2. Xác định địa điểm và thời gian của cuộc họp.

3. Bắt đầu một cuộc trò chuyện.

4. Tuyên bố về vấn đề và chuyển giao thông tin.

5. Lập luận.

6. Ngắt lời nhận xét của người đối thoại.

7. Ra quyết định và sửa một thỏa thuận.

8. Hoàn thành một cuộc trò chuyện kinh doanh.

9. Phân tích kết quả của một cuộc trò chuyện kinh doanh.

I. Chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện kinh doanh.

Trước khi tiếp xúc, bạn cần thể hiện sự sẵn sàng giao tiếp bằng một nụ cười, đầu quay về phía đối tác và thân hơi nghiêng về phía trước.

Khi chọn một mô hình hành vi, hãy xem xét kỹ lưỡng người đối thoại. Anh ấy thực sự là gì? Nó đang ở trạng thái nào? Điều gì chiếm ưu thế trong đó - lý trí hay tình cảm? Kinh nghiệm sống của anh ấy là gì? Làm thế nào mà anh ta đến được vị trí mà anh ta trình bày?

II. Đặt địa điểm và thời gian của cuộc họp.

Khi thống nhất về địa điểm và thời gian của cuộc họp, bạn có thể sử dụng các vị trí sau:

a) vị trí "từ trên cao": "Tôi đang đợi bạn lúc 16.00 tại văn phòng của tôi";

b) Vị trí “từ bên dưới”: “Tôi muốn tham khảo ý kiến ​​của bạn. Tôi nên đi khi nào và ở đâu? (“Khi nào thì bạn có thể nhận được tôi?”);

c) lập trường “bình đẳng”: “Chúng ta nên thảo luận vấn đề này một cách thấu đáo. Hãy thống nhất về địa điểm và thời gian cho cuộc họp của chúng ta. "

III. Bắt đầu một cuộc trò chuyện.

Phần đầu của cuộc trò chuyện là khó khăn nhất đối với người đối thoại. Đối tác hiểu rất rõ thực chất của đối tượng, mục tiêu mà họ theo đuổi trong cuộc giao tiếp này, chúng thể hiện rõ ràng kết quả mà họ muốn nhận được. Nhưng hầu như luôn có một “phanh bên trong” khi bắt đầu một cuộc trò chuyện. Làm thế nào để bắt đầu? Nơi để bắt đầu? Những cụm từ nào là phù hợp nhất?

Một số đối tác mắc sai lầm khi bỏ qua đầu cuộc trò chuyện và đi thẳng vào trọng tâm của vấn đề. Nói một cách hình tượng, họ lập tức đi đầu của trận thua. Tại sao?

Bắt đầu một cuộc trò chuyện có thể được so sánh với việc thiết lập nhạc cụ trước buổi biểu diễn. Cách bạn thiết lập nó là cách bạn chơi nó. Và nhiều cuộc trò chuyện kinh doanh kết thúc trước khi chúng bắt đầu. Lý do thường nằm ở thực tế là những cụm từ đầu tiên mà đối tác nói lại trở nên quá tầm thường. Nhưng xét cho cùng, chính chúng, hai hoặc ba câu đầu tiên do chúng ta thốt ra, hình thành thái độ nội bộ của đối tác đối với chúng ta, đối với chính cuộc trò chuyện, quyết định mức độ tin cậy hoặc sự tỉnh táo của người đối thoại.

Dưới đây là một số ví dụ về cái gọi là "tự tử" khi bắt đầu cuộc trò chuyện.

1. Bắt đầu bằng lời xin lỗi hoặc thể hiện sự bất an: “Xin lỗi nếu tôi đã làm gián đoạn…”, “Tôi muốn nghe lại…”, “Làm ơn, nếu bạn có thời gian hãy lắng nghe tôi…”, “Tôi không phải là người nói … ”,“ Tất nhiên, tôi không phải là chuyên gia… ”và vân vân.

2. Bắt đầu bằng sự thiếu tôn trọng và coi thường người đối thoại: "Hãy nhanh chóng xem xét với bạn ...", "Tôi chỉ tình cờ đi ngang qua ...", "Nhưng tôi có ý kiến ​​khác về vấn đề này ...".

3. Buộc người đối thoại bào chữa, thủ thế và tìm kiếm những lý lẽ phản bác: “Anh đang làm gì ở đây…”, “Thật là một điều ô nhục đang xảy ra với anh…”.

Có nhiều cách để bắt đầu một cuộc trò chuyện kinh doanh một cách hiệu quả, được gọi là "cách mở đầu thích hợp", nhưng chúng tôi sẽ chỉ tập trung vào một vài cách trong số đó.

Phương pháp giảm căng thẳng cho phép bạn thiết lập mối liên hệ chặt chẽ với người đối thoại. Chỉ cần nói một vài lời chân thành ấm áp là đủ - và bạn sẽ dễ dàng đạt được điều này. Bạn chỉ cần tự hỏi bản thân: người đối thoại muốn cảm thấy thế nào trong xã hội của bạn và họ mong đợi những lời nào từ bạn? Một trò đùa thích hợp sẽ gây ra nụ cười hoặc tiếng cười cho những người có mặt cũng giúp xoa dịu căng thẳng ban đầu và tạo ra một bầu không khí thân thiện.

phương pháp "móc" hoặc "kích thích trí tưởng tượng" cho phép bạn nêu ngắn gọn tình huống hoặc vấn đề, liên kết nó với nội dung của cuộc trò chuyện. Với mục đích này, người ta có thể sử dụng thành công một số sự kiện nhỏ, phép so sánh, ấn tượng cá nhân, một sự việc giai thoại hoặc một câu hỏi bất thường.

Phương pháp tiếp cận trực tiếp có nghĩa là một sự chuyển tiếp trực tiếp vào trường hợp, không có bất kỳ phần giới thiệu nào. Về sơ đồ, nó trông như thế này: báo cáo ngắn gọn lý do tại sao cuộc phỏng vấn được lên lịch, nhanh chóng chuyển từ các vấn đề chungở chế độ riêng tư và chuyển sang chủ đề của cuộc trò chuyện. Kỹ thuật này là "lạnh lùng" và lý trí, có tính cách trực tiếp và phù hợp nhất cho các liên hệ kinh doanh ngắn hạn và không quá quan trọng.

IV. Tuyên bố về vấn đề và chuyển giao thông tin.

Để thành công trong một cuộc trò chuyện kinh doanh, điều quan trọng là phải tự hỏi bản thân: đối tác có thể đặt ra mục tiêu gì và anh ta mong đợi kết quả gì từ cuộc gặp với bạn? Ngoài ra, cần thấy trước kết quả của cuộc trò chuyện sẽ phù hợp với mình và lựa chọn nào mà bạn cho là có thể chấp nhận được nhất cho cả hai bên.

Thông báo về trường hợp mà bạn tham dự cuộc họp phải càng cụ thể càng tốt và dựa trên kiến ​​thức về các đặc điểm giao tiếp quan trọng sau:

Bạn nên nói bằng “ngôn ngữ” của người đối thoại để giảm thiểu những tổn thất xảy ra trong quá trình giao tiếp hội thoại khi giải mã thông tin;

Truyền thông tin từ vị trí “bạn tiếp cận”, có tính đến mục tiêu và lợi ích của người đối thoại, khiến người đó trở thành đồng tác giả của ý tưởng chứ không phải đối thủ. Để làm điều này, ví dụ: thay vì cụm từ "Tôi đã đi đến kết luận ...", hãy nói "Bạn sẽ muốn biết điều đó ...", thay vì "Tôi muốn ...", hãy nói "Làm bạn muốn ... ”, thay vì“ Mặc dù bạn không quan tâm đến nó ”, hãy nói một cách thuyết phục“ Rõ ràng là bạn đã nghe thấy như thế nào… ”vv;

Tính đến động cơ và mức độ nhận thức (năng lực) của người đối thoại về một vấn đề cụ thể;

Cố gắng từ bỏ độc thoại và chuyển sang đối thoại, sử dụng các câu hỏi cụ thể cho việc này và suy nghĩ với người đối thoại;

Quan sát các phản ứng của đối tác giao tiếp và linh hoạt thay đổi hành vi của bạn dựa trên tình huống (thay đổi mức độ phức tạp, tốc độ, độ “to” của việc trình bày thông tin).

Khi trình bày quan điểm của mình, không nên e ngại những câu hỏi của người đối thoại mà ngược lại, nên khuyến khích họ làm như vậy. Sau đó, bạn sẽ có cơ hội tìm hiểu đối phương quan tâm đến điều gì nhất, bản thân họ biết gì về vấn đề, họ sợ (sợ) điều gì và họ sẽ cố gắng thuyết phục bạn ở đâu. Ngoài ra, ở giai đoạn trò chuyện kinh doanh này, bản thân bạn khi nhận được thông tin về ý kiến ​​của đối tác về một vấn đề cụ thể, nên chủ động hỏi anh ta (thông tin không tự đến với chúng ta mà phải được “trích xuất” với sự trợ giúp của câu hỏi). Do đó, bạn cần biết câu hỏi nào là tốt nhất để sử dụng.

Có năm nhóm câu hỏi chính.

1. Câu hỏi đóng.Đây là những câu hỏi được mong đợi có câu trả lời có hoặc không rõ ràng. Chúng góp phần tạo ra bầu không khí căng thẳng trong cuộc trò chuyện, vì người đối thoại có ấn tượng rằng anh ta đang bị thẩm vấn. Do đó, tốt hơn là đặt những câu hỏi đóng không phải khi chúng ta cần lấy thêm thông tin, mà là trong những trường hợp chúng ta muốn nhanh chóng đạt được thỏa thuận hoặc xác nhận về thỏa thuận trước đó (tức là ở các giai đoạn tiếp theo của cuộc trò chuyện kinh doanh).

2. Câu hỏi mở.Đây là những câu hỏi không thể trả lời "có" hoặc "không", chúng yêu cầu một số loại giải thích. Đây là những câu hỏi được gọi là “cái gì?”, “Ai?”, “Bao nhiêu?”, “Tại sao?”. Họ được hỏi trong những trường hợp cần thêm thông tin hoặc cần tìm hiểu động cơ và vị trí của người đối thoại. Nguy hiểm của những câu hỏi như vậy là do hỏi quá nhiều, bạn có thể làm mất mạch cuộc trò chuyện, không thể thảo luận được chủ đề, mất thế chủ động và kiểm soát diễn biến cuộc trò chuyện.

3. Câu hỏi tu từ. Những câu hỏi này không được trả lời trực tiếp, vì mục đích của chúng là đưa ra những câu hỏi mới và chỉ ra những vấn đề chưa được giải quyết. Bằng cách đặt một câu hỏi tu từ, người nói hy vọng sẽ "bật" suy nghĩ của người đối thoại và hướng anh ta đi đúng hướng.

4. Tiền boa. Họ giữ cuộc trò chuyện theo một hướng cố định hoặc nêu ra hàng loạt vấn đề mới. Những câu hỏi tương tự được đặt ra trong trường hợp chúng tôi đã nhận đủ thông tin về một vấn đề và muốn “chuyển” sang một vấn đề khác. Sự nguy hiểm của việc sử dụng những câu hỏi này nằm ở khả năng mất cân bằng giữa các đối tác.

5.Câu hỏi để suy ngẫm. Chúng buộc người đối thoại phải phản ánh, suy nghĩ cẩn thận và bình luận về những gì đã nói. Mục đích của những câu hỏi này là tạo ra một bầu không khí hiểu biết lẫn nhau.

V. Lập luận.

Ảnh hưởng lớn nhất đến các đối tác trong một cuộc trò chuyện kinh doanh có lập luận ( từ vĩ độ. tranh luận - phán đoán) - một cách thuyết phục ai đó thông qua lập luận logic có ý nghĩa. Nó đòi hỏi kiến ​​thức tuyệt vời, sự tập trung chú ý, sự hiện diện của trí óc, sự quyết đoán và tính đúng đắn của các tuyên bố, trong khi kết quả của nó phần lớn phụ thuộc vào người đối thoại. Để cuộc tranh luận thành công, điều quan trọng là phải nhập vào vị trí của một đối tác, để “cảm nhận” anh ta.

Các đối số thường bao gồm hai thiết kế chính:

- lập luận dựa trên bằng chứng mà bạn có thể chứng minh điều gì đó với đối tác;

- đối số, mà bạn có thể bác bỏ niềm tin của đối tác.

Hơn nữa, cả hai cấu trúc đều bao gồm hai loại đối số:

1. sự kiện hoặc cân nhắc chỉ ra rằng đề xuất này (vị trí, quyết định) sẽ cho phép người đối thoại nhận được một số lợi ích;

2. sự kiện hoặc cân nhắc thuyết phục người đối thoại rằng đề xuất (quyết định) này sẽ tránh được bất kỳ rắc rối.

Cho chung X cấu trúc lập luận sử dụng các kỹ thuật giống nhau, bao gồm nghiên cứu kỹ lưỡng tất cả các yếu tố và thông tin (người lãnh đạo có thể áp dụng các phương pháp lập luận được mô tả bởi P. Mitsich):

1. phương pháp cơ bảnđại diện kháng cáo trực tiếp cho người đối thoại mà chúng ta làm quen với các sự kiện và thông tin là cơ sở cho lập luận chứng minh của chúng ta. Các ví dụ kỹ thuật số đóng một vai trò quan trọng ở đây, đó là một nền tảng tuyệt vời. Không giống như thông tin bằng lời nói, các con số trông thuyết phục hơn. Điều này xảy ra ở một mức độ nhất định cũng bởi vì tại thời điểm này không ai có mặt ở vị trí để bác bỏ những số liệu này.

2. phương pháp mâu thuẫn dựa trên việc xác định những mâu thuẫn trong lập luận của đối tác. Về bản chất, phương pháp này là phòng thủ.

3. Phương pháp chiết xuất suy luận dựa trên lý luận chính xác, mà dần dần, từng bước, thông qua các kết luận từng phần, đưa chúng ta đến kết quả mong muốn.

4. Phương pháp so sánh có tầm quan trọng đặc biệt, đặc biệt là khi các phép so sánh được lựa chọn tốt, nó mang lại cho hiệu suất một độ sáng vượt trội và một sức mạnh gợi ý tuyệt vời.

5. Phương pháp “có… nhưng”. Thường xảy ra trường hợp người đối thoại đưa ra những lập luận có cơ sở. Tuy nhiên, chúng chỉ bao gồm những ưu điểm hoặc chỉ những nhược điểm của giải pháp thay thế được đề xuất. Nhưng vì thực sự hiếm khi xảy ra trường hợp mọi người chỉ nói “ủng hộ” hoặc “phản đối”, nên rất dễ dàng áp dụng phương pháp “có… nhưng”, cho phép bạn xem xét các mặt khác của quyết định. Chúng ta có thể bình tĩnh đồng ý với người đối thoại, và sau đó cái gọi là "nhưng" đến.

6. Phương pháp Boomerang khiến người đối thoại có thể sử dụng “vũ khí” chống lại chính mình. Phương pháp này không có lực lượng chứng minh, nhưng nó có một hiệu quả đặc biệt nếu áp dụng với một lượng hợp lý.

7. Phương pháp bỏ qua.Điều thường xảy ra là không thể bác bỏ sự thật mà người đối thoại đã nêu, nhưng giá trị và ý nghĩa của nó có thể bị bỏ qua một cách thành công.

8. Phương pháp hỗ trợ hiển thị. Nó rất hiệu quả trong mối quan hệ với một người đối thoại và trong mối quan hệ với nhiều người nghe. Bản chất của nó nằm ở chỗ, sau lập luận của người đối thoại, chúng ta hoàn toàn không phản đối và cũng không mâu thuẫn với anh ta mà ngược lại, chúng ta ra tay cứu vãn, đưa ra những bằng chứng mới có lợi cho lập luận của anh ta. Và sau đó là một cuộc phản công, ví dụ: “Bạn quên trích dẫn thêm các dữ kiện hỗ trợ cho luận điểm của mình ... (chúng tôi liệt kê chúng). Nhưng điều này sẽ không giúp ích gì cho bạn, bởi vì ... ”, - giờ đến lượt các lập luận phản biện của chúng ta. Cần nói thêm rằng phương pháp này đòi hỏi sự chuẩn bị đặc biệt cẩn thận.

Đề cập cũng phải được làm bằng phương pháp đầu cơ lập luận. Những phương pháp này thậm chí có thể được gọi là thủ thuật thông thường và tất nhiên, chúng không nên được sử dụng. Nhưng bạn vẫn nên biết chúng và phân biệt khi đối tác của bạn sử dụng chúng.

1. kỹ thuật phóng đại bao gồm khái quát hóa và bất kỳ loại cường điệu nào, cũng như đưa ra kết luận sớm.

2. kỹ thuật đùa. Một nhận xét dí dỏm hoặc nói đùa, nói đúng lúc, có thể phá hủy hoàn toàn ngay cả một lập luận được xây dựng cẩn thận.

4. Kỹ thuật làm mất uy tín đối tác. Nếu bản chất của câu hỏi không thể bác bỏ được, thì ít nhất phải đặt câu hỏi về danh tính của người đối thoại.

5. Kỹ thuật cô lập dựa trên việc “rút ra” các cụm từ riêng lẻ khỏi bài phát biểu, khỏi sự cô lập và trình bày ở dạng cắt ngắn để chúng có nghĩa hoàn toàn trái ngược với bản gốc.

6. Kỹ thuật thay đổi hướng nằm ở chỗ, người đối thoại không đả kích lý lẽ của chúng ta mà chuyển sang vấn đề khác về cơ bản không liên quan đến chủ đề thảo luận.

7. Kỹ thuật lừa dối phụ thuộc vào việc truyền đạt thông tin khó hiểu. Người đối thoại tiến tới một cuộc thảo luận về một chủ đề cụ thể một cách có ý thức hoặc vô thức, điều này có thể dễ dàng biến thành một cuộc cãi vã.

8. kỹ thuật trì hoãn. Mục đích của nó là để kéo dài cuộc thảo luận. Người đối thoại sử dụng những từ vô nghĩa, đặt những câu hỏi được sử dụng tốt và yêu cầu làm rõ những điều vụn vặt để câu giờ suy ngẫm.

9. Kỹ thuật khiếu nại. Người đối thoại không đóng vai trò là một người kinh doanh và chuyên gia, mà kêu gọi sự thông cảm. Bằng cách tác động đến cảm xúc của chúng tôi, anh ấy khéo léo tránh những vấn đề kinh doanh chưa được giải quyết.

10. Kỹ thuật bóp méo thể hiện sự xuyên tạc trắng trợn về những gì chúng tôi đã nói hoặc sự nhấn mạnh lại.

Chỉ nắm vững các phương pháp lập luận thôi là chưa đủ, bạn còn cần phải nắm vững các chiến thuật lập luận, bao gồm cả nghệ thuật áp dụng các kỹ thuật riêng lẻ trong từng trường hợp cụ thể để tiến hành các cuộc trò chuyện kinh doanh. Theo kỹ thuật này đó là khả năng đưa ra các lập luận logic và các chiến thuật - để lựa chọn từ chúng hiệu quả về mặt tâm lý.

Các quy định chính của chiến thuật lập luận là gì?

1. Tốt hơn nên sắp xếp các luận điểm theo thứ tự: mạnh - ít mạnh - mạnh nhất (ý kiến ​​đặc biệt có ý nghĩa đối với người đối thoại).

2. Thao tác với các dữ kiện và lập luận rõ ràng, chính xác, đáng tin cậy đối với người đối thoại.

3. Phương pháp và nhịp độ tranh luận phải phù hợp với đặc điểm đạo đức và tâm lý của người đối thoại (tính khí, hệ thống giá trị, niềm tin, thái độ của anh ta).

4. Nên tránh liệt kê đơn giản các sự kiện, tập trung vào những lợi ích hoặc hậu quả phát sinh từ những sự kiện này và mà người đối thoại của bạn quan tâm.

VI. Ngắt lời nhận xét của người đối thoại.

Nhận xét của người đối thoại có nghĩa là anh ta đang tích cực lắng nghe bạn, theo dõi hiệu suất của bạn, cẩn thận kiểm tra lập luận của bạn và suy nghĩ lại mọi thứ. Người ta tin rằng người đối thoại không có ý kiến ​​là người không có chính kiến ​​của mình. Đó là lý do tại sao không nên coi những nhận xét và lập luận của người đối thoại là trở ngại trong quá trình trò chuyện. Chúng tạo điều kiện thuận lợi cho cuộc trò chuyện, vì chúng cho chúng ta cơ hội hiểu những điều khác cần phải thuyết phục về người đối thoại và suy nghĩ chung của anh ta về bản chất của vấn đề.

Có những điều sau đây các loại nhận xét:

Nhận xét không thành lời;

Định kiến;

nhận xét mỉa mai;

Bình luận nhằm mục đích thu thập thông tin;

Nhận xét nhằm mục đích tự thể hiện;

Nhận xét chủ quan;

Nhận xét khách quan;

Nhận xét cho mục đích kháng chiến.

Hãy xem xét chúng chi tiết hơn. Chúng tôi sẽ quan tâm đến lý do của những bình luận như vậy là gì, chúng nên được đối xử như thế nào và phản hồi lại chúng như thế nào.

Nhận xét chưa nói. Đây là những nhận xét mà người đối thoại không có thời gian, không muốn hoặc không dám bày tỏ, do đó bản thân chúng ta phải xác định và trung hòa chúng.

Định kiến. Chúng là một trong những lý do gây ra những nhận xét khó chịu, đặc biệt là trong trường hợp quan điểm của người đối thoại hoàn toàn sai lầm. Vị trí của anh ta có cơ sở cảm tính, và mọi lý lẽ logic đều vô ích ở đây. Chúng tôi thấy rằng người đối thoại sử dụng lập luận "tích cực", đưa ra yêu cầu đặc biệt và chỉ nhìn thấy những khía cạnh tiêu cực của cuộc trò chuyện.

Lý do cho những nhận xét như vậy, rất có thể là cách tiếp cận sai từ phía bạn, ác cảm với bạn, ấn tượng khó chịu. Trong tình huống như vậy, bạn cần tìm hiểu động cơ và quan điểm của người đối thoại, đi đến sự thấu hiểu.

Nhận xét mỉa mai (châm biếm). Những nhận xét như vậy là kết quả của tâm trạng không tốt của người đối thoại, và đôi khi họ muốn kiểm tra sức chịu đựng và sự kiên nhẫn của bạn. Bạn sẽ nhận thấy rằng những nhận xét không liên quan chặt chẽ đến diễn biến của cuộc trò chuyện, chúng mang tính thách thức và thậm chí là xúc phạm.

Làm thế nào để hành động trong một tình huống như vậy? Trong mọi trường hợp, bạn không thể tiếp tục về người đối thoại. Phản ứng của bạn có thể là dí dỏm, hoặc bạn không nên phản ứng với những nhận xét như vậy.

Ghi chú nhằm mục đích thu thập thông tin. Những nhận xét như vậy là bằng chứng về sự quan tâm của người đối thoại của bạn và những thiếu sót hiện có trong việc chuyển giao thông tin.

Rất có thể, lý do là lập luận của bạn không thể được gọi là rõ ràng. Người đối thoại muốn biết thêm thông tin hoặc anh ta đã lắng nghe một số chi tiết. Bạn phải đưa ra một câu trả lời bình tĩnh và tự tin.

Những lưu ý để thể hiện bản thân. Những nhận xét này có thể được giải thích bởi mong muốn của người đối thoại được bày tỏ ý kiến ​​riêng của mình. Anh ấy muốn chứng tỏ rằng anh ấy đã không khuất phục trước ảnh hưởng của bạn và trong vấn đề này anh ấy luôn vô tư hết mức có thể. Những nhận xét về tính chất này có thể do bạn lập luận quá gay gắt và có lẽ do giọng điệu tự tin của bạn. Làm thế nào để hành động trong một tình huống như vậy? Điều cần thiết là người đối thoại của bạn phải xác nhận ý kiến ​​và quan điểm của mình.

nhận xét chủ quan. Những nhận xét như vậy là tiêu biểu cho một hạng người nhất định. Một công thức điển hình của những người đối thoại như vậy là: "Mọi thứ đều ổn, nhưng nó không phù hợp với tôi." Lý do cho những nhận xét như vậy là gì?

Thông tin của bạn không thuyết phục, bạn chưa chú ý đầy đủ đến tính cách của người đối thoại. Anh ta không tin tưởng thông tin của bạn và do đó không đánh giá cao sự thật được đưa ra. Làm thế nào để hành động trong một tình huống như vậy? Bạn nên đặt mình vào vị trí của người đối thoại, tính đến những vấn đề của anh ta.

Nhận xét khách quan. Đây là những nhận xét mà người đối thoại đưa ra để xua tan sự nghi ngờ của anh ta. Những nhận xét này là chân thành, không có bất kỳ mánh lới quảng cáo. Người đối thoại muốn nhận được câu trả lời để phát triển quan điểm của riêng mình. Lý do cho những nhận xét như vậy là người đối thoại của bạn có một giải pháp khác cho vấn đề và không đồng ý với bạn. Làm thế nào để ứng xử trong tình huống như vậy? Bạn không nên công khai mâu thuẫn với người đối thoại, nhưng hãy lưu ý rằng bạn cân nhắc đến quan điểm của họ, sau đó giải thích cho họ biết giải pháp của bạn mang lại lợi ích gì cho vấn đề.

Nhận xét cho mục đích kháng chiến. Những nhận xét này có xu hướng xuất hiện khi bắt đầu cuộc trò chuyện, vì vậy chúng không phải và không thể cụ thể. Lý do thường gặp nhất là do người đối thoại của bạn chưa làm quen với các lập luận của bạn và chủ đề của cuộc trò chuyện không được xác định rõ ràng.

Làm thế nào để hành động trong một tình huống như vậy? Chủ đề của cuộc trò chuyện nên được xác định rõ ràng, và nếu sự phản kháng gia tăng, thì chiến thuật nên được xem xét lại, và trong trường hợp nghiêm trọng, chủ đề của cuộc trò chuyện cũng nên được thay đổi.

VII. Đưa ra quyết định và sửa chữa một thỏa thuận.

Nếu bạn thuyết phục được đối tác của mình, bạn có thể tiến tới việc đạt được thỏa thuận.

Ở giai đoạn này của cuộc trò chuyện, điều đặc biệt quan trọng là phải thể hiện sự bình tĩnh, kiềm chế và quan sát một số quy tắc:

Bạn không thể chần chừ, tỏ ra không chắc chắn;

Bạn phải giữ bình tĩnh;

Để lại một lập luận mạnh mẽ trong dự trữ;

Đừng từ bỏ vị trí cuối cùng, cho đến khi bạn đã thử tất cả các khả năng hoặc cho đến khi người đối thoại lặp lại rõ ràng “không” vài lần.

Thỏa thuận đã đạt được nên được sửa chữa. Bạn có thể đề nghị ký vào tài liệu đã chuẩn bị sẵn, bạn có thể sửa chữa nó bằng miệng. Điều chính là nó phải phát ra âm thanh không chỉ từ đôi môi của bạn. Khi đó đối tác sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn trong việc thực hiện thỏa thuận chung.

VIII. Kết thúc một cuộc trò chuyện kinh doanh.

Nếu không thể đạt được thỏa thuận, thì cần phải rời khỏi liên lạc một cách đẹp đẽ.

Nếu đã đạt được thỏa thuận thì không nên lạm dụng địa điểm và thời gian của đối tác.

Để lại ấn tượng tốt về bản thân là cần thiết cho bất kỳ kết quả nào của cuộc trò chuyện. Người có học thức, biết văn hóa giao tiếp biết cách chào tạm biệt theo cách mà bạn muốn gặp lại.

Kết quả của cuộc trò chuyện nên được tóm tắt. Rất hữu ích để tích lũy kinh nghiệm:

Ghi chú về bản chất của giải pháp vào sổ tay làm việc trước sự chứng kiến ​​của đối tác;

Lập một giao thức chính thức về quyết định (hoặc giao thức về ý định);

Thiết lập thời hạn cụ thể cho việc thực hiện quyết định và cách thức để thông báo cho nhau về kết quả của các hành động đã được lên kế hoạch;

Cảm ơn người đối thoại và chúc mừng anh ta về quyết định đã đạt được;

Đầu tiên, thoát khỏi liên lạc bằng lời nói (thay đổi tư thế, nhìn sang chỗ khác, đứng lên), và sau đó chia tay bằng lời nói.

IX. Phân tích kết quả của một cuộc trò chuyện kinh doanh.

Bất kỳ cuộc trò chuyện nào sau khi hoàn thành đều phải được phân tích. Điều này giúp bạn có thể nhận ra những tính toán sai lầm, để tích lũy kinh nghiệm hữu ích cho tương lai.

cuộc trò chuyện kinh doanh- đây là sự tiếp xúc bằng miệng giữa những người được kết nối bằng quan hệ kinh doanh. Theo cách hiểu hiện đại, hẹp hơn, dưới cuộc trò chuyện kinh doanh hiểu giao tiếp bằng lời nói giữa những người đối thoại, những người có thẩm quyền cần thiết từ các tổ chức và công ty của họ để thiết lập các mối quan hệ kinh doanh, giải quyết các vấn đề kinh doanh hoặc phát triển một cách tiếp cận mang tính xây dựng để giải quyết chúng.

Các cuộc trò chuyện công việc có nhiều lợi thế mà các cuộc họp, trao đổi thông tin bằng văn bản, điện thoại thiếu. Thứ nhất, họ được giữ liên lạc chặt chẽ, cho phép bạn tập trung vào một người đối thoại hoặc một nhóm người rất hạn chế. Thứ hai, chúng liên quan đến giao tiếp trực tiếp. Thứ ba, họ tạo điều kiện để thiết lập các mối quan hệ cá nhân, mà sau này có thể trở thành cơ sở của các cuộc tiếp xúc không chính thức, tức là cho phép những người đối thoại hiểu nhau hơn, giúp họ dễ dàng giao tiếp trong tương lai. thuận lợi nhất và thường là cách duy nhất để thuyết phục người đối thoại về tính hợp lệ của lập trường của bạn để họ đồng ý và ủng hộ nó. Như vậy, một trong những nhiệm vụ chính của cuộc trò chuyện là thuyết phục người đối thoại chấp nhận một lời đề nghị cụ thể.

Một cuộc trò chuyện kinh doanh thực hiện một số điều rất quan trọng chức năng, Như là:

1) giao tiếp lẫn nhau của các nhân viên từ cùng một môi trường kinh doanh;

2) cùng tìm kiếm, thúc đẩy và phát triển nhanh chóng các ý tưởng và khái niệm làm việc;

3) kiểm soát và điều phối các sự kiện kinh doanh đã bắt đầu;

4) duy trì các mối quan hệ kinh doanh;

5) kích thích hoạt động kinh doanh.

Nhưng không chỉ có tác dụng thực dụng thuần túy của một cuộc trò chuyện kinh doanh là quan trọng. Trong cuộc trò chuyện, những người giao tiếp nhận được thông tin kinh doanh hoạt động. Nó góp phần mở rộng khả năng trí tuệ và kích hoạt trí óc tập thể của những người tham gia vào việc đưa ra các quyết định quản lý quan trọng.

2. Các kiểu trò chuyện kinh doanh

Theo bản chất của các vấn đề được thảo luận, các loại cuộc trò chuyện kinh doanh sau đây được coi là phổ biến nhất: nhân sự (tuyển dụng, sa thải khỏi công việc, thăng chức); kỷ luật liên quan đến vi phạm kỷ luật lao động, trốn tránh công vụ, v.v ...; tổ chức, xác định công nghệ để hoàn thành nhiệm vụ; sáng tạo dành cho sự phát triển của khái niệm về một dự án, nhiệm vụ cụ thể, vv Cần đặc biệt chú ý đến các cuộc trò chuyện kinh doanh trong quá trình tiếp đón khách.

Chúng ta hãy xem xét một số loại này.

Các cuộc trò chuyện nhân sự.

Như đã biết, lựa chọn chính xác và việc bố trí nhân sự có ảnh hưởng quyết định đến hiệu quả của bất kỳ cơ cấu tổ chức nào. Một vị trí quan trọng trong việc giải quyết các vấn đề nhân sự được trao cho các cuộc trò chuyện kinh doanh, cho phép người quản lý hiểu và đánh giá tốt hơn một nhân viên hoặc ứng viên cho một vị trí, giúp hình thành ý kiến ​​về anh ta, xác định điểm mạnh và điểm yếu của anh ta, và hình thành vị trí của riêng anh ta cho đưa ra một quyết định.

Những cuộc trò chuyện này có tầm quan trọng đặc biệt. khi đi xin việc. Thông thường chúng được gọi là phỏng vấn. Có một số phương pháp nhất định để thực hiện các cuộc phỏng vấn như vậy. Thông thường, người giám sát-phỏng vấn yêu cầu ứng viên kể về bản thân, tiết lộ lý do ứng viên tìm kiếm một công việc mới, để tìm hiểu mức độ nhận thức của ứng viên về các công việc của tổ chức mà họ muốn làm việc. Người nộp đơn cần phải xác nhận sự hiện diện của các phẩm chất cá nhân và nghề nghiệp bằng các ví dụ từ các hoạt động thực tế, cuộc sống hàng ngày của mình. Bạn nên mời anh ta mô tả hành vi của mình trong một trong những tình huống xung đột trong tổ chức của bạn, hỏi anh ta muốn yêu cầu mức lương nào, v.v.

Để cuộc phỏng vấn có hiệu quả, người quản lý phải có trong tay bản mô tả nơi làm việc, bản mô tả công việc chỉ ra những yêu cầu đối với vị trí này. Cũng nên vẽ “chân dung bằng lời nói” của nhân viên cần thiết cho một vị trí nhất định, bao gồm danh sách các đặc điểm chính: giới tính, tuổi tác, học vấn, tình trạng hôn nhân, kinh nghiệm làm việc, kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực này, v.v. Trước cuộc phỏng vấn, người nộp đơn có thể được yêu cầu viết một mẫu đơn xin việc và liệu một bản tóm tắt. Điều này sẽ cho phép người phỏng vấn tạo ra ý tưởng về ứng viên và loại ngay ứng viên không phù hợp.

Một số nhà quản lý biên soạn một danh sách các chỉ số chính để họ đánh giá người nộp đơn theo điểm. Ví dụ: ngoại hình, văn hóa ăn nói, hòa đồng, tố chất kinh doanh, kiến ​​thức chuyên môn, ... Phương pháp này đặc biệt thuận tiện khi phỏng vấn được thực hiện chung với đồng nghiệp. So sánh đánh giá khách quan của từng loại sẽ cho phép bạn đưa ra lựa chọn phù hợp.

Sự thành công của cuộc phỏng vấn phần lớn phụ thuộc vào việc những người tham gia cuộc phỏng vấn tuân thủ các quy tắc ứng xử đạo đức nhất định.

Phỏng vấn sa thải. Không ít hơn tầm quan trọng tiếp thu các cuộc trò chuyện kinh doanh khi tan sở. Thông thường, trong hoạt động sản xuất, người ta phải đối mặt với hai tình huống điển hình:

1) bản thân nhân viên quyết định rời khỏi nơi làm việc này;

2) ban quản lý của tổ chức quyết định sa thải nhân viên của mình. Cần lưu ý rằng việc sa thải một người khỏi công việc, bất kể tình huống nào, luôn gắn liền với cảm xúc, lo lắng, rắc rối và thường là xung đột.

Theo quy định, hành vi của đại diện chính quyền và người bị bãi nhiệm / bãi nhiệm, thu hút sự chú ý của nhân viên, nhận được sự phản đối kịch liệt của công chúng. Và điều rất quan trọng là cả hai bên phải tiết kiệm được thể diện và thoát khỏi tình huống khó khăn bằng phẩm giá. Một nhân viên không nên được coi là một kẻ cãi lộn. Cơ quan quản lý cần tạo ra hình ảnh một chủ sở hữu nhân đạo và công bằng, điều này sẽ mang lại cho tổ chức một danh tiếng vững chắc và hoàn hảo.

Những tình huống này quyết định phần lớn bản chất của cuộc phỏng vấn khi bị sa thải.

Trong trường hợp đầu tiên, điều quan trọng là phải tìm ra lý do sa thải, động cơ của anh ta. Và tùy thuộc vào điều này, hãy xây dựng một cuộc trò chuyện với người đã nộp đơn xin từ chức. Một người nghỉ việc vì lý do khách quan: vì lý do gia đình, lý do sức khỏe, liên quan đến việc đăng ký học, chuyển nơi ở, chuyển công tác khác liên quan đến chuyên môn, nghiệp vụ, cải thiện tình hình tài chính, vv e. Những lời cảm ơn nồng nhiệt về công việc tốt, những lời chia tay tốt đẹp, những lời chúc thành công trong một lĩnh vực mới sẽ dễ chịu đối với người từ chức, ủng hộ anh ta và để lại ấn tượng tốt cho tổ chức.

Một điều nữa là khi một người nộp đơn xin nghỉ việc trong tình trạng xúc động mạnh, chịu sự chi phối của các yếu tố chủ quan như oán trách người quản lý hoặc đồng nghiệp do bị cho là đối xử bất công, bịp bợm, v.v ...; Cảm giác tội lỗi vì những sai lầm và tính toán sai lầm nhất định trong công việc, sự không chắc chắn trong hành động của một người, v.v. Đối với hầu hết mọi người, việc sa thải như vậy không phải là kết quả mong muốn, mặc dù nó thường trở thành một. Đúng, và đối với tổ chức, điều đó thường không có lợi, nhưng đôi khi nó có thể là một cái cớ thuận tiện để loại bỏ một nhân viên khó chịu. Do đó, người quản lý cần xác định vị trí của mình trong mối quan hệ với thực tế sa thải và tự mình quyết định xem liệu anh ta có thuyết phục nhân viên ở lại hay không.

Điều quan trọng là tạo ra bầu không khí thuận lợi và thân thiện cho một cuộc trò chuyện kinh doanh mang tính xây dựng, cố gắng loại bỏ những khác biệt hiện có và cũng sử dụng cuộc trò chuyện để thảo luận về điều kiện làm việc, bản chất của các mối quan hệ trong nhóm và các nhiệm vụ mà tổ chức phải đối mặt.

Khi một người rời đi, bị xúc phạm vì một số hoàn cảnh, thì một cuộc trò chuyện có thể không đủ để giảm bớt căng thẳng và thay đổi quyết định của nhân viên. Trước khi gặp gỡ với người quản lý, bạn nên kết nối bạn bè của anh ấy tại nơi làm việc, những người được anh ấy tin tưởng và quyền hạn, và các nhà lãnh đạo thân mật để trò chuyện.

Cũng cần thiết phải sa thải những người làm việc liên quan đến một người nghỉ hưu, do vi phạm nghiêm trọng kỷ luật lao động của người lao động, cũng như do các trường hợp khác. Trong tất cả những tình huống này, chính quyền không nên viện lý do, cảm thấy tội lỗi và hối hận, không nên thốt ra những câu như “Chúng tôi chắc chắn sẽ bỏ rơi bạn, nhưng…”, “Chúng tôi rất muốn tiếp tục làm việc with you, but ... ”và vv Điều này mang lại hy vọng cho người rời đi, và anh ta cố gắng tìm nhiều lý do khác nhau để ở lại .. Bản thân người lãnh đạo có thể thấy mình ở một vị trí khó xử.

Cuộc trò chuyện kỷ luật

Lý do của những cuộc trò chuyện này liên quan đến việc vi phạm kỷ luật lao động, lệch lạc với nề nếp nội bộ, bất cẩn hoặc hoàn thành nhiệm vụ không đúng thời hạn, v.v. Điều này tất yếu dẫn đến việc phải tiến hành các cuộc trò chuyện được gọi là kỷ luật với nhân viên, trong nhiều trường hợp có thể ngăn chặn các hình phạt hành chính (khiển trách, khiển trách, khiển trách nặng, cảnh cáo về việc chấp hành không đầy đủ của viên chức, sa thải). Thực hiện những cuộc trò chuyện như vậy đòi hỏi người lãnh đạo phải hết sức kiềm chế, khéo léo, ý thức về tỷ lệ cân đối cũng như sự vững vàng, tự tin và chính trực.

Chuẩn bị cho một cuộc họp, cần phải tìm hiểu kỹ tình hình, thu thập và phân tích các thông tin cần thiết. Khi bắt đầu cuộc trò chuyện, nhân viên nên được tạo cơ hội để giải thích lý do cho hành động của mình. Có khả năng là anh ta sẽ mang đến một số sự kiện mới. Nếu lý do xác đáng thì phải áp dụng biện pháp khắc phục, còn nếu là thái độ cẩu thả, không trung thực trong kinh doanh, coi thường công vụ thì người khác.

Khi tiến hành các cuộc trò chuyện về kỷ luật, cần lưu ý rằng cần phải lên án những hành động và việc làm của nhân viên, phê bình những sai lầm và tính toán sai lầm chứ không phải phẩm chất cá nhân của họ.

Các cuộc trò chuyện có vấn đề. Các cuộc hội thoại gây ra bởi nhu cầu giải quyết các tình huống xung đột khác nhau nảy sinh trong tổ chức có thể được gọi là có vấn đề về mặt điều kiện. Đặc điểm quan trọng nhất của trò chuyện có vấn đề là phân tích sâu sắc và toàn diện xung đột, làm rõ nguyên nhân và hoàn cảnh xảy ra xung đột, xem xét thực tiễn xã hội trong việc giải quyết xung đột đó và cuối cùng là tìm kiếm một giải pháp cân bằng và hợp lý.

Các cuộc trò chuyện trong tổ chức. Đây là tên của các cuộc trò chuyện trong đó thảo luận về công nghệ thực hiện một nhiệm vụ sản xuất cụ thể, các kết quả thu được được phân tích và các cân nhắc quan trọng được thể hiện liên quan đến giải pháp của các nhiệm vụ đã đặt ra.

Khi tiến hành một cuộc trò chuyện như vậy, điều quan trọng là phải tính đến phản ứng của người đối thoại với các yêu cầu có thể khác nhau. Một số nhân viên quan tâm đến tương lai của họ và triển vọng của tổ chức sẵn sàng lắng nghe và chấp nhận những lời chỉ trích, cố gắng thay đổi bản thân hoặc hoàn cảnh mà họ phải chịu trách nhiệm. Những người khác cố gắng chuyển trách nhiệm cho người khác. Vẫn còn những người khác không chấp nhận lời chỉ trích nào cả, họ tự tin rằng họ đúng và cố gắng để mọi thứ không thay đổi. Đương nhiên, hành vi lời nói của người lãnh đạo cũng sẽ khác.

Chủ đề 1. Đàm thoại kinh doanh

Một cuộc trò chuyện kinh doanh được hiểu là giao tiếp bằng lời nói giữa những người đối thoại có thẩm quyền cần thiết từ tổ chức và công ty của họ để thiết lập các mối quan hệ kinh doanh, giải quyết các vấn đề kinh doanh hoặc phát triển một cách tiếp cận mang tính xây dựng để giải quyết chúng. Các cuộc trò chuyện công việc có nhiều lợi thế mà các cuộc họp, trao đổi thông tin bằng văn bản, điện thoại thiếu. Thứ nhất, họ được giữ liên lạc chặt chẽ, cho phép bạn tập trung vào một người đối thoại hoặc một nhóm người rất hạn chế. Thứ hai, chúng liên quan đến giao tiếp trực tiếp. Thứ ba, họ tạo điều kiện để thiết lập các mối quan hệ cá nhân, mà sau này có thể trở thành cơ sở của các cuộc tiếp xúc không chính thức, tức là cho phép những người đối thoại hiểu nhau hơn, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho việc giao tiếp của họ trong tương lai. Một cuộc trò chuyện kinh doanh là cách thuận lợi nhất và thường là cách duy nhất để thuyết phục người đối thoại về tính hợp lệ của vị trí của bạn, để họ đồng ý và ủng hộ nó.

Cấu trúc của một cuộc trò chuyện kinh doanh:

1. Chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện kinh doanh.

2. Xác định địa điểm và thời gian của cuộc họp.

3. Bắt chuyện: liên lạc.

4. Tuyên bố về vấn đề và chuyển giao thông tin.

5. Lập luận.

6. Phản bác lại lý lẽ của người đối thoại.

7. Phân tích các lựa chọn thay thế, tìm kiếm một phương án tối ưu hoặc thỏa hiệp, hoặc sự đối đầu của những người tham gia.

8. Ra quyết định.

9. Sửa chữa thỏa thuận.

10. Thoát liên hệ.

11. Phân tích kết quả cuộc nói chuyện, chiến thuật giao tiếp của bạn.

Chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện kinh doanh. Không có quy tắc sai lầm nào để chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện kinh doanh. Tuy nhiên, sẽ rất hữu ích nếu chỉ ra các biến thể sau của chương trình đào tạo như: lập kế hoạch; thu thập vật liệu và xử lý nó; phân tích tài liệu đã thu thập và chỉnh sửa nó. Nơi trò chuyệnđược chọn có tính đến ảnh hưởng của nó đến kết quả mong đợi. Đối với những người không làm việc trong công ty, hầu hết nơi thuận tiện sẽ có một văn phòng của chủ nhà hoặc một phòng đặc biệt dành cho khách, được trang bị mọi thứ cần thiết. Trong mọi trường hợp, tình huống nên bình tĩnh, tách biệt, loại trừ sự xuất hiện bất ngờ của người lạ, tiếng ồn, cuộc gọi, v.v., vì điều này là đáng lo ngại, nhưng không phải là "thân mật". Theo nhiều cách, nó thậm chí còn được xác định bởi màu sắc của tường, ánh sáng, đồ nội thất và bản chất của vị trí đặt nó. Nhân viên cũng có thể được gặp tại nơi làm việc của họ. Có thể chấp nhận các cuộc trò chuyện kinh doanh bên ngoài dịch vụ, ví dụ, trong một nhà hàng, quán cà phê hoặc thậm chí tại nhà. Điều chính là người đối thoại của bạn nên cảm thấy tự do và không bị gò bó và có thể chuyển hoàn toàn sang một cuộc trò chuyện công việc. Khi cuộc trò chuyện đã được lên lịch, một kế hoạch sẽ được vạch ra cho hành vi của nó. Trước tiên, bạn nên xác định mục tiêu của mình, sau đó xây dựng chiến lược để đạt được mục tiêu và chiến thuật tiến hành một cuộc trò chuyện. Một kế hoạch như vậy là một chương trình hành động rõ ràng để chuẩn bị và tiến hành một cuộc trò chuyện cụ thể. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu điều này, lập luận đại loại như sau: “Chà, làm sao bạn có thể lên kế hoạch cho một cuộc trò chuyện kinh doanh nếu một thực tế mới, thứ đột ngột xuất hiện trong một cuộc họp, có thể thay đổi mọi thứ theo cách mạnh mẽ nhất và phá hủy mọi kế hoạch sơ bộ? Nhưng suy cho cùng, mục đích của việc lập kế hoạch cũng chỉ là một nỗ lực nhằm giảm thiểu, vô hiệu hóa ảnh hưởng của những tình tiết mới bất ngờ xuất hiện hoặc những tình huống không lường trước được đối với diễn biến cuộc trò chuyện. Chuẩn bị và lên kế hoạch cho một cuộc trò chuyện cho phép bạn dự đoán trước những khoảnh khắc bất ngờ có thể xảy ra, điều này làm giảm hiệu quả nhận xét của người đối thoại. Ngoài ra, kỹ năng ứng phó nhanh nhạy và linh hoạt trong các trường hợp bất trắc xảy ra. Thu thập tài liệu cho một cuộc trò chuyện kinh doanh là một quá trình rất tốn thời gian và đòi hỏi sự đầu tư thời gian đáng kể. Nhưng đây là một trong những giai đoạn quan trọng nhất để chuẩn bị cho một cuộc trò chuyện. Nó bao gồm việc tìm kiếm các nguồn thông tin có thể có (từ liên hệ cá nhân, báo cáo, nghiên cứu khoa học, ấn phẩm, dữ liệu chính thức, v.v.). Đồng thời, nên bổ sung ngay những tài liệu đã sưu tầm được bằng những ghi chú của bản thân, vì những ghi chú như vậy có thể giúp ích đáng kể trong giai đoạn cuối chuẩn bị cho cuộc trò chuyện. Số lượng tài liệu thu thập được phần lớn phụ thuộc vào nhận thức chung của những người tham gia cuộc trò chuyện trong tương lai, mức độ kiến ​​thức chuyên môn của họ và tầm bao quát của cách tiếp cận vấn đề được nêu ra để thảo luận. Sau đó, các bằng chứng được thu thập và lựa chọn cẩn thận sẽ được hệ thống hóa, giúp làm nổi bật những sự kiện quan trọng nhất cần được xem xét. Phân tích tài liệu thu thập được giúp xác định mối quan hệ của các sự kiện, rút ​​ra kết luận, lựa chọn các luận cứ cần thiết, tức là. thực hiện nỗ lực đầu tiên để kết hợp và liên kết tất cả các tài liệu thu thập được thành một tổng thể logic duy nhất. Vật liệu đã được xử lý và hệ thống hóa, như nó vốn có, được phân hủy thành các "ô" của kế hoạch, và bản thân các "ô" liên kết với nhau thành các phần lớn hơn. Bạn nên bổ sung tài liệu bằng một văn bản bao gồm các khái niệm và từ riêng lẻ, bằng cách liên kết mà bạn sẽ hiểu được ý nghĩa của những điều trên. Nó cũng là mong muốn để viết ra các công thức đặc biệt thành công mà không cần viết tắt. Và sau đó bạn nên đánh dấu những điểm quan trọng nhất bằng cách gạch chân hoặc các biểu tượng đặc biệt. Sẽ rất hữu ích trước một cuộc trò chuyện nếu bạn cố gắng tạo ra một bức chân dung của một đối tác, để xác định điểm mạnh và điểm yếu của anh ta, tức là cài đặt nó loại tâm lý, niềm tin chính trị, vị trí công, địa vị xã hội, sở thích, v.v. Biết đối tác tương lai không chỉ giúp hình dung về phẩm chất cá nhân của anh ấy, mà quan trọng nhất, hiểu được tầm nhìn của anh ấy về chủ đề sẽ được thảo luận, lợi ích liên quan đến chủ đề đó. Việc chuẩn bị cho cuộc trò chuyện được hoàn thành bằng cách chỉnh sửa văn bản, đánh bóng và sàng lọc lần cuối.

^ Bắt đầu một cuộc trò chuyện. Mở đầu cuộc trò chuyện rất cột mốc và do đó không nên bỏ qua. Mục tiêu của giai đoạn này của cuộc trò chuyện như sau:

Thiết lập liên lạc với người đối thoại;

Tạo ra bầu không khí làm việc;

Thu hút sự chú ý đến một cuộc trò chuyện kinh doanh sắp tới.

Bất kỳ cuộc trò chuyện kinh doanh nào cũng bắt đầu bằng phần giới thiệu, chiếm tới 10-15% thời gian. Cần tạo ra bầu không khí hiểu biết lẫn nhau giữa những người đối thoại và giảm bớt căng thẳng. Nếu cuộc họp diễn ra giữa những người thuộc các cấp bậc khác nhau, trưởng lão nên chủ động. Nếu giữa khách và chủ nhà - một đại diện của chủ nhà. Trong trường hợp thứ hai, bạn nên cung cấp cho những người đến nơi một chút đồ uống giải khát, chẳng hạn như uống nước ngọt. Giai đoạn đầu của cuộc trò chuyện chủ yếu là tâm lý. Những cụm từ đầu tiên thường có tác dụng quyết định đối với người đối thoại; quyết định lắng nghe bạn thêm hay không. Người đối thoại thường chú ý hơn khi bắt đầu cuộc trò chuyện. Từ những cụm từ đầu tiên, thái độ của người đối thoại đối với bạn và bản thân cuộc trò chuyện sẽ phụ thuộc vào (tức là tạo ra bầu không khí làm việc). Những cụm từ đầu tiên tạo nên ấn tượng về một người, và như bạn biết, tác dụng của “ấn tượng đầu tiên” luôn được ghi nhớ trong một thời gian rất dài. Sẽ không tệ nếu bạn mỉm cười khi nói những lời đầu tiên. Nụ cười trong các mối quan hệ kinh doanh tạo ra bầu không khí thiện chí và góp phần tạo nên thành công. Nhưng đó không phải là một nụ cười trang trọng mà là một nụ cười chân thành, cho thấy rằng bạn cảm thấy niềm vui thực sự khi giao tiếp với người đối thoại. Sau đó, bạn sẽ dễ dàng hơn nhiều trong việc thiết lập mối liên hệ với đối tác kinh doanh và giải quyết tất cả những hiểu lầm nảy sinh trong cuộc trò chuyện kinh doanh. Khi bắt đầu cuộc trò chuyện, bạn nên tránh những lời xin lỗi, tỏ thái độ bất an. Cần loại trừ mọi biểu hiện thiếu tôn trọng, coi thường người đối thoại. Bạn không nên bắt người đối thoại phải tìm kiếm những lập luận phản bác và có tư thế phòng thủ với những câu hỏi đầu tiên, mặc dù đây là một phản ứng hoàn toàn logic và hoàn toàn bình thường. Tuy nhiên, dưới góc độ tâm lý học, đây là một sai lầm rõ ràng. Sẽ rất hữu ích khi bắt đầu cuộc trò chuyện để đặt tên chính xác và đúng trọng âm Họ và tên người đối thoại, hãy nhớ ghi nhớ điều đó và trong tương lai, thường xuyên nhất có thể, hãy gọi tên người đối thoại. Nó luôn tạo ra một ấn tượng tốt. Bằng cách ghi nhớ tên đối tác của bạn và sử dụng nó một cách tùy tiện, bạn đang dành cho người ấy một lời khen tinh tế và hiệu quả cao. Mở đầu đúng cuộc trò chuyện bao gồm việc chỉ ra mục đích của cuộc trò chuyện, tên chủ đề và thông báo về trình tự các vấn đề đang được xem xét. Nhịp điệu của cuộc trò chuyện cũng rất quan trọng. Bạn nên cố gắng tăng cường độ của nó khi bạn đến gần cuối. Đồng thời, cần chú ý đến những vấn đề trọng tâm. Có ba cách để bắt đầu một cuộc trò chuyện. Kỹ thuật TIN CẬY giúp thúc đẩy việc thiết lập các mối quan hệ cá nhân. Chỉ cần nói một vài lời khen là đủ, và sự xa lánh sẽ nhanh chóng biến mất. Một trò đùa mang lại nụ cười và tiếng cười cho những người có mặt cũng giúp xoa dịu căng thẳng ban đầu. Kỹ thuật HOOK cho phép bạn nêu ngắn gọn một tình huống hoặc vấn đề, liên kết nó với nội dung của cuộc trò chuyện và sử dụng "hook" này như một điểm khởi đầu để bắt đầu một cuộc trò chuyện. Một sự kiện nhỏ, so sánh, kinh nghiệm cá nhân, sự cố giai thoại hoặc câu hỏi bất thường cũng có thể được sử dụng thành công cho mục đích này. Thực hiện CÁCH TIẾP CẬN TRỰC TIẾP nghĩa là đi thẳng vào vấn đề, không cần giới thiệu. Về sơ đồ, nó trông như thế này: bạn báo cáo ngắn gọn lý do tại sao cuộc phỏng vấn được lên lịch, nhanh chóng chuyển từ những câu hỏi chung chung sang những câu hỏi cụ thể và tiến tới chủ đề của cuộc trò chuyện. Phương pháp này chủ yếu phù hợp với các mối liên hệ kinh doanh ngắn hạn và không quá quan trọng, chẳng hạn như trong giao tiếp giữa sếp và cấp dưới.

^ Tuyên bố về vấn đề và chuyển giao thông tin. Giai đoạn chính tiếp theo của một cuộc trò chuyện kinh doanh là thông báo cho những người có mặt, tức là truyền tải thông tin mà bạn muốn làm quen với họ. Việc truyền tải như vậy phải chính xác, rõ ràng (không mơ hồ, nhầm lẫn, nói nhỏ), chính xác về mặt chuyên môn và nếu có thể, phải trực quan (sử dụng các liên kết và tương đồng nổi tiếng, cũng như các phương tiện trực quan). ʻ Đồng thời, bất cứ khi nào có thể, bạn nên thông báo cho những người có mặt về nguồn thông tin của bạn và cho biết độ tin cậy của họ. Đặc biệt cần chú ý đến tính ngắn gọn của bài trình bày. Nó là cần thiết để không quên về khung thời gian của cuộc trò chuyện. Voltaire từng nói: “Bí quyết để trở nên nhàm chán là kể hết mọi thứ”. Bạn nên luôn ghi nhớ hướng của cuộc trò chuyện, tức là ghi nhớ các nhiệm vụ chính của nó và không đi chệch khỏi chủ đề, ngay cả khi người đối thoại bắn phá người nói bằng các câu hỏi. Trong quá trình thông báo, bạn không nên ngắt lời người đối thoại mà không khẩn cấp, nhưng không cần phải sợ việc tạm dừng cuộc trò chuyện - có lẽ anh ấy chỉ đang thu thập suy nghĩ của mình để nói điều gì đó quan trọng. Nhưng nếu thời gian tạm dừng kéo dài, cần phải làm người đối thoại phấn khởi bằng một câu hỏi gián tiếp, câu hỏi này không thể trả lời được bằng các từ đơn và, một cách tự nguyện hay không tự nguyện, người ta phải suy luận dài dòng. Và ở đây bạn cần biết lựa chọn những thời điểm thích hợp để nhận xét và đưa ra những nhận xét một cách hợp lý, khéo léo, hãy nhớ sự cần thiết phải tự phê bình. Khi thông báo, bạn cần lắng nghe một cách chân thành và quan tâm đến người nói. Và đồng thời, hãy cố gắng duy trì là chính mình: tự nhiên, lịch sự mà không cần hình thức, một chủ nhà hiếu khách, người ngoài hành tinh, tuy nhiên, trước những lời bộc bạch của Manilov. Trong quá trình thông báo, bạn nên theo dõi cẩn thận mọi điều mà người đối thoại hỏi, ý nghĩa của lời nói của mình. Nếu có điều gì chưa rõ, hãy hỏi một câu hỏi làm sáng tỏ, nhưng theo cách sao cho người đối thoại khi trả lời phải thể hiện ý kiến ​​riêng của mình và không cố gắng nói theo những khuôn mẫu đã có. Thông báo, cá nhân người đối thoại thường tìm cách che giấu suy nghĩ của mình, loại bỏ những cụm từ chung chung, tránh đưa ra các quyết định cụ thể. Để làm điều này, họ thường sử dụng các phương pháp sau:

Họ sử dụng các cách diễn đạt không có nội dung chủ đề, chẳng hạn như: “có một giải pháp ...” (của ai?);

Họ sử dụng các động từ không cho biết quá trình chính xác của hành động, ví dụ, "nó được yêu cầu để kích hoạt", v.v.;

Họ truyền đạt thông tin rất mơ hồ và chủ quan;

Tóm tắt thông tin bằng cách thay đổi nội dung ngữ nghĩa của nó. Việc sử dụng các kỹ thuật như vậy làm giảm đáng kể hiệu quả của một cuộc trò chuyện kinh doanh và làm phức tạp thêm việc đạt được mục tiêu. Biện minh cho các điều khoản được đề xuất - lập luận . Sau khi thông báo cho những người có mặt và trả lời các câu hỏi, giai đoạn chính của cuộc trò chuyện kinh doanh bắt đầu - cơ sở lý luận cho các điều khoản được đề xuất. Ở giai đoạn này, một ý kiến ​​sơ bộ được hình thành, cả bạn và người đối thoại đều đảm nhận một vị trí nhất định. Với sự trợ giúp của các lập luận, người ta có thể thay đổi hoàn toàn hoặc một phần lập trường và quan điểm của người đối thoại, giảm thiểu mâu thuẫn, xem xét một cách chín chắn các điều khoản và sự kiện mà cả hai bên đã nêu. Lập luận là một cách thuyết phục một người nào đó thông qua các lập luận logic có ý nghĩa. Nó đòi hỏi kiến ​​thức tuyệt vời, sự tập trung chú ý, sự hiện diện của trí óc, sự quyết đoán và tính đúng đắn của các tuyên bố, trong khi kết quả của nó phần lớn phụ thuộc vào người đối thoại. Có hai cấu trúc chính trong lập luận: lập luận dựa trên bằng chứng, khi bạn muốn chứng minh hoặc chứng minh điều gì đó, và lập luận phản bác lại những tuyên bố của các đối tác đàm phán. Để xây dựng cả hai cấu trúc, các phương pháp luận điểm chính sau đây được sử dụng. Phương pháp FUNDAMENTAL là một lời kêu gọi trực tiếp đối với người đối thoại, người mà bạn làm quen với các sự kiện và thông tin làm cơ sở cho lập luận của bạn. Nếu chúng ta đang nói về lập luận phản thứ bậc, thì chúng ta phải cố gắng thách thức và bác bỏ lập luận của người đối thoại. Phương pháp CONTRADICTION dựa trên việc xác định những mâu thuẫn trong lập luận của đối phương. Về bản chất, phương pháp này là phòng thủ. Phương pháp PHÁT TRIỂN KẾT LUẬN dựa trên lý luận chính xác, dần dần, từng bước, từng phần kết luận, đưa bạn đến kết luận mong muốn. Khi sử dụng phương pháp này, người ta nên chú ý đến cái gọi là quan hệ nhân quả rõ ràng. Việc tìm ra lỗi kiểu này không dễ như trong ví dụ sử dụng quan hệ nhân quả biểu kiến ​​trong một bài học vật lý. Cô giáo hỏi học sinh "Em biết gì về tính chất của nhiệt và lạnh?" Tất cả các cơ thể nở ra vì nhiệt và co lại khi lạnh. "Đúng vậy," giáo viên nhận xét, "và bây giờ đưa ra một số ví dụ." Học sinh: “Mùa hè thì ấm nên ngày dài hơn, mùa đông thì lạnh, ngày ngắn lại”. Phương pháp SO SÁNH có tầm quan trọng đặc biệt, đặc biệt khi các phép so sánh được lựa chọn tốt. Phương pháp "CÓ-KHÔNG". Thường thì đối tác đưa ra các lý lẽ được lựa chọn kỹ càng. Tuy nhiên, chúng chỉ che được ưu điểm hoặc chỉ là nhược điểm. Nhưng vì trong thực tế, bất kỳ hiện tượng nào cũng có cả mặt lợi và mặt hại, nên có thể áp dụng phương pháp “có nhưng”, phương pháp này cho phép chúng ta xem xét các khía cạnh khác của chủ đề thảo luận. Trong trường hợp này, bạn phải bình tĩnh đồng ý với đối tác của mình, và sau đó bắt đầu mô tả đặc điểm của chủ đề này với một phía đối diện và cân nhắc một cách tỉnh táo những gì ở đây nhiều hơn, điểm cộng hay điểm trừ. Phương pháp "BOOMERANG" giúp bạn có thể sử dụng "vũ khí" của đối tác để chống lại anh ta. Phương pháp này không có lực lượng chứng minh, nhưng nó có một hiệu quả đặc biệt nếu áp dụng với một lượng hợp lý. Phương pháp BỎ QUA. Điều thường xảy ra là không thể bác bỏ một sự thật mà đối tác đã nêu, nhưng có thể bỏ qua nó một cách thành công. Phương pháp PHỎNG VẤN dựa vào việc đặt câu hỏi trước. Tất nhiên, không phải lúc nào bạn cũng nên mở thẻ ngay lập tức. Nhưng bạn có thể hỏi đối tác của mình một số câu hỏi trước để ít nhất là tiết lộ về cơ bản vị trí của anh ấy. Phương pháp HỖ TRỢ VISIBLE. Nó là gì? Ví dụ: đối tác của bạn đã nêu lập luận của mình, và bây giờ bạn đưa ra ý kiến. Nhưng bạn không phản đối anh ta chút nào và cũng không mâu thuẫn với anh ta, trái lại, trước sự kinh ngạc của tất cả những người có mặt, đến giải cứu, mang lại chứng cứ mới có lợi cho anh ta. Nhưng chỉ dành cho những lần xuất hiện. Và sau đó là một cuộc phản công, ví dụ: “Bạn quên trích dẫn những sự kiện như vậy để hỗ trợ cho suy nghĩ của mình…“ Nhưng tất cả những điều này sẽ không giúp ích được gì cho bạn, bởi vì… ”và sau đó là đến lượt phản bác của bạn. Do đó, có vẻ như bạn đã nghiên cứu quan điểm của đối tác kỹ lưỡng hơn anh ấy và sau đó bạn bị thuyết phục về sự mâu thuẫn trong các luận điểm của anh ấy. Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi sự chuẩn bị đặc biệt cẩn thận.

^ Kết thúc cuộc hội thoại. Giai đoạn cuối cùng của cuộc trò chuyện là sự hoàn thành của nó. Hoàn thành thành công một cuộc trò chuyện có nghĩa là đạt được các mục tiêu đã định trước. Ở giai đoạn cuối, các nhiệm vụ sau được giải quyết:

Đạt được mục tiêu chính hoặc (trong trường hợp không thuận lợi) mục tiêu phụ (thay thế);

Cung cấp một bầu không khí thuận lợi;

Kích thích người đối thoại thực hiện các hành động đã định;

Duy trì các mối liên hệ trong tương lai (nếu cần) với người đối thoại, đồng nghiệp của anh ta;

Vẽ một bản tóm tắt với một kết luận chính được trình bày rõ ràng, dễ hiểu đối với tất cả những người có mặt.

Cuộc trò chuyện kinh doanh nào cũng có lúc thăng lúc trầm. Về vấn đề này, câu hỏi đặt ra: khi nào chuyển cuộc trò chuyện sang giai đoạn cuối cùng - giai đoạn ra quyết định. Thực hành chứng minh rằng điều này nên được thực hiện khi cuộc trò chuyện đạt đến cao trào. Ví dụ, bạn đã trả lời một cách cặn kẽ một nhận xét rất quan trọng của người đối thoại đến mức họ thấy rõ sự hài lòng với câu trả lời của bạn. Một ví dụ về nhận xét điển hình của anh ấy trong trường hợp này: "Đó là điều bắt buộc phải tìm ra!" Câu trả lời của bạn ngay lập tức phải được thêm vào với một kết luận tích cực, ví dụ: “Cùng với bạn, chúng tôi thấy rằng việc đưa ra đề xuất này sẽ rất có lợi cho bạn.” Sẽ là sai lầm nếu nghĩ rằng người đối thoại đã lưu trong trí nhớ của mình tất cả các lập luận của bạn và ghi nhớ tất cả những ưu điểm của giải pháp mà bạn đề xuất. Câu nói điển hình của anh ấy trong giai đoạn cuối của cuộc trò chuyện thường là: "Tôi cần phải suy nghĩ lại một cách thấu đáo." Nhưng đây là trạng thái “đầu quá tay” hơn là biểu hiện của sự thiếu quyết đoán của anh ấy. Vì vậy, trong những trường hợp như vậy, cần phải sử dụng các phương pháp để tăng tốc độ ra quyết định. Có hai phương pháp đó là gia tốc trực tiếp và gián tiếp. CHÍNH XÁC TRỰC TIẾP. Một ví dụ về kỹ thuật như vậy: "Chúng ta có phải đưa ra quyết định ngay lập tức không?" thường thì người đối thoại vẫn chưa có thời gian để đưa ra quyết định, và do đó anh ta trả lời: “Chưa, chưa. Tôi vẫn phải suy nghĩ lại. " Sử dụng kỹ thuật "tăng tốc trực tiếp", bạn có thể đưa ra quyết định thời gian ngắn. Nhưng một kỹ thuật như vậy thường không đạt được mục tiêu của nó, vì trong 50% trường hợp như vậy, người đối thoại nói “không”. CHÍNH XÁC KHÔNG ĐÚNG. Kỹ thuật này cho phép bạn dần dần đưa người đối thoại của mình đến mục tiêu mong muốn. Nó có lợi thế là bạn bắt đầu làm việc hướng tới mục tiêu của mình từ khá sớm, giảm nguy cơ thất bại. Có bốn biến thể của cách tiếp cận này. Phương pháp tiếp cận giả thuyết. Hầu như tất cả mọi người đều trải qua một số nỗi sợ hãi khi họ rơi vào tình huống cần phải đưa ra quyết định. Về vấn đề này, chỉ nên nói về một quyết định có điều kiện, để người đối thoại thư giãn và làm quen dần dần. Các công thức sau đây phù hợp cho điều này: "Nếu ...", "Trong trường hợp ...", "Giả sử rằng ...". Giải pháp từng bước. Kết luận cuối cùng của người đối thoại có thể được ngăn chặn bằng cách cho rằng quyết định chính của cuộc trò chuyện đã được đưa ra. Sau đó, chỉ có các quyết định sơ bộ hoặc một phần được thực hiện. Do đó, bạn nắm bắt được những khoảnh khắc quyết định của từng cá nhân ngay cả trước khi người đối thoại đồng ý. Kết quả là đạt được ảnh hưởng mạnh mẽ (theo gợi ý) đối với người đối thoại theo đúng hướng. Các giải pháp thay thế. Bản chất của cách tiếp cận này là bạn đưa ra các giải pháp thay thế cho người đối thoại cho vấn đề. Điều quan trọng là cả hai lựa chọn đều phù hợp với bạn. Tất cả các phương pháp tăng tốc ra quyết định gián tiếp nêu trên đều tự mang lại hiệu quả và nếu chúng được sử dụng kết hợp thì hiệu quả của chúng sẽ còn cao hơn. Sử dụng những phương pháp này, bạn sẽ dẫn người đối thoại của mình vào ngõ cụt vô hại. Anh ấy đi sâu vào nó và tiếp cận một cách vô tình quyết định cuối cùng. Người đối thoại nhớ nhất phần cuối của bài phát biểu. Có nghĩa, những từ cuối có tác động mạnh nhất đến nó. Về vấn đề này, bạn nên viết ra và ghi nhớ những câu cuối cùng, hoặc ít nhất là câu cuối cùng. Những người kinh doanh có kinh nghiệm thường nghĩ trước hai hoặc ba lựa chọn để kết thúc câu, để sau đó, tùy thuộc vào diễn biến của cuộc trò chuyện, quyết định cách phát âm trong số đó - nhẹ nhàng hơn hay khó hơn - phát âm. Điều rất quan trọng là tách phần kết luận ra khỏi phần chính của nó, chẳng hạn, với sự trợ giúp của các cách diễn đạt như: "Hãy tổng kết lại", "Vậy là chúng ta đã đến phần cuối của cuộc trò chuyện." Bây giờ chúng ta hãy xem xét các chiến thuật góp phần làm sáng tỏ tình huống ở cuối cuộc trò chuyện. Nếu bạn nhận thấy rằng người đối thoại nhăn trán để tìm kiếm một nhận xét phù hợp, bạn nên cố gắng tìm ra từ họ những gì họ không đồng ý bằng cách áp dụng kỹ thuật đặt câu hỏi một cách thông minh. Ví dụ: “Điều này có phù hợp với ý tưởng của bạn… Nếu không, tại sao không?” Như vậy, bạn sẽ tìm ra lý do thực sự cho sự phản kháng của người đối thoại. Trong mọi trường hợp, nên tránh các giải pháp thay thế vào cuối cuộc trò chuyện. Bạn chỉ có thể tiếp tục đưa ra quyết định khi đạt được thỏa thuận đầy đủ với người đối thoại của mình. Bạn nên luôn chuẩn bị cho từ "không". Nếu người đối thoại nói “không”, cuộc trò chuyện sẽ không thể kết thúc. Bạn nên chuẩn bị với các lựa chọn cho phép bạn tiếp tục cuộc trò chuyện và vượt qua điều “không” này. Bạn nên luôn dự phòng một lập luận chặt chẽ để hỗ trợ cho luận điểm của mình, trong trường hợp người đối thoại bắt đầu lưỡng lự tại thời điểm đưa ra quyết định. Những người kinh doanh có kinh nghiệm không bao giờ cho phép bất ngờ khi kết thúc cuộc trò chuyện kinh doanh. Họ luôn có một lý lẽ tuyệt vời để dự trữ mà họ có thể hoàn thành nó một cách xuất sắc. Ví dụ: "Có, tôi quên nói thêm: trong trường hợp hỏng hóc, chúng tôi tự lo mọi chi phí." Thường người đối thoại khi kết thúc cuộc trò chuyện sẽ đưa ra những lý lẽ chặt chẽ, nhưng lại quên chuẩn bị trước những kết luận từ những điều khoản chính. Kết quả là, một kết thúc mờ nhạt cho cuộc trò chuyện làm giảm mạnh ấn tượng về mọi thứ đã được trình bày một cách thuyết phục trước đó. Vì vậy, việc tổng kết vào cuối cuộc trò chuyện cần được chú trọng một cách nghiêm túc. Phần cuối của một cuộc trò chuyện không thể chỉ là sự lặp lại những điểm quan trọng nhất của nó. Các ý chính cần được xây dựng rất rõ ràng và ngắn gọn. Bạn phải đưa ra kết luận chung ở dạng dễ tiêu hóa, tức là đưa ra một vài phát biểu hợp lý đầy đủ ý nghĩa và ý nghĩa. Mọi chi tiết của kết luận khái quát phải rõ ràng và dễ hiểu đối với tất cả những người có mặt, không nên có chỗ cho những từ thừa và những công thức mơ hồ. Trong một kết luận tổng quát, một ý chính nên được ưu tiên, thường được nêu dưới dạng một số điều khoản nhất quán diễn đạt nó ở dạng ngắn gọn nhất. Trong văn bản, KẾT LUẬN bao gồm các đề mục, mỗi đề mục là một khối ngữ nghĩa độc lập, mặc dù nhìn chung chúng liên kết với nhau một cách logic và thể hiện một thể thống nhất cùng đặc trưng cho kết quả của cuộc hội thoại. Kết luận được đưa ra trên cơ sở một biên bản ghi lại toàn bộ cuộc trò chuyện. Mục nhập này là một tài liệu cực kỳ quan trọng, phải tuân thủ tất cả các thủ tục cần thiết và chỉ ra:

Họ, tên và chữ viết tắt của những người có mặt, chức vụ (cấp, bậc, nơi làm việc thường trú);

thời lượng của cuộc trò chuyện;

Sáng kiến ​​của ai?

Nếu tác giả của đoạn ghi âm cuộc trò chuyện tự mình thực hiện thì anh ta sẽ thay mặt mình soạn thảo đoạn ghi âm này, nhưng đồng thời bỏ đi đại từ “Tôi”, tức là. sử dụng câu hàm ý. Đối tác được nói đến ở ngôi thứ ba, nhưng đại từ "anh ấy" không được sử dụng. Các từ “người đối thoại”, “đối tác”, một tên riêng được sử dụng. Nếu cuộc hội thoại do Trưởng đoàn chủ trì và cuộc hội thoại do người khác ghi âm, thì người đứng đầu đoàn được gọi bằng tên riêng. Ghi chép cuộc trò chuyện cần ngắn gọn nhưng phải ghi lại mục đích của cuộc trò chuyện, vấn đề thảo luận, lập trường của các bên, quan điểm bày tỏ, phản đối và những thỏa thuận đã đạt được. Biên bản cuộc họp được bỏ qua phần ghi âm. Nếu trong cuộc trò chuyện có trao đổi tài liệu hoặc tư liệu thì tình huống này phải được ghi vào hồ sơ. Sự thật về việc nhận hoặc tặng những món quà đáng nhớ cũng được phản ánh. Sau khi đạt được mục tiêu, hãy chào tạm biệt người đối thoại. Sau khi quyết định được đưa ra, hãy cảm ơn anh ấy, chúc mừng anh ấy vì quyết định sáng suốt của anh ấy, nói với anh ấy rằng anh ấy sẽ hạnh phúc với lựa chọn của mình và rời đi.

Như một quy luật, các cuộc trò chuyện kinh doanh được lên kế hoạch trước. Trong quá trình chuẩn bị, cần xác định chủ đề của cuộc trò chuyện, phạm vi vấn đề cần thảo luận, ý định chính cần thực hiện. Cần chuẩn bị các tài liệu minh họa hoặc lập luận quan điểm của những người đối thoại. Ở giai đoạn sơ bộ, cần đặc biệt chú ý xử lý diễn biến của cuộc trò chuyện:

• thiết lập các quy tắc và địa điểm của cuộc trò chuyện;
• xác định chiến lược và chiến thuật của nó;
• xác định kết quả trung gian và cuối cùng mong muốn.

Một cuộc trò chuyện kinh doanh bao gồm 5 giai đoạn:

1. Bắt đầu một cuộc trò chuyện.
2. Chuyển giao thông tin.
3. Lập luận.
4. Phản bác lại lý lẽ của người đối thoại.
5. Đưa ra quyết định.

Trong một cuộc trò chuyện kinh doanh không có nghĩa là:

• ngắt lời của người đối thoại;
• đánh giá tiêu cực những phát biểu của anh ta;
• nhấn mạnh sự khác biệt giữa bạn và đối tác của bạn;
• tăng tốc đáng kể tốc độ của cuộc trò chuyện;
• sử dụng nhiều giá trị từ đặc biệt(nên giải thích ý nghĩa của chúng);
• xâm nhập vào khu vực cá nhân của một đối tác;
• cố gắng thảo luận vấn đề, không chú ý đến tình trạng cảm xúc và tâm lý chung của đối tác;
• không muốn hiểu trạng thái tâm lý của đối tác tại thời điểm phỏng vấn.

Đặc biệt quan trọng là phần đầu và phần cuối của cuộc trò chuyện, vì thông tin nhận được ở những giai đoạn này - cả bằng lời nói và không lời - có tầm quan trọng quyết định đối với đối tác.

Cân nhắc hiệu quả kỹ thuật bắt đầu cuộc trò chuyện:

Phương pháp giảm căng thẳng. Tạo bầu không khí thân thiện (lời nói tử tế, lời khen, câu chuyện cười, v.v.)

phương pháp "hook". Cho phép bạn trình bày ngắn gọn tình huống hoặc sự kiện, liên kết nó với nội dung của cuộc trò chuyện và sử dụng "hook" này như một điểm khởi đầu để thực hiện các ý định đã lên kế hoạch (sự kiện nhỏ, sự việc mang tính giai thoại, câu hỏi không chuẩn, ấn tượng cá nhân) .

Phương pháp kích thích trí tưởng tượng. Liên quan đến việc đặt câu hỏi về một số vấn đề cần được xem xét trong đó (phù hợp với các đối tác kinh doanh có tinh thần lạc quan và cái nhìn tỉnh táo về tình huống).

Phương pháp tiếp cận trực tiếp. Về sơ đồ, nó trông như thế này: chúng tôi báo cáo ngắn gọn lý do mà cuộc trò chuyện được lên lịch, nhanh chóng chuyển từ những câu hỏi chung chung sang những câu hỏi cụ thể và tiến thẳng vào chủ đề của cuộc trò chuyện (trong trường hợp đối tác kinh doanh bị hạn chế về thời gian).

Kết thúc cuộc trò chuyện. Phần cuối của cuộc trò chuyện có thể được bắt đầu, ví dụ, bằng những cụm từ như: “chúng ta hãy tổng kết lại ...”, “chúng ta đã kết thúc cuộc trò chuyện của chúng ta…”, “như vậy là kết quả của cuộc trò chuyện , chúng tôi có thể đưa ra kết luận sau đây… ”

Phần cuối của một cuộc trò chuyện thường được ghi nhớ tốt nhất, vì những từ cuối cùng là nhiều nhất hành động lâu dài cho người đối thoại. Về vấn đề này, các luật sư, nhà quản lý, người tiếp sức được khuyến khích viết ra và ghi nhớ những câu cuối cùng, hoặc ít nhất là những câu cuối cùng.

Những người kinh doanh có kinh nghiệm thường nghĩ trước về hai hoặc ba nhóm câu kết thúc, sau đó, tùy thuộc vào diễn biến của cuộc trò chuyện, quyết định phát âm câu nào trong số đó - nhẹ nhàng hơn hoặc khó hơn - phát âm.

Chính nhiệm vụ, được quyết định vào cuối cuộc trò chuyện, như sau:

• Đạt được mục tiêu chính hoặc mục tiêu thay thế;
• Cung cấp một bầu không khí thuận lợi vào cuối cuộc trò chuyện, bất kể sự hiện diện hay vắng mặt của sự hiểu biết lẫn nhau;
• Kích thích người đối thoại thực hiện các hành động đã định;
• Duy trì (nếu cần) các mối liên hệ sâu hơn với người đối thoại và đồng nghiệp của họ;
• Vẽ một bản tóm tắt chi tiết về cuộc trò chuyện, dễ hiểu đối với những người tham gia cuộc trò chuyện, với các kết luận chính được xác định rõ ràng.