Le greffier a pour tâche d'établir la nomenclature. La profession est commis. Quels pouvoirs sont confiés

Reçoit et enregistre la correspondance, l'envoie aux divisions structurelles. Conformément à la résolution des chefs d'entreprise, il soumet les documents pour exécution, prépare les cartes d'enregistrement ou crée une banque de données. Tient une fiche du passage des documents documentaires, contrôle leur exécution, délivre les informations nécessaires sur les documents enregistrés. Envoie la documentation exécutée aux destinataires. Conserve les enregistrements de la correspondance reçue et envoyée, organise et stocke les documents de l'archive actuelle. Il travaille à la création d'un appareil de référence pour les documents, en fournit une recherche pratique et rapide. Prépare et soumet aux archives de l'entreprise les documents documentaires, les travaux de bureau terminés, un fichier de carte d'enregistrement ou des banques de données informatiques, dresse un inventaire des cas transférés pour stockage aux archives. Assure la sécurité de la transmission de la documentation de service.

Doit savoir

Le greffier doit savoir :

• actes juridiques réglementaires, règlements, instructions autres documents d'orientation et documents sur la conduite du travail de bureau dans l'entreprise
• les principales dispositions du système d'État unifié de travail de bureau
• structure de l'entreprise et de ses divisions
• normes d'un système unifié de documentation organisationnelle et administrative
• procédure de contrôle du passage des documents et matériels officiels
• les fondamentaux de l'organisation du travail
• règles de fonctionnement de l'informatique
• fondamentaux du droit du travail
• règlement intérieur du travail
• règles et règlements de la protection du travail

Les exigences de qualification

Formation professionnelle initiale sans condition d'ancienneté ou enseignement général secondaire (complet) et formation spéciale selon le programme établi sans condition d'ancienneté.

La gestion de la paperasse dans une entreprise nécessite un soin particulier, une précision et une excellente mémoire. Toutes ces qualités doivent être possédées par un commis. De qui il s'agit, chaque candidat doit le savoir, car cette profession est considérée comme l'une des plus prometteuses.

Qu'est-ce qu'un commis et que fait-il?

Le greffier s'occupe des affaires de bureau du personnel de direction. En principe, dans une large mesure, ses fonctions se chevauchent avec une telle profession de secrétaire. Par conséquent, lors de l'embauche d'un emploi, une description du poste de commis-secrétaire est souvent fournie. Cependant, il est vraiment plus probable pour les petites entreprises qui n'ont pas les ressources financières d'embaucher un spécialiste hautement qualifié en documentation de gestion.

L'inverse est également vrai : au fur et à mesure que l'entreprise se développe, il faut plusieurs spécialistes du classement professionnels à la fois.

Les responsabilités suivantes incombent au greffier :

• Respect de la sécurité des documents importants (et, par conséquent, destruction des documents inutiles);
• Documents appropriés ;
• Collecte de diverses informations nécessaires à la demande de votre responsable ;
• Archivage.

Que doit savoir un greffier ?

Le commis doit nécessairement avoir les connaissances et compétences suivantes :

• Comprendre parfaitement le droit civil du travail;
• Il est bon de connaître la structure de l'institution dans laquelle il travaille ;
• Pour pouvoir accepter toute correspondance entrant dans l'entreprise, l'enregistrer correctement et la rediriger vers les services appropriés ;
• Savoir remplir correctement les fiches d'enregistrement et transférer les documents pour exécution conformément à la résolution du chef d'établissement ;
• Être capable de suivre l'ordre d'exécution de la documentation ;
• Comprendre comment les documents sortants sont envoyés ;
• Savoir quels documents font l'objet d'un stockage à long ou à court terme dans les archives de l'entreprise, et lesquels doivent être détruits ;
• Comprendre les étiquettes d'accès à divers documents (par exemple, "à usage officiel", "secret commercial");
• Posséder les compétences nécessaires pour maintenir une nomenclature des cas.

Entre autres compétences, la frappe à dix doigts sur le clavier, une connaissance sûre du PC et la capacité de manipuler librement des équipements de bureau modernes ne seront pas superflus. Parfois, il est nécessaire de connaître l'une des langues étrangères.

Dans son travail, l'employé sera guidé par le règlement intérieur du travail et les ordres de ses supérieurs.

Comment la correspondance est-elle acceptée ?

Peut-être que la principale chose à laquelle un employé doit faire face est d'accepter les documents entrants des filiales et des organisations de niveau supérieur, des citoyens ordinaires et d'autres entreprises. La procédure de réception des lettres comporte une séquence d'actions claire, dont il n'est pas recommandé de s'écarter:

1. Pré-traitement des documents. L'employé doit vérifier si les documents entrants ne sont pas endommagés. Pour cela, toutes les lettres, à l'exception des lettres personnelles, doivent être ouvertes. En plus de l'intégrité, l'exactitude de la livraison est spécifiée. Après cela, un cachet d'enregistrement spécial est apposé sur les papiers entrants et la date d'admission au bureau est notée;
2. Tri des papiers par destinataires, c'est-à-dire par divisions individuelles de l'entreprise, ainsi que par responsables ;
3. Considération préliminaire - à ce stade, les secrétaires personnels des chefs de département lisent les documents entrants et décident lesquels d'entre eux doivent être mis sur la table du chef (généralement toutes les cinq lettres). Le cas échéant, un extrait d'autres documents est réalisé, le cas échéant pour préciser l'historique de l'émission ;
4. Le chef, après avoir examiné le document, prend sa décision sur celui-ci en l'indiquant sous forme de résolution ;
5. Le greffier doit observer scrupuleusement l'observation des résolutions des dirigeants, en ne laissant pas passer les délais qui y sont spécifiés.

Que fait un commis à la maternelle?

Le travail de bureau dans les institutions spécialisées dans l'éducation des enfants d'âge préscolaire est basé sur les principes inhérents à la gestion de documents dans toute autre industrie, avec quelques spécificités. En particulier, un commis dans un jardin d'enfants doit :

• Rédiger en temps opportun et avec précision des descriptions de poste pour les éducateurs ;
• Soumettre les documents au service de l'éducation;
• Maintenir les commandes pour l'inscription des enfants selon la file d'attente;
• Rédiger des documents sur les effectifs (vacances, pensions, etc.);
• Travailler avec des services gouvernementaux tiers (vodokanal et autres);
• Ils peuvent confier le travail de maintenance du site officiel de l'établissement sur Internet.

Parmi les caractéristiques du travail dans un jardin d'enfants, il y a un salaire relativement bas par rapport à des postes similaires dans des institutions commerciales. Cependant, il y a aussi des avantages :

• Des vacances sont régulièrement prévues durant l'été lorsque le jardin d'enfants est fermé ;
• Certains établissements offrent des repas gratuits à leurs employés;
• Si un employé a un enfant, il aura plus de chances d'entrer à la maternelle sans faire la queue.

Pour obtenir cet emploi, il suffit d'avoir une formation secondaire spécialisée dans le profil, ainsi qu'une expérience de travail dans la spécialité. Dans son travail, l'employé fondera, entre autres, ses décisions sur la Charte que tout jardin d'enfants devrait avoir.

Où est enseignée cette spécialité ?

Selon le temps et l'argent dont dispose une personne, il existe plusieurs options pour comprendre les bases du métier de commis :

1. Sur les formations correspondantes - d'une durée de quarante heures ou plus, elles se distinguent par une grande flexibilité et une variété de programmes de formation ;
2. Dans les établissements d'enseignement secondaire professionnel - la formation dans la spécialité "Documentation et archivistique" est de 2 ans 5 mois, si le candidat a daigné aller étudier après la neuvième année. L'admission se fait généralement sans examen;
3. Dans les établissements d'enseignement supérieur - cette opportunité est offerte par presque toutes les universités humanitaires, y compris les plus grandes de Russie - MGUKI, RANEPA, Université d'État russe pour les sciences humaines et autres - qui ont une faculté correspondante de gestion des documents. L'enseignement supérieur permet de devenir candidat à un poste bien rémunéré dans une grande entreprise, la personne qui le reçoit devient un expert dans le domaine du travail de bureau. Il pourra participer activement à l'élaboration des normes de documentation, offrir ses options pour rationaliser les activités de bureau de l'entreprise, etc.

Tant l'exhaustivité et l'opportunité d'informer la direction que l'exactitude de l'exécution de ses commandes dépendent de la qualité du travail de documentation dans l'entreprise. Par conséquent, il est si important que l'entreprise ait un commis compétent. Qui est-ce, après tout ? C'est le bras droit d'un leader et l'une des personnes les plus importantes du monde des affaires.

Greffier - un employé responsable de la tenue des dossiers d'une organisation, d'un tribunal, d'une entreprise, d'une coopérative, etc. Un greffier travaille souvent dans le bureau et effectue le travail de bureau conformément aux exigences de la législation fiscale, judiciaire, etc. Dans les petites organisations, le greffier et le secrétaire sont souvent la même personne. Dans les grandes organisations, les personnes qui ont reçu une éducation spécialisée travaillent comme commis.

Un commis est un spécialiste du travail avec la documentation. Un commis peut travailler dans n'importe quelle organisation qui a un flux de travail.

Responsabilités

Accepte, envoie et trie les documents, lettres et autres papiers commerciaux par ordre d'importance. Conserve leurs dossiers et leur contrôle dans des journaux spéciaux. Prépare le matériel pour la tête. Il existe deux options pour organiser le travail d'un greffier :

a) dans un petit établissement, le greffier exerce seul des fonctions fonctionnelles;

b) dans une grande institution - traite la documentation sur un éventail limité de questions et, si nécessaire, interagit avec d'autres greffiers.

La tâche principale d'un commis est de maintenir le flux de documents de l'entreprise. Le commis s'occupe de la correspondance commerciale, de la base documentaire, de l'archivage des documents, du contrôle de l'exécution des documents, du traitement, de la comptabilité, de l'enregistrement de la correspondance entrante et sortante. De plus, les tâches du commis comprennent le travail avec du matériel de bureau, un mini central téléphonique automatique.

Qualités personnelles

Un employé a besoin d'une capacité de concentration prolongée, d'une bonne mémoire à long terme et de travail, d'une stabilité émotionnelle, d'une immunité élevée au bruit, ainsi que d'une tolérance à de nombreux contacts, de compétences en communication commerciale et d'une perception constructive de la critique.

Qualités nécessaires pour réussir dans la profession : la capacité de s'entendre avec les gens. Sociabilité. Bonne volonté. Résilience émotionnelle. Maîtrise de soi. Une responsabilité. Organisation. Bonne RAM. Capacité de concentration et de répartition de l'attention. Bonne coordination œil-main. Culture générale et discours correct. Souvent - connaissance d'une langue étrangère.

Les exigences de qualification

Un commis doit avoir une formation supérieure, dans certains cas une formation secondaire spécialisée est suffisante, l'expérience de travail n'est pas requise. Le greffier doit connaître les règles de base de la correspondance commerciale, en rédigeant diverses lettres commerciales. Un commis doit avoir une bonne mémoire, être un lettré, posséder des qualités telles que la sociabilité, la bienveillance, la résistance au stress, l'organisation, la responsabilité.

Lieux de travail

Travailler dans des organisations et institutions plus ou moins grandes qui reçoivent des visiteurs et ont un flux de documents.

Contre-indications médicales

L'activité est déconseillée aux personnes souffrant des maladies suivantes : organes respiratoires (asthme bronchique, tuberculose, etc.) ; système cardiovasculaire (maladie cardiaque, hypertension, etc.); système nerveux (névroses, méningites, tumeurs, etc.).

La profession de commis, en règle générale, a un niveau moyen de demande sur le marché du travail, le niveau des salaires est moyen.

I. Dispositions générales

1. Le greffier appartient à la catégorie des exécuteurs techniques.
2. Une personne est nommée au poste de commis qui a une formation professionnelle primaire sans présenter d'exigences d'expérience de travail ou une formation générale secondaire (complète) et une formation spéciale selon le programme établi sans présenter d'exigences d'expérience de travail.
3. La nomination au poste de greffier et sa libération sont faites
4. Le greffier doit savoir :
   1. 4.1. Actes juridiques normatifs, règlements, instructions, autres documents d'orientation et documents sur la conduite du travail de bureau dans l'entreprise.
   2. 4.2. Les principales dispositions du système d'État unifié de travail de bureau.
   3. 4.3. La structure de l'entreprise et ses divisions.
   4. 4.4. Normes pour un système unifié de documentation organisationnelle et administrative.
   5. 4.5. La procédure de contrôle du passage des documents et matériels officiels.
   6. 4.7. Fondements de l'organisation du travail.
   7. 4.8. Règles de fonctionnement de l'informatique
   8. 4.9. Législation du travail.
   9. 4.10. Règlement intérieur du travail.
   10. 4.11. Règles et règlements de protection du travail.
5. Le commis dans ses activités est guidé par :
   1. 5.2. Instruction pour le travail de bureau et le travail d'archivage dans l'entreprise.
   2. 5.3. Cette description de poste.
6. Pendant l'absence du greffier, ses fonctions sont exercées par une personne nommée par décret du directeur de l'entreprise. Cette personne acquiert les droits correspondants et est responsable de la bonne exécution des fonctions qui lui sont confiées.

II. Responsabilités professionnelles

Employé de bureau:

1. Reçoit et enregistre la correspondance, l'envoie aux divisions structurelles.
2. Conformément à la résolution des chefs d'entreprise, il soumet les documents pour exécution, prépare les cartes d'enregistrement ou crée une banque de données.
3. Tient un fichier du passage des documents documentaires, exerce un contrôle sur leur exécution, délivre les informations nécessaires sur les documents enregistrés.
4. Envoie la documentation exécutée aux destinataires.
5. Conserve les enregistrements de la correspondance reçue et envoyée, organise et stocke les documents de l'archive actuelle.
6. Il travaille à la création d'un appareil de référence pour les documents, en fournit une recherche pratique et rapide.
7. Prépare et soumet aux archives de l'entreprise des documents documentaires, des travaux de bureau terminés, un fichier de carte d'enregistrement ou des banques de données informatiques, dresse un inventaire des cas transférés pour stockage aux archives.
8. Assure la sécurité de la transmission de la documentation de service.
9. Effectue les missions de service individuelles de son supérieur immédiat.

III. Droits

Le greffier a le droit :

1. Prendre connaissance des projets de décisions de la direction de l'entreprise concernant ses activités.
2. Soumettre des propositions d'amélioration des travaux liés aux responsabilités prévues dans la présente instruction pour examen par la direction.
3. Demander, personnellement ou au nom de votre supérieur immédiat, aux chefs de service et aux spécialistes les informations et documents nécessaires à l'exercice de leurs fonctions officielles.
4. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle l'assiste dans l'exercice de ses devoirs et de ses droits.

IV. Une responsabilité

Le greffier est chargé de :

1. Pour mauvaise exécution ou non-exécution de leurs fonctions officielles prévues par cette description de poste - dans les limites déterminées par la législation du travail en vigueur de la Fédération de Russie.
2. Pour les infractions commises dans l'exercice de leurs activités - dans les limites déterminées par la législation administrative, pénale et civile en vigueur de la Fédération de Russie.
3. Pour avoir causé des dommages matériels - dans les limites déterminées par la législation du travail et civile en vigueur de la Fédération de Russie.

Une grande entreprise a besoin d'une circulation des documents bien organisée et réglementée, ce qui signifie qu'une description de poste claire est nécessaire employé de bureau- la personne qui sera responsable de ce domaine de travail. Les fonctions d'un commis peuvent différer selon la taille de l'entreprise, sa structure, le personnel du bureau, etc. Nous vous proposons un exemple de description de poste d'un commis dont les tâches principales sont de traiter la correspondance entrante et de contrôler le document interne flux de l'entreprise.

Description du poste de commis

APPROUVÉ
Directeur général
Nom I.O. ________________
"________"_____________ ____ G.

1. Dispositions générales

1.1. Le greffier appartient à la catégorie des exécuteurs techniques.
1.2. Le greffier est nommé et révoqué par arrêté du directeur général de la société.
1.3. Le commis rapporte directement au directeur général / responsable du soutien à la documentation de l'organisation / responsable du bureau.
1.4. Pendant l'absence du greffier, ses droits et obligations sont transférés à un autre fonctionnaire, ce qui est annoncé dans l'arrêté de l'organisation.
1.5. Une personne qui remplit les conditions suivantes est nommée au poste de commis : formation - supérieure, incomplète supérieure ou secondaire spécialisée, expérience de travail similaire depuis six mois, connaissance des travaux de bureautique, programmes Microsoft Office.
1.6. Le commis est guidé dans ses activités :
- actes juridiques réglementaires, règlements, instructions, autres documents d'orientation et documents sur la conduite du travail de bureau dans l'entreprise;
- Instruction pour le travail de bureau et le travail d'archives dans l'entreprise;
- Charte de l'entreprise, Règlement Intérieur du Travail ;
- les ordres et ordres de la direction ;
- cette description de poste.

2. Responsabilités professionnelles du commis

Le commis exerce les fonctions suivantes :
2.1. Reçoit et enregistre la correspondance, l'envoie aux divisions structurelles.
2.2. Conformément à la résolution des chefs d'entreprise, il soumet les documents pour exécution, prépare les cartes d'enregistrement ou crée une banque de données.
2.3. Tient une fiche du passage des documents documentaires, contrôle leur exécution, délivre les informations nécessaires sur les documents enregistrés.
2.4. Envoie la documentation exécutée aux destinataires.
2.5. Conserve les enregistrements de la correspondance reçue et envoyée, organise et stocke les documents de l'archive actuelle.
2.6. Fournit une recherche pratique et rapide de documents.
2.7. Prépare et soumet aux archives de l'entreprise les documents documentaires, les travaux de bureau terminés, un fichier de carte d'enregistrement ou des banques de données informatiques, dresse un inventaire des cas transférés pour stockage aux archives.
2.8. Accepte les documents pour signature du chef du bureau / chef du département de support de la documentation, vérifie l'exactitude de leur préparation et de leur exécution.
2.9. Assure la sécurité de la transmission de la documentation de service.
2.10. Effectue les missions de service individuelles de son supérieur immédiat.

3. Les droits du greffier

Le greffier a le droit :
3.1. Prendre connaissance des projets de décisions de la direction de l'entreprise concernant ses activités.
3.2. Soumettre des propositions d'amélioration des travaux liés aux responsabilités prévues dans la présente instruction pour examen par la direction.
3.3. Demander, personnellement ou au nom de votre supérieur immédiat, aux chefs de service et aux spécialistes les informations et documents nécessaires à l'exercice de leurs fonctions officielles.
3.4. Exiger de la direction de l'entreprise qu'elle l'assiste dans l'exercice de ses devoirs et de ses droits.

4. Responsabilité du greffier

Le greffier est chargé de :
4.1. En cas d'inexécution et/ou d'exécution intempestive, négligente de leurs obligations.
4.2. Pour non-respect des instructions, arrêtés et ordonnances en vigueur pour la conservation des secrets commerciaux et des informations confidentielles.
4.3. Pour violation des règles du règlement intérieur du travail, de la discipline du travail, des règles de sécurité et de la sécurité incendie.