Як правильно заповнити трудову книжку першої сторінки. Оформлення трудової книжки прийому працювати вперше. Заповнення трудових книжок під час перекладу на іншу посаду на прикладах

Одним з основних документів працівника, що свідчить про його трудову діяльність, є трудова, яку оформлюють йому на першому місці роботи. Надалі там роблять при оформленні запис у трудовій книжці про прийом на роботу та відмітку про розірвання. Її здають у кадрову службу під час вступу, і одержують на руки під час звільнення під розпис.

Оскільки цей бланк сьогодні вважається одним із головних документів, то дуже важливо розуміти як правильно зробити запис у трудовій книжці.

Інформація, що містить у ній, необхідна нарахування пенсії, підтвердження стажу під час обчислення лікарняних тощо.

Тому основні правила оформлення трудової встановлюються положеннями ТК РФ та Постановами держорганів.

Відповідно до цих норм кадровик або відповідальний фахівець повинні відзначати надходження працівника на роботу до господарюючого суб'єкта обов'язковому порядку, якщо він виконував трудові функції понад п'ять днів. Якщо фірма є основним його роботодавцем.

Якщо ж співробітника прийнято на роботу за сумісництвом, то зробити запис у трудову книжку потрібно тільки на прохання самого працівника. Причому запис у трудовій книжці за сумісництвом проводиться на підставі довідки з другого місця інспектором з кадрів основного роботодавця.

Загальні правила заповнення трудовий книжкинаступні:

• Всі позначки виготовляються фахівцем з кадрів від руки чорною, синьою або фіолетовою ручкою.
• Усі відмітки, що вносяться в трудові, підлягають обов'язковій нумерації, яка ведеться в порядку зростання. Номери не повинні повторюватись. Використовуються лише арабські цифри Для запису дати передбачені окремі клітки. Спочатку в клітці вказується дата двома цифрами, далі наступного місяця - ставляться дві цифри, і рік - проставляються чотири цифри.
• На першому аркуші трудовий слід відобразити особисті дані співробітника, які вносяться у суворій відповідності до поданого ним документа, що є посвідченням особи (паспортом). Надалі на новому місці роботі інспектор з кадрів перевірятиме справжність трудової за цими даними, звіряючи їх із паспортом чи іншим посвідченням.
• Перша сторінка трудової повинна обов'язково бути засвідчена підписом інспектора з кадрів, який її вперше відкрив, а також штампом печатки суб'єкта господарювання, який оформив цей документ. Їхня відсутність може призвести до визнання документа недійсним.
• Запис у трудовій книжці про прийом на роботу повинен обов'язково закриватися відповідною відміткою про звільнення. Якщо роботу надходить новий працівник, а в нього відкритий прийом, але немає звільнення, то перед прийомом його треба направити на колишнє місце роботи, щоб відповідальна особам там зробило відповідну позначку. Відкривати нову без цього не можна, або одразу ж попередити працівника, що дана роботау нього вважатиметься сумісництвом.
• У трудову не можна вносити записи про залучення співробітника до дисциплінарним стягненнямза скоєними їм трудовими провинами. Виняток становить лише покарання як звільнення.
• Усі відмітки, що вносяться до трудової, виробляються на підставі відповідних розпоряджень керівництва. Вписуючи дані, їх слід відбивати повністю, не допускаючи скорочення. Це заборонено законом.
• Дозволяється у трудовій зазначати інформацію про безперервному стажіабо відомості про не включення окремих періодів до стажу для обчислення пенсії.
• У цьому документі забороняється проводити виправлення та закреслення. Виправлення лише можливі на першій сторінці з особистими даними, наприклад, при зміні прізвища.
• Виправлення можна робити за допомогою окремих нових записів.

На підставі яких документів вноситься запис про прийом на роботу

Відмітку про прийом кадровий фахівець може зробити лише виходячи з виданого розпорядження керівництва фірми, якою виступає . Його реквізити обов'язково потрібно вказувати у відповідній трудовій графі.

Якщо працівник надходить на роботу до підприємця, то підставою в цьому випадку для внесення позначки про прийом на роботу є ув'язнений з ним.

При прийомі за сумісництвом, запис про це робить інспектор з кадрів з основної роботи на підставі поданої цим працівником довідки з другого місця роботи.

Іноді, коли відбувається відновлення раніше загубленої книжки, то всі записи, які раніше існували в попередній, робляться інспектором на останньому місці роботи за поданими працівником завіреними довідками з колишніх місць роботи.

Увага!Інші документи, наприклад, не можна розглядати як підставу для внесення запису до трудового.

У якому разі працівник може працювати без запису до трудової книжки

Інструкція вимагає робити запис про вступ до основного роботодавця співробітника, якщо він пропрацював у компанії п'ять днів і більше. Коли період роботи в компанії менший встановленого терміну, Вносити записи про прийом на роботу можна не робити.

Відмітки про вступ у трудовий не виробляються, якщо працівник приймається за сумісництвом. Такі записи включаються до цього бланку лише, якщо працівник подасть відповідну заяву.

Увага!Також допускається не робити запис у трудовій книжці про прийом на роботу, якщо працівник працює на підставі . У деяких випадках його вигідно укладати як працівникам, і роботодавцю.

У який момент вноситься запис до трудової книжки

ТК встановлює, що роботодавець повинен оформлювати трудову кожного співробітника, який пропрацював в нього понад п'ять днів. Якщо трудова при цьому працівника відкривається вперше, зробити це необхідно в тижневий термін з прийому.

Таким чином, якщо відповідальна особа за ведення трудових, протягом перших п'яти днів не зробила запис про прийом, а співробітник протягом цього часу прийняв рішення про звільнення, то відсутність запису про прийом не буде порушенням встановлених норм.

З іншого боку, якщо запис все ж таки було зроблено - то це також не буде визнано порушенням, оскільки за Правилами ведення трудових, до документа потрібно вносити всі відомості про прийом та звільнення. Тому, якщо працівник вирішив звільнитися, йому в загальному порядкунеобхідно буде внести запис про звільнення.

Як правильно зробити запис у трудовій книжці про прийом на роботу 2019 року зразок

Запис про прийом на роботу директора ТОВ зразок

При внесенні позначки до бланку трудовий директорє кілька особливостей. Її підставою може бути не тільки наказ про прийом, а й рішення власників, протокол зборів засновників, рішення одноосібного власника тощо.

Також формулювання запису має точно відповідати рядку в зазначеному документі. В результаті вона може бути сформульована не тільки як «Прийнятий на роботу», але також, наприклад, «Вибраний на посаду» тощо.

Запис про прийом на основну роботу

Зазвичай відмітка про вступ працівника повинна включати відомості про відділ, посаду, реквізити розпорядження.

На підприємців також покладається обов'язок ведення своїх трудових найманих працівниківта своєчасно вносити до них записи. Але накази та розпорядження він не повинен складати, тому зробити відмітку про надходження можна на підставі ув'язненого трудової угоди.

Прийом на роботу в порядку перекладу зразок

Запис у трудову у тому, що працівник надійшов порядку перекладу може бути зроблено лише тому випадку, коли відмітка про звільнення з колишнього місця свідчить, що він звільнився у порядку перевода. Також у ній має бути посилання необхідну статтю ТК РФ.

Оформлення запису загалом не відрізняється від стандартного випадку, за винятком згадки про переведення з іншого місця.

При оформленні співробітника за сумісництвом

Коли працівник приходить на роботу за сумісництвом, його трудова зберігатиметься у основного роботодавця. Кадровик з основної компанії може зробити в ній позначку про роботу за сумісництвом при пред'явленні довідки або витягу з наказу з другої організації.

Прийом співробітника на час відпустки

Коли працівник оформляється на період відпустки іншого, або з іншої причини, що передбачає укладання трудової угоди на певний період, запис у трудовій книжці про прийом на роботу виконується за стандартним правилам. Відповідно до позиції Роструда, у трудовій не повинно бути жодної згадки про те, що прийом на роботу співробітника виконано за термінового договору.

Відповідальність за неправильне заповнення книжки

Чинне законодавство передбачає відразу кілька видів відповідальності за помилки під час трудових книжок.

Але в кожному випадку покарання лягає на відповідальну посадову особу або на саму організацію:

• Дисциплінарна відповідальність.Її можна накласти на працівника за недобросовісне виконання його обов'язків. При цьому на підприємстві має існувати наказ чи інший документ, який покладає обов'язки за ведення книжок на конкретного працівника, і він має бути з ним ознайомлений. Застосування покарання та її ступінь визначаються виключно адміністрацією підприємства. Це насамперед має залежати від ступеня тяжкості провини.
• Матеріальна відповідальність.Вона виникає через заподіяння збитків відповідальною особою працівникові через неправильно внесений запис до трудового. Якщо помилково запис було зроблено з неправильним формулюванням, і це позбавило можливості громадянина трудитися, то відповідальна особа зобов'язана самостійно компенсувати йому простий з середнього заробітку.
• Кримінальна відповідальність.Такі відповідальність накладається досить рідко. Вона може наступати, зокрема, за внесення хибного запису, або внесення виправлень до документа в корисливих цілях. І тут на винного можуть накладатися різні покарання, до позбавлення волі до двох років.

Сьогоднішній ринок праці традиційно ділять на офіційний та тіньовий. Звичайно, в більшості громадяни розраховують, хоча це не завжди вигідно, дивлячись на матеріальну складову. Тим не менш, отримання трудкнижки дає деякі плюси, пов'язані зі стажем тощо.

Але в цій статті ми поговоримо не про працівника і трудкнижку, а про роботодавця і трудкнижку, тобто про її заповнення. Заповнення трудових книжок обговорено в Інструкції із заповнення трудкнижок (№ 69). Цей документ було затверджено Постановою Мінпраці Росії 10 жовтня 2003 року.

У трудовій книжці відзначається трудовий шлях людини

Всі записи, які будуть вноситись у , якщо йдеться про дати, мають бути зроблені арабськими цифрами. Якщо місяць – то запис двозначний, якщо рік – чотиризначний. У пункті 1.1. вищезазначеної Інструкції читаємо, що всі записи мають бути зроблені акуратно. Для цього використовують ручки – гелеві або пір'яні, ручки-ролери, кулькові.

Нерідко використовують світловостійкі чорнила, пасти та гелі. Це перелік, природно, вказує всі можливі приклади, але той, хто мав справу із заповненням трудкнижки, знає, що на практиці використовується звичайна кулькова ручка, і записи нерідко не мають багато спільного з тією акуратністю, про яку йдеться в Інструкції. Колір записів:

1. чорний;
2. синій;
3. фіолетовий.

У жодному разі не можна вести записи, використовуючи скорочення. Тобто такі часті слова у трудкнижці, як «наказ», не можна замінювати скороченням «пр.»; не можна писати «розп.», коли йдеться про «розпорядження» тощо. Ця норма дуже важлива, тому їй слід слідувати без будь-яких винятків. До того ж зразок трудової книги розрахований на те, щоб усі записи можна було робити без скорочень і максимально повно.

Як заповнити титульний аркуш трудової книжки? Підкаже тематичний відеоматеріал:

Інформація про співробітника

Це, мабуть, найперша стаття заповнення. Адже працівник вписується на першу сторінку, тобто на титульний лист. Записи проводяться на основі пункту 2.1. Наводимо цю процедуру у передбаченій зразком послідовності:

• ПІБ; вказується обов'язково повністю, жодні ініціали не можна ставити;
• дата народження; також повністю. Вписується число, місяць та рік. Записи здійснюються виходячи з інформації паспорта. В інших випадках джерелом відомостей може бути будь-який із існуючих документів, що підтверджує особу. До таких відносяться, крім інших, права водія, військовий квиток.

Цілком можливо, у найближчому майбутньому трудові книжки не будуть заповнюватися

Тут ми маємо звернути увагу на деякі нюанси. Слід пам'ятати, що запис ПІБ проводиться виключно в називному відмінку. До речі, саме титульний лист є тією сторінкою трудкнижки, де найчастіше роблять помилки. З чим це пов'язано?

Природно з неуважністю та незнанням процедури. Адже трапляються випадки, коли ПІБ вписували в один рядок. Але бланк передбачає три лінійки, і їх, незважаючи на те, наскільки довгими є прізвище, ім'я та по батькові, необхідно використовувати. Серед інших частих помилок, які пов'язані з невіглаством, відзначимо записи першій сторінці відомостей, що стосуються присвоєння працівникові категорій, розрядів.

Для даних записів у книжці є спеціальний розділ, підписаний «Відомості про роботу». Адже, як ми побачимо нижче, ці записи можуть змінюватися (як правило, так і відбувається), адже з роками працівники отримують інші категорії, можуть і іншу спеціальність. Вносити нові записи на титульний лист просто неможливим.

Повернімося до подальшого огляду записів. Після заповнення титульного листа необхідно вказати освіту працівника. Ця інформація вписується в такому порядку:

1. основне загальне;
2. середня загальна;
3. початкове професійне;
4. середнє професійне;
5. вища професійна;
6. післявузівське професійне.

Дані записи не можна робити, якщо у вас немає атестатів, посвідчень, дипломів тощо, тобто завірених документів, які свідчать про той чи інший рівень освіти. Тобто записи в трудкнижці завжди повинні мати документальне підтвердження.

Якщо має місце незакінчена освіта (звісно, ​​на відповідному рівні), то зробити запис можна лише у разі подання засвідчених свідоцтв. Такими будуть:

• студентський квиток;
• залікова книжка;
• освітньої установи.

Зазначимо, що ці документи необхідно надавати у пакеті, тобто всі разом. Один із них не є підставою для запису. На трудовій книзі має стояти дата її заповнення. Працівник на першому аркуші ставить свій підпис. Інший підпис на титульній сторінці належатиме особі, яка видає трудові книжки та несе за це відповідальність. Далі слід друк організації, вірніше – друк кадрової служби.

Якщо трудовій книжці немає на титульній сторінці друку, вона є недійсною.

Зміни записів у трудкнижці

Заповнена трудова книжка - зразок

Специфіка заповнення трудової така, що раніше чи пізніше доведеться робити в ній записи, які будуть по відношенню до попередніх змін. Практика показує, що зміни найчастіше стосуються таких записів, як:

1. дата народження.

Щоб здійснити нові записи, які роблять недійсними старі, необхідно мати підстави. Іншими словами – документальне підтвердження факту зміни відомостей. Таким чином, вписуючи нові дані в трудкнижку, що стосуються змін щодо ПІБ та/або дати народження, необхідно мати підставу, якою виступає:

• свідоцтво про шлюб;
• свідоцтво;
• свідоцтво, що підтверджує зміни ПІБ.

На ці документи, при зміні записів, потрібно посилатися. При цьому вказують номер та дату їх складання. Ті зміни, про які йдеться, мають відношення до першого аркуша. Не йдеться про заміну трудкнижки на нову. Отже, старі записи слід закреслити. Причому це робиться лише однією рисою.

на внутрішній стороніобкладинки необхідно залишити посилання на , які послужили основою та підтвердженням залишених нових записів. Роботодавець ці позначки засвідчує підписом та печаткою. Штатний розкладорганізації є основою, яка визначає порядок у записах про найменування посади, спеціальності та професії.

Існують, щоправда, кваліфікаційні довідники, на які необхідно звертати увагу в тому випадку, якщо виконання робіт з конкретних посад та професій, а також спеціальностей, пов'язане з наданням обмежень або .

Період роботи пов'язаний із присвоєнням працівникам нових розрядів. Це також можуть бути класи і категорії. Природно, у трудкнижці має з'явитися новий запис. Причому вона має бути зроблена максимально повно, тобто на всіх сторінках і у всіх графах, для цього передбачених (назва, посилання на документи, що підтверджують, дата тощо).

Нові нюанси

Трудова книжка заповнюється за правилами

Зазначимо деякі зміни у процедурі заповнення трудкнижок. Наразі АТ і отримали право вирішувати самостійно питання про необхідність круглого друку. Ця постанова набула чинності від 7.04.2015. Роструд вніс, щоправда, роз'яснення у це питання.

Як і раніше, залишається обов'язок проставляти в трудкнижці друк. Тобто, якщо якась із згаданих організацій відмовилася від використання печатки, то завірити трудкнижку під час запису все одно доведеться.

Для цього достатньо і кадрового друку, і будь-якого іншого, що стосується організації. Зазначимо важливу деталь. При першому заповненні трудкнижки відсутність трудового стажу не фіксується. Якщо перший запис про прийом на роботу робиться безпосередньо після закінчення працівником спеціального навчального закладу, той час навчання також не фіксується окремим записом.

Знову звернемо увагу на помилки, які трапляються дуже часто. У графі 2 часто неправильно фіксують дату, коли працівника прийнято працювати. Іноді ставлять дату складання наказу. Це неправильно, адже треба ставити дату, яка має відношення до працівника, а не до указу, і вписана в текст указу. Тобто ці дати не можна плутати.

Графа 3 розрахована на запис про те, до якого структурний підрозділвизначається співробітник, що надійшов на роботу. Вказується його найменування. Також щодо працівника вписується його посада, спеціальність, професія, кваліфікація. Графа 4 – це інформація про наказ. Сюди вписують номер та дату складеного документа.

Слід пам'ятати, що прийом працювати може здійснюватися як шляхом складання наказу, а й основі інших документів. Це означає, що заповнюючи графу 4, якщо наказу як таке не існує, необхідно вписувати посилання на інше рішення роботодавця (таким може бути, наприклад, рішення загальних зборів).

Кожна людина в певний часрозпочинає свою трудову діяльність. Звісно, ​​він намагається працювати, як то кажуть, з трудкнижки, тобто офіційно. Цей документ є дуже важливим, оскільки він відображає трудову діяльність людини, є її гордістю, і також має неабияке практичне значення.

Тому розглянуте в цій статті питання про його правильне заповнення дуже важливе, зважаючи на ще й те, що нерідко змінюються і самі зразки трудкнижок, і параметри їх заповнення. Тим же, хто наймає, слід бути пильним при внесенні записів і стежити за змінами та роз'ясненнями Роструда.

Думка юриста-експерта:

Автор розкриває деякі тонкощі правильного заповненнятрудової книжки Стаття корисна та пізнавальна. Але нашим читачам слід знати, що правова значущість трудової книжки нині дещо нижча, ніж вона була 15-20 років тому. Не виключено, що трудові книжки в майбутньому будуть взагалі скасовані.

Із введенням у дію Трудового кодексуРФ з лютого 2002 року, оформлення письмового трудового договору стало обов'язково (ст.67 ТК РФ). Також ст. 136 ТК РФ передбачена обов'язкова видача на руки розрахункового листка за заробітної платипрацівникам. Ці два документи мають більшу вагу, якщо їх збирати та зберігати до виходу на пенсію. Ці два документи містять всю інформацію про трудову діяльність працівника, необхідну нарахування пенсії.

Є ще один документ, який рекомендуємо щорічно та при звільненні отримувати у бухгалтерії. Це довідка про зарплату (Додаток № 1 до наказу Міністерства праці та соціального захисту Російської Федераціївід 30.04.2013 (№ 182н). Цей документ теж не буде зайвим у разі настання пенсійного віку.

Зміст трудової книжки не розкриває жодної інформації про заробітну плату, а саме ця інформація становить цінність при розрахунку пенсії. У трудовій книжці є лише відомості про те, де, як і скільки ви працювали. А якщо ви ще десь підробляли, але запису у трудовій книжці немає, то допоможе письмовий трудовий договір та розрахунковий листок. Цю інформацію можна отримати, навіть якщо робота була разовою.

Трудова книжка — один із тих документів, від правильного заповнення яких залежить чимало. Саме на основі записів у трудовий після виходу на пенсію розраховуватиметься розмір пенсії.

Також усі ваші роботодавці уважно вивчатимуть, наскільки грамотно були зроблені позначки, адже це також є одним із показників професіоналізму.

Думаю, всі ми вже зрозуміли, наскільки важливо вміти правильно вписувати вступ на роботу та вихід із роботи. Розглянемо, як слід заповнювати титульну сторінку й інші. У цій статті ми докладно розглянемо всі нюанси правильного заповнення трудової.

Спочатку слід розібратися, за якими правилами відбувається заповнення трудової книжки. У Російській Федерації діє відповідне становище. Прийнято воно було Міністерством праці ще 2003 року, проте з того часу не змінювалося.

В «Інструкції із заповнення трудових книжок» можна знайти всю необхідну інформацію. Однак, якщо ви не володієте юридичними та спеціальними термінами, самостійно розібратися у всіх деталях досить важко.

Як правильно заповнити трудову книжку?

Як заповнити першу сторінку із особистою інформацією?

Розглянемо по рядках, як слід заповнювати цей розділ.

Рядок 1 - П.І.Б.

Заповнювати це поле слід у точній відповідності до того, як вказані ваші дані в паспорті.

У жодному разі не прийнятні зміни даних навіть у тому випадку, якщо ім'я чи прізвище вказані в паспорті неправильно. Найкраще взяти свій документ і просто переписати П.І.Б.

Рядок 2 - Дата народження

Абсолютно ВСІ дати вписуються арабськими цифрами у наступній почергові — число, місяць (важливо писати дві цифри, тобто, наприклад, лютого — це не 2 місяць, а 02), рік (чотири цифри, жодних скорочень).

Рядок 3 - Освіта

Знов-таки жодних скорочень. Немає поняття вищу освіту, оскільки можливо, як повна вища, і неповна вища. Пишіть докладно та чітко.

Рядок 4 - Дата заповнення трудової книжки

Заповнити книжку слід протягом п'яти днів з того моменту, як ви влаштувалися працювати. Знову ж таки пишемо в наступному порядку число, місяць (важливо писати дві цифри, тобто, наприклад, лютого — це не 2 місяць, а 02), рік (чотири цифри, жодних скорочень).

Рядок 5 - місце для підписів

Підписуватися мають дві особи: власник трудовий та співробітник компанії, який заповнював книжку.

Рядок 6

Зазвичай печатки ставлять директори чи начальники відділів.

Як зробити перший запис у трудовій книжці?

У графі «Відомості…» насамперед слід вписати назву підприємства. Не забувайте, що у трудовій не повинно бути жодного скорочення.

Тобто якщо ви працюєте у ВАТ «ТТТ», то слід вписувати наступним чином — Відкрите акціонерне товариство «ТТТ».

Потім, рядком нижче, приписуєте ВАТ "ТТТ" - це штамп організації.

Рядком нижче починаємо вносити необхідну інформацію.

Заповнюємо зліва направо.

Поле 1 - Номер запису по порядку.Поруч із першим записом відповідно ставатиме номер «1».

Поле 2 - Дата заповнення.У цій графі також вписувати дати слід лише арабськими символами. Жодних скорочень. Спочатку число, потім місяць і наприкінці року.

Поле 3 - Безпосередньо вводяться необхідні відомості про прийом на роботу, переведення або звільнення з посади. Поряд із записом в обов'язковому порядку має стоять підпис власника книжки (тобто співробітника). Вона свідчить у тому, що працівник знає про наказ.

Поле 4 - дана графа включає підстави для наказу.Це може бути наказ, протокол, розпорядження. Обов'язково вказувати дату та номер наказу. Наприклад, Наказ від 15. 07. 1990р. N2.

Приклад, як слід заповнювати трудову книжку

Як виправити помилку у трудовій?

Буває, що в запис, зроблений у трудовій книжці, вкрадається помилка. Виправлення таких друкарських помилок слід проводити в спеціальному порядку. Неприпустимо просто перекреслити або замазати запис.

Наприклад, якщо помилка сталася в назві організації, слід не чіпати цей запис.

Внести все так, як було зазначено вище, і лише під записом у графі «Відомості про…» зробити позначку з таким змістом:

«У найменуванні організації було допущено помилку». Потім вказати правильна назвакомпанії. Скорочення ЗАТ, ВАТ тощо. мають бути повністю розкриті.

Як заповнювати трудову книжку ІП?

Незважаючи на те, що трудова книжка є головним документом, що підтверджує діяльність співробітника, в одному випадку робиться виняток у разі індивідуальних підприємців.

По суті, індивідуальний підприємець не має права робити записи у трудовій книжці, оскільки не є працівником, а роботодавцем.

Як тоді вирішується питання виплат до пенсійного фонду? Відрахування до пенсійного йдуть не від зарплати, а від заробітку. Поки що індивідуальний підприємець належним чином здійснює відрахування до податкової та пенсійного фонду — йому нараховується трудовий стаж.

Як заповнити трудову книжку, працюючи у індивідуального підприємця?

Особливої ​​різниці під час заповнення документа немає. Єдина відмінність - це введення відомостей про роботодавця. Якщо у випадку із ЗАТ ми писали найменування компанії, то тепер слід писати «Індивідуальний підприємець Ім'я, Прізвище», оскільки зазначено у документах.

Підведемо підсумок

Розглянемо, які помилки в жодному разі не прийнятні під час заповнення трудової книжки.

Забороняється:

• Робити скорочення у датах.
• Робити скорочення в іменах, прізвищах.
• Робити скорочення у назві організації.
• Використання римських символів.
• Виправляти помилки за допомогою перекреслення.

Сподіваємося, що наші поради допоможуть вам правильно та легко заповнити трудову книжку!

Правильно заповнити трудову книжку- зразок для цього має бути у відділі кадрів кожної організації. Якщо фірма є першим роботодавцем фахівця, вона має завести йому трудову книжку, отже, коректно заповнити необхідні розділи. Однак і коли в фірму приходить людина з досвідом, роботодавцю важливо стежити за актуальністю інформації, що міститься в книжці, а також вносити відповідні записи. Як коректно це робити, розповімо у нашій статті.

Заповнення трудової книжки: загальні правила

за загальному правилуспівробітнику, який уперше надходить на роботу, повинна бути заведена трудова книжка. Причому обов'язок із закладу та заповнення трудової книжки покладено першого роботодавця (ст. 65 ТК РФ).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо фірма наймає людину за цивільно-правовим договором, то заклад та заповнення трудової книжки не потрібно, навіть якщо у працівника її немає.

Надалі, коли працівник звільняється і йде влаштовуватися на місце роботи, він має передати свою трудову книжку новому роботодавцю, а той продовжить робити у ній відповідні записи.

Тому будь-яка компанія має знати, як заповнити трудову книжку коректно.

Основні вимоги та порядок заповнення трудових книжок закріплені в Правилах ведення та зберігання трудових книжок (затверджених постановою Уряду РФ від 16.04.2003 № 225), а також в Інструкції щодо заповнення трудових книжок (затвердженої постановою Мінпраці РФ від 10.10.9.2003).

Що важливо знати компанії?

1. У трудовій книжці потрібно фіксувати будь-які зміни у кар'єрному становищі працівника (підвищилося службове становище, переведений до іншого відділу/департаменту, присвоєно нагороди і т. д.).

2. Записи у трудовій книжці повинні бути обов'язково російською мовою. Однак якщо там, де функціонує організація (наприклад, у національній республіці), крім російської додатково прийнято ще одну мову, то в трудовій книжці можна також робити дублюючий запис фактів біографії фахівця цією мовою (п. 6 Правил № 225).

3. Слідкуйте за виконанням деяких технічних вимог. Так, всі факти трудової біографії повинні відображатися в книжці без будь-яких скорочень, у суворій хронологічній послідовності з наскрізною нумерацією. Спеціальна вимога існує навіть щодо типу та кольору ручки, якою компанія заповнює трудову книжку: перова чи гелева, синього чи фіолетового кольору(П. 1.1 Інструкції № 69, п. 11 Правил № 225).

На нас чекають електронні трудові книжки? Відповідь.

Приклад заповнення трудової книжки: відомості про працівника

Отже, «стартові» відомості про працівника вносить у трудову книжку перший роботодавець. Що це за відомості? Це прізвище, ім'я, по-батькові, дата народження, освіта працівника на момент закладу трудової книжки. Вся ця інформація має бути вписана до відповідних граф титульного листа.

Про податкові наслідки для роботодавця при видачі трудової книжки див. у матеріалі «Мінфін нагадав, як бути з ПДВ та прибутком при видачі трудових книжок».

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Організація заповнює такі графи, ґрунтуючись на наданих співробітником оригіналах підтверджуючих документів (паспорта або іншого документа, що засвідчує особу, диплома про освіту тощо). Але якщо оригіналів співробітник з якихось причин надати не може, то компанія має право заповнити титульний лист трудової книжки та на підставі копій, які мають бути завірені нотаріально.

Після того, як вся зазначена інформація про співробітника була внесена до трудової книжки, необхідно завершити процедуру заповнення. Для цього на титульному листікомпанія проставляє дату заповнення та демонструє особисто співробітнику ту інформацію, яка була внесена до книжки. Далі співробітник, якщо вся внесена інформація правильна, повинен поставити свій підпис на титульному аркуші, після чого на цьому ж аркуші розписується представник кадрового відділу. На цьому інформація про співробітника вважається внесеною.

Після заповнення трудова книжка залишається у відділі кадрів підприємства-роботодавця.

Однак якщо будь-які «стартові» відомості про працівника зазнали змін (наприклад, змінилося прізвище чи ім'я), то компанія має актуалізувати інформацію у трудовій книжці. Для цього слід закреслити старі дані та вписати нові (якщо зміни стосуються імені, прізвища чи по батькові фахівця). Якщо зміни стосуються освіти/професії, слід просто додати актуальні відомості до трудової книжки як додатковий запис відразу після попередніх даних (п. 2.3–2.4 Інструкції № 69).

Як заповнити трудову книжку щодо відомостей про роботу

«Стартові» відомості, як було зазначено вище, вносяться до трудової книжки одного разу, а далі лише актуалізуються за потреби.

Проте основний зміст документа, що розглядається, - це не інформація про освіту працівника та його особи; це відомості про місця, де він працював у різні періоди свого життя.

Для фіксації такого роду інформації у трудовій книжці передбачено розділ «Відомості про роботу». Розглянемо, як заповнити у трудовій книжці цей розділ. Відомості про роботу починає заповнювати перший роботодавець фахівця і надалі при кожному переході в нову організацію, а також при кожній зміні у службовому (кар'єрному) положенні працівника.

У зазначеному розділі відображається як Загальна інформаціяпро місце, де працює працівник, і конкретні відомості про його посаду, виконувані функції. Крім того, якщо має місце перехід працівника з одного структурного підрозділу фірми в інше або звільнення з компанії, такий факт також відображається в цьому розділі.

Сам розділ складається із 4 граф.

У першому слід вказувати порядковий номер події. Друга графа призначена для вказівки дати, коли така подія мала місце. Зміст факту трудовий біографії співробітника відбивається у третій графі. Там фірма-роботодавець вказує (у разі прийому на роботу нового спеціаліста) повне і скорочене найменування, а також на яку посаду і в який відділ він був зарахований.

Про коректне зазначення найменування фірми див. у статті «Роспраця дозволила "штампувати" трудові книжки» .

Четверта графа служить для документального підтвердження достовірності події, що відображається. Тут фірма вказує, на підставі якого документа, наприклад, наказу керівника, фахівця було зараховано до штату організації. У цьому графі слід прописати основні реквізити такого документа (п. 3.1 Інструкції № 69).

ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо новий співробітник до приходу в компанію встиг відслужити в армії, то перед записом про прийом до штату компанії слід зазначити також роки і місце його служби (п. 21 Правил № 225). При цьому як підтверджуючий документ виступає військовий квиток. Аналогічне правило діє у разі, коли працівник до працевлаштування проходив якісь курси підвищення кваліфікації.

У зазначеному вище алгоритмі повинні фіксуватися всі факти зміни працівником основного місця трудової діяльності, а також його просування кар'єрних сходах. Крім того, тут можуть відображатися і відомості про роботу спеціаліста за сумісництвом у іншого роботодавця. Як заповнити трудову книжку під час роботи за сумісництвом, зазначено у п. 20 Правил № 225. Відповідно до них вносити до трудової книжки відомості про роботу за сумісництвом у іншого роботодавця має саме основний роботодавець (п. 20 Правил № 225). Для цього співробітнику потрібно запросити у другого, неосновного, роботодавця коректно оформлений документ, що підтверджує роботу у нього як сумісник.

Поряд із зазначеним у трудовій книжці передбачено ще один розділ для відображення відомостей про роботу спеціаліста - «Відомості про нагородження», який також складається з 4 граф та порядок заповнення якого, по суті, аналогічний алгоритму внесення записів до розділу «Відомості про роботу». У розділі фірма вказує факти присвоєння співробітнику держнагород, звань, грамот та інших.

Якщо ж працівник залишає компанію, цей факт також фіксується у трудовій книжці у розділі «Відомості про роботу». При цьому обов'язково вказується (у графі 3), на підставі чого (причина та відповідна норма) було розірвано трудовий договір. Наприклад: «Трудовий договір розірвано за згодою сторін, пункт 1 частини 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації».

ВАЖЛИВО! Запис про звільнення спеціаліста має бути датований його останнім робочим днем ​​(п. 5.1 Інструкції № 69).

При цьому роботодавцю слід пам'ятати, що якщо причиною для звільнення послужили підстави, у зв'язку з якими у працівника виникають будь-які пільги, такі підстави також слід перерахувати у графі 3 при внесенні запису про звільнення спеціаліста з фірми (наприклад, звільняється через догляд за дитиною до 14 років.

Про те, в якому порядку при звільненні відбувається повернення працівнику трудової книжки, див. .

Як правильно заповнити трудову книжку: зразок-2018

Вище було відображено основні правила та підходи до заповнення трудової книжки незалежно від роду діяльності спеціаліста та характеру виконуваної роботи.

Щоб зрозуміти, як правильно заповнити трудову книжку можна скачати зразок на нашому сайті.

Підсумки

Порядок заповнення трудової книжки детально відрегульовано Інструкцією № 69 та Правилами № 225. Щоб знати, як заповнити трудову книжку правильно, кадровому підрозділу потрібно ознайомитися з цими документами, вивчити наведені у них положення та норми - як технічні, так і змістовні. Зокрема, при заповненні трудових книжок законодавець вимагає проставляти наскрізну нумерацію подій, що вносяться, фіксувати записи російською мовою та ін. При цьому важливо стежити за достовірністю таких фактів. Зокрема: вносити записи у трудову книжку лише з оригіналів документів чи завірених нотаріально копій.

Якщо фірма приймає на основну роботу співробітника, який раніше ніде не працював, необхідно завести йому трудову книжку. Вести трудові працівники повинні роботодавці - організації та індивідуальні підприємці. При цьому важливо правильно оформити титульний аркуш трудової книжки, а також внести запис про прийом у розділ «Відомості про роботу».

У якому порядку оформляється трудова книжка

Роботодавець повинен оформити трудову книжку пізніше тижневого терміну з дня прийому працювати. Зробити це необхідно в присутності працівника (п. 8 Правил ведення та зберігання трудових книжок, виготовлення бланків трудової книжки та забезпечення ними роботодавців, затверджених постановою Уряду РФ від 16 квітня 2003 р. № 225, далі - Правила ведення та зберігання трудових книжок). Оскільки трудові книжки потрібно вести на співробітників, які пропрацювали понад п'ять днів, можна оформити її новачкові після цього періоду (п. 3 Правил ведення та зберігання трудових книжок).

Роботодавець має право набувати бланки трудової книжки лише за договором з офіційними розповсюджувачами (п. , порядку, затвердженого наказом Мінфіну Росії від 22 грудня 2003 р. № 117н). Приймати бланк, який приніс сам працівник, заборонено.

При цьому роботодавець може вимагати від працівника відшкодувати вартість бланка трудової книжки (п. 47 Правил ведення та зберігання трудових книжок). Для цього попросіть працівника написати заяву про її оформлення, тому що інакше роботодавець не зможе утримати грошові коштиіз зарплати співробітника (ст. 137 ТК РФ)

Якщо працівник приймається на дистанційну роботу, то за згодою сторін трудову книжку можна не оформляти. У цьому випадку основним документом про роботу та стаж співробітника буде його екземпляр трудового договору ( ч. шоста ст. 312.2 ТК РФ).

Записи в трудову книжку потрібно вносити акуратно, пір'яною, кульковою або гелевою ручкою, світловодостійким чорнилом чорного, синього або фіолетового кольору. Записи дат у всіх розділах трудових книжок провадяться арабськими цифрами (п. 1.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок, затвердженої постановою Мінпраці Росії від 10 жовтня 2003 р. № 69, далі - Інструкція із заповнення трудових книжок). Якщо ви припустилися помилки, оформляючи першу трудову книжку співробітнику, знищіть зіпсований бланк та заповніть новий (п. 42 Правил ведення та зберігання трудових книжок).

Як заповнити титульний лист трудової книжки

Титульний лист (зразок нижче) заповніть виходячи з документів, поданих працівником під час працевлаштування (ст. 65 ТК РФ ). Вам знадобляться (п. 9 Правил ведення та зберігання трудових книжок):

Паспорт співробітника чи інший документ, що засвідчує особу;
- Документ про освіту, кваліфікацію (атестат, диплом).

Прізвище, ім'я та по батькові(1) працівника вказуються повністю на підставі паспорта чи іншого документа, що засвідчує особу. До таких документів у цьому випадку належать військовий квиток, закордонний паспорт, права водія та ін. Не допускаються скорочення або заміна імені та по батькові ініціалами (п. 2.1 Інструкції із заповнення трудових книжок).

дата народження(2) співробітника записується повністю (число, місяць, рік), арабськими цифрами на підставі документа, що засвідчує особу ( п. 2.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок).

Запис про освіту (3)вноситься згідно з документом про освіту або його нотаріально завірену копію. У трудовій книжці вказується рівень освіти (таблиця нижче). З 1 вересня 2013 року в Росії встановлено нові рівні загального та професійної освіти(ч. 4, 5 ст. 10 Федерального закону від 29 грудня 2012 р. № 273-ФЗ, далі – Закон № 273-ФЗ). Однак у Правила ведення та зберігання трудових книжок та Інструкцію щодо заповнення трудових книжок зміни внесено не було. Заповнюючи титульний лист трудової книжки, керуйтесь Законом №273-ФЗ. Наприклад, співробітник представив диплом бакалавра. І тут можуть виникнути сумніви, зробити запис «вище - бакалавр» чи навіть «вище». У зв'язку з відсутністю офіційних роз'ясненьз цього питання рекомендуємо вказувати рівень освіти – «вищу».

Не вносите запис у рядок «Освіта», якщо співробітник подав як документ про навчання, наприклад, посвідчення чи свідоцтво про підвищення кваліфікації.

Раніше була можливість внести до рядка «Освіта» запис про незакінчену освіту відповідного рівня (наприклад, «незакінчена вища»). Для цього співробітник представляв засвідчений документ із освітньої установи: диплом про неповне вищій освіті, студентський квиток, залікову книжку, академічну довідку тощо (п. 2.1 Інструкції із заповнення трудових книжок).

Проте з 1 вересня 2013 року такий рівень освіти, як незакінчена вища, відсутній. З цього моменту до трудової книжки можна вносити лише записи про закінчені рівні освіти (п. 4 ст. 1, ст. 10 Закону № 273-ФЗ). Якщо працівник не має професійної освіти, внесіть до трудової книжки запис про середню загальну освіту, підтверджену атестатом.

Професія працівника (4)зазначаються на підставі документа про освіту, кваліфікацію або наявність спеціальних знань (п. 2.1 Інструкції із заповнення трудових книжок). Тож якщо у працівника диплом бакалавра чи магістра, рекомендуємо заповнювати рядок «Професія, спеціальність» у точній відповідності до формулювання диплома. На титульному аркуші вкажіть саме напрямок підготовки, наприклад, «юриспруденція», «інженерна справа» тощо. Слова «бакалавр» або «магістр» при цьому вказувати не слід.

Дата заповнення (5)- це день, коли співробітнику заведено трудову книжку (). Незважаючи на те, що дати в трудовій книжці, за загальним правилом, зазначаються цифрами, ця дата оформляється словесно-цифровим способом. Бланк трудової книжки має на увазі саме такий варіант. Число та рік пишуться цифрами, а місяць – словом. Однак, якщо ви вказали місяць цифрами, це не помилка, виправляти не потрібно.

Дайте співробітнику перевірити внесену інформацію. Якщо все правильно, нехай власник книжки (працівник) підтвердить це своїм підписом. Кадровик як особа, відповідальна за ведення трудової книжки, також має розписатися. Підпис кадрового працівника має бути вказаний розбірливо, тому рекомендується написати прізвище повністю. Потім проставте на титульному аркуші друк організації або кадрової служби (п. 2.2 Інструкції із заповнення трудових книжок).

Часті помилки під час заповнення титульного листа

1. Неправильно написано прізвище, ім'я чи по батькові працівника. Наприклад, «Наталія» замість «Наталія», «Геннадіївна» замість «Геннадіївна» тощо.

2. Освіта вказана на підставі документа про навчання (посвідчення, свідоцтва тощо).

3. Професія відповідає документу про освіту. Наприклад, до титульного листа внесено посаду, для роботи за якою приймається співробітник.

4. У рядку «Професія, спеціальність» зазначено кваліфікацію, а не спеціальність, включено зайві слова («бакалавр», «магістр») тощо.

5. На титульному листі відсутні підпис працівника чи кадровика, печатка організації (кадрової служби).

Як внести запис про прийом на роботу

Перед записом про прийом на роботу за потреби потрібно вказати період військової служби, служби в органах внутрішніх справ, Державної протипожежної службиМНС Росії, в органах податкової поліції та ін (п. 21 Правил ведення та зберігання трудових книжок). Не можна в трудовій книжці робити запис про те, що працівник раніше ніде не працював. Це не передбачено чинним законодавством.

Запис про прийом працювати вносите у трудову книжку лише після видання відповідного наказу. Запис повинен точно відповідати його тексту (п. 2.3 Інструкції із заповнення трудових книжок) (зразок нижче).

У графі 3 розділу «Відомості про роботу» у вигляді заголовка напишіть повну назву організації, також вкажіть скорочену назву (за наявності). Запис про назву організації не нумеруйте (6) .

Під найменуванням організації у графі 1 проставте порядковий номер запису, що вноситься (7) , а у графі 2 - фактичну дату прийому на роботу (8) . У графі 3 напишіть: «Прийнято або призначено в такий відділ, цех і т. д. на таку посаду (9) ». Записи про найменування структурного підрозділу, роботи, професії або посади, на яку прийнято працівника, вносяться у суворій відповідності до трудового договору та наказу про прийом на роботу. Якщо працівник має право на пільги, найменування посади має зазначатися відповідно до кваліфікаційних довідників або профстандартів ( абз. 2 год. другий ст. 57 ТК РФ, п. 3.1 Інструкції щодо заповнення трудових книжок).

Часті помилки при внесенні запису про прийом на роботу

1. Замість дати прийому працювати зазначена дата заповнення трудової книжки.

2. Елементи дати (зазвичай, місяць) написані римськими цифрами чи словами.

3. Пронумеровано запис із найменуванням організації.

4. Не зазначено структурний підрозділ, хоча у трудовому договорі та наказі про прийом на роботу він є.

5. Найменування посади не відповідає трудового договору, наказ про прийом на роботу, кваліфікаційні довідники або профстандарти (у тих випадках, коли це потрібно).

Підприємці отримали право вести трудові книжки з 6 жовтня 2006 року ( Федеральний законвід 30 червня 2006 р. № 90-ФЗ).