Архівне зберігання. Архівне діловодство організації: держстандарт, інструкція, документи, правила. методичні рекомендації з архівного діловодства Відповідальний за зберігання документів в архіві

Зберігаються протягом певних термінів, після чого вони мають бути передані на державне зберігання до державних та муніципальних архівів. Федеральним законодавством визначено граничні терміни зберігання документів, включених у порядку до складу Архівного фонду Російської Федерації:

документів з особового складу, записів нотаріальних дій, господарських книг та стосовно приватизації житлового фонду документів — 75 років;
проектної документації з капітального будівництва – 20 років;
технологічної та конструкторської документації - 20 років;
патентів на винахід, корисну модель, промисловий зразок – 20 років:
наукової документації – 15 років;
кіно- та фотодокументів - 5 років;
відео- та фотодокументів - 3 роки.

У разі ліквідації організації, документи постійного терміну зберігання та особового складу передаються до державного (муніципального) архіву. Для недержавних організацій, частина документів яких віднесено до складу Архівного фонду Російської Федерації, для такої передачі потрібне укладання договору із заснуванням системи Федеральної архівної служби Росії. Якщо організація своєчасно не уклала договір з архівом, то цьому випадку державний (муніципальний) архів повинен прийняти зберігання лише документи з особового складу працівників організації. Місце зберігання інших документів визначаться головою ліквідаційної комісії чи конкурсним управляючим.

Підготовка документів до передачі до архіву

У кожній організації протягом року утворюється певна кількість справ. Частину їх після встановленого терміну зберігання треба здавати в архів. Це відносини з виконаними документами постійного» тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу. Здаються справи до архіву через рік після завершення їх у діловодстві. Підготовка документів до передачі до архіву проводиться працівниками служби ДНЗ та секретарями структурних підрозділів. Справи здають до архіву після того, як вони повністю оформлені.

Оформлення справ складається з наступних операцій:

перевірка правильності угруповання документів у справи;
брошурування (підшивка);
нумерація листів;
складання завірителіюй напису (аркуша-завірителя);
складання у необхідних випадках внутрішнього опису документів справи;
внесення уточнень до реквізитів обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу, крайніх дат справи, заголовка справи);
складання та оформлення опису справи.

Справи тимчасового терміну зберігання (до 10 років включно) підлягають частковому оформленню, при цьому допускається:

не проводити систематизацію документів у справі;
не нумерувати аркуші справи;
не складати засвідчувальні написи;
не прошивати (не брошурувати).

Перевірка правильності угруповання документів у справи проводиться для того, щоб ще раз перевірити відповідність документів у справі заголовку за номенклатурою, розташування документів усередині справи за певними принципами: з питань, що розглядаються; з хронології; за географічною ознакою; за алфавітом кореспондентів тощо.

Рис. 6.2. Форма листа-завірителя справ

При повному оформленні необхідно підшити або переплести справу. Попередньо зі справи видаляються всі металеві предмети: скріпки, шпильки тощо. Документи знімаються зі швидкозшивача. Слідом за останнім документом у справу вкладається аркуш для засвідчення запису» на початку справи, при необхідності, вкладається аркуш або аркуші для внутрішнього опису (якщо є, то надруковані бланки внутрішнього опису). Справа не повинна перевищувати 250 аркушів. Якщо протягом року документів у справі відклалося більше, їх треба розділити на кілька томів.

Усі документи підшиваються або переплітаються у тверду обкладинку. Оскільки у справі відкладаються документи різного формату, підшивати їх потрібно на 4 проколи. Це забезпечить надійне скріплення всіх документів.

Рис. 6.3. Форма внутрішнього опису документів справи

У справах тривалих термінів зберігання можна прошивати справу наскрізь, включаючи як верхню, і нижню частину обкладинки. Справи постійного терміну зберігання підшиваються, починаючи з листа, що йде за обкладинкою. Верхня частина обкладинки не підшивається. На перший лист накладається тонка, шириною до 1 см картонна прокладка, і через неї прошивається справа. Оскільки передбачається таку справу зберігати вічно, то така підшивка захищає нитки від стирання та надає більш естетичного вигляду справі.

При підшивці слід стежити, щоб весь текст документів міг бути прочитаний. Документи з терміном зберігання менше 10 років можуть не підшиватися, а залишатися у швидкозшивачі.

Усі листи у справах постійного та тимчасового зберігання для забезпечення збереження документів та зручності використання нумеруються. Нумерують аркуші чорним графітним олівцем або нумератором у верхньому правому куті тільки з лицьового боку аркуша, не зачіпаючи тексту документа. Використання чорнил та кольорових олівців забороняється. Лист більшого формату, ніж А4, підшивається за край, розгортається і нумерується як один лист. Складений і підшитий за середину лист нумерується як два листи. Ілюстровані матеріали, фотографії нумеруються на зворотному боці у верхньому лівому кутку. Підшиті у справу конверти з написами чи вкладеннями нумеруються самостійно. Вкладення у конверт нумерується черговим номером за конвертом. При створенні кількох томів однієї справи, кожна з них нумерується самостійно.

Рис. 6.4. Форма обкладинки справ постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання

Підсумки нумерації фіксують у довірчому записі на вшитому спеціально для неї останньому аркуші справи. Б нею вказується цифрами та прописом кількість пронумерованих аркушів документів та окремо через знак «+» число аркушів внутрішнього опису, літерні та пропущені номери.

Завірювальний запис підписується особою, яка її склала, із зазначенням посади, особистого підпису, прізвища та дати складання. Складати завірительний напис на обкладинці справи або зворотній стороні останнього листа забороняється.

Форму листа-завірителя справи встановлено Основними правилами роботи архівів організацій.

У випадку, коли справа містить особливо цінні документи — в особистих справах, справах про присудження вчених ступенів та присвоєння

Державним стандартом Р 51141-98 закріплено таке визначення внутрішнього опису: «Внутрішній опис документів справи – це обліковий документ, що містить перелік документів справи із зазначенням порядкових номерів документів, їх індексів, назв, дат, номерів листів» 1 .

Внутрішній опис підшивається перед документами справи і містить інформацію про кожному їх. У підсумковому записі внутрішнього опису вказується кількість включених до неї документів та кількість аркушів самого опису.

При використанні автоматизованих систем реєстрації документів внутрішній опис може створюватися та роздруковуватись автоматично на основі відомостей, введених у реєстраційні картки документів, поміщених у справу. Після того, як документи підшиті, пронумеровані, складено засвідчувальний напис та внутрішній опис документів справи, проводиться додаткове оформлення обкладинки справ.

Оформлення обкладинки справ провадиться у процесі заведення справ у діловодстві та виконується відповідно до вимог державного стандарту ГОСТ 17914-72. «Обкладинки справ тривалого зберігання. Типи, розміри, технічні вимоги. У момент заведення справи за номенклатурою справ ряд відомостей вже було винесено на обкладинку:

найменування установи (організації) та її підпорядкованість;
найменування структурного підрозділу;
діловодний індекс справи;
заголовок справи;
термін зберігання справи.

Під час підготовки ставлення до здавання до архіву ці реквізити уточнюються та доповнюються. Наприклад, на обкладинці проставляють:

номер тома, якщо має кілька томів;
останні дати справи;
кількість аркушів у справі;
номери фонду, описи та справи з опису.

Останній реквізит проставляється у архіві.

Рис. 6.5. Форма опису справ постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання

Дуже важливо при оформленні обкладинки дотримуватися певних вимог. Так, найменування організації пишеться в називному відмінку. Якщо найменування змінювалося протягом року, то на обкладинці наводяться обидві назви, причому колишня назва береться в дужки, а нова пишеться під нею.

Заголовок справи переноситься на обкладинку на початку року. Але після аналізу змісту документів може знадобитися внесення деяких уточнень у заголовок. При виникненні такої необхідності слід внести доповнення до номенклатури справ та на обкладинку виносити заголовок та індекс відповідно до цього доповнення. Спочатку в заголовку має бути зазначений вид справи (справа, листування, документи тощо) або вид документів (протоколи, накази, звіти, акти). Потім вказується автор або кореспондент (якщо це листування) і надалі питання, що відображає зміст документів. Можливе формування у справі документів кількох авторів чи кореспондентів, якщо вони ставляться одного питання. Справжність документів у заголовках не вказується, але копійних документів обумовлюється. На обкладинці справи обов'язково вказуються дати ранніх і пізніх документів і термін зберігання справи. У справах із документами постійного зберігання вказується «зберігати постійно», на інших — конкретний термін зберігання відповідно до переліку.

При зазначенні кількості аркушів аркуші внутрішнього опису та завірювального запису не враховуються.

На всі відносини постійного та довгострокового термінів зберігання складається опис. Опис - це архівний довідник, що містить систематизований перелік одиниць зберігання, а також призначений для їхнього обліку та закріплення систематизації. Опис служить основним обліковим довідковим посібником у діловодстві та архіві. Складаються описи окремо на відносини постійного зберігання, відносини тимчасового (понад 10 років) зберігання, відносини по особовому складу. В окремих випадках залежно від специфіки організації описи можуть складатися на певні категорії справ (судові та слідчі справи, наукові звіти з тем тощо).

Справи перебувають у описи за рівнем значимості. Наприклад, послідовність може бути такою: статут підприємства, протоколи загальних зборів акціонерів, протоколи засідань ради директорів, накази директора з основної діяльності, річні плани тощо. Описи справи складаються у кожному структурному підрозділі працівниками служби діловодства.

Рис. 6.6. Форма річного розділу зведеного опису справ постійного зберігання

Опис складається з річних розділів. Річні розділи складаються за встановленою формою. Відомості у кожній справі, що включена до опису, називаються описовою статтею. До неї входять:

порядковий номер справи (томи) за описом;
індекс справи (томи);
заголовок справи (томи);
дати справи (томи);
число аркушів у справі (томі);
термін зберігання (для справ, що зберігаються понад 10 років);
Примітка.

Кожна справа опису має самостійний порядковий номер.

Якщо справа складається з кількох томів, то кожен том має свій номер. Має в своєму розпорядженні справи в описи по порядку архів організації. Він же надає номери опису структурного підрозділу.

При передачі до архіву справ за кілька років їх необхідно систематизувати. Традиційний порядок класифікації справ в організації - хронологічно-структурний. Це означає, що, по-перше, відносини систематизують за роками. По-друге, відносини систематизують за назвами структурних підрозділів, у яких зберігаються. Усі відносини постійного терміну зберігання протягом року розташовуються за рівнем важливості. Зазвичай це відповідає порядку розташування структурних підрозділів та заголовків справ у номенклатурі справ.

Рис. 6.7. Форма підсумкового запису та засвідчувального підпису

Таким чином, виходить стрункий перелік усіх справ одного терміну зберігання протягом одного року. Для зручності пошуку найменування структурного підрозділу можуть бути зазначені в описі перед першою справою відповідного структурного підрозділу.

У організаціях, де кількість справ, що утворюються на рік, невелика, недоцільно щороку складати новий опис. Можлива підготовка одного опису, що включає справи кілька років.

Рис. 6.8. Форма річного розділу зведеного опису справ з особового складу

Рис. 6.9. Форма опису електронних документів постійного терміну зберігання

У таких організаціях щорічно складається річний розділ опису з нумерацією справ, що триває. Кожен із річних розділів опису починається із зазначення відповідного року, і далі справи розташовуються відповідно до прийнятої структури.

Кожен опис має свій номер. Зазвичай опис справи постійного зберігання має 1, справи з терміном зберігання понад 10 років- N& 2, справи з особового складу — № 3 з додаванням буквеного індексу «л/с».

Закінчується опис підсумковим записом. У ній вказується цифрами та прописом кількість включених до опису справ, перший та останній номери справи за описом, обумовлюються особливості нумерації (літерні та пропущені номери). Опис має бути підписаний укладачем із зазначенням його посади та розшифрування прізвища. Проставляється дата написання опису.

Крім описів на справи постійного терміну зберігання, справи тимчасового (понад 10 років) терміну зберігання кадрові служби організацій щороку мають складати описи справи з особового складу. Документи з особового складу мають особливе соціальне значення — є основою підтвердження трудового стажу, займаної посади, тривалості роботи у цій організації та інших фактів трудових відносин. З метою запобігання втрати цих документів більшість документів з особового складу звільнених працівників здається до архіву і зберігається 75 років.

У зв'язку з розвитком комп'ютерних технологій, збільшенням обсягу документів на електронних носіях у організацій виникає потреба у зберіганні аудіовізуальної та електронної документації. В архіві організації в залежності від складу та обсягу ЕД складаються описи електронних документів постійного терміну зберігання. Електронні документи включаються до самостійних описів.

Кількість примірників опису визначається терміном зберігання справ. Опис справи постійного зберігання складається у чотирьох примірниках. Один екземпляр залишається у відповідному структурному підрозділі, другий екземпляр опису передається у службу ДОП, третій до архіву організації. Четвертий екземпляр надсилається у відповідний державний чи муніципальний архів.

Організації, які не здають документи до державних архівів, становлять опис на справи постійного зберігання, на справи з терміном зберігання 10 і більше років та за особовим складом у трьох примірниках.

На відносини тимчасового терміну зберігання описи не складаються» їх замінює номенклатура справ, де навпроти кожного заголовка проставляється відмітка про термін зберігання.

У період підготовки справ структурним підрозділом до передачі в архів організації співробітником архіву попередньо перевіряється правильність їх формування, оформлення та відповідність кількості справ, включених до опису справ (структурного підрозділу), кількості справ, заведених відповідно до номенклатури справ організації. Усі виявлені під час перевірки недоліки у формуванні та оформленні справ працівники структурного підрозділу зобов'язані усунути. У разі виявлення відсутності справ складається відповідна довідка.

Прийом кожної справи провадиться особою, відповідальною за архів організації, у присутності працівника структурного підрозділу. При цьому на обох примірниках опису справ структурного підрозділу проти кожної справи, включеної до неї, робиться відмітка про наявність справи. Наприкінці кожного примірника опису вказуються цифрами та прописом кількість фактично прийнятих до архіву справ, номера відсутніх справ, дата приймання-передачі справ, а також підпису відповідального за архів та особи, яка передала справи. При прийомі особливо цінних справ перевіряється кількість аркушів у справах.

Справи, пов'язані у зв'язки, доставляються до архіву організації співробітниками структурних підрозділів. Разом із справами до архіву передаються реєстраційні картотеки на документи. Найменування кожної картотеки входить у опис.

Навіть якщо про архів як про структурний підрозділ директор і чути не бажає, то це не означає, що в компанії його немає. Архів є, але поки що має форму розсіяного по шафах і кабінетах складу макулатури з повною відсутністю будь-якого єдиного порядку та системи. У цій статті ми розповімо про те, як організувати зберігання документів в організації, в якій архіву ще немає, а документи, яким необхідно забезпечити належні умови безпеки, вже є, і більше того, з'являються щодня. Адже, погодьтеся, набагато легше почати формувати архів, коли організація невелика та паперів, збереження яких належить забезпечити, не так багато. Якщо взятися за цю роботу за кілька років, коли обсяги документообігу почнуть обчислюватися десятками тисяч одиниць, сформувати архів буде набагато складніше.

НОРМАТИВНІ ДОКУМЕНТИ І ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ ЗА НЕНАЛЕЖНЕ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Процес зберігання документів організації регламентований федеральному рівні.

Існує два основні документи по роботі архіву в компанії:

Основні правила роботи відомчих архівів,затверджені наказом Головархіву СРСР від 05.09.1985 № 263. Документ має нормативний (обов'язковий) характер.
Основні правила роботи архівів організацій,схвалені рішенням Колегії Росархіву від 06.02.2002 (далі – Основні правила роботи архівів організацій). Документ має методичний (необов'язковий) характер.

Рекомендуємо секретареві досліджувати ці досить схожі документи. Вони описані основні засади зберігання ділових паперів у компанії, вимоги до зберігання, наведено безліч форм документів, які забезпечують процес зберігання, на чолі з номенклатурою справ організації.

Відповідальність за неналежне зберігання документів

Відповідно до ст. 13.25 Кодексу Російської Федерації про адміністративні правопорушення порушення встановлених порядку та термінів зберігання документів акціонерним товариством та товариством з обмеженою (додатковою) відповідальністю тягне за собою накладення адміністративного штрафу на посадових осіб у розмірі від двох тисяч п'ятисот до п'яти тисяч рублів; на юридичних - від двохсот тисяч до трьохсот тисяч рублів. Практика використання цієї статті досить велика, що має сенс повідомити керівнику, який відмовляється виділяти ресурси для зберігання документів підприємства.

АНАЛІЗ СКЛАДУ ДОКУМЕНТІВ

Насамперед потрібно розібратися зі складом документів, які зараз перебувають у організації. Усі вони поділяються на дві групи:

документи, які вже завершені діловодством;

Документи, що утворюються внаслідок діяльності організації та перебувають у тому чи іншому етапі свого життєвого циклу.

Робота йтиме одразу у двох напрямках. Документи з першої групи слід переглянути, розібрати за видами та визначити склад справ. Документи другої групи відразу після завершення діловодством теж потрібно буде розподілити у справах.

Діяти потрібно послідовно, по черзі звертаючись до кожного відділу організації. Тут на допомогу секретареві мають прийти працівники цих відділів. Тільки вони – люди, які знають свої робочі процеси зсередини, – можуть коректно сформулювати заголовки справ та склад документів у них. Перелік справ кожного структурного підрозділу, що вийшов у результаті цієї роботи, ляже в основу номенклатури справ організації.

ТЕРМІНИ ЗБЕРІГАННЯ ДОКУМЕНТІВ

Кожен документ має свій термін зберігання, який визначає не організація – автор документа, а держава. Знищення документа раніше, ніж закінчиться термін його зберігання, не допускається.

На сьогоднішній день діють три нормативні акти, які регламентують термін зберігання документів, що називається, в масовому порядку. Перерахуємо ці нормативні акти:

Перелік типових управлінських архівних документів, що утворюються у процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений наказом Мінкультури Росії від 25.08.2010 № 558 (з ізм. Від 04.02.2015);
Перелік типових архівних документів, що утворюються в науково-технічній та виробничій діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затверджений наказом Мінкультури Росії від 31.07.2007 № 1182 (в ред. Від 28.04.2011);
Перелік типових документів, що утворюються в діяльності держкомітетів, міністерств, відомств та інших установ, організацій, підприємств із зазначенням термінів зберігання, затверджений Головархівом СРСР 15.08.1988 (в ред. від 31.07.2007).

Акціонерним товариствамслід керуватися також Положенням про порядок та термін зберігання документів акціонерних товариств, затвердженим постановою ФКЦП Росії від 16.07.2003 № 03-33/пс.

Крім вищезгаданих типових переліків, термін зберігання тих чи інших документів може бути зазначений у галузевих нормативних актах. Тому слід бути дуже уважним щодо термінів і обов'язково вдаватися до допомоги керівників і працівників тих підрозділів, яких ставляться документи.

Зверніть увагу

Термін зберігання документів обчислюється з першого січня року, який слідує за роком закінчення їх діловодством. Так, якщо документ був виконаний у січні 2015 р. та має термін зберігання 5 років, то ці 5 років відраховуватимуться з 01.01.2016. Виходить, що знищити цей документ можна лише після 31.12.2020.

На етапі визначення термінів зазвичай виявляється, що з організації системи зберігання документів кожна дія тягне у себе інше. Якщо ми запитуємо, скільки років зберігається той чи інший документ, то відразу ж виникає необхідність десь це записати - не можна ж пам'ятати всі ці цифри в голові. Перелік, у якому зазначені всі документи організації, зокрема. тривалість їх зберігання, нічим іншим, як номенклатура справ.

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

Процес зберігання документів організації починається з номенклатури справ.

Наш словничок

Номенклатура справ - систематизований перелік найменувань справ, що заводяться у діловодстві організації, із зазначенням термінів їх зберігання, за встановленою формою.

Іншими словами, всі отримані в результаті аналізу документів заголовки справ зводяться до єдиного списку, і для них встановлюються терміни зберігання.

Форму номенклатури справ наведено в Додатку 7 до п. 3.4.6 Основних правил роботи архівів організацій.

Зверніть увагу:назва розділу в номенклатурі справ – найменування структурного підрозділу.

Індекс справискладається з двох частин. Перша – порядковий номер структурного підрозділу, друга – порядковий номер справи всередині структурного підрозділу.

Наведемо приклад. Припустимо, у створенні відділ реклами отримав порядковий номер 04. Фрагмент номенклатури справ наведено нижче.

Зверніть увагу

Якщо організація настільки невелика, що роль відділів у ній виконують працівники, кожен з яких має власний функціонал, всі індекси справ краще починати з 01 і виключити з номенклатури рядок «Назва розділу».

Графа «Кількість справ»заповнюється після закінчення календарного року. У ньому вказується кількість одиниць зберігання кожної справи, яке накопичилося для підприємства протягом року.

Номенклатуру справ затверджує та вводить у дію з нового робочого року керівник організації. Але не треба чекати січня, щоб спробувати формувати документи компанії з номенклатури, тому що перша в історії організації номенклатура справ може з'явитись і в середині року.

Документи розподіляються у справах відразу після того, як закінчено діловодством. Не можна збирати їх цілий рік, а потім присвятити кілька тижнів підшиванню до папок. Як тільки документ виконано та знято з контролю, його потрібно помістити у справу.

Колег потрібно поступово привчати до того, що документами компанії управляє секретар. Якщо у підрозділі з'являється нова справа, то про це треба повідомити секретаря, який внесе справу до номенклатури та спільно з компетентним працівником встановить для нього термін зберігання. Так, у молодої організації формується система централізованого діловодства.

«СПЕЦІАЛЬНІ» ДОКУМЕНТИ: КАДРИ І БУХГАЛТЕРІЯ

Кадрові документи.Якщо секретар додатково займається у компанії та кадровим діловодством, то зберіганню цього пласта корпоративної документації слід приділяти особливу увагу з наступних причин:

Кадрові документи піддаються перевіркам набагато частіше, ніж управлінські;

Термін зберігання багатьох документів кадрового діловодства вимірюється десятиліттями;

Документи з кадрів містять персональні дані працівників, і тому вимагають як скрупульозного обліку, а й особливих умов зберігання та допуску до них.

Справи по роботі з персоналом входять у номенклатуру справ на загальних підставах, а ось тримати їх потрібно в шафі, що закривається на ключ, найкраще залізному, ідеальний варіант – в особливому приміщенні, яке також закривається на ключ.

Бухгалтерські документи.Оскільки головний бухгалтер несе особисту відповідальність за збереження своїх документів, то на ранніх етапах розвитку організації займається цим сам. Мабуть, бухгалтерія – єдиний відділ, за порядок у документації якого можна бути відносно спокійним.

Поступово архів бухгалтера виходить за межі індивідуального сейфу, і виникає питання про включення паперів бухгалтерської та податкової звітності до загального масиву документів підприємства для зберігання та подальшого знищення. Документи бухгалтерії також включаються до номенклатури.

Що стосується режиму зберігання, то, на відміну від кадрових документів, особливих вказівок щодо цього законодавство не містить. Втім, якщо спитати думку бухгалтерів, то практично кожен із них скаже, що ці справи теж краще тримати в окремому приміщенні.

ЕЛЕКТРОННІ ДОКУМЕНТИ

Ще один особливий вид документів організації – електронні. Небезпека не дізнатися про них досить велика, адже якщо папери в папках стоять на увазі і врахувати їх нічого не варто, то електронні живуть у комп'ютерах колег. Йдеться тих документах, життєвий цикл яких відбувається у електронному вигляді. Хрестоматійний приклад – журнали реєстрації, які секретар веде у MS Excel. Коли прийде час відправляти журнал на зберігання, не потрібно його роздруковувати: це електронний документ, і він повинен зберігатися теж в електронному вигляді.

Підрозділи повинні надати інформацію про електронні документи на запит секретаря.

На жаль, у Росії досі немає чітко сформульованих інструкцій із зберігання електронних документів, і це незважаючи на те, що в деяких сферах діяльності (наприклад, інтернет-маркетингу) обсяг електронних документів організації прагне до 100%. Єдине, чим можна керуватися - проект Рекомендацій з комплектування, обліку та організації зберігання електронних архівних документів в архівах організацій, розроблений ВНІІДАД ще у 2012 р.

Електронні документи вносяться в номенклатуру справ поряд із паперовими та зберігаються протягом встановлених переліками термінів.

ЗНИЩЕННЯ ДОКУМЕНТІВ - ЦЕНТРАЛІЗОВАНИЙ ПРОЦЕС!

У перші місяці роботи системи зберігання документів секретареві буде не до знищення, а якщо організація молода, то раніше потрібно почекати кілька років. Якщо все ж таки виявляться документи, термін зберігання яких минув, то процес знищення організується відповідно до Основних правил роботи архівів організацій.

Головне, що слід пам'ятати: знищення документів - централізований процес, в якому задіяно багато працівників компанії, включаючи її керівника. Порвати документ і викинути його в кошик для сміття - це не знищення. Так робити не можна.

Неважливо, чи з'явиться в майбутньому в організації структурний підрозділ «архів» чи зберігання документів займатиметься спеціально уповноважений співробітник канцелярії, проте зберігати документи потрібно, і цей обов'язок, як ми з'ясували на початку статті, закріплений на законодавчому рівні.

РЕЗЮМЕ

Зберігання документів – обов'язок організації, закріплений на законодавчому рівні.
Організація системи зберігання документів підприємства починається з аналізу складу документів.
Список справ організації, котрим визначено терміни зберігання відповідно до спеціальними переліками, побудований за спеціальною формою, утворює номенклатуру справ організації.
Системам кадрової та бухгалтерської документації, а також електронним документам приділяється особлива увага.
Знищення документів – організований, централізований процес, що потребує системного підходу. Просто позбавитися документа не можна.

Надіслати свою гарну роботу до бази знань просто. Використовуйте форму, розташовану нижче

Студенти, аспіранти, молоді вчені, які використовують базу знань у своєму навчанні та роботі, будуть вам дуже вдячні.

Розміщено на http://www.allbest.ru/

Міністерство сільського господарства Російської Федерації

Федеральна державна бюджетна освітня установа вищої освіти

Рязанський державний агротехнологічний університет ім. П.А. Костичева

(ФДБОУ У РДАТУ)

Автодорожній факультет

Реферат на тему:

"Архівне зберігання документів"

Виконала: студентка 3 курсу

автодорожнього факультету

напрями підготовки

"Технологія транспортних процесів"

Малахов В.А.

Перевірила: к.е.н., доцент Лозова О.В.

Рязань 2015р.

1. Документи, що регламентують порядок зберігання документів

2. Формування документів у справі

3. Технічне опрацювання документів перед здаванням їх на архівне зберігання

4. Забезпечення безпеки документів

5. Електронні документи в архівах

6. Розміщення документів у сховищах

7. Перевірка наявності та стану документів

8. Архівні довідки

9. Експертиза цінності та знищення документа

Список літератури

1. Документи, що регламентують порядок зберігання документів

Порядок зберігання документів регламентується такими основними документами:

Федеральним законом від 22.10.2004 № 125-ФЗ «Про архівну справу в Російській Федерації»;

Основними правилами роботи архівів організації – схвалені рішенням Росархіву від 06.02.2002 (далі – Основні правила);

Переліком типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженим Наказом Міністерства культури РФ від 25 серпня 2010 N 558;

Чинним Положенням про документи та документообіг у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Мінфіну СРСР від 29.07.1983 № 105.

Порядок зберігання бухгалтерських документів визначено Федеральному законі від 21 листопада 1996 р. N 129-ФЗ «Про бухгалтерський облік», соціальній та Податковому кодексі РФ.

2. Формування документів у справі

Формуванням документів у справи має займатися кожен спеціаліст, який працює з документами. Слід зважити, що документи формуються у справі за певними ознаками, щоб потім їх легко було шукати в архіві. Архівістами було створено спеціальний довідковий документ, за допомогою якого службові документи розподіляються за папками (справами). Він називається номенклатурою справ. Це систематизований перелік заголовків усіх справ, які працівники заводитимуть в організації у черговому році. Номенклатура справ складається напередодні нового календарного року, зазвичай у грудні, щоб було відомо, які справи слід формувати в компанії в черговому році з січня до грудня.

p align="justify"> При формуванні документів у справи використовуються різні ознаки, за якими документи об'єднують в одну папку. Наприклад, номінальна ознака: накази до наказів, протоколи до протоколів. Ще одна ознака - предметно-питання для службового листування. Але можливий і зовсім інший підхід, коли поєднуються різні документи з одного питання. Класичним зразком є судова справа, особиста справа працівника.

Форму номенклатури справ уніфіковано та включено до додатка «Основних правил роботи архівів організації». Документ затверджується керівником організації. Якщо компанія велика, необхідно заповнювати графу «Назва розділу», тобто вписувати найменування структурного підрозділи. Якщо організація невелика, то тут вказується напрямок діяльності.

документ справа архівне сховище

3. Технічне опрацювання документів перед здаванням їх на архівне зберігання

По-перше, документи у справі мають лежати у хронологічному порядку: верхній документ перший січневий. Чорним графітним олівцем необхідно пронумерувати кожен листок на лицьовій стороні справи у верхньому правому кутку. У аркуші-завірителі є також таблиця, в якій вказуються особливості фізичного стану та формування справи, наприклад, надірвані, підклеєні, заплесневілі листи. Необхідно вказувати посилання на номер. І треба скласти внутрішній опис документів справи. У внутрішній опис вноситься індекс справи, його заголовок, номери аркушів справи, які відповідають цьому документу. Опис підкладається її укладачем і міститься на початку справи. Тепер справа потрібно або прошити, або здати в палітурку, оформити обкладинку, що відображає найменування організації, підрозділи, номер справи, томи, заголовок, дати закладу та закриття справи.

Описи складаються не менше ніж у трьох примірниках, один з яких залишається у структурному підрозділі, підтверджуючи факт здачі документів до архіву, а інші екземпляри опису передаються до архіву разом із справами.

4. Забезпечення безпеки документів

Справи короткочасного (до 10 років), довготривалого (понад 10 років) та постійного терміну зберігання повинні бути збережені в організації:

1. до завершення встановленого терміну та виділення їх до знищення;

2. до здавання справ на державне зберігання;

3. до ліквідації організації.

Протягом усього встановленого терміну зберігання повинні забезпечуватися не лише облік документів, а й їх фізична безпека та використання.

Це висуває певні вимоги до обробки самих справ та обладнання архівосховищ.

Документи архіву поділяються на документи загального та відокремленого зберігання, на паперовій та плівковій основі. До складу останніх включають не тільки плівки для фото, відео- та фонозаписів, але й інші комп'ютерні носії інформації, які ще не оформилися в самостійну групу.

5. Електронні документи в архівах

Згідно з принципами архівної справи, документ повинен зберігатися на тому носії інформації, на якому він був створений. Тому зберігання офісних документів на комп'ютерних носіях не заборонено, але й не вітається через об'єктивні причини.

Необхідно також пам'ятати, що тривале зберігання документів на нестабільних знімних носіях, наприклад дискетах, вимагає частих, не рідше ніж піврічних, перевірок та перезапису інформації, що зберігається, на нові носії у двох примірниках. Тривалий, тобто. понад 10 років зберігання архівної інформації на жорсткому диску комп'ютера також ризиковане через можливі збої та вірусні атаки.

В даний час єдино можливим носієм для запису документів, що архівуються, може вважатися не перезаписуваний оптичний диск (CDR), хоча останнім часом зросли претензії і до його якості.

При значному обсязі документів на комп'ютерних носіях та документних баз даних, що утворилися в процесі електронного документування, для їх зберігання організується самостійне або у складі архіву, що діє, сховище електронних документів.

6. Розміщення документів у сховищах

Продумане розміщення документів дозволяє раціонально використовувати приміщення, скоротити витрати на пошук справ, забезпечити оптимальні умови зберігання та можливості евакуації архіву у разі виникнення надзвичайних обставин.

В основі розміщення архівних документів в організаціях є:

1. створення найкращих умов документів постійного зберігання,

2. зручності оперативного використання всіх документів.

Документи загального діловодства, конфіденційні, з особового складу і технічні зберігаються окремо, наскільки можна у різних сховищах.

При визначенні приміщень, необхідні розміщення справ, враховується динаміка руху дел. Так, в архіві організації доцільніше розміщувати справи не лише за структурними підрозділами відповідно до описів та номенклатур справ, а й за термінами їх виділення до знищення.

Для орієнтації в динамічно змінному складі справ складаються топографічні покажчики, проте приміщення, стелажі у яких нумеруються зліва направо від входу. Полиці також нумеруються відповідно до встановлення справ, тобто. постелажно зверху донизу.

Документи повинні зберігатися у приміщеннях, відокремлених від робочих кімнат працівників та захищених від доступу сторонніх осіб. Сховища повинні бути додатково захищені решітками, що відкриваються зсередини (для екстремальної евакуації) на вікнах першого поверху архівосховища, двері додатково укріплені і забезпечені замками. Від прямих сонячних променів вікна захищають спеціальним склінням, фарбою, щільними шторами. Через підвищену пожежну небезпеку сховища документів обладнуються світильниками закритого типу, винесеними поза сховищами вимикачами та запобіжними щитами. Обов'язковою приналежністю архівосховища є багатоваріантні засоби пожежогасіння (у тому числі і не рідинні, наприклад, пісок та брезент).

Архіви повинні мати:

1. спеціальні пересувні або стаціонарні стелажі із шириною полиць не менше 25 см;

2. ширину проходів між стелажами щонайменше 75 див;

3. ширину основних проходів до 120 див;

4. відстань між полицями за висотою 35-40 см;

5. відстань торців стелажів від стін 45 див;

6. відстань від підлоги до нижньої полиці 20 див, а цокольних і напівпідвальних поверхах-до 50 див.

Для зберігання документів великого формату (карт, креслень, планів) застосовують спеціальні стелажі із горизонтальним або вертикальним підвісним зберіганням.

Основними руйнівниками документів в архівосховищах є цвілеві грибки. Відомо понад 200 видів грибків, що мешкають у «паперсховищах», їх суперечки переносяться повітряним шляхом і в запилених приміщеннях легко можуть заразити документи. Як правило, грибки розвиваються найбільш активно на вологих документах або в сховищах з підвищеною вологістю повітря при температурі 25-27 ° С, в тісно захаращених кутах і шафах, що не провітрюються.

Тому у сховищах документів (і книг) повинен дотримуватися оптимальний температурно-вологісний режим. У Росії його встановлено максимально в 18-20°З відносною вологістю повітря 50-55%. Плівкові носії вимагають ще жорсткіших умов зберігання, тому всі архівосховища комплектуються приладами для вимірювання температури та вологості в різних кутах архівосховищ. Для архівосховищ обов'язкові регулярні вологі прибирання та профілактична дезінфекція приміщень.

Всі справи в архівосховищах додатково упаковуються в картонні коробки, зв'язки та інші контейнери, виготовлені з нешкідливих для документів матеріалів, До коробок приклеюються, а до зв'язків справ прикріплюються до шпагату ярлики із зазначенням:

1. номери опису (номенклатури справ),

2. року (років) та крайніх номерів справ, включених у цю коробку (зв'язку).

Залежно від твердості матеріалу обкладинок справ, частоти використання документів вибирається спосіб зберігання – вертикальний чи горизонтальний.

7. Перевірка наявності та стану документів

Перевірки фактичної наявності та фізичного стану справ (вицвітання, зараження, механічні пошкодження) проводяться не рідше:

1. одного разу на 10 років,

2. для справ постійного зберігання - раз на 5 років,

3. для конфіденційних документів – щорічно

Такі перевірки проводять також:

1. при зміні завідувачів архівами,

2. при масовому псуванні чи загибелі справ,

3. після переміщення справ до іншого архівосховища.

Підсумки перевірок оформляються актами за типовою формою, встановленою архівною службою, що затверджуються керівником організації. За результатами перевірок, затвердженими керівництвом організації, вносяться (за потреби) зміни та уточнення в облікові документи, зазначаються номер та дата акта, у якому зафіксовано підсумки перевірки.

8. Архівні довідки

Всі комерційні та державні організації, державні та відомчі архіви зобов'язані видавати за запитами організацій, колишніх працівників та зверненням громадян довідки, копії та виписки з архіву документів про підтвердження самого факту та стажу роботи, заробітної плати, посади та інших питань.

Архівна довідка - офіційно засвідчений документ, що має юридичну силу та містить повідомлення (підтвердження) про наявні в архівах документи, відомості, що належать до предмета запиту, з обов'язковою вказівкою пошукових даних (№ опису, № справи, № листів). У довідці наводяться назви документів, їх дати та викладаються відомості з цих документів у хронологічній послідовності подій, а не документів, у яких вони висвітлюються.

Архівна довідка підписується відповідальним за архів співробітником та керівником організації та засвідчується печаткою (за наявності - гербовою), до довідки за необхідності додаються копії документів та виписки з оригіналів. При складанні довідки на кількох аркушах повинен засвідчуватися кожен її аркуш.

Архівна виписка є повні копії оформляє і засвідчує частин документа і дослівні копії його змістової частини (тексту).

Архівні виписки робляться, як правило, у тому випадку, якщо необхідні відомості містяться в об'ємному багатоаспектному документі, але його частина відноситься до змісту запиту. На початку і наприкінці кожного вилучення з документа, а також у місцях пропуску окремих слів, виразів або речень повинні ставитися крапки.

Архівна копія - дослівне відтворення машинописним, фотографічним чи електрографічним способом всього тексту документа, офіційно завірене у тому порядку, як і архівні довідки.

Архівні довідки, виписки та копії, а також справжні документи видаються заявникам або їх довіреним особам на руки під розписку по пред'явленні паспорта або іншого документа, що засвідчує особу.

9. Експертиза цінності та знищення документа

Експертиза цінності проводиться шляхом полистного перегляду документа членами комісії. Сформовані за категоріями справи необхідно поділити на дві групи: перша група тимчасового зберігання, друга – постійного та тимчасового (понад 10 років) зберігання. Комісія створюється один раз на період діяльності організації та включає представників провідних підрозділів: бухгалтерії, кадрової служби, архіву. Очолює експертну комісію, як правило, заступника директора. Комісія проводить засідання та оформляє протоколи з рішеннями, пов'язаними із затвердженням описів на документи тривалого, постійного термінів зберігання та за особовим складом та визначає, які документи підлягають знищенню.

Процедура знищення документів потребує правильного документаційного оформлення. Знищенню підлягають лише документи з коротким терміном зберігання (до 10 років включно), якщо термін зберігання минув. Обчислення цього терміну розпочинається з 1 січня наступного календарного року. Не можна знищувати документи, які не пройшли експертизу цінності документів. Рішення про знищення має бути у протоколі засідання експертної комісії організації. Документи, що підлягають знищенню, вносяться у відповідний акт, що має уніфіковану форму - Акт про виділення до знищення документів, що не підлягають зберіганню. Після дотримання документаційних формальностей можна розпочинати знищення документів.

Список литературы

1. http://docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2. http://www.mbm.ru/wiki/index.php/Архівне_зберігання_документів

3. http://www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Розміщено на Allbest.ru

...

Подібні документи

Повний цикл обробки та руху документів з моменту їх створення до завершення виконання та відправлення. Експертиза (оцінка) наукової та практичної цінності документів. Описи та оформлення справ. Опис документів постійного та довготривалого зберігання.

контрольна робота , доданий 14.03.2009

Структура та призначення номенклатурних справ. Вимоги щодо їх формування та правила зберігання. Експертиза цінності документів. Складання описів справ та порядок передачі в архів. Суть архівного зберігання документів у електронній формі. Експертні комісії.

курсова робота , доданий 02.03.2014

Принципи та критерії цінності документів. Система нормативно-методичних посібників із відбору документів. Організація та проведення експертизи цінності документів, порядок її проведення, оформлення результатів та зберігання. Інформаційні технології у архівах.

дипломна робота , доданий 13.03.2019

Терміни зберігання документів, пов'язаних із прийомом, переміщенням та звільненням працівників. Особиста картка працівника. Склад та вилучення документів з особової справи. Порядок ведення особових справ осіб, які заміщають державні посади Російської Федерації.

реферат, доданий 30.04.2011

Стадії життєвого циклу організації: поняття, класифікація та типи. Сутність та функції ліквідаційної комісії, правила зберігання документації. Експертиза цінності документів, принципи оформлення справ та складання їх описів. Передача документів до архіву.

дипломна робота , доданий 10.05.2015

контрольна робота , доданий 03.06.2017

Аспекти створення, організації та функціонування архівів електронних документів. Роль концепції формування Російської Федерації електронного уряду, умови її функціонування. Методологія та принципи архівного зберігання електронних документів.

реферат, доданий 21.10.2011

Законодавче та нормативне регулювання діловодства. Порядок складання документів та вимоги до їх оформлення. Організаційно-розпорядчі документи та система документації з особового складу. Організація роботи та зберігання документів.

методичка , доданий 26.01.2009

Правова та нормативна база, що регулює діловодство та документообіг в організації. Порядок прийому та первісної обробки кореспонденції. Типові та індивідуальні терміни виконання документів. Діловодне оброблення документів.

курсова робота , доданий 08.11.2013

Вимоги до оформлення документів з особового складу. Поняття та специфіка складання бланка документа, основні вимоги щодо нього. Порядок підготовки та оформлення розпорядчих документів, інформаційно-довідкових документів, їх зміст.

4.3.1.1. Постійне зберігання документів має здійснюватись у темряві. Усі види робіт з документами повинні проводитися за обмежених або технологічно необхідних рівнів освітлення.

4.3.1.2. Висвітлення у сховищах може бути природним та штучним.

4.3.1.3. Природне освітлення в сховищах допускається розсіяним світлом за умови застосування на вікнах світлорозсіювачів, регуляторів світлового потоку, захисних фільтрів, штор, жалюзі, фарбування скла. Для захисту документів застосовують зберігання в палітурках, папках, коробках, шафах, на стелажах закритого типу, в обгортковому папері тощо.

4.3.1.4. Для штучного освітлення застосовують лампи розжарювання у закритих плафонах із гладкою поверхнею. Допускається застосування люмінесцентних ламп із урізаною ультрафіолетовою ділянкою спектра типу ЛБ, ЛХБ, ЛТБ.

4.3.1.5. Рівень освітленості в діапазоні видимого спектру не повинен перевищувати: на вертикальній поверхні стелажу на висоті 1 м від підлоги – 20 – 50 лк (люкс), на робочих столах – 100 лк (люкс).

4.3.2. Температурно-вологісний режим

4.3.2.1. У приміщеннях сховищ, обладнаних системами кондиціонування повітря, має підтримуватися оптимальний температурно-вологісний режим, який враховує специфіку видів документів: для паперових документів – температура 17 – 19 град. З, відносна вологість повітря 50 - 55%; для плівкових матеріалів - чорно-білих (15 град. С та 40 - 55%) та кольорових (2 - 5 град. С та 40 - 55%); для документів на магнітних стрічках та дискових носіях - 15 - 20 град. С та 50 - 65%.

4.3.2.2. Різкі коливання температури та вологості у сховищах не допускаються. У приміщеннях з нерегульованим кліматом повинні здійснюватися заходи щодо оптимізації кліматичних умов на основі раціонального опалення та провітрювання приміщень, використання засобів осушення або зволоження повітря. При тривалому стабільному підвищенні відносної вологості повітря до 80 - 90% вживаються обов'язкові заходи щодо нормалізації кліматичних умов (інтенсивне провітрювання, осушення сховищ, усунення причин підвищення вологості).

4.3.2.3. Температурно-вологісний режим у сховищах контролюється шляхом регулярного вимірювання параметрів повітря: у приміщеннях, що кондиціонуються, - один раз на тиждень, у приміщеннях з нерегульованим кліматом - два рази на тиждень, при порушеннях режиму зберігання - щодня.

4.3.2.4. Контрольно-вимірювальні прилади (термометри, психрометри, гігрометри) розміщують у головному проході на стелажі, далеко від опалювальних та вентиляційних систем. Покази приладів фіксуються у реєстраційному журналі.

4.3.3. Санітарно-гігієнічний режим

4.3.3.1. Приміщення архіву повинні бути у чистоті, за умов, що виключають можливість появи цвілі, комах, гризунів, пилу.

4.3.3.2. У приміщеннях сховищ повинна бути забезпечена вільна циркуляція повітря, що виключає утворення зон, що не провітрюються, небезпечних у санітарно-біологічному відношенні.

4.3.3.3. Вікна, що відкриваються в теплу пору року, а також вентиляційні отвори в стінах, стелях, підлогах сховищ і зовнішні отвори вентиляційних систем слід захищати сітками з діаметром осередків не більше 0,5 мм.

4.3.3.4. У приміщеннях сховищ забороняється перебування у верхньому одязі, мокрому та брудному взутті, зберігання та використання харчових продуктів, куріння.

4.3.3.5. У приміщеннях сховищ необхідно проводити систематичне вологе прибирання. Не рідше одного разу на рік проводиться обезпилювання стелажів, шаф, засобів зберігання; підлоги, плінтуси, підвіконня, цокольні частини стелажів обробляються водними розчинами антисептиків (2%-ний формалін, 5%-ний катамін АБ тощо).

4.3.3.6. Два рази на рік (на початку та після закінчення опалювального сезону) документи (вибірково) та приміщення сховищ піддають обстеженню для своєчасного виявлення комах та цвілевих грибів.

При виявленні біологічних шкідників вживають термінових заходів щодо дезінфекції та дезінсекції приміщень силами архіву, санепідемстанції або карантинної служби.

4.3.3.7. Під час проведення прибирань або санітарних обробок вода та антисептичні розчини не повинні потрапляти на документи.

4.3.4. Охоронний режим

4.3.4.1. Охоронний режим забезпечується вибором місця розміщення архіву будівлі, технічними засобами захисту, організацією системи охорони, сигналізації, дотриманням заходів пропускного режиму, порядку доступу в сховищі, опечатуванням приміщень. Зовнішні двері архіву та сховищ повинні мати металеве облицювання та міцні запори. На доступні ззовні вікна встановлюють металеві решітки, що замикаються, розстібні назовні. Приміщення архіву обладнують охоронною сигналізацією, у неробочий час приміщення пломбуються (опечатуються). Сховища у робочий час мають бути закриті на ключ. Право доступу до сховища мають завідувач і працівники даного сховища, а окремих випадках - інші особи у тому супроводі. Винесення документів з архіву здійснюється лише за спеціальними перепустками в установленому порядку.

4.3.4.2. Охоронний режим поширюється також на приміщення, де тимчасово зберігаються архівні документи та матеріальні цінності архіву (читальний, виставковий зали, лабораторії тощо).

Архів- це організація або її структурний підрозділ, які здійснюють прийом та зберігання документів з метою використання ретроспективної інформації. За зберігання документів у великій організації відповідає відомчий архів, а архів організації малого та середнього бізнесу ведеться секретарем або у канцелярій.

Для систематизації поміщуваних до архіву документів утворюється така одиниця їх зберігання, як справа. Справа - документ або сукупність документів, що належать до одного питання або дільниці діяльності та поміщені в окрему обкладинку. Документи формуються у справі, згідно з номенклатурою справ систематизованим переліком найменувань справ, що реєструються в організації, із зазначенням термінів їх зберігання.

При підготовці документів до архівного зберігання здійснюються дві діловодні операції: формування справи та її оформлення. Формування справ - віднесення документів до певної справи та їх систематизація. Оформлення справи, яка визначається, встановленими правилами підготовка до зберігання документів.

Організація архівного зберіганнядокументів та його ефективного використання - одне з основних завдань служби документаційного забезпечення. Структура архіву організації формується згідно з номенклатурою справ. Це самостійний документ, складання якого є складною та багатоступінчастою роботою.

Номенклатура справпереглядається щорічно до настання діловодного року. При її складанні враховуються структура попередньої номенклатури та плани функціонування організації у наступному році. Кожен структурний підрозділ готує свою частину, та був окремі шматки централізовано зводяться у загальну номенклатуру. Проект номенклатури підлягає утвердженню керівником організації.

Протягом діловодного року документи, оперативну роботу з якими закінчено, підшиваються у справи відповідно до чинної номенклатури. При цьому можлива поява документів, які не були передбачені під час її складання. Якщо це відбувається, починається справа з новим заголовком, про що робиться позначка в номенклатурі. Також цілком імовірно, що за весь рік не з'явиться жодного документа для започаткування справи з передбаченим заголовком. Про кожну заведену справу в номенклатурі робиться відповідна позначка.

Архівне зберігання документів у створенні може здійснюватися кілька етапів. Певний час вони зберігаються у архіві структурного підрозділи, та був передаються до архіву організації. Після цього частина документів підлягає передачі державне зберігання.

Російське діловодство має багатовікову історію, що відрізняється національними рисами. Документи проживають довге життя - від оформлення до архівного зберігання та знищення. Правила роботи з ними у конкретній організації становлять систему діловодства. Вона являє собою набір загальних принципів та конкретних технологій обробки документів. Формування їх відбувається під впливом багатьох чинників. Найбільш значущими є наявні традиції роботи, як національні, і виниклі у межах певної організації, і навіть різноманітні нормативно-методичні документи державні органи.