Stockage d'archives. Archiver le travail de bureau de l'organisation: gost, instructions, documents, règles. recommandations méthodologiques pour la tenue des archives Responsable de la conservation des documents dans les archives

Ils sont conservés pendant certaines périodes, après quoi ils doivent être transférés au dépôt d'État dans les archives de l'État et municipales. La législation fédérale définit les périodes maximales de conservation des documents inclus dans l'ordre établi dans le Fonds d'archives de la Fédération de Russie :

• documents sur le personnel, registres des actes notariés, livres de ménage et documents relatifs à la privatisation du parc de logements - 75 ans;
• documentation de conception pour la construction d'immobilisations - 20 ans;
• documentation technologique et de conception - 20 ans;
• brevets d'invention, modèle d'utilité, dessin industriel - 20 ans :
• documentation scientifique - 15 ans;
• documents cinématographiques et photographiques - 5 ans;
• documents vidéo et photo - 3 ans.

En cas de liquidation de l'organisation, les documents de la période de conservation permanente et le personnel à temps plein sont transférés aux archives d'État (municipales). Pour les organisations non gouvernementales, dont certains des documents sont attribués à la composition du Fonds des archives de la Fédération de Russie, pour un tel transfert, il est nécessaire de conclure un accord avec la création du système du Service fédéral des archives de la Russie . Si l'organisation n'a pas conclu en temps voulu d'accord avec les archives, dans ce cas, les archives d'État (municipales) sont obligées d'accepter pour stockage uniquement les documents sur le personnel des employés de l'organisation. Le lieu de conservation des documents restants est déterminé par le président de la commission de liquidation ou le commissaire aux faillites.

Préparation des documents pour le transfert aux archives

Dans chaque organisation, un certain nombre de cas sont formés au cours de l'année. Certains d'entre eux, après la période de stockage établie, doivent être retournés aux archives. Il s'agit de cas avec des documents exécutés de stockage et de personnel permanents "temporaires (plus de 10 ans). Les dossiers sont remis aux archives un an après leur achèvement en bureautique. La préparation des documents à transférer aux archives est effectuée par les employés de l'établissement d'enseignement préscolaire et les secrétaires des divisions structurelles. Les cas sont remis aux archives une fois qu'ils sont entièrement terminés.

L'enregistrement des cas comprend les opérations suivantes :

• vérifier l'exactitude du regroupement des documents dans les dossiers ;
• couture (remplissage);
• numérotation des feuilles;
• établissement d'une inscription d'attestation (fiche d'attestation) ;
• la constitution, si nécessaire, d'un inventaire interne des pièces du dossier ;
• faire des ajustements aux détails de la couverture de l'affaire (clarification du nom de l'organisation, index d'enregistrement, dates limites de l'affaire, titre de l'affaire);
• établissement et enregistrement de l'inventaire de l'affaire.

Les cas avec une période de stockage temporaire (jusqu'à 10 ans inclus) sont soumis à un enregistrement partiel, alors qu'il est autorisé :

• ne pas systématiser les pièces du dossier ;
• ne pas numéroter les feuilles de la mallette ;
• ne pas rédiger d'inscriptions de certification ;
• ne pas coudre (ne pas coudre).

Une vérification de l'exactitude du regroupement des pièces dans les caisses est effectuée afin de vérifier à nouveau la conformité des pièces de la caisse avec l'intitulé selon la nomenclature, la disposition des pièces à l'intérieur de la caisse selon certains principes : sur les enjeux à l'étude ; par chronologie ; géographiquement; par ordre alphabétique des correspondants, etc.

Riz. 6.2. Formulaire de feuille de témoin de cas

Une fois terminé, il est nécessaire d'ourler ou d'entrelacer l'étui. Au préalable, tous les objets métalliques sont retirés du boîtier : trombones, épingles, etc. Les documents sont retirés du classeur. A la suite du dernier document, une feuille est mise dans la caisse pour un procès-verbal certifié " au début de la caisse, si nécessaire, une ou des feuilles pour l'inventaire interne est insérée (le cas échéant, puis les imprimés de l'inventaire interne) . Le dossier ne doit pas dépasser 250 pages. Si au cours de l'année plusieurs documents ont été déposés dans le dossier, ils doivent alors être divisés en plusieurs volumes.

Tous les documents sont classés ou reliés dans une couverture rigide. Etant donné que des documents de formats différents sont déposés dans la mallette, ils doivent être ourlés pour 4 piqûres. Cela garantira que tous les documents sont collés ensemble en toute sécurité.

Riz. 6.3. La forme de l'inventaire interne des pièces du dossier

En cas de longue durée de conservation, vous pouvez coudre le boîtier à travers, y compris le haut et le bas de la couverture. Les dossiers permanents sont classés en commençant par la feuille qui suit la couverture. La partie supérieure de la housse n'est pas ourlée. Une fine bande de carton pouvant atteindre 1 cm de large est appliquée sur la première feuille et le boîtier est cousu à travers celle-ci. Puisqu'il est censé conserver une telle entreprise pour toujours, un tel dépôt protège les fils de l'abrasion et donne un aspect plus esthétique à l'entreprise.

Lors du dépôt, il faut veiller à ce que l'intégralité du texte des documents puisse être lu. Les documents dont la durée de conservation est inférieure à 10 ans ne peuvent être classés, mais restent dans le classeur.

Toutes les fiches en cas de stockage permanent et temporaire sont numérotées pour assurer la sécurité des documents et la facilité d'utilisation. Les feuilles sont numérotées avec un crayon graphite noir ou un numérateur dans le coin supérieur droit uniquement à partir du recto de la feuille, sans toucher au texte du document. L'utilisation d'encre et de crayons de couleur est interdite. Une feuille d'un format plus grand que le A4, est ourlée d'un bord, dépliée et numérotée comme une feuille. La feuille pliée et ourlée est numérotée comme deux feuilles. Documents illustrés, les photographies sont numérotées au verso dans le coin supérieur gauche. Les enveloppes avec des inscriptions ou des pièces jointes cousues dans le boîtier sont numérotées indépendamment. L'enveloppe dans l'enveloppe est numérotée avec le numéro suivant derrière l'enveloppe. Lors de la création de plusieurs volumes d'un même étui, chacun d'eux est numéroté indépendamment.

Riz. 6.4. Formulaire de couverture pour les cas de stockage permanent et temporaire (plus de 10 ans)

Les résultats de la numérotation sont consignés dans un dossier confidentiel sur le dernier feuillet de l'étui cousu spécialement pour elle. Il indique en chiffres et en lettres le nombre de feuilles de documents numérotées et séparément par le signe "+" le nombre de feuilles de l'inventaire interne, chiffres et manquants.

Le procès-verbal d'autorisation est signé par celui qui l'a dressé en indiquant la fonction, la signature personnelle, le nom et la date d'établissement. Il est interdit de faire une inscription de certification sur la couverture du boîtier ou au dos de la dernière feuille.

La forme du certificat de preuve de l'affaire est établie par les Règles de base pour le travail des archives des organisations.

Dans le cas où le dossier contient des documents particulièrement précieux - dans les dossiers personnels, les cas de délivrance de diplômes universitaires et conférant

La norme d'État R 51141-98 consacre la définition suivante d'un inventaire interne : « Un inventaire interne des pièces du dossier est un document comptable contenant une liste des pièces du dossier indiquant les numéros de série des documents, leurs index, titres, dates, numéros de feuille » 1 .

L'inventaire interne est classé devant les pièces du dossier et contient des informations sur chacun d'eux. L'enregistrement final de l'inventaire interne indique le nombre de documents qu'il contient et le nombre de feuilles de l'inventaire lui-même.

Lors de l'utilisation de systèmes automatisés d'enregistrement de documents, un inventaire interne peut être créé et imprimé automatiquement sur la base des informations saisies dans les cartes d'enregistrement des documents placés dans le dossier. Une fois les documents classés, numérotés, une inscription d'attestation et un inventaire interne des pièces du dossier sont établis, une conception complémentaire de la couverture du dossier est effectuée.

La conception de la couverture des valises est réalisée lors du processus d'établissement des valises dans le travail de bureau et est réalisée conformément aux exigences de la norme nationale GOST 17914-72. « Couvertures de boîtiers de stockage à long terme. Types, tailles, exigences techniques ". Au moment de l'institution de l'affaire selon la nomenclature des affaires, un certain nombre d'informations avaient déjà été mises sur la couverture :

• le nom de l'institution (organisation) et sa subordination;
• le nom de l'unité structurelle;
• index clérical de l'affaire;
• titre de l'affaire ;
• durée de conservation du boîtier.

Lors de la préparation d'un dossier à déposer en archive, ces informations sont précisées et complétées. Par exemple, sur la couverture ils ont mis :

• numéro de tome si l'affaire comporte plusieurs tomes ;
• délais pour l'affaire;
• le nombre de feuilles dans la mallette;
• numéros de fonds, inventaire et caisses selon l'inventaire.

La dernière condition requise est déposée dans l'archive.

Riz. 6.5. Formulaire d'inventaire des caisses de stockage permanent, temporaire (plus de 10 ans)

Il est très important de respecter certaines exigences lors de la conception de la couverture. Ainsi, le nom de l'organisation est écrit dans le cas nominatif. Si le nom a changé au cours de l'année, les deux noms sont indiqués sur la couverture, l'ancien nom étant pris entre parenthèses et le nouveau étant écrit en dessous.

Le titre de l'affaire est reporté sur la couverture au début de l'année à partir de. Mais après avoir analysé le contenu des documents, il peut être nécessaire d'apporter quelques précisions dans le titre. Si un tel besoin s'en fait sentir, un ajout doit être fait à la nomenclature des affaires et le titre et l'index doivent être placés sur la couverture conformément à cet ajout. Premièrement, le titre doit indiquer le type d'affaire (affaire, correspondance, documents, etc.) ou le type de documents (procès-verbaux, ordonnances, rapports, actes). Puis l'auteur ou le correspondant (s'il s'agit de correspondance) est indiqué, puis la question reflétant le contenu des documents. Il est possible de constituer dans un même dossier des documents de plusieurs auteurs ou correspondants s'ils portent sur la même problématique. L'authenticité des documents n'est pas indiquée dans les titres, mais la présence de copies de documents est négociée. Sur la couverture de l'affaire, les dates des documents les plus anciens et les plus récents et la période de conservation de l'affaire doivent être indiquées. Sur les cas avec des documents de stockage permanent, il est indiqué "à conserver en permanence", sur les autres - une période de stockage spécifique conformément à la liste.

Lors de la spécification du nombre de fiches, les fiches de l'inventaire interne et du dossier de certification ne sont pas prises en compte.

Un inventaire est dressé pour tous les cas de stockage permanent et de longue durée. Un inventaire est un répertoire d'archives contenant une liste systématisée d'unités de stockage, ainsi que destiné à leur comptabilité et à la consolidation de la systématisation. L'inventaire est le principal référentiel comptable des travaux de bureau et d'archives. Les inventaires sont établis séparément pour les cas de stockage permanent, les cas de stockage temporaire (plus de 10 ans), les cas de personnel. Dans certains cas, selon les spécificités de l'organisation, des inventaires peuvent être dressés pour certaines catégories de dossiers (dossiers judiciaires et d'enquête, rapports scientifiques sur des sujets, etc.).

Les cas sont classés dans l'inventaire selon leur degré d'importance. Par exemple, la séquence peut être la suivante : charte de la société, procès-verbaux des assemblées générales des actionnaires, procès-verbaux des réunions du conseil d'administration, ordonnances du directeur pour les activités principales, plans annuels, etc. Des inventaires des dossiers sont dressés dans chaque unité structurelle par des agents du service office management.

Riz. 6.6. Formulaire de la section annuelle de l'inventaire consolidé des caisses de stockage permanent

L'inventaire se compose de sections annuelles. Les sections annuelles sont établies dans la forme prescrite. L'information pour chaque cas inclus dans l'inventaire est appelée une entrée descriptive. Il comprend:

• le numéro de série de l'étui (volume) selon l'inventaire ;
• index de cas (volume);
• le titre de l'affaire (volume);
• date de l'affaire (volume);
• le nombre de feuilles du dossier (volume) ;
• durée de conservation (pour les fichiers conservés plus de 10 ans) ;
• Remarque.

Chaque caisse de l'inventaire a un numéro de série indépendant.

Si le fichier est composé de plusieurs volumes, chaque volume a son propre numéro. Classe les cas dans l'inventaire dans l'ordre des archives de l'organisation. Il attribue également des numéros à l'inventaire de l'unité structurelle.

Lors du transfert de fichiers vers l'archive pendant plusieurs années, ils doivent être systématisés. L'ordre habituel d'organisation des affaires dans une organisation est chronologique et structurel. Cela signifie que, dans un premier temps, les cas sont systématisés par année. Deuxièmement, les fichiers sont systématisés selon les noms des unités structurelles dans lesquelles ils sont stockés. Tous les cas de stockage permanent par an sont classés par importance. Cela correspond généralement à l'ordre des unités structurelles et des en-têtes de cas dans la nomenclature des cas.

Riz. 6.7. Dossier final et formulaire de signature de certification

Ainsi, une liste cohérente de tous les cas de la même durée de conservation pendant un an est obtenue. Pour la commodité de la recherche, les noms de l'unité structurelle peuvent être indiqués dans l'inventaire avant la première chose de l'unité structurelle correspondante.

Dans les organisations où le nombre de cas formés par an est faible, il est peu pratique de dresser un nouvel inventaire chaque année. Il est possible de dresser un inventaire, incluant des dossiers sur plusieurs années.

Riz. 6.8. La forme de la section annuelle de la liste récapitulative des cas par le personnel

Riz. 6.9. Formulaire d'inventaire des documents électroniques de stockage permanent

Dans ces organisations, une section annuelle de l'inventaire est compilée chaque année avec la numérotation continue des cas. Chacune des sections annuelles de l'inventaire commence par l'indication de l'année correspondante, puis les caisses sont classées selon la structure adoptée.

Chaque inventaire a son propre numéro. Habituellement, l'inventaire pour le stockage permanent a 1, pour les cas avec une période de stockage de plus de 10 ans - N & 2, pour les cas pour le personnel - № 3 avec l'ajout de l'indice de lettre "l / s".

L'inventaire se termine par un enregistrement final. Il indique en chiffres et en lettres le nombre de caisses comprises dans l'inventaire, le premier et le dernier numéro de caisse selon l'inventaire, précise la numérotation (chiffres en lettres et manquants). L'inventaire doit être signé par le compilateur avec une indication de sa qualité et une transcription de son nom de famille. La date d'établissement de l'inventaire est estampillée.

En plus des inventaires pour les cas de stockage permanent, les cas de période de stockage temporaire (plus de 10 ans), les services du personnel des organisations doivent composer annuellement des inventaires des cas par personnel. Les documents du personnel revêtent une importance sociale particulière - ils constituent la base de la confirmation de l'ancienneté, du poste occupé, de la durée du travail dans cette organisation et d'autres faits des relations de travail. Afin d'éviter la perte de ces documents, la plupart des documents sur le personnel des travailleurs licenciés sont déposés aux archives et conservés pendant 75 ans.

En lien avec le développement des technologies informatiques, l'augmentation du volume de documents sur supports électroniques, les organisations ont besoin de stocker de la documentation audiovisuelle et électronique. Dans les archives de l'organisation, en fonction de la composition et du volume de l'ED, des inventaires de documents électroniques de stockage permanent sont compilés. Les documents électroniques sont inclus dans des inventaires indépendants.

Le nombre d'exemplaires de l'inventaire est déterminé par la durée de conservation des caisses. L'inventaire pour le stockage permanent est dressé en quatre exemplaires. Une copie reste dans l'unité structurelle correspondante, la deuxième copie de l'inventaire est transférée à l'établissement d'enseignement préscolaire, la troisième aux archives de l'organisation. Le quatrième exemplaire est envoyé aux archives nationales ou municipales appropriées.

Les organismes qui ne soumettent pas de documents aux archives de l'État dressent un inventaire des dossiers pour une conservation permanente, pour les dossiers dont la durée de conservation est supérieure ou égale à 10 ans et pour le personnel en trois exemplaires.

Les inventaires ne sont pas dressés pour les caisses à durée de conservation temporaire « ils sont remplacés par une nomenclature des caisses, où une note sur la durée de conservation est placée devant chaque rubrique.

Lors de la préparation des dossiers par l'unité structurelle pour le transfert aux archives de l'organisation, l'employé des archives pré-vérifie l'exactitude de leur formation, l'enregistrement et la correspondance du nombre de cas inclus dans l'inventaire des cas (unité structurelle) , le nombre de dossiers ouverts conformément à la nomenclature des dossiers de l'organisme. Les employés de l'unité structurelle sont tenus d'éliminer toutes les lacunes dans la formation et l'exécution des cas identifiés lors du contrôle. En cas d'absence de cas, une attestation appropriée est établie.

Chaque cas est reçu par le responsable des archives de l'organisation, en présence d'un employé de l'unité structurelle. En même temps, sur les deux exemplaires de la liste des cas de l'unité structurelle contre chaque cas inclus dans celle-ci, il est noté qu'il y a un cas. A la fin de chaque copie de l'inventaire, le nombre de cas effectivement reçus en archive, le nombre de cas manquants, la date d'acceptation et de transfert des cas, ainsi que les signatures du responsable de l'archive et de la personne qui a transféré l'affaire sont indiqués en chiffres et en lettres. Lors de l'acceptation de caisses particulièrement précieuses, le nombre de feuilles dans les caisses est vérifié.

Les cas liés en liasses sont livrés aux archives de l'organisation par les employés des divisions structurelles. Avec les cas, les cartes d'enregistrement des documents sont transférées aux archives. Le nom de chaque fiche est inclus dans l'inventaire.

Même si le directeur ne veut pas entendre parler de l'archive en tant qu'unité structurelle, cela ne veut pas dire que l'entreprise ne la possède pas. Il existe une archive, mais jusqu'à présent, elle a la forme d'un entrepôt de déchets de papier dispersé dans des armoires et des bureaux avec une absence totale de commande et de système unique. Dans cet article, nous allons parler de la façon d'organiser le stockage des documents dans une organisation dans laquelle il n'y a pas d'archive en tant que telle, et les documents qui doivent être fournis avec des conditions de conservation adéquates existent déjà, et de plus, ils apparaissent tous les jours. Après tout, vous devez être d'accord, il est beaucoup plus facile de commencer à constituer une archive lorsque l'organisation est petite et qu'il n'y a pas tellement de papiers à garder en sécurité. Si vous assumez ce travail dans quelques années, lorsque le volume de circulation des documents commencera à atteindre des dizaines de milliers d'unités, il sera beaucoup plus difficile de créer une archive.

DOCUMENTS RÉGLEMENTAIRES ET RESPONSABILITÉ EN CAS DE CONSERVATION INAPPROPRIÉE DE DOCUMENTS

Le processus de stockage des documents d'une organisation est réglementé au niveau fédéral.

Il existe deux documents principaux sur le travail de l'archive dans l'entreprise :

1. Règles de base pour le travail des archives départementales, approuvé par l'arrêté des archives principales de l'URSS du 05.09.1985 n ° 263. Le document est de nature normative (obligatoire).
2. Règles de base pour les archives des organisations, approuvé par la décision du Rosarkhiv Collegium du 06.02.2002 (ci-après dénommé les règles de base pour les archives des organisations). Le document est de nature méthodologique (facultatif).

Nous recommandons au secrétaire d'étudier ces documents assez similaires. Ils décrivent les principes de base du stockage des documents commerciaux dans une entreprise, les exigences de stockage et fournissent de nombreuses formes de documents qui assurent le processus de stockage, dirigé par la nomenclature des affaires de l'organisation.

Responsabilité en cas de mauvaise conservation des documents

Conformément à l'art. 13.25 du Code des infractions administratives de la Fédération de Russie, la violation de la procédure établie et des conditions de conservation des documents par une société par actions et une société à responsabilité limitée (supplémentaire) entraînera l'imposition d'une amende administrative aux fonctionnaires d'un montant de deux mille cinq cents à cinq mille roubles; pour les personnes morales - de deux cent mille à trois cent mille roubles. La pratique d'utilisation de cet article est assez étendue, ce qui est logique pour informer le responsable qui refuse d'allouer des ressources pour le stockage des documents de l'entreprise.

ANALYSE DE LA COMPOSITION DES DOCUMENTS

Tout d'abord, vous devez comprendre la composition des documents qui se trouvent actuellement dans l'organisation. Ils se répartissent tous en deux groupes :

Documents qui ont déjà été complétés par le travail de bureau ;

Documents qui sont formés à la suite des activités de l'organisation et qui se trouvent à une étape ou à une autre de leur cycle de vie.

Le travail ira dans deux directions à la fois. Les documents du premier groupe doivent être examinés, désassemblés par type et la composition des cas doit être déterminée. Les documents du deuxième groupe, immédiatement après la fin des travaux de bureau, devront également être attribués aux cas.

Vous devez agir de manière séquentielle, à tour de rôle, en vous référant à chaque département de l'organisation. Ici, les employés de ces départements doivent venir en aide au secrétaire. Eux seuls - des personnes qui connaissent leurs processus de travail de l'intérieur - peuvent correctement formuler les en-têtes des cas et la composition des documents qu'ils contiennent. La liste de cas résultante pour chaque unité structurelle constituera la base de la liste de cas de l'organisation.

CONDITIONS DE STOCKAGE DES DOCUMENTS

Chaque document a sa propre période de stockage, qui n'est pas déterminée par l'organisation - l'auteur du document, mais par l'État. La destruction d'un document avant l'expiration de sa période de stockage n'est pas autorisée.

A ce jour, trois réglementations régissent les durées de conservation des documents, comme on dit, à grande échelle. Listons ces réglementations :

• La liste des documents d'archives administratives standard générés au cours des activités des organes de l'État, des autorités locales et des organisations, indiquant les périodes de conservation, approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 25.08.2010 n ° 558 (tel que modifié le 04.02 .2015);
• La liste des documents d'archives standard générés dans les activités scientifiques, techniques et de production des organisations, indiquant les périodes de stockage, approuvée par arrêté du ministère de la Culture de Russie du 31 juillet 2007 n° 1182 (tel que modifié le 28 avril 2011) ;
• La liste des documents standard générés dans les activités des comités d'État, ministères, départements et autres institutions, organisations, entreprises, indiquant les périodes de stockage, approuvé par l'URSS Glavarchiv le 15/08/1988 (telle que modifiée le 31/07/2007) .

Sociétés par actions il faut également être guidé par le règlement sur la procédure et les conditions de conservation des documents des sociétés par actions, approuvé par le décret de la Commission fédérale du marché des valeurs mobilières de Russie du 16 juillet 2003 n ° 03-33 / ps.

En plus des listes standard ci-dessus, la période de stockage de certains documents peut être spécifiée dans les réglementations de l'industrie. Par conséquent, vous devez être très prudent lorsque vous déterminez le calendrier et assurez-vous de recourir à l'aide des gestionnaires et des employés des services auxquels les documents se rapportent.

Remarque

La durée de conservation des documents est calculée à partir du 1er janvier de l'année qui suit l'année de la fin de leur travail de bureau. Ainsi, si le document a été exécuté en janvier 2015 et a une durée de conservation de 5 ans, alors ces 5 ans seront comptés à partir du 01/01/2016. Il s'avère que ce document ne peut être détruit qu'après le 31/12/2020.

Au stade de la fixation des délais, on constate généralement que dans l'organisation d'un système d'archivage de documents, chaque action en entraîne une autre. Si nous nous demandons combien d'années un document particulier a été conservé, alors il est immédiatement nécessaire de l'écrire quelque part - vous ne pouvez pas garder tous ces chiffres dans votre tête. Une liste dans laquelle tous les documents de l'organisation sont indiqués, incl. la durée de leur conservation n'est qu'une nomenclature de cas.

NOMENCLATURE DES CAS

Le processus de stockage des documents d'une organisation commence par une nomenclature des cas.

Notre dictionnaire

Nomenclature des cas - une liste systématisée de noms de cas commencés dans le travail de bureau de l'organisation, indiquant les conditions de leur stockage, sous la forme prescrite.

En d'autres termes, tous les en-têtes de dossiers obtenus à la suite de l'analyse des documents sont regroupés en une seule liste et des durées de conservation leur sont fixées.

La forme de la nomenclature des affaires est donnée à l'annexe 7 de l'article 3.4.6 des Règles de base pour les archives des organisations.

Noter: titre de la section dans la nomenclature des cas - le nom de l'unité structurelle.

Indice de cas se compose de deux parties. Le premier est le numéro ordinal de l'unité structurelle, le second est le numéro ordinal du cas au sein de l'unité structurelle.

Donnons un exemple. Disons que dans une organisation le service de publicité a le numéro de série 04. Un fragment de la nomenclature des cas est donné ci-dessous.

Remarque

Si l'organisation est si petite que le rôle des départements y est joué par des employés, chacun ayant sa propre fonctionnalité, il est alors préférable de commencer tous les index de cas à partir de 01 et d'exclure la ligne "Nom de la section" de la liste.

Colonne "Nombre de cas"à remplir à la fin de l'année civile. Il indique le nombre d'unités de stockage pour chaque caisse qui s'est accumulée dans l'entreprise pour l'année.

La nomenclature des cas est approuvée et mise en vigueur à partir de la nouvelle année de travail par le chef de l'organisation. Mais il n'est pas nécessaire d'attendre janvier pour essayer de constituer les documents de l'entreprise selon la nomenclature, car la première nomenclature des cas de l'histoire de l'organisation peut apparaître en milieu d'année.

Les documents sont attribués aux dossiers immédiatement après la fin du travail de bureau. Vous ne pouvez pas les conserver une année entière, puis consacrer plusieurs semaines à les classer dans des dossiers. Dès que le document est exécuté et soustrait au contrôle, il doit être versé au dossier.

Il faut progressivement apprendre aux collègues qu'une secrétaire est en charge des documents de l'entreprise. Si un nouveau cas apparaît dans le service, le secrétaire doit en être informé, qui inscrira le cas dans la nomenclature et, avec un employé compétent, établira une période de conservation pour celui-ci. C'est ainsi qu'un système de travail de bureau centralisé se forme dans une jeune organisation.

DOCUMENTS « SPÉCIAUX » : PERSONNEL ET COMPTABILITÉ

Documents personnels. Si le secrétaire est en outre engagé dans la gestion des dossiers de l'entreprise et du personnel, le stockage de cette couche de documents d'entreprise doit faire l'objet d'une attention particulière pour les raisons suivantes :

Les documents du personnel font l'objet de contrôles beaucoup plus fréquents que les documents de gestion ;

La durée de conservation de nombreux documents RH se mesure en décennies ;

Les documents RH contiennent des données personnelles des employés et nécessitent donc non seulement une comptabilité scrupuleuse, mais également des conditions particulières de stockage et d'accès à celles-ci.

Les valises pour le travail avec le personnel sont incluses dans la nomenclature des valises de manière générale, mais elles doivent être conservées dans un placard à clé, de préférence en fer, idéalement dans une pièce spéciale, qui est également fermée à clé.

Documents comptables.Étant donné que le chef comptable est personnellement responsable de la sécurité de ses documents, il le fait lui-même aux premiers stades du développement de l'organisation. Peut-être que le service comptable est le seul service pour la commande dans la documentation duquel vous pouvez être relativement calme.

Progressivement, l'archive du comptable dépasse le coffre-fort individuel, et se pose la question de l'intégration des documents comptables et fiscaux dans la panoplie générale des documents de l'entreprise pour stockage et destruction ultérieure. Les documents comptables sont également inclus dans la nomenclature.

Quant au régime de stockage, contrairement aux documents du personnel, la législation ne contient pas d'instructions particulières à cet égard. Cependant, si vous demandez l'avis des comptables, presque chacun d'entre eux dira qu'il est également préférable de conserver ces cas dans une pièce séparée.

DOCUMENTS ÉLECTRONIQUES

Un autre type spécial de documents d'organisation est électronique. Le danger de ne pas les connaître est assez élevé, car si les papiers dans les dossiers sont bien en vue et qu'il ne vaut rien d'en tenir compte, alors les électroniques "vivent" dans les ordinateurs des collègues. Il s'agit de ces documents dont le cycle de vie s'effectue sous forme électronique. Un exemple classique est celui des registres d'inscription tenus par la secrétaire dans MS Excel. Lorsque vient le temps d'envoyer le journal pour stockage, vous n'avez pas besoin de l'imprimer : il s'agit d'un document électronique, et il doit également être stocké sous forme électronique.

Les services doivent fournir des informations sur les documents électroniques à la demande du secrétaire.

Malheureusement, en Russie, il n'existe toujours pas d'instructions clairement formulées pour le stockage des documents électroniques, et ce malgré le fait que dans certains domaines d'activité (par exemple, le marketing Internet), le volume de documents électroniques d'une organisation tend à 100 %. La seule chose qui peut être guidée par le projet de recommandations pour l'acquisition, la comptabilité et l'organisation du stockage des documents d'archives électroniques dans les archives des organisations, développé par VNIIDAD en 2012.

Les documents électroniques sont inclus dans la nomenclature des affaires avec les documents papier et sont stockés dans les listes de termes établies.

LA DESTRUCTION DES DOCUMENTS EST UN PROCESSUS CENTRALISE !

Dans les premiers mois de travail du système de stockage de documents, la secrétaire n'aura pas à être détruite, et si l'organisation est jeune, alors avant cela il faudra attendre quelques années. Si, néanmoins, des documents sont trouvés dont la période de conservation a expiré, alors le processus de destruction est organisé conformément aux Règles de base pour les archives des organisations.

La principale chose à retenir est que la destruction de documents est un processus centralisé dans lequel de nombreuses personnes dans l'entreprise sont impliquées, y compris son responsable. Déchirer un document et le jeter à la poubelle n'est pas une destruction. Vous ne pouvez pas faire ça.

Peu importe qu'à l'avenir une unité structurelle « archives » apparaisse dans l'organisation ou qu'un agent spécialement autorisé du bureau s'occupe du stockage des documents, cependant, les documents doivent être stockés, et cette obligation, comme nous l'avons découvert au début de l'article, est consacré au niveau législatif.

RÉSUMÉ

1. La conservation des documents relève de la responsabilité de l'organisation, inscrite au niveau législatif.
2. L'organisation du système de stockage de documents d'une entreprise commence par une analyse de la composition des documents.
3. La liste des affaires de l'organisme, dont les périodes de conservation sont déterminées selon des listes spéciales, construites dans un formulaire spécial, constitue la nomenclature des affaires de l'organisme.
4. Une attention particulière est portée aux systèmes RH et comptables, ainsi qu'aux documents électroniques.
5. La destruction de documents est un processus organisé et centralisé qui nécessite une approche systématique. Vous ne pouvez pas simplement vous débarrasser du document.

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Posté sur http://www.allbest.ru/

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Ministère de l'Agriculture de la Fédération de Russie

Établissement d'enseignement supérieur budgétaire de l'État fédéral

Université agrotechnologique d'État de Riazan, nommée d'après PENNSYLVANIE. Kostycheva

(FGBOU VO RGATU)

Faculté des transports routiers

Résumé sur le sujet :

« Stockage d'archives de documents »

Terminé : étudiant en 3e année

faculté de circulation routière

orientations de formation

"Technologie des procédés de transport"

Malakhov V.A.

Vérifié par : Candidat en sciences économiques, Professeur agrégé Lozovaya O.V.

Riazan 2015

1. Documents réglementant la procédure de conservation des documents

2. Formation de documents en cas

3. Traitement technique des documents avant leur archivage

4. Assurer la sécurité des documents

5. Documents électroniques dans les archives

6. Placement des documents dans les stockages

7. Vérification de la présence et du statut des documents

8. Références d'archives

9. Examen de la valeur et destruction du document

Bibliographie

1. Documents réglementant la procédure de conservation des documents

La procédure de conservation des documents est régie par les principaux documents suivants :

Loi fédérale du 22.10.2004 n° 125-FZ « sur les affaires archivistiques dans la Fédération de Russie » ;

Règles de base pour les archives de l'organisation - approuvées par la décision de Rosarkhiv du 06.02.2002 (ci-après dénommées les règles de base);

Une liste des documents d'archives administratifs typiques générés au cours des activités des organes de l'État, des gouvernements locaux et des organisations, indiquant les périodes de stockage, approuvée par l'arrêté du ministère de la Culture de la Fédération de Russie du 25 août 2010 N 558 ;

Le règlement actuel sur les documents et le flux de travail en comptabilité, approuvé par arrêté du ministère des Finances de l'URSS du 29 juillet 1983, n ° 105.

La procédure de stockage des documents comptables est déterminée dans la loi fédérale du 21 novembre 1996 N 129-FZ "sur la comptabilité", ainsi que dans le Code des impôts de la Fédération de Russie.

2. Formation de documents en cas

Chaque spécialiste travaillant avec des documents devrait s'occuper de la formation de documents en cas. Il convient de noter que les documents sont regroupés dans des fichiers selon certains critères, de sorte qu'ils peuvent ensuite être facilement recherchés dans les archives. Un document de référence spécial a été créé par les archivistes, à l'aide duquel les documents officiels sont répartis dans des dossiers (cas). C'est ce qu'on appelle une nomenclature de cas. Il s'agit d'une liste systématique des rubriques de tous les cas que les employés commenceront dans l'organisation au cours de la prochaine année. La nomenclature des cas est établie à la veille de la nouvelle année civile, généralement en décembre, afin de savoir quels cas doivent être constitués dans l'entreprise l'année suivante de janvier à décembre.

Lors de la formation de documents dans des étuis, différents signes sont utilisés, selon lesquels les documents sont combinés dans un seul dossier. Par exemple, une caractéristique nominale : commandes à commandes, protocoles à protocoles. Un autre signe fait l'objet d'une correspondance officielle. Mais une approche complètement différente est également possible, lorsque différents documents sont combinés sur un même problème. Le modèle classique est le dossier judiciaire, le dossier personnel de l'employé.

La forme de la nomenclature des cas est unifiée et incluse dans l'annexe des "Règles de base pour le travail des archives de l'organisation". Le document est approuvé par le responsable de l'organisation. Si l'entreprise est grande, il est alors nécessaire de remplir la colonne "Nom de la section", c'est-à-dire d'entrer le nom de l'unité structurelle. Si l'organisation est petite, la direction de l'activité est indiquée ici.

stockage d'archives de cas de document

3. Traitement technique des documents avant leur archivage

Premièrement, les pièces du dossier doivent être classées par ordre chronologique : le premier document est le premier de janvier. Utilisez un crayon noir pour numéroter chaque feuille sur le devant du boîtier dans le coin supérieur droit. Il y a aussi un tableau dans la feuille de témoin, qui indique les caractéristiques de l'état physique et de la formation de l'affaire, par exemple, des feuilles déchirées, collées, moisies. Vous devez fournir un lien vers leur numéro. Et il faut dresser un inventaire interne des pièces du dossier. L'index de l'affaire, son intitulé, les numéros des feuilles de l'affaire qui correspondent à ce document sont inscrits dans l'inventaire interne. L'inventaire est joint à son compilateur et placé au début de la caisse. Maintenant, le dossier doit être soit flashé, soit mis sous couverture rigide, une couverture doit être établie qui reflète le nom de l'organisation, le service, le numéro du dossier, le volume, le titre, les dates d'établissement et de clôture du dossier.

Les inventaires sont dressés en au moins trois exemplaires, dont l'un reste dans l'unité structurelle, confirmant le fait de déposer les documents à l'archive, et les autres exemplaires de l'inventaire sont transférés à l'archive avec les dossiers.

4. Assurer la sécurité des documents

Les cas de période de stockage à court terme (jusqu'à 10 ans), à long terme (plus de 10 ans) et permanente doivent être conservés dans l'organisation :

1. avant la fin de la période établie et leur attribution pour destruction ;

2. avant la remise des dossiers à la garde de l'État ;

3. avant la liquidation de l'organisation.

Pendant toute la période de stockage établie, non seulement les enregistrements des documents doivent être assurés, mais également leur sécurité physique et leur utilisation.

Cela impose certaines exigences quant au traitement des dossiers eux-mêmes et à l'équipement des archives.

Les documents d'archives sont subdivisés en documents de stockage général et séparé, sur papier et sur film. Ces derniers comprennent non seulement les films pour enregistrements photo, vidéo et sonores, mais aussi d'autres supports de stockage informatique qui ne se sont pas encore constitués en un groupe indépendant.

5. Documents électroniques dans les archives

Selon les principes de l'archivage, le document doit être stocké sur le support de données sur lequel il a été créé. Dès lors, le stockage de documents bureautiques sur support informatique n'est pas interdit, mais également déconseillé pour des raisons objectives.

Il convient également de rappeler que le stockage à long terme de documents sur des supports amovibles instables, tels que des disquettes, nécessite des contrôles fréquents, au moins six mois, et une réécriture des informations stockées sur de nouveaux supports en double. À long terme, c'est-à-dire depuis plus de 10 ans, le stockage d'informations archivées sur le disque dur d'un ordinateur est également risqué en raison d'éventuelles pannes et attaques de virus.

Actuellement, le seul support possible pour l'enregistrement de documents d'archives peut être considéré comme un disque optique non réinscriptible (CDR), bien que récemment, il y ait eu de plus en plus de revendications quant à sa qualité.

Avec une quantité importante de documents sur supports informatiques et des bases de données documentaires constituées dans le processus de documentation électronique, un stockage indépendant des documents électroniques ou dans le cadre d'une archive existante est organisé pour leur stockage.

6. Placement des documents dans les stockages

Un placement bien pensé des documents permet d'utiliser rationnellement les locaux, de réduire les coûts de recherche des dossiers, d'offrir des conditions de stockage optimales et la possibilité d'évacuer les archives en cas d'urgence.

Le placement des documents d'archives dans les organisations repose sur :

1. création des meilleures conditions pour les documents de stockage permanent,

2. commodité d'utilisation opérationnelle de tous les documents.

Les documents de travail général de bureau, confidentiels, personnels et techniques sont stockés séparément, si possible dans des référentiels différents.

Lors de la détermination des locaux nécessaires au placement des affaires, la dynamique du mouvement des affaires est prise en compte. Ainsi, dans les archives de l'organisation, il est plus opportun de placer les cas non seulement par divisions structurelles conformément aux inventaires et nomenclatures des cas, mais également par le calendrier de leur affectation pour la destruction.

Pour s'orienter dans la composition dynamique des boîtiers, des indicateurs topographiques sont établis et toutes les pièces, les racks qui s'y trouvent sont numérotés de gauche à droite à partir de l'entrée. Les étagères sont également numérotées en fonction de la mise en place des caisses, c'est-à-dire literie de haut en bas.

Les documents doivent être conservés dans des locaux séparés des locaux de travail des employés et protégés contre l'accès des personnes non autorisées. Les voûtes devraient être en outre protégées par des grilles ouvrant de l'intérieur (pour une évacuation extrême) sur les fenêtres du premier étage des archives, les portes devraient être en outre renforcées et munies de serrures. Les fenêtres sont protégées des rayons directs du soleil avec des vitrages spéciaux, de la peinture, des rideaux épais. En raison du risque accru d'incendie, les stockages de documents sont équipés de lampes de type fermé, d'interrupteurs et de boucliers de sécurité à l'extérieur des stockages. Un accessoire obligatoire du stockage d'archives est un moyen d'extinction d'incendie multivarié (y compris non liquide, par exemple du sable et une bâche).

Les archives doivent avoir :

1.Râteliers spéciaux mobiles ou fixes avec une largeur d'étagère d'au moins 25 cm ;

2. la largeur des allées entre les rayonnages n'est pas inférieure à 75 cm ;

3. la largeur des allées principales peut aller jusqu'à 120 cm;

4. la distance entre les étagères en hauteur est de 35 à 40 cm;

5. la distance des extrémités des racks aux murs est de 45 cm;

6.La distance entre le sol et l'étagère inférieure est de 20 cm et dans les sous-sols et semi-sous-sols - jusqu'à 50 cm.

Pour le stockage de documents de grand format (cartes, dessins, plans), des racks spéciaux avec stockage suspendu horizontal ou vertical sont utilisés.

Les principaux destructeurs de documents dans les archives sont les moules. Plus de 200 espèces de champignons sont connues pour vivre dans des "entrepôts de papier", leurs spores sont transportées par l'air et dans les pièces poussiéreuses peuvent facilement infecter les documents. En règle générale, les champignons se développent le plus activement sur les documents humides ou dans les stockages avec une humidité de l'air élevée à une température de 25 à 27 ° C, dans des coins très encombrés et des armoires non ventilées.

Par conséquent, lors du stockage de documents (et de livres), le régime optimal de température et d'humidité doit être respecté. En Russie, il est fixé à un maximum de 18-20°C, avec une humidité relative de 50-55%. Les supports de film nécessitent des conditions de stockage encore plus strictes, de sorte que toutes les archives sont équipées d'appareils de mesure de la température et de l'humidité dans différents coins des archives. Pour les archives, un nettoyage humide régulier et une désinfection préventive des locaux sont obligatoires.

Toutes les caisses des archives sont en outre emballées dans des cartons, liasses et autres conteneurs en matériaux inoffensifs pour les documents.Ils sont collés sur les caisses, et des étiquettes avec l'indication :

1.numéros de l'inventaire (nomenclature des caisses),

2. année(s) et numéros de cas extrêmes inclus dans cette boîte (bundle).

En fonction de la dureté du matériau de couverture du boîtier, de la fréquence d'utilisation des documents, la méthode de stockage est sélectionnée - verticale ou horizontale.

7. Vérification de la présence et du statut des documents

Des contrôles de la présence effective et de l'état physique (décoloration, contamination, dommages mécaniques) sont effectués au moins aussi souvent que :

1. Une fois tous les 10 ans,

2. pour les fichiers de stockage permanent - une fois tous les 5 ans,

3.pour les documents confidentiels - annuellement

De tels contrôles sont également effectués :

1.lors du changement de gestionnaire d'archives,

2.en cas de dégâts massifs ou de destruction de boîtiers,

3. après avoir déplacé des cas vers une autre archive.

Les résultats des contrôles sont rédigés dans des actes selon le formulaire type établi par le service des archives, approuvé par le chef de l'organisme. Sur la base des résultats des inspections approuvées par la direction de l'organisation, des modifications et des clarifications sont apportées (si nécessaire) aux documents comptables, le numéro et la date de l'acte dans lequel les résultats de l'inspection sont enregistrés sont indiqués.

8. Références d'archives

Tous les organismes commerciaux et d'État, les archives d'État et départementales sont tenus de délivrer, à la demande des organismes, des anciens employés et des demandes des citoyens, des certificats, des copies et des extraits d'archives des documents confirmant le fait même et l'ancienneté, le salaire, la position et d'autres problèmes.

La référence archivistique est un document officiellement certifié ayant force de loi et contenant un message (confirmation) sur les documents disponibles dans les archives, des informations relatives à l'objet de la demande, avec l'indication obligatoire des données de recherche (numéro d'inventaire, numéro de dossier, fiche numéro). La référence énumère les noms des documents, leurs dates et présente les informations de ces documents dans l'ordre chronologique des événements, et non les documents dans lesquels ils sont couverts.

Le certificat d'archives est signé par l'employé responsable des archives et le chef de l'organisation et certifié par un cachet (le cas échéant, tamponné), des copies des documents et des extraits des originaux sont joints au certificat, si nécessaire. Lors de l'établissement d'un certificat sur plusieurs feuilles, chaque feuille doit être certifiée.

Un extrait d'archive est une copie intégrale des parties formalisantes et certifiantes du document et des copies textuelles de son contenu (texte).

Des extraits d'archives sont effectués, en règle générale, dans le cas où les informations nécessaires sont contenues dans un document multidimensionnel volumineux, mais seule une partie de celles-ci concerne le contenu de la demande. Au début et à la fin de chaque extrait du document, ainsi qu'aux endroits où certains mots, expressions ou phrases sont omis, des points de suspension doivent être placés.

La copie d'archives est une reproduction littérale dactylographiée, photographique ou électrographique de l'intégralité du texte d'un document, officiellement certifiée au même titre que les certificats d'archives.

Les certificats d'archives, extraits et copies, ainsi que les documents originaux sont délivrés aux demandeurs ou à leurs mandataires contre récépissé sur présentation d'un passeport ou autre pièce d'identité.

9. Examen de la valeur et destruction du document

L'examen de la valeur est effectué par la méthode feuille par feuille de visualisation du document par les membres de la commission. Les cas formés par catégorie doivent être divisés en deux groupes: le premier groupe de stockage temporaire, le second - stockage permanent et temporaire (plus de 10 ans). La commission est créée une fois pour la période d'activité de l'organisation et comprend des représentants des services dirigeants : comptabilité, services du personnel, archives. La commission d'experts est dirigée, en règle générale, par le directeur adjoint. La Commission tient des réunions et rédige des procès-verbaux avec des décisions relatives à l'approbation des inventaires pour les documents de longue durée de conservation permanente et le personnel et détermine quels documents doivent être détruits.

La procédure de destruction des documents nécessite une documentation correcte. Seuls les documents dont la durée de conservation est courte (jusqu'à 10 ans inclus) sont susceptibles d'être détruits si la durée de conservation a expiré. Le calcul de cette période commence le 1er janvier de l'année civile suivante. Vous ne pouvez pas détruire les documents qui n'ont pas passé l'examen de la valeur des documents. La décision de détruire doit être consignée dans le procès-verbal de la réunion de la commission d'experts de l'organisation. Les documents soumis à destruction sont inscrits dans l'acte correspondant, qui a une forme unifiée - la loi sur la sélection pour la destruction de documents non soumis à stockage. Après avoir observé les formalités de documentation, vous pouvez procéder à la destruction des documents.

Liste de la littérature

1.http: //docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2.http : //www.mbm.ru/wiki/index.php/Archive_storing_documents

3.http://www.klerk.ru/buh/articles/346636/

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4.3.1.1. Le stockage permanent des documents doit être effectué dans l'obscurité. Tous les types de travaux avec des documents doivent être effectués avec des niveaux d'éclairage limités ou technologiquement nécessaires.

4.3.1.2. L'éclairage de stockage peut être naturel ou artificiel.

4.3.1.3. L'éclairage naturel dans les locaux de stockage est autorisé par une lumière diffuse, à condition que des diffuseurs de lumière, des régulateurs de flux lumineux, des filtres de protection, des rideaux, des stores, des colorants de verre soient utilisés sur les fenêtres. Pour protéger les documents, le stockage est utilisé dans des reliures, des chemises, des boîtes, des armoires, sur des racks fermés, dans du papier d'emballage, etc.

4.3.1.4. Pour l'éclairage artificiel, des lampes à incandescence à abat-jour fermé avec une surface lisse sont utilisées. Il est permis d'utiliser des lampes fluorescentes avec une partie ultraviolette coupée du spectre telles que LB, LHB, LTB.

4.3.1.5. Le niveau d'éclairage dans la plage du spectre visible ne doit pas dépasser : sur la surface verticale du rack à une hauteur de 1 m du sol - 20 - 50 lux (lux), sur les tables de travail - 100 lux (lux).

4.3.2. Conditions de température et d'humidité

4.3.2.1. Dans les locaux de stockage équipés de systèmes de climatisation, un régime optimal de température et d'humidité doit être maintenu, en tenant compte des spécificités des types de documents : pour les documents papier - la température est de 17 à 19 degrés. C, humidité relative 50 - 55% ; pour les films - noir et blanc (15 degrés C et 40 - 55 %) et couleur (2 - 5 degrés C et 40 - 55 %) ; pour les documents sur bandes magnétiques et supports de disque - 15 - 20 degrés. C et 50 - 65%.

4.3.2.2. Les fortes fluctuations de température et d'humidité dans les installations de stockage ne sont pas autorisées. Dans les pièces à climat non régulé, des mesures doivent être prises pour optimiser les conditions climatiques sur la base d'un chauffage et d'une ventilation rationnelle des locaux, de l'utilisation de moyens de déshumidification ou d'humidification. Avec une augmentation stable à long terme de l'humidité relative de l'air à 80 - 90%, des mesures obligatoires sont prises pour normaliser les conditions climatiques (ventilation intensive, drainage des installations de stockage, élimination des causes de l'augmentation de l'humidité).

4.3.2.3. Les conditions de température et d'humidité dans les installations de stockage sont contrôlées par des mesures régulières des paramètres de l'air : dans les pièces climatisées - une fois par semaine, dans les pièces à climat non régulé - deux fois par semaine, en cas de violation du régime de stockage - quotidiennement.

4.3.2.4. Les appareils de contrôle et de mesure (thermomètres, psychromètres, hygromètres) sont placés dans l'allée principale sur un rack, à l'écart des systèmes de chauffage et de ventilation. Les lectures des instruments sont enregistrées dans le journal de bord.

4.3.3. Régime sanitaire et hygiénique

4.3.3.1. Les locaux des archives doivent être maintenus propres, dans des conditions excluant la possibilité d'apparition de moisissures, d'insectes, de rongeurs et de poussières.

4.3.3.2. Dans les locaux de stockage, la libre circulation de l'air doit être assurée, à l'exclusion de la formation de zones non ventilées dangereuses d'un point de vue sanitaire et biologique.

4.3.3.3. Les fenêtres qui s'ouvrent pendant les saisons chaudes, ainsi que les ouvertures de ventilation dans les murs, les plafonds, les sols des installations de stockage et les ouvertures extérieures des systèmes de ventilation doivent être protégées par des filets d'un diamètre de maille ne dépassant pas 0,5 mm.

4.3.3.4. Il est interdit de porter des vêtements d'extérieur, des chaussures mouillées et sales, le stockage et l'utilisation de produits alimentaires, et de fumer dans les locaux de stockage.

4.3.3.5. Il est nécessaire d'effectuer un nettoyage humide systématique dans les locaux de stockage. Le dépoussiérage des racks, armoires, locaux de stockage est effectué au moins une fois par an ; sols, plinthes, appuis de fenêtres, parties de sous-sols d'étagères sont traités avec des solutions aqueuses d'antiseptiques (2% de formol, 5% de catamine AB, etc.).

4.3.3.6. Deux fois par an (au début et à la fin de la saison de chauffage), les documents (sélectivement) et les locaux de stockage sont examinés pour détecter à temps les insectes et les moisissures.

Si des ravageurs biologiques sont détectés, des mesures urgentes sont prises pour désinfecter et désinsectiser les locaux par l'archive, la station sanitaire et épidémiologique ou le service de quarantaine.

4.3.3.7. Lors du nettoyage ou de la désinfection, l'eau et les solutions antiseptiques ne doivent pas pénétrer sur les documents.

4.3.4. Mode garde

4.3.4.1. Le régime de sécurité est assuré par le choix de l'emplacement des archives dans le bâtiment, les moyens techniques de protection, l'organisation du système de sécurité, le système d'alarme, le respect des mesures de contrôle d'accès, la procédure d'accès au stockage et le scellement des locaux. Les portes extérieures des archives et des coffres devraient avoir un revêtement métallique et des serrures solides. Sur les fenêtres accessibles de l'extérieur, des grilles métalliques verrouillables et pivotantes vers l'extérieur sont installées. Les locaux de l'archive sont équipés d'une alarme antivol, pendant les heures non ouvrables les locaux sont scellés (scellés). Les coffres-forts doivent être fermés à clé pendant les heures de travail. Le droit d'accès au référentiel est conféré au gestionnaire et aux employés de ce référentiel, et dans certains cas - à d'autres personnes qui les accompagnent. Le retrait des documents des archives n'est effectué qu'avec des laissez-passer spéciaux de la manière prescrite.

4.3.4.2. Le régime de sécurité s'applique également aux locaux dans lesquels les documents d'archives et les valeurs matérielles de l'archive sont temporairement conservés (salle de lecture, salles d'exposition, laboratoires, etc.).

archiver est une organisation ou son unité structurelle qui reçoit et stocke des documents afin d'utiliser des informations rétrospectives. Une archive départementale est responsable du stockage des documents dans une grande organisation, et les archives d'une organisation de petite et moyenne entreprise sont conservées par le secrétaire ou au bureau.

Pour la systématisation des documents placés dans l'archive, une telle unité de stockage est constituée sous forme de fichier. Cas - un document ou un ensemble de documents liés à un problème ou à un domaine d'activité et placés dans une couverture séparée. Les documents sont constitués en cas, selon la nomenclature des cas, une liste systématisée de noms de cas enregistrés dans l'organisation, indiquant les modalités de leur stockage.

Lors de la préparation de documents pour le stockage d'archives, deux opérations administratives sont effectuées: la formation de la caisse et son enregistrement. Formation de cas - attribution de documents à un cas spécifique et leur systématisation. Enregistrement de l'affaire, déterminé par les règles établies, préparation pour le stockage des documents.

Organisation du stockage des archives documents et leur utilisation efficace est l'une des tâches principales du service d'assistance documentaire. La structure des archives de l'organisation est formée selon la nomenclature des cas. Il s'agit d'un document indépendant dont la préparation est un travail complexe et en plusieurs étapes.

Nomenclature des cas révisé annuellement avant le début de l'année du bureau. Lors de son élaboration, la structure de la nomenclature précédente et les plans de fonctionnement de l'organisation pour l'année suivante sont pris en compte. Chaque unité structurelle prépare sa propre pièce, puis les pièces individuelles sont rassemblées de manière centrale dans une nomenclature générale. Le projet de nomenclature est soumis à l'approbation du responsable de l'organisation.

Au cours de l'année administrative, les documents dont le travail opérationnel est achevé sont classés dans les dossiers selon la nomenclature en vigueur. Dans ce cas, l'apparition de documents qui n'ont pas été prévus lors de son élaboration est possible. Si cela se produit, une affaire est lancée avec une nouvelle rubrique, qui est notée dans la nomenclature. Il est également très probable que pour l'ensemble de l'année, aucun document n'apparaîtra pour l'introduction d'une affaire avec l'en-tête fourni. Une note correspondante est faite pour chaque cas classé dans la nomenclature.

L'archivage des documents dans une organisation peut se faire en plusieurs étapes. Pendant un certain temps, ils sont stockés dans les archives de l'unité structurelle, puis transférés dans les archives de l'organisation. Après cela, une partie des documents est susceptible d'être transférée au stockage public.

Le travail de bureau en Russie a une longue histoire, caractérisée par des caractéristiques nationales. Les documents ont une longue durée de vie - de l'enregistrement à l'archivage et à la destruction. Les règles pour travailler avec eux dans une organisation particulière constituent un système de travail de bureau. Il s'agit d'un ensemble de principes généraux et de technologies spécifiques de traitement de documents. Leur formation se produit sous l'influence de nombreux facteurs. Les plus importants d'entre eux sont les traditions de travail existantes, à la fois nationales et celles qui ont surgi dans le cadre d'une organisation particulière, ainsi qu'une variété de documents réglementaires et méthodologiques des organes de l'État.