Indemnité journalière pour un déplacement professionnel par an. Indemnité journalière pour déplacements professionnels à l'étranger : normes et comptabilité. Que devez-vous payer

Voyage d'affaires - un voyage d'affaires d'un employé à la demande de l'employeur. Afin de remplir la commande, un délai spécial est fixé. C'est combien l'employé doit rester pendant la période de congé officiel. S'il part en voyage d'affaires, son emploi et son salaire journalier moyen sont conservés. Tous les frais de déplacement sont remboursés intégralement au salarié. L'argent, en règle générale, est émis sur la base des salaires et du montant dépensé pour les services publics et les services de transport. Dans les organisations budgétaires, il existe une liste complète des frais de déplacement. Chaque salarié, quel que soit son statut et son poste, doit y adhérer.

Taux de remboursement des frais de voyage en Russie en 2018

Les frais de déplacement ne sont payés que s'ils ont été consacrés au résultat final. Pour ce faire, vous devez fournir la liste de pièces justificatives suivante :

• Chèques ;
• Documents spéciaux sur la disponibilité de l'argent dépensé.

Selon les réglementations légales, le montant des dépenses quotidiennes dans chaque organisation est différent. La liste pour le calcul du taux est la suivante :

• Importance du départ du service actuel ;
• Normes législatives reçues dans l'organisation ;
• Le statut actuel et la position de l'employé de l'entreprise.

Quel organisme fixe les règles de remboursement des frais de déplacement ?

Il précise qu'en cas de paiement d'indemnités pour frais de voyage à l'intérieur et à l'extérieur de la Fédération de Russie, ces montants ne sont pas imposables. À l'heure actuelle, il n'existe pas de telles normes qui obligeraient à payer la taxe sociale journalière. Par conséquent, la société ne délivre pas de document fiscal. Partant de là, l'article 6, dans lequel une conclusion claire a été tirée, ne perd pas sa force (lettre du Présidium de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 14 mars 2006). Il vous permet d'indiquer clairement que tous les avantages qui ont été définis en interne pour les voyages d'affaires sont exonérés d'impôt.

Procédure de remboursement des frais de déplacement

Seuls des actes locaux, des accords internes et un accord peuvent déterminer à la fois la procédure et le montant des versements relatifs aux déplacements professionnels des salariés. A cet égard, sont pris en compte :

• Liste des travaux effectués par l'employé ;
• Poste occupé;
• Métier actuel.

Le règlement, qui a été approuvé par le législateur, précise que les frais remboursables d'un voyage d'affaires et d'un voyage d'affaires sont les mêmes. La particularité de ceci est que les frais de location du logement et de transport sont payés localement. Ce taux a été déterminé pour une personne qui réside temporairement dans une autre ville ou un autre pays. Selon Législation du travail le paiement minimum pour les dépenses financées par le budget fédéral est déterminé. Dans le même temps, d'autres entreprises peuvent considérer la taille et le montant indépendants des paiements en espèces à un employé envoyé en voyage d'affaires. Mais seulement à condition que les paiements déterminés dans l'organisation ne soient pas inférieurs au montant minimum.

Demande de remboursement des frais de déplacement

En règle générale, un document est rédigé sous forme libre, électroniquement ou à la main. Dans le second cas, la personne qui a fait la demande doit apposer sa signature et la date de formation. Le formulaire lui-même se compose d'un titre, d'un contenu et d'un résumé :

• Le titre indique à qui la lettre était adressée ;
• Le contenu décrit l'essence déclarée ;
• En conséquence, l'heure et la date de la lettre sont définies. L'employé doit signer.

La demande est remplie comme suit :

• Ligne à qui - le nom du poste est écrit au destinataire, qu'il s'agisse du directeur général ou du directeur. A côté se trouvent le nom de l'entreprise et ses initiales ;
• La ligne de qui - la fonction et le nom, ainsi que les initiales de l'employé sont indiqués;
• Dans l'application elle-même, il est écrit - Application pour un voyage d'affaires, puis son corps;
• A la fin, une liste est mise et la date de la personne qui est envoyée en voyage d'affaires. Le nom et les initiales sont écrits à côté.

Ordonnance de remboursement des frais de déplacement

Lors d'un voyage d'affaires, un employé peut dépenser de l'argent au-delà de la norme émise. Dans ce cas, un ordre de remboursement des frais de déplacement est établi. Ce document doit refléter les données suivantes :

• Nom, prénom et patronyme du salarié ;
• Date du voyage d'affaires pour le service en cours ;
• Lieu de destination;
• Position;
• Raison du remboursement des frais récurrents ;
• Partie responsable de l'exécution de la commande.

Ils sont consignés dans un document séparé pour un cas individuel, où une ordonnance est présentée qu'il est nécessaire de rembourser les frais manquants.

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À des fins de production, la direction d'une entité économique peut envoyer ses employés avec des tâches officielles en voyage d'affaires. Au cours de leur mise en œuvre, les employés encourent certains coûts. Conformément à la législation en vigueur, ils ont droit à des indemnités journalières pour les déplacements professionnels en 2018, ainsi qu'au remboursement des dépenses justifiées engagées lors de ces déplacements (déplacements, prestations, etc.)

Indemnité journalière pour déplacements professionnels en 2018 - ce qui a changé

L'indemnité journalière de subsistance pour les voyages d'affaires en 2018 continuera de fonctionner, étant donné que les actes législatifs avec leur suppression n'ont pas été adoptés. Néanmoins, à partir de l'année prochaine, une innovation assez importante entre dans ce domaine.

Jusqu'au 1er janvier 2017, la limite du montant de l'indemnité journalière établie dans le Code des impôts de la Fédération de Russie n'était en vigueur que lors du calcul de l'impôt sur le revenu des personnes physiques d'un employé. Lors du calcul des contributions, le montant total des indemnités journalières a été libéré, déterminé conformément aux montants inscrits dans les actes locaux de l'organisation.

Attention! Depuis le début de 2017, les modifications apportées au Code des impôts de la Fédération de Russie entrent en vigueur dans la clause 3 de l'art. 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie, selon lequel l'imposition des montants des revenus des employés est transférée sous la juridiction de l'Inspection fédérale des services fiscaux. Conformément à cela, l'application des plafonds d'indemnités journalières s'appliquera désormais au calcul des cotisations à la Caisse de retraite, MHIF, FSS.

Cela signifie que lorsque les employés sont payés par jour pour des montants supérieurs à 700 roubles. (pour la Russie) et 2500 roubles. (pour les déplacements professionnels à l'étranger) par salarié pour chaque journée de déplacement professionnel, il sera nécessaire de s'acquitter des cotisations sur le montant excédentaire aux taux en vigueur (PFR - 26 %, MHIF - 5,1 %, FSS - 2,9 %).

Par exemple: Ivanov P.B. en janvier 2018, il était en voyage d'affaires à Samara pour acheter de nouveaux équipements. Le voyage a duré 5 jours. Conformément aux règles de Stolitsa LLC, une indemnité journalière de 1 000 roubles lui a été facturée pour avoir frappé. Le montant total était de 5 000 roubles. Aux fins du calcul des cotisations, des déductions ont été imputées sur le montant excédentaire :

(5 * 1000 - 5 * 700) * 34% = 510 p.

En 2016, il n'était pas nécessaire de procéder à une telle régularisation.

Cette règle s'applique également au remboursement des dépenses justifiées pour les déplacements à la journée. Ici aussi, si les dépenses sont dépassées au-delà des limites actuelles, il sera nécessaire de calculer les primes d'assurance obligatoires pour cette différence.

Important! En ce qui concerne les cotisations pour l'assurance contre les NS (dites "dommages"), ces innovations ne s'appliquent pas, puisque le contrôle de leur calcul reste à la FSS. Par conséquent, il ne sera pas nécessaire de calculer et de payer des déductions sur la différence entre la limite établie dans le Code des impôts de la Fédération de Russie et celle en vigueur dans l'entreprise.

Indemnité journalière de subsistance en 2018

L'indemnité journalière pour les déplacements professionnels en 2018 est déterminée par chaque entité commerciale de manière indépendante. Les limites existantes définies dans le Code des impôts de la Fédération de Russie restent en vigueur en ce qui concerne l'imposition de l'impôt sur le revenu des personnes physiques et des cotisations salariales.

Actuellement, il existe les taux d'indemnité journalière suivants :

• Pour les voyages d'affaires à l'intérieur du pays - pour un montant de 700 roubles. par jour pour chaque employé ;
• Pour les voyages à l'étranger - d'un montant de 2500 roubles. par jour par employé.

Si les normes locales sont supérieures à ces limites, l'entreprise doit alors, en tant que mandataire fiscal, transférer l'impôt sur le revenu des personnes physiques du montant de la différence entre elles et calculer et payer les cotisations d'assurance obligatoire conformément aux taux en vigueur.

Important!À des fins comptables, les normes établies par la société de manière indépendante dans ses règlements s'appliquent. Ainsi, par exemple, le montant de l'indemnité journalière de subsistance pour un voyage d'affaires peut être fixé dans un LNA tel que le «Règlement sur les voyages d'affaires», ventilé par poste.

Lors du calcul du montant de l'indemnité journalière, le nombre de jours de la période pendant laquelle l'employé était en voyage d'affaires compte. Son début est considéré comme le jour du départ du voyageur.

Actuellement, pour confirmer ce délai, il n'est pas nécessaire de délivrer une attestation de déplacement, il suffit de regarder la date sur le document correspondant (par exemple, sur un billet de train, d'avion, de bus).

Si sur la base de ce formulaire il est possible de déterminer l'heure de départ, alors même si la personne est partie en fin de journée (avant 24h00), elle est alors pleinement acceptée pour l'inscription. Le jour d'achèvement du voyage d'affaires est déterminé de la même manière. Si un employé revient sur la base d'un ticket à 0-01 heures, ce sera déjà le lendemain et l'employé a droit à une indemnité journalière pour toute la journée.

Attention! Aussi, il ne faut pas l'oublier les jours de service. Ils sont également inclus dans le voyage d'affaires, ainsi que les jours d'arrêt forcé, la période d'invalidité pendant le voyage.

La direction, sur la base d'un ordre écrit, a le droit de rappeler son employé d'un voyage d'affaires. Dans ce cas, il doit nécessairement en refléter la raison dans la commande. Dans ce cas, le déplacement professionnel ne comprend que les jours de séjour effectif du salarié en déplacement. S'il a déjà reçu des sommes qu'il n'a pas dépensées en raison de la révocation, il doit les restituer.

Lorsque l'administration décide d'un nouveau déplacement professionnel, tous les formulaires doivent être refaits.

Indemnité journalière en 2018 dans toute la Russie

L'indemnité journalière de séjour pour les voyages d'affaires en 2018 restera valable malgré les tentatives répétées d'exclure ce poste du montant des dépenses d'imposition des bénéfices. Cela est principalement dû à une tentative d'augmenter les recettes fiscales au budget.

Rappelons que le législateur a voulu supprimer les dépenses sous la forme du montant des per diem, en les remplaçant par une liste strictement définie de frais de déplacement, qui devaient avoir des justificatifs. Pour l'entreprise, cela menaçait d'alourdir la charge fiscale.

Actuellement, le montant de l'indemnité journalière est déterminé par chaque entité commerciale indépendamment. C'est-à-dire que les entreprises sont autorisées à fixer des indemnités journalières en montants fixes.

Dans le même temps, aucune restriction n'a été adoptée selon ces normes au niveau régional. Les projets de loi envisageaient également une telle innovation pour établir des normes en fonction de la destination du voyage d'affaires (région).

Attention! L'indemnité journalière pour déplacements professionnels en 2018 est déterminée en fonction du nombre de jours de déplacement, déterminé sur la base de justificatifs et de normes approuvées par l'entreprise pour ces frais par jour et par salarié.

Indemnité journalière pour les déplacements professionnels à l'étranger

Si un salarié part en voyage à l'étranger, plusieurs actes législatifs s'appliquent à l'indemnité journalière délivrée pour les déplacements professionnels en 2018. En plus de la résolution généralement acceptée n° 749, pour les entreprises du secteur public, il est également nécessaire de prendre en compte la résolution n° 812 du 26 décembre 2005.

Il fixe le montant maximum des indemnités journalières en dollars américains pour chaque pays étranger. Bien que ce règlement ne soit pas obligatoire pour les entreprises commerciales, les personnes responsables peuvent également l'utiliser.

Le montant maximal de l'indemnité journalière pour les déplacements à l'étranger n'est pas limité par la loi et peut être fixé indépendamment dans chaque entreprise. Cependant, aux fins du calcul des cotisations sociales, il est nécessaire d'utiliser le taux de 2500 roubles. Si le montant du paiement à l'employé est supérieur à cette norme, le montant excédentaire devra alors accumuler l'impôt sur le revenu des personnes physiques et le retenir sur l'employé, ainsi que calculer le montant total des cotisations sociales.

Lors du calcul de l'indemnité journalière requise, il est nécessaire de diviser l'ensemble de l'itinéraire par le temps que l'employé est en Russie et les jours à l'étranger dans un autre État. Le fait est que pour chaque période, le montant des indemnités journalières doit être calculé séparément, tandis que les paiements pour les jours de séjour dans le pays sont effectués en roubles et à l'étranger - dans la monnaie de l'État d'accueil.

Attention! Pour déterminer avec précision ces jours, des tampons douaniers sont utilisés dans le passeport. Dans ce cas, le jour de départ du pays est inclus dans la période de séjour à l'étranger et le jour de retour est inclus dans la période de séjour en Russie. Si aucun timbre n'a été apposé lors du passage de la frontière (par exemple, lors d'un voyage vers les pays de la CEI), les dates sont déterminées par les billets de voyage.

Un comptable qui calcule et émet des indemnités journalières doit se souvenir des différences de taux de change, car la Banque centrale est obligée de calculer l'équivalent en roubles des paiements au moment de l'émission et de la soumission d'un rapport préalable - lors de l'émission, le montant peut être inférieur à 2500 roubles lorsqu'il est converti en monnaie nationale, et au moment de la présentation des documents, il est plus, ou vice versa.

Indemnité journalière pour un voyage d'affaires d'une journée

En fonction de la nature du déplacement et des tâches assignées, l'employeur peut décider de ramener le salarié sur son lieu de travail le jour même de son départ. Un tel voyage sera appelé un voyage d'une journée. Cependant, selon la loi, le salarié n'a pas droit à des indemnités journalières pour de tels déplacements d'une journée.

Cependant, la Cour suprême d'arbitrage et le ministère des Finances, en utilisant les dispositions du Code du travail de la Fédération de Russie, ont établi que l'entreprise a le droit d'indemniser l'employé pour ses dépenses encourues lors de voyages d'une journée, notamment :

• voyager;
• paiement des repas;
• paiement d'autres communications téléphoniques;
• et d'autres frais qu'un employé peut encourir lors d'un voyage d'affaires.

Cependant, des pièces justificatives (reçus, billets, factures, etc.) doivent être fournies pour tous les frais remboursables.

Toutes les dépenses confirmées et compensées en totalité sans restrictions (bien sûr, si elles sont justifiées) peuvent être incluses dans les dépenses qui réduisent l'assiette lors du calcul de l'impôt sur le revenu.

Important! Si l'employé n'a pas pu fournir les documents, mais que l'administration a néanmoins décidé de les indemniser, alors dans les limites établies (700 roubles en Russie et 2500 roubles à l'étranger), les dépenses payées ne sont pas considérées comme des revenus de l'employé. Si le montant a été compensé pour plus que cela, alors à partir de l'excédent, il sera nécessaire de payer l'impôt sur le revenu des personnes physiques et des déductions sur les fonds.

Pour les travailleurs qui ont établi un caractère itinérant de leur travail, une excursion d'une journée ne peut être considérée comme un voyage d'affaires.

Attention! Si un salarié se déplace une journée en déplacement professionnel à l'étranger, alors l'indemnité journalière doit lui être versée, mais leur montant est limité à 50 % du montant habituel.

Documents pour confirmer l'indemnité journalière

En 2015, la loi a permis de ne pas délivrer de mission officielle pour un voyage d'affaires. Ensuite, afin de confirmer la durée totale du voyage d'affaires, il est nécessaire d'utiliser des billets de voyage, des documents d'enregistrement à l'hôtel et d'autres formulaires.

Tous, avec, après le retour, doivent être transférés au service comptable. S'il n'y a pas de tels documents, la société destinataire peut demander une copie de la commande ou un mémo avec les marques des personnes responsables et le sceau.

Depuis 2016, une disposition est entrée en vigueur sur l'utilisation par un voyageur de son moyen de transport personnel aux fins d'arriver sur le lieu d'un déplacement professionnel et de le quitter. Comme confirmation dans ce cas, une note de sa part est utilisée avec une lettre de voiture et des reçus pour les carburants et lubrifiants qui y sont attachés.

Mais l'employé n'est pas obligé de fournir des documents confirmant le but de la dépense, et en général le fait de dépenser l'indemnité journalière de subsistance reçue. L'employeur est obligé de les payer selon le montant prescrit par la loi, mais comment et sur quoi l'employé les dépensera est sa propre affaire.

Un voyage d'affaires est un voyage d'un employé en mission officielle en dehors de l'établissement dans lequel se trouve l'organisation. Si le voyage implique de quitter le pays, il s'agit alors d'un voyage d'affaires. Quelle est la différence entre un voyage d'affaires à l'étranger ? Comment la commande est-elle rédigée correctement ?

Voyage d'affaires à l'étranger : inscription

Le paquet de documents pour les voyages d'affaires à l'étranger ne diffère pas de celui qui est établi pour les voyages à l'intérieur du pays.

Pour envoyer un salarié en déplacement professionnel, les documents suivants sont établis :

• Note de service adressée au gestionnaire avec une demande d'envoyer l'employé en voyage, indiquant le lieu et l'heure. Il ne s'agit pas d'un document obligatoire ; dans certaines organisations, une décision sur un voyage d'affaires peut être prise par un ordre verbal du responsable. Compilé sous forme libre.
• L'ordre d'envoi en déplacement professionnel est établi sous le formulaire unifié T-9 ou T-9a. La commande ne mentionne pas qu'il s'agit d'un voyage d'affaires à l'étranger, cela est compréhensible, car le bon de commande prévoit un délai pour indiquer exactement où l'employé est envoyé.
• Rapport préalable - établi après le retour de l'employé du voyage.

Noter! À l'heure actuelle, un certificat de voyage et une mission de service ne sont pas des documents requis lorsqu'ils sont envoyés en voyage d'affaires.

Voyage d'affaires à l'étranger : indemnité journalière de subsistance 2017

Le paiement des indemnités journalières lors de l'envoi à des voyages d'affaires à l'étranger est prévu par l'article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie. Elle précise que le montant des versements aux employés de l'État est déterminé au niveau législatif, et pour les autres catégories est fixé par l'employeur.

Indemnité journalière de déplacement professionnel des agents de l'Etat

Le montant de l'indemnité journalière de subsistance pour les employés de l'État est déterminé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 812 du 26 décembre 2005, annexe 1. Ce document fixe un certain montant pour chaque pays, exprimé en dollars. Par exemple, l'indemnité journalière de subsistance pour le Kazakhstan est de 55 $ US.

Vous trouverez ci-dessous quelques autres exemples de ce qu'est l'indemnité journalière de subsistance pour les voyages d'affaires en 2017.

tableau

Les montants ci-dessus s'appliquent à tous les employés des organismes budgétaires et gouvernementaux.

Voyage d'affaires à l'étranger : Indemnité journalière de subsistance 2017 pour les entreprises privées

Toutes les entreprises qui n'appartiennent pas au budget sont autorisées à fixer leurs propres taux de paiement pour les dépenses quotidiennes lorsque les employés se forment à l'extérieur du pays.

Cette valeur peut être définie :

• Convention collective;
• Réglementation comptable;
• Un autre document réglementaire local de l'entreprise.

Le montant du versement peut varier selon les circonstances :

• Destinations ;
• La durée du voyage;
• Le but du voyage ;
• Messages d'un voyageur d'affaires, etc.

Les entreprises peuvent se baser sur les montants établis pour les employés de l'État.

Indemnité journalière à l'étranger 2017 : nuances de calcul

Lors du paiement d'une indemnité journalière à un voyageur d'affaires, les nuances suivantes doivent être prises en compte :

• la date de franchissement de la frontière lors du voyage vers la destination est comptée comme un voyage d'affaires à l'étranger.
• la date de passage de la frontière au retour est comptée comme un voyage d'affaires normal.
• L'indemnité journalière à l'étranger en 2017 n'est pas imposée, uniquement si elle ne dépasse pas 2 500 roubles. Si leur taille est supérieure, tout ce qui est supérieur au montant indiqué est soumis à taxation.
• malgré le fait que les montants soient indiqués en dollars, ils peuvent être payés à l'employé en équivalent rouble.
• le taux de change est pris au montant établi le dernier jour du mois au cours duquel l'employé a présenté le rapport préalable.

Il est important de tenir compte de ces nuances pour la procédure d'imposition correcte pour l'organisation et le voyageur d'affaires.

Par exemple, un voyageur d'affaires voyage en train de Moscou à Helsinki. Départ à 19h15 le 10 octobre de Moscou et arrivée à Helsinki le 11 octobre à 15h30. Passage de la frontière à 03h15. Le paiement sera effectué pour le 10 octobre - 700 roubles, pour le 11 octobre - 2500 roubles.

Rapport préalable sur le voyage d'affaires 2017

Après son retour de voyage, l'employé est tenu de rendre compte de l'argent dépensé, y compris l'indemnité journalière. Cela doit être fait au plus tard dans les trois jours ouvrables.

Un rapport préalable sur un voyage d'affaires à l'étranger en 2017 est établi sous la forme de JSC - 1, il est obligatoire, car il fait référence aux documents comptables primaires.

Voyage d'affaires : inscription préalable au rapport

Un rapport préalable (un exemple de remplissage peut être consulté) est établi par deux collaborateurs :

• Un employé qui est parti en voyage d'affaires;
• Comptable qui vérifie les documents fournis par l'employé.

Tous les montants indiqués dans le rapport préalable, à l'exception des indemnités journalières, doivent être documentés.

Si les pièces justificatives sont rédigées dans une langue étrangère, une traduction doit y être jointe.

Si l'indemnité journalière a été délivrée à l'employé en devises étrangères, cela doit être reflété dans le rapport préalable.

Nous organisons et payons les voyages d'affaires à l'étranger en 2017 comme suit :

• Un ordre est émis pour envoyer l'employé en voyage d'affaires, qui précise la destination, indiquant le pays;
• L'employé reçoit des fonds pour couvrir les dépenses liées au voyage d'affaires. L'indemnité journalière de subsistance à l'étranger en 2017 est déterminée à la discrétion de l'entreprise et, dans le cas des fonctionnaires, par la législation fédérale.
• Une fois le voyage d'affaires à l'étranger terminé, le rapport préalable doit être délivré dans les trois jours.

Les coûts associés aux voyages à l'étranger ont leurs propres caractéristiques par rapport aux voyages intérieurs. Ces caractéristiques sont principalement dues au fait que les déplacements professionnels nécessitent des frais supplémentaires (enregistrement d'un passeport, visas, assurance médicale obligatoire, frais consulaires). De plus, de nombreuses dépenses sont effectuées en devises étrangères, ce qui signifie que des différences de taux de change surviennent dans la comptabilité et la comptabilité fiscale. Dans cet article, nous vous expliquerons comment calculer correctement l'indemnité journalière pour les voyages d'affaires, ainsi que comment prendre en compte les différences de taux de change si une avance est versée à un employé en devises étrangères (en roubles).

Réglementation sur les spécificités de l'envoi de salariés en déplacement professionnel

Selon ce document, les employés sont envoyés en voyage d'affaires sur la base de la décision de l'employeur pour une certaine période de temps d'effectuer une mission officielle en dehors du lieu de travail permanent ( page 3). Dans ce cas, la durée du voyage d'affaires est fixée par l'employeur, en tenant compte du volume, de la complexité et d'autres caractéristiques de la mission officielle ( page 4).

En vertu de article 11 du Règlement les travailleurs détachés sont remboursés :

• les frais de déplacement et de location ;
• les frais supplémentaires liés au fait de vivre en dehors du lieu de résidence permanent (indemnité journalière) ;
• les autres dépenses engagées par l'employé avec l'autorisation du chef de l'organisation.

1. les frais d'enregistrement d'un passeport étranger, d'un visa et d'autres documents de voyage ;
2. redevances consulaires et d'aérodrome obligatoires;
3. redevances pour le droit d'entrer ou de transiter par les transports routiers ;
4. frais d'inscription à l'assurance médicale obligatoire;
5. autres paiements et frais obligatoires.

La procédure et le montant du remboursement des frais liés aux déplacements professionnels pour les organisations commerciales sont déterminés par une convention collective ou un acte réglementaire local (conformément aux dispositions Art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie).

Remarque

La durée effective du séjour d'un salarié sur le lieu du déplacement professionnel est déterminée par les documents de voyage présentés par ce salarié au retour d'un déplacement professionnel.

Dans le cas où un salarié se rend sur le lieu du déplacement professionnel et (ou) revient au lieu de travail en transport personnel (voiture, moto), la durée effective de séjour sur le lieu du déplacement professionnel est indiquée dans un mémo, qui est remis par ce salarié au retour d'un déplacement professionnel à l'employeur en même temps que les justificatifs attestant l'utilisation de ce moyen de transport pour le déplacement aller-retour vers le lieu du déplacement professionnel (lettre de voiture, factures, reçus, chèques de banque, etc.) ( article 7 du Règlement).

A noter que jusqu'au 01/08/2015 (à partir de cette date, les modifications apportées à Position) dans les cas d'envoi de travailleurs vers les États membres de la CEI, avec lesquels des accords intergouvernementaux ont été conclus, sur la base desquels les autorités frontalières ne notent pas le franchissement de la frontière de l'État dans les documents d'entrée et de sortie, il était nécessaire de délivrer une attestation de déplacement. Depuis le 01/08/2015, cette exigence a été annulée.

Ajoutons : l'envoi d'un salarié en déplacement professionnel dans des pays n'appartenant pas aux états indiqués, et avant cette date, était effectué sur ordre de l'employeur sans délivrance d'attestation de déplacement professionnel.

Selon Art. 26 Dispositions Au retour d'un voyage d'affaires, le salarié est tenu de remettre à l'employeur dans les trois jours ouvrables un rapport préalable sur les sommes dépensées dans le cadre du voyage d'affaires et d'effectuer le paiement final sur l'avance de trésorerie qui lui a été remise avant de partir en voyage d'affaires. voyage d'affaires pour les frais de voyage d'affaires. Le rapport préalable est accompagné de documents sur la location du logement, les frais de voyage réels (y compris les paiements pour les documents de voyage et la literie dans les trains) et d'autres dépenses associées à un voyage d'affaires. Jusqu'au 01/08/2015, cette règle prévoyait également la nécessité d'établir un rapport sur les travaux effectués lors d'un déplacement professionnel.

Indemnité journalière lors de déplacements professionnels

Selon ces normes, pour le temps passé sur le chemin d'un employé envoyé en voyage d'affaires en dehors du territoire de la Fédération de Russie, des indemnités journalières sont versées:

• lors d'un voyage sur le territoire de la Fédération de Russie - dans l'ordre et la taille prévus pour les voyages d'affaires sur le territoire de la Fédération de Russie ;
• lors d'un voyage sur le territoire d'un État étranger - dans l'ordre et dans les montants établis pour les voyages d'affaires sur le territoire d'États étrangers.

• en devises étrangères - lorsqu'un employé voyage depuis le territoire de la Fédération de Russie;
• en roubles - lors d'un voyage sur le territoire de la Fédération de Russie.

Lorsqu'un employé est envoyé en voyage d'affaires sur le territoire de deux ou plusieurs pays étrangers, l'indemnité journalière pour le jour de franchissement de la frontière entre les États est payée en devises étrangères selon les normes établies pour l'État vers lequel l'employé est envoyé.

Si un salarié est parti en voyage d'affaires sur le territoire d'un pays étranger et est rentré le même jour, l'indemnité journalière en devise étrangère est versée à hauteur de 50 % du taux de coût de l'indemnité journalière déterminé par la convention collective ou la réglementation locale pour les voyages d'affaires à l'étranger.

Ainsi, dans une convention collective ou un autre acte normatif local, vous pouvez fixer n'importe quel montant d'indemnité journalière, ainsi que différencier ce montant en fonction du pays vers lequel l'employé est envoyé.

En cas de retard forcé en cours de route, des indemnités journalières pour le temps de retard sont payées par décision du chef de l'organisation sur présentation des pièces justificatives du fait d'un tel retard ( article 19 du Règlement).

Exemple 1

Le directeur adjoint S. N. Kozyrev (Moscou) a été envoyé en voyage d'affaires à l'étranger. Il dut d'abord visiter l'Autriche, puis la Hongrie et retourner à Moscou.

Selon la convention collective, des indemnités journalières dans l'organisation sont fixées pour les voyages d'affaires en Russie - 700 roubles; pour les voyages d'affaires en Autriche et en Hongrie - 120 euros et 80 euros, respectivement.

Le 27 mars 2015 à 23 h 20, S. N. Kozyrev s'est envolé pour l'Autriche et y est arrivé le 28 mars. Le passage de la frontière russe le 27 mars est confirmé par une marque sur le passeport étranger.

Le montant de l'indemnité journalière payable à cet employé sera :

• pour le 27 mars (le jour du franchissement de la frontière d'État de la Fédération de Russie lorsqu'un employé quitte le territoire de la Fédération de Russie) - 120 euros;
• pour le 28 mars (jour de séjour en Autriche) - 120 euros ;
• pour le 29 mars (le jour de l'arrivée en Hongrie) - 80 euros ;
• pour le 30 mars (jour de séjour en Hongrie) - 80 euros ;
• pour le 31 mars (le jour de l'arrivée en Russie) - 700 roubles.

Si l'avance est émise en devises étrangères

En vertu de page 16Les provisions le paiement et (ou) le remboursement des dépenses de l'employé en devises étrangères liées à un voyage d'affaires en dehors du territoire de la Fédération de Russie, y compris le paiement d'une avance en devises étrangères, ainsi que le remboursement d'une avance en devises étrangères non dépensée émise à un employé dans le cadre d'un voyage d'affaires, sont effectuées conformément aux Loi fédérale n°173-FZ .

V alinéa 1 de l'art. 9 Cette loi, d'une part, énonçait une règle générale interdisant les opérations de change entre résidents, et d'autre part, il existe des exceptions à cette règle. En particulier, il est permis d'effectuer des transactions en devises étrangères lors du paiement et (ou) du remboursement des dépenses d'une personne physique associée à un voyage d'affaires en dehors du territoire de la Fédération de Russie, ainsi que des transactions lors du paiement d'un acompte non dépensé émis dans le cadre d'un déplacement professionnel ( nn. 9 pages 1 de l'article nommé).

Comme suit de p.2.1 Instructions de la Banque centrale de la Fédération de Russie n°2054-U, l'émission de devises en espèces à une personne morale s'effectue à partir de son compte bancaire en devises sur la base d'une lettre de réception.

Lors des transactions en devises étrangères en comptabilité, elles sont reflétées dans la devise des paiements et en roubles ( page 4,20 PBU 3/2006 « Comptabilisation des actifs et des passifs dont la valeur est exprimée en devises étrangères »). Les devises étrangères sont recalculées à la caisse de l'organisation au taux de change de la Banque centrale de la Fédération de Russie en vigueur à la date de la transaction ( pages 5 - 7 PBU 3/2006).

Il arrive que la réception d'argent du compte en devises à la caisse de l'organisation et leur émission par la caisse en tant qu'avance au travailleur détaché se produisent à des jours différents. Dans le même temps, le taux de change des devises étrangères par rapport au rouble change. Dans ce cas, des différences de taux de change surviennent. Ces écarts interviennent également lorsqu'une partie du montant non dépensé de l'acompte est restituée en devises étrangères, si le taux au jour de la restitution est différent du taux à la date d'émission de l'avance.

En comptabilité, les différences de change sont reflétées dans les autres produits ( p.7 PBU 9/99 « Revenus de l'organisation ») ou d'autres dépenses ( page 11 PBU 10/99 "Frais d'organisation"), en comptabilité fiscale - dans le cadre du résultat hors exploitation ( l'article 11 de l'art. 250, nn. 7 p.4 art. 271 du Code des impôts de la Fédération de Russie) ou des dépenses hors exploitation ( nn. 5 p.1 de l'art. 265, nn. 6 p.7 art. 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

À quelle date le taux de change des devises étrangères par rapport au rouble est-il utilisé pour accepter les dépenses en comptabilité et en comptabilité fiscale?

Selon page 3 PBU 3/2006 la date de la transaction en devises étrangères est le jour où l'organisation a le droit, conformément à la législation de la Fédération de Russie ou à un accord, d'accepter pour comptabilisation les actifs et passifs résultant de cette transaction.

Pour les dépenses de l'organisation en devises étrangères liées aux voyages d'affaires en dehors du territoire de la Fédération de Russie, cette date sera le jour de l'approbation du rapport préalable (annexe au PBU 3/2006).

À des fins fiscales, les dépenses libellées en devises étrangères sont converties en roubles au taux de change officiel établi par la Banque centrale de la Fédération de Russie à la date de leur reconnaissance ( l'article 10 de l'art. 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Pour les frais de déplacement, il s'agit de la date d'approbation de la note de frais ( nn. 5 p.7 art. 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Ainsi, lors de la comptabilisation des dépenses de voyages d'affaires à l'étranger en devises étrangères, il n'y a pas de différences entre la comptabilité et la comptabilité fiscale.

Exemple 2

Le 27 janvier 2015, un montant de 1 000 euros a été prélevé sur le compte en devises. Le même jour, l'argent a été remis à l'employé en raison du rapport.

L'employé est rentré d'un voyage d'affaires le 31 janvier et a remis le 2 février une déclaration préalable d'un montant de 990 euros et a rendu les devises non dépensées d'un montant de 10 euros.

Le taux de change de l'euro par rapport au rouble, établi par la Banque centrale de la Fédération de Russie, était le suivant :

27/01/2015 - 73,5633 roubles / euro;

02.02.2015 - 78.1105 roubles / euro.

La comptabilité fiscale de l'organisation reflétera :

• autres dépenses liées à la production et à la vente - 77 329,4 roubles;
• résultat hors exploitation - 4 547,2 roubles.

Si l'avance est émise en roubles

Dans ce cas, toutes les opérations de conversion de fonds en devises effectuées par l'intermédiaire des bureaux de change (divisions correspondantes des banques) ne doivent être considérées que comme des opérations de particuliers. Lors de l'achat de devises en espèces (ce fait doit être documenté), le voyageur dépensera un montant spécifique de roubles pour acheter un montant spécifique de devises au nom d'un individu. Ensuite, sur le territoire d'un État étranger, il dépensera une certaine somme d'argent pour le logement, les appels téléphoniques et d'autres dépenses dans l'intérêt de l'organisation, ce qui sera confirmé par des documents primaires sur les dépenses engagées.

À cet égard, la question se pose: à quel taux dans la comptabilité et la comptabilité fiscale devraient être reflétées les dépenses de l'employé qu'il a engagées lors d'un voyage d'affaires à l'étranger:

• à compter de la date d'approbation du rapport préalable ;
• à la date de paiement des montants déclarés ;
• à la date à laquelle l'employé a échangé les roubles reçus contre des devises étrangères ?

Leur essence se résume à ce qui suit: les dépenses de l'organisation doivent être déterminées sur la base du montant en devises dépensé par l'employé selon les documents principaux au taux de change, qui est déterminé par le certificat d'achat par la personne spécifiée de devises étrangères. De plus, en raison de nn. 5 p.7 art. 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie la date d'approbation du rapport préalable est comptabilisée comme date des frais de déplacement.

Ainsi, selon les responsables, l'organisation indemnisera le salarié du montant de sa réel les frais, c'est-à-dire le montant au taux indiqué dans les documents confirmant l'achat de devises, en tenant compte de la vente du solde non dépensé en devises (nous pensons qu'à des fins comptables, ce montant devrait être reflété dans les dépenses). Et aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu, la conversion de la monnaie en roubles se fera au taux de change en vigueur à la date d'approbation du rapport préalable.

Exemple 3

L'organisation a envoyé son employé en voyage d'affaires à l'étranger du 27 au 31 janvier 2015.

Le même jour, il a acheté 1 000 euros au bureau de change au taux de 75 roubles/euro.

En déplacement professionnel, le salarié a dépensé 990 euros, ce qui est confirmé par les documents pertinents.

A son retour d'un voyage d'affaires, il a échangé le reste de l'avance d'un montant de 10 euros au bureau de change au taux de 80 roubles/euro.

L'achat et la vente de devises étrangères sont confirmés par une attestation bancaire.

Le 2 février, l'employé a soumis un rapport préalable d'un montant de 990 euros (approuvé le même jour) et a remis le solde en roubles à la caissière.

Le taux de change de la Banque centrale de la Fédération de Russie au 02.02.2015 correspond à 78.1105 roubles / euro.

Le travailleur détaché a dépensé 75 000 roubles pour l'achat de devises étrangères. (1 000 euros x 75 roubles / euro), reçu de la vente du solde de l'acompte de 800 roubles. (10 euros x 80 roubles / euro).

Au total, l'employé a en fait dépensé 74 200 roubles en roubles. (75 000 - 800). En comptabilité, ce montant est sujet à réflexion dans la structure des dépenses.

L'employé doit remettre 1 800 RUB à la caisse de l'organisation. (76 000 - 74 200).

Aux fins du calcul de l'impôt sur le revenu, les frais de déplacement seront calculés au taux en vigueur à la date d'approbation du rapport préalable et s'élèveront à 77 329,4 roubles. (990 euros x 78.1105 roubles / euro).

La différence constante est égale à 3 129,4 roubles. (77 329,4 - 74 200). L'actif fiscal permanent (PNA) s'élèvera à 625,88 roubles. (3 129,4 roubles x 20%).

Les écritures suivantes seront effectuées dans la comptabilité de l'organisation :

Dans les lettres ci-dessus du ministère des Finances ( №  03‑03‑06/1/193 ) et FTS ( №  KE-4-3 / 4408), il existe également une situation dans laquelle un voyageur d'affaires ne peut pas confirmer le taux de change du rouble en devise étrangère en raison de l'absence d'un document de change principal. Dans ce cas, le montant des dépenses du salarié liées au déplacement professionnel à rembourser par l'employeur sera déterminé par le montant en devise étrangère selon les documents primaires sur l'exécution des dépenses. Puis d'après nn. 5 p.7 art. 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie le montant des dépenses en roubles comptabilisés en réduction de l'assiette fiscale de l'impôt sur le revenu est établi par l'organisation en recalculant le montant en devises étrangères à la date de comptabilisation des dépenses, c'est-à-dire l'approbation du rapport préalable.

Nous pensons que le ministère des Finances avait à l'esprit que le montant de l'indemnisation de l'employé sera recalculé au taux de change officiel de la Banque centrale de la Fédération de Russie à la date d'approbation du rapport. Cela signifie qu'il n'y aura pas de différence entre la comptabilité et la comptabilité fiscale.

Exemple 4

Nous utiliserons les conditions de l'exemple 3. Dans ce cas, nous tiendrons compte du fait que l'employé n'a pas présenté d'attestation d'achat de devises et de vente du solde de l'avance.

Les écritures suivantes seront effectuées dans la comptabilité de l'organisation :

Comme le montre l'exemple ci-dessus, le taux officiel de la Banque centrale de la Fédération de Russie à la date d'approbation du rapport préalable est supérieur au taux auquel la devise a été achetée au bureau de change. Par conséquent, un employé qui n'a pas présenté de certificat bancaire sur l'achat (vente) de devises recevra une compensation d'un montant supérieur à celui qu'il a réellement dépensé. Cela signifie que dans une situation de croissance constante du taux de change (qui a été observée dans le pays au cours des derniers mois), il est plus rentable pour les employés de «perdre» les documents confirmant le taux d'achat de la devise, ainsi que de retarder le remise d'un rapport préalable le plus longtemps possible.

Par conséquent, les organisations doivent être vigilantes dans une telle situation et ne pas oublier l'un des principes fondamentaux de la comptabilisation des dépenses à des fins fiscales, énoncés dans Art. 252 du Code des impôts de la Fédération de Russie: les dépenses documentées s'entendent comme des dépenses confirmées par des documents établis conformément à la législation de la Fédération de Russie. A cet égard, nous vous rappelons que selon Art. 26 Dispositions au retour d'un voyage d'affaires, le salarié est tenu de remettre à l'employeur un rapport préalable sur les sommes dépensées dans le cadre du voyage d'affaires dans les trois jours ouvrables .

Approuvé par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13.10.2008 n° 749.

Les modifications ont été apportées par le décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 29 décembre 2014 n° 1595. Pour plus de détails, voir l'article "Les frais de voyage doivent être justifiés et documentés", n° 2, 2015.

Loi fédérale du 10.12.2003 n° 173-FZ "sur la réglementation et le contrôle des devises".

Ordonnance de la Banque centrale de la Fédération de Russie du 14 août 2008 n° 2054-U "Sur la procédure à suivre pour effectuer des transactions en espèces avec des devises étrangères en espèces dans les banques autorisées sur le territoire de la Fédération de Russie".

Approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 27 novembre 2006 n° 154n.

Approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 06.05.1999 n° 32n.

Approuvé par arrêté du ministère des Finances de la Russie du 06.05.1999 n ° 33n.

Dans de tels cas, le fait d'acheter des devises étrangères par un individu n'est pas reflété dans les registres comptables de l'organisation, car la conversion des devises dans un bureau de change est effectuée au nom d'un individu.

Nous vous dirons combien vous devez payer les indemnités journalières pour les déplacements professionnels en 2018, s'ils sont normalisés afin de calculer l'impôt sur le revenu, l'impôt sur le revenu des personnes physiques et les cotisations.

Qui fixe l'indemnité journalière

Indemnité journalière pour déplacements professionnels en 2018 l'employeur a le droit d'établir indépendamment, en garantissant les montants dans une convention collective ou dans un acte réglementaire local (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie). À ces fins, les entreprises peuvent utiliser l'indemnité journalière pour les voyages d'affaires établie par le gouvernement de la Fédération de Russie pour les organisations budgétaires (). L'indemnité journalière pour certains pays est indiquée dans le tableau.

Tableau. Indemnité journalière pour déplacements professionnels en 2018

Vous pouvez voir ci-dessous un exemple de commande sur la fixation du montant des indemnités journalières pour les voyages d'affaires à l'étranger.

L'indemnité journalière est calculée comme suit :

• lors d'un envoi en déplacement professionnel pour le jour du passage de la frontière, les per diem sont payés selon les normes des déplacements professionnels à l'étranger (selon le pays d'arrivée du salarié) ;
• au retour d'un voyage à l'étranger le jour du passage de la frontière, les per diem sont payés selon les normes russes ;
• si lors d'un déplacement professionnel un salarié se rend dans plusieurs pays, il faut reprendre les normes de l'état où le salarié s'est retrouvé en fin de journée.

Attention : si un salarié est envoyé en déplacement professionnel d'une journée à l'étranger, l'indemnité journalière pour les voyages d'affaires d'une journée à l'étranger est de 50% du montant total établi par les documents locaux de l'entreprise ().

Exemple. L'employé a volé de Saint-Pétersbourg à Tallinn le 10 septembre à 9h52, à 13h25 - de Tallinn à Berlin, de Berlin à Zurich à 20h51. Dans cette situation, l'indemnité journalière est versée selon les normes établies pour les déplacements professionnels en Suisse. Le jour du retour d'un voyage d'affaires, l'indemnité journalière est facturée en Fédération de Russie.

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De quoi prendre l'indemnité journalière pour les déplacements professionnels en 2018

Lors du calcul de l'impôt sur le revenu et des primes d'accident, vous n'avez pas besoin de rationner l'indemnité journalière pour les voyages d'affaires en 2018. Les normes et la comptabilité dépendent du montant prévu par les documents internes : une convention collective, un règlement sur les voyages d'affaires, etc. Il suffit de prendre en compte que si les indemnités journalières sont émises en devises étrangères, pour calculer l'impôt sur le revenu, ce montant doit être converti en roubles au taux de change officiel de la Banque centrale à la date d'émission des indemnités journalières (clause 10 de l'article 272 du Code des impôts de la Fédération de Russie).

Mais lors du calcul de l'impôt sur le revenu des personnes physiques, les indemnités journalières sont soumises à un rationnement. Pour les voyages d'affaires à l'étranger, l'impôt sur le revenu des personnes physiques n'est pas soumis au montant des indemnités journalières ne dépassant pas 2500 roubles. par jour (clause 3 de l'article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie). Cela signifie que si l'entreprise paie des indemnités journalières d'un montant de 2600 roubles., 100 roubles. dont sont soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques.

Une règle similaire s'applique aux cotisations de retraite, aux cotisations médicales et aux cotisations de maladie et de maternité. En savoir plus sur la facturation des indemnités journalières dans l'article.

Exemple.La société a fixé l'indemnité journalière pour les voyages d'affaires à 2 700 roubles. L'employé était en voyage d'affaires pendant 4 jours. Le montant à payer est de 10 800 roubles. (2700 roubles x 4 jours).

La base d'imposition de l'impôt sur le revenu des personnes physiques et des primes d'assurance (hors blessures) 800 roubles. ...