Bách khoa toàn thư về an toàn cháy nổ

Kho lưu trữ. Lưu trữ văn phòng làm việc của tổ chức: gost, hướng dẫn, tài liệu, nội quy. đề xuất phương pháp luận cho việc lưu trữ hồ sơ lưu trữ Chịu trách nhiệm lưu trữ tài liệu trong kho lưu trữ

Chúng được lưu trữ trong những khoảng thời gian nhất định, sau đó chúng phải được chuyển đến kho lưu trữ của nhà nước tại các cơ quan lưu trữ của bang và thành phố. Luật liên bang xác định thời hạn lưu trữ tối đa cho các tài liệu có trong thứ tự đã thiết lập trong Quỹ lưu trữ của Liên bang Nga:

  • tài liệu về nhân sự, hồ sơ hành vi công chứng, sổ hộ khẩu và các tài liệu liên quan đến việc cổ phần hóa nhà đất - 75 năm;
  • hồ sơ thiết kế xây dựng cơ bản - 20 năm;
  • tài liệu công nghệ và thiết kế - 20 năm;
  • Bằng độc quyền sáng chế, mẫu hữu ích, kiểu dáng công nghiệp - 20 năm:
  • tài liệu khoa học - 15 năm;
  • tài liệu phim và ảnh - 5 năm;
  • tài liệu video và ảnh - 3 năm.

Trong trường hợp thanh lý tổ chức, tài liệu có thời hạn lưu trữ vĩnh viễn và cán bộ chuyên trách được chuyển giao cho kho lưu trữ nhà nước (thành phố). Đối với các tổ chức phi chính phủ, một số tài liệu thuộc thành phần của Quỹ Lưu trữ Liên bang Nga, để chuyển giao như vậy, cần phải ký một thỏa thuận với việc thành lập hệ thống của Cục Lưu trữ Liên bang Nga. . Nếu tổ chức chưa kịp thời thỏa thuận với cơ quan lưu trữ, thì trong trường hợp này, lưu trữ nhà nước (thành phố) có nghĩa vụ chấp nhận cho lưu trữ chỉ những tài liệu về nhân sự của tổ chức. Nơi lưu trữ các tài liệu còn lại do Chủ tịch ủy ban thanh lý hoặc ủy viên phá sản quyết định.

Chuẩn bị tài liệu để chuyển vào kho lưu trữ

Trong mỗi tổ chức, một số trường hợp nhất định được hình thành trong năm. Một số trong số chúng, sau thời gian lưu trữ đã thiết lập, phải được trả lại kho lưu trữ. Đây là những trường hợp có tài liệu lưu trữ và nhân sự tạm thời "vĩnh viễn" (trên 10 năm) được thực thi. Các trường hợp được bàn giao cho cơ quan lưu trữ một năm sau khi hoàn thành công việc văn phòng. Việc lập hồ sơ chuyển vào kho lưu trữ do nhân viên cơ sở giáo dục mầm non và Bí thư các bộ phận cơ cấu thực hiện. Các trường hợp được bàn giao cho kho lưu trữ sau khi hoàn thành đầy đủ.

Đăng ký các trường hợp bao gồm các thao tác sau:

  • kiểm tra tính đúng đắn của việc phân nhóm tài liệu thành các vụ án;
  • khâu (dũa);
  • đánh số trang tính;
  • vẽ lên một dòng chữ chứng thực (tờ chứng thực);
  • lập bản kiểm kê nội bộ các tài liệu vụ việc, nếu cần thiết;
  • điều chỉnh các chi tiết của bìa hồ sơ (nêu rõ tên tổ chức, mục lục đăng ký, thời hạn nộp hồ sơ, tên hồ sơ);
  • lập và đăng ký bản kiểm kê của vụ án.

Các trường hợp có thời gian lưu trữ tạm thời (bao gồm cả lên đến 10 năm) phải đăng ký một phần, trong khi nó được phép:

  • không hệ thống hóa các tài liệu trong vụ án;
  • không đánh số tờ của vỏ máy;
  • không vẽ các văn bản chứng nhận;
  • không khâu (không khâu).

Việc xác minh tính đúng đắn của việc phân nhóm tài liệu thành vụ án được thực hiện nhằm kiểm tra một lần nữa tính tuân thủ của tài liệu trong vụ án theo danh pháp, việc sắp xếp tài liệu trong vụ án theo những nguyên tắc nhất định: được xem xét; theo niên đại; về mặt địa lý; theo thứ tự bảng chữ cái theo thứ tự của các phóng viên, v.v.

Cơm. 6.2. Mẫu tờ khai nhân chứng vụ án

Khi hoàn chỉnh, vỏ máy phải được viền hoặc buộc lại. Trước đó, tất cả các đồ vật bằng kim loại được tháo ra khỏi vỏ máy: kẹp giấy, ghim, v.v. Các tài liệu được gỡ bỏ khỏi chất kết dính. Tiếp theo tài liệu cuối cùng, một tờ được đưa vào hộp để làm biên bản xác nhận "ở đầu hộp, nếu cần, một tờ hoặc các tờ cho kiểm kê nội bộ sẽ được chèn vào (nếu có, sau đó là các mẫu in của kiểm kê nội bộ) . Hộp đựng không được quá 250 trang. Nếu trong năm có nhiều tài liệu được gửi vào vụ án thì phải chia chúng thành nhiều tập.

Tất cả các tài liệu được nộp hoặc đóng trong bìa cứng. Vì các tài liệu có định dạng khác nhau được đặt trong hộp đựng, nên chúng cần được viền 4 vết thủng. Điều này sẽ đảm bảo rằng tất cả các tài liệu được gắn với nhau một cách an toàn.

Cơm. 6.3. Mẫu biên bản kiểm kê nội bộ tài liệu của vụ án

Trong trường hợp có thời hạn sử dụng dài, bạn có thể khâu vỏ lại, bao gồm cả mặt trên và mặt dưới của nắp. Các tệp vĩnh viễn được nộp bắt đầu bằng tờ sau bìa. Phần trên của bìa không viền. Một dải bìa cứng mỏng, rộng tối đa 1 cm được dán vào tờ đầu tiên và vỏ được khâu qua đó. Vì nó được cho là sẽ duy trì hoạt động kinh doanh như vậy mãi mãi, việc lập hồ sơ như vậy sẽ bảo vệ các sợi chỉ khỏi bị mài mòn và mang lại vẻ thẩm mỹ hơn cho doanh nghiệp.

Khi nộp hồ sơ, phải cẩn thận để có thể đọc được toàn bộ nội dung của tài liệu. Các tài liệu có thời hạn sử dụng dưới 10 năm có thể không được nộp mà vẫn nằm trong bìa hồ sơ.

Tất cả các tờ trong trường hợp lưu trữ vĩnh viễn và tạm thời đều được đánh số để đảm bảo an toàn cho tài liệu và dễ sử dụng. Các trang tính được đánh số bằng bút chì màu đen hoặc một chữ số ở góc trên bên phải chỉ tính từ mặt trước của trang tính, không chạm vào văn bản của tài liệu. Việc sử dụng mực và bút chì màu bị cấm. Tờ có định dạng lớn hơn A4, được viền một cạnh, mở ra và đánh số thành một tờ. Tờ gấp và có viền được đánh số là hai tờ. Các tư liệu, ảnh minh họa được đánh số thứ tự mặt trái ở góc trên bên trái. Phong bì có chữ khắc hoặc phần đính kèm được khâu vào hộp được đánh số độc lập. Nội dung trong phong bì được đánh số tiếp theo sau phong bì. Khi tạo một số tập của một trường hợp, mỗi tập trong số chúng được đánh số độc lập.

Cơm. 6.4. Hình thức bảo hiểm cho các trường hợp lưu trữ vĩnh viễn và tạm thời (trên 10 năm)

Kết quả của việc đánh số được ghi vào một hồ sơ bí mật trên tờ cuối cùng của chiếc hộp được may đặc biệt cho cô ấy. Nó cho biết bằng số và bằng chữ số tờ tài liệu được đánh số thứ tự và riêng biệt thông qua dấu “+” số tờ của bản kiểm kê nội bộ, số thứ tự viết và số thiếu.

Biên bản ủy quyền có chữ ký của người lập, ghi rõ chức vụ, chữ ký cá nhân, họ và ngày lập. Không được ghi chứng nhận trên bìa hộp hoặc ở mặt sau của tờ cuối cùng.

Mẫu giấy chứng nhận vụ án được Quy định cơ bản cho công tác văn thư lưu trữ của các tổ chức.

Trong trường hợp hồ sơ chứa các tài liệu đặc biệt có giá trị - trong hồ sơ cá nhân, các trường hợp xét tặng học vị, phong tặng

Tiêu chuẩn nhà nước R 51141-98 đưa ra định nghĩa sau về kiểm kê nội bộ: "Kiểm kê nội bộ các tài liệu vụ việc là tài liệu kế toán chứa danh sách các tài liệu vụ việc chỉ ra số thứ tự của tài liệu, chỉ mục, tiêu đề, ngày tháng, số tờ" 1 .

Bản kiểm kê nội bộ được nộp trước các tài liệu vụ việc và chứa thông tin về từng tài liệu đó. Bản ghi cuối cùng của kiểm kê nội bộ cho biết số lượng tài liệu có trong đó và số tờ của chính kiểm kê.

Khi sử dụng hệ thống đăng ký tài liệu tự động, bản kiểm kê nội bộ có thể được tạo và in tự động dựa trên thông tin được nhập vào thẻ đăng ký tài liệu được đặt trong hộp. Sau khi các tài liệu được nộp, đánh số, bản khắc chứng thực và bản kiểm kê nội bộ của các tài liệu vụ án được lập, việc thiết kế bổ sung bìa hồ sơ sẽ được thực hiện.

Thiết kế bìa của các trường hợp được thực hiện trong quá trình thiết lập các trường hợp trong văn phòng làm việc và được thực hiện theo các yêu cầu của tiêu chuẩn nhà nước GOST 17914-72. “Hộp đựng bảo quản lâu dài. Chủng loại, kích thước, yêu cầu kỹ thuật ”. Vào thời điểm tổ chức vụ án theo danh pháp các vụ án, một số thông tin đã được đưa lên trang bìa:

  • tên của cơ quan (tổ chức) và sự trực thuộc của nó;
  • tên của đơn vị kết cấu;
  • mục lục văn thư của vụ án;
  • tiêu đề vụ án;
  • thời hạn sử dụng của vỏ máy.

Khi chuẩn bị hồ sơ để nộp vào kho lưu trữ, các chi tiết này được quy định cụ thể và bổ sung. Ví dụ, trên bìa họ đặt xuống:

  • số tập nếu trường hợp có nhiều tập;
  • thời hạn cho vụ việc;
  • số lượng tờ trong hộp;
  • số quỹ, tồn kho và các trường hợp theo kiểm kê.

Điều kiện cần thiết cuối cùng được đưa xuống kho lưu trữ.

Cơm. 6.5. Hình thức kiểm kê các trường hợp lưu kho lâu dài, tạm thời (trên 10 năm)

Điều rất quan trọng là phải tuân thủ các yêu cầu nhất định khi thiết kế bìa. Vì vậy, tên của tổ chức được viết trong trường hợp được đề cử. Nếu tên đã thay đổi trong năm, thì cả hai tên đều được ghi trên bìa, với tên trước đó được ghi trong ngoặc và tên mới được viết dưới đó.

Tiêu đề vụ án chuyển sang trang bìa vào đầu năm từ. Nhưng sau khi phân tích nội dung của các tài liệu, có thể cần phải làm rõ một số nội dung trong tiêu đề. Nếu nhu cầu như vậy nảy sinh, cần bổ sung thêm danh pháp các trường hợp và tiêu đề và chỉ mục nên được đặt trên trang bìa phù hợp với phần bổ sung này. Đầu tiên, tiêu đề cần cho biết loại vụ việc (vụ việc, thư từ, tài liệu, v.v.) hoặc loại tài liệu (biên bản, mệnh lệnh, báo cáo, hành vi). Sau đó, tác giả hoặc người gửi thư (nếu là thư từ) được chỉ định, và sau đó là câu hỏi phản ánh nội dung của tài liệu. Có thể hình thành trong một trường hợp tài liệu của một số tác giả hoặc phóng viên nếu chúng liên quan đến cùng một vấn đề. Tính xác thực của các tài liệu không được chỉ ra trong tiêu đề, nhưng sự hiện diện của các tài liệu sao chép được thương lượng. Trên bìa hộp phải ghi ngày tháng của các tài liệu sớm nhất và mới nhất và thời hạn lưu trữ của hộp. Đối với các trường hợp có tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn, nó được chỉ định "lưu giữ vĩnh viễn", đối với các trường hợp khác - thời hạn lưu trữ cụ thể phù hợp với danh sách.

Khi xác định số lượng tờ, các tờ của bản kiểm kê nội bộ và biên bản xác nhận không được tính đến.

Bản kiểm kê được lập cho tất cả các trường hợp lưu trữ lâu dài và lâu dài. Bản kiểm kê là một thư mục lưu trữ chứa danh sách các đơn vị lưu trữ đã được hệ thống hóa, cũng như dành cho việc hạch toán và hợp nhất hệ thống hóa của chúng. Bản kiểm kê đóng vai trò là sổ tay tham chiếu kế toán chính trong công tác văn phòng và công tác lưu trữ. Hàng tồn kho được tổng hợp riêng cho trường hợp lưu trữ vĩnh viễn, trường hợp lưu trữ tạm thời (trên 10 năm), trường hợp nhân sự. Trong một số trường hợp, tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể của tổ chức, các bản kiểm kê có thể được tổng hợp cho một số loại vụ án nhất định (vụ án tư pháp và điều tra, báo cáo khoa học về các chủ đề, v.v.).

Các trường hợp được sắp xếp trong kho theo mức độ quan trọng. Ví dụ, trình tự có thể như sau: điều lệ công ty, biên bản đại hội đồng cổ đông, biên bản họp hội đồng quản trị, lệnh của giám đốc về các hoạt động cốt lõi, kế hoạch hàng năm, v.v. Hàng tồn kho cho các trường hợp được lập theo từng đơn vị cơ cấu bởi các nhân viên của dịch vụ quản lý văn phòng.

Cơm. 6.6. Biểu mẫu của phần hàng năm của kiểm kê tổng hợp các trường hợp lưu trữ vĩnh viễn

Bản kiểm kê bao gồm các phần hàng năm. Các phần hàng năm được lập theo mẫu quy định. Thông tin cho từng trường hợp được bao gồm trong khoảng không quảng cáo được gọi là mục nhập mô tả. Nó bao gồm:

  • số thứ tự của thùng (khối lượng) theo bản kiểm kê;
  • chỉ số trường hợp (khối lượng);
  • tiêu đề của vụ án (tập);
  • ngày của vụ án (khối lượng);
  • số lượng trang trong tệp (tập);
  • thời hạn lưu trữ (đối với tệp được lưu trữ trên 10 năm);
  • Ghi chú.

Mỗi hộp trong kho có một số sê-ri độc lập.

Nếu tệp bao gồm nhiều tập, mỗi tập có số riêng. Sắp xếp các trường hợp trong kho theo thứ tự của kho lưu trữ của tổ chức. Anh ta cũng chỉ định số lượng hàng tồn kho của đơn vị kết cấu.

Khi chuyển các tập tin vào kho lưu trữ trong vài năm, chúng phải được hệ thống hóa. Trình tự sắp xếp công việc thông thường trong một tổ chức là theo trình tự thời gian - cấu trúc. Điều này có nghĩa là, trước hết, các trường hợp được hệ thống hóa theo năm. Thứ hai, các tệp được hệ thống hóa theo tên của các đơn vị cấu trúc mà chúng được lưu trữ. Tất cả các trường hợp lưu trữ vĩnh viễn mỗi năm được xếp hạng theo mức độ quan trọng. Điều này thường tương ứng với thứ tự của các đơn vị cấu trúc và tiêu đề trường hợp trong danh pháp trường hợp.

Cơm. 6,7. Hồ sơ cuối cùng và Mẫu chữ ký chứng nhận

Do đó, sẽ có được một danh sách thống nhất tất cả các trường hợp có cùng thời hạn sử dụng trong một năm. Để thuận tiện cho việc tra cứu, tên của đơn vị kết cấu có thể được ghi trong bảng kê trước thứ đầu tiên của đơn vị kết cấu tương ứng.

Trong các tổ chức có số vụ việc hình thành mỗi năm ít, việc lập một bản kiểm kê mới hàng năm là không thực tế. Có thể chuẩn bị một bản kiểm kê, kể cả những trường hợp trong vài năm.

Cơm. 6,8. Biểu mẫu của phần tổng hợp các vụ việc hàng năm của nhân sự.

Cơm. 6,9. Hình thức kiểm kê tài liệu điện tử lưu trữ vĩnh viễn

Trong các tổ chức như vậy, một phần hàng năm của bản kiểm kê được tổng hợp hàng năm với việc tiếp tục đánh số các trường hợp. Mỗi phần hàng năm của bản kiểm kê bắt đầu bằng dấu hiệu của năm tương ứng, sau đó các trường hợp được sắp xếp phù hợp với cấu trúc đã được thông qua.

Mỗi khoảng không quảng cáo có số lượng riêng của nó. Thông thường, một hành trang để lưu trữ vĩnh viễn có 1, đối với trường hợp có thời hạn sử dụng trên 10 năm - N & 2, đối với trường hợp dành cho nhân sự - № 3 với việc bổ sung chỉ số chữ cái "l / s".

Kiểm kê kết thúc với một bản ghi cuối cùng. Nó cho biết bằng số và bằng chữ số trường hợp có trong kiểm kê, số trường hợp đầu và số cuối theo kiểm kê, chỉ rõ việc đánh số (số có chữ và số còn thiếu). Bản kiểm kê phải có chữ ký của người biên dịch với chỉ dẫn về chức vụ của anh ta và bảng điểm tên họ của anh ta. Ngày lập bản kiểm kê được đóng dấu.

Ngoài việc kiểm kê đối với trường hợp lưu trữ vĩnh viễn, trường hợp có thời hạn lưu trữ tạm thời (trên 10 năm), bộ phận nhân sự của tổ chức hàng năm phải lập bảng kiểm kê đối với trường hợp do nhân viên thực hiện. Các tài liệu về nhân sự có tầm quan trọng xã hội đặc biệt - chúng là cơ sở để xác nhận thời gian phục vụ, vị trí đã đảm nhiệm, thời gian làm việc trong tổ chức này và các điều kiện khác của quan hệ lao động. Để đề phòng thất thoát những tài liệu này, hầu hết tài liệu về nhân sự của những người bị sa thải đều được gửi vào kho lưu trữ và lưu trữ trong 75 năm.

Cùng với sự phát triển của công nghệ máy tính, sự gia tăng khối lượng tài liệu trên các phương tiện điện tử, các tổ chức có nhu cầu lưu trữ tài liệu nghe nhìn và tài liệu điện tử. Trong kho lưu trữ của tổ chức, tùy thuộc vào thành phần và khối lượng của ED, các kho tài liệu điện tử lưu trữ vĩnh viễn được biên soạn. Tài liệu điện tử được bao gồm trong các kiểm kê độc lập.

Số lượng bản sao của hàng tồn kho được xác định bởi thời gian lưu trữ của các trường hợp. Khoảng không quảng cáo để lưu trữ vĩnh viễn được lập thành bốn bản. Một bản giữ nguyên ở đơn vị kết cấu tương ứng, bản thứ hai kiểm kê chuyển cho cơ sở giáo dục mầm non, bản thứ ba vào kho lưu trữ của tổ chức. Bản sao thứ tư được gửi đến cơ quan lưu trữ của tiểu bang hoặc thành phố thích hợp.

Tổ chức không nộp hồ sơ vào lưu trữ nhà nước lập bảng kiểm kê hồ sơ để lưu trữ vĩnh viễn, đối với hồ sơ có thời hạn lưu trữ từ 10 năm trở lên và hồ sơ nhân sự ba lần.

Khoảng không quảng cáo không được tổng hợp cho các trường hợp có thời hạn lưu trữ tạm thời "chúng được thay thế bằng danh pháp các trường hợp, trong đó ghi chú về thời gian lưu trữ được đặt trước mỗi tiêu đề.

Trong quá trình đơn vị kết cấu chuẩn bị hồ sơ để chuyển đến kho lưu trữ của tổ chức, nhân viên của cơ quan lưu trữ kiểm tra trước tính đúng đắn của việc hình thành, đăng ký và sự tương ứng của số ca có trong kiểm kê ca (cấu đơn vị), số lượng trường hợp được mở phù hợp với danh pháp các trường hợp của tổ chức. Nhân viên của đơn vị kết cấu có nghĩa vụ loại bỏ tất cả các thiếu sót trong việc hình thành và thực hiện các trường hợp được xác định trong quá trình kiểm tra. Nếu thiếu các trường hợp, một chứng chỉ thích hợp sẽ được rút ra.

Mỗi trường hợp được tiếp nhận bởi người chịu trách nhiệm lưu trữ của tổ chức, với sự có mặt của một nhân viên của đơn vị kết cấu. Đồng thời, trên cả hai bản danh sách các trường hợp của đơn vị kết cấu so với từng trường hợp được đưa vào trong đó, đều có ghi chú rằng có một trường hợp. Cuối mỗi bản kiểm kê, số lượng trường hợp thực nhận vào kho lưu trữ, số trường hợp còn thiếu, ngày thụ lý và chuyển giao, cũng như chữ ký của người có trách nhiệm lưu trữ và người. ai đã chuyển vụ án được chỉ ra bằng số và bằng chữ. Khi chấp nhận các trường hợp đặc biệt có giá trị, số lượng tờ trong các trường hợp được kiểm tra.

Các trường hợp được liên kết trong các gói được chuyển đến kho lưu trữ của tổ chức bởi nhân viên của các bộ phận cấu trúc. Cùng với các ca, phiếu đăng ký tài liệu được chuyển vào kho lưu trữ. Tên của mỗi chỉ mục thẻ được bao gồm trong hàng tồn kho.

Ngay cả khi giám đốc không muốn nghe về kho lưu trữ như một đơn vị cấu trúc, điều này không có nghĩa là công ty không có nó. Có một kho lưu trữ, nhưng cho đến nay nó vẫn ở dạng một kho giấy vụn nằm rải rác trong các tủ và văn phòng, hoàn toàn không có bất kỳ hệ thống và trật tự nào. Trong bài này, chúng ta sẽ nói về cách tổ chức lưu trữ tài liệu trong một tổ chức không có kho lưu trữ như thế nào và những tài liệu cần được cung cấp điều kiện bảo quản thích hợp đã tồn tại, và hơn nữa, chúng xuất hiện hàng ngày. Sau cùng, bạn phải đồng ý rằng, việc bắt đầu hình thành một kho lưu trữ sẽ dễ dàng hơn nhiều khi tổ chức nhỏ và không có quá nhiều giấy tờ cần được giữ an toàn. Nếu bạn đảm nhận công việc này trong một vài năm, khi khối lượng luân chuyển tài liệu bắt đầu lên đến hàng chục nghìn đơn vị, thì việc tạo một kho lưu trữ sẽ khó khăn hơn rất nhiều.

CÁC VĂN BẢN QUY ĐỊNH VÀ TRÁCH NHIỆM PHÁP LÝ ĐỐI VỚI VIỆC LƯU TRỮ KHÔNG ĐÚNG CÁCH CỦA TÀI LIỆU

Quy trình lưu trữ tài liệu của một tổ chức được quy định ở cấp liên bang.

Có hai tài liệu chính về công tác lưu trữ trong công ty:

  1. Các quy tắc cơ bản đối với công việc của văn thư bộ phận, phê duyệt theo lệnh của Cục Lưu trữ Chính Liên Xô số 05.09.1985 số 263. Tài liệu có tính chất quy phạm (bắt buộc).
  2. Các quy tắc cơ bản đối với kho lưu trữ của các tổ chức,được phê duyệt theo quyết định của Rosarkhiv Collegium ngày 06.02.2002 (sau đây gọi là Quy tắc Cơ bản cho Lưu trữ của các Tổ chức). Tài liệu có tính chất phương pháp luận (tùy chọn).

Chúng tôi đề nghị thư ký nghiên cứu những tài liệu khá giống nhau này. Họ mô tả các nguyên tắc cơ bản của việc lưu trữ giấy tờ kinh doanh trong một công ty, các yêu cầu lưu trữ và cung cấp nhiều dạng tài liệu đảm bảo quá trình lưu trữ, dẫn đầu bởi danh pháp các công việc của tổ chức.

Trách nhiệm đối với việc lưu trữ tài liệu không đúng cách

Phù hợp với Nghệ thuật. 13.25 của Bộ luật xử phạt vi phạm hành chính của Liên bang Nga, vi phạm quy trình đã thiết lập và các điều khoản lưu trữ tài liệu của một công ty cổ phần và một công ty trách nhiệm hữu hạn (bổ sung) sẽ dẫn đến việc phạt hành chính đối với các quan chức với số tiền từ hai nghìn năm trăm đến năm nghìn rúp; đối với pháp nhân - từ hai trăm nghìn đến ba trăm nghìn rúp. Thực hành sử dụng bài viết này khá rộng rãi, có ý nghĩa để thông báo cho người quản lý từ chối phân bổ nguồn lực để lưu trữ các tài liệu của công ty.

PHÂN TÍCH THÀNH PHẦN VĂN BẢN

Trước hết, bạn cần hiểu rõ thành phần hồ sơ đang có trong tổ chức. Tất cả đều được chia thành hai nhóm:

Các tài liệu đã được hoàn thành bởi công việc văn phòng;

Các tài liệu được hình thành do kết quả của các hoạt động của tổ chức và đang ở giai đoạn này hay giai đoạn khác trong vòng đời của chúng.

Công việc sẽ đi theo hai hướng cùng một lúc. Các tài liệu từ nhóm đầu tiên cần được xem xét, phân loại theo loại và thành phần của các trường hợp phải được xác định. Tài liệu của nhóm thứ hai, ngay sau khi hoàn thành công việc văn phòng, cũng sẽ cần được giao cho các vụ việc.

Bạn cần phải hành động tuần tự, lần lượt, đề cập đến từng bộ phận của tổ chức. Ở đây nhân viên của các bộ phận này nên đến sự trợ giúp của thư ký. Chỉ có họ - những người hiểu rõ quy trình làm việc của họ từ bên trong - mới có thể xây dựng chính xác các tiêu đề của các vụ việc và thành phần của các tài liệu trong đó. Danh sách kết quả các trường hợp cho mỗi đơn vị cấu trúc sẽ tạo cơ sở cho danh sách trường hợp của tổ chức.

ĐIỀU KHOẢN LƯU TRỮ TÀI LIỆU

Mỗi tài liệu có thời hạn lưu trữ riêng, thời hạn này không phải do tổ chức - tác giả của tài liệu xác định mà do nhà nước quyết định. Không được phép tiêu hủy tài liệu trước khi hết thời hạn lưu trữ.

Cho đến nay, có ba quy định quản lý thời hạn lưu trữ tài liệu, như người ta nói, trên quy mô lớn. Hãy liệt kê các quy định sau:

  • Danh mục tài liệu lưu trữ hành chính tiêu chuẩn được tạo ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, cơ quan, tổ chức tự quản địa phương, có ghi rõ thời hạn lưu trữ, theo lệnh của Bộ Văn hóa Nga ngày 25.08.2010 số 558 (như sửa đổi ngày 04.02.2015);
  • Danh mục tài liệu lưu trữ tiêu chuẩn được tạo ra trong hoạt động khoa học, kỹ thuật và sản xuất của các tổ chức, có ghi rõ thời hạn lưu trữ, theo đơn đặt hàng của Bộ Văn hóa Nga ngày 31 tháng 7 năm 2007 số 1182 (đã được sửa đổi ngày 28 tháng 4 năm 2011) ;
  • Danh mục các tài liệu tiêu chuẩn được tạo ra trong hoạt động của các ủy ban nhà nước, các bộ, ban ngành và các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp khác, có ghi rõ thời hạn lưu trữ, được Liên Xô Glavarchiv phê duyệt ngày 15/08/1988 (đã được sửa đổi ngày 31/07/2007) .

Công ty cổ phần cũng cần được hướng dẫn bởi Quy chế về thủ tục và điều khoản lưu trữ tài liệu của công ty cổ phần, được phê duyệt theo nghị định của Ủy ban Liên bang về Thị trường Chứng khoán Nga ngày 16 tháng 7 năm 2003 số 03-33 / ps.

Ngoài các danh mục tiêu chuẩn trên, thời hạn lưu trữ của một số tài liệu nhất định có thể được quy định trong các quy định của ngành. Vì vậy, bạn nên hết sức thận trọng khi xác định thời gian và nhớ nhờ đến sự giúp đỡ của người quản lý và nhân viên của những bộ phận có liên quan đến tài liệu.

Ghi chú

Thời hạn lưu trữ tài liệu được tính từ ngày 01 tháng 01 của năm tiếp theo năm kết thúc công việc của cơ quan. Như vậy, nếu tài liệu được thi hành vào tháng 01/2015 và có thời hạn lưu trữ là 05 năm thì 05 năm này sẽ được tính từ 01/01/2016. Hóa ra tài liệu này chỉ có thể bị hủy sau 31/12/2020.

Ở giai đoạn thiết lập thời hạn, người ta thường thấy rằng khi tổ chức hệ thống lưu trữ tài liệu, mỗi hành động lại kéo theo một hành động khác. Nếu chúng ta tự hỏi bản thân rằng một tài liệu cụ thể đã được lưu trữ bao nhiêu năm, thì ngay lập tức cần phải viết nó ra đâu đó - bạn không thể giữ tất cả những con số này trong đầu. Một danh sách trong đó tất cả các tài liệu của tổ chức được chỉ ra, bao gồm. thời gian lưu trữ của chúng không gì khác hơn là một danh pháp của các trường hợp.

KHAI BÁO CÁC TRƯỜNG HỢP

Quá trình lưu trữ tài liệu của một tổ chức bắt đầu bằng danh pháp các trường hợp.

Từ điển của chúng tôi

Danh pháp các trường hợp - một danh sách được hệ thống hóa tên của các trường hợp bắt đầu trong văn phòng làm việc của tổ chức, chỉ ra các điều khoản lưu trữ của họ, theo mẫu quy định.

Nói cách khác, tất cả các tiêu đề của các trường hợp thu được từ kết quả phân tích tài liệu được tập hợp lại thành một danh sách duy nhất và thời gian lưu giữ được thiết lập cho chúng.

Hình thức của danh pháp các trường hợp được nêu trong Phụ lục 7 của khoản 3.4.6 của Quy tắc cơ bản cho Lưu trữ của các tổ chức.

Ghi chú: tiêu đề phần trong danh pháp của các trường hợp - tên của đơn vị cấu trúc.

Chỉ số trường hợp gồm hai phần. Đầu tiên là số thứ tự của đơn vị cấu trúc, thứ hai là số thứ tự của trường hợp trong đơn vị cấu trúc.

Hãy cho một ví dụ. Giả sử trong một tổ chức, bộ phận quảng cáo có số thứ tự 04. Dưới đây là một đoạn của danh pháp các trường hợp.

Ghi chú

Nếu tổ chức quá nhỏ mà vai trò của các phòng ban trong đó là do nhân viên đảm nhận, mỗi người trong số họ có chức năng riêng, thì tốt hơn nên bắt đầu tất cả các chỉ mục của các trường hợp từ 01 và loại trừ dòng "Tên bộ phận" khỏi danh sách.

Cột "Số trường hợp" sẽ được điền vào cuối năm dương lịch. Nó cho biết số lượng đơn vị lưu trữ cho từng trường hợp đã tích lũy trong năm của doanh nghiệp.

Danh pháp các trường hợp do người đứng đầu tổ chức phê duyệt và có hiệu lực từ năm làm việc mới. Nhưng không cần phải đợi đến tháng 1 để cố gắng hình thành các tài liệu công ty theo danh pháp, bởi vì danh pháp đầu tiên của các trường hợp trong lịch sử của tổ chức có thể xuất hiện vào giữa năm.

Văn bản được giao cho các trường hợp ngay sau khi họ kết thúc công việc văn phòng. Bạn không thể lưu chúng trong cả năm và sau đó dành vài tuần để lưu chúng vào các thư mục. Ngay sau khi tài liệu được thực thi và loại bỏ khỏi quyền kiểm soát, nó phải được đưa vào tệp.

Các đồng nghiệp nên dần dần được dạy rằng một thư ký phụ trách các tài liệu của công ty. Nếu một trường hợp mới xuất hiện trong bộ phận, thì thư ký phải được thông báo về điều này, người sẽ đưa trường hợp đó vào danh pháp và cùng với một nhân viên có năng lực, thiết lập một khoảng thời gian lưu giữ cho nó. Đây là cách một hệ thống văn phòng làm việc tập trung được hình thành trong một tổ chức trẻ.

TÀI LIỆU "ĐẶC BIỆT": NHÂN VIÊN VÀ KẾ TOÁN

Tài liệu nhân sự. Nếu thư ký tham gia thêm vào công ty và quản lý hồ sơ nhân sự, thì việc lưu trữ lớp tài liệu công ty này cần được chú ý đặc biệt vì những lý do sau:

Các tài liệu về nhân sự phải được kiểm tra thường xuyên hơn nhiều so với các tài liệu quản lý;

Thời hạn sử dụng của nhiều hồ sơ nhân sự được tính bằng thập kỷ;

Tài liệu nhân sự chứa dữ liệu cá nhân của nhân viên, và do đó không chỉ yêu cầu kế toán cẩn thận mà còn phải có các điều kiện lưu trữ đặc biệt và quyền truy cập vào chúng.

Các trường hợp làm việc với nhân viên được bao gồm trong danh pháp chung các trường hợp, nhưng chúng cần được cất giữ trong tủ có chìa khóa, tốt nhất là tủ sắt, lý tưởng nhất là trong một phòng đặc biệt, cũng được khóa bằng chìa khóa.

Tài liêu kế toán. Vì kế toán trưởng phải chịu trách nhiệm cá nhân về sự an toàn của các tài liệu của mình, nên trong giai đoạn đầu của sự phát triển của tổ chức, anh ấy đã tự mình làm việc đó. Có lẽ bộ phận kế toán là bộ phận duy nhất cho thứ tự trong chứng từ mà bạn có thể tương đối bình tĩnh.

Dần dần, kho lưu trữ của kế toán vượt ra ngoài phạm vi an toàn cá nhân, và câu hỏi đặt ra là bao gồm các giấy tờ báo cáo kế toán và thuế trong mảng tài liệu chung của công ty để lưu trữ và tiêu hủy sau đó. Tài liệu kế toán cũng được bao gồm trong danh pháp.

Đối với chế độ lưu trữ, trái ngược với tài liệu nhân sự, pháp luật không có hướng dẫn đặc biệt về vấn đề này. Tuy nhiên, nếu bạn hỏi ý kiến ​​của kế toán, thì hầu như họ sẽ nói rằng những trường hợp này tốt hơn nên để ở phòng riêng.

TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ

Một loại tài liệu đặc biệt khác của tổ chức là tài liệu điện tử. Nguy cơ của việc không tìm hiểu về chúng là khá cao, bởi vì nếu các giấy tờ trong các tập hồ sơ hiện rõ ràng và không có giá trị để xem xét chúng, thì các tài liệu điện tử sẽ “sống” trong máy tính của đồng nghiệp. Chúng ta đang nói về những tài liệu đó, vòng đời của chúng được thực hiện dưới dạng điện tử. Một ví dụ trong sách giáo khoa là nhật ký đăng ký do thư ký lưu giữ trong MS Excel. Khi đến thời điểm gửi nhật ký để lưu trữ, bạn không cần phải in nó: nó là một tài liệu điện tử và nó cũng nên được lưu trữ dưới dạng điện tử.

Các phòng ban phải cung cấp thông tin về văn bản điện tử theo yêu cầu của thư ký.

Thật không may, ở Nga vẫn chưa có công thức rõ ràng hướng dẫn lưu trữ tài liệu điện tử, và điều này là mặc dù thực tế là trong một số lĩnh vực hoạt động (ví dụ, tiếp thị trên Internet), khối lượng tài liệu điện tử của một tổ chức có xu hướng tăng lên 100%. Điều duy nhất có thể được hướng dẫn là dự thảo Khuyến nghị thu nhận, hạch toán và tổ chức lưu trữ tài liệu lưu trữ điện tử trong lưu trữ của các tổ chức do VNIIDAD xây dựng từ năm 2012.

Tài liệu điện tử được bao gồm trong danh pháp các trường hợp cùng với tài liệu giấy và được lưu trữ trong danh sách điều khoản đã thiết lập.

GIẤY TỜ KHAI THÁC LÀ MỘT QUÁ TRÌNH TẬP TRUNG!

Trong những tháng đầu tiên làm việc của hệ thống lưu trữ tài liệu, thư ký sẽ không phải bị phá hủy, và nếu tổ chức còn non trẻ, thì trước đó cần phải đợi một vài năm. Tuy nhiên, nếu các tài liệu được tìm thấy đã hết thời hạn lưu trữ, thì quy trình tiêu hủy được tổ chức theo Quy tắc Cơ bản về Lưu trữ của các Tổ chức.

Điều chính cần nhớ là tiêu hủy tài liệu là một quá trình tập trung, trong đó nhiều người trong công ty có liên quan, bao gồm cả người quản lý của công ty. Xé một tài liệu và ném nó vào thùng rác không phải là hủy hoại. Bạn không thể làm điều đó.

Không quan trọng là trong tương lai, một đơn vị cơ cấu "kho lưu trữ" xuất hiện trong tổ chức hay một viên chức được ủy quyền đặc biệt của văn phòng sẽ giải quyết việc lưu trữ tài liệu, tuy nhiên, tài liệu cần được lưu trữ và nghĩa vụ này, như chúng tôi đã phát hiện ra ở đầu bài viết, được lưu giữ ở cấp độ lập pháp.

BẢN TÓM TẮT

  1. Lưu giữ tài liệu là trách nhiệm của tổ chức, được lưu giữ ở cấp lập pháp.
  2. Tổ chức hệ thống lưu trữ tài liệu của một công ty bắt đầu bằng việc phân tích thành phần của tài liệu.
  3. Danh sách các công việc của tổ chức, trong đó các khoảng thời gian lưu trữ được xác định phù hợp với các danh sách đặc biệt, được xây dựng ở dạng đặc biệt, tạo thành danh pháp các công việc của tổ chức.
  4. Đặc biệt chú ý đến hệ thống nhân sự và kế toán, cũng như các tài liệu điện tử.
  5. Tiêu hủy tài liệu là một quá trình có tổ chức, tập trung, đòi hỏi một cách tiếp cận có hệ thống. Bạn không thể chỉ xóa tài liệu.

Gửi công việc tốt của bạn trong cơ sở kiến ​​thức là đơn giản. Sử dụng biểu mẫu bên dưới

Các sinh viên, nghiên cứu sinh, các nhà khoa học trẻ sử dụng nền tảng tri thức trong học tập và làm việc sẽ rất biết ơn các bạn.

Đăng trên http://www.allbest.ru/

Đăng trên http://www.allbest.ru/

Bộ Nông nghiệp Liên bang Nga

Ngân sách Nhà nước Liên bang Cơ quan Giáo dục Giáo dục Đại học

Đại học Nông dược Tiểu bang Ryazan được đặt tên theo P.A. Kostycheva

(FGBOU VO RGATU)

Khoa vận tải đường bộ

Tóm tắt về chủ đề:

"Kho lưu trữ tài liệu"

Hoàn thành: sinh viên năm 3

khoa giao thông đường bộ

hướng đào tạo

"Công nghệ các quy trình vận tải"

Malakhov V.A.

Kiểm tra bởi: Ứng viên Khoa học Kinh tế, Phó Giáo sư Lozovaya O.V.

Ryazan 2015

1. Văn bản quy định về quy trình lưu trữ tài liệu

2. Hình thành văn bản thành các trường hợp

3. Kỹ thuật xử lý tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ.

4. Đảm bảo an toàn cho tài liệu

5. Tài liệu điện tử trong kho lưu trữ

6. Đặt tài liệu vào kho

7. Kiểm tra sự hiện diện và trạng thái của tài liệu

8. Tài liệu tham khảo lưu trữ

9. Kiểm tra giá trị và tiêu hủy tài liệu

Thư mục

1. Văn bản quy định về quy trình lưu trữ tài liệu

Thủ tục lưu trữ tài liệu được quy định bởi các văn bản chính sau:

Luật Liên bang ngày 22.10.2004 số 125-FZ "Về công tác lưu trữ ở Liên bang Nga";

Các quy tắc cơ bản đối với kho lưu trữ của tổ chức - được phê duyệt theo quyết định của Rosarkhiv ngày 02 tháng 06 năm 2002 (sau đây gọi là Quy tắc cơ bản);

Danh mục tài liệu lưu trữ hành chính tiêu biểu được tạo ra trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, chính quyền địa phương và các tổ chức, thể hiện thời hạn lưu trữ, được Bộ Văn hóa Liên bang Nga phê duyệt ngày 25 tháng 8 năm 2010 N 558;

Quy chế hiện hành về chứng từ và quy trình làm việc trong kế toán, theo lệnh của Bộ Tài chính Liên Xô ngày 29 tháng 7 năm 1983, số 105.

Thủ tục lưu trữ tài liệu kế toán được xác định trong Luật Liên bang ngày 21 tháng 11 năm 1996 N 129-FZ "Về Kế toán", cũng như trong Bộ luật Thuế của Liên bang Nga.

2. Hình thành văn bản thành các trường hợp

Mỗi chuyên gia làm việc với các tài liệu nên giải quyết việc hình thành các tài liệu thành các trường hợp. Cần lưu ý rằng tài liệu được tạo thành tệp theo các tiêu chí nhất định, để sau này có thể dễ dàng tìm kiếm trong kho lưu trữ. Một tài liệu tham khảo đặc biệt được tạo ra bởi những người làm công tác lưu trữ, với sự trợ giúp của những tài liệu chính thức được phân phối vào các thư mục (trường hợp). Nó được gọi là danh pháp trường hợp. Đây là danh sách có hệ thống các đề mục về tất cả các trường hợp mà nhân viên sẽ bắt đầu làm việc trong tổ chức trong năm tới. Danh pháp các trường hợp được đưa ra vào đêm trước của năm dương lịch mới, thường là vào tháng 12, để biết những trường hợp nào nên thành lập công ty trong năm tới từ tháng 1 đến tháng 12.

Khi đóng tài liệu vào các trường hợp, các dấu hiệu khác nhau được sử dụng, theo đó các tài liệu được gộp chung vào một thư mục. Ví dụ, một tính năng danh nghĩa: lệnh đối với lệnh, giao thức đối với giao thức. Một dấu hiệu khác là chủ đề cho thư từ chính thức. Nhưng cũng có thể có một cách tiếp cận hoàn toàn khác, khi các tài liệu khác nhau được kết hợp về một vấn đề. Mô hình cổ điển là hồ sơ tòa án, hồ sơ cá nhân của nhân viên.

Mẫu bảng kê các vụ án được thống nhất và đưa vào phần phụ lục của “Nội quy cơ bản về công tác lưu trữ của cơ quan”. Văn bản được người đứng đầu tổ chức phê duyệt. Nếu công ty lớn, thì cần điền vào cột "Tên bộ phận", tức là điền tên của đơn vị kết cấu. Nếu tổ chức có quy mô nhỏ, thì hướng hoạt động được chỉ ra ở đây.

tài liệu trường hợp lưu trữ lưu trữ

3. Xử lý kỹ thuật tài liệu trước khi đưa vào lưu trữ

Đầu tiên, các tài liệu trong hồ sơ phải theo thứ tự thời gian: tài liệu trên cùng là tài liệu đầu tiên từ tháng Giêng. Dùng bút chì đen đánh số từng tờ ở mặt trước của hộp đựng ở góc trên bên phải. Trong tờ nhân chứng cũng có một bảng, trong đó chỉ ra các đặc điểm về tình trạng vật chất và sự hình thành của vụ án, ví dụ như các tờ giấy bị rách, dán, mốc. Bạn phải cung cấp một liên kết đến số của họ. Và cần lập bảng kiểm kê nội bộ tài liệu của vụ án. Mục lục của hộp đựng, tiêu đề của nó, số tờ của hộp đựng tương ứng với tài liệu này được nhập vào kho nội bộ. Khoảng không quảng cáo được bao quanh bởi trình biên dịch của nó và được đặt ở đầu trường hợp. Bây giờ, vụ án phải được đánh bóng hoặc đóng vào bìa cứng, một bìa phải được vẽ lên để phản ánh tên của tổ chức, bộ phận, số vụ việc, khối lượng, chức danh, ngày thành lập và kết thúc vụ án.

Các bản kiểm kê được lập thành ít nhất ba bản, một trong số đó vẫn nằm trong đơn vị cấu trúc, xác nhận việc nộp tài liệu vào kho lưu trữ, và các bản sao khác của bản kiểm kê được chuyển đến kho lưu trữ cùng với các tệp.

4. Đảm bảo an toàn cho tài liệu

Các trường hợp ngắn hạn (đến 10 năm), dài hạn (trên 10 năm) và thời gian lưu trữ vĩnh viễn cần được lưu giữ trong tổ chức:

1. trước khi kết thúc thời kỳ thành lập và phân bổ của họ để tiêu hủy;

2. trước khi giao các vụ án cho nhà nước quản thúc;

3. trước khi thanh lý tổ chức.

Trong toàn bộ thời gian lưu trữ đã thiết lập, không chỉ hồ sơ của các tài liệu phải được đảm bảo mà còn phải đảm bảo an toàn vật lý và việc sử dụng chúng.

Điều này đặt ra những yêu cầu nhất định đối với việc xử lý các vụ án và trang thiết bị của các cơ quan lưu trữ.

Tài liệu lưu trữ được chia thành tài liệu lưu trữ chung và tài liệu lưu trữ riêng, trên cơ sở giấy và phim. Loại thứ hai không chỉ bao gồm phim cho ảnh, video và bản ghi âm, mà còn bao gồm các phương tiện lưu trữ máy tính khác chưa thành một nhóm độc lập.

5. Tài liệu điện tử trong kho lưu trữ

Theo nguyên tắc lưu trữ, tài liệu phải được lưu trữ trên vật mang dữ liệu mà nó được tạo ra. Vì vậy, việc lưu trữ tài liệu văn phòng trên các phương tiện máy tính không bị cấm, nhưng cũng không được khuyến khích vì những lý do khách quan.

Cũng nên nhớ rằng việc lưu trữ lâu dài tài liệu trên phương tiện di động không ổn định, chẳng hạn như đĩa mềm, đòi hỏi phải thường xuyên, ít nhất sáu tháng, kiểm tra và viết lại thông tin được lưu trữ trên phương tiện mới sao chép. Dài hạn, tức là trong hơn 10 năm, việc lưu trữ thông tin lưu trữ trên đĩa cứng của máy tính cũng có nhiều rủi ro do có thể xảy ra lỗi và bị vi rút tấn công.

Hiện tại, phương tiện duy nhất có thể để ghi các tài liệu lưu trữ có thể được coi là một đĩa quang không thể ghi lại (CDR), mặc dù gần đây đã có nhiều tuyên bố về chất lượng của nó.

Với một lượng đáng kể tài liệu trên phương tiện máy tính và cơ sở dữ liệu tài liệu được hình thành trong quá trình lập tài liệu điện tử, việc lưu trữ tài liệu điện tử độc lập hoặc như một phần của kho lưu trữ hiện có được tổ chức để lưu trữ.

6. Đặt tài liệu vào kho

Việc sắp xếp tài liệu một cách chu đáo cho phép bạn sử dụng hợp lý mặt bằng, giảm chi phí tìm kiếm các trường hợp, cung cấp các điều kiện lưu trữ tối ưu và khả năng di tản kho lưu trữ trong trường hợp khẩn cấp.

Việc bố trí tài liệu lưu trữ trong tổ chức dựa trên cơ sở:

1. tạo ra các điều kiện tốt nhất cho các tài liệu được lưu trữ vĩnh viễn,

2. thuận tiện của việc sử dụng hoạt động của tất cả các tài liệu.

Các tài liệu công tác văn phòng chung, tài liệu mật, nhân sự, kỹ thuật được lưu trữ riêng, nếu có thể ở các kho khác nhau.

Khi xác định các tiền đề cần thiết cho việc bố trí các trường hợp, động lực của chuyển động của các trường hợp được tính đến. Vì vậy, trong kho lưu trữ của tổ chức, việc sắp xếp các trường hợp không chỉ theo các bộ phận cơ cấu phù hợp với kiểm kê và danh pháp các trường hợp, mà còn theo thời gian phân bổ để tiêu hủy.

Để định hướng trong thành phần thay đổi động của các trường hợp, các chỉ số địa hình được vẽ lên và tất cả các phòng, giá đỡ trong đó được đánh số từ trái sang phải từ lối vào. Các kệ cũng được đánh số phù hợp với thiết lập của các trường hợp, tức là giường từ trên xuống dưới.

Tài liệu nên được lưu trữ trong các phòng ngăn cách với phòng làm việc của nhân viên và được bảo vệ khỏi sự truy cập của những người không có thẩm quyền. Các hầm phải được bảo vệ bổ sung bằng các tấm lưới mở từ bên trong (đối với trường hợp sơ tán cực lớn) trên các cửa sổ của tầng một của kho lưu trữ, các cửa ra vào phải được gia cố thêm và có khóa. Cửa sổ được bảo vệ khỏi ánh nắng trực tiếp bằng kính đặc biệt, sơn, rèm dày. Do nguy cơ hỏa hoạn gia tăng, các kho tài liệu được trang bị đèn kiểu kín, công tắc và tấm chắn an toàn bên ngoài kho. Một phụ kiện bắt buộc của kho lưu trữ là các phương tiện chữa cháy đa biến (kể cả những phương tiện không phải chất lỏng, ví dụ cát và bạt).

Tài liệu lưu trữ nên có:

1. kệ di động hoặc văn phòng phẩm đặc biệt có chiều rộng kệ ít nhất 25 cm;

2. chiều rộng của lối đi giữa các giá không nhỏ hơn 75 cm;

3. chiều rộng của lối đi chính lên đến 120 cm;

4. khoảng cách giữa các kệ chiều cao là 35-40 cm;

5. khoảng cách của các đầu của giá đỡ từ các bức tường là 45 cm;

6. Khoảng cách từ sàn đến kệ dưới cùng là 20 cm, và ở tầng hầm và tầng bán hầm - tối đa 50 cm.

Để lưu trữ các tài liệu khổ lớn (bản đồ, bản vẽ, kế hoạch), người ta sử dụng các giá đỡ đặc biệt có treo ngang hoặc treo dọc.

Đối tượng tiêu hủy chính của tài liệu trong kho lưu trữ là các loại khuôn. Hơn 200 loài nấm được biết đến là sống trong các "cơ sở lưu trữ giấy", bào tử của chúng được mang theo không khí và trong các phòng bụi có thể dễ dàng lây nhiễm sang các tài liệu. Theo quy luật, nấm phát triển tích cực nhất trên các tài liệu ẩm ướt hoặc trong kho có độ ẩm không khí cao ở nhiệt độ 25-27 ° C, trong các góc lộn xộn và tủ không thông thoáng.

Do đó, trong việc bảo quản tài liệu (và sách), chế độ nhiệt độ và độ ẩm tối ưu phải được tuân thủ. Ở Nga, nó được đặt ở mức tối đa là 18-20 ° C, với độ ẩm tương đối là 50-55%. Phương tiện phim ảnh đòi hỏi điều kiện bảo quản nghiêm ngặt hơn, vì vậy tất cả các kho lưu trữ đều được trang bị các thiết bị đo nhiệt độ và độ ẩm ở các góc khác nhau của kho lưu trữ. Đối với kho lưu trữ, việc vệ sinh ướt thường xuyên và khử trùng phòng bệnh là bắt buộc.

Tất cả các trường hợp trong kho lưu trữ được đóng gói bổ sung trong hộp các tông, bó và các vật chứa khác làm bằng vật liệu không gây hại cho tài liệu.

1. số lượng khoảng không quảng cáo (danh pháp của các trường hợp),

2. (các) năm và số trường hợp cực hạn có trong hộp (gói) này.

Tùy thuộc vào độ cứng của vật liệu bìa hồ sơ, tần suất sử dụng tài liệu, phương pháp lưu trữ được lựa chọn - dọc hoặc ngang.

7. Kiểm tra sự hiện diện và trạng thái của tài liệu

Việc kiểm tra sự hiện diện thực tế và tình trạng vật lý của sản phẩm (phai màu, nhiễm bẩn, hư hỏng cơ học) được thực hiện ít nhất thường xuyên như:

1. cứ sau 10 năm,

2. đối với các tệp được lưu trữ vĩnh viễn - 5 năm một lần,

3. đối với tài liệu mật - hàng năm

Việc kiểm tra như vậy cũng được thực hiện:

1. khi thay đổi người quản lý kho lưu trữ,

2. trong trường hợp hư hỏng hàng loạt hoặc phá hủy các trường hợp,

3. sau khi chuyển trường hợp sang kho lưu trữ khác.

Kết quả của việc kiểm tra được lập thành các hành vi theo mẫu chuẩn do Cục Lưu trữ thiết lập, được người đứng đầu tổ chức phê duyệt. Căn cứ vào kết quả kiểm tra đã được cấp quản lý của tổ chức phê duyệt, các tài liệu kế toán được thay đổi và làm rõ (nếu cần), số và ngày của hành động ghi lại kết quả kiểm tra.

8. Tài liệu tham khảo lưu trữ

Tất cả các tổ chức thương mại và nhà nước, lưu trữ nhà nước và bộ có nghĩa vụ phát hành, theo yêu cầu của tổ chức, cựu nhân viên và yêu cầu của công dân, giấy chứng nhận, bản sao và bản trích lục từ kho lưu trữ các tài liệu xác nhận thực tế và thời gian phục vụ, mức lương, chức vụ và các vấn đề khác.

Tài liệu tham khảo lưu trữ là tài liệu được chứng nhận chính thức có hiệu lực pháp lý và chứa thông điệp (xác nhận) về các tài liệu hiện có trong kho lưu trữ, thông tin liên quan đến đối tượng được yêu cầu, với dấu hiệu bắt buộc của dữ liệu tìm kiếm (số kiểm kê, số hồ sơ, tờ số). Tài liệu tham khảo liệt kê tên của các tài liệu, ngày tháng của chúng và đưa ra thông tin từ các tài liệu này theo trình tự thời gian của các sự kiện, chứ không phải các tài liệu mà chúng được đề cập.

Chứng chỉ lưu trữ có chữ ký của người làm công tác lưu trữ và người đứng đầu tổ chức và đóng dấu xác nhận (nếu có, đóng dấu), bản sao tài liệu và bản trích lục từ bản chính kèm theo chứng chỉ, nếu cần. Khi lập chứng chỉ trên nhiều tờ, mỗi tờ phải được xác nhận.

Bản trích lục tài liệu lưu trữ là bản sao đầy đủ các phần chính thức và xác nhận của tài liệu và các bản sao nguyên văn nội dung (văn bản) của nó.

Các bản trích xuất lưu trữ được thực hiện, theo quy định, trong trường hợp thông tin cần thiết được chứa trong một tài liệu đa chiều khổng lồ, nhưng chỉ một phần của nó liên quan đến nội dung của yêu cầu. Ở đầu và cuối mỗi đoạn trích từ tài liệu, cũng như ở những nơi mà các từ, cách diễn đạt hoặc câu riêng lẻ bị bỏ qua, nên đặt dấu chấm lửng.

Bản sao lưu trữ là bản sao được đánh máy, chụp ảnh hoặc điện tử bằng chữ của toàn bộ nội dung của tài liệu, được chứng nhận chính thức theo cách thức tương tự như chứng chỉ lưu trữ.

Giấy chứng nhận lưu trữ, bản trích lục và bản sao, cũng như tài liệu gốc được cấp cho người nộp đơn hoặc người được ủy quyền của họ trong biên nhận khi xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ tùy thân khác.

9. Kiểm tra giá trị và tiêu hủy tài liệu

Việc kiểm tra giá trị được thực hiện theo phương pháp từng tờ một để xem tài liệu bởi các thành viên của ủy ban. Các trường hợp hình thành theo loại phải được chia thành hai nhóm: nhóm thứ nhất lưu trữ tạm thời, nhóm thứ hai - lưu trữ lâu dài và tạm thời (trên 10 năm). Hoa hồng được tạo một lần cho thời kỳ hoạt động của tổ chức và bao gồm đại diện của các bộ phận hàng đầu: kế toán, dịch vụ nhân sự, lưu trữ. Theo quy định, ủy ban chuyên gia do phó giám đốc đứng đầu. Ủy ban tổ chức các cuộc họp và lập biên bản với các quyết định liên quan đến việc phê duyệt kiểm kê tài liệu có thời hạn lưu trữ lâu dài và nhân sự và xác định tài liệu nào sẽ được tiêu hủy.

Thủ tục tiêu hủy tài liệu yêu cầu phải có tài liệu chính xác. Chỉ những tài liệu có thời hạn lưu trữ ngắn (tối đa 10 năm) mới bị tiêu hủy nếu thời hạn lưu trữ đã hết. Việc tính khoảng thời gian này bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 của năm dương lịch tiếp theo. Bạn không thể tiêu hủy các tài liệu chưa qua kiểm tra giá trị của tài liệu. Quyết định tiêu hủy phải được lập thành biên bản họp ủy ban chuyên gia của tổ chức. Tài liệu thuộc diện tiêu hủy được quy vào đạo luật tương ứng, có hình thức thống nhất - Đạo luật lựa chọn tiêu hủy tài liệu không thuộc diện lưu giữ. Sau khi tuân thủ các thủ tục hồ sơ, bạn có thể tiến hành tiêu hủy tài liệu.

Danh sách văn học

1.http: //docrev.ru/arxivnoe-xranenie-dokumentov/

2.http: //www.mbm.ru/wiki/index.php/Archive_storing_documents

3.http: //www.klerk.ru/buh/articles/346636/

Đã đăng trên Allbest.ru

...

Tài liệu tương tự

    Toàn bộ chu trình xử lý và di chuyển tài liệu từ khi chúng được tạo ra đến khi hoàn thành việc thực thi và gửi đi. Giám định (đánh giá) về giá trị khoa học và thực tiễn của tài liệu. Kiểm kê và đăng ký các trường hợp. Mô tả tài liệu lưu trữ lâu dài và lâu dài.

    kiểm tra, bổ sung 14/03/2009

    Cấu trúc và mục đích của các trường hợp danh pháp. Yêu cầu đối với quy tắc hình thành và lưu trữ của chúng. Kiểm tra giá trị của tài liệu. Tổng hợp các bản kiểm kê trường hợp và thủ tục chuyển chúng vào kho lưu trữ. Thực chất của công tác lưu trữ tài liệu dưới dạng điện tử. Hoa hồng chuyên gia.

    giấy hạn bổ sung 03/02/2014

    Nguyên tắc và tiêu chí về giá trị của tài liệu. Hệ thống các chỉ dẫn về quy phạm và phương pháp luận cho việc lựa chọn tài liệu. Tổ chức và thực hiện việc kiểm tra giá trị của tài liệu, thủ tục tiến hành, đăng ký kết quả và lưu trữ. Công nghệ thông tin trong lưu trữ.

    luận án, thêm 13/03/2019

    Điều khoản lưu trữ các tài liệu liên quan đến việc tiếp nhận, điều động và sa thải nhân viên. Thẻ cá nhân của nhân viên. Thành phần và xóa tài liệu khỏi tệp cá nhân. Thủ tục tiến hành hồ sơ cá nhân của những người giữ chức vụ công ở Liên bang Nga.

    tóm tắt, bổ sung 30/04/2011

    Các giai đoạn của chu kỳ sống của một tổ chức: khái niệm, phân loại và các loại hình. Bản chất và chức năng của hoa hồng thanh lý, các quy tắc lưu trữ tài liệu. Kiểm tra giá trị của tài liệu, nguyên tắc đăng ký các vụ án và việc lập các bản kiểm kê của chúng. Chuyển tài liệu vào kho lưu trữ.

    luận án, bổ sung 05/10/2015

    thử nghiệm, thêm 06/03/2017

    Các khía cạnh về tạo lập, tổ chức và hoạt động của kho lưu trữ tài liệu điện tử. Vai trò của Khái niệm đối với sự hình thành chính quyền điện tử ở Liên bang Nga, các điều kiện để nó hoạt động. Phương pháp luận và nguyên tắc lưu trữ tài liệu điện tử.

    tóm tắt, bổ sung ngày 21/10/2011

    Quy chế lập pháp và quy phạm của văn phòng. Thủ tục soạn thảo các tài liệu và các yêu cầu cho việc đăng ký của họ. Hệ thống tài liệu tổ chức, hành chính và nhân sự. Tổ chức công việc và lưu trữ tài liệu.

    hướng dẫn sử dụng, thêm 26/01/2009

    Khung pháp lý và quy định quản lý công việc văn phòng và dòng tài liệu trong tổ chức. Thủ tục nhận và xử lý thư từ ban đầu. Thời hạn điển hình và cá nhân cho việc thực hiện các tài liệu. Văn phòng-công việc xử lý tài liệu.

    giấy hạn bổ sung vào ngày 11/08/2013

    Yêu cầu về thủ tục giấy tờ về nhân sự. Khái niệm và các chi tiết cụ thể của việc vẽ một biểu mẫu tài liệu, các yêu cầu cơ bản đối với nó. Thủ tục chuẩn bị và thực hiện các văn bản hành chính, thông tin và tài liệu tham khảo, nội dung của chúng.

4.3.1.1. Lưu trữ vĩnh viễn tài liệu nên được thực hiện trong bóng tối. Tất cả các loại công việc với tài liệu nên được thực hiện với mức độ chiếu sáng hạn chế hoặc cần thiết về mặt công nghệ.

4.3.1.2. Ánh sáng lưu trữ có thể là tự nhiên hoặc nhân tạo.

4.3.1.3. Ánh sáng tự nhiên trong kho lưu trữ được phép chiếu sáng bằng ánh sáng khuếch tán, với điều kiện phải sử dụng bộ khuếch tán ánh sáng, bộ điều chỉnh quang thông, bộ lọc bảo vệ, rèm, rèm, màu kính được sử dụng trên cửa sổ. Để bảo vệ tài liệu, lưu trữ được sử dụng trong đóng gáy, thư mục, hộp, tủ, trên giá đóng, trong giấy gói, v.v.

4.3.1.4. Đối với chiếu sáng nhân tạo, đèn sợi đốt trong bóng râm kín với bề mặt nhẵn được sử dụng. Cho phép sử dụng đèn huỳnh quang có một phần quang phổ cắt tia cực tím như LB, LHB, LTB.

4.3.1.5. Mức độ chiếu sáng trong phạm vi quang phổ nhìn thấy không được vượt quá: trên bề mặt thẳng đứng của giá ở độ cao 1 m tính từ sàn - 20 - 50 lux (lux), trên bàn làm việc - 100 lux (lux).

4.3.2. Điều kiện nhiệt độ và độ ẩm

4.3.2.1. Trong các phòng bảo quản được trang bị hệ thống điều hòa nhiệt độ, cần duy trì chế độ nhiệt độ và độ ẩm tối ưu, có tính đến các đặc điểm cụ thể của loại tài liệu: đối với tài liệu giấy - nhiệt độ từ 17 - 19 độ. C, độ ẩm tương đối 50 - 55%; đối với chất liệu phim - đen trắng (15 độ C và 40 - 55%) và màu (2 - 5 độ C và 40 - 55%); đối với tài liệu trên băng từ và phương tiện đĩa - 15 - 20 độ. C và 50 - 65%.

4.3.2.2. Không được phép có sự dao động mạnh về nhiệt độ và độ ẩm trong các cơ sở bảo quản. Trong các phòng có khí hậu không được điều chỉnh, cần thực hiện các biện pháp để tối ưu hóa điều kiện khí hậu trên cơ sở sưởi ấm và thông gió hợp lý cho cơ sở, sử dụng các phương tiện hút ẩm hoặc làm ẩm. Khi độ ẩm tương đối của không khí tăng ổn định trong thời gian dài lên đến 80 - 90%, các biện pháp bắt buộc được thực hiện để bình thường hóa điều kiện khí hậu (thông gió tích cực, thoát nước kho bảo quản, loại bỏ các nguyên nhân làm tăng độ ẩm).

4.3.2.3. Điều kiện nhiệt độ và độ ẩm trong kho được kiểm soát bằng các phép đo thường xuyên của các thông số không khí: trong phòng điều hòa không khí - mỗi tuần một lần, trong phòng có khí hậu không được điều chỉnh - hai lần một tuần, trong trường hợp vi phạm chế độ bảo quản - hàng ngày.

4.3.2.4. Các thiết bị điều khiển và đo lường (nhiệt kế, psychrometers, ẩm kế) được đặt ở lối đi chính trên giá, cách xa hệ thống sưởi và thông gió. Các kết quả đọc của thiết bị được ghi vào sổ nhật ký.

4.3.3. Chế độ vệ sinh và chế độ vệ sinh

4.3.3.1. Khuôn viên của kho lưu trữ phải được giữ sạch sẽ, trong điều kiện loại trừ khả năng xuất hiện nấm mốc, côn trùng, động vật gặm nhấm và bụi.

4.3.3.2. Trong các phòng bảo quản, không khí lưu thông tự do phải được đảm bảo, loại trừ việc hình thành các khu vực không thông gió gây nguy hiểm theo quan điểm vệ sinh và sinh học.

4.3.3.3. Các cửa sổ mở vào mùa ấm, cũng như các lỗ thông gió trên tường, trần nhà, sàn nhà kho và các lỗ thông gió bên ngoài của hệ thống thông gió phải được bảo vệ bằng lưới có đường kính mắt lưới không quá 0,5 mm.

4.3.3.4. Cấm mặc quần áo bên ngoài, đi giày ướt và bẩn, cất giữ và sử dụng các sản phẩm thực phẩm, và hút thuốc trong phòng chứa.

4.3.3.5. Cần thực hiện vệ sinh ướt có hệ thống trong các kho chứa. Việc quét bụi các giá, tủ, kho bảo quản được thực hiện ít nhất mỗi năm một lần; Sàn nhà, ván ốp chân tường, ngưỡng cửa sổ, phần tầng hầm của kệ được xử lý bằng dung dịch nước khử trùng (2% formalin, 5% catamine AB, v.v.).

4.3.3.6. Mỗi năm hai lần (vào đầu và cuối mùa sưởi), các tài liệu (có chọn lọc) và phòng bảo quản được kiểm tra để phát hiện kịp thời côn trùng và nấm mốc.

Nếu phát hiện dịch hại sinh học, các biện pháp khẩn cấp được thực hiện để khử trùng và tiêu độc cơ sở bởi cơ quan lưu trữ, trạm vệ sinh và dịch tễ hoặc dịch vụ kiểm dịch.

4.3.3.7. Khi lau chùi hoặc vệ sinh, nước và dung dịch sát trùng không được dính vào tài liệu.

4.3.4. Chế độ bảo vệ

4.3.4.1. Chế độ an ninh được đảm bảo bằng việc lựa chọn vị trí của kho lưu trữ trong tòa nhà, phương tiện kỹ thuật bảo vệ, tổ chức hệ thống an ninh, hệ thống báo động, tuân thủ các biện pháp kiểm soát ra vào, quy trình tiếp cận kho lưu trữ và niêm phong cơ sở . Cửa ngoài của kho lưu trữ và hầm phải có tấm ốp kim loại và khóa chắc chắn. Trên các cửa sổ có thể tiếp cận từ bên ngoài, các tấm lưới kim loại có thể khóa, xoay ra ngoài được lắp đặt. Khuôn viên của kho lưu trữ được trang bị hệ thống báo trộm, trong những giờ không làm việc, cơ sở được niêm phong (niêm phong). Kho tiền phải được khóa bằng chìa khóa trong giờ làm việc. Quyền truy cập vào kho lưu trữ được trao cho người quản lý và nhân viên của kho lưu trữ này, và trong một số trường hợp - những người khác đi cùng với họ. Việc loại bỏ tài liệu khỏi kho lưu trữ chỉ được thực hiện khi có giấy thông hành đặc biệt theo cách thức quy định.

4.3.4.2. Chế độ bảo mật cũng được áp dụng đối với các cơ sở lưu trữ tạm thời các tài liệu lưu trữ và các giá trị vật chất của kho lưu trữ (phòng đọc, phòng triển lãm, phòng thí nghiệm, v.v.).

lưu trữ là một tổ chức hoặc đơn vị cơ cấu của nó nhận và lưu trữ các tài liệu để sử dụng thông tin hồi cứu. Kho lưu trữ bộ phận có nhiệm vụ lưu trữ tài liệu trong một tổ chức lớn, còn kho lưu trữ của một tổ chức doanh nghiệp vừa và nhỏ do thư ký hoặc trong văn phòng bảo quản.

Đối với hệ thống hóa các tài liệu được đặt trong kho lưu trữ, một đơn vị lưu trữ như vậy được hình thành dưới dạng tệp. Trường hợp - một tài liệu hoặc một bộ tài liệu liên quan đến một vấn đề hoặc lĩnh vực hoạt động và được đặt trong một bìa riêng. Các tài liệu được tạo thành các trường hợp, theo danh pháp các trường hợp, một danh sách được hệ thống hóa tên các trường hợp được đăng ký trong tổ chức, chỉ ra các điều khoản lưu trữ của chúng.

Khi chuẩn bị tài liệu để đưa vào lưu trữ, người ta thực hiện hai nghiệp vụ văn thư: xác lập vụ án và đăng ký tài liệu. Hình thành các trường hợp - phân công các tài liệu cho một trường hợp cụ thể và hệ thống hóa chúng. Đăng ký của trường hợp, được xác định bởi các quy tắc được thiết lập, chuẩn bị cho việc lưu trữ các tài liệu.

Tổ chức kho lưu trữ tài liệu và việc sử dụng chúng một cách hiệu quả là một trong những nhiệm vụ chính của dịch vụ hỗ trợ tài liệu. Cấu trúc của kho lưu trữ của tổ chức được hình thành theo danh pháp các trường hợp. Đây là một tài liệu độc lập, việc chuẩn bị là một công việc phức tạp và gồm nhiều giai đoạn.

Danh pháp các trường hợp sửa đổi hàng năm trước khi bắt đầu năm văn phòng. Khi biên soạn nó, cấu trúc của danh pháp trước đó và kế hoạch hoạt động của tổ chức trong năm tiếp theo được tính đến. Mỗi đơn vị cấu trúc chuẩn bị một phần riêng của nó, và sau đó các phần riêng lẻ được tập trung lại với nhau thành một danh pháp chung. Dự thảo danh pháp phải được người đứng đầu tổ chức phê duyệt.

Trong năm văn thư, các tài liệu, công việc tác nghiệp đã hoàn thành được lưu vào hồ sơ theo danh pháp hiện hành. Trong trường hợp này, có thể xuất hiện các tài liệu không được cung cấp để chuẩn bị. Nếu điều này xảy ra, một trường hợp được bắt đầu với một tiêu đề mới, được ghi chú trong danh pháp. Rất có thể trong cả năm sẽ không có một tài liệu nào xuất hiện để phân tích một trường hợp với tiêu đề đã cho. Một ghi chú tương ứng được thực hiện về mỗi trường hợp được nộp trong danh pháp.

Công tác lưu trữ tài liệu trong tổ chức có thể được thực hiện theo nhiều giai đoạn. Trong một thời gian nhất định, chúng được lưu trữ trong kho lưu trữ của đơn vị kết cấu, và sau đó được chuyển đến kho lưu trữ của tổ chức. Sau đó, một phần của tài liệu sẽ được chuyển vào kho lưu trữ của nhà nước.

Văn phòng làm việc của Nga có lịch sử lâu đời, được phân biệt bởi đặc điểm quốc gia. Tài liệu có tuổi thọ cao - từ khi đăng ký đến khi lưu trữ và tiêu hủy. Các quy tắc làm việc với họ trong một tổ chức cụ thể tạo thành một hệ thống công việc văn phòng. Nó là một tập hợp các nguyên tắc chung và công nghệ xử lý tài liệu cụ thể. Sự hình thành của chúng xảy ra dưới tác động của nhiều yếu tố. Quan trọng nhất trong số đó là truyền thống làm việc hiện có, cả truyền thống quốc gia và truyền thống nảy sinh trong khuôn khổ của một tổ chức cụ thể, cũng như nhiều loại văn bản quy định và phương pháp luận của các cơ quan nhà nước.

Chia sẻ với bạn bè:
Các ấn phẩm tương tự