काम पर व्याख्यात्मक समय क्या है। व्याख्यात्मक पाठ को सही तरीके से कैसे लिखें: प्रारूपण के नमूने और बुनियादी सिद्धांत

कर्मचारी द्वारा विभिन्न उल्लंघनों के मामले में, रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 139 के अनुसार, प्रमुख उससे स्पष्टीकरण मांगने के लिए बाध्य है। व्याख्यात्मक नोट के लिए अनुरोध मौखिक या लिखित रूप में हो सकता है। कानून में ऐसा कोई मानदंड नहीं है जो अनुरोध के रूप को इंगित करे। नियोक्ताओं के लिए यह बेहतर है कि अनुरोध लिखित रूप में किया जाए।

न्यायिक अभ्यास से पता चलता है कि न्यायाधीश ने इस तथ्य के कारण कर्मचारी का पक्ष लिया कि नियोक्ता ने लिखित में एक व्याख्यात्मक नोट लिखने की आवश्यकता को तैयार नहीं किया था। यदि कर्मचारी लिखित रूप में प्रमुख के अनुरोध को स्वीकार करने से इनकार करता है, तो इस बारे में एक अधिनियम तैयार किया जाता है। लेकिन बॉस को अधीनस्थ को यह बताने का कोई अधिकार नहीं है कि उसे उसकी मांग को स्वीकार करना चाहिए। यह अवैध माना जाता है और कर्मचारी के श्रम अधिकारों का उल्लंघन करता है।

श्रम संहिता के अनुसार व्याख्यात्मक नोट लिखने की समय सीमा 2 दिन है। समय की यह अवधि कानून द्वारा कर्मचारी को उन कारणों की व्याख्या करने के लिए दी जाती है, जिसने उसे इस तरह से कार्य करने के लिए प्रेरित किया, उदाहरण के लिए, श्रम अनुशासन का उल्लंघन। कानून के लिए किसी कर्मचारी को स्पष्टीकरण लिखने के लिए बाध्य होने की आवश्यकता नहीं है। रूसी संघ के श्रम संहिता में कानून के इस नियम की अनुपस्थिति संभवतः तर्कसंगतता की आवश्यकता से संबंधित है। यदि कोई कर्मचारी काम को महत्व देता है, तो वह निश्चित रूप से एक स्पष्टीकरण लिखेगा। लेकिन एक लिखित दस्तावेज के रूप में नियोक्ता को व्याख्यात्मक प्रदान करने के लिए एक आदेश बनाना बेहतर है।

किसी कर्मचारी से व्याख्यात्मक नोट का अनुरोध कैसे करें?

कंपनी के कार्यालय के काम में, व्याख्यात्मक नोट एक आधिकारिक दस्तावेज के रूप में कार्य करता है। इस दस्तावेज़ को उल्लंघन के कारणों की व्याख्या करनी चाहिए श्रम अनुशासनव्यावसायिक पत्राचार के नियमों का पालन करते हुए कर्मचारी शुष्क और संक्षिप्त है। नियोक्ता कर्मचारी से एक व्याख्यात्मक नोट प्रदान करने की मांग तभी कर सकता है जब ऐसी परिस्थितियाँ हों जो श्रम कानून के उल्लंघन का संकेत देती हों।

इन परिस्थितियों को रूसी संघ के श्रम संहिता में दर्शाया गया है:

• काम के लिए देर हो रही है;
• पूरा न करना नौकरी की जिम्मेदारियांकर्मचारी की कार्यक्षमता द्वारा प्रदान किया गया;
• 4 घंटे के लिए कार्यस्थल से अनुपस्थिति;
• नियोक्ता की संपत्ति को नुकसान;
• नशा (मादक या मादक);
• श्रम सुरक्षा नियमों का पालन न करना;
• उद्यम के प्रबंधन को विश्वसनीय जानकारी प्रदान करने में विफलता।

नियोक्ता को एक व्याख्यात्मक नोट लिखना आवश्यक है। उसे ऐसा करना चाहिए, क्योंकि दस्तावेज़ के आधार पर कर्मचारी को न्याय के दायरे में लाया जाता है और उसके अपराध की डिग्री निर्धारित की जाती है। नियोक्ता अपने अधीनस्थ के साथ हुई स्थिति का वास्तविक आकलन करने के लिए बाध्य है। और कर्मचारी का कार्य जो हुआ उसका सार सही ढंग से बताना है ताकि नियोक्ता स्पष्ट रूप से समझ सके आगे की कार्रवाई... यदि कर्मचारी नियोक्ता द्वारा लिए गए निर्णय से संतुष्ट नहीं है, तो वह श्रम अधिकारों की सुरक्षा के लिए आवेदन कर सकता है। रक्षा की पहली कड़ी आमतौर पर सीसीसी (श्रम विवाद आयोग) होती है। लेकिन वे हमेशा उद्यम में नहीं बनाए जाते हैं, इसलिए अक्सर नागरिक अदालत और श्रम निरीक्षणालय जाते हैं।

एक कर्मचारी जिसे नियोक्ता से एक लिखित व्याख्यात्मक अनुरोध प्राप्त हुआ है, उसे इसका उत्तर देना होगा। और यह इस बात पर निर्भर नहीं करता है कि उसने दो विकल्पों में से कौन सा निर्णय लिया: एक नोट लिखना या न करना। यदि कोई कर्मचारी स्पष्टीकरण नहीं लिखना चाहता है, तो वह इसके बारे में बॉस को बताने के लिए बाध्य है। लेकिन एक अधीनस्थ द्वारा स्पष्टीकरण लिखने से इनकार करने को बॉस द्वारा अपनी गलती के कारण किए गए अपराध के तथ्य के रूप में नहीं माना जा सकता है।

आवेदन पत्र

कोई समान आवेदन पत्र नहीं है। इसलिए फ्री फॉर्म का इस्तेमाल किया जाता है। कुछ संगठन विशेष व्याख्यात्मक प्रपत्र जारी करते हैं जो कर्मचारियों को अवसर पर जारी किए जाते हैं। अन्य स्थितियों में, कर्मचारी ए4 शीट लेता है, हाथ से या कंप्यूटर पर एक बयान लिखता है। पाठ के आधार पर, नियोक्ता कर्मचारी के कार्यों की वैधता का मूल्यांकन करता है। व्याख्यात्मक नोट के पाठ में क्या इंगित किया जाना चाहिए?

के बारे में बातें कर रहे हैं आदर्श विकल्पकिसी कर्मचारी द्वारा इस दस्तावेज़ को लिखने के बाद, दस्तावेज़ को निम्नलिखित प्रश्नों के उत्तर दर्शाने चाहिए:

1. उस स्थिति का विवरण जिसमें नागरिक ने स्वयं को पाया।
2. अपने कार्यों के प्रति रवैया।
3. अपराध स्वीकार करना या स्वीकार न करना।
4. उसके अभियोजन पर कर्मचारी की राय।

यह अनिवार्य है कि कर्मचारी को व्याख्यात्मक नोट और इसे तैयार करने की तारीख पर हस्ताक्षर करना चाहिए। इसे सरलता से समझाया जा सकता है: नियोक्ता को पता होना चाहिए कि वह किससे स्पष्टीकरण प्राप्त कर रहा है। और नियोक्ता को सूचित करने के लिए तारीख निर्धारित की जाती है कि नागरिक ने उसे स्पष्टीकरण लिखने के लिए आवंटित समय (2 दिन) को याद नहीं किया। यदि नोट एक सप्ताह के बाद लिखा जाता है, तो यह कर्मचारी के लिए कानूनी परिणाम नहीं देगा। कर्मचारी से एक व्याख्यात्मक नोट की अनुपस्थिति में, उसका मालिक एक अधिनियम तैयार करता है। अपने दोषी कार्यों का पता लगाने के मामले में कर्मचारी पर सजा घटना के छह महीने बाद नहीं लगाई जानी चाहिए। वित्त, लेखा परीक्षा, लेखा परीक्षा के क्षेत्र में उल्लंघन से संबंधित मामलों को छोड़कर। इन मामलों में कार्यकाल एक और डेढ़ साल के लिए टाल दिया जाता है।

व्याख्यात्मक पत्रएक दस्तावेज है। इसका संगठन के कार्य के बाहर कोई संचलन नहीं है और यह केवल आंतरिक संचलन के लिए उपलब्ध है। यह इंगित करता है कि अपराधी ने किस कारण से यह या वह कार्य किया है।

एक और नकारात्मक घटना का परिणाम क्या था। व्याख्यात्मक दस्तावेज़ या तो एक स्वतंत्र दस्तावेज़ या मुख्य के अतिरिक्त हो सकता है। बाद के मामले में, इसमें मुख्य के लिए स्पष्टीकरण शामिल हैं।

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नोट का उद्देश्य:मुख्य व्यक्ति द्वारा वर्तमान स्थिति का स्पष्टीकरण। वह दोषी हो भी सकता है और नहीं भी। इसे आंतरिक कार्यवाही के लिए तैयार किया गया है। कारणों की पहचान करें और अपराधी को खोजने या, इसके विपरीत, उसके बरी होने के लिए आएं।

रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुसार, संगठन के निदेशक को आरोपी से एक व्याख्यात्मक नोट का अनुरोध करना चाहिए।कर्मचारी, बदले में, मना कर सकता है, जिस स्थिति में नियोक्ता को बिना कार्यवाही के अनुशासनात्मक मंजूरी लगाने का अधिकार है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि केवल नियोक्ता को व्याख्यात्मक नोट लिखने का अनुरोध करने का अधिकार है। अगर ऐसी अपील का पालन किया जाता है, तो इसे निष्पादित करना बेहतर होता है। विभाग प्रमुख या आपके प्रबंधक के अनुरोधों को नजरअंदाज किया जा सकता है।

व्याख्यात्मक नोट में नियोक्ता को घटना के बारे में सूचित करना चाहिए।घटक के दृष्टिकोण से स्थिति की दृष्टि प्रस्तुत की जानी चाहिए। कभी-कभी इसे किसी प्रोजेक्ट या रिपोर्ट को स्पष्ट करने के लिए लिखा जाता है। इस मामले में, यह मुक्त रूप में लिखा जाता है और मुख्य दस्तावेजों से जुड़ा होता है।

नौकरी के लिए व्याख्यात्मक नोट कैसे लिखें

व्याख्यात्मक नोट फॉर्म:

1. ऊपरी दाएं कोने में, यह इंगित किया जाता है कि किसके नाम पर व्याख्यात्मक नोट तैयार किया जा रहा है (नियोक्ता)।
2. किसके संकेत के तहत यह लिखा जाता है कि यह किससे बना है, स्थिति का संकेत देता है।
3. केंद्र में हम शीर्षक लिखते हैं: "व्याख्यात्मक"।
4. पाठ में ही, हम जो हुआ उसका कारण और अधिनियम के परिणाम का संकेत देते हैं।
5. निचले दाएं कोने में हम हस्ताक्षर और तारीख डालते हैं।

व्याख्यात्मक नोट तैयार करने के बुनियादी नियमों में शामिल हैं:

1. सच ही लिखो।यदि गलत जानकारी उजागर की जाती है, तो परिणाम आपके काम को नकारात्मक रूप से प्रभावित करेंगे।
2. अपने सहयोगियों को दोष न दें।यदि कई लोग शामिल हैं, तो नियोक्ता को उनसे स्पष्टीकरण का अनुरोध करने का अधिकार है और वे स्थिति के बारे में अपनी दृष्टि बताएंगे। परिणाम असहमति की पहचान होगी। इस प्रकार, आपको शत्रु-सहयोगी भी मिलेंगे।
3. आपको यह नहीं लिखना चाहिए: "मुझे प्रेरित नहीं किया गया", "मुझे पढ़ाया नहीं गया", आदि।नौकरी के लिए आवेदन करते समय, आप नौकरी विवरण पर हस्ताक्षर करते हैं, जिसमें एक सूची होती है आवश्यक ज्ञानऔर आयोजित पद के लिए कौशल।

व्याख्यात्मक नोट लिखते समय, दस्तावेजों (नौकरी का विवरण, आदि) पर भरोसा करें। आप संकेत कर सकते हैं कि आपने शब्दों आदि को गलत समझा है। यदि संभव हो, तो दस्तावेज़ को "व्याख्यात्मक नोट" नहीं, बल्कि "व्याख्यात्मक नोट" नाम देना बेहतर है।

यदि आप कोई गंभीर गलती करते हैं, तो आप बड़ी मात्रा में काम पर भरोसा कर सकते हैं या बीमार महसूस कर रहा है. अंत में, आप संकेत कर सकते हैं कि आप इस त्रुटि को स्वीकार करते हैं, इसे समाप्त करने का वचन देते हैं और भविष्य में इसकी अनुमति नहीं देते हैं।

व्याख्यात्मक नोट प्रस्तुति प्रकार:

1. प्रस्तुति केवल व्यावसायिक शैली में ही संभव है।
2. संक्षिप्तता, कोई अतिरिक्त स्पष्टीकरण जो घटना से संबंधित नहीं है।
3. 1 व्यक्ति से स्पष्टीकरण।
4. दिनांक और हस्ताक्षर आवश्यक हैं।

गंभीर के मामले में अनुशासनात्मक अपराधऔर भविष्य के अदालती सत्र की संभावना, व्याख्यात्मक नोट लिखने के लिए किसी वकील से संपर्क करना बेहतर है।

एक नोट लिखने से इनकार करने की अनुमति है, लेकिन बाद में इसे एक प्लस माना जाएगा जो आपके दिशा में नहीं है।स्थिति में अपनी बात कहने के लिए बेहतर है। अगर यह आपकी गलती नहीं है, तो इस पर ध्यान दें विशेष ध्यानसमझाते समय। आप ऐसे मामलों में एक जादुई वाक्यांश जोड़ सकते हैं: "मौजूदा स्थिति में, मुझे परिस्थितियों के अनुसार कार्य करना था।"

लिखते समय, कंप्यूटर पर हस्तलेखन पर टाइप करना पसंद करें। यदि मामला गंभीर है और आपके आवेदन पर विशेषज्ञों द्वारा पत्र के आकार और स्वरूप पर विचार किया जाएगा, तो वे कुछ निष्कर्ष निकालने में सक्षम होंगे।

एक व्याख्यात्मक नोट का उदाहरण

एक व्याख्यात्मक नोट के अनुसार तैयार किया जा सकता है विभिन्न कारणों से... उदाहरण के लिए, काम के लिए देर से आना, दस्तावेजों में गलतियाँ करना, अनुशासन का घोर उल्लंघन आदि।

काम के लिए देर से आने के बारे में एक व्याख्यात्मक नोट पर विचार करें। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यदि कर्मचारी चार घंटे से अधिक समय तक काम से अनुपस्थित रहता है, तो नियोक्ता को कर्मचारी को बर्खास्त करने का अधिकार है।

प्रबंधक को

पीजेएससी "गोरोडबैंक"

यारोस्लाव में

ओ. जी. पेट्रोव

विभाग के नियंत्रक-खजांची से

सामूहिक बीक्री

स्ट्राखोवॉय डी. यू.

व्याख्यात्मक पत्र

०४/१२/१५, मैं डायना युरेवना स्ट्रखोवा हूँ, मुझे देर हो गई कार्यस्थलनिम्नलिखित कारणों से 30 मिनट के लिए। बस # 35 बस स्टेशन पर टूट गई और 7:35 पर मोस्कोव्स्काया स्टॉप पर शेड्यूल पर नहीं पहुंची। इससे अगली बस का इंतजार करना पड़ा, जो 30 मिनट में आ गई।

इसके बाद, मैं काम के लिए देर न करने का वचन देता हूं। घर को पहले ही छोड़ दें। एक अप्रत्याशित घटना के मामले में, गिरफ्तारी के कारण के बारे में अपने तत्काल पर्यवेक्षक पोपोवा यू.के. को सूचित करें। 30 मिनट जिसके लिए देरी हुई, मैं काम करने का वचन देता हूं।

डी.यू. स्ट्राखोवा (हस्ताक्षर)

एक व्याख्यात्मक नोट लिखने के बाद, यह प्रबंधक या उसके अंतरिम को प्रदान किया जाता है। दस्तावेज़ पर, वह अपना निर्णय चिपकाता है - एक संकल्प।

यदि जुर्माना निर्धारित किया जाता है, तो एक आदेश या अन्य दस्तावेज तैयार किया जाता है।उनके साथ एक नोट पहले से ही जुड़ा हुआ है।

देर से आने के बारे में व्याख्यात्मक नोट

निदेशक

कंपनी " निर्माण कंपनी"ओमेगा"

पावलिचेंको जी.आर.

सचिव ज़्वेंट्सोवा से ओ.के.

व्याख्यात्मक पत्र

मैं, ज़्वेंट्सोवा ओक्साना कोन्स्टेंटिनोव्ना, 06/25/14 को 3 बजे काम के लिए देर हो चुकी थी। सुबह में, अपार्टमेंट से सीढ़ियों से नीचे जा रहा था बहुमंजिला इमारत, एक लड़ाई देखी। जबरन फार्म में पहुंचे पुलिस अधिकारियों ने घटना का गवाह बनने को कहा। मैं उनके साथ रोमाशकिना गली, 1 के पुलिस स्टेशन नंबर 3 पर गया। प्रोटोकॉल तैयार करने में 2.5 घंटे लगे। इसके बाद मैं काम पर चला गया। उप निदेशक इवानोव ओलेग विक्टरोविच को उनकी देरी के बारे में चेतावनी दी गई थी। कृपया देर से आने के अच्छे कारण को ध्यान में रखें।

ज़्वेंट्सोवा ओके (हस्ताक्षर)

अनुपस्थिति पर एक व्याख्यात्मक नोट का नमूना

एमटीएस ओजेएससी के प्रमुख के लिए

ओर्लोव एस.एस.

विक्रेता-सलाहकार इग्रोव ओ.वी.

व्याख्यात्मक पत्र

मैं, ओलेग व्लादिमीरोविच इग्रोव, ने अपना 20 वां जन्मदिन 19 मई, 2015 को दोस्तों के साथ मनाया। एक परिणाम के रूप में एक लंबी संख्यामादक पेय, उत्सव सुबह तक चला। कुछ मिनटों के लिए अपनी आँखें बंद करके, मैं 20 मई को दोपहर के भोजन के समय ही उठा। काम पर जाने में बहुत देर हो चुकी थी। कृपया छुट्टी की वैध परिस्थितियों को ध्यान में रखें।

इग्रोव ओ.वी. (हस्ताक्षर)

व्याख्यात्मक नोट एक आधिकारिक दस्तावेज की भूमिका निभाता है और व्यापार पत्राचार के नियमों के अधीन है। इसका मतलब है कि इसे लिखा जाना चाहिए राजभाषा, एक सख्त और व्यावसायिक शैली में। कानून व्याख्यात्मक नोट के रूप पर सख्त आवश्यकताएं नहीं लगाता है, लेकिन व्यवहार में, यह हाथ से लिखा जाता है या पीसी पर मुद्रित होता है। बड़ी कंपनियों के पास व्याख्यात्मक नोटों के विशेष रूप होते हैं जो किसी कर्मचारी द्वारा इस घटना में भरे जाते हैं कि वह उद्यम में श्रम अनुशासन का उल्लंघन करने वाले कार्य करता है।

व्याख्यात्मक पाठ को सही ढंग से कैसे लिखें?

यदि कोई कर्मचारी काम से चूक जाता है, या श्रम सुरक्षा आवश्यकताओं का पालन नहीं करता है, तो वह स्थिति में है शराब का नशाकाम पर, अनैतिक व्यवहार करता है, कानून के लिए नियोक्ता को रूसी संघ के श्रम संहिता के अनुच्छेद 129 में कर्मचारी से स्पष्टीकरण लेने की आवश्यकता होती है। यह एक लिखित दस्तावेज के रूप में व्यक्त किया जाता है - एक व्याख्यात्मक नोट। कानून कर्मचारी पर व्याख्यात्मक नोट लिखने का दायित्व नहीं डालता है, यह इस दस्तावेज़ को निष्पादित करने के लिए 2 दिन का समय देता है। यह तर्कसंगत है कि एक कर्मचारी जो नियोक्ता के सामने अपने व्यवहार को सही ठहराना चाहता है, जो हुआ उसका स्पष्टीकरण लिखेगा।

सक्षम रूप से एक नोट लिखना कर्मचारी का कार्य है, क्योंकि उसके साथ हुई घटनाओं की लगातार प्रस्तुति से बॉस को सही निर्णय लेने में मदद मिलेगी। अधीनस्थ के स्पष्टीकरण पर विचार करने के परिणाम के आधार पर, वरिष्ठ कर्मचारी के अपराध या निर्दोषता पर निर्णय लेता है। यदि वह स्वीकार करता है कि कर्मचारी दोषी है, तो बाद में अनुशासनात्मक उपाय लागू होते हैं: फटकार, फटकार, बर्खास्तगी। यही कारण है कि काम पर व्याख्यात्मक पाठ को सही ढंग से लिखना बहुत महत्वपूर्ण है। बेशक, इस प्रक्रिया को प्रत्येक कर्मचारी के लिए सुखद नहीं कहा जा सकता है। एक व्याख्यात्मक नोट लिखने से पहले, आपको ध्यान केंद्रित करने और शांत होने की आवश्यकता है। यदि उन्हें काम पर एक व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता होती है, तो इसे ए 4 शीट पर लिखा जाता है।

नोट लिखते समय, आपको यह बताना होगा कि यह किसके लिए अभिप्रेत है। ऐसा करने के लिए, शीर्ष पर, दाईं ओर, कंपनी का नाम, पूरा नाम और प्रमुख की स्थिति का संकेत दिया जाता है। इसके अलावा, नोट अनिवार्यइसकी तैयारी की तारीख का संकेत देते हुए कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए। यदि किसी उद्यम के कर्मचारी ने एक सप्ताह में नियोक्ता को एक व्याख्यात्मक पत्र लिखने का निर्णय लिया है, तो आपको ऐसा नहीं करना चाहिए: यह दस्तावेज़ कोई कानूनी परिणाम नहीं देगा। कानून दो दिनों के लिए सोचने और एक नोट लिखने का समय देता है: पाठ में इंगित तिथि नियोक्ता को सूचित करेगी कि कर्मचारी ने स्पष्टीकरण अवधि का उल्लंघन नहीं किया है। इसलिए, वह उद्यम या संगठन में काम करना जारी रखने में रुचि रखता है।

व्याख्यात्मक नोट में आप क्या लिख ​​सकते हैं?

दस्तावेज़ के पाठ में उन कारणों को बताना आवश्यक है जिनके कारण कर्मचारी काम पर नहीं आया। ये कारण नोट की सामग्री बनाते हैं। यदि कोई कर्मचारी स्वास्थ्य में अचानक गिरावट के कारण काम पर नहीं आता है, तो एम्बुलेंस या एम्बुलेंस को कॉल करने का प्रमाण प्रस्तुत करना होगा। साक्ष्य नोट के साथ संलग्न है। ऐसी स्थिति में जहां किसी कर्मचारी के लिए कुछ कारणों से काम पर आना असंभव है, एक कर्तव्यनिष्ठ कर्मचारी, जिसने पहले इस तरह के कार्यों को नहीं देखा है, भी ऐसी स्थिति में आ सकता है। साक्ष्य, व्याख्यात्मक ज्ञापन की सामग्री की नियोक्ता द्वारा समीक्षा की जाती है।

अभ्यास से पता चलता है कि सभी नियोक्ता सूचित निर्णय नहीं लेते हैं। अपने आप को बचाने के लिए, कर्मचारी के लिए दो प्रतियों में व्याख्यात्मक नोट लिखना बेहतर है। एक प्रबंधक के सचिव को दिया जाना चाहिए, और दूसरा अपने लिए रखा जाना चाहिए। लेकिन दोनों प्रतियों पर एक निशान होना चाहिए कि दस्तावेज़ को कार्यालय द्वारा स्वीकार कर लिया गया था। यदि नियोक्ता, नोट पर विचार करने पर, यह निर्णय लेता है कि, कर्मचारी की राय में, उसका उल्लंघन करेगा श्रम अधिकार, उत्तरार्द्ध उनकी सुरक्षा के लिए आवेदन करने में सक्षम होंगे।

इन मुद्दों को राज्य निकायों द्वारा उनकी क्षमता के भीतर निपटाया जाता है। इसमे शामिल है:

• श्रम विवाद आयोग (संक्षिप्त केटीएस);
• श्रम निरीक्षणालय;
• अभियोजक का कार्यालय;

सीसीसी सीधे उस उद्यम में बनाया जाता है जहां कर्मचारी काम करता है। लेकिन यह सभी मामलों में नहीं होता है, क्योंकि कानून इस निकाय के अनिवार्य निर्माण पर आवश्यकताओं को लागू नहीं करता है। KTS में कर्मचारी और प्रमुख के प्रतिनिधि (50 से 50%) होते हैं। सीसीसी द्वारा जारी आदेश में एक कार्यकारी दस्तावेज का बल है।

कर्मचारी की उपस्थिति में विवादास्पद मामले पर विचार किया जाता है। लेकिन विवादास्पद स्थिति को केटीएस में लाने की जरूरत नहीं है। यदि कर्मचारी ने सक्षम रूप से एक व्याख्यात्मक नोट तैयार किया, नियोक्ता को आश्वस्त किया कि जिस स्थिति में उसने खुद को पाया वह एक सम्मानजनक प्रकृति के कारण था, प्रबंधन अधीनस्थ को दंडित नहीं कर सकता है। इस प्रकार, व्याख्यात्मक ज्ञापन लिखने का उद्देश्य नियोक्ता को कर्मचारी की बेगुनाही के बारे में समझाना है। बेशक, ऐसा हमेशा नहीं होता है। यदि कर्मचारी वास्तव में दोषी है, तो उसे सजा दी जाती है। उदाहरण के लिए, मादक नशे की स्थिति में काम पर उपस्थिति की व्याख्या करना मुश्किल है। लेकिन नियोक्ता इस घटना के लिए स्पष्टीकरण की मांग करने के लिए बाध्य है। इससे पता चलता है कि प्रबंधन ने कर्मचारी के साथ इस मुद्दे को सुलझाया, उसे दंडित किया कानूनी आधार... और व्याख्यात्मक नोट बर्खास्तगी या हल्की सजा के आवेदन का आधार है।

व्याख्यात्मक विकल्प

व्याख्यात्मक नोट का एक उदाहरण (काम के लिए देर से होना):

"मैं, इवान इवानोव, 20 मार्च, 2018 को काम के लिए एक घंटे की देरी से आया था, इस तथ्य के कारण कि टैगानस्को-क्रास्नोप्रेसनेस्काया मेट्रो लाइन की ट्रेनें व्याखिनो मेट्रो स्टेशन पर उठने वाले धुएं के कारण रुक गईं। अतिरिक्त परिवहन बसों के रूप में आयोजित किया गया था, लेकिन मास्को की सड़कों पर ट्रैफिक जाम (जो मेट्रो में अनुपस्थित हैं) ने मुझे समय पर काम से लाभ नहीं होने दिया। मेरा मानना ​​​​है कि व्याखिनो स्टेशन पर धुआं एक अप्रत्याशित घटना थी, साथ ही मेरे देरी का कारण भी था।"

व्याख्यात्मक नोट का एक उदाहरण (बीमारी के कारण)

"मैं सेनकोवा तमारा गेनाडीवना हूं, मैं 6 जुलाई, 2018 को वृद्धि के कारण काम पर नहीं जा सका रक्त चापमेट्रो में भरापन और एक मजबूत क्रश से उकसाया। मेट्रो में, अरबत्सकाया स्टेशन पर, उन्होंने मुझे 003 बुलाया। डॉक्टरों ने कॉल पर आकर मुझे एक कॉम्प्लेक्स प्रदान किया आवश्यक प्रक्रियाएं, दबाव कम करने के उद्देश्य से एक इंजेक्शन सहित। थोड़ा ठीक होने के बाद, मैं शहर गया और एक टैक्सी घर पकड़ी।"

व्याख्यात्मक नोट का उदाहरण (श्रम अनुशासन आवश्यकताओं का उल्लंघन)

"मैं जेनोव गेन्नेडी गेनाडिविच हूं, मैं दोपहर के भोजन से समय पर नहीं आया, क्योंकि मेरे पेट में अचानक दर्द हुआ। मुझे नर्स के पास मेडिकल सेंटर जाना पड़ा, जहां उसने मुझे आंतों को ठीक करने वाली दवाएं दीं।"

प्रत्येक व्यक्ति के पास काम पर ऐसे अवसर रहे होंगे जब उन्हें एक व्याख्यात्मक नोट लिखना था। पहली नज़र में ऐसा लगता है कि सब कुछ सरल है, लेकिन जब आपको इसे लिखना होता है, तो अपने विचारों को इकट्ठा करना और समस्या का सार प्रबंधन तक पहुंचाना मुश्किल होता है। इसलिए, इस लेख में हम इस बारे में बात करेंगे कि इस तरह के दस्तावेज़ को सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए और एक व्याख्यात्मक नोट के उदाहरण पर विचार किया जाए।

यह क्या है?

सबसे पहले, आइए इस प्रश्न का उत्तर देने का प्रयास करें कि व्याख्यात्मक नोट क्या है। वास्तव में, यह दस्तावेज़ प्रबंधन व्यक्ति को उस घटना के बारे में अपने लेखक के दृष्टिकोण के बारे में बताता है जो हुई (अनुपस्थिति या असाइनमेंट या इसकी मात्रा के निष्पादन के लिए समय सीमा का उल्लंघन, और बहुत कुछ)। साथ ही, किसी भी दस्तावेज़ (रिपोर्ट, प्रोजेक्ट और अन्य समान दस्तावेज़) की सामग्री और सार को समझाने के लिए एक व्याख्यात्मक नोट लिखा जा सकता है। उसी समय, आप इसे संगठन द्वारा उपयोग किए जाने वाले सामान्य लेटरहेड पर लिख सकते हैं। यदि कर्मचारी ने के अनुसार कुछ किया है श्रम कोडनियोक्ता को अपराधी से लिखित में स्थिति स्पष्ट करने के लिए कहने का अधिकार है। इस घटना में कि काम के लिए एक व्याख्यात्मक नोट समय पर प्रदान नहीं किया गया था, नियोक्ता इनकार का एक अधिनियम तैयार कर सकता है और अनुशासनात्मक उपाय लागू कर सकता है। इसलिए इसे लिखना आसान होता है।

काम करने के लिए एक नोट?

सबसे पहले, पाठ को उन तथ्यों को इंगित करना चाहिए जो सीधे उत्पन्न होने वाली स्थिति से संबंधित हैं। उसके बाद, मामले के असफल परिणाम के कारणों को बताना आवश्यक है (आपको सहमत होना चाहिए कि जीत के मामले में, प्रबंधन को व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता नहीं होती है)। बेहतर लिखें व्यावसायिक भाषाविचारों को संक्षेप में और स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाना चाहिए। आपको केवल मामले के बारे में तथ्यों का वर्णन करना चाहिए, बहाने बनाने से बचना चाहिए (इस मामले में, आप स्पष्ट रूप से अपना अपराध स्वीकार करते हैं) और तथ्यों को गलत तरीके से प्रस्तुत करना। नोट वजनदार और अच्छी तरह से तर्कसंगत होना चाहिए। यदि आपके पास सहकर्मियों, परिवार या दोस्तों के साथ परामर्श करने का अवसर है तो यह बुरा नहीं है। व्याख्यात्मक नोट, जिसका एक नमूना नीचे प्रस्तुत किया गया है, विवरण के संकेत के साथ हाथ से लिखा जा सकता है।

व्याख्यात्मक नोट्स के प्रकार

परंपरागत रूप से, ऐसे नोटों को दो प्रकारों में विभाजित किया जा सकता है: व्याख्यात्मक और व्याख्यात्मक। कर्मचारी मामले में पहला विकल्प प्रदान करता है जब अपने स्वयं के अपराध के कारणों को इंगित करना आवश्यक होता है। व्याख्यात्मक नोट कर्मचारी द्वारा विलेख के कारणों की व्याख्या करने के लिए तैयार किए जाते हैं, जो उन परिस्थितियों और शर्तों को दर्शाते हैं जो नोट के लेखक की इच्छा पर निर्भर नहीं करते हैं।

सबसे अधिक बार, निम्नलिखित मामलों में व्याख्यात्मक दस्तावेजों की आवश्यकता होती है: काम के लिए देर से आना, कार्यस्थल पर शराब, नशीली दवाओं या जहरीले नशे में दिखाई देना, कार्यस्थल से संपत्ति की चोरी करना, अनैतिक कदाचार करना, कार्यस्थल से अनुपस्थिति या अनुपस्थिति, श्रम अनुशासन , अधिकृत निकायों में झूठी जानकारी प्रदान करना। बेशक, इसे लिखना तब आसान होता है जब आपकी आंखों के सामने एक व्याख्यात्मक नोट का उदाहरण होता है।

व्याख्यात्मक नोट फॉर्म

व्यवहार में, अधीनस्थ एक शीट पर एक प्रति में एक दस्तावेज़ तैयार करता है मानक प्रारूप(ए 4)। एक नियम के रूप में, नोट कंपनी या संगठन के प्रमुख के नाम से तैयार किया जाता है। ऐसे दस्तावेजों के एकीकृत रूप हैं, लेकिन वे प्रकृति में केवल सलाहकार हैं। प्रमुख के अनुरोध पर, संगठन में एक व्याख्यात्मक दस्तावेज के एकल रूप के उपयोग पर एक डिक्री जारी की जा सकती है। यदि कर्मचारी ने किसी भी रूप में एक नोट लिखा है जो स्वीकृत से अलग है, तो प्रबंधक को इसे अमान्य नहीं मानना ​​​​चाहिए, क्योंकि यह स्पष्टीकरण के सार को प्रभावित नहीं करता है।

पंजीकरण

व्याख्यात्मक नोट का सार उच्च प्रबंधन को आदेश को पूरा न करने, तकनीकी या श्रम अनुशासन के उल्लंघन के कारणों की व्याख्या करना है। विवरण में शामिल होना चाहिए: संगठन का पूरा नाम, उस प्रमुख का पूरा नाम जिसे नोट संबोधित किया गया है, नाम ("व्याख्यात्मक नोट"), दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या और इसकी तैयारी की तारीख, एक छोटा उपशीर्षक पाठ के लिए ही ("के बारे में ...", "के बारे में ...") , प्रवर्तक का नाम। इसके बाद एक व्याख्यात्मक पाठ और एक व्यक्तिगत हस्ताक्षर है। व्याख्यात्मक पाठ की संरचना को दो भागों में विभाजित किया जाना चाहिए: तथ्यात्मक (उन तथ्यों को इंगित करना जो नोट के लेखन का कारण बने) और व्याख्यात्मक (स्थिति को स्पष्ट करने वाले कारणों या उल्लंघन के तथ्य को इंगित करते हुए)। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि सेवा का विवरण और व्याख्यात्मक नोट एक दूसरे के समान हैं।

आपको व्याख्यात्मक नोट की आवश्यकता कब पड़ती है?

अनुशासनात्मक कार्रवाई और इसके लागू होने का नियमन श्रम संहिता द्वारा किया जाता है। किसी कर्मचारी पर जुर्माना लगाने से पहले, उल्लंघन के तथ्य का दस्तावेजीकरण करना महत्वपूर्ण है। तभी कर्मचारी को अपने व्यवहार के कारणों को बताते हुए एक व्याख्यात्मक नोट लिखने की आवश्यकता हो सकती है।

इसके अलावा, प्रबंधन कारणों का विश्लेषण करता है और निर्णय लेता है: उन्हें मान्य माना जाए या नहीं। इस घटना में कि दो कार्य दिवसों के बाद एक लिखित स्पष्टीकरण प्रदान नहीं किया जाता है, जिस पर कम से कम दो गवाहों द्वारा हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। इस तरह के एक अधिनियम की उपस्थिति में, प्रबंधक को कर्मचारी के स्पष्टीकरण के बिना भी कर्मचारी पर अनुशासनात्मक मंजूरी लगाने का अधिकार है। उल्लंघन का पता चलने के बाद से एक कैलेंडर महीने के बाद अनुशासनात्मक मंजूरी नहीं दी जा सकती है। यदि कर्मचारी छुट्टी पर है या बीमार छुट्टी पर है तो इस अवधि की उलटी गिनती निलंबित कर दी गई है। उल्लंघन की खोज की तारीख से छह महीने के बाद जुर्माना लागू नहीं किया जा सकता है।

एक व्याख्यात्मक नोट का उदाहरण

1. श्रम अनुशासन के उल्लंघन पर एक नोट का पंजीकरण

एलएलसी "एनर्जोस्बीट" के प्रमुख

पेट्रोव पी.पी.

20.10.2010 № 23-45/12

व्याख्यात्मक पत्र

सामग्री के विलंबित वितरण के बारे में

मैं, इवानोव इवान इवानोविच, सामग्री और उपभोग्य सामग्रियों की आपूर्ति के लिए जिम्मेदार, 15.07.2010 से इस पद पर हैं। सोमवार, 18 अक्टूबर, 2010 को, मुझे FE Energetik को सामग्री पहुंचानी थी। लेकिन ट्रकों में खराबी के कारण इसकी डिलीवरी 19 अक्टूबर को ही हो गई थी।

व्यक्तिगत हस्ताक्षर

2. हास्य के साथ व्याख्यात्मक नोट का एक उदाहरण (विवरण पहले उदाहरण के अनुसार भरा गया है)। "मुझे 19 मार्च, 2013 को काम के लिए देर हो गई थी" अच्छा कारण... सुबह में, किंडरगार्टन जाने से पहले, मेरा बेटा वास्तव में शौचालय का उपयोग करना चाहता था (शारीरिक आवश्यकता के कारण)। मेरे आने का समय ठीक वैसा ही है, जब बच्चा शौचालय में था। मेरा मानना ​​है कि इस मामले को परिस्थितियों की संख्या (अप्रत्याशित घटना) के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है, क्योंकि यह समय पर काम पर आने की मेरी इच्छा पर निर्भर नहीं था।"

हास्य के स्पर्श के साथ एक व्याख्यात्मक नोट केवल तभी लिखें जब आप सुनिश्चित हों कि यह आपके पर्यवेक्षक द्वारा सही ढंग से समझा जाएगा।

व्याख्यात्मक नोट है संगठन का आंतरिक दस्तावेजजो कुछ क्रियाओं या घटनाओं की व्याख्या करता है।

इस दस्तावेज़ के लिए कोई एकीकृत रूप नहीं है, लेकिन मैनुअल, यदि वांछित हो, इसे मंजूरी दे सकते हैं... संगठन के एक कर्मचारी द्वारा एक खाली ए4 शीट पर एक प्रति में एक व्याख्यात्मक नोट लिखा जाता है। इसमें जानकारी है कि कौन किससे बात कर रहा है, साथ ही स्थिति की व्याख्या भी करता है।

एक नोट हाथ से या एक मुद्रित तकनीक का उपयोग करके लिखा जा सकता है, मुख्य बात यह है कि इसमें भाग लिया जाए कर्मचारी के सभी नाम, तिथि और हस्ताक्षर.

विचारों

इसकी सामग्री और इसकी तैयारी के कारणों के आधार पर, नोट हो सकता है कई प्रकार के:

1. न्यायोचित ठहरा- इसमें ऐसी जानकारी होती है जो उनके स्वयं के व्यवहार, किसी कार्रवाई के कमीशन या, इसके विपरीत, निष्क्रियता की व्याख्या करती है।
2. व्याख्यात्मक- कर्मचारी उन कार्यों की व्याख्या करता है जो उसके नियंत्रण से बाहर हैं, जो अन्य व्यक्तियों द्वारा किए गए हैं, या वे कुछ परिस्थितियों के कारण विकसित हुए हैं।

सजा से बचने के लिए सही तरीके से कैसे लिखें

व्याख्यात्मक ज्ञापन लिखने की अधिकांश सफलता इस पर निर्भर करती है सही प्रारूपण , इसके लिए आपको निरीक्षण करने की आवश्यकता है कुछ नियम:

• बड़ी मात्रा में अनावश्यक जानकारी और लंबी कहानियों की अनुमति न दें, जानकारी में होनी चाहिए उपयोगी जानकारीस्थिति की व्याख्या करना;
• ऐसे वाक्पटु वाक्यांशों का उपयोग न करें जो स्थिति में भाग लेने वाले दूसरे पक्ष को अपमानित करते हैं या, इसके विपरीत;
• सच्चाई को छिपाने के लिए नहीं और किसी और पर दोष न लगाने के लिए, ईमानदारी से स्वीकारोक्ति आपके लिए अधिक आकर्षक है;
• व्याख्यात्मक में व्याकरणिक और वर्तनी की गलतियों और धब्बों को स्वीकार नहीं करने के लिए, इसे एक साफ सफेद शीट पर लिखा जाना चाहिए, एक साफ और सुपाठ्य लिखावट में, दस्तावेज़ केवल उसके स्वरूप से जलन पैदा नहीं करना चाहिए।

इस तथ्य के बावजूद कि व्याख्यात्मक नोट का एक एकीकृत रूप नहीं है, इसे इसके अनुसार तैयार किया गया है निश्चित नियम:

हार्ड कॉपी में एक नोट तैयार करने के मामले में हस्ताक्षर अभी भी हस्तलिखित है.

एक व्याख्यात्मक नोट तैयार किया जा सकता है विभिन्न कारणों से , अक्सर यह होता है:

• कार्यस्थल से अनुपस्थिति;
• काम में गलती करना, अनुपालन न करना नौकरी का विवरण;
• कार्य योजना की गैर-पूर्ति;
• कर कार्यालय के लिए;
• खजांची से;
• एक बालवाड़ी के लिए;
• विश्वविद्यालय के लिए;
• स्कूल में कक्षा शिक्षक;
• के लिए अनुपस्थिति अभिभावक बैठक.

कार्यस्थल से अनुपस्थिति

में से एक घोर उल्लंघन, जिससे लेख के तहत बर्खास्तगी हो सकती है, ऐसा अधिनियम एक व्याख्यात्मक दस्तावेज के साथ होना चाहिए... मुख्य भाग में, पहला वाक्य कर्मचारी के नाम और उसने कितने कार्य दिवसों को याद किया, साथ ही उन दिनों की तारीखें भी इंगित कीं। उसके बाद, ट्रुन्सी का कारण इंगित किया गया है, स्पष्टीकरण तार्किक रूप से सुसंगत और सत्य होना चाहिए। अक्सर, काम पर नहीं जाना होता है कारणों:

• स्वास्थ्य समस्याएं;
• परिवार के सदस्यों में से एक की देखभाल करना;
• आपातकालीन मरम्मत;
• कार दुर्घटना;
• अपर्याप्त मौसम की स्थिति;
• स्वतंत्रता से वंचित करने के स्थान पर अस्थायी कारावास।

यह सबसे अच्छा है अगर नोट किसी प्रकार के साक्ष्य द्वारा समर्थित है, जैसे कि एक चिकित्सा प्रमाण पत्र, एक दुर्घटना दस्तावेज या ZhKO से प्रमाण पत्र, आदि।

काम में गलती करना, नौकरी के विवरण का पालन न करना

एक कर्मचारी के लिए गलती करना आम बात है, इसकी सुविधा है सरल मानवीय कारक जैसे थकान, अस्वस्थ महसूस करना, चिंता, तनाव, असावधानी, पारिवारिक समस्याएं या व्यावसायिकता की कमी।

साथ ही, किसी भी कारण से, कोई कर्मचारी उन नियमों का उल्लंघन कर सकता है जिनका पालन वह अपने कार्य विवरण के अनुसार करने के लिए बाध्य है। त्रुटि की प्रकृति और उसके घटित होने के कारण के बावजूद, कर्मचारी को इस स्थिति की व्याख्या करनी चाहिए.

व्याख्यात्मक नोट पहले इंगित करता है कि क्या सही था, और फिर यह किस कारण से हुआ। लिखा हुआ सब कुछ पाठक के लिए स्पष्ट होना चाहिए, और स्पष्टीकरण सत्य होना चाहिए।

कार्य योजना के अनुपालन में विफलता

ऐसी स्थितियां होती हैं जब किसी कर्मचारी ने एक निश्चित अवधि के लिए स्थापित कार्य की मात्रा का सामना नहीं किया है। इस स्थिति पर कर्मचारी द्वारा भी टिप्पणी की जानी चाहिए। व्याख्यात्मक नोट में यह इंगित करना चाहिए कि कर्मचारी ने विशेष रूप से क्या नहीं किया, योजना के अनुसार कितना काम इंगित किया गया था, वास्तव में क्या पूरा किया गया था।

इसके अलावा, यह संकेत दिया जाता है कि यह किस कारण से हुआ - समय की कमी, उपकरण, अन्य कारकों का प्रभाव या कर्मचारी की सुस्ती। आप प्रदर्शन को बेहतर बनाने में मदद के लिए अपनी इच्छाएं भी संक्षेप में बता सकते हैं।

कर कार्यालय के लिए

प्रत्येक रिपोर्टिंग अवधि संगठन कर कार्यालय को आवश्यक जानकारी जमा करना सुनिश्चित करें, यह निम्नलिखित मामलों में हो सकता है:

• सेवा में कर रिटर्न देर से जमा करना;
• शब्द या संख्या लिखते समय घोषणा में त्रुटियों की पहचान करना;
• कर कार्यालय में उपलब्ध डेटा और संगठन द्वारा सौंपे गए डेटा के बीच विसंगतियां।

व्याख्यात्मक नोट संशोधित घोषणा के साथ संलग्न है और इसे व्यक्तिगत रूप से या डाक द्वारा भेजा जा सकता है। इसमें, आपको विस्तार से उत्तर देने की आवश्यकता है, लेकिन बहुत बड़ी मात्रा में नहीं, उन सवालों के लिए जो कर निरीक्षक के पास हैं, उदाहरण के लिए, यह अंतिम आंकड़ा क्यों प्राप्त हुआ, करों की गणना के तरीके, या किस कारण से गलतियाँ की गईं .

खजांची से

खजांची नौकरी बहुत जिम्मेदार, क्योंकि यह पैसे के निकट संपर्क में किया जाता है। इसलिए, प्रत्येक गलत कार्रवाई के साथ अनिवार्य रूप से एक व्याख्यात्मक और, यदि संभव हो तो, इसके साथ जुड़े साक्ष्य होने चाहिए। निम्नलिखित मामलों में एक नोट तैयार किया गया है:

• जब चेक गलत राशि के लिए बाउंस हो जाता है;
• रसीद टेप पर रिटर्न बनाना;
• गलत गणना, जिसके कारण कमी या अधिशेष हुआ पैसेरजिस्टर में;
• नकद दस्तावेजों का अनुचित रखरखाव।

व्याख्यात्मक नोट के मुख्य भाग में गलती की तारीख, गलत राशि, डेटा में अंतर, चेक नंबर, इस कार्रवाई का कारण बताया गया है। आप यह भी संकेत कर सकते हैं कि क्या यह तय किया गया था और किस तरह से। उसके बाद, खजांची के हस्ताक्षर, यदि कोई हो, के साथ पुष्टि रसीदें संलग्न की जाती हैं।

बालवाड़ी के लिए

किंडरगार्टन को समझाते हुए माता-पिता आमतौर पर ऐसे मामलों में लिखते हैं जहां बच्चा कई दिनों तक चूक गया, लेकिन बीमार छुट्टी के कारण नहीं, या डॉक्टर के पास नहीं गया, लेकिन माता-पिता द्वारा अपने दम पर इलाज किया गया था.

नोट शिक्षक के नाम पर नहीं, बल्कि निदेशक के नाम से लिखा जाता है बाल विहार... यह बच्चे के नाम को इंगित करता है कि वह कितने दिन चूक गया, वे किस तारीख को गिरे और बच्चे की अनुपस्थिति का कारण क्या था।

विश्वविद्यालय के लिए

छात्र अक्सर जोड़े से अनुपस्थित हो सकते हैं, यह एक अच्छे कारण से हो सकता है, या केवल इसलिए कि वे किसी पाठ में शामिल नहीं होना चाहते हैं। स्थिति के बावजूद, छात्र अपनी अनुपस्थिति पर रिपोर्ट करने के लिए बाध्य है.

व्याख्यात्मक नोट स्वयं छात्र की ओर से लिखा जाता है, जो डीन या विभाग के प्रमुख को संबोधित होता है। यह छूटे हुए दिनों की संख्या, उनकी तिथियां और चूक का कारण बताता है। यदि लिखी गई बातों का समर्थन करने के लिए कोई सबूत है, जैसे अस्पताल प्रमाणपत्र, तो उसे दस्तावेज़ के साथ संलग्न किया जाना चाहिए।

स्कूल में कक्षा शिक्षक के लिए

जब कोई छात्र व्यक्तिगत पाठ या पूरे स्कूल के दिनों को याद करता है, तो माता-पिता को एक व्याख्यात्मक नोट भी लिखना चाहिए, जो इस अधिनियम के कारण को इंगित करता है। यह माता-पिता या अभिभावकों की ओर से कक्षा शिक्षक के नाम से तैयार किया जाता है। यह छात्र के नाम, दिनों या छूटे हुए पाठों के नाम, जिस तारीख को वे गिरे थे, और निश्चित रूप से अनुपस्थिति का कारण इंगित करता है।

अभिभावक बैठक से अनुपस्थित

कई कक्षा शिक्षक अपने छात्रों के माता-पिता से उनके लिए व्याख्यात्मक नोट्स लिखने के लिए कहते हैं जब वे अभिभावक बैठक से अनुपस्थित होते हैं। इस मामले में, बैठक की तारीख और गैर-उपस्थिति का कारण बताना आवश्यक है।

लेकिन यह याद रखना चाहिए कि ऐसा व्याख्यात्मक नोट अनिवार्य नहीं है, क्योंकि बैठक में उपस्थिति एक स्वैच्छिक मामला है, इसलिए प्रबंधक को इसकी मांग करने या उन व्यक्तिगत कारणों का पता लगाने का कोई अधिकार नहीं है जिनके लिए माता-पिता उपस्थित नहीं हुए.

लिखने से इंकार करने का क्या मतलब है

एक अच्छा व्याख्यात्मक ज्ञापन लिखना, सबसे पहले, स्वयं कर्मचारी के लिए महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह स्थिति की गंभीरता के बारे में बॉस को आश्वस्त करके सजा से बचने या कम करने में मदद कर सकता है।

लेकिन कुछ बिंदुओं पर कर्मचारी अपने उल्लंघन के बारे में कोई स्पष्टीकरण देने से इनकार करता है। इस मामले में, ए व्याख्यात्मक नोट लिखने से इंकार करने पर विशेष अधिनियम, 2 प्रतियों में, जिनमें से एक कार्मिक विभाग को जाता है, और दूसरा कर्मचारी के पास रहता है।

अधिनियम न केवल एक नोट प्रदान करने से इनकार करने के मामले में तैयार किया गया है, बल्कि यह भी है कि यह उस समय से 2 दिनों के भीतर नहीं लिखा गया था जब कर्मचारी ने कदाचार किया था। ये दर्शाता है निम्नलिखित सूचना:

• शीर्षक "व्याख्यात्मक नोट लिखने से इनकार करने का अधिनियम";
• कर्मचारी के बारे में जानकारी, संगठन का नाम, धारित पद, पूरा नाम;
• अधिनियम को तैयार करने के गवाहों पर डेटा, जिसमें कम से कम 3 लोग होने चाहिए;
• अधिनियम तैयार करने की तिथि;
• एक नियामक ढांचा जो कर्मचारी के अपराध की व्याख्या करता है और उसे एक व्याख्यात्मक नोट लिखने के लिए बाध्य करता है;
• कर्मचारी द्वारा की गई स्थिति का विवरण;
• कोई स्पष्टीकरण देने से इंकार करने का कारण, यदि कोई हो;
• स्पष्टीकरण कि अधिनियम 2 प्रतियों में तैयार किया गया है और कर्मचारी उनसे परिचित है;
• सभी गवाहों की स्थिति और हस्ताक्षर और इस दस्तावेज़ का गठन।

एक व्याख्यात्मक नोट की अनुपस्थिति में, नियोक्ता को कर्मचारी को उचित तरीके से दंडित करने का पूरा अधिकार है, जिसमें लेख के तहत बर्खास्तगी तक शामिल है।

दस्तावेज़ भंडारण अवधि

किसी भी दस्तावेज़ की तरह, एक व्याख्यात्मक नोट पर अधिकृत व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं और भंडारण के लिए स्थानांतरित किया जाता है, अक्सर में मानव संसाधन विभाग... नोट सहेजे जा सकते हैं अनिश्चित काल के लिए... एकमात्र क्षण, जब उल्लंघन की सीमा अवधि समाप्त हो जाती है, इसके स्पष्टीकरण की आवश्यकता भी अनावश्यक हो जाती है।

किसी भी कदाचार को जवाबदेह ठहराया जाना चाहिए, खासकर अगर यह श्रम अनुशासन के उल्लंघन से संबंधित है। व्याख्यात्मक नोट है महत्वपूर्ण दस्तावेज, जो स्थिति को स्पष्ट करने में मदद करता है और, यदि संभव हो तो, कर्मचारी को सही ठहराने और सजा को कम करने में मदद करता है। इसलिए आपको इसकी तैयारी के बारे में हमेशा सही और ईमानदार रहना चाहिए।